Wethouder Citymarketing, Internationale zaken, ICT en Organisatie drs G.Ph. Huffnagel Gemeente Den Haag Aan de voorzitter van de Commissie Veiligheid, Bestuur en Financiën Uw brief van Uw kenmerk Ons kenmerk BSD/2008.2834 - RIS156714 Doorkiesnummer 070-353 2061 E-mailadres Aantal bijlagen Onderwerp informatie over formatieplaatsen voorlichting/communicatie Datum 15 juli 2008 Zeer geachte voorzitter, In de raadscommissie Veiligheid, Bestuur en Financiën zijn onlangs vragen gesteld over het aantal formatieplaatsen Voorlichting en Communicatie bij de gemeente Den Haag. Zoals toegezegd ga ik hierbij graag in op de gestelde vragen. Algemene toelichting De gemeente Den Haag werkt volgens het centraal/decentraal-model. Er is een concerndirectie Voorlichting en Externe Betrekkingen (VEB), ondergebracht bij de Bestuursdienst, en er zijn decentrale afdelingen Voorlichting/Communicatie bij de diensten DSO, DSB, SZW en OCW. Bij de overige diensten gaat het veelal om eenmans- of tweemansposten. Vaste formatieplaatsen in 2008 De directie VEB en de afdeling Communicatie van DSO zijn de grootste afdelingen met elk ongeveer 30 vaste formatieplaatsen. De communicatieafdelingen van DSB, SZW en OCW hebben elk tussen de 5 en de 10 vaste formatieplaatsen. De overige diensten hebben naar schatting gezamenlijk ongeveer 10 tot 15 vaste formatieplaatsen. In totaal telt de gemeente Den Haag ongeveer 95 vaste formatieplaatsen Voorlichting/Communicatie. Het gaat dus om ongeveer 2 formatieplaatsen per 10.000 inwoners. Landelijk gezien zit onze gemeente hiermee niet overdreven ruim in de jas. Inlichtingen bij Postadres: Postbus 12 600, 2500 DJ Den Haag Telefoon: 070-353 2551 Bezoekadres: Spui 70, Den Haag Fax: 070-353 3065 Internetadres: www.denhaag.nl
BSD/2008.2834 2 Tijdelijke formatieplaatsen in 2008 De directie VEB en de afdelingen communicatie van DSO en DSB hebben daarnaast gezamenlijk ook ongeveer 25 tijdelijke formatieplaatsen voor projectcommunicatie. Deze tijdelijke plekken worden gefinancierd vanuit projectbudgetten, subsidies en incidentele gelden. Het gaat hierbij om inhuurkrachten en mensen met bijvoorbeeld een jaarcontract. Toename aantal vaste en tijdelijke plaatsen Bij de communicatieafdeling van DSO, en in mindere mate ook bij de directie VEB en de communicatieafdeling van DSB, is zowel het aantal vaste, als het aantal tijdelijke formatieplaatsen de afgelopen jaren gegroeid. Redenen hiervoor zijn: - De wens van het college om Den Haag stevig te profileren als Internationale stad van vrede en recht en Wereldstad aan zee, zowel regionaal als (inter)nationaal. - De ambitie Meedoen uit het huidige collegeakkoord stimuleert stadsdeelcommunicatie, burgerparticipatie en zorgvuldige inspraak- en samenspraaktrajecten met de bijbehorende communicatie-inzet. - Het hoge ontwikkelingstempo van de stad en de vele werkzaamheden die hieruit voortkomen zijn van grote invloed op de bewoners en gebruikers. Goede communicatie is één van de bepalende sleutelfactoren in het behalen van de doelstellingen van de verschillende visies en projecten. - Door afspraken die volgens het opdrachtgever/opdrachtnemer-model worden gemaakt tussen programma- of projectmanagers c.q. directeuren en afdelingen Communicatie - waarbij de financiering van extra communicatie-inzet gedekt wordt vanuit programma s/projecten - wordt de vaste formatie bij DSO, DSB en VEB steeds vaker tijdelijk aangevuld met externen. Opvang capaciteitsvraag Op dit moment loopt een aantal initiatieven om de gemeentebrede communicatie-inzet zo efficiënt mogelijk te organiseren, waardoor de capaciteitsvraag beter kan worden opgevangen zonder (teveel) extra groei. Het gaat in het kort om het volgende: - efficiencyslagen op de afdelingen met als doel: slimmer organiseren met minder capaciteit; - samenwerking tussen VEB en de andere communicatieafdelingen met als doel: taken delen en synchroniseren; - onderzoek naar de mogelijkheden voor een gemeentebrede pool van vaste communicatieadviseurs, die op verschillende plekken binnen de gemeente kunnen worden ingezet (i.p.v. inhuren van een externe kracht); - gemeentebreed project inhuur externen met als doel: ontwikkeling Europees aanbestedingsbeleid voor de inhuur van externen vanuit bezuinigingsdoelstellingen. Doorlichting gemeentebrede communicatiefunctie Verder heeft het college in haar begrotingsretraite van juni 2008 besloten dat (in afwachting van de nieuwe directeur BSD/VEB) de functie van voorlichting en communicatie concernbreed wordt doorgelicht in de vorm van een visitatie. Het gaat hierbij vooral om de onderlinge afstemming van activiteiten en persberichten in het bijzonder. Een onderzoek naar de gemeentebrede communicatiefunctie kan goede handreikingen opleveren om de organisatie en de kwaliteit van de gemeentelijke communicatie en voorlichting (verder) te verbeteren.
BSD/2008.2834 3 Overzicht per dienst Hieronder volgt een overzicht van het aantal vaste en tijdelijke formatieplaatsen per communicatiefunctie voor de directie VEB en de communicatieafdelingen van de diensten DSO, DSB, SZW en OCW. Bij de overige diensten gaat het veelal om eenmans- of tweemansposten ; die zijn hieronder niet verder uitgewerkt. Formatie VEB juni 2008 Bij de centrale directie Voorlichting en Externe Betrekkingen (VEB) van de Bestuursdienst worden structureel 28,3 formatieplaatsen ingevuld door communicatiefunctionarissen in de brede zin van het woord. Hieronder volgt een overzicht van het aantal vaste en tijdelijke formatieplaatsen per communicatiefunctie. Vaste communicatiefuncties bij VEB* Aantal formatieplaatsen Management directie 1,5 Bestuursvoorlichting 9,3 Concernredactie (Stadskrant, www.denhaag.nl, www.denhaag.com, 6,8 personeelsblad Breeduit, gemeentebrede intranet en BSD-intranet) The Hague Hospitality Center (hospitality, expatservice, international press) 4,3 Concerncommunicatie (o.a. citymarketing/beeldvorming, huisstijl, communicatie openbare orde en veiligheid, stadsdeelcommunicatie) 5,4 Speechwriting 1 Totaal 28,3 * Een aantal onderdelen is hier buiten beschouwing gelaten omdat het geen echte communicatiefuncties zijn. Het betreft de volgende taken, die aan de communicatie gelieerd zijn: bedrijfsbureau, functioneel beheertaken, dienstenbibliotheek, kabinet en protocol, de lobbyist. Tijdelijke communicatiefuncties bij VEB (inhuurkrachten, jaarcontracten, e.d.) Project vernieuwing www.denhaag.nl 3 Taalcampagne Helder Haags 1 Communicatie Den Haag Internationale Stad/internationale zaken 1 Risico- en crisiscommunicatie 2 Totaal 7 Aantal projectformatieplaatsen
BSD/2008.2834 4 Formatie DSO Communicatie juni 2008 Vaste formatie De vaste formatie van de afdeling Communicatie DSO beslaat 33,5 FTE. Een deel daarvan, ongeveer 7 FTE, behelst indirecte taken van de afdeling: de bemensing van het bezoekerscentrum in het atrium, het team fotografen, de senior adviseur koninklijke residentie en een grafisch vormgever. De vaste formatie is als volgt verdeeld: Kerntaken Management: afdelingshoofd/teammanagers Communicatieadviseurs/medewerkers Managementondersteuning Aantal FTE 3 FTE 21,5 FTE 2,5 FTE Indirecte taken Fotografie Grafische vormgeving Bezoekerscentrum adviseur Koninklijke residentie Totaal kerntaken/indirecte taken Aantal FTE 2,5 FTE 0,8 FTE 2,5 FTE 0,7 FTE 33,5 FTE Externe inhuur In de afgelopen jaren is de vraag naar communicatieondersteuning voor stedelijke ontwikkelingsprojecten enorm toegenomen. Dit heeft onder andere te maken met de Structuurvisie, de taskforce 16.200 woningen, Citymarketing, de aantrekkende markt en het toenemend aantal binnenstedelijke projecten. Het Projectmanagementbureau is voor de afdeling Communicatie de grootste opdrachtgever. Door de vlucht aan grote projecten, gecombineerd met de extra ondersteuning die wordt gevraagd voor samenspraak is het aantal additioneel extern ingehuurde communicatieadviseurs fors gegroeid. Deze additionele capaciteit wordt gedekt uit de projecten via de opdrachtgever/opdrachtnemer-formule. Op dit moment is sprake van 14,25 FTE externe inhuur waarvan 5,8 FTE wordt gebruikt voor opvang van natuurlijk verloop van de vaste formatie. De overige 8,45 FTE is additionele capaciteit die nodig is voor ondersteuning van de grote hoeveelheid bouwprojecten deze periode. Het gaat hier niet om een permanente situatie. Formatie DSB Communicatie juni 2008 De afdeling Communicatie van DSB telt 9 vaste en 9 tijdelijke formatieplaatsen (detacherings- en uitzendkrachten). Dit is exclusief managementondersteuning (1 vaste fte) en een projectleider (1 ingehuurde fte).
BSD/2008.2834 5 Ingehuurde krachten worden gefinancierd vanuit geoormerkte budgetten voor projecten, subsidies en incidentele gelden zoals het programma Den Haag Schoon!, de Hubertustunnel, Randstadrail, De Kern Gezond, Den Haag Nieuw Centraal, Tramlijn 16. Van de 9 vaste fte s worden 7 fte s betaald vanuit de overhead van DSB. De andere 2 komen t.l.v. projectbudgetten, net als de ingehuurde krachten. De detacheringskrachten fungeren als flexibele schil om jaarlijks de verschillende projecten en programma's uit te kunnen voeren. Daarnaast is een detacheringskracht ingehuurd om afwezigheid van vaste krachten op te vangen i.v.m. zwangerschaps- en ouderschapsverlof, OR-werkzaamheden en ziekte. Communicatiefuncties DSB vaste fte Aantal* Management 1 Communicatieadviseurs en -medewerkers /persvoorlichting 7 Eindredacteur (digitaal) 1 Totaal 9 waarvan 2 fte inzet t.b.v. projecten * exclusief 1 fte management-assistent Communicatiefuncties DSB tijdelijke/ingehuurde fte Aantal* Communicatieadvies/persvoorlichting voor projecten 8 Vervanging zwangerschaps- en ouderschapsverlof, ORwerkzaamheden 1 en ziekte Totaal 9 t.l.v. projecten * kosten komen ten laste van projectbudgetten of subsidies en incidentele gelden Formatie SZW Communicatie juni 2008 Communicatiefuncties SZW Aantal formatieplaatsen Management 1 Communicatieadvies/persvoorlichting 6,4 Tijdelijke formatieplaatsen 1 Totaal 8,4* * inclusief 1 fte tijdelijke inhuurkracht
BSD/2008.2834 6 Formatie OCW Communicatie juni 2008 Communicatiefuncties OCW Aantal formatieplaatsen Management 1 Communicatieadvies/persvoorlichting 4,1 Adviseur digitale media (internet/intranet) 1 Tijdelijke formatieplaatsen 0 Totaal 6,1 Met vriendelijke groet, de wethouder Citymarketing, Internationale Zaken, ICT en Organisatie drs. G.Ph. Huffnagel