Plan van Aanpak NDE/NCDD- Project Ontwikkeling beslisboom digitale collectievorming Versie 0.3 Datum 22 september 2016 Status Concept
Colofon Projectnaam NDE / NCDD: Ontwikkeling beslisboom digitale collectievorming Projectleider Chido Houbraken Contactpersoon Chido Houbraken T +31 6 470 490 44 chido@chido.nl Auteurs Chido Houbraken Versie 0.3 Versiebeheer Versie Status Datum Auteur Distributie Opmerkingen 0.1 Concept 1-8- 2016 Chido Houbraken 0.2 Concept 21-9- 2016 Chido Houbraken Marcel Ras (Programmamanager NDE/NCDD) Marcel Ras Eerste versie Planning aangepast 0.3 Concept 22-9- 2016 Chido Houbraken Marcel Ras Opmerkingen n.a.v. overleg met Marcel verwerkt Pagina 2 van 9
Inhoud 1 Inleiding 4 Plan van Aanpak NDE/NCDD- Project 1 Ontwikkeling beslisboom digitale collectievorming 1 Colofon 2 Versiebeheer 2 2 Doelstelling Beslisboom 5 2.1 Aanleiding 5 2.2 Doelstelling 5 2.3 Resultaten 5 2.4 Relaties met andere NDE/NCDD- projecten 6 3 Werkwijze 7 3.1 Inventarisatie 7 3.1.1 Voorwaarden voor een goede beslissing 7 3.1.2 Beslisboom- methoden 7 3.1.3 Bruikbaarheid 7 3.2 De Beslisboom 8 3.3 Bekendheid en beheer 8 4 Uitvoering 9 4.1 Mijlpalen 9 4.2 Activiteiten en planning 9 4.3 Middelen en organisatie 9 4.3.1 Geplande kosten 9 4.3.2 Software en online platforms 9 Pagina 3 van 9
1 Inleiding Dit plan van aanpak is bedoeld om te beschrijven hoe het NDE/NCDD- project Ontwikkeling beslisboom digitale collectievorming (hierna: Beslisboom) de komende maanden uitgevoerd zal worden. Uitgangspunt hiervoor zijn de doelstellingen zoals die al in het projectvoorstel zijn beschreven. Het plan is daarnaast bedoeld om optimale afstemming met de deelnemende NDE- partners te bereiken en de voortgang van het project te kunnen bewaken. Het project Beslisboom wordt uitgevoerd onder leiding van de NCDD. Marcel Ras is de opdrachtgever en Chido Houbraken de projectleider. Daarnaast wordt een klankbordgroep samengesteld uit collega s van zo veel mogelijk van de verschillende deelnemende instellingen: het Nationaal Archief, de Koninklijke Bibliotheek, DANS, het Meertens Instituut, Beeld en Geluid, het NIOD en de Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed, maar ook uit met de NCDD vergelijkbare instellingen in het buitenland. Hierna volgt in hoofdstuk 2 een overzicht van de te behalen resultaten en doelstellingen en in hoofdstuk 3 een algemene beschrijving van de gekozen werkwijze. Op basis daarvan bevat hoofdstuk4 tot slot een specifiekere uitwerking van de mijlpalen en deelresultaten en de bijbehorende activiteitenplanning en een overzicht van de betrokkenen en hun rol binnen het project Pagina 4 van 9
2 Doelstelling Beslisboom 2.1 Aanleiding Digitale collectievorming gaat op dit moment nog vaak uit van eenduidige, vaak domeingebonden categorieën. Deze leunen nog op typeringen uit de analoge wereld. De plaats waar digitale objecten worden bewaard is gebaseerd op de analogie met fysieke objecten. Maar digitale objecten zijn steeds meer multimediaal en interactief en daardoor vaak niet meer eenduidig te typeren. Hierdoor ontstaat er enerzijds overlap in collectievorming, maar anderzijds vallen er ook gaten in de digitale archivering bij nieuwe typen digitale objecten. Daarnaast komen bij digitale collectievorming ook vragen naar boven over beheer en de aard van het materiaal. Wat is er nodig voor goed beheer en wat daarvan moet geregeld worden in de acquisitie- fase? Is dat haalbaar voor de collectievormende instelling? Onder de (met name de kleine en middelgrote) collectievormende instellingen is grote behoefte aan een methode of beslismodel om over deze zaken goede en beredeneerde afwegingen te kunnen maken, voordat het born digital materiaal daadwerkelijk is opgenomen in de collectie. 2.2 Doelstelling Het project moet het voor de collectiebeherende instellingen mogelijk maken om een beredeneerde en te verantwoorden keuze te maken met betrekking tot digitale collectievorming. Een keuze die is afgestemd op de collectievorming bij andere instellingen en binnen andere domeinen. De rol van enerzijds technische en anderzijds beleidsmatige, wettelijke en organisatorische randvoorwaarden zal hierbij belicht worden. Doel van het project is het creëren van een methode voor het nemen van beredeneerde beslissingen ten aanzien van de acquisitie en opname van born digital objecten in de collectie in de vorm van een beslisboom. Daarbij wordt zoveel mogelijk uitgegaan van nationale en internationale initiatieven. Verder probeert het project een bijdrage te leveren aan ten minste de volgende NDE- doelstellingen: 1. Verhogen van kennispeil door inventarisatie van bestaande diensten en beoordelen van geschiktheid daarvoor. Formuleren van randvoorwaarden en eisen voor de ontwikkeling van een dienst in geval van blijkende afwezigheid daarvan. 2. Verhelderen van de (financiële) randvoorwaarden voor het gebruik van voorzieningen voor duurzame toegang. Het project Beslisboom valt onder de lijn Nieuwe projecten of case studies ter onderbouwing van de resultaten van Werkpakket 3 van het NDE. 2.3 Resultaten Het project levert een viertal resultaten op: a. Een inventarisatie van (eisen voor) beslismethoden voor de acquisitie en opname van born digital materiaal bij collectiebeherende instellingen. Dit is van belang om na te gaan wat collectiebeherende instellingen op dit gebied van belang achten en om te kunnen aansluiten bij de bestaande praktijk; b. Een bruikbare beslisboom. Dit is het belangrijkste resultaat van het project. Collectiebeherende instellingen moeten hiermee meteen aan de slag kunnen; c. Een seminar met workshop voor het geven van bekendheid aan de beslisboom en het verspreiden van kennis en kunde over het gebruik ervan. Een deel van het succes van de Beslisboom is afhankelijk van het gebruik ervan door collectiebeherende instellingen. Dat vereist zowel naams- als gebruikskennis en kunde. d. Een beheerstructuur voor de beslisboom. Om te voorkomen dat de bruikbaarheid vermindert of zelfs teniet gedaan wordt, moet de Beslisboom geactualiseerd en beheerd worden. Daarvoor dient een verantwoordelijke beheersorganisatie gevonden te worden, die het belang van de Beslisboom onderschrijft en er zich aan committeert. Pagina 5 van 9
2.4 Relaties met andere NDE/NCDD- projecten Allereerst is er een sterke relatie met het NCDD- project Collectie Digitaal: Born Digital 1 uit 2015. In dat project is reeds een aanzet gegeven voor een beslisboom als mogelijke oplossing voor enkele problemen die zich voordoen bij acquisitie van digitale objecten bij collectiebeherende instellingen. Het project Beslisboom heeft mogelijke relaties met enkele andere projecten binnen Werkpakket 3 van het NDE: 1. Project Duurzaamheidsbeleid. 2 De Beslisboom moet duurzaamheidsbeleid ondersteunen. Het kan helpen het gewenste sjabloon voor het opstellen van duurzaamheidsbeleid te vullen als het sjabloon en de Beslisboom in combinatie gebruikt worden. Verder moet de Beslisboom in ieder geval de elementen voor duurzaamheidsbeleid bevatten, voor zover het gaat over acquisitie en selecite & waardering. 2. Project Software sustainability. 3 De duurzaamheid van digitale objecten kan niet worden gegarandeerd zonder aandacht te besteden aan de software waarmee het object wordt gelezen, gerepresenteerd, of geanalyseerd. De use cases, de inventarisatie van behoeften en de uiteindelijke aanbevelingen kunnen inhoudelijke input leveren voor de Beslisboom. 3. Project Routekaart voor certificering e- depots 4, met name het Scoremodel digitale duurzaamheid. De SWAT- analyse die uit het model volgt is voor acquisitie aanvullend op de Beslisboom en omgekeerd kan het project Beslisboom input leveren voor het scoremodel. 4. Case Study Opzetten leeromgeving digitale duurzaamheid. 5 De leeromgeving gaat uit van het gehele collectionerende proces en bij het deelproces Opname (met name acquisite en selectie & waardering) is wederzijds voordeel te halen. De Beslisboom kan aangepast worden naar aanleiding van de kennisopbouw in de leeromgeving en de leeromgeving kan gebruik maken van de Beslisboom bij het genoemde deelproces. 5. Case Study De Digitale Stad herleeft. 6 Bij met name het derde fase van dit project (het delen van kennis en lessons learned) zijn bruikbare resultaten te verwachten voor de Beslisboom. Immers, de Beslisboom is ook bedoeld voor situaties waarin men digitale objecten wil collectioneren, nadat het actieve beheer bij het eerste gebruik (langer geleden) is komen te vervallen. 6. Project Persistent Identifier. 7 Het project heeft een PID- wijzer opgeleverd. Een software- vorm van een type Beslisboom, waarbij het programma de gebruiker aan de hand van 25 stellingen leidt naar de beste keuze. Het tot stand komen van de PID- wijzer en de gebruikte methodiek kan nuttige informatie opleveren voor de Beslisboom. 1 http://www.ncdd.nl/projecten/ncdd- projecten- 2014-2015/project- collectie- digitaal- born- digital (laatst geopend 21-9- 2016) 2 http://ncdd.nl/site/wp- content/uploads/2016/01/20151211_dehoudbaar_duurzaamheidsbeleid.pdf (laatst geopend 21-9- 2016) 3 http://ncdd.nl/site/wp- content/uploads/2015/11/20151207_dehoudbaar_projectplan_softwaresustainability.pdf (laatst geopend 21-9- 2016) 4 http://www.ncdd.nl/projecten/netwerk-digitaal-erfgoed/project-routekaart-voor-certificering-e-depots (laatst geopend 22-9- 2016) 5 http://www.ncdd.nl/wp- content/uploads/2016/03/20151210_dehoudbaar_casestudy_leeromgeving.pdf (laatst geopend 21-9- 2016) 6 http://www.ncdd.nl/wp- content/uploads/2016/03/20160205_dehoudbaar_cs_aansluiting- DDS- NDE- gedistribueerde- voorzieningen.pdf (laatst geopend 21-9- 2016) 7 http://www.ncdd.nl/pid (laatst geopend 21-9- 2016) Pagina 6 van 9
3 Werkwijze Het project valt uiteen in drie onderdelen: Allereerst het onderdeel inventarisatie, waarin verschillende beslismethoden en beschikbare bronnen in kaart gebracht worden. In het tweede onderdeel wordt de Beslisboom zelf uitgewerkt en, indien mogelijk, getest. In het laatste onderdeel is het de bedoeling dat de Beslisboom zo veel mogelijk verspreid wordt en dat er een beheeromgeving wordt ingericht. In dit hoofdstuk volgt een toelichting op welke wijze de onderdelen uitgevoerd zullen worden. 3.1 Inventarisatie Het onderzoek naar de bestaande praktijk, best practices en zo mogelijk lessons learned richt zich op drie aspecten: 1. Wat zijn de voorwaarden om tot een goede beslissing te komen? 2. Welke beslisboom- methoden zijn er? 3. Wanneer is de Beslisboom bruikbaar voor de toekomstige gebruiker? Dit gebeurt allereerst door middel van deskresearch, aangevuld met interviews en vragenlijsten bij de instellingen die door de NDE en NCDD vertegenwoordigd worden. Vervolgens worden andere relevante organisaties uit het netwerk van deze instellingen op een vergelijkbare manier geraadpleegd. De verwachting is dat er veel geleerd kan worden van ervaringen van de in Groot- Brittannië gevestigde Digital Preservation Coalition (DPC) en mogelijk instellingen in Vlaanderen, dus deze inventarisatie zal ook internationaal plaatsvinden. Daarnaast wordt bronnenonderzoek gedaan om te kijken of er methoden en technieken beschreven zijn, die bijdragen aan het ontwikkelen van de Beslisboom. Tot slot zullen er enkele bijeenkomsten georganiseerd worden voor het inventariseren van de eisen en wensen vanuit de gebruiker. 3.1.1 Voorwaarden voor een goede beslissing Dit aspect is het beste in vragen te omschrijven: Wat zou de inhoud moeten zijn van de Beslisboom en welke keuzes moeten daarbij gemaakt worden? Hoe ver reiken de keuzes en welke domeinen moet het beslaan? Moeten de keuzes zo generiek mogelijk zijn, of moet de Beslisboom juist zo specifiek en uitgebreid mogelijk zijn? En geldt dat ook voor het taalgebruik of jargon? Wat zijn de voor- en nadelen daarvan? Voor het beantwoorden van deze vragen, zullen de nationale en internationale partners van de NCDD bevraagd worden. 3.1.2 Beslisboom- methoden Een beslisboom is een model voor de weergave van de alternatieven en keuzen in een besluitvormingsproces, en is een techniek uit de besliskunde. De term is afgeleid van het Engelse decision tree en wordt ook wel beslissingsboom of alternatievenschema genoemd. De beslisboom is een speciaal soort boomstructuur en wordt in de regel als schema weergegeven. Verwant hieraan is de beslissingstabel, waarin de besluitvormingsproblematiek in tabelvorm wordt weergegeven. Ook verwant is het probleemschema, waarin niet de alternatieven of keuzes maar de stappen tot het oplossen van een probleem zijn uitgewerkt. Dit aspect van het inventarisatieonderdeel brengt in kaart welke methoden er zijn, zowel analoog als digitaal. Daarna wordt bekeken wat de voor- en nadelen van de verschillende methoden en vormen zijn en welke methode en vorm voor welke situatie geschikt zijn. 3.1.3 Bruikbaarheid Zowel de gekozen methode als de inhoud van de Beslisboom zijn afhankelijk van de wensen en eisen van de potentieel toekomstige gebruiker. Daarom zal aan de hand van interviews en kleine enquêtes en uiteindelijk ook een testsessie bepaald worden hoe de Beslisboom er uiteindelijk uit moet zien. Daarbij wordt ten minste gekeken naar: - Gebruiksvriendelijkheid - Inhoudelijke begrijpelijkheid - Mate van aansluiting op de (huidige) praktijk - Bruikbaarheid van de uitkomsten Hiervoor worden niet alleen de partners van de NCDD benaderd, maar ook een selectie uit de doelgroep daarbuiten. Pagina 7 van 9
3.2 De Beslisboom De Beslisboom zelf moet zowel logisch als fysiek ontwikkeld worden. Deze ontwikkeltrajecten kunnen in eerste instantie los van elkaar gezien worden, waarbij het de bedoeling is de logische ontwikkeling als eerste gereed is. Pas dan kan de fysieke (softwarematig of op papier) ontwikkeling afgerond worden. Beide ontwikkelingen zullen getest en getoetst worden. Dit gebeurt door het online delen van de Beslisboom met een select deel van de doelgroep en door het organiseren van een bijeenkomst (voor het gemak een hackathon genoemd) voor het testen en aanpassen van de Beslisboom. 3.3 Bekendheid en beheer Om de Beslisboom een succes te laten zijn, moet in ieder geval bij de collectionerende instellingen bekend zijn dat de Beslisboom beschikbaar is. Binnen de looptijd van dit project zal daarom een seminar met workshop georganiseerd worden, waarbij meteen duidelijk wordt gemaakt waar het toekomstig beheer van de Beslisboom is belegd. Hoe het seminar wordt ingericht, is afhankelijk van de input van de verschillende partners van de NCDD en de uiteindelijke doelgroep van de Beslisboom. Het beheer van de Beslisboom zal bij de NCDD komen te liggen, die het zal beleggen bij een partner. Deze partner zal in staat moeten zijn om de Beslisboom in stand te houden, aan te bieden aan de doelgroep en aan te passen via raadpleging van experts en diezelfde doelgroep. Wat heeft de beheerorganisatie van de partner nodig voor dit functioneel, technisch en inhoudelijk beheer? Om dat te achterhalen, zal gesproken worden met de verschillende partners en een globaal beheerplan worden opgesteld. Pagina 8 van 9
4 Uitvoering In dit hoofdstuk wordt beschreven welke mijlpalen er binnen het project opgeleverd worden, welke activiteiten en middelen er nodig zijn om deze mijlpalen te bereiken en wat daarvoor de planning is voor de duur van het project. 4.1 Mijlpalen 1. De eerste mijlpaal is een door de geraadpleegde achterban geaccepteerde logische uitwerking van de Beslisboom (zie ook 3.2). Naar verwachting zal die in december 2016 gereed zijn. 2. De tweede mijlpaal is een werkbare fysieke versie van de Beslisboom. Dit wordt in februari 2017 verwacht. 3. Hackathon 4. De derde mijlpaal is de onderschreven beheerplan voor een NCDD- partner om het lange termijn beheer van de Beslisboom op zich te nemen (zie 2.3 d). Dit wordt in het eerste kwartaal van 2017 verwacht. 5. De vierde en laatste mijlpaal is de oplevering van het project door middel van een seminar (zie 2.3 c). Dit wordt eind maart 2017 verwacht. 4.2 Activiteiten en planning 2016/weeknummer 2017/weeknummer Onderdeel 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 Inventarisatie - Voorwaarden Inventarisatie - Methodes Inventarisatie - Bruikbaarheid Beslisboom - Logisch 1 3 Beslisboom - Fysiek 2 3 Beheersorganisatie 4 Organisatie seminar 5 1-5 = mijlpalen 4.3 Middelen en organisatie 4.3.1 Geplande kosten 1. Inhuur 22.500 2. Beschikbaarstelling experts NCDD- partners: 100 uur PM 3. Expertmeeting / testsessie 500 4. Seminar met workshop(s) 5.000 5. IT- kosten 2.500 6. Inrichten beheerstructuur beslisboom 2.500 - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - TOTAAL: PM + 33.000 4.3.2 Software en online platforms Voor de logische ontwikkeling van de Beslisboom zal de software van Berkely Bridge gebruikt worden. Voordeel is dat dit in de conceptfase meteen online gedeeld kan worden met eventuele testers. De vragenlijsten die gebruikt worden voor de gegevensverzameling worden via een online formulier aan de instellingen verstuurd (bijvoorbeeld Google Forms). Voor het verzamelen van bronnen en documenten wordt gekeken naar een geschikte online samenwerkingsruimte (bijvoorbeeld Basecamp of Pleio). Pagina 9 van 9