DIGITAAL ERFGOED HOUDBAAR PROJECTPLAN

Transcriptie

1 DIGITAAL ERFGOED HOUDBAAR PROJECTPLAN Case study CD ROM archivering Digitale objecten in digitale context Datum: 25 november 2015 Auteur: Gaby Wijers Projectmanager: Gaby Wijers Opdrachtgever: Marcel Ras namens NDE

2 Introductie Doel van dit document Dit document beschrijft de grondslagen waarop de initiatie van dit project rust. Het document vormt het contract tussen het projectmanagementteam en de bedrijfs- of programmamanagement. Iedere significante wijziging in de inhoud van het Projectvoorstel moet dan ook worden afgestemd met het betreffende bedrijfs- of programmamanagement. Het Projectplan is het basisdocument tot de decision to justify van het project.

3 Achtergrond van het project De toekomstige beschikbaarheid van digitale kunstwerken stelt de erfgoedbeherende instellingen voor uitdagingen die nieuw zijn voor de sector. Digitale kunst is afhankelijkheid van hard- en software, productie- en presentatieformaten. Technische veranderingen volgen elkaar in een snel tempo op. Zowel werken afhankelijk van technisch maatwerk of massaproductie raken hierdoor ontoegankelijk. Daarbij speelt een rol dat de werken niet uit één statisch object maar uit verschillende dynamische componenten/onderdelen bestaan. Inmiddels is bij sommige instellingen de acquisitie van born digital erfgoed op gang gekomen, maar bij andere gebeurt dit nog slechts sporadisch. Sommige specifiek digitale uitingsvormen (bijv. cd-roms en apps) zijn niet of nauwelijks verzameld. Hierdoor is als het ware een 'gat' ontstaan in de Nederlandse cultuurgeschiedenis zoals deze in instituten gerepresenteerd wordt. 1 Er bestaan een groeiende behoefte om de cd-roms met digitale kunst retrospectief op te nemen. Verouderde hard en software is daarbij een probleem voor toegankelijkheid. De drager zelf is instabiel en de afspeelapparatuur en besturingssystemen zijn inmiddels niet meer uitgerust voor cd-roms. Om een duurzame toegang tot deze reeds verouderde multimediale werken mogelijk te maken wordt emulatie gebruikt (virtual disks). Op deze manier blijft het uiterlijk van deze kunstwerken bij weergave op nieuwere computers zo dicht mogelijk bij de oorspronkelijke technologische context van de jaren 90, en kan de inhoud worden uitgevoerd onder een geëmuleerde omgeving die de interactiviteit van deze kunstwerken mogelijk maakt. Context van het project Het project voor de Archivering van cd-roms /Verrijkte Publicaties is een onderdeel van het werkprogramma van het Netwerk Digitaal Erfgoed (NDE), werkpakket Digitaal Erfgoed Houdbaar. Onderzoek naar Verrijkte Publicaties in de beeldende kunst draagt bij aan de doelstellingen van het NDE doordat hiermee de basis wordt gelegd voor toekomstig herbruikbaarheid en (duurzame) zichtbaarheid van dit digitale erfgoed. Een schaalbare en bruikbare voorziening voor cd-roms zorgt ervoor dat diverse typen instellingen hun digitale objecten duurzaam ter beschikking kunnen stellen. Het project wordt uitgevoerd door partners van de CCDD (Culturele Coalitie Digitale Duurzaamheid) en NCDD (Nationale Coalitie Digitale Duurzaamheid) in samenwerking met enkele andere partijen die actief bij de problematiek betrokken zijn. Aanleiding Dit project bouwt voort op het NCDD-project Digitale Objecten in digitale context 2, uitgevoerd in Het ging hierbij om een samenwerking tussen de Koninklijke Bibliotheek (KB), het Nederlands Instituut voor Beeld & Geluid (B&G), Data Archiving and Networked Services (DANS), Nationaal Archief (NA) en 3TU.Datacentrum-TU Delft. In dit project werd aan de hand van een eenvoudige use case, een proefschrift met bijbehorende dataset, onderzocht hoe context die behoort bij een digitaal object duurzaam kan worden bewaard. In hetzelfde project wordt gepleit voor een use case waarin het behoud en beheer van complexe born digital objecten in context wordt onderzocht. Dit project bouwt ook voort op het project Transformaties Digitale Kunst van de Stichting Behoud Moderne Kunst (SBMK), uitgevoerd in Hierbij ging het om een samenwerking tussen SBMK, DEN, HNI, LIMA, Kröller-Müller Museum en Gemeentemuseum 1 Born digital cultureel erfgoed is bedreigd erfgoed / Gaby Wijers en Hannah Bosma. CCDD Digitale objecten in digitale context / Barbara Sierman et al. NCDD 2015

4 Den Haag. In dit project wordt een methodiek ontwikkeld voor de duurzame beschikbaarheid van digitale kunst. Deze methodiek is nog in ontwikkeling en wordt in onderhavig project verder onderzocht en getest om te komen tot een dienst. Zo zal dit project de aanzet vormen voor een methodiek voor de conservering van digitale kunst die aansluit op de toekomstige, door het NDE voorgestane, digitale infrastructuur. Projectdefinitie Doelstelling(en) van het project De instellingen die samenwerken in het Netwerk Digitaal Erfgoed willen met dit project bereiken dat de digitale kunstwerken op cd-rom in de erfgoedinstellingen beter zichtbaar en houdbaar en beter te verbinden zijn. Zij willen ook het kennispeil verhogen door beoordeling van bestaande emulatieprotocollen. Samenwerking met en afstemming tussen musea, bibliotheken, archieven en wetenschap op het gebied van digitale duurzaamheid is noodzakelijk om digitale objecten en hun context ook op lange termijn toegankelijk te houden. Bereik(scope) en afbkening Het project kent het volgende bereik en de volgende afbakening: De uit te voeren werkzaamheden: oplossingen van Rhizome en Universiteit Freiburg bestuderen 3 deze oplossingen testen aan de hand van praktijkvoorbeelden uit collecties van de partners schrijven van rapport met aanbevelingen organisatie van een internationale workshop ter bespreking van de aanbevelingen Het gaat om digitale kunstwerken zelf: media, apparatuur, bijbehorende metadatarecords die het object beschrijven en afgeleide objecten zoals installatieinstructies, foto s, fragmenten en scans. De primaire doelgroep van dit project zijn de erfgoedinstellingen die cd-roms met kunstwerken (willen) verzamelen of al in hun collectie opgenomen hebben, maar de aanbevelingen zijn ook van toepassing voor overige collecties en archieven. Er wordt naar gestreefd aan te sluiten bij bestaande voorzieningen. Naast de projectpartners KB, EYE, DEN en LIMA heeft het project betrekking op de partners DANS, HNI, RCE, RKD, Amsterdam Museum, Fotomuseum, Stedelijk Museum Amsterdam, Kröller-Müller Museum, I&G en NA. Belangrijkste projectresultaten Het project kent de volgende resultaten: Duurzame conservering van een klein aantal cd-roms uit verschillende Nederlandse collecties, die in hun huidige staat als verloren kunnen worden beschouwd en niet langer toegankelijk zijn voor het publiek. De kunstwerken waar het in dit project om gaat, kunnen door de erfgoedinstelling permanent bewaard en beschikbaar gesteld worden. Een overzicht van voorzieningen getest op bruikbaarheid en toepasbaarheid Een door professionals uit diverse instellingen gezamenlijk ontwikkelde, geteste en gedragen methodiek voor de duurzame beschikbaarheid van digitale kunst. Internationale workshop 3

5 Randvoorwaarden Het project kent de volgende raadvoorwaarden: Doorlooptijd vijf maanden Voldoende beschikbaarheid en commitment van de betrokken organisaties Budget: ,-. - Budget: 4.050,-. (60 uur projectleiding) (100 uur projectinzet) (materiële kosten). Een indicatieve verdeling over de tijd is: 3000 over 2015 en ,-. over exclusief matching door deelnemers (in totaal ca. 60 uur). Relaties met andere projecten Het project voor Archivering cd-roms is een van de use cases die plaatsvindt binnen het onderdeel Collectievorming (C.1) van het werkprogramma Digitaal Erfgoed Houdbaar. Afstemming en samenwerking is noodzakelijk om te voorkomen dat er langs elkaar heen wordt gewerkt of er teveel aanspraak wordt gedaan op dezelfde resources bij een organisatie. Het kan zijn dat meerdere projecten gebruikmaken van dezelfde mensen en middelen en in elkaars verlengde liggen. Een gezamenlijke workshop met het project Software Sustainability behoort tot de mogelijkheden. Business Case in hoofdlijnen. Reeds beschreven. Kwaliteitsverwachting van de Klant Kwaliteitsverwachtingen van de klant met betrekking tot de op te leveren producten/diensten. - document moet toegankelijk voor niet-ingewijden en bevat een managementsamenvatting - document moet bijdragen aan bewustwording van de problematiek - document mag niet te dik zijn (maximaal 30 bladzijden). - document bevat bij voorkeur een Engelse samenvatting Acceptatiecriteria Reeds beschreven. Onderkende risico s Risico s die op dit moment van opstellen van dit document zijn onderkend. Het is een relatief klein project met een grote impact en navenant kleine risico s, De kwaliteit van het project zal afhankelijk zijn van de te leveren input van de projectpartners.

6 Projectorganisatie Zie projectstructuur/organogram van WP Digitaal Erfgoed Houdbaar voor het overall management van het werkpakket. Projectleider: Gaby Wijers - LIMA Projectmedewerkers: Nina van Doren, Wiel Seuskens, Alex Michaan - LIMA Begeleidingsteam/partners: Robert Gillesse Digitaal Erfgoed Nederland Barbara Sierman Koninklijke Bibliotheek Walter Swagemakers/Mark Paul Meyer EYE De projectleider stuurt het project aan en heeft de eindredactie; de projectmedewerkers voeren het onderzoek uit, schrijven het concept rapport, het begeleidingsteam levert bijdragen over hun eigen instellingen en adviseren over de tekst van het rapport. Overlegstructuur Het projectteam (projectleider en medewerkers) bespreekt tweewekelijks de voortgang, het begeleidingsteam komt aan het begin, halverwege en aan het eind van het project bij elkaar. Tussendoor wordt schriftelijk gecommuniceerd (mail, Google Docs). Planning Uitwerking vraagstelling en werkwijze december 2015 Organisatie workshop december 2015 Informatieverzameling december-april Rapportage december-april Bespreking rapport op workshop mei 2016 Budget Subsidie Matching Uren Tarief Bedrag Uren Bedrag Projectleiding LIMA 60 67, , Projectinzet LIMA ,-. 10 PM Projectinzet KB PM Projectinzet DEN PM Projectinzet EYE PM Materieel Workshop 1.962,-. Totaal

7 Projectcommunicatie Er wordt voor dit project geen apart communicatieplan opgesteld. Het NCDD Communicatieteam zal via de projectleden voorzien worden van communicatie-input. Daarmee levert het project input aan de reeds ontwikkelde Communicatieschets Netwerk Digitaal Erfgoed. Projectborging Bij oplevering vind de overdracht plaats en wordt het project ingebed in de staande organisatie. Colofon Projectvoorstel Overzicht van wijzigingen Datum Samenvatting van wijzigingen wijziging 23 nov2015 Eerste concept 25 nov Wijzigingen partners Status Goedkeuringen Voor dit document zijn de volgende goedkeuringen nodig. In het Managementdeel van het projectbestand worden ondertekende goedkeuringsformulieren opgenomen. Naam Handtekening Functie Datum uitgifte Versie

8 Verspreiding Dit document wordt verspreid aan: Naam Functie Datum Uitgifte Barbara Sierman KB Walter Swagemaker EYE Robert Gillisse DEN Marcel Ras coördinator Versie Status