Flexibele werktijden Werktijden worden flexibeler. Dat is soms handig voor de werknemer, bijvoorbeeld als hij of zij op bepaalde tijden op het schoolplein moet staan. Soms onhandiger, bijvoorbeeld als er op zondag gewerkt moet worden. Hoe vermijd je de valkuilen? In deze toolkit informatie en tips voor flexibeler werktijden. 1
Arbeidstijden in beweging Arbeidstijden zijn in beweging. De één zit al om zeven uur achter zijn bureau om de files voor te zijn. De ander werkt alleen op maandag, woensdag en donderdag op de bedrijfslocatie en de andere dagen thuis. Flexibele werktijden verminderen de files, en daarmee de CO2 uitstoot. Flexibele werktijden geven de werkgever de gelegenheid om gericht gebruik te maken van de werkkracht van zijn medewerkers. Flexibele werktijden geven medewerkers de mogelijkheid om werk en privé beter te combineren. Alleen maar voordelen, dus? Of zijn er ook nadelen? Waar moet je op letten als je flexibeler werken mogelijk maakt? En vooral: hoe zorg je dat werknemers zeggenschap behouden over de eigen werktijden? Flexibilisering van werktijden Wat verstaan we onder flexibilisering van werktijden? Flexibel betekent soepel, meebuigend, elastisch. En staat dus tegenover star, vast, onbeweeglijk. Vaste werktijden zijn de kantoortijden zoals die tot in de jaren zeventig werden aangehouden: van acht tot vijf, een vast uur lunchpauze in de eigen tijd en s ochtends en s middags een kwartiertje in de baas zijn tijd. Na vijf uur doorwerken werd overwerk en werken s ochtends vroeg, s avonds en in het weekend werd inconveniënt (onwenselijk) gevonden. Overwerk en inconveniënte uren werden beloond met een toeslag. Een dag of dagdeel vrij nemen kon de werknemer alleen als hij een snipperdag opnam of recht had op buitengewoon verlof. Flexibele werktijden en groen werken Flexibeler werken is niet automatisch groener werken. Integendeel kan een bepaling dat een medewerker meerdere kleinere diensten gaat draaien, zelfs leiden tot meer woon-werkverkeer. Groene bepalingen zijn doorgaans de bepalingen die ervoor zorgen dat medewerkers minder, of in ieder geval buiten de spits kunnen reizen. Afgezet tegenover dit inderdaad wat starre arbeidspatroon heeft flexibilisering vele verschijningsvormen. We noemen de belangrijkste: Flexibilisering van de werktijd per week. Bijvoorbeeld: bij een voltijdse werkweek van 38 uur werkt de werknemer de ene week 36 uur, een andere week 40. Deze vorm van flexibilisering gaat vaak samen met een vorm van jaarurensystematiek. De werktijd wordt dan niet meer in een aantal uur per week, maar in een aantal uur per jaar uitgedrukt. Een enkele keer gaat dat andersom: dan wordt een aantal vrije dagen of uren per jaar aangegeven, de overige tijd is dan automatisch werktijd. Glijdende aanvangs- en eindtijden. In deze variant kan de werknemer binnen grenzen zelf bepalen wanneer hij het werk begint of eindigt, als hij het aantal afgesproken uren maar haalt. Het dagvenster (de normale arbeidstijden, waarop ook geen toeslag wordt betaald) wordt dan meestal breder. Vormen van wisseldienst. Zodra de bedrijfstijd langer is dan de arbeidstijd, zal een vorm van wisseldienst nodig zijn: de ene werknemer vertrekt, de ander komt. Bijvoorbeeld bij koopavonden in winkels. Werken in deeltijd. Nederland is wereldkampioen werken in deeltijd en werknemers hebben een wettelijk recht om korter of langer te werken. Nieuwe verlofvormen. In Nederland hebben werknemers een wettelijk recht op diverse verlofvormen, zoals calamiteitenverlof en zorgverlof. Al deze flexibiliseringsvormen brengen met zich mee dat het verre van vanzelfsprekend is dat gedurende de bedrijfstijd elke werknemer op de werkplek te vinden is. Dat stelt nieuwe eisen aan planning, overleg en wederzijdse soepelheid. 2 3
Waarom flexibilisering van werktijden? Voor de werknemers hebben flexibelere werktijden vele voordelen. Een belangrijke daarvan is vermindering van de reistijd. Veel werknemers staan dagelijks s ochtends en s avonds in de file. Soepeler werktijden betekenen dat werknemers voor of na de file kunnen gaan rijden. Een ander belangrijk voordeel is een betere afstemming van werk en privé. Het is bijvoorbeeld eenvoudiger om de werktijden te combineren met de schooltijden en/of de tijden van voor- en naschoolse opvang als er geen vaste werktijden zijn. Ook bepaalde vormen van wisseldiensten zijn prettig: per gezin kan de ene partner een paar avonden aan het werk nadat de andere partner al is thuisgekomen. Regelingen om soepel gebruik te kunnen maken van (zorg)verlof of in deeltijd te kunnen werken zijn eveneens populair onder werknemers. Dat neemt niet weg dat de initiatief om tot flexibilisering van werktijden over te gaan, meestal bij de werkgever ligt. Dat hangt samen met een aantal (maatschappelijke) ontwikkelingen, die met zich meebrengen dat flexibelere werktijden voor de werkgever voordeliger zijn: Eén daarvan is de al genoemde vervoersproblematiek: een flink aantal werknemers staat dagelijks in de file en dat scheelt productieve werktijd. Ook de vrachtwagens staan vaak in de file en dat leidt tot verschuiving van vervoer naar de nacht. Dat vergt van chauffeurs andere werktijden, maar niet alleen van hen. Als zij hun vracht willen afleveren moet immers de poort worden opengedaan, er moet koffie worden geschonken etc. Een andere ontwikkeling is de tendens tot verruiming van openingstijden. Meestal ruikt de ene ondernemer extra omzet als hij op een tot dan toe ongebruikelijke tijd de poort openzet, en de anderen moeten volgen om de concurrentiestrijd niet te verliezen. Zo kunnen we s avonds een bank kopen en in het weekend de helpdesk bellen. Weer een andere ontwikkeling is de wens om de arbeidskracht van medewerkers zo goed mogelijk te benutten. Werken als er werk is ; ofwel bij weinig werk weinig werknemers en bij veel werk veel. Schaduwkanten Voordelen genoeg dus, maar zijn er ook schaduwzijden? Zeker, met name vanuit werknemersoogpunt. In de eerste plaats is het verre van eenvoudig om de wensen van werkgever en die van werknemer met elkaar in overeenstemming te brengen. In de slechtste gevallen meent de werkgever dat de werknemer op ieder gewenst tijdstip moet komen opdraven en vreest de werknemer iedere grip op zijn privétijd kwijt te raken. In de tweede plaats staat een aantal gewaardeerde eerdere afspraken al snel onder druk. Zo is de afspraak dat medewerkers 4 keer 9 mogen werken, wat lastig te combineren met flexibele werktijden. En tenslotte raken huishoudens erg storingsgevoelig als van beide partners flexibele werktijden wordt verwacht. Overleg en zeggenschap over roosters Het is van belang dat de wensen van werknemers en die van de onderneming goed met elkaar in balans worden gebracht. Dat vergt een grondige discussie in de onderneming tussen de werkgever enerzijds en vakbond of OR anderzijds. Die discussie kan uitmonden in een aantal collectieve afspraken. Het toverwoord om te komen tot een goede balans tussen de wensen van de werkgever en die van de werknemers is overleg over de roosters. Een mogelijkheid daartoe geeft zelfroosteren. In dat model geeft de leidinggevende aan hoeveel medewerkers hij per functie of afdeling nodig heeft, eventueel uitgesplitst per dagdeel. De werknemers vullen zelf in wanneer zij willen werken en wanneer zij absoluut niet willen werken. Als het rooster na die eerste ronde nog niet sluit, vraagt de leidinggevende om vrijwillige aanpassingen. ( Ik heb mensen teveel op woensdagochtend en te weinig op donderdagavond. Wie ruilt? ) De ervaring leert dat een zeer groot deel van het rooster op die wijze rond valt te krijgen. Tevens kan in de discussie worden meegenomen welke mate van flexibiliteit en welke vorm van flexibiliteit gewenst is. Gaat het om een gemiddeld aantal uren per week? En zo ja, hoe groot is het gewenste aantal plusuren of minuren? Wat doen we met een eventueel surplus? Of gaat het om flexibele aanvangs- en eindtijden? En zo ja, op welke tijden moet iedereen wel aanwezig zijn? In de discussie kan worden meegenomen of bestaande financiële afspraken tegen het licht gehouden moeten worden. Denk aan de overwerktoeslag, de inconveniënte uren toeslag, de flexuren etc. Soms behoeven de definities daarvan een nieuwe invulling als wordt overgegaan tot flexibel werken. Overigens is het doorgaans niet aan te bevelen om al te snel over de toeslagen te beginnen. De discussie slaat dan al snel dood. Beter is het om eerst te kijken in hoeverre de partijen het inhoudelijk eens kunnen worden. 4 5
Flexibele werktijden in een woonwarenhuis Een woonwarenhuis is in principe zeven dagen per week open, en heeft met uitzondering van de zondag elke avond koopavond. Er zijn vele contractvormen mogelijk. De normale arbeidsweek duurt 36 uur, maar er zijn ook (veel) kleinere contracten in gebruik. Elke medewerker heeft recht op een vrije dag, met aansluitend een vrije avond per week. Daar staat tegenover dat hij of zij op zeven koopavonden per vier weken, de helft van het aantal zaterdagen en zondagen kan worden ingeroosterd. Een dienst duurt minimaal vier en maximaal negen uur. Voor het werken voor 07.00 uur, na 19.00 uur en in het weekend wordt een toeslag gegeven. De laatste tijd wordt de trend zichtbaar dat de werknemers voor kleinere diensten wordt ingezet. Dat betekent dat zij vaker moeten komen opdraven, voor een kleinere werkdag dan de gebruikelijke acht uur. De betrokken vakbonden hebben, in samenspraak met de ondernemingsraad, afgesproken dat zij met name gaan inzetten op zeggenschap voor de medewerkers over de eigen roosters. Daartoe willen zij met de werkgever een procesgang afspreken waarbij de werknemer voorafgaand aan het rooster maken zijn wensen kenbaar kan maken, en er overleg verplicht is als de planner daarvan afwijkt. Regels Bij flexibilisering van werktijden is, naast de geldende cao, een drietal wetten van belang: De Arbeidstijdenwet (ATW). In de Arbeidstijdenwet staan de normen voor de maximale lengte van de dienst, voor de minimale pauze tijdens de dienst, de minimale rust tussen twee diensten etc. Voor een specifiek aantal bedrijfstakken en een aantal speciale items wordt de ATW aangevuld met het Arbeidstijdenbesluit (ATB). De normen van de ATW zijn zeer ruim en het is de bedoeling dat die voor specifieke situaties worden ingekaderd. Het mag van de ATW, dus de OR kan er niet tegen zijn is dan ook geen geldend argument. De Wet Arbeid en Zorg (WAZ). In de Wet arbeid en zorg staat weergegeven in welke situaties werknemers recht hebben op verlof. Dat betreft soms onbetaald en soms (gedeeltelijk) betaald verlof. De Wet Aanpassing arbeidsduur (WAA). In de Wet Aanpassing arbeidsduur staat het recht van werknemers om minder of juist meer uur te werken. Dat laatste recht kent overigens de beperking dat er wel voldoende werk moet zijn. Diverse rollen Het idee om flexibeler werken in de eigen onderneming mogelijk te maken kan van meerdere kanten komen. De vakbonds(kader)groep kan met een plan komen, maar ook de ondernemingsraad, een individuele medewerker of een groepje medewerkers kunnen het initiatief nemen. Ieder heeft eigen mogelijkheden en sterke punten. De vakbonds(kader)groep heeft toegang tot de vakbondsbestuurder en de binnen de vakbond aanwezige informatie en deskundigheid. Ook kan met collega-kadergroepen contact worden opgenomen. Daardoor is het bijvoorbeeld eenvoudig om voorbeelden van buiten de eigen onderneming op te vragen. Of om na te gaan wat binnen de eigen cao mogelijk is. Vrijwel iedere cao bevat een begrenzing van de wettelijk toegestane werktijden! De ondernemingsraad heeft een wettelijk recht op scholing, initiatief en op het inhuren van deskundigheid. Tevens het recht om de werknemers (achterban) te raadplegen. Ook heeft de OR geregeld overleg met de werkgever. Dat maakt het mogelijk om (bijvoorbeeld tijdens een cursus) een initiatief te ontwikkelen en aan de werkgever aan te bieden. De individuele medewerker kan de wens om flexibeler te werken aan de orde stellen tijdens werkoverleg en functioneringsgesprek. Voor de individuele medewerker is het soms wat makkelijker om een idee spontaan te lanceren in, bijvoorbeeld, het personeelsblad. Wisselwerking De wisselwerking tussen de drie genoemde wetten en de cao is tamelijk complex. Bijvoorbeeld: in de cao zijn de normen van de ATW meestal ingeperkt, maar in een aantal gevallen kunnen deze ook juist zijn opgerekt. In de WAZ kan staan dat bepaald verlof niet (helemaal) wordt doorbetaald, terwijl in de cao wel een doorbetalingsplicht is geregeld. Vuistregel: bekijk zowel de wet als de cao, en bedenk dat de cao leidend is. 6 7
Initiatief tot flexibeler werken: een stappenplan Stap 1 Op de agenda! Stap 5 Discussie met de werkgever De OR of vakbondsgroep gaat na of een regeling tot flexibeler werken gewenst is voor de onderneming. De OR of vakbondsgroep gaat daartoe o.a. na wat de wensen van de werknemers (achterban) zijn, bijvoorbeeld m.b.v. een enquête. Voor het initiatief op tafel wordt gelegd, is het doorgaans verstandig het idee met de werkgever te bespreken. Tips: Zorg dat je goed op de hoogte bent van wet- en regelgeving, Zorg dat je de eigen voorstellen ook vanuit het bedrijfsbelang kunt verdedigen. Stap 2 Deskundigheid en informatie Stap 6 Initiatief Stap 3 Stap 4 De OR of vakbondsgroep (of een commissie daarvan) bestudeert de diverse facetten van flexibeler werken. belangrijke elementen daarvan zijn: Welke vorm is voor het eigen bedrijf geschikt en gewenst? (jaarurensysteem, flexibele aanvangs- en eindtijden, ), Welke speelruimte heeft de onderneming en wat ligt vast in cao of wet? Mogelijkheden om deskundigheid op te doen zijn: Inhuren van een extern deskundige, Informatie uit de vakbond, Behandelen op een (OR)-cursus, Voorbeelden uit andere bedrijven (op te vragen via vakbondsgroepen of andere ORen). Opstellen criteria De commissie stelt de voorwaarden en criteria op waaraan een regeling moet voldoen. Bijvoorbeeld: Bij een flexibeler werkweek is de bandbreedte max. 10%, De werknemer moet inspraak hebben in het rooster. Communicatie met de werknemers De OR of vakbondsgroep communiceert over het eigen plan met de medewerkers. als eerder een raadpleging of enquête is geweest, worden de resultaten daarvan teruggekoppeld. De OR of vakbondsgroep biedt een doortimmerd initiatief aan de werkgever aan. Een goed initiatief bevat: Een omschrijving van het gewenste besluit, Een motivatie van het gewenste besluit. Collectieve regels en criteria Algemeen Zodra de collectieve grenzen worden losgelaten, wordt het van groot belang dat de medezeggenschap van werknemers over de eigen roosters goed is geregeld. Dat kan door een variant van zelfroosteren, of gewoon door goed overleg voordat de roosters worden vastgesteld. Flexibilisering van de werkweek Stel een bandbreedte vast, liefst uitgedrukt in een percentage. Een redelijk percentage is 10%, dan mag de werknemer 10% korter of langer werken dan zijn contractduur. Bekijk of de definitie van overwerk of inconveniënte uren moet worden aangepast, omdat anders de toeslagen vervallen. Zorg voor een regeling waarin voor de medewerkers inzichtelijk is hoeveel plus- of minuren ze hebben en hoe die worden verevend of verzilverd. Het beste is: vier keer per jaar verrekenen, minuren kwijtschelden, plusuren uitbetalen. 8 9
Glijdende aanvangs- en eindtijden Stel het dagvenster vast. Daarbinnen mogen werknemers hun begin- en eindtijden zelf vaststellen. Stel blokuren vast, waarin in ieder geval alle werknemers op de bedrijfslocatie zijn. Wisseldiensten Spreek af dat de diensten elkaar licht overlappen, dan kan aan overdracht worden gedaan. Spreek de minimumomvang van een dienst af. Doorgaans zijn al te kleine diensten (minder dan vier uur) lastig voor medewerkers. Deeltijd Regelingen waarbij bepaalde functies op voorhand worden uitgesloten van deeltijdwerk, staan op gespannen voet met de wet (ook leidinggevende functies). Duo-banen, waarbij medewerkers aan elkaar gekoppeld zijn, zijn doorgaans niet aan te raden. Gebroken diensten Flexibeler werktijden waarvan gebroken diensten het gevolg zijn, zijn vrijwel altijd af te raden. Toeslagen Soms verdient de definitie van een toeslag een herformulering. Bijvoorbeeld: als de definitie van overwerk is: alle tijd die een werknemer meer werkt dan veertig uur per week, is die bij flexibele werktijden niet vol te houden. Dat is overigens geen reden om de hele overwerktoeslag af te schaffen, wel om deze anders te definieren. Verlof Wet Arbeid en Zorg De WAZ is een gecompliceerde wet, die enige studie vergt. Waar de WAZ (deels) onbetaald verlof geeft, kan een hogere betaling worden afgesproken. Bijvoorbeeld bij het ouderschapsverlof (0%) of het kortdurend zorgverlof (70%). Waar de WAZ de opbouw van het pensioen onderbreekt, kan worden afgesproken de premiebetaling voort te zetten. In een aantal gevallen kunnen de rechten worden verkleind. Bijvoorbeeld het recht op doorbetaling bij calamiteitenverlof of het aantal dagen van het korte zorgverlof. De OR doet er doorgaans goed aan om daar behoedzaam mee om te gaan. Voorbeeldteksten uit cao s Op de site van het Kenniscentrum Werk en Vervoer (www.werkenvervoer.nl) staat een digitale versie van deze brochure. Daarin is ook een link naar een aantal cao-teksten opgenomen. Bij iedere bepaling geven wij aan welke afspraak daarin gemaakt is en wat de OR of de vakbondsgroep kan doen om van de regelingen een passend gebruik te maken. 10
Contactpersonen Kenniscentrum Werk & Vervoer Karlien Haak: k.haak@cnv.nl Anja Dijkman: a.dijkman@bg.fnv.nl Wim Engels: info@vc-mhp.nl Meer informatie? www.werkenvervoer.nl Het Kenniscentrum Werk en Vervoer steunt initiatieven en projecten die tot doel hebben om de arbeidsmobiliteit slimmer en duurzamer te organiseren. Daarbij kan het gaan om minder kilometers, groener reizen, efficiënter reizen en/of slimmere reistijden. Het Kenniscentrum biedt ondersteuning in de vorm van kennis en door middel van (mede-) financiering van projecten. Het Kenniscentrum is een initiatief van FNV, CNV en MHP en heeft dan ook met name het werknemersbelang voor ogen. Het Kenniscentrum wordt mede mogelijk gemaakt door de Taskforce Mobiliteitsmanagement en het Ministerie van verkeer en waterstaat. 2010 Tekst & redactie: Dialoog Amsterdam, Hans van den Hurk Ontwerp en vormgeving: A8 Grafische vormgeving/webdesign, Velp 12