Slim samenwerken in de openbare ruimte

Uw spreker Walter Sweep, directielid

Civiele infrastructuur projecten Welke problemen op te lossen (o.a.) Lean werken en zoveel mogelijk eliminatie van de gedoe-factor Administratief 100% op orde te zijn op een zo efficiënt mogelijke wijze Faalkosten minimaliseren voor alle partijen (aannemers, gemeente, etc..) Verdere integratie tussen uitvoering en beheer (o.a. koppeling betaling aan revisiegegevens) Geen crommunicatie meer > gelijkwaardige, volledige en eenduidige in- en externe communicatie (RAW/UAV) Digitale overheid en digitaal werken (tussen ketenpartners) Geen versnippering van gegevens en informatie > 1 loket van (project)afspraken, feiten, dossier, context, etc. Case reconstructies achteraf te allen tijde kunnen maken Vakkennis wordt schaarser > vakkennis dus expliciteren Toetsing en verificatie van de kwaliteit (van het bouwproces en product) (semi)geautomatiseerd ondersteunen Hoe kunnen we het werkproces proactieve ondersteuning bieden? Kunnen we ook alle projecten, contracten & opdrachten in één systeem hebben, met name nu ook (UAV-)gc? Accountant (rechtmatigheid inkoop/aanbesteding en uitgaven) Archivering (op tig plaatsen)

Inspanning Civiele infrastructuur projecten De curve der inspanningen Tijd

Civiele infrastructuur projecten De zoektocht Bewust opgezocht: Een wit vel papier Out-of-the-box en niet geremd door bestaande referentiekaders, maar wel met veel proceskennis van civiele infra-werken & ICT én geen last van de wet op de remmende voorsprong (1) Hoe gaan we uitdagingen invullen? Vele gesprekken volgden (1) WIKIPEDIA De wet stelt dat een voorsprong op een bepaald domein er vaak toe leidt dat er weinig stimulans is om verdere verbetering of vooruitgang op te zoeken, zodat een ander je vroeg of laat voorbijstreeft. Door te berusten in een voorsprong word je geremd om nog verder te gaan.

Civiele infrastructuur projecten De zoektocht Vele gesprekken volgden Bundeling van kennis in een denktank Proceskennis en toegang tot stakeholders Proces- en ICT-kennis Projectleiders Directievoerders Toezichthouders Kwaliteitsinspecteurs Aannemers Uitvoerders Management Afdeling financiën Accountants Applicatiebeheerders CROW

Civiele infrastructuur projecten De zoektocht Oplossingen o.a. Bestek en tekeningen altijd raadpleegbaar, in de juiste versie, zowel voor de toezichthouder, directievoerder als aannemer. Bij mankementen directe communicatie met aannemers (beperking faalkosten). Wijzigingen, afwijkingen en bepalingen op locatie beschikbaar (toetsen op de juiste voorwaarden). UAV-GC (hybride). Ja, mits in functionele uitvraag rekening houden met Ook op locatie, buiten gebeurt het!

Civiele infrastructuur projecten De zoektocht Uitgangspunt bij de zoektocht De toekomst in wording Met de spelregels Het bestaande te respecteren Make me beautiful Bijvoorbeeld gebruik/gedachtegoed van VISI, termijnstaten, afwijkingen, etc..

Civiele infrastructuur projecten De uitkomst Digitaal platform als vertrekpunt Online informatie-, communicatie-, afstemmingsen participatie platform voor alle stakeholders Slim samenwerken!

Civiele infrastructuur projecten De uitkomst Projectmanagementsysteem nieuwe stijl voor civiele infrastructuur projecten Slim samenwerken!

Civiele infrastructuur projecten ICASS xl ICASS xl Generiek, flexibel, online projectmanagementsysteem; te gebruiken binnen de provinciale- en lokale overheid in NL. Uniek is de Gemeente Eindhoven niet qua infrastructuur projecten, het speelt immers overal. Wel Uniek in de vernieuwing van facilitering van de werkprocessen

Civiele infrastructuur projecten Doelstellingen ICASS xl Doelstellingen ICASS xl 1 online, gezamenlijk actueel projectdossier tussen ketenpartners; tijd- en plaats onafhankelijk Helder, integraal, loyaliserend ISO-waardig werkproces (incl. workflow) Optimale doordachte en snelle communicatie en afstemming tussen de ketenpartners Reducering administratieve lasten (geen overklopgedoe meer) Reducering faalkosten en snellere betaling aannemer Verhoging kwaliteit (proces en product) door integratie besteksposten met kwaliteitsactoren Integratie projectuitvoering & beheer Op locatie kunnen werken Digitale overheid 2017

Civiele infrastructuur projecten Doelstellingen ICASS xl Uitgelicht 1 Gezamenlijk en volledig online projectdossier, inclusief fasering Proactieve sturing van het werkproces (workflow) Besteksadministratie. Nieuw: afwijkingsprocedures Ondertekening wordt digitaal Kwaliteit en kwaliteitssysteem van (bouw)proces en producten door slimme automatsering en slim verbinden.

Relatiebeheer; nut en noodzaak Wat is volgens het woordenboek Communiceren Met elkaar in verbinding staan van mensen om te overleggen of berichten uit te wisselen Bij communicatie zijn altijd ten minste twee partijen betrokken in de rol van zender en ontvanger Afstemmen Het onderling aanpassen aan elkaar De basis is relatiebeheer Wie, werkt waar en wanneer in welke functie Om daarmee altijd de juiste (1) personen tussen de partijen in contact te brengen per onderwerp (1) Rollen, taken en verantwoordelijkheden

Relatiebeheer; nut en noodzaak Randvoorwaardelijk = actueel relatiebeheer van alle partijen wie, werkt waar, wanneer en in welke functie Wie kan hier slechts verantwoordelijk voor zijn? Er is maar 1 antwoord mogelijk: De eigen organisatie Want binnen relatiebeheer is één ding constant; de verandering

Relatiebeheer; het idee Persoon Organisatie Acceptatie Functiescheiding Workflow Acceptatie

Relatiebeheer

Relatiebeheer Rollen, taken en verantwoordelijkheden

Projecten en de juiste personen

Communicatie

Documentatie (dossier)

Bibliotheek van informatie Intern & voor ketenpartners

Bestekken & opdrachten

Digitale handtekeningen 3 methoden 1 factor authenticatie, 2 factor authenticatie (SMS) en digitale notarisdienst (digitaal waarmerk) In regelbaar per processtap in de workflow

Besteksadministratie Invullen weekstaat Weekstaten Termijnstaten Eindafrekenstaten In afstemming met Met name Toepassing (ver)rekenregels conform Hoe het heurt!

Workflow ( = proactieve ondersteuning ) BPMN 2.0 methode

Kwaliteit Kwaliteitsverhoging (Bouw)proces en eindproduct Verwachtingspatronen tijdig managen Kwaliteit sturende- en controlerende activiteiten uniform, gerichter en sneller kunnen uitvoeren Faalkosten voor de gemeente en aannemer reduceren Vakkennis expliciteren Duidelijke verwachtingen & er kort bovenop zitten! Slim verbinden, slim samenwerken en automatisering maakt het mede mogelijk

Kwaliteit Het idee Men neme een bestekspost En verbindt deze met bepalingen, toetsing en verificatie

Kwaliteit

Kwaliteitsnormen digitaal Bestek Kennis Bepalingen, toetsingen en verificaties Kennis Aangekochte boeken, contractdata, etc.. ICASS xl Kwaliteitsnormen, toetsing en verificatie digitaal Voordelen Kwaliteitsnormen overal laagdrempelig beschikbaar Kwaliteitstoetsing wordt onafhankelijk van persoon (meer objectief) Kwaliteitsnormen altijd actueel en expliciet Duidelijke en eenduidige bevindingen

Organisatie/inrichting kwaliteitskennis Bestekspost Bepalingen Lid 03 Slim verbinden met slimme automatisering

Mobiel Kwaliteitsnormen, toetsing en verificatie Digitaal Dus ook mobiel De kennis & deskundigheid ook op straat!

Mobiel