Mediation: effectieve conflictoplossing op maat, als alternatief voor een juridische procedure Schilderij Het appeltje is speciaal gemaakt voor en eigendom van Randstad Mediation & Coaching Wie recht zoekt moet geduld hebben. En geld om de advocaat te betalen. Waarschijnlijk vormen onopgeloste conflicten van en met werknemers tegenwoordig de grootste kostenpost, die verlaagd kan worden - en waarschijnlijk de post waar de minste aandacht aan wordt besteed. Vastgesteld is dat 65% van de functioneringsproblemen wordt veroorzaakt door verstoorde verhoudingen tussen de werknemers - en niet omdat individuele werknemers tekort schieten in vaardigheden of motivatie. ("Het managen van conflicten", Daniel Dana, Ph.D.) /
2 Mediation: begeleiding bij het zélf oplossen van conflicten De focus is gericht op de toekomst Mediation is een vorm van conflicthantering waarbij een onafhankelijke neutrale derde, de mediator, partijen begeleidt om vanuit hun werkelijke belangen tot een gezamenlijk gedragen en een voor ieder van hen optimale oplossing van hun conflict te komen. Je kunt een probleem niet oplossen met de denkwijze die het heeft veroorzaakt Met mediation worden partijen door een mediator in staat gesteld om zélf hun conflict op te lossen. Op een door hen zélf gekozen wijze en in een door hen zélf gekozen vorm. Dat is dus anders, dan wanneer een juridische procedure wordt gevolgd. Daarin spelen immers advocaten de belangrijkste rol en is het uiteindelijk een rechter die beslist wie er gelijk heeft. Logischerwijs kiezen advocaten voor de juridische benadering van het conflict. Wat staat er in de wet en hoe luidt de jurisprudentie? Maar.. lang niet altijd gaat het in conflicten eigenlijk niet om het juridische gelijk. En wat heb je overigens aan het krijgen van gelijk, als daarmee het echte probleem niet is opgelost. Conflicten gaan veelal over miscommunicatie, verkeerde aannames, miskenning, gebrek aan vertrouwen. Bij mediation komt op tafel welke belangen er écht spelen. En wordt onderzocht welke belangen partijen gemeenschappelijk hebben. En wordt besproken hoe de relatie tussen partijen in de toekomst eruit kan zien. Dus: de juridische benadering richt zich vaak op het verleden, terwijl mediation zich richt op het heden en de toekomst. Bovendien kosten juridische procedures dikwijls elk van de partijen veel tijd, geld en negatieve energie. Mediation kost natuurlijk ook geld, maar de kosten van een mediator kunnen tussen partijen worden gedeeld. Voorts kan met mediation in de meeste gevallen veel sneller een oplossing worden bereikt dan in een juridische procedure. In een juridische procedure gaat elke partij voor zijn/haar eigen winst. Mediation is gericht op het bereiken van winst voor beide partijen. U kunt altijd de keuze maken. Is een juridisch oordeel echt nodig, of is het onvermijdelijk dat een ander (de rechter) de knoop doorhakt? Of hecht u er meer aan om de relatie op basis van gezamenlijke belangen voor de toekomst te behouden? Wanneer wordt gekozen voor mediation? Mediation wordt, onder andere, toegepast: bij problemen in arbeidssituaties, bijvoorbeeld: o bij het beslechten van arbeidsconflicten o in conflicten tussen de bestuurder en de ondernemingsraad
3 o bij de oplossing van problemen die worden veroorzaakt door (nog) niet goed verlopende samenwerking binnen maatschappen en in organisaties na fusies en reorganisaties; o in het werkbaar maken van (nieuwe) samenwerkingsrelaties o in geval van arbeidsongeschiktheid (als gevolg van een arbeidsconflict) bij geschillen tussen een burger en de overheid bij conflicten die zich voordoen bij bedrijfsovernames in geval van (seksuele) intimidatie en (sexe-) discriminatie bij buurt- en burenruzies; bij conflicten binnen gezins- en familierelaties. Hoe werkt mediation in de praktijk? De rol van de mediator Bij conflicten kunnen emoties hoog oplopen. Met als gevolg dat met elkaar praten en naar elkaar luisteren vaak niet meer mogelijk is; het conflict lijkt onoplosbaar. Toch kan de impasse worden doorbroken. De mediator is gespecialiseerd in het omgaan met conflicten en emoties. Hij fungeert als begeleider en bewaker van het proces waarin het conflict tussen partijen wordt besproken. De mediator is niet verantwoordelijk voor - en bemoeit zich dus niet met de inhoud van - het conflict en geeft daarover dus ook geen oordeel. Negatieve energie, die zich richt op het verleden, gaat ten koste van de positieve energie, die nodig is voor de toekomst vanaf heden. De mediator staat volstrekt neutraal ten opzichte van de partijen en hun conflict. Hij heeft geen enkel belang bij de oplossing die partijen daarvoor onder zijn begeleiding uiteindelijk zullen vinden. Omdat hij geen partij is in het conflict, kan hij zich geheel onafhankelijk opstellen. Het verloop van het mediationproces De mediation begint met het ondertekenen van een mediationovereenkomst. Daarin is onder andere vastgelegd dat partijen "de strijdbijl" even begraven en dat zij zich zullen inspannen om het mediationproces goed te laten verlopen. Voorts is daarin geregeld dat alles wat tijdens de mediation naar voren komt absoluut vertrouwelijk blijft. Ook de mediator is uiteraard aan die vertrouwelijkheid gebonden. De mediator begeleidt het gesprek en zorgt ervoor dat elke partij zijn standpunt naar voren kan brengen. Hij zorgt er ook voor dat de andere partij daadwerkelijk hoort wat de ander zegt en dat deze begrijpt wat wordt bedoeld. Voorts geeft de mediator partijen inzicht in het gedrag en de manier waarop mensen die in een conflict verwikkeld zijn communiceren. De mediator schept helderheid in alle elementen waaruit het conflict in essentie bestaat én in de belangen die voor elk van de partijen daarbij een rol spelen. Hij leidt het gesprek in goede banen. Indien partijen dit wensen, of indien de mediator aangeeft dat opportuun te achten, kan met elk van hen een afzonderlijk gesprek (caucus) plaats vinden. Uitgangspunt daarbij is wél, dat de essentie van een dergelijk gesprek wordt teruggekoppeld aan de andere partij in een volgende mediationbijeenkomst.
4 Als duidelijk is waar het conflict precies om draait en welke belangen elke partij bij een oplossing heeft, begeleidt de mediator partijen bij het zoeken naar een oplossing die voor beiden aanvaardbaar is. De mediator stimuleert partijen daarbij in het bedenken van zo veel mogelijk alternatieven. Is die oplossing eenmaal gevonden, dan wordt schriftelijk vastgelegd hoe partijen hun geschil zullen oplossen. Die afspraken worden vervolgens vastgelegd in een overeenkomst, die door partijen wordt ondertekend. Deze overeenkomst is juridisch bindend: partijen moeten zich dus daaraan houden. Mediation is niet hetzelfde als bemiddeling Bemiddeling geschiedt doordat partijen die een geschil met elkaar hebben een onafhankelijke derde inschakelen om het probleem te beslechten. Dat doet de bemiddelaar door een actieve rol te vervullen in het opsporen van de kernpunten van het conflict en door met elk van de partijen af te stemmen waaruit de oplossingsmogelijkheden kunnen bestaan en/of door zelf deze oplossingen mee te helpen bedenken. De bemiddelaar stelt zich meestal op tussen de strijdende partijen en kan voor hen dienen als "buffer". Conflicten kosten u tijd, geld en energie. Misschien zelfs uw gezondheid! Wat zou er gebeuren als u deze elementen inzet voor de oplossing van dat conflict? Zolang het conflict nog in volle hevigheid bestaat zal de bemiddelaar ervoor zorgen dat de strijdende partijen niet rechtstreeks met elkaar communiceren. Bij bemiddeling zal de bemiddelaar zich uiteraard ook verdiepen in de inhoud (en de juridische merites) van het geschil en daarover zijn opvattingen geven. Bij mediation echter, zorgt de mediator ervoor dat partijen juist wél met elkaar zo snel mogelijk in gesprek komen. Daarbij neemt de mediator een volstrekt onafhankelijke en neutrale positie in ten opzichte van de partijen. Hij geeft geen oordeel over het conflict en zal niet aangeven welke oplossing partijen daarvoor moeten kiezen. De mediator speelt, als manager van het onderhandelingsproces tussen de partijen, dus slechts een faciliterende rol ten behoeve van de partijen. Dat doet de mediator door: elk van de partijen de gelegenheid te bieden om zijn verhaal te vertellen; de emotionele kanten die vrijwel elk conflict beheersen boven tafel te krijgen; elk van de partijen hun belangen kenbaar te laten maken; daarna in beeld te brengen welke zakelijke elementen in het conflict aan de orde zijn; vervolgens na te gaan wat partijen bindt en hen daarna te helpen bij het vinden van oplossingen voor het conflict. De uitgangspunten van mediation Mediation werkt op basis van vrijwilligheid, vertrouwelijkheid en gelijkwaardigheid. Met het deelnemen aan een mediation geven partijen aan zich wél in te zullen spannen om het mediationproces goed en effectief te laten verlopen en dat zij de wil hebben om daardoor tot een oplossing van het geschil te komen. De mediator legt vast dat hij onpartijdig zal zijn en
5 Het bespreekbaar maken van conflicten levert altijd wat op. Meestal is dat winst voor beide partijen. dat hij geen enkel belang heeft bij de oplossing die partijen voor hun conflict zullen vinden. Partijen sluiten, samen met de mediator - voorafgaand aan de mediation - een mediationovereenkomst, waarin zij deze uitgangspunten vastleggen. Het is de taak van de mediator om elk van de partijen volledig en gelijkwaardig tot zijn recht te laten komen, door elk van hen aan de ander duidelijk te laten maken waar het conflict wat hem/haar betreft om gaat. Daarbij zorgt de mediator er ook voor dat alle daarbij betrokken belangen en emoties bespreekbaar worden gemaakt. De mediator is gedurende de gehele procedure onpartijdig en neutraal. Hij zal daarom nooit buiten één van de partijen om contact hebben met de andere partij. Indien een partij twijfelt aan de neutraliteit van de mediator, moet hij/zij dat meteen bespreekbaar maken. De uitgangspunten van mediation zijn alsvolgt samen te vatten: De zes V s: 1. Vuren staken (de "strijdbijl" wordt even begraven). 2. Vrijwilligheid van deelname. 3. Verplichting tot inspanning om het mediationproces goed te laten verlopen. 4. Vertrouwelijkheid van wat tijdens de mediation naar voren komt. 5. Voorbehoud: partijen en de mediator kunnen besluiten om de mediation te beëindigen. 6. Vaststellingsovereenkomst; alle aandacht en inspanning moet zijn gericht op de oplossing van het conflict. De drie E s: 1. Elkaar laten uitpraten. 2. Naar Elkaar luisteren. 3. Elkaar respecteren. Mediation is geen vrijblijvende, vage, geitenwollensokken - aangelegenheid. Partijen nemen de inspanningsverplichting op zich om aan een oplossing te werken. Wat kost mediation? Voordat met de mediation wordt begonnen, zijn er heldere afspraken gemaakt over het uurtarief, de vergoeding van reistijd en reiskosten en de eventueel nog te maken andere kosten, bijvoorbeeld doordat er - met instemming van de partijen - deskundigen (zoals advocaten of fiscalisten) bij de mediation moeten worden ingeschakeld. Ook wordt vooraf besproken volgens welke verdeling partijen deze kosten zullen dragen. Het uitgangspunt van mediation is, dat de kosten worden gedeeld, maar in arbeidsmediations is het gebruikelijk dat de werkgever de kosten geheel voor zijn rekening neemt. In dat geval moet echter duidelijk zijn dat deze situatie de neutraliteit van de mediator op geen enkele wijze beïnvloedt. Dat wordt ook zo vastgelegd in de mediationovereenkomst. De tijdsduur waarbinnen met behulp van mediation een conflict kan worden opgelost is sterk afhankelijk van de aard van het conflict en van de daarbij betrokken emoties én van de manier waarop partijen zich opstellen. Het honorarium van de mediator is niet afhankelijk van het resultaat.
6 Partijen ontvangen maandelijks een duidelijk gespecificeerde factuur voor de verrichte werkzaamheden. Mijn aanpak in arbeidsmediations Op grond van mijn jarenlange ervaring met mediations in arbeidsconflicten hanteer ik meestal de volgende aanpak. 1. Ik start met een gesprek met elk van de deelnemers afzonderlijk. Dat biedt de mogelijkheid om hem/haar vertrouwd te maken met de uitgangspunten en doelstellingen van mediation. Bovendien biedt dat gesprek de gelegenheid om - volstrekt vertrouwelijk - naar voren te brengen wat er écht aan de hand is. Meestal duurt zo n gesprek een uur. 2. Vervolgens ga ik met beide partijen in een gezamenlijke bijeenkomst aan de slag. Daarbij fungeer ik als gespreksleider, waarbij het mijn taak is om: - elk van de partijen de gelegenheid te bieden om zijn/haar verhaal aan de ander te vertellen - partijen aan elkaar helder te laten maken waaruit het conflict écht bestaat en welke (zakelijke en emotionele) belangen er daarbij een rol spelen. Zo n bijeenkomst duurt doorgaans twee uur. In de meeste gevallen wordt dan duidelijk of voortzetting van de mediation resultaat op gaat leveren. Wat gebeurt er als mediation niet tot een oplossing leidt? Als partijen in een mediation alsnog niet tot een oplossing komen en toch besluiten om hun geschil in rechte uit te vechten, dan kan op alles wat tijdens de mediation is gezegd en door partijen is toegegeven geen beroep meer worden gedaan. Zij hebben immers in de mediationovereenkomst vastgelegd dat zij de vertrouwelijkheid zullen bewaren. Ook gelden in dat geval de eventueel al tijdens de mediation gemaakte afspraken niet meer. Meer informatie over mediation mr G.R.A. Apol NMI Registermediator Randstad Mediation & Coaching bv Baron van Ghentlaan 34 2253 TL Voorschoten tel.: 071 26 001 48 mobiel: 06 54 61 56 91 website: www.jurapol.nl website: www.randstadmediation.nl e-mail: apol@jurapol.nl e-mail: apol@randstadmediation.nl