Nota van Inlichtingen food en non food ten behoeve van kantines en horeca opleiding Aanbesteding Aanbestedende Dienst: Referentie: food en non food ten behoeve van kantines en horeca opleiding Graafschap College Omschrijving: Het conform de gestelde eisen leveren van food en non food producten voor de negen kantines en de horeca opleidingen van het Graafschap College. Toelichting: Betreft Chauffeur 1 Vraag Is inschrijver bevoegd bij afwezigheid of ziekte een vervangende chauffeur in te zetten? Uiteraard, mits die persoon adequaat is ingewerkt en weet wat er van hem verwacht wordt bij het leveren aan het Graafschap College. 2 Vraag Kunt u aangeven wie het beheer van de automaten heeft (vullen en schoonmaken)? Het beheer van de automaten gebeurt door het Graafschap College. 3 Vraag Kunt u aangeven hoeveel soorten frisdrank in de automaten dienen worden aangeboden? Minimaal 6 soorten. 4 Vraag Kunt u de inhoud volume van de automaten aangeven (aantal blikjes per automaat)? Nee, het volume dient te worden afgestemd op de verkopen en kan variëren met het huidige volume en per locatie. Datum genereren Nota van Inlichtingen: 26-05-2015 Pagina 1 of 6
Betreft Netto en Bruto Prijzen 5 Vraag Betreft: aanbestedingsdocument pagina 15. In ons bestelsysteem worden de netto prijzen weergegeven voor onze afnemers weergegeven. Voor inzage in de Bruto prijzen dienen wij een extra account aan te maken, zodat er ten alle tijde inzage is in de bruto en netto prijsstelling van het product. Gaat u hiermee akkoord? Dat is akkoord. Wel dient inschrijver in antwoord op vraag 1 aan te geven hoe wordt aangetoond dat het Graafschap College altijd een (voor het Graafschap College) goede prijs betaalt. Betreft Frisdrank automaten 6 Vraag Betreft aanbestedingsdocument pagina 16 In de aanbestedingsdocument staat vermeld dat de frisdrank automaten worden gevuld met A-merk frisdrank. Is het juist dat het vullen van de automaten buiten de scope van deze aanbesteding valt? Ja, dat is correct. De opdracht ten aanzien van de vendingmachines beperkt zich tot het voorzien in machines en het leveren van frisdranken om via de machines te verkopen. Betreft Frisdrank automaten 7 Vraag Betreft aanbestedingsdocument pagina 16 U geeft aan dat de inschrijver op iedere locatie 1 frisdrankautomaat dient te plaatsen. Over het algemeen plaatsen en onderhouden producenten zoals coca cola of vrumona deze automaten en levert een grossier uitsluitend de producten. Heeft het Graafschap College een afname verplichting jegens een van deze producenten (of vergelijkbaar) en/ of is zij bereid om één aan te gaan zodat de aanschaf en onderhoud via deze weg plaatsvind. Het is voor het Graafschap College geen probleem om binnen de afspraken met de bij deze aanbesteding te selecteren leverancier een afnameverplichting aan te gaan met een toeleverancier van frisdranken om de plaatsing van vendingmachines mogelijk te maken. Betreft Vragen pve 8 Vraag Datum genereren Nota van Inlichtingen: 26-05-2015 Pagina 2 of 6
Vragen aanbesteding Food & Non food - Graafschap College. 20-5-2015 PvE 2.12.2 Is het voor opdrachtgever akkoord als de beantwoording van de open vragen in PDF geschiedt? PvE 4.1 Inschrijver plaatst op iedere locatie één frisdrankautomaat, met uitzondering van Slingelaan (2). Bedoelt u hiermee tevens dat de exploitatie door inschrijver geschiedt (volledig voor eigen rekening en risico)? PvE 4.1 Dienen alle locaties minimaal 4x per week beleverd te worden? PvE 4.1 Is het correct dat alleen op de locatie Slingelaan bake-off producten worden afgenomen en dat het leveren van broodproducten aan de andere locaties dus geheel via (de nader te bepalen) lokale bakker verloopt? PvE 4.2 Is het mogelijk om bij de beantwoording van de open vragen bijlages toe te voegen (buiten de genoemde 1 a4), om zodoende het antwoord meer beeldend te maken? Schouw Tijdens de schouw is ons opgevallen dat een folder van een lokale partner duidelijk gepresenteerd wordt? Zijn hier bestaande afspraken die door inschrijver ook in de nieuwe contractperiode dienen te worden gerespecteerd? Het beantwoorden van vragen dient in Word formaat te gebeuren. De antwoorden van inschrijvers worden, met het oog op een efficiënte beoordeling, verwerkt in een beoordelingsdocument en dat gaat het beste met Word documenten. Nee, exploitatie is een taak voor het Graafschap College. Ja, tenzij, naar oordeel van het Graafschap College, een lagere leverfrequentie tot hetzelfde resultaat leidt. Op voorhand handhaven we een leverfrequentie van minimaal vier keer per week voor alle locaties. Ja, alleen op de locatie Slingelaan kan worden afgebakken, de overige locaties worden door een in overleg te selecteren lokale bakker voorzien van broodproducten. Alleen de antwoorden, daarbij rekening houdend met het maximaal aantal pagina`s A4, zullen beoordeeld worden. Bijlagen worden niet beoordeeld. De lokale verbondenheid is erg belangrijk voor alle ROC`s en dus ook voor het Graafschap College. Het Graafschap College maakt voor het leveren aan kantines momenteel gebruik van een lokale leverancier die in lokale producten kan voorzien. Er zijn geen over te nemen afspraken, maar het is niet uitgesloten dat het Graafschap College lokale producten blijft betrekken. Inschrijvers krijgen dan ook geen exclusiviteit voor leveringen. Betreft Catalogus 9 Vraag Onze internet bestelmodule en catalogus vertoont enkel de (netto)prijs die voor het Graafschap College van toepassing is. Wij kunnen helaas geen bruto- en nettoprijzen naast elkaar tonen. Kunt u hiermee instemmen? Dat is akkoord. Wel dient inschrijver in antwoord op vraag 1 aan te geven hoe wordt aangetoond dat het Graafschap College altijd een (voor het Graafschap College) goede prijs betaalt. Betreft Vaste chauffeurs Datum genereren Nota van Inlichtingen: 26-05-2015 Pagina 3 of 6
10 Vraag Wij werken niet met vaste chauffeurs, echter door een nauwkeurige vastlegging van eisen en wensen van de klant in een chauffeursinstructie (getoond op de boordcomputer) zijn onze chauffeurs zonder meer in staat om bij elke willekeurige klant volledig conform afspraak te bezorgen. Kunt u met deze werkwijze instemmen? Indien, naar het oordeel van het Graafschap College, kan worden aangetoond dat het werken met chauffeurs met een chauffeursinstructie hetzelfde resultaat biedt als het werken met een vaste chauffeur is het inzetten van meerdere chauffeurs toegestaan, we gaan echter niet op voorhand akkoord. Betreft Indexering 11 Vraag U geeft aan dat prijzen jaarlijks kunnen worden geïndexeerd aan de hand van de CPI. Wordt deze indexering ook toegepast op de door u benoemde maximale prijzen of dient de inkoopprijs voor het Graafschap College gedurende de contractduur van 8 jaar onder de door u genoemde prijzen te blijven? De indexering is van toepassing op de gecommuniceerde maximumprijzen. Voor overige prijzen geldt dat steeds moet worden aangetoond dat die aantrekkelijk zijn voor het Graafschap College. Betreft Leverfrequentie (pag. 16) 12 Vraag U geeft aan dat ten minste vier maal per week op de genoemde locaties dient te worden geleverd. Dit zou echter betekenen dat de gemiddelde dropgrootte op 6 van de 9 locaties circa 200 of minder bedraagt en op 4 van de 9 locaties zelfs 100 of minder. Kunt u instemmen met het optimaliseren (verlagen) van de leverfrequentie voor de 'kleinste' (4) locaties teneinde de logistieke belasting voor zowel leverancier als ontvanger alsmede de milieubelasting te minimaliseren? Nee, daarmee stemmen we niet op voorhand in. Indien in overleg een, naar oordeel van het Graafschap College, adequate invulling gegeven kan worden aan leveren met een lagere frequentie kan dat onderwerp zijn van gesprek. Betreft Nalevering 13 Vraag Indien onverhoopt een foutieve levering plaatsvindt zullen wij deze uiteraard conform de door u gestelde eisen herstellen. Kunt u echter instemmen met het leveren van een gelijkwaardig of beter alternatief indien het door u bestelde product niet leverbaar mocht blijken? Het leveren van een alternatief kan voor de kantines indien het, naar oordeel van het Graafschap College, gelijkwaardig of beter is. Voor leveringen bestemd voor de horeca opleiding kan een alternatief alleen worden geboden na overleg met de besteller. Dat is alleen aan de orde voor later dan in het aanbestedingsdocument aangegeven bestelde artikelen, voor tijdig bestelde artikelen geldt een aflevergarantie van 100%. Betreft Temperatuurlijst 14 Vraag Datum genereren Nota van Inlichtingen: 26-05-2015 Pagina 4 of 6
Wij hebben helaas geen mogelijkheid om de ontvanger bij levering van een temperatuurlijst te voorzien. Uiteraard voldoen wij volledig aan de temperatuurnormen zoals geborgd in ons goedgekeurde en gecertificeerde HACCP-handboek. Daarnaast bieden wij de ontvanger te allen tijde de mogelijkheid om de temperatuur van de levering bij aankomst te controleren. Kunt u met deze werkwijze instemmen? Dat is akkoord. Bij onvolkomenheden van kwaliteit en/of afwijkingen van koel-/vriesproducten bij aflevering, worden de aangeboden producten geweigerd. Betreft Vraag gestuurd bestellen 15 Vraag Kunt u een representatief (gemiddeld of bovengemiddeld aantal artikelen) voorbeeld geven van een vraag gestuurde (Excel) order en deze toevoegen aan de tenderdocumenten, zodat Inschrijvers een goede inschatting kunnen maken van de werkwijze en de dienstverlening die hierop ingezet dient te worden? Zie bijlage in documenten op Tenderned. Betreft Wijziging afleveradressen 16 Vraag Wij gaan zonder meer akkoord met het kosteloos muteren van bestelpunten en afleveradressen. We willen hier echter wel bij benadrukken dat de overeen te komen leverfrequentie in verhouding dient te staan tot de omvang van de (nieuwe) locatie en de realisatie van de wijziging/aanvulling alleen binnen 2 dagen kan zijn gerealiseerd indien het Graafschap College de hiertoe benodigde basisgegevens heeft aangeleverd. Kunt u hiermee instemmen? Zoals aangegeven in de eisen wordt, ook op kleine locaties, minimaal vier keer per week geleverd. Dat zal ook gelden voor eventuele nieuwe locaties. Uiteraard zal het Graafschap College zo lang mogelijk vooraf de benodigde gegevens aanleveren inden een nieuw afleveradres ontstaat. Categorie Aanbestedingsprocedure Betreft Prijzen 17 Vraag Kunt u bevestigen dat het prijscomponent in deze aanbesteding bestaat uit het conformeren aan de door het Graafschap College gestelde maximale inkoopprijzen, inachtneming van de CPI bij het (jaarlijks) verwerken van prijsmutaties en beantwoording van open vraag 1 en een prijsaanbod op artikelniveau derhalve geen deel uitmaakt van de in te dienen stukken? Dat is correct, wel dient inschrijver in het antwoord op vraag 1 aan te geven hoe hij gaat aantonen dat het Graafschap College altijd de (voor het Graafschap College) beste prijs betaalt. Het antwoord op vraag 1 heeft betrekking op alle te leveren producten en goederen. De producten waarvoor maximale inkoopprijzen zijn opgegeven dienen, naar oordeel van het Graafschap College, minimaal van het kwaliteitsniveau te zijn dat tijdens de schouw is gepresenteerd. Betreft Contactpersoon 18 Vraag Datum genereren Nota van Inlichtingen: 26-05-2015 Pagina 5 of 6
Wij werken niet met een vaste contactpersoon, maar met een klantenteam dat zich louter richt op catering en opleidingen. op deze wijze kunnen wij onze klanten te allen tijde optimaal van dienst zijn, ook bij afwezigheid van één of meerdere personen binnen dit team. Kunt u derhalve instemmen met het benoemen van een vast klantenteam in plaats van een vast contactpersoon? Indien, naar oordeel van het Graafschap College, de contacten met het klantenteam hetzelfde resultaat opleveren als de contacten met een vaste contactpersoon is het benoemen van een klantenteam in plaats van een vaste contactpersoon geen probleem. Op voorhand stemmen we niet zonder meer in met het benoemen van een klantenteam in plaats van een vaste contactpersoon. Betreft Vraag gestuurd bestellen 19 Vraag Wij leveren aan meerdere horeca-opleidingen en herkennen de door het Graafschap College gewenste methode. Voor vele van onze klanten verzorgen wij echter jaarlijkse (of periodieke) sessies met de docenten waarin onze specialisten nieuwe trends en ontwikkelingen presenteren en workshops organiseren. Daarbij wordt tevens concrete invulling gegeven aan het lesprogramma. Hierdoor blijft het onderwijs actueel en wordt optimaal gebruik gemaakt van de expertise van specialisten. Bovendien is optimale beschikbaarheid van gangbare, maar ook van bijzondere producten hierdoor gegarandeerd. De feitelijke bestelling wordt vervolgens via het bestelsysteem gedaan, waarbij onze specialisten uiteraard rechtstreeks beschikbaar blijven voor bijzondere wensen. Kunt u instemmen met een dergelijke werkwijze (waarvan de details uiteraard nog zullen worden vastgelegd) als mogelijk alternatief voor het vraag gestuurd bestellen via Excel? De invulling van overdragen van kennis en ontwikkelingen zoals door u beschreven voldoet aan de gestelde eisen. De werkwijze bij bestellen blijft zoals opgenomen in het aanbestedingsdocument, tenzij wordt aangetoond dat een alternatieve werkwijze werkbaar is en voor het Graafschap College tot hetzelfde resultaat leidt. Op voorhand worden daarover geen toezeggingen gedaan. 20 Vraag Is het plaatsen van frisdrankautomaten op alle locaties van toepassing, ook op de (zeer kleine) locatie Winterswijk? Ja, op iedere locatie dient een frisdrankautomaat te worden voorzien. Datum genereren Nota van Inlichtingen: 26-05-2015 Pagina 6 of 6