Aanbestedingsdocument Europese openbare aanbesteding Food en non food

Transcriptie

1 Aanbestedingsdocument Europese openbare aanbesteding Food en non food Aanbestedende dienst: Graafschap College Opgesteld door: InkoopMeesters Datum: Versie 1.0

2 Voorwoord Dit aanbestedingsdocument bevat de informatie om een inschrijving te doen voor de Europese openbare aanbesteding Food en non food van het Graafschap College. In dit document worden de aanbestedende dienst, de opdracht, de procedure, de eisen ten aanzien van inschrijvers, de eisen en wensen ten aanzien van de opdracht en de wijze van beoordeling van inschrijvingen beschreven. Alle rondom de aanbesteding te nemen beslissingen worden in dit document beschreven en gemotiveerd Pagina 2 van 22

3 Inhoud 1. Inleiding aanbestedende dienst aan te besteden opdracht doelstelling van de opdracht omvang van de aan te besteden opdracht Randvoorwaarden voor de aan te besteden opdracht vereiste competenties bij de aan te besteden opdracht samenvoeging van opdrachten verdeling in percelen te sluiten overeenkomst toepasselijke Algemene Voorwaarden Procedure toepasselijke wetgeving toepasselijke procedure gunningscriterium planning contactpersoon onvolkomenheden in de aanbestedingsstukken vragen niet Nederlandse inschrijvers voorbehoud inschrijfkosten vertrouwelijkheid vormvereisten taal aanbieden inschrijving gestanddoening klachten Eisen ten aanzien van inschrijvers uitsluitingsgronden geschiktheidseisen Uniforme Eigen Verklaring Eisen en vragen ten aanzien van de opdracht eisen ten aanzien van de opdracht vragen ten aanzien van de opdracht varianten Beoordeling van inschrijvingen Pagina 3 van 22

4 5.1 toetsing aan de vormvereisten beoordeling van antwoorden op vragen rangschikking Vervolg Pagina 4 van 22

5 1. Inleiding In deze inleiding worden de aanbestedende dienst en de aan te besteden opdracht beschreven. De aan te besteden opdracht wordt beschreven aan de hand van de voor de aanbesteding relevante kenmerken. 1.1 aanbestedende dienst Het Graafschap College is de grootste mbo-instelling van de Achterhoek. Het Graafschap College biedt voor jong en oud beroepsopleidingen en educatie, gebaseerd op maatwerk en structuur. Het Graafschap creëert voor iedereen de mogelijkheid zich maximaal te ontplooien, vanuit de overtuiging dat iedereen talenten heeft. Zo draagt het Graafschap College bij aan een zo goed mogelijke voorbereiding op beroep en werk in elke levensfase. In bredere zin wil het Graafschap College aanzienlijk bijdragen aan de vitaliteit, leefbaarheid en het innoverend vermogen van de regio. Meer informatie op aan te besteden opdracht De aan te besteden opdracht kan als volgt worden gedefinieerd: Het conform de gestelde eisen leveren van food en non food producten voor de negen kantines en de horeca opleidingen van het Graafschap College doelstelling van de opdracht De doelstellingen van de aan te besteden opdracht zijn: Het Graafschap College contracteert één leverancier die in food en non food producten ten behoeve van de kantines en de horeca opleidingen kan voorzien. De kantines van het Graafschap College wordt in staat gesteld te blijven concurreren met voorzieningen in de omgeving op zowel prijs- als kwaliteitsniveau. De kantines van het Graafschap College ervaren toegevoegde waarde van de leverancier, hetgeen blijkt uit verhoging van de omzet uit verantwoorde voeding. Het Graafschap College wil vanuit kwaliteit en duurzaamheid het onderwijs blijven innoveren. Het Graafschap College wil niet innoveren op basis van hypes, maar innoveren als het nodig is om het doel (het opleiden van excellente vakmensen en volwaardige burgers) te bereiken Pagina 5 van 22

6 1.2.2 omvang van de aan te besteden opdracht De omvang van de opdracht wordt voor de horeca opleiding momenteel geschat op circa ,- exclusief BTW op jaarbasis na aftrek van de huidige schoolkorting. Daarnaast wordt circa exclusief BTW per jaar door de kantines besteedt. Het leveren van kantineproducten is van toepassing op onderstaande locaties: Plaats Adres % omzet totaal Aflevertijd uiterlijk Onderwijs kantine Doetinchem Slingelaan 1 49 Voor 8.00 uur Doetinchem Maria Montessorilaan Tussen uur Doetinchem Ruimzichtlaan Tussen uur Groenlo Schralenstein 2 7 Tussen uur Doetinchem Houtmolenstraat 9 7 Tussen uur Doetinchem Julianaplein 2 3 Tussen uur Doetinchem Grutbroek 17 3 Tussen uur Doetinchem Keppelseweg 26A 4 Tussen uur Winterswijk Haitsma Muilerweg 36 0,5 Tussen uur De food en non-food producten ten behoeve van het onderwijs worden alleen op de Maria Montessorilaan gebruikt. De producten voor kantines worden op 9 locaties afgenomen. De afname varieert per locatie, met name in volume Randvoorwaarden voor de aan te besteden opdracht Een randvoorwaarde aan deze opdracht is dat er één leverancier geselecteerd wordt die beide opdrachten gaat invullen. Inschrijver verkrijgt geen exclusiviteit voor leveringen. Dit geldt onder andere voor producten die door leerlingen zelf worden bereid, wijn, koffie en bakkerijgrondstoffen. Bake off producten kunnen door de te contracteren leverancier worden geleverd, voor verse broodproducten wordt in overleg tussen de te contracteren leverancier en het Graafschap College, tijdens de verificatie van de inschrijving, een bakker geselecteerd. Wanneer het voor de onderwijsactiviteiten relevant is, naar oordeel van het Graafschap College, zullen producten bij andere leveranciers worden ingekocht. Producten die door leerlingen zelf geproduceerd worden, bijvoorbeeld in de bakkerij, worden in andere delen van de organisatie in- /verkocht. Non food betreft gebruiks- en verbruiksartikelen gerelateerd aan food. Apparatuur en gereedschappen zijn geen onderdeel van non food. Inschrijver dient bij te dragen aan de onderwijsactiviteiten van het Graafschap College door minimaal twee beroepspraktijkvormingsplaatsen (stages) per schooljaar aan te bieden vereiste competenties bij de aan te besteden opdracht Voor uitvoering van de aan te besteden opdracht is een aantal competenties relevant waarover inschrijvers dienen te beschikken. Inschrijvers kunnen verklaren over de gevraagde competenties te beschikken en dat na gunning aantonen door opgave van referenties (zie paragraaf 3.3). De vereiste kerncompetenties zijn: Pagina 6 van 22

7 Het leveren van een breed assortiment (qua diversiteit aan artikelen en verschillende kwaliteitsniveaus) food en non food producten; Het pro actief ondersteunen, begeleiden en adviseren van opdrachtgevers om te komen tot meer inzet van onder andere nieuwe (streek)producten en seizoen acties in het onderwijs; Het pro actief ondersteunen, begeleiden en adviseren van opdrachtgevers om te komen tot een uitgebreid assortiment verantwoorde en betaalbare voeding, omzetverhoging, beperking van afvalstromen en verbetering van duurzaamheid in kantines samenvoeging van opdrachten In deze aanbesteding is sprake van samenvoeging van opdrachten. De samenvoeging betreft het samenvoegen van diverse productgroepen voor zowel de kantines als de horeca opleidingen. De reden daarvoor is dat het Graafschap College zaken wil doen met één leverancier. Door de opdrachten samen te voegen blijft het aantal contracten voor het Graafschap College beter beheersbaar. Daarnaast zullen (financiële) voordelen behaald worden op onder andere het gebied van logistiek verdeling in percelen De opdracht is niet verdeeld in percelen te sluiten overeenkomst De aanbesteding zal leiden tot een overeenkomst met één leverancier voor levering van food en non food producten ten behoeve van de cateringactiviteiten en een overeenkomst met dezelfde leverancier ten behoeve van de horeca opleidingen. Er is sprake van twee overeenkomsten met elk een maximale looptijd van 8 jaar en een wederzijdse tussentijdse opzegtermijn van zes maanden. In de bijlagen bij dit document is een concept overeenkomst opgenomen. Inschrijvers kunnen via de vragenronde (zie paragraaf 2.7) tekstsuggesties doen. De aanbestedende dienst zal de suggesties beoordelen en overwegen of ze worden overgenomen. De bij de Nota van Inlichtingen te publiceren overeenkomst is definitief. Niet overgenomen tekstsuggesties worden gemotiveerd afgewezen in de Nota van Inlichtingen. De aanbestedingsstukken maken onlosmakelijk onderdeel uit van de te sluiten overeenkomst. In geval van tegenstrijdigheden geldt de volgende rangorde van documenten: 1. Overeenkomst 2. Nota`s van Inlichtingen (laatste versie als hoogste in de rangorde) 3. Aanbestedingsdocument inclusief bijlagen 4. Algemene Voorwaarden van opdrachtgever 5. Inschrijving van opdrachtnemer toepasselijke Algemene Voorwaarden Op de aan te besteden opdracht zijn de Algemene Inkoopvoorwaarden FSR Diensten en leveringen van toepassing Pagina 7 van 22

8 2. Procedure In dit hoofdstuk wordt de te volgen aanbestedingsprocedure beschreven. 2.1 toepasselijke wetgeving Op deze aanbesteding is de Richtlijn 2004/18/EG van 31 maart 2004 van toepassing, die in Nederland geïmplementeerd is via de Aanbestedingswet 2012, inwerkingtreding op 1 april Daarnaast zijn het Aanbestedingsbesluit van 19 februari 2013 en daarmee de Gids Proportionaliteit van toepassing op deze aanbestedingsprocedure. 2.2 toepasselijke procedure Op basis van de Aanbestedingswet en het inkoopbeleid van het Graafschap College is gekozen een Europese aanbestedingsprocedure te volgen. De reden daarvoor is dat de waarde van de opdracht de drempelwaarde voor Europese aanbestedingen overschrijdt. Het Graafschap College organiseert een openbare aanbestedingsprocedure. Die keuze wordt als volgt gemotiveerd: Aspect Kenmerk Procedure Omvang van de opdracht Groot Openbare procedure Transactiekosten Laag Openbare procedure Aantal potentiële inschrijvers Laag Openbare procedure Complexiteit van de opdracht Gemiddeld Openbare procedure Type opdracht Functioneel gespecificeerd Openbare procedure Karakter van de markt Weinig aanbieders Openbare procedure Alle argumenten leiden tot een openbare procedure. De omvang van de opdracht is aanzienlijk. In verhouding tot de omvang van de opdracht zijn de kosten voor de inschrijvingen beperkt. De transactie kostenzijn laag, vanwege de beperking van het aantal eisen in de aanbestedingsdocumenten. Dat leidt ertoe dat een openbare procedure niet een onnodige belasting voor inschrijvers met zich meebrengt. Het aantal potentiële inschrijvers is laag. Ook dat leidt ertoe dat een openbare procedure het meest voor de hand liggend is. De complexiteit van de opdracht is gemiddeld. Inschrijvers zullen in staat zijn de opdracht in te vullen waardoor een openbare procedure gerechtvaardigd is. De opdracht wordt functioneel gespecificeerd. Dat geeft inschrijvers de ruimte hun eigen oplossing te presenteren. Die ruimte wordt vergroot door toepassing van een openbare procedure. Omdat er relatief weinig aanbieders zijn ligt een openbare procedure eveneens voor de hand. 2.3 gunningscriterium Het gunningscriterium bij deze opdracht is de Economisch Meest Voordelige Inschrijving. Het criterium wordt in het hoofdstuk over beoordeling van de inschrijvingen nader uitgewerkt Pagina 8 van 22

9 2.4 planning De aanbesteding zal verlopen volgens de planning in onderstaande tabel: Actie Einddatum Aankondiging opdracht via Tenderned Schouw kantine Schouw horeca afdeling Sluiting termijn voor het stellen van vragen Publicatie Nota van Inlichtingen Sluiting tweede vragentermijn n.a.v. Nota van Inlichtingen Publicatie 2 e Nota van Inlichtingen Sluiting inschrijvingen , uur Verificatie aanbod winnende inschrijver Communiceren gunningsbesluit Einde standstill termijn Ingangsdatum overeenkomst 1 augustus 2015 Start onderwijs Het is aanbestedende dienst toegestaan wijzigingen aan te brengen in de planning. Wijzigingen zullen met inschrijvers worden gecommuniceerd. 2.5 contactpersoon De contactpersoon voor de gehele aanbestedingsprocedure is Suzanne van den Reek van InkoopMeesters, hierna genoemd de contactpersoon. Gedurende deze procedure is zij het aanspreekpunt voor alle partijen. Bij afwezigheid wordt haar taak waargenomen door Jean-Paul Roegies van InkoopMeesters. Het is inschrijvers niet toegestaan andere personen bij de aanbestedende dienst te benaderen over zaken die verband houden met de aanbesteding. Informatie die niet afkomstig is van de contactpersoon of haar vervanger is niet relevant voor de aanbesteding. Alle communicatie omtrent deze aanbesteding dient te geschieden via Tenderned, en voor communicatie waarop Tenderned niet is ingericht per post@inkoopmeesters.nl. 2.6 onvolkomenheden in de aanbestedingsstukken Dit document is met zorg opgesteld. Het is echter mogelijk dat, in de ogen van inschrijvers, fouten en onvolkomenheden in het document zijn geslopen. Een geconstateerde fout of onvolkomenheid kan direct na constatering worden gemeld aan de opgegeven contactpersoon. Binnen vijf werkdagen wordt op de melding gereageerd. Als blijkt dat naderhand dit document onvolkomenheden bevat en deze niet door de Inschrijver zijn opgemerkt, zijn deze voor risico van de Inschrijver. 2.7 vragen Vragen over de aanbesteding kunnen voor de in de planning genoemde datum via TenderNed worden ingediend. Vragen dienen voorzien te zijn van een verwijzing naar de bron van de vraag. De vragen worden daar uiterlijk op de datum van publicatie van de Nota van Inlichtingen beantwoord. Naar aanleiding van de Nota van Inlichtingen kunnen verduidelijkingsvragen worden gesteld, maar Pagina 9 van 22

10 alleen als die vragen betrekking hebben op de Nota van Inlichtingen. Nieuwe vragen worden niet in behandeling genomen. Eventuele tekstsuggesties voor de concept overeenkomst worden in de Nota van Inlichtingen beoordeeld en eventueel overgenomen. Onderdeel van de Nota van Inlichtingen is een definitieve overeenkomst. 2.8 niet Nederlandse inschrijvers Inschrijvers die niet bekend zijn met verplichtingen ten aanzien van belastingen, milieubescherming, arbeidsbescherming en arbeidsvoorwaarden kunnen zich laten informeren door een van de Kamers van Koophandel en Fabrieken. Inschrijvers zonder vestiging in Nederland dienen bij hun inschrijving een schriftelijke bevestiging te voegen waarin wordt verklaard, dat bij het opstellen van de inschrijving rekening is gehouden met de verplichtingen uit hoofde van de bepalingen inzake de arbeidsbescherming en arbeidsvoorwaarden die gelden in Nederland. 2.9 voorbehoud Aanbestedende dienst behoudt zich het recht voor om op elk moment de aanbesteding geheel of gedeeltelijk, tijdelijk of definitief te stoppen. Inschrijvers hebben in een dergelijke situatie geen recht op vergoeding van enigerlei kosten, gemaakt in het kader van deze aanbesteding. Door het uitbrengen van een inschrijving verklaart de inschrijver zich akkoord met deze voorwaarde Inschrijfkosten Aan het opstellen en uitbrengen van een inschrijving, met inbegrip van eventueel te verstrekken nadere inlichtingen, zijn voor de aanbestedende dienst geen kosten verbonden. Eventuele kosten en/of schaden welke (kunnen) ontstaan door het niet gunnen van deze aanbesteding (aan inschrijver) zijn voor risico van inschrijver vertrouwelijkheid Aanbestedende dienst behandelt alle in het kader van deze aanbesteding informatie vertrouwelijk. Inschrijvingen worden niet geretourneerd maar na verstrijken van de beroepstermijn (zes maanden na ondertekening van de overeenkomst) vernietigd. De aanbestedingsstukken van aanbestedende dienst zijn openbaar. In de overeenkomst met de inschrijver waaraan de opdracht wordt gegund zal de wederzijdse vertrouwelijkheid van informatie gedurende en na de contractperiode worden vastgelegd vormvereisten taal Inschrijvingen dienen te worden opgesteld in de Nederlandse taal. Daar waar brochures, technische beschrijvingen en andere bronnen gevraagd worden kan, indien die bronnen alleen in het Engels beschikbaar zijn, worden volstaan met Engelstalige informatie. Correspondentie, contacten en het contracteren zullen eveneens in de Nederlandse taal geschieden Pagina 10 van 22

11 aanbieden inschrijving Inschrijvingen dienen digitaal, via Tenderned, te worden ingediend. Daarbij dienen de volgende documenten te worden toegevoegd: Onderdeel inschrijving Naam document Formaat Aanbiedingsbrief Brief <naam inschrijver> PDF Uniforme eigen verklaring UEV < naam inschrijver> PDF Antwoorden op open vragen Antwoorden <naam inschrijver> Word Inschrijvers dienen de antwoorden op open vragen geanonimiseerd in te dienen. Inschrijven in combinatie is toegestaan. Aanbestedende dienst wenst gedurende de looptijd van de te sluiten overeenkomst één aanspreekpunt namens de combinatie. Combinanten dienen in hun inschrijving duidelijk aan te geven wie het aanspreekpunt voor Aanbestedende dienst zal is gestanddoening Inschrijver dient zijn inschrijving 90 dagen gestand te doen klachten Klachten over deze aanbesteding kunnen worden gericht aan de contactpersoon voor klachten in deze aanbesteding. Naam adres Klachtenmeldpunt FSR Een klacht wordt binnen vijf werkdagen behandeld Pagina 11 van 22

12 3. Eisen ten aanzien van inschrijvers Ten aanzien van inschrijvers gelden uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen. Indien één of meer van de in dit hoofdstuk genoemde uitsluitingsgronden op u van toepassing zijn, wordt u uitgesloten van inschrijving op deze aanbesteding. Dat gebeurt ook als u niet kunt voldoen aan één of meer van de in dit hoofdstuk genoemde geschiktheidseisen. 3.1 uitsluitingsgronden Onderstaande uitsluitingsgronden zijn van toepassing: Inschrijven kunnen: Ondernemingen die, en ondernemingen waarvan de bestuurders, in de afgelopen vier jaar niet bij een rechterlijke uitspraak die kracht van gewijsde heeft is (zijn) veroordeeld wegens: a. deelneming aan een criminele organisatie in de zin van artikel 2, eerste lid, van Gemeenschappelijk Optreden 98/733/JBZ van de Raad, (PbEG 1998, L 351); b. omkoping in de zin van artikel 3 van het besluit van de Raad van 26 mei 1997 (PbEG 1997, L 195) respectievelijk artikel 3, eerste lid, van Gemeenschappelijk Optreden 98/742/JBZ van de Raad (PbEG 1998, L 358); c. fraude in de zin van artikel 1 van de Overeenkomst aangaande de bescherming van de financiële belangen van de Gemeenschap (PbEG 1995, C 316); d. witwassen van geld in de zin van artikel 1 van richtlijn nr. 91/308/EEG van de Raad van 10 juni 1991 tot voorkoming van het gebruik van het financiële stelsel voor het witwassen van geld (PbEG L 1991, L 166) zoals gewijzigd bij richtlijn nr. 2001/97/EG van het Europees Parlement en de Raad (PbEG L 2001, 344). Als veroordelingen als bedoeld onder a, b,c, of d worden in ieder geval aangemerkt veroordelingen op grond van artikel 140, 177, 177a, 178, 225, 226, 227, 227a, 227b of 323a, 328ter, tweede lid, 420bis, 420ter of 420quater van het Wetboek van Strafrecht. en: niet verkeren in staat van faillissement of liquidatie, diens werkzaamheden niet zijn gestaakt, jegens hem geen surseance van betaling of een (faillissements-)akkoord geldt, of niet verkeert in een andere vergelijkbare toestand ingevolge een soortgelijke procedure die voorkomt in de op hem van toepassing zijnde wet- of regelgeving. Deze facultatieve uitsluitingsgrond wordt toegepast om aannemelijk te maken dat een gegunde opdracht daadwerkelijk kan worden uitgevoerd. en: waartegen geen onherroepelijk geworden rechterlijke uitspraak is gedaan op grond van de op hem van toepassing zijnde wet- en regelgeving wegens overtreding van een voor hem relevante beroepsgedragsregel Pagina 12 van 22

13 Deze facultatieve uitsluitingsgrond wordt toegepast omdat de aanbestedende dienst niet wenst te werken met een Opdrachtnemer die binnen de periode van vier jaar voorafgaand aan het moment van indienen van een verzoek tot deelname of een Offerte onherroepelijk voor genoemde overtreding veroordeeld is. en: die heeft voldaan aan verplichtingen op grond van op hem van toepassing zijnde wettelijke bepalingen met betrekking tot betaling van sociale zekerheidspremies of belastingen. Deze facultatieve uitsluitingsgrond wordt toegepast omdat de aanbestedende dienst risico`s in het kader van de Wet Ketenaansprakelijkheid zoveel mogelijk wil vermijden. en: die zich niet in ernstige mate schuldig heeft gemaakt aan valse verklaringen bij het verstrekken van inlichtingen die door een aanbestedende dienst van hem waren verlangd of hij heeft die inlichtingen niet verstrekt. Deze facultatieve uitsluitingsgrond wordt toegepast indien Inschrijver of gegadigde onherroepelijk veroordeeld is omdat de aanbestedende dienst niet wenst te werken met een Opdrachtnemer die binnen de periode van vier jaar voorafgaand aan het moment van indienen van een verzoek tot deelname of een Offerte onherroepelijk voor genoemde overtreding veroordeeld is. Inschrijvers kunnen verklaren dat de uitsluitingsgronden niet op hen van toepassing zijn door het rechtsgeldig ondertekenen van de Uniforme Eigen Verklaring. 3.2 geschiktheidseisen Geschiktheidseisen hebben betrekking op de financiële en economische draagkracht en op de technische- of beroepsbekwaamheid. De volgende geschiktheidseisen zijn van toepassing: Inschrijver is financieel in staat de opdracht gedurende de beoogde looptijd uit te voeren, de eis is een solvabiliteit (eigen vermogen/ totaal vermogen) over de jaren 2013 en 2014 van tenminste 20%; Inschrijver beschikt over een kwaliteitssysteem dat gericht is op het verhogen van de klanttevredenheid door te voldoen aan de eisen en wensen van de klant en aan de wettelijke eisen die van toepassing zijn op de diensten en producten van inschrijver. Daarnaast dient inschrijver de bedrijfsprocessen aantoonbaar te beheersen. Inschrijver is afdoende verzekerd voor bedrijfsaansprakelijkheid. Een afdoende verzekering dekt de schade waarvoor opdrachtnemer aansprakelijk is conform de overeenkomst. Inschrijver dient te beschikken over één referentiebeschrijving per kerncompetentie, die naar oordeel van het Graafschap College, onomstotelijk aantonen dat inschrijver beschikt over de vereiste kerncompetenties. De referenties mogen niet ouder zijn dan drie jaar op het moment van inschrijven. Inschrijver kan verklaren te voldoen aan de minimumeisen door het rechtsgeldig ondertekenen van de Uniforme Eigen Verklaring Pagina 13 van 22

14 3.3 Uniforme Eigen Verklaring Door invullen en rechtsgeldig ondertekenen van de bijgevoegde Uniforme Eigen Verklaring kunnen inschrijvers verklaren dat de uitsluitingsgronden niet op hen van toepassing zijn en dat wordt voldaan aan de geschiktheidseisen. Binnen 10 dagen na het communiceren van het gunningsbesluit dient de inschrijver aan wie de opdracht gegund wordt de volgende bewijsstukken overleggen: - Gedragsverklaring aanbesteden, niet ouder dan twee jaar op het moment van indienen van een inschrijving, om aan te tonen dat de uitsluitingsgronden in artikel 2.86 en 2.87 onderdelen b en c van de Aanbestedingswet niet van toepassing zijn. - Een uittreksel van inschrijving bij de Kamer van Koophandel, niet ouder dan 6 maanden op het moment van inschrijven, om aan te tonen dat de uitsluitingsgrond in artikel 2.87 onderdeel a van de Aanbestedingswet niet op hem van toepassing is. - Een verklaring van de Belastingdienst, niet ouder dan 6 maanden op het moment van indienen van een inschrijving, om aan te tonen dat de uitsluitingsgrond in artikel 2.87 onderdeel d van de Aanbestedingswet niet op hem van toepassing is. - Een overzicht van financiële ratio s waaruit blijkt dat inschrijver voldoet aan de eis ten aanzien van solvabiliteit over de jaren 2013 en Een kopie van de polis voor bedrijfsaansprakelijkheid of een verklaring van de verzekeraar waaruit blijkt dat de verzekering de bedragen waarvoor Opdrachtnemer aansprakelijk kan worden gesteld dekt. - Referentiebeschrijvingen om aan te tonen dat inschrijver beschikt over de gevraagde kerncompetenties. De referentie mag niet ouder zijn dan drie jaar op het moment van inschrijven Pagina 14 van 22

15 4. Eisen en vragen ten aanzien van de opdracht Dit hoofdstuk bevat eisen ten aanzien van de opdracht. Eisen zijn hard, hetgeen betekent dat inschrijvers bij uitvoering van de opdracht aan de eisen dienen te voldoen en daarmee rekening dienen te houden bij het opstellen van een inschrijving. Vragen zijn bedoeld om antwoorden te verkrijgen die beoordeeld zullen worden als (sub)gunningscriterium. 4.1 eisen ten aanzien van de opdracht In deze paragraaf worden eisen ten aanzien van de opdracht opgenomen. De geformuleerde eisen staan in relatie tot de opdracht. Algemene eisen: Inschrijver voldoet aan alle wet- en regelgeving, waaronder de HACCP, welke van toepassing zijn of betrekking hebben op de houdbaarheid, de hygiëne, de opslag en het transport van levensmiddelen. Ten aanzien van het plaatsen van bestellingen heeft het Graafschap College een vaste contactpersoon met wie de bestellingen worden afgehandeld. Tijdens vakanties of afwezigheid wordt een vervangende medewerker beschikbaar gesteld door inschrijver. Inschrijver biedt toegang tot een elektronische catalogus, waaruit door het Graafschap College elektronisch besteld kan worden. In deze elektronische catalogus worden de specificaties en de netto en bruto prijzen van het product vermeld. Het beheer van de catalogus ligt bij inschrijver. Er is per locatie van het Graafschap College een vrije keuze in het assortiment van inschrijver. Leveringen vinden plaats voor 8.00 uur, leveringen worden door inschrijver tot aan de plaats van bestemming binnen de gebouwen gebracht. Inschrijver zal in geen geval order en/of administratiekosten in rekening brengen ongeacht de omvang van de bestelling. De artikelen moeten zodanig worden verpakt dat de verpakking tijdens vervoer en opslag voldoende bescherming biedt tegen invloeden van buitenaf. Inschrijver dient bij elke levering een temperatuurlijst en pakbon te leveren. Op deze pakbon staan de volgende items vermeld: o Ordernummer o Naam van het product o Naam van de besteller o Het geleverde aantal stuks o Kwaliteit (indien van toepassing) o Afleverdatum o Afleverlocatie In geval van foutieve en/ of beschadigde levering vindt herlevering plaats van de juiste artikelen. Dat gebeurt uiterlijk binnen één (1) werkdag. Inschrijver draagt, tegelijk met de herlevering, zorg voor het retour halen van de foutieve of beschadigde levering. Inschrijver draagt, zonder opgave van kosten, zorg voor het retour nemen van onjuist geleverde artikelen als daarvan uiterlijk binnen tien (10) werkdagen melding is gemaakt. Indien niet binnen de afgesproken levertijden geleverd kan worden, behoudt het Graafschap College het recht het gevraagde bij een andere leverancier aan te schaffen. Het Graafschap College kan gedurende de looptijd van de overeenkomst de contactpersonen, de bestelpunten en de afleveradressen kosteloos wijzigen/ aanvullen. Een aanvraag voor wijziging/ aanvulling dient binnen 2 werkdagen vanaf datum aanvraag te zijn gerealiseerd Pagina 15 van 22

16 Inschrijver zal bij levering alle door het Graafschap College aangeboden (lege) emballage en rolcontainers retour nemen. Er wordt geen statiegeld op emballage gerekend. Eens per kwartaal vindt een afrekening van (eventueel verdwenen) emballage plaats. Deze kosten worden apart gefactureerd. Inschrijver organiseert diverse keren per jaar acties/ aanbiedingen en informeert het Graafschap College hier tijdig over zonder dat men daar naar hoeft te vragen. Inschrijver is in staat alle verse producten op maat, conform bestelling, in kleinere- en stuks verpakkingen te leveren. Inschrijver denkt mee en toont een proactieve houding ten aanzien van verantwoord eten. Kantines: Leveringen vinden zeer regelmatig, minimaal vier keer per week, plaats. Bestellingen kunnen tot uur geplaatst worden voor levering op de volgende werkdag voor 8.00 uur. Inschrijver levert Coca Cola en andere A-merken. Inschrijver plaatst op elke locatie één frisdrankautomaat, met uitzondering van de locatie Slingelaan hier dienen twee automaten te worden geplaatst. De frisdrankautomaten worden gevuld met A-merken frisdrank. Inschrijver zet een vaste chauffeur in voor alle locaties. Leveringen veroorzaken zo min mogelijk overlast voor het onderwijs. Inschrijver denkt mee in de mogelijkheden voor het verhogen van de omzet van de kantines. Om de concurrentie met verkooppunten in de omgeving het hoofd te bieden en op die manier leerlingen tijdens pauzes en overige vrije momenten te binden aan de schoollocaties van het Graafschap College zijn lage verkoopprijzen in de kantines essentieel. Om die reden wordt een aanzienlijk deel van het assortiment ten behoeve van kantines gekoppeld aan maximum inkoopprijzen voor het Graafschap College. De maximumprijzen bedragen: Product Maximale inkoopprijs inclusief BTW broodjes Witte bolletje 0,19 Meergranen broodje 0,24 Zonnestraaltje 0,33 Bruin bolletje 0,16 Saucijzen 0,56 Appelflappen 0,49 Roombroodjes 0,70 Ham/kaas croissant 0,55 Belegde broodjes 0,44 Luxe broodjes 1,38 Snacks Div. snacks 0,50 Bal gehakt, braadworst 0,69 Pizza punt 1,05 Zuivel Melk/beker 0,55 Karnemelk 0,59 Breaker light 1,30 Optimel light 0,96 Hero fruit to go 1,29 Hero portie fruit 1,39 Sourcy holy Soda 1,03 Sourcy div. water 0,96 Fruit2day 1,29 Vifit 0,92 Soepen Pagina 16 van 22

17 Soep van de dag excl. zout 0,34 kippensoep 0,36 Sport- frisdranken Coca Cola producten light 0,83 Rivella 1,00 Mineraal water 0,37 Extran 0,50 Light Fristi/chocolademelk 0,78 Warme dranken Koffie/thee 0,20 Snoep Diverse soorten 0,56 Kinder-maxi, lolly 0,28 Venco drop suikervrij 0,72 katja suikervrij 0,73 Fruit Fruitbakjes 100 gram 0,61 Sinaasappel 0,33 Appel 0,23 Kiwi 0,27 Banaan 0,60 Salades Salade op yoghurt basis 150 gram 1,38 Salade op yoghurt basis 200 gram 1,66 Fruitsalade 150 gram 1,25 Huzarensalde 0,33 Op het niveau van productgroepen worden jaarlijks de volgende aantallen afgenomen: Productgroep Afname per jaar in aantallen Frisdrank Snacks Snoep Zuivel Soepen Fruit Broodjes Salades Voor broodproducten geldt dat grofweg de afname ten behoeve van de locatie Slingelaan (circa 50%) als bake off product wordt ingekocht. Op de andere locaties wordt niet afgebakken. De genoemde inkoopprijzen zijn gemiddelden tussen bake off en afgebakken producten, op basis van een verdeling van 50 om 50%. De genoemde artikelen worden bij de schouw van kantines gepresenteerd. Na beoordeling wordt het aanbod van de dan als eerste gerangschikte inschrijver geverifieerd. De aangeboden artikelen dienen, naar oordeel van het Graafschap College, vergelijkbaar te zijn met het huidige assortiment. Indien geconstateerd wordt dat dat niet het geval is dient de als eerste gerangschikte inschrijver alternatieven aan te bieden die voldoen aan de eisen van het Graafschap College, tegen de kosten die in bovenstaand overzicht genoemd staan. De prijs voor de genoemde producten is op peil van het moment van inschrijven. Bij interpretatie verschillen over de omschrijving van producten na gunning is de interpretatie van het Graafschap College leidend. Bij het begin van ieder schooljaar kunnen de prijzen Pagina 17 van 22

18 worden geïndexeerd met de CPI voor alle huishoudens (2006=100) over het voorgaande kalenderjaar. Horeca opleidingen: Leveringen vinden dagelijks plaats. Bestellingen kunnen tot uur geplaatst worden voor levering op de volgende werkdag voor 8.00 uur. De bestellingen worden gesorteerd per bestelling, per besteller, op naam en gecodeerd op een aparte kar aangeleverd. Circa 30% van de bestellingen betreffen reguliere bestellingen die via het bestelsysteem worden geplaatst. Het Graafschap College streeft ernaar reguliere bestellingen een week voor de gewenste afleverdatum te communiceren. De overige circa 70% van de bestellingen betreft maatwerk. Het Graafschap College streeft ernaar bestellingen voor maatwerk drie werkdagen voor de gewenste afleverdatum te communiceren. Voor alle tijdig gecommuniceerde bestellingen geldt 100% aflevergarantie. Vraag gestuurd bestellen dient mogelijk te zijn, docenten wensen niet door een systeem heen te spitten op zoek naar het beste product. Maatwerkleveringen worden voor zover mogelijk drie werkdagen voor de betreffende les door de docent in Excel naar een vaste contactpersoon van inschrijver gecommuniceerd. Uiterlijk de volgende werkdag wordt er door inschrijver contact opgenomen met besteller om de bestelling te controleren en te bevestigen. Leerlingen dienen ten behoeve van hun examens rechtstreeks bestellingen in bij leverancier, 100% van de bestellingen dient correct aangeleverd te worden. Kwaliteit van de producten dient uitstekend te zijn, de horeca opleidingen wenst niet te werken met de huismerken, tenzij absolute gelijkwaardigheid, naar oordeel van het Graafschap College, is aangetoond ten opzichte van de A-merken. 4.2 vragen ten aanzien van de opdracht Inschrijvers dienen antwoord te geven op onderstaande vragen. Vragen dienen geanonimiseerd beantwoord te worden. Per antwoord is maximaal één pagina A4 beschikbaar. 1. Hoe draagt inschrijver gedurende de contractduur er aantoonbaar voor zorg dat voor het Graafschap College de beste prijs wordt gegarandeerd en dat door middel van slim inkopen de kosten voor food- en non-food zo laag mogelijk gehouden worden? Het Graafschap College streeft ernaar een leverancier te kiezen die tegen een zo aantrekkelijk mogelijk tarief producten van de beste kwaliteit levert aan het Graafschap College. 2. Hoe zorgt inschrijver ervoor dat het Graafschap College met behulp van advies, training en workshops optimaal kan profiteren van nieuwe ontwikkelingen in de markt, zoals de opkomst van streekproducten? Het Graafschap College streeft ernaar dat studenten, docenten en medewerkers op de hoogte blijven van en leren werken met de nieuwste producten. Het Graafschap College hecht er veel waarde aan studenten, docenten en medewerkers kennis te laten maken met regionale producten. 3. Hoe zorgt inschrijver ervoor dat het Graafschap College wordt begeleid, geadviseerd en ondersteund bij het continu verbeteren van de kwaliteit en de omzet van de kantines? Het Graafschap College streeft ernaar voorop te blijven lopen in de kostendekkende exploitatie van de kantines, om zodoende leerlingen zoveel mogelijk te binden aan de locaties van het Graafschap College. 4. Hoe organiseert inschrijver de logistieke processen rondom het bestellen en leveren bij het Graafschap College? Het Graafschap College streeft naar een zo eenvoudig en flexibel Pagina 18 van 22

19 mogelijk, vraag gestuurd bestelproces, waarbij bestellers geen artikelcodes etc. hoeven te gebruiken. Leveringen dienen zo efficiënt en duurzaam mogelijk plaats te vinden, onderwijsactiviteiten mogen geen hinder ondervinden van de leveringen. Er dient naar tevredenheid van het Graafschap College een oplossing te worden geboden wanneer een gewenst product niet op voorraad of leverbaar is. Vanaf de eerste schooldag na ingaan van de overeenkomst dient de levering zonder problemen te geschieden. 5. Hoe draagt inschrijver zorg voor een kwaliteit van producten die, naar oordeel van het Graafschap College, aansluit bij de ambities van de horeca opleidingen van het Graafschap College? Het Graafschap College wenst, naar oordeel van het Graafschap College, onvoorwaardelijk te kunnen beschikken over producten met tenminste de gevraagde kwaliteit. 4.3 varianten Het indienen van varianten is niet toegestaan Pagina 19 van 22

20 5 Beoordeling van inschrijvingen In dit hoofdstuk wordt beschreven hoe inschrijvingen worden beoordeeld. 5.1 toetsing aan de vormvereisten Tijdig ingediende inschrijvingen worden allereerst getoetst aan het voldoen aan de vormvereisten. Inschrijvingen die niet aan de vormvereisten voldoen worden uitgesloten van verdere beoordeling. Door het indienen van een inschrijving verklaart inschrijver akkoord te gaan met alle gestelde eisen. 5.3 beoordeling van antwoorden op vragen Van inschrijvingen die voldoen aan de eisen ten aanzien van de opdracht worden de antwoorden op de vragen beoordeeld. Dat gebeurt aan de hand van onderstaand beoordelingskader. Score 0 punten 1/4 van het maximaal te behalen aantal punten 2/4 van het maximaal te behalen aantal punten 3/4 van het maximaal te behalen aantal punten 4/4 van het maximaal te behalen aantal punten Kenmerken beantwoording De Inschrijver geeft aan niet te voldoen aan de doelstellingen achter de vraag. De Inschrijver geeft invulling aan de doelstelling achter de vraag en geeft een toelichting waaruit blijkt dat de Inschrijver daarop beperkingen inbrengt. De Inschrijver geeft invulling aan de doelstellingen achter de vraag en geeft hierbij geen toelichting, óf de Inschrijver geeft invulling aan de doelstellingen achter de vraag en geeft hierbij een toelichting waaruit niet blijkt dat de door de Inschrijver aangeboden dienstverlening c.q. mogelijkheden een meerwaarde oplevert/opleveren voor de realisatie van de doelstellingen. Het antwoord van de Inschrijver geeft invulling aan de doelstellingen achter de vraag en de Inschrijver geeft hierbij een toelichting waaruit blijkt dat de door de Inschrijver aangeboden dienstverlening c.q. de mogelijkheden die de Inschrijver biedt een meerwaarde kan/kunnen opleveren bij het realiseren van de doelstellingen. Het antwoord van de Inschrijver geeft invulling aan de doelstellingen achter de vraag en de Inschrijver geeft hierbij een toelichting waarin wordt beargumenteerd dat de door de Inschrijver aangeboden dienstverlening aantoonbare en aanvullende mogelijkheden biedt die zeker meerwaarde opleveren ten opzichte van de doelstellingen. De volgende aantallen punten zijn per vraag te halen: Vraag Maximaal aantal punten Pagina 20 van 22

21 5.5 rangschikking De inschrijvingen worden gerangschikt, waarbij de inschrijver met het hoogste aantal punten voor kwaliteit op de eerste plaats staat. Na beoordeling wordt het aanbod van de dan als eerste gerangschikte inschrijver geverifieerd Pagina 21 van 22

22 6 Vervolg Nadat inschrijvingen op basis van de scores voor kwaliteit gerangschikt zijn en het aanbod van de als dan eerste gerangschikte inschrijver is geverifieerd, wordt aan de winnende inschrijver een gunningsbericht verstuurd. Tegelijkertijd ontvangen overige inschrijvers een bericht van afwijzing. In de afwijzing wordt aangegeven aan welke inschrijver de opdracht wordt gegund en wat de verschillen zijn tussen de winnende inschrijving en de inschrijving van de afgewezen inschrijver. Na ontvangst van een afwijzingsbrief kan een afgewezen inschrijver bezwaar aantekenen. Dat dient te gebeuren voor afloop van de in de planning van deze aanbesteding standstill termijn door het betekenen van een kort geding bij de rechtbank Gelderland Na afronding van de procedure zal aanbestedende dienst een procesverbaal van gunning opstellen Pagina 22 van 22