Aanbestedingsdocument Europese openbare aanbesteding Verhuizingen

Transcriptie

1 Aanbestedingsdocument Europese openbare aanbesteding Verhuizingen Aanbestedende dienst: ROC ID College en ROC Leiden Opgesteld door: InkoopMeesters Datum: 13 april 2017 Versie definitief

2 Voorwoord Dit aanbestedingsdocument bevat de informatie om een inschrijving te doen voor de Europese openbare aanbesteding Verhuizingen van ROC ID College en ROC Leiden. In dit document worden de aanbestedende dienst, de opdracht, de procedure, de eisen ten aanzien van inschrijvers, de eisen en vragen ten aanzien van de opdracht en de wijze van beoordeling van inschrijvingen beschreven. Alle rondom de aanbesteding te nemen beslissingen worden in dit document beschreven en gemotiveerd Pagina 2 van 21

3 Inhoud 1. Aan te besteden opdracht Aanbestedende dienst Aan te besteden opdracht Doelstelling van de opdracht Omvang van de aan te besteden opdracht Vereiste competenties bij de aan te besteden opdracht Samenvoeging van opdrachten Verdeling in percelen Te sluiten overeenkomst Toepasselijke Algemene Voorwaarden Kritische Prestatie Indicatoren Procedure Toepasselijke wetgeving Toepasselijke procedure Gunningscriterium Planning Contactpersoon Onvolkomenheden in de aanbestedingsstukken Vragen Niet-Nederlandse inschrijvers Voorbehoud Inschrijfkosten Vertrouwelijkheid Vormvereisten Taal Indeling van inschrijving Maximaal aantal pagina s Inschrijving in combinatie Gestanddoening Klachten Bijlagen Eisen ten aanzien van inschrijvers Uitsluitingsgronden Geschiktheidseisen Geschiktheidseisen met betrekking tot financiële en economische draagkracht Geschiktheidseisen met betrekking tot technische- en beroepsbekwaamheid Uniform Europees Aanbestedingsdocument Pagina 3 van 21

4 4. Eisen en vragen ten aanzien van de opdracht Eisen ten aanzien van de opdracht Vragen ten aanzien van de opdracht Prijs Varianten Beoordeling van inschrijvingen Toetsing aan de vormvereisten Voldoen aan de eisen ten aanzien van inschrijvers Beoordeling van antwoorden op vragen Beoordeling van de prijs Rangschikking Vervolg Pagina 4 van 21

5 1. Aan te besteden opdracht In dit hoofdstuk worden de aanbestedende dienst en de aan te besteden opdracht beschreven. De aan te besteden opdracht wordt beschreven aan de hand van de voor de aanbesteding relevante kenmerken. 1.1 Aanbestedende dienst ROC Leiden verzorgt onderwijs voor studenten uit Leiden en een groot gebied daaromheen. Je kunt bij ROC Leiden terecht voor een groot aantal beroepsopleidingen (mbo), voor jongeren en volwassenen, én voor vavo, dat is vmbo-tl, havo of vwo voor (jong)volwassenen. Daarnaast biedt ROC Leiden cursussen & trainingen voor bedrijven en instellingen en cursussen Educatie voor volwassenen. Meer informatie is te vinden op ID College is een regionaal opleidingscentrum met vestigingen in Alphen aan den Rijn, Gouda, Katwijk, Leiden, Leidschendam-Voorburg, Woerden en Zoetermeer. Behalve middelbaar beroepsonderwijs verzorgt het ID College ook cursussen voor volwassenen. De letters ID staan voor individualiteit en identiteit. Studenten maken hun eigen keuzes. Keuzes die bij hen passen en waar ze trots op kunnen zijn. Studenten leren bij het ID College niet alleen een vak, maar ontwikkelen zich ook persoonlijk en leren hun weg te vinden in de maatschappij. Zie voor meer informatie de website: Aan te besteden opdracht De aan te besteden opdracht wordt als volgt gedefinieerd: Het voorbereiden en uitvoeren van alle door Aanbestedende dienst gewenste verhuisdiensten, en het indien gewenst opslaan van tijdelijk overtollige inboedel, als ook het afvoeren van overtollige inboedel. De verwachting is dat de meerderheid van de verhuisdiensten zal bestaan uit reguliere verhuisdiensten, onder andere meubilair en dozen. Aanvullend zal het gaan om specialistischere verhuizingen, waaronder praktijkmateriaal en middelen zoals machines of ovens, en het beveiligd verhuizen van examendocumenten. Opdrachten binnen de te sluiten overeenkomst die geraamd worden op een bedrag vanaf inclusief BTW worden via minicompetitie, op basis van laagste prijs, aan één van de drie gecontracteerde opdrachtnemers gegund Doelstelling van de opdracht De doelstelling van de aan te besteden opdracht is het als partner tijdig en zorgvuldig uitvoeren van alle door Aanbestedende dienst gewenste verhuisbewegingen, waarbij Aanbestedende dienst zoveel mogelijk ontzorgd wordt. Er zullen drie leveranciers worden gecontracteerd Pagina 5 van 21

6 1.2.2 Omvang van de aan te besteden opdracht Er wordt een raamovereenkomst gesloten, aangezien de omvang van de opdracht niet exact te voorspellen is. Bedragen die ROC ID College en ROC Leiden in het verleden hebben uitgegeven aan Verhuizingen zijn niet representatief voor de te verwachten uitgaven binnen de te sluiten overeenkomst. De verwachting op dit moment is dat er in de komende vier jaar, drie projectmatige, grote verhuizingen plaats gaan vinden bij aanbestedende dienst en meerdere kleine verhuizingen. De inschatting is dat het totaalbedrag boven de drempelwaarde voor Europees aanbesteden voor diensten uitkomt. Aan deze inschatting kunnen geen rechten worden ontleend Vereiste competenties bij de aan te besteden opdracht Voor uitvoering van de aan te besteden opdracht is een aantal competenties relevant waarover inschrijvers dienen te beschikken. Inschrijvers kunnen verklaren over de gevraagde competenties te beschikken en dat na gunning aantonen door opgave van referenties (zie paragraaf 3.3). De vereiste kerncompetenties zijn: Inschrijver heeft ervaring met het voorbereiden en uitvoeren van verhuisdiensten ten behoeve van een onderwijsorganisatie met zowel theorie- als praktijkonderwijs; Inschrijver heeft ervaring met het verhuizen, inclusief het demonteren, van machines met een gewicht van tenminste 500 kg; Inschrijver heeft ervaring met het opslaan en beheren van tijdelijk overtollige inboedel Samenvoeging van opdrachten Er is in eerste instantie sprake van samenvoeging van opdrachten. De samenvoeging betreft het samenvoegen van de dienstverlening voor Verhuizingen ten behoeve van ROC ID College en ROC Leiden. Vanaf een nader te bepalen moment tijdens de looptijd van de overeenkomsten is de fusie tussen ROC ID College en ROC Leiden een feit. Vanaf dat moment zullen de te sluiten overeenkomsten worden samengevoegd tot één overeenkomst en vanaf dat moment is geen sprake meer van samenvoeging van opdrachten. De opdrachten worden op dit moment samengevoegd om te voorkomen dat de te vormen organisatie gebonden is aan een dubbel aantal partijen voor Verhuizingen. Het nu aanbesteden van twee opdrachten en het opnieuw aanbesteden van Verhuizingen op het moment dat de fusie plaatsvindt, is een te zware belasting voor de markt en voor de Aanbestedende dienst. De opdrachtwaarde is dusdanig dat het voor inschrijvers in het MKB mogelijk is om op deze opdracht in te kunnen schrijven Verdeling in percelen De opdracht is niet verdeeld in percelen. Er is slechts gedurende een beperkte termijn sprake van samenvoeging van opdrachten Te sluiten overeenkomst De aanbesteding zal leiden tot twee raamovereenkomsten per leverancier, die op het moment van de fusie tussen ROC ID College en ROC Leiden samenvloeien in één raamovereenkomst per leverancier voor Verhuizingen. In de tekst van de overeenkomsten verandert op het moment van fusie alleen de naam van de opdrachtgever. De raamovereenkomsten kennen, inclusief de voorlopers daarvan, een maximale looptijd van vier jaar, en voor Aanbestedende dienst een tussentijdse mogelijkheid tot opzeggen met een opzegtermijn van drie maanden. In de bijlagen bij dit document is een conceptovereenkomst opgenomen. Inschrijvers kunnen via de vragenronde (zie paragraaf 2.7) tekstsuggesties doen. Via de vragen ten behoeve van de Nota van Pagina 6 van 21

7 Inlichtingen kunnen inschrijvers tekstsuggesties doen voor de raamovereenkomst. Bij de Nota van Inlichtingen wordt de definitieve overeenkomst gepubliceerd. De aanbestedingsstukken maken onlosmakelijk onderdeel uit van de te sluiten overeenkomst. In geval van tegenstrijdigheden geldt de volgende rangorde van documenten: 1. Overeenkomst 2. Nota`s van Inlichtingen (laatste versie als hoogste in de rangorde) 3. Aanbestedingsdocument inclusief bijlagen 4. Algemene Voorwaarden voor Leveringen en Diensten van ROC ID College en ROC Leiden, versie februari Inschrijving van opdrachtnemer Toepasselijke Algemene Voorwaarden De Algemene Inkoopvoorwaarden voor Leveringen en Diensten van ROC ID College en ROC Leiden, versie februari 2017, zijn van toepassing op deze aanbesteding. Deze voorwaarden zijn als bijlage opgenomen bij het aanbestedingsdocument. Algemene (inkoop) voorwaarden van inschrijver of derden worden uitdrukkelijk uitgesloten. In tegenstelling tot hetgeen vermeld in artikel 14 met betrekking tot de aansprakelijkheid, wordt de aansprakelijkheid beperkt tot per gebeurtenis met een maximum van per jaar. Door een inschrijving te doen verklaart inschrijver akkoord te gaan met alle gestelde eisen en voorwaarden behorend bij deze aanbesteding Kritische Prestatie Indicatoren Gedurende de contractperiode zal opdrachtgever de kwaliteit van de geleverde dienstverlening tweemaal per jaar beoordelen aan de hand van onderstaande kritische prestatie-indicatoren (KPI). Het doel hiervan is om de kwaliteit van dienstverlening te borgen en te verbeteren en zo actief te werken aan een duurzame relatie. Opdrachtgever zal tijdens het contractueel overleg de bevindingen met opdrachtnemer evalueren. KPI s Uitvoering van verhuizingen volgens de planning van de betreffende verhuizingen en alle daarbij gemaakte afspraken (95% van de verhuizingen loopt volledig volgens planning en conform alle gemaakte afspraken); De gemiddelde tevredenheid over de dienstverlening van de contracteigenaren en projectleiders bedraagt minimaal een 7.0; Digitaal inzicht in de voorraad tijdelijk overtollige inboedel (100%). Verantwoordelijk voor monitoren Voor de monitoring van de KPI s legt de opdrachtgever de verantwoordelijkheid bij de inschrijver. Tweemaal per jaar dient inschrijver, middels betrouwbaar en valide onderzoek, aan te tonen dat bovenstaande KPI s behaald zijn. Daarnaast geeft inschrijver een toelichting op de wijze van monitoren en de eventuele verbetermaatregelen Pagina 7 van 21

8 2. Procedure In dit hoofdstuk wordt de te volgen aanbestedingsprocedure beschreven. 2.1 Toepasselijke wetgeving Op deze aanbesteding is de Richtlijn 2014/24/EU van 26 februari 2014 van toepassing, die in Nederland geïmplementeerd is via de gewijzigde Aanbestedingswet 2012, inwerkingtreding op 1 juli Daarnaast is het Aanbestedingsbesluit van 24 juni 2016 en daarmee de herziene Gids Proportionaliteit, inwerkingtreding op 1 juli 2016, van toepassing op deze aanbesteding. 2.2 Toepasselijke procedure Op basis van de Aanbestedingswet en het inkoopbeleid van ROC ID College en ROC Leiden is gekozen een Europese openbare procedure te volgen. De reden daarvoor is dat de waarde van de opdracht naar verwachting boven de grens voor diensten voor Europees aanbesteden ligt. Op basis van de Aanbestedingswet is gekozen om een openbare procedure te volgen. De reden daarvoor is als volgt weergegeven: Aspect Kenmerk Procedure Omvang van de opdracht Groot Openbare procedure Transactiekosten Laag Openbare procedure Aantal potentiële inschrijvers Laag Openbare procedure Complexiteit van de opdracht Laag Openbare procedure Type opdracht Functioneel gespecificeerd Openbare procedure Karakter van de markt Veel aanbieders Niet-openbare procedure De meerderheid van de kenmerken van deze opdracht leiden naar een openbare procedure. 2.3 Gunningscriterium Het gunningscriterium bij deze opdracht is de beste Prijs/Kwaliteit verhouding. Het criterium wordt in het hoofdstuk over beoordeling van de inschrijvingen nader uitgewerkt. 2.4 Planning De aanbesteding zal verlopen volgens de planning in onderstaande tabel: Fase (Eind-) datum Publicatie opdracht en bestek Indienen vragen opdracht en bestek en tekstsuggesties overeenkomst uur Verzenden eerste Nota van Inlichtingen Indienen verduidelijkingsvragen m.b.t. eerste Nota van Inlichtingen uur Verzenden tweede Nota van Inlichtingen Sluitingsdatum indiening inschrijvingen uur Verzenden gunningsbeslissing Afloop standstill periode Ingangsdatum overeenkomst Pagina 8 van 21

9 Het is aanbestedende dienst toegestaan wijzigingen aan te brengen in de planning. Wijzigingen zullen met inschrijvers worden gecommuniceerd. 2.5 Contactpersoon De contactpersoon namens de aanbestedende dienst is: Bedrijfsnaam InkoopMeesters Naam Ivo Janssen adres Het is inschrijvers niet toegestaan andere personen bij aanbestedende dienst te benaderen over zaken die verband houden met de aanbesteding. Informatie die niet afkomstig is van contactpersoon of zijn of haar vervanger is niet relevant voor de aanbesteding. 2.6 Onvolkomenheden in de aanbestedingsstukken Dit document is met zorg opgesteld. Het is echter mogelijk dat, in de ogen van inschrijvers, fouten en onvolkomenheden in het document zijn geslopen. Een geconstateerde fout of onvolkomenheid kan direct na constatering worden gemeld aan de opgegeven contactpersoon. Binnen vijf werkdagen wordt op de melding gereageerd. Als blijkt dat naderhand dit document onvolkomenheden bevat en deze niet door de inschrijver zijn opgemerkt, zijn deze voor risico van de inschrijver. 2.7 Vragen Vragen over de aanbesteding kunnen voor de in de planning genoemde datum via de vragenmodule van TenderNed gesteld worden. Na sluiting van de vragentermijn worden vragen geanonimiseerd beantwoord in de Nota van Inlichtingen. Naar aanleiding van de Nota van Inlichtingen kunnen verduidelijkingsvragen worden gesteld, maar alleen als die vragen betrekking hebben op de Nota van Inlichtingen. Nieuwe vragen worden niet in behandeling genomen. Verduidelijkingsvragen kunnen worden ingediend via de vragenmodule van TenderNed. Eventuele tekstsuggesties voor de conceptovereenkomst worden in de Nota van Inlichtingen beoordeeld en eventueel overgenomen. Onderdeel van de Nota van Inlichtingen is een definitieve overeenkomst. 2.8 Niet-Nederlandse inschrijvers Inschrijvers die niet bekend zijn met verplichtingen ten aanzien van belastingen, milieubescherming, arbeidsbescherming en arbeidsvoorwaarden kunnen zich laten informeren door een van de Kamers van Koophandel en Fabrieken. Inschrijvers zonder vestiging in Nederland dienen bij hun inschrijving een schriftelijke bevestiging te voegen waarin wordt verklaard, dat bij het opstellen van de inschrijving rekening is gehouden met de verplichtingen uit hoofde van de bepalingen inzake de arbeidsbescherming en arbeidsvoorwaarden die gelden in Nederland. 2.9 Voorbehoud Aanbestedende dienst behoudt zich het recht voor om op elk moment de aanbesteding geheel of gedeeltelijk, tijdelijk of definitief te stoppen. Inschrijvers hebben in een dergelijke situatie geen recht op vergoeding van enigerlei kosten, gemaakt in het kader van deze aanbesteding. Door het uitbrengen van een inschrijving verklaart de inschrijver zich akkoord met deze voorwaarde Pagina 9 van 21

10 2.10 Inschrijfkosten Aan het opstellen en uitbrengen van een inschrijving, met inbegrip van eventueel te verstrekken nadere inlichtingen, zijn voor de aanbestedende dienst geen kosten verbonden. Eventuele kosten en/of schaden welke (kunnen) ontstaan door het niet gunnen van deze aanbesteding (aan inschrijver) zijn voor risico van inschrijver Vertrouwelijkheid Aanbestedende dienst behandelt alle in het kader van deze aanbesteding ontvangen informatie vertrouwelijk. De aanbestedingsstukken van aanbestedende dienst zijn openbaar. In de overeenkomst met de inschrijver waaraan de opdracht wordt gegund zal de wederzijdse vertrouwelijkheid van informatie gedurende en na de contractperiode worden vastgelegd Vormvereisten In deze paragraaf wordt aangegeven hoe inschrijvers hun inschrijving indienen Taal Inschrijvingen dienen te worden opgesteld in de Nederlandse taal. Daar waar brochures, technische beschrijvingen en andere bronnen gevraagd worden kan, indien die bronnen alleen in het Engels beschikbaar zijn, worden volstaan met Engelstalige informatie Indeling van inschrijving Inschrijvingen dienen digitaal, via TenderNed, te worden ingediend. Daarbij dienen de volgende documenten te worden toegevoegd: Onderdeel inschrijving Naam document Formaat Aanbiedingsbrief (optioneel) Brief <naam inschrijver> PDF Uniform Europees UEA <naam inschrijver> PDF Aanbestedingsdocument Antwoorden op open vragen Antwoorden <naam inschrijver> Word Prijzenblad Prijs <naam inschrijver> Excel Inschrijvers dienen de antwoorden op open vragen en de prijs anoniem in te dienen zonder gebruikmaking van opmaak die het kopiëren bemoeilijkt. De naam van de Inschrijver mag alleen terug komen in de bestandsnamen van de in te dienen stukken Maximaal aantal pagina s Met betrekking tot de beantwoording van de open vragen dienen inschrijvingen te voldoen aan het maximale aantal pagina s dat gegeven is per vraag. Indien inschrijver meer pagina s inlevert dan het toegestane aantal, wordt alleen het toegestane aantal pagina s beoordeeld. Inschrijver levert bijvoorbeeld 3 A4 in voor een vraag waarbij een maximum van 1 A4 geldt. Alleen de eerste pagina van het door inschrijver gegeven antwoord zal worden beoordeeld Inschrijving in combinatie Inschrijven in combinatie is toegestaan. Inschrijvers dienen aan te geven in combinatie in te schrijven in de daarvoor bestemde invulvelden in deel II van de UEA. Aanbestedende dienst wenst gedurende de looptijd van de te sluiten overeenkomst één aanspreekpunt namens de combinatie. Combinanten Pagina 10 van 21

11 dienen in hun inschrijving duidelijk aan te geven wie het aanspreekpunt voor aanbestedende dienst is. Een onderneming kan slechts eenmaal inschrijven op de Opdracht, hetzij als zelfstandig Inschrijver, hetzij als combinant. Indien gelieerde ondernemingen een aanbieding uitbrengen, dienen zij op verzoek van de Aanbestedende dienst te kunnen aantonen dat hun inschrijvingen onafhankelijk van elkaar tot stand zijn gekomen Gestanddoening Inschrijver dient zijn inschrijving drie maanden gestand te doen Klachten Klachten over deze aanbesteding kunnen worden gericht aan de contactpersoon voor klachten in deze aanbesteding. Naam adres Klachtenmeldpunt FSR Een klacht wordt binnen vijf werkdagen behandeld Bijlagen De volgende bijlagen maken deel uit van de onderhavige aanbesteding: 1. Conceptovereenkomst 2. Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) 3. De Algemene Inkoopvoorwaarden voor Leveringen en Diensten van ROC ID College en ROC Leiden, versie februari Prijzenblad Pagina 11 van 21

12 3. Eisen ten aanzien van inschrijvers Ten aanzien van inschrijvers gelden uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen. Indien één of meer van de in dit hoofdstuk genoemde uitsluitingsgronden op u van toepassing zijn, wordt u uitgesloten van inschrijving op deze aanbesteding. Dat gebeurt ook als u niet kunt voldoen aan één of meer van de in dit hoofdstuk genoemde geschiktheidseisen. 3.1 Uitsluitingsgronden De uitsluitingsgronden zijn aangevinkt in het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA). Inschrijvers kunnen verklaren dat de onderstaande uitsluitingsgronden niet op hen van toepassing zijn door het rechtsgeldig ondertekenen van het Uniform Europees Aanbestedingsdocument. Voor deze aanbesteding worden alle uitsluitingsgronden opgenomen in art van de gewijzigde Aanbestedingswet gehanteerd. De uitsluitingsgronden zijn in het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) opgenomen in Deel III, onderdeel A en B. Naast bovenstaande uitsluitingsgronden wordt de volgende facultatieve uitsluitingsgrond (onderdeel C van het UEA) gehanteerd: Faillissement, insolventie of gelijksoortig. 3.2 Geschiktheidseisen Geschiktheidseisen hebben betrekking op de financiële en economische draagkracht en op de technische- of beroepsbekwaamheid. De voor deze aanbesteding relevante geschiktheidseisen zijn weergegeven in de volgende sub paragrafen Geschiktheidseisen met betrekking tot financiële en economische draagkracht Ten aanzien van de financiële en economische draagkracht van inschrijvers gelden onderstaande eisen: Inschrijver is afdoende verzekerd voor de opgenomen bedragen uit paragraaf Geschiktheidseisen met betrekking tot technische- en beroepsbekwaamheid Ten aanzien van de technische- en beroepsbekwaamheid van inschrijvers gelden onderstaande eisen. De eisen houden verband met de vereiste competenties voor uitvoering van de opdracht: Inschrijver voldoet aan de kerncompetenties zoals eerder in dit document genoemd. Inschrijver beschikt over een vastgesteld kwaliteitsmanagementsysteem waarin onder andere management van schade, melding van schade, vermissing, verlies en diefstal zijn geborgd (ISO 9001 of gelijkwaardig). Inschrijver beschikt over een geldige Veiligheid, Gezondheid en Milieu checklist (VCA of gelijkwaardig) Pagina 12 van 21

13 3.3 Uniform Europees Aanbestedingsdocument Door invullen en rechtsgeldig ondertekenen van het bijgevoegde Uniform Europees Aanbestedingsdocument kunnen inschrijvers verklaren dat de uitsluitingsgronden niet op hen van toepassing zijn en dat wordt voldaan aan de geschiktheidseisen. Binnen 10 dagen na het communiceren van het gunningsbesluit dient de inschrijver aan wie de opdracht gegund wordt de volgende bewijsstukken overleggen: Een uittreksel van inschrijving van de Kamer van Koophandel die op het moment van inschrijven niet ouder is dan zes maanden, om aan te tonen dat de uitsluitingsgrond in artikel 2.87 lid 1 onderdeel b van de gewijzigde Aanbestedingswet niet op hem van toepassing is. Uit het uittreksel moet blijken dat de persoon die in de UEA als rechtsgeldig vertegenwoordiger is aangemerkt, tekenbevoegd is voor deze aanbesteding. Een gedragsverklaring aanbesteden die op het moment van inschrijven maximaal twee jaar oud is, om aan te tonen dat de uitsluitingsgronden in artikel 2.86 lid 2 van de gewijzigde Aanbestedingswet niet van toepassing zijn. (Indien u nog niet beschikt over een gedragsverklaring aanbesteden; houdt u er rekening mee dat het aanvragen van de gedragsverklaring tot acht weken in beslag kan nemen.) Een verklaring van de Belastingdienst die op het moment van inschrijven niet ouder is dan zes maanden en waarin staat dat de uitsluitingsgrond inzake het niet voldoen van betaling van belastingen en sociale verzekeringspremies, artikel 2.86 artikel 4 en artikel 2.87 lid 1 onderdeel j niet op hem van toepassing is. Een referentiebeschrijving die, naar oordeel van opdrachtgever, onomstotelijk aantoont dat inschrijver beschikt over de vereiste kerncompetenties. De referentie mag niet ouder zijn dan drie jaar op het moment van inschrijven. Per competentie dient er één referentie te worden ingediend. In het geval van meerdere competenties mogen deze ook in één referentie worden voldaan, mits duidelijk en ondubbelzinnig beschreven. Meerdere referenties mogen niet gecombineerd worden om aan één competentie te voldoen. Een kopie van een verzekeringspolis waaruit blijkt dat inschrijver minimaal verzekerd is voor het in dit document genoemde bedrag. Een ISO 9001-certificaat of een helder omschreven document waarin staat hoe het voldoen aan de eisen op een andere wijze geborgd is. Een Vca-certificaat of een helder omschreven document waarin staat hoe het voldoen aan de eisen op een andere wijze geborgd is Pagina 13 van 21

14 4. Eisen en vragen ten aanzien van de opdracht Dit hoofdstuk bevat eisen ten aanzien van de opdracht. Eisen zijn hard, hetgeen betekent dat inschrijvers bij uitvoering van de opdracht aan de eisen dienen te voldoen en daarmee rekening dienen te houden bij het opstellen van een inschrijving. Vragen zijn bedoeld om antwoorden te verkrijgen die beoordeeld zullen worden als (sub)gunningscriterium. 4.1 Eisen ten aanzien van de opdracht In deze paragraaf worden eisen ten aanzien van de opdracht opgenomen. De geformuleerde eisen staan in relatie tot de opdracht. Algemeen 1. Opdrachtnemer is verantwoordelijk voor het naleven van alle huidige en toekomstige relevante wet- en regelgeving (waaronder Nen-normen en Arbowetgeving) en vrijwaart Aanbestedende dienst van alle gevolgen die het niet correct naleven van wet- en regelgeving met zich meebrengt. 2. Opdrachten voor verhuisbewegingen die geraamd worden onder de inclusief BTW worden evenredig en logisch verdeeld onder de drie gecontracteerde opdrachtnemers. 3. Opdrachten die geraamd worden op een bedrag vanaf inclusief BTW worden via minicompetitie, op basis van laagste prijs, aan één van de drie gecontracteerde opdrachtnemers gegund. 4. Voorafgaand aan het verstrekken van een opdracht voor een verhuisbeweging vanaf inclusief BTW is er de mogelijkheid tot het schouwen van de relevante locatie. 5. Opdrachtnemer dient ten minste te voldoen aan de gestelde minimumeisen van duurzaam inkopen op het gebied van transportdiensten, zoals opgenomen in het document Milieucriteria voor het maatschappelijk verantwoord inkopen van Transportdiensten, opgesteld door PIANOo. Voorbereiding 6. Opdrachtnemer stelt, vier weken voorafgaand aan een verhuisbeweging een plan van aanpak op waaruit Aanbestedende dienst kan afleiden wat er wanneer, door wie uitgevoerd wordt, en op welke wijze wordt geborgd dat dit ook gebeurt. Minimaal is hierin opgenomen: een gedetailleerde dagplanning, communicatiegegevens, inrichtingsplannen van de ruimtes, een logistiek plan, een veiligheidsplan en verhuisinstructies, en wat er van Aanbestedende dienst wordt verwacht. 7. Opdrachtnemer draagt zorg voor het ter beschikking stellen van voldoende mensen, middelen en materialen, en opdrachtnemer draagt zorg dat middelen en materialen tijdig en in voldoende mate op de verhuislocatie aanwezig zijn. 8. Opdrachtnemer is aanvullend in staat om ad hoc aanvragen voor kleine verhuizingen te verzorgen. Met ad hoc wordt bedoeld een verhuizing waarmee maximaal acht manuren gemoeid zijn. Deze verzoeken kunnen de dag voor aanvang van de verhuisdatum worden gedaan. Vanzelfsprekend betreft het hier uitzonderingssituaties Pagina 14 van 21

15 9. Aanbestedende dienst zorgt bij iedere verhuisbeweging voor een lijst van de goederen die bij de verhuisbeweging zijn betrokken. 10. Opdrachtnemer neemt een proactieve, adviserende rol aan bij de voorbereiding van verhuisbewegingen, om onder andere de kwaliteit van de dienstverlening te kunnen verbeteren, risico s weg te nemen en kosten te besparen. 11. Aanbestedende dienst kan opdrachtnemer verzoeken om te ondersteunen bij het inpakken van te verhuizen goederen. Per verhuisbeweging zal worden bepaald welke rol opdrachtnemer en Aanbestedende dienst hebben. Communicatie 12. Opdrachtnemer voorziet betrokken medewerkers bij Aanbestedende dienst voorafgaand aan iedere verhuisbeweging van duidelijke instructies. 13. Opdrachtnemer wijst één vast contactpersoon aan ten behoeve van de verhuisbewegingen. Uitvoering 14. Alle in te zetten medewerkers beschikken over een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG). Deze dient vóór aanvang van de werkzaamheden van de betreffende medewerker in het bezit te zijn van Aanbestedende dienst. 15. Alle in te zetten medewerkers beheersen de Nederlandse taal in woord en geschrift, in een dusdanige mate dat zij naar oordeel van Aanbestedende dienst, in staat zijn adequaat te communiceren met onder andere Aanbestedende dienst. 16. Alle in te zetten medewerkers zijn herkenbaar door het dragen van bedrijfskleding. 17. Opdrachtnemer is verantwoordelijk voor de regie van de verhuisbewegingen. 18. Opdrachtnemer voert verhuisbewegingen uit conform het plan dat daartoe is opgesteld. 19. Transportmaterieel wordt tijdens en na, tot een periode van 10 werkdagen, de verhuisbeweging in bruikleen gegeven. 20. Verhuisdozen worden door Aanbestedende dienst aangeschaft bij opdrachtnemer. Dit geldt ook voor meterbakken. Op het moment dat Aanbestedende dienst deze retourneert aan opdrachtnemer dan ontvangt opdrachtgever een retourvergoeding. Deze retourvergoeding kan nooit hoger zijn dan de aanschafprijs van een verhuisdoos of meterbak. 21. Verhuisdozen zijn stevig, naar oordeel van Aanbestedende dienst. 22. Opdrachtnemer draagt, op verzoek van Aanbestedende dienst, zorg voor demontage en montage van te verhuizen inventaris, en is hier deskundig in. 23. Opdrachtnemer voert, op verzoek van Aanbestedende dienst, ook verhuizingen uit van ICTwerkplekapparatuur, en voert, op verzoek van Aanbestedende dienst, de daarbij horende werkzaamheden uit. De ICT-afdeling koppelt hierin zelf alle apparatuur en bekabeling los, en sluit na de verhuisbeweging zelf de apparatuur en bekabeling weer aan. Opdrachtnemer Pagina 15 van 21

16 Opslag voert het proces tussen deze twee stappen uit. Hier valt ook onder het deugdelijk inpakken van apparatuur en bekabeling, en het verhuizen hiervan. 24. Inschrijver verhuist, op verzoek van Aanbestedende dienst, examendocumenten. Dit dient beveiligd te gebeuren, volgens de relevante geldende wet- en regelgeving. 25. Overtollige inboedel wordt, wanneer Aanbestedende dienst dit verzoekt, afgevoerd door opdrachtnemer. 26. Verhuisbewegingen veroorzaken zo min mogelijk overlast voor het primaire proces. 27. Opdrachtnemer en opdrachtgever lopen een controleronde na het afronden van een verhuisbeweging, met namens opdrachtnemer tenminste de projectleider of een gedelegeerde. 28. Opdrachtnemer stelt opslag ter beschikking voor eventuele tijdelijk overtollige inboedel. 29. Opdrachtnemer stelt binnen 5 werkdagen na aanvraag, de opgevraagde inboedel op de door Aanbestedende dienst gewenste locatie beschikbaar. 30. De traceerbaarheid, identificatie en inventarisatie van de opgeslagen goederen dient gewaarborgd te zijn. Opdrachtnemer levert, op eerste verzoek van Aanbestedende dienst, een digitaal overzicht van de opslag op. Prijzen en facturatie 31. Alle op te geven tarieven zijn inclusief BTW en alle bijkomende kosten, waaronder voorrijdkosten, brandstofkosten en parkeerkosten. 32. Opdrachtnemer factureert per verhuisbeweging correct alle verrichte diensten in één factuur per organisatie. Dat betekent dat voor de eerste periode van de looptijd een factuur naar ofwel ROC Leiden ofwel ROC ID College wordt verstuurd, en dat vanaf het moment dat één organisatie is ontstaan een factuur wordt verstuurd aan de nieuwe organisatie. Facturen ten behoeve van ROC Leiden zijn, totdat Aanbestedende dienst anders besluit, voorzien van een PO-nummer. Facturen zonder PO-nummer kunnen niet in behandeling worden genomen. 4.2 Vragen ten aanzien van de opdracht In deze paragraaf worden vragen gesteld waarop inschrijver een antwoord dient te geven om de kwaliteit van de inschrijvers te beoordelen. Antwoorden zullen worden beoordeeld als subgunningscriterium. 1. Op welke manier gaat inschrijver verhuisbewegingen die door hem zullen worden uitgevoerd voorbereiden? Aanbestedende dienst verwacht een plan van aanpak, waaruit blijkt dat inschrijver de regie pakt, op welke manier inschrijver dit doet, en dat Aanbestedende dienst ontzorgd wordt door inschrijver. Aanbestedende dienst verwacht een meedenkende partner, en verwacht in het plan terug te lezen dat inschrijver verstand van zaken heeft Pagina 16 van 21

17 Inschrijver mag voor de beantwoording van deze vraag maximaal 1 enkelzijdige, leesbare pagina A4 benutten. Voor deze vraag kunnen maximaal 25 punten behaald worden. 2. Op welke manier gaat inschrijver verhuisbewegingen uitvoeren? Aanbestedende dienst verwacht een beschrijving van de wijze waarop inschrijver de verschillende verhuisbewegingen uit gaat voeren, waarbij inschrijver zoveel mogelijk ondersteund wordt, en rekening gehouden wordt met de verschillen tussen goederen. Aanbestedende dienst verwacht een flexibele houding van inschrijver, en dat het onderwijs zo min mogelijk wordt vestoord. Inschrijver dient in ieder geval ook in te gaan op het proces van het verhuizen van beveiligde examendocumenten. Inschrijver mag voor de beantwoording van deze vraag maximaal 1 enkelzijdige, leesbare pagina A4 benutten. Voor deze vraag kunnen maximaal 25 punten behaald worden. 3. Op welke manier gaat inschrijver de communicatie en het accountmanagement vormgeven? Aanbestedende dienst verwacht een duidelijke communicatie, waarin inschrijver proactief richting Aanbestedende dienst handelt, en een vast aanspreekpunt voor iedere verhuisbeweging. Inschrijver mag voor de beantwoording van deze vraag maximaal 1 enkelzijdige, leesbare pagina A4 benutten. Voor deze vraag kunnen maximaal 10 punten behaald worden. 4. Op welke wijze gaat inschrijver de opslag en het beheer van tijdelijk overtollige inboedel organiseren? Aanbestedende dienst verwacht dat inschrijver de mogelijkheid biedt tot de opslag van tijdelijk overtollige inboedel wanneer hier behoefte aan is, en verwacht een volledig, actueel en duidelijk overzicht te hebben wanneer Aanbestedende dienst dit wenst. Inschrijver mag voor de beantwoording van deze vraag maximaal 1 enkelzijdige, leesbare pagina A4 benutten. Voor deze vraag kunnen maximaal 10 punten behaald worden. 4.3 Prijs In deze paragraaf wordt aangegeven op welke wijze prijzen moeten worden ingediend. Voor het indienen van prijzen wordt inschrijver verwezen naar het prijzenblad. Er worden de volgende tarieven uitgevraagd: Tarief Verhuizer Handyman Projectleider Voorman Opslag Verhuislift Verhuiswagen 20m3 (inclusief 2 man) Verhuiswagen 20m3 (inclusief 2 man) Verhuiswagen 20m3 (inclusief 2 man) Verhuiswagen 20m3 Verhuiswagen 40m3 (inclusief 2 man) Eenheid Uurtarief Uurtarief Uurtarief Uurtarief Per m 3 per maand Uurtarief Uurtarief Dagdeeltarief (4 uur) Dagtarief (8 uur) Kilometertarief Uurtarief Pagina 17 van 21

18 Verhuiswagen 40m3 (inclusief 2 man) Dagdeeltarief (4 uur) Verhuiswagen 40m3 (inclusief 2 man) Dagtarief (8 uur) Verhuiswagen 40m3 Kilometertarief Verhuisdoos Prijs per stuk Verhuisdoos Retourvergoeding Meterbak Prijs per stuk Meterbak Retourvergoeding Afvoer inboedel m 3 Prijzen worden inclusief BTW uitgevraagd. Manipulatief inschrijven of aanpassen van het prijzenblad leidt tot uitsluiting. Eenmaal per jaar, voor het eerst in januari 2019, kunnen de prijzen worden geïndexeerd. Basis voor indexatie is de consumenten prijsindex voor alle huishoudens (2015=100) van oktober van het voorafgaande jaar, uitgegeven door het CBS. Inschrijvingen dienen schriftelijk voorafgaand aan de ingang van de indexering kenbaar gemaakt te worden aan opdrachtgever. In TenderNed wordt u ook gevraagd een prijs in te dienen. Indien er meer dan één totaaltarief, of géén totaaltarief in het prijzenblad naar voren komt, vult u 0 in wanneer TenderNed hier bij inschrijving om vraagt. 4.4 Varianten Het indienen van varianten is niet toegestaan. Varianten worden niet beoordeeld Pagina 18 van 21

19 5. Beoordeling van inschrijvingen In dit hoofdstuk wordt beschreven hoe inschrijvingen worden beoordeeld. 5.1 Toetsing aan de vormvereisten Tijdig ingediende inschrijvingen worden allereerst getoetst aan het voldoen aan de vormvereisten. Inschrijvingen die niet aan de vormvereisten voldoen worden uitgesloten van verdere beoordeling. 5.2 Voldoen aan de eisen ten aanzien van inschrijvers Inschrijvingen die voldoen aan de vormvereisten worden getoetst op het voldoen aan de eisen ten aanzien van inschrijvers. Inschrijver kan verklaren te voldoen aan de minimumeisen door het rechtsgeldig ondertekenen van het Uniform Europees Aanbestedingsdocument. 5.3 Beoordeling van antwoorden op vragen Van inschrijvingen die voldoen aan de eisen ten aanzien van de opdracht worden de antwoorden op de vragen beoordeeld. Dat gebeurt aan de hand van het vastgestelde beoordelingskader. Score 0 punten 1/4 van het maximaal te behalen aantal punten 2/4 van het maximaal te behalen aantal punten 3/4 van het maximaal te behalen aantal punten 4/4 van het maximaal te behalen aantal punten Kenmerken beantwoording De inschrijver geeft geen antwoord op de vraag of geeft in zijn antwoord aan niet te voldoen aan de doelstellingen achter de vraag. De inschrijver geeft in zijn antwoord deels antwoord op de vraag en/of deels invulling aan de doelstelling achter de vraag en/of uit het antwoord blijkt dat de inschrijver daarop beperkingen inbrengt. De inschrijver geeft antwoord op de vraag en invulling aan de doelstellingen achter de vraag en geeft hierbij geen nadere toelichting, óf de inschrijver geeft invulling aan de doelstellingen achter de vraag en geeft hierbij een toelichting waaruit niet blijkt dat de inschrijver meerwaarde biedt ten opzichte van de doelstellingen achter de vraag. Het antwoord van de inschrijver geeft antwoord op de vraag en invulling aan de doelstellingen achter de vraag en de inschrijver biedt daarbij, onder bepaalde omstandigheden of in bepaalde situaties, meerwaarde ten opzichte van de doelstelling achter de vraag. Het antwoord van de inschrijver geeft antwoord op de vraag en invulling aan de doelstellingen achter de vraag en de inschrijver biedt daarbij, onder alle omstandigheden of in alle situaties, meerwaarde ten opzichte van de doelstelling achter de vraag. 5.4 Beoordeling van de prijs Van inschrijvingen die voldoen aan de eisen ten aanzien van de opdracht worden de prijzen beoordeeld. Dat gebeurt aan de hand van het vastgestelde beoordelingskader Pagina 19 van 21

20 Tarief Eenheid Weging Verhuizer Uurtarief 400 uur Handyman Uurtarief 100 uur Projectleider Uurtarief 50 uur Voorman Uurtarief 50 uur Opslag Per m 3 per maand 100 m 3 / 3 maanden Verhuislift Uurtarief 50 uur Verhuiswagen 20m3 (incl. 2 man) Uurtarief 100 uur Verhuiswagen 20m3 (incl. 2 man) Dagdeeltarief (4 uur) 20 dagdelen Verhuiswagen 20m3 (incl. 2 man) Dagtarief (8 uur) 10 dagen Verhuiswagen 20m3 Kilometertarief 500 kilometer Verhuiswagen 40m3 (incl. 2 man) Uurtarief 100 uur Verhuiswagen 40m3 (incl. 2 man) Dagdeeltarief (4 uur) 20 dagdelen Verhuiswagen 40m3 (incl. 2 man) Dagtarief (8 uur) 10 dagen Verhuiswagen 40m3 Kilometertarief 500 kilometer Verhuisdoos Prijs per stuk 250 Verhuisdoos Retourvergoeding 250 Meterbak Prijs per stuk 100 Meterbak Retourvergoeding 100 Afvoer inboedel m De opgegeven tarieven worden met de fictieve weging vermenigvuldigd. Deze prijzen worden bij elkaar opgeteld om tot een vergelijkingsprijs te komen. Aan de opgegeven fictieve wegingen kunnen geen rechten worden ontleend. De inschrijver met de laagste vergelijkingsprijs ontvangt 30 punten voor het subgunningscriterium prijs. Het aantal punten voor de overige inschrijvingen wordt daarvan afgeleid met de formule: (laagste prijs / prijs inschrijver) * Rangschikking De scores voor kwaliteit, gebaseerd op de antwoorden op de vragen en prijs worden met elkaar in verband gebracht. Dat gebeurt middels de verhouding: Prijs Kwaliteit 30 % 70 % De inschrijvingen worden gerangschikt, waarbij de inschrijver met het hoogste aantal punten na optelling van het aantal punten voor prijs en kwaliteit op de eerste plaats staat. Wanneer er twee inschrijvers op de eerste plaats belanden, wordt opdracht gegund aan de inschrijver met de hoogste score voor kwaliteit. Wanneer beide inschrijvers hetzelfde puntenaantal voor kwaliteit behaald hebben, zal de winnende partij bepaald worden door middel van loting Pagina 20 van 21

21 6. Vervolg Nadat inschrijvingen op basis van de scores voor prijs en kwaliteit gerangschikt zijn, wordt aan de winnende inschrijver een gunningsbericht verstuurd. Tegelijkertijd ontvangen overige inschrijvers een bericht van afwijzing. In de afwijzing wordt aangegeven aan welke inschrijver de opdracht wordt gegund en wat de verschillen zijn tussen de winnende inschrijving en de inschrijving van de afgewezen inschrijver. Na ontvangst van een afwijzingsbrief kan een afgewezen inschrijver bezwaar aantekenen. Dat dient te gebeuren voor afloop van de in de planning van deze aanbesteding standstill termijn. Inschrijver kan bezwaar maken door het starten van een kort geding bij de Rechtbank te Den Haag. In het belang van een snelle en goede voortgang wordt iedere inschrijver verzocht om de contactpersoon van Aanbestedende dienst tijdig op te hoogte te stellen van het aanwenden van een rechtsmiddel, onder gelijktijdige toezending van een kopie van een betekende dagvaarding met daarin de vermelding van de datum waarop de rechtbank de zaak behandelt. De inschrijving van de als eerste gerangschikte inschrijver wordt tijdens de standstill periode geverifieerd. Indien onomstotelijk vast komt te staan dat aan alle vereisten is voldaan wordt, indien bezwaar van afgewezen inschrijvers uitblijft, de overeenkomst getekend na afloop van de standstill termijn. Indien blijkt dat niet aan alle vereisten wordt voldaan wordt de inschrijving van de tot dan toe als eerste gerangschikte inschrijver uitgesloten. Vervolgens worden de overgebleven inschrijvingen opnieuw gerangschikt en worden aangepaste gunnings- en afwijzingsbrieven verzonden waarin wordt bekend gemaakt dat de op dat moment als eerste gerangschikte inschrijver de opdracht krijgt gegund. De standstill termijn gaat op dat moment opnieuw in. Indien een inschrijver bezwaren heeft tegen de bekendgemaakte voorgenomen gunningsbeslissing, dient de inschrijver hiertegen op te komen binnen 20 kalenderdagen na bekendmaking door betekening van een kort geding. Eerdergenoemde termijn is een vervaltermijn hetgeen betekent dat indien inschrijver/gegadigde na ommekomst van deze termijn zijn rechten heeft verwerkt tot het instellen, al dan niet in een bodemprocedure van een vordering tot schadevergoeding. Na afronding van de procedure zal aanbestedende dienst een proces-verbaal van gunning opstellen Pagina 21 van 21