Aanbestedingsdocument Europese openbare aanbesteding HHs Collegeweb

Transcriptie

1 Aanbestedingsdocument Europese openbare aanbesteding HHs Collegeweb Aanbestedende dienst: Stichting Hoger Beroepsonderwijs Haaglanden (Haagse Hogeschool) Datum: Versie definitief

2 Voorwoord Dit aanbestedingsdocument bevat de informatie om een inschrijving te doen voor de Europese openbare aanbesteding HHs Collegeweb ten behoeve van De Haagse Hogeschool (De HHs). In dit document worden de aanbestedende dienst, de opdracht, de procedure, de eisen ten aanzien van inschrijvers, de eisen en wensen ten aanzien van de opdracht en de wijze van beoordeling van inschrijvingen beschreven. Alle rondom de aanbesteding te nemen beslissingen worden in dit document beschreven en gemotiveerd Pagina 2 van 18

3 Inhoud 1. Inleiding aanbestedende dienst aan te besteden opdracht doelstelling van de opdracht omvang van de aan te besteden opdracht kerncompetenties bij de aan te besteden opdracht te sluiten overeenkomst toepasselijke Algemene Voorwaarden Procedure toepasselijke wetgeving toepasselijke procedure gunningscriterium planning contactpersoon onvolkomenheden in de aanbestedingsstukken vragen niet Nederlandse inschrijvers voorbehoud inschrijfkosten vertrouwelijkheid vormvereisten taal indeling van inschrijving gestanddoening klachten Eisen ten aanzien van inschrijvers uitsluitingsgronden geschiktheidseisen Uniforme Eigen Verklaring Inschrijvingen Beoordeling van inschrijvingen Vervolg Concretiseringsfase Uitvoering Procedure Pagina 3 van 18

4 1. Inleiding In deze inleiding worden de aanbestedende dienst en de aan te besteden opdracht beschreven. De aan te besteden opdracht wordt beschreven aan de hand van de voor de aanbesteding relevante kenmerken. 1.1 aanbestedende dienst Over De Haagse Hogeschool Met een open blik de wereld inkijken. Dat is voor De Haagse Hogeschool heel normaal. Want door zijn ogen open te houden, staat de hogeschool midden in de maatschappij. Lukt het om eigenzinnige onderwijsprogramma s te ontwerpen die studenten helpen zelfbewust te functioneren in een mondiale samenleving die zich steeds sneller ontwikkelt. Alle werelddelen Op de hogeschool is die internationalisering zichtbaar. Uit alle werelddelen komen studenten een bachelor- of masteropleiding volgen aan een van de vier vestigingen van De Haagse. Aangetrokken door het imago van de Stad van Vrede en Recht, die internationaal bekend staat als City of Peace and Justice. Welkom voelen De Haagse vindt het belangrijk dat die diverse en internationale populatie studenten én medewerkers zich welkom, veilig en gewaardeerd voelen. Zet zich in om hen de kans te geven succesvol een hbo-studie af te ronden, zelfs als daar maatwerkprogramma s voor nodig zijn. En de hogeschool geeft zijn docenten volop mogelijkheden zichzelf te professionaliseren. Verbindingen leggen Kwalitatief hoogwaardig onderwijs, dat wil De Haagse bieden. Dat kan door middel van onderzoek. De lectoraten van de hogeschool spelen daarbij een belangrijke rol: zij leggen verbindingen tussen onderwijs, praktijk en toegepast onderzoek. En daar profiteren studenten weer van, want zij studeren af als kenniswerkers. Als wereldburgers, met een nog grotere leergierigheid en zelflerend vermogen. Die, eenmaal afgestudeerd aan de kennisinstelling die de hogeschool is, met een open blik de wereld in kunnen kijken. Meer informatie is te vinden via aan te besteden opdracht De HHs zoekt een leverancier die meedenkt over het inrichten van een structurele voorziening om colleges op te nemen en kennisclips te ontwikkelen, te verrijken en in een leeromgeving beschikbaar te stellen, die de voorziening mee ontwikkelt, levert en implementeert. De voorzieningen dienen naar tevredenheid van docenten en studenten gebruikt te kunnen worden doelstelling van de opdracht De doelstelling van de aanbesteding is: Pagina 4 van 18

5 Ten aanzien van de behoefte: De behoefte betreft de volgende zeven faculteiten verdeeld over vier vestigingen: Faculteiten AFKORTING: OMSCHRIJVING: STAND : BFM Business, Finance & Marketing 4523 BRV Bestuur, Recht & Veiligheid 3138 GVS Gezondheid, Voeding & Sport 3839 ITD IT & Design 2581 MO Management & Organisatie 4595 SWE Sociaal Werk & Educatie 3158 TIS Technologie, Innovatie & Samenleving 3788 TOTAAL AANTAL STUDENTEN: Vestigingen VESTIGING: VESTIGINGSADRES: #STUDENTEN: #MEDEWERKERS: Hoofdvestiging Johanna Westerdijkplein EN Den Haag Sport Laan van Poot 363 opleidingen* 2566 DA Den Haag Vestiging Delft Rotterdamseweg 137 (technische 2628 AL Delft opleidingen) Innovatiefabriek Bleiswijkseweg 37 (DIF) 2715 CA Zoetermeer *In de toekomst zal de vestiging van de Sport Opleidingen op de Laan van Poot worden vervangen door een nieuwbouwlocatie in het Zuiderpark in Den Haag. Vanaf dat moment maakt deze nieuwe locatie deel uit van deze raamovereenkomst en vervalt de vestiging Laan van Poot. Er is medio 2015 behoefte aan de mogelijkheid om, verspreid over vier locaties, faciliteiten in te richten die kunnen voorzien in het opnemen van colleges en kennisclips rekening houdend met de grootte van de organisatie en zodanig ingericht dat er flexibel omgegaan kan worden met veranderende behoefte. Ten aanzien van de kaders: De in te zetten voorzieningen dienen te worden ingepast in het informatie- en applicatielandschap van De HHs. Daarbij gelden beleidslijnen die zijn vastgelegd in het document project start architectuur voor het project HHsCollegeWEB. Eerder opgenomen materiaal en nog te digitaliseren materiaal dienen beschikbaar te kunnen worden gesteld via de oplossing. De voorzieningen dienen geïntegreerd te worden in de digitale leeromgeving. Op het moment van schrijven is Blackboard de digitale leeromgeving. Aangezien er mogelijk in de toekomst een andere leeromgeving gekozen wordt, moet er voor HHs Collegeweb rekening worden gehouden met integratiemogelijkheden met de meest gangbare leeromgevingen. In de Project Start Architectuur wordt hier nader op ingegaan Pagina 5 van 18

6 Ten aanzien van het beheer: De HHs voorziet in beginsel vanuit het Facilitair Bedrijf en de dienst IT in een audiovisuele medewerker, een applicatiebeheerder en ICT-ondersteuning, in totaal circa 3 fte. De HHs staat open voor alternatieve invulling van het beheer van de voorziening, indien daarmee lagere kosten en / of een betere kwaliteit kan worden gerealiseerd. Indien het beheer door De HHs wordt ingevuld dient de voorziening naar oordeel van De HHs efficiënt beheersbaar te worden georganiseerd en het beheer dient naar mening van De HHs adequaat te worden ondersteund. Ten aanzien van de gebruikersondersteuning: Het gebruik van de voorzieningen dient zeer eenvoudig te zijn, docenten willen op een naar hun oordeel eenvoudige manier gebruik kunnen maken van het opnemen/verrijken van hoorcolleges en de mogelijkheid om kennisclips te ontwikkelen. Docenten dienen gedegen te worden geïnstrueerd en getraind om de voorzieningen optimaal te kunnen benutten. Het moet mogelijk zijn eenvoudige bewerkingen toe te passen op de videoproducties. Dat kan door docenten zelf gebeuren, maar ook dient optioneel ondersteuning te kunnen worden geboden bij het bewerken van opgenomen materiaal omvang van de aan te besteden opdracht Het maximale budget gebaseerd op de behoeftebepaling en de te verwachte groei in opnamefaciliteiten en studio s voor de komende jaren ziet er als volgt uit: Begroting / jaar Bedrag In de concretisering wordt een gespecificeerde opgaaf van prijselementen opgeleverd waarbij wordt aangetoond dat De HHs scherpe prijzen betaalt voor de oplossing en de diverse onderdelen daarvan. Het genoemde budget is exclusief de inzet van 3 fte die nu door De HHs voorzien is kerncompetenties bij de aan te besteden opdracht Bij uitvoering van de aan te besteden opdracht zijn de volgende kerncompetenties van belang: Inschrijver beschikt over ervaring in het op elkaar afstemmen van systemen die nodig zijn bij het realiseren van voorzieningen voor het opnemen van onderwijs; Inschrijver beschikt over ervaring in het optreden als aanspreekpunt namens een groep van leveranciers die gezamenlijk verantwoordelijk is voor het leveren en in stand houden van technische voorzieningen; Inschrijver beschikt over ervaring met het koppelen van software en hardware met het oog op de realisatie van een geïntegreerde voorziening; Inschrijver beschikt over voldoende competenties om (trainingen en) advies van hoge kwaliteit te kunnen leveren over het inrichten en verbeteren van het proces van het tot stand brengen, verrijken en analyseren van filmmateriaal Pagina 6 van 18

7 1.2.4 te sluiten overeenkomst De aanbesteding zal leiden tot een overeenkomst voor levering en aanverwante dienstverlening voor een periode van maximaal vijf (5) jaar met de mogelijkheid tot de optionele verlenging van drie (3) jaar, met voor de HHs de mogelijkheid de overeenkomst, voor de dienstverlening, tussentijds op te zeggen met een opzegtermijn van zes (6) maanden. De HHs wenst een goede samenwerking de ruimte te geven maar indien de wensen en eisen van De HHs veranderen dient de invulling van veranderende eisen niet belemmerd te worden door afspraken uit het verleden. Er wordt een concept overeenkomst opgesteld en gepubliceerd bij de aanbestedingsstukken. Via de Nota van Inlichtingen kunnen inschrijvers suggesties doen voor aanpassing van de concept overeenkomst. De HHs bepaalt of suggesties worden overgenomen. Tegelijk met de Nota van Inlichtingen wordt de definitieve overeenkomst gepubliceerd. De overeenkomst kent een aantal bijlagen die in de in onderstaand overzicht gepresenteerde volgorde prevaleren: 1. Overeenkomst 2. Nota`s van Inlichtingen (laatste versie als hoogste in de rangorde) 3. Aanbestedingsdocument inclusief bijlagen 4. Algemene Inkoopvoorwaarden van opdrachtgever 5. Inschrijving van opdrachtnemer inclusief de uitwerking daarvan toepasselijke Algemene Voorwaarden De Algemene Inkoopvoorwaarden van De HHs zijn van toepassing op deze aanbesteding en de te sluiten overeenkomst. Voorwaarden van inschrijvers of Contractant worden uitdrukkelijk uitgesloten Pagina 7 van 18

8 2. Procedure In dit hoofdstuk wordt de te volgen aanbestedingsprocedure beschreven. 2.1 toepasselijke wetgeving Op deze aanbesteding is de Richtlijn 2004/18/EG van 31 maart 2004 van toepassing, die in Nederland geïmplementeerd is via de Aanbestedingswet 2012, inwerkingtreding op 1 april Daarnaast zijn het Aanbestedingsbesluit van 19 februari 2013 en daarmee de Gids Proportionaliteit van toepassing op deze aanbestedingsprocedure. 2.2 toepasselijke procedure De HHs heeft ervoor gekozen een openbare aanbestedingsprocedure toe te passen. De keuze is gemaakt op basis van een zestal indicatoren, die zijn weergegeven in onderstaande tabel: Aspect Kenmerk Procedure Omvang van de opdracht Groot Openbare procedure Transactiekosten Laag Openbare procedure Aantal potentiële inschrijvers Laag Openbare procedure Complexiteit van de opdracht Hoog Niet openbare procedure Type opdracht Functioneel gespecificeerd Openbare procedure De omvang van de opdracht maakt toepassing van een openbare procedure gerechtvaardigd. Het belang voor inschrijvers is relatief groot en dat maakt het inschrijven, ook indien er sprake is van concurrentie door meer dan vijf inschrijvers, de moeite waard. Vanwege de gekozen wijze van aanbesteden (BVP) zijn de transactiekosten laag hetgeen toepassing van een openbare procedure verantwoord maakt. De totale kosten in de keten blijven immers beperkt. Het aantal potentiële inschrijvers is laag waardoor de last in de keten beperkt blijft bij toepassing van een openbare procedure. De opdracht is relatief complex, wat ertoe leidt dat op basis van dat argument een niet openbare procedure meer voor de hand ligt. Complexe opdrachten vragen veel inzet van inschrijvers bij aanbesteding. Vanwege de functionele wijze van specificeren, die ruimte geeft aan inschrijvers, is een openbare procedure de meest voor de hand liggend. Het is immers niet logisch de ruimte te beperken door terugbrengen van het aantal inschrijvers in een niet-openbare procedure. Er wordt aanbesteed middels Best Value Procurement (BVP). Die methode wordt gekenmerkt doordat De HHs aanbesteed op basis van doelstellingen. Door aan te besteden op basis van doelstellingen krijgen inschrijvers ruimte om zich van elkaar te onderscheiden en wordt optimaal gebruik gemaakt van de kennis die in de markt beschikbaar is. 2.3 gunningscriterium Het gunningscriterium bij deze opdracht is de Economisch Meest Voordelige Inschrijving. Het criterium wordt in het hoofdstuk over beoordeling van de inschrijvingen nader uitgewerkt Pagina 8 van 18

9 2.4 planning De aanbesteding zal verlopen volgens de planning in onderstaande tabel: Actie (Eind-) datum Aankondiging opdracht via Tenderned inclusief aanbestedingsdocumenten Training inschrijvers Sluiting termijn voor het stellen van vragen (12.00 uur) Publicatie Nota van Inlichtingen Sluiting inschrijving (12.00 uur) Interviews Communicatie aanwijzing preferente inschrijver Concretiseringsfase Communicatie gunning en afwijzing Einde standstill termijn Ingangsdatum overeenkomst In gebruik name voorzieningen Sept 2015 Het is aanbestedende dienst toegestaan wijzigingen aan te brengen in de planning. Wijzigingen zullen met inschrijvers worden gecommuniceerd. 2.5 contactpersoon De contactpersoon namens de aanbestedende dienst is: Naam De HHs p/a Inkoopmeesters Postadres Frisselsteinstraat 5, 5461 AD Veghel adres Telefoon Het is inschrijvers niet toegestaan andere personen bij aanbestedende dienst te benaderen over zaken die verband houden met de aanbesteding. Informatie die niet afkomstig is van contactpersoon of zijn of haar vervanger is niet relevant voor de aanbesteding. 2.6 onvolkomenheden in de aanbestedingsstukken Dit document is met zorg opgesteld. Het is echter mogelijk dat, in de ogen van inschrijvers, fouten en onvolkomenheden in het document zijn geslopen. Een geconstateerde fout of onvolkomenheid kan direct na constatering worden gemeld aan de opgegeven contactpersoon. Binnen vijf werkdagen wordt op de melding gereageerd. Als blijkt dat naderhand dit document onvolkomenheden bevat en deze niet door de Inschrijver zijn opgemerkt, zijn deze voor risico van de Inschrijver. 2.7 vragen Vragen over de aanbesteding kunnen voor de in de planning genoemde datum per worden gericht aan contactpersoon. Vragen dienen gesteld te zijn in Word formaat en zonder gebruikmaking van tabellen of andere opmaak die het kopiëren van vragen bemoeilijkt. Vragen dienen voorzien te zijn van een verwijzing naar de bron van de vraag. Na sluiting van de vragentermijn worden vragen geanonimiseerd beantwoord in de Nota van Inlichtingen. Naar aanleiding van de Nota van Inlichtingen kunnen verduidelijkingsvragen worden gesteld, maar alleen als die vragen betrekking hebben op de Nota van Inlichtingen. Nieuwe vragen worden niet in behandeling genomen Pagina 9 van 18

10 Eventuele tekstsuggesties voor de concept overeenkomst worden in de Nota van Inlichtingen beoordeeld en eventueel overgenomen. Onderdeel van de Nota van Inlichtingen is een definitieve overeenkomst. 2.8 niet Nederlandse inschrijvers Inschrijvers die niet bekend zijn met verplichtingen ten aanzien van belastingen, milieubescherming, arbeidsbescherming en arbeidsvoorwaarden kunnen zich laten informeren door een van de Kamers van Koophandel en Fabrieken. Inschrijvers zonder vestiging in Nederland dienen bij hun inschrijving een schriftelijke bevestiging te voegen waarin wordt verklaard, dat bij het opstellen van de inschrijving rekening is gehouden met de verplichtingen uit hoofde van de bepalingen inzake de arbeidsbescherming en arbeidsvoorwaarden die gelden in Nederland. 2.9 voorbehoud Aanbestedende dienst behoudt zich het recht voor om op elk moment de aanbesteding geheel of gedeeltelijk, tijdelijk of definitief te stoppen. Inschrijvers hebben in een dergelijke situatie geen recht op vergoeding van enigerlei kosten, gemaakt in het kader van deze aanbesteding. Door het uitbrengen van een inschrijving verklaart de inschrijver zich akkoord met deze voorwaarde inschrijfkosten Aan het opstellen en uitbrengen van een inschrijving, met inbegrip van eventueel te verstrekken nadere inlichtingen, zijn voor de aanbestedende dienst geen kosten verbonden. Eventuele kosten en/of schaden welke (kunnen) ontstaan door het niet gunnen van deze aanbesteding (aan inschrijver) zijn voor risico van inschrijver vertrouwelijkheid Aanbestedende dienst behandelt alle in het kader van deze aanbesteding informatie vertrouwelijk. Inschrijvingen worden niet geretourneerd maar na verstrijken van de beroepstermijn (zes maanden na ondertekening van de overeenkomst) vernietigd. De aanbestedingsstukken van aanbestedende dienst zijn openbaar. In de overeenkomst met de inschrijver waaraan de opdracht wordt gegund zal de wederzijdse vertrouwelijkheid van informatie gedurende en na de contractperiode worden vastgelegd vormvereisten taal Inschrijvingen dienen te worden opgesteld in de Nederlandse taal. Daar waar brochures, technische beschrijvingen en andere bronnen gevraagd worden kan, indien die bronnen alleen in het Engels beschikbaar zijn, worden volstaan met Engelstalige informatie indeling van inschrijving Inschrijvingen dienen digitaal, per of op een USB stick, te worden ingediend. De inschrijving dient te bestaan uit de volgende documenten: Onderdeel inschrijving Aanbiedingsbrief Uniforme eigen verklaring Naam en formaat document Brief <naam inschrijver> pdf UEV <naam inschrijver> pdf Pagina 10 van 18

11 Prestatie onderbouwing Risico Dossier Kansen Dossier Te interviewen personen PO <naam inschrijver> Word RD <naam inschrijver> Word KD <naam inschrijver> Word IV <naam inschrijvers> pdf Inschrijven in combinatie is toegestaan. Aanbestedende dienst wenst gedurende de looptijd van de te sluiten overeenkomst één aanspreekpunt namens de combinatie. Combinanten dienen in hun inschrijving duidelijk aan te geven wie het aanspreekpunt voor Aanbestedende dienst is gestanddoening Inschrijver dient zijn inschrijving 90 dagen gestand te doen klachten Klachten over deze aanbesteding kunnen worden gericht aan de contactpersoon voor klachten in deze aanbesteding. Naam De HHs, de heer H.M.M. Machielse Postadres Postbus 13336, 2501 EH Den Haag adres Telefoonnummer Pagina 11 van 18

12 3. Eisen ten aanzien van inschrijvers Ten aanzien van inschrijvers gelden uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen. Indien één of meer van de in dit hoofdstuk genoemde uitsluitingsgronden op u van toepassing zijn, wordt u uitgesloten van inschrijving op deze aanbesteding. Dat gebeurt ook als u niet kunt voldoen aan één of meer van de in dit hoofdstuk genoemde geschiktheidseisen. 3.1 uitsluitingsgronden De van toepassing zijnde uitsluitingsgronden zijn weergegeven in de Uniforme Eigen Verklaring. 3.2 geschiktheidseisen De volgende geschiktheidseis is van toepassing: Inschrijver is financieel in staat de opdracht gedurende de beoogde looptijd uit te voeren, de eis is een solvabiliteit (eigen vermogen / totaal vermogen) over de jaren 2012 en 2013 van tenminste 20%; Inschrijver voldoet aan de kerncompetenties. Inschrijver kan verklaren te voldoen aan de eerste minimumeis door het rechtsgeldig ondertekenen van de Uniforme Eigen Verklaring. 3.3 Uniforme Eigen Verklaring Door invullen en rechtsgeldig ondertekenen van de bijgevoegde Uniforme Eigen Verklaring kunnen inschrijvers verklaren dat de uitsluitingsgronden niet op hen van toepassing zijn en dat wordt voldaan aan de geschiktheidseisen. Binnen 10 dagen na het communiceren van het gunningsbesluit dient de inschrijver aan wie de opdracht gegund wordt de volgende bewijsstukken overleggen: Een gedragsverklaring aanbesteden die op het moment van inschrijven maximaal twee jaar oud is. Een uittreksel van Inschrijving bij de Kamer van Koophandel die op het moment van inschrijven niet ouder is dan zes maanden. Een verklaring van de belastingdienst die op het moment van inschrijven niet ouder is dan zes maanden en waarin staat dat de uitsluitingsgrond inzake het niet voldoen van betaling van belastingen en sociale verzekeringspremies niet op hem van toepassing is. Een overzicht van financiële ratio`s aan de hand waaruit blijkt dat inschrijver voldoet aan de eis ten aanzien van solvabiliteit over de jaren 2012 en Referentiebeschrijvingen die aantonen dat aan de kerncompetenties bij deze opdracht wordt voldaan. Referenties mogen niet ouder zijn dan drie jaar Pagina 12 van 18

13 4. Inschrijvingen Inschrijvingen dienen te zijn gebaseerd op de door De HHs opgegeven doelstelling van de opdracht. De volgende documenten worden door inschrijvers aangeleverd: Prestatie onderbouwing Het eerste inschrijfdocument dat inschrijvers indienen is de prestatie onderbouwing. In dat document tonen inschrijvers, door beschrijving van kenmerken van hun oplossing, aan waarom ze in staat zijn de doelstellingen van De HHs te realiseren. Dat doen inschrijvers aan de hand van SMART (specifiek, meetbaar, attractief, realistisch en tijdgebonden) opgestelde stellingen die met dominante, oftewel niet weerlegbare, niet betwistbare informatie worden ondersteund. Daarnaast dienen stellingen verifieerbaar te zijn, accuraat omschreven te worden en bij voorkeur onderbouwd te zijn met meetgegevens in getallen, percentages of tijd. Omdat de informatie in de prestatie onderbouwing gebruikt wordt om te beoordelen in het kader van de gunning van de opdracht dienen de stellingen en de onderbouwing gericht te zijn op de opdracht en niet te verwijzen naar het verleden. Dat betekent dat een stelling als: wij zijn in staat de doelstellingen te realiseren omdat we dat al tien keer eerder met succes gedaan hebben niet leidt tot een positieve beoordeling. Als de stelling luidt: wij zijn in staat de doelstellingen te realiseren doordat wij de opdracht zo en zo aanpakken en dat leidt tot een volgens andere opdrachtgevers optimale aansluiting bij de huisstijl is het wel aanleiding het antwoord positief te beoordelen. In de volgende paragraaf is het beoordelingskader voor de prestatie onderbouwing weergegeven. Er is één pagina A4 beschikbaar voor dit onderdeel. Risicodossier Het tweede document dat inschrijvers opleveren is een risicodossier, inclusief beheersmaatregelen. In het document beschrijven inschrijvers SMART welke risico`s er voor De HHs verbonden zijn aan de aan te besteden opdracht. Daarbij is het essentieel dat de risico`s buiten de invloedssfeer van inschrijver liggen. Bij elk risico geeft inschrijver aan waarom het geïdentificeerde risico belangrijk is, hoe het wordt gemitigeerd (weggenomen), hoe het mitigeren van het risico wordt gemeten en waarom de mitigerende maatregel gaat werken. Risico`s worden in volgorde van prioriteit opgegeven waarbij wordt onderbouwd waarom de prioriteit is zoals die volgens inschrijver is. Risico`s hoeven niet door inschrijvers overgenomen te worden, maar moeten wel inzichtelijk worden gemaakt. Kosten voor beheersmaatregelen dienen te zijn opgenomen in de prijs voor het produceren van communicatiemiddelen en kunnen niet separaat worden gefactureerd. Kosten voor risico`s die niet beheersbaar zijn komen voor rekening van De HHs. In de volgende paragraaf is het beoordelingskader voor het risicodossier weergegeven. Er is één pagina A4 beschikbaar voor dit onderdeel Pagina 13 van 18

14 Kansendossier Via het kansendossier kan een inschrijver extra`s aanbieden zonder zich zorgen te maken over de kosten voor die extra`s. Extra`s, vanaf nu te noemen kansen, dienen verband te houden met de opdracht en dienen daadwerkelijk waarde toe te voegen aan de doelstellingen van de opdracht. Daarbij dient dominant, met gebruik van verifieerbare en bij voorkeur cijfermatige argumenten te worden onderbouwd waarom een kans iets toevoegt. Het toekennen van de kansen door De HHs dient niet te leiden tot een wezenlijke wijziging van de opdracht. Kansen die wel een wezenlijke wijziging met zich meebrengen worden met de laagst mogelijke score beoordeeld. Van een wezenlijke wijziging is sprake als de opdracht zodanig verandert dat andere partijen dan de huidige inschrijvers geïnteresseerd zouden zijn in de opdracht. Voorbeelden van kansen zijn zaken waarmee inschrijver zich kan onderscheiden, beheersmaatregelen die extra geld kosten maar risico`s wegnemen bij De HHs, voorstellen die extra bijdragen aan het realiseren van de doelstellingen, het overnemen van risico`s van De HHs, en mogelijkheden die voorbij de verwachting van De HHs gaan. Per kans dienen de kosten te worden aangegeven. In de volgende paragraaf is het beoordelingskader voor het kansendossier weergegeven. Er is één pagina A4 beschikbaar voor dit onderdeel. Te interviewen personen Na beoordeling van de schriftelijke delen van de inschrijving (prestatie onderbouwing, risico dossier, kansendossier) worden de sleutelfunctionarissen van de drie tot dan toe best scorende inschrijvers geïnterviewd. Indien meer inschrijvers een gelijke score hebben behaald voor de combinatie prestatie onderbouwing, risicodossier en kansendossier, zodanig dat meer inschrijvers aanspraak kunnen maken op de eerste, tweede of derde plaats in de rangschikking, zullen alle inschrijvers die het betreft worden uitgenodigd voor het interview. De sleutelfunctionarissen in deze opdracht zijn wat De HHs betreft degenen die verantwoordelijk zijn voor de uitvoering van de opdracht. Daarbij wordt onderscheid gemaakt tussen degene die het grootste deel van de communicatiemiddelen zal produceren en degene die als accountmanager contact onderhoudt met De HHs. Tijdens het interview wordt nagegaan in hoeverre deze sleutelfunctionarissen de opdracht van Helicon en hun eigen inschrijving kennen. Mogelijk worden verduidelijkingsvragen gesteld. Sleutelfunctionarissen worden per inschrijver gezamenlijk geïnterviewd. Prijs Inschrijvers geven een totaalprijs over vier jaar, passend voor het realiseren van de doelstellingen. De prijs wordt gespecificeerd, zodat in de prijs eventuele minderkosten verwerkt kunnen worden. Eventuele personele inzet dient separaat te worden geprijsd, maar wordt niet betrokken in het oordeel Pagina 14 van 18

15 5. Beoordeling van inschrijvingen De inschrijvingen en interviews worden als volgt beoordeeld: Toetsing aan de vormvereisten Tijdig ingediende inschrijvingen worden allereerst getoetst aan het voldoen aan de vormvereisten. Inschrijvingen die niet aan de vormvereisten voldoen worden uitgesloten van verdere beoordeling. Vormvereisten worden vastgelegd in het beschrijvend document en hebben betrekking op de wijze waarop de inschrijving dient te worden opgesteld en ingediend. Beoordeling van prestatie onderbouwing, risicodossier en kansendossier De prestatie onderbouwing wordt beoordeeld met gebruikmaking van de volgende beoordelingsvragen: In welke mate onderbouwt de prestatie onderbouwing dat inschrijver in staat is de doelstellingen te realiseren? In welke mate wordt die onderbouwing gestaafd met verifieerbare en gedocumenteerde prestatie informatie? Het risico dossier wordt beoordeeld met gebruikmaking van de volgende vragen: In welke mate zijn er relevante risico`s geïdentificeerd en is uitgelegd waarom een risico een risico is? In welke mate wordt in de inschrijving onderbouwd waarop de prioritering van de risico`s gebaseerd is? In welke mate worden concrete oplossingen benoemd die het risico verminderen? In welke mate worden de voorgestelde beheersmaatregelen onderbouwd met prestatie informatie? De vragen die bij beoordeling van het kansendossier centraal staan zijn: In welke mate voegen voorstellen waarde toe aan de doelstellingen? In welke mate wordt met prestatie informatie onderbouwd waarom de voorgestelde kansen daadwerkelijk een bijdrage leveren aan de doelstellingen? De drie documenten (prestatie onderbouwing, risico dossier en kansendossier) worden in eerste instantie door beoordelaars individueel beoordeeld. Vervolgens wordt in consensus de definitieve score vastgesteld. Dat gebeurt volgens de volgende manier van scoren: Kenmerk document Score Zeer goed 10 Redelijk tot goed 8 Neutraal 6 Matig tot onvoldoende 4 Niet acceptabel 2 In onderstaande tabel staat aangegeven welk aantal punten voor elk onderdeel maximaal behaald kan worden. Ook staat aangegeven met welke factor de score van de beoordelingscommissie wordt vermenigvuldigd om tot het resultaat te komen: Pagina 15 van 18

16 Document Maximale score vermenigvuldigingsfactor Prestatie onderbouwing 20 2 Risico dossier 20 2 Kansendossier 15 1,5 Beoordeling van het interview Bij beoordeling van het interview worden de volgende vragen gehanteerd: In welke mate kent de geïnterviewde de doelstellingen van opdrachtgever? In welke mate kent de geïnterviewde de risico`s van de opdracht en de bijbehorende beheersmaatregelen? In welke mate kent de geïnterviewde de kansen bij de opdracht? In welke mate geeft de geïnterviewde korte en bondige antwoorden op de gestelde vragen? De interviews worden door de beoordelingscommissie, die als toehoorder bij de interviews aanwezig is, beoordeeld aan de hand van de volgende scoretabel: Kenmerk interview Score Zeer goed 10 Redelijk tot goed 8 Neutraal 6 Matig tot onvoldoende 4 Niet acceptabel 2 Voor het interview kunnen maximaal 30 punten worden behaald. De score die de beoordelingscommissie toekent wordt daartoe vermenigvuldigd met 3. Na beoordeling van alle onderdelen worden de inschrijvingen gerangschikt. De inschrijving met het hoogste aantal punten wordt in de concretiseringsfase verder uitgewerkt en gedetailleerd. Beoordeling van de prijs Inschrijvers die hun prijs gelijk stellen aan het budget ontvangen voor het onderdeel prijs 0 punten. Het maximaal aantal punten voor de prijs wordt toegekend aan de inschrijver die een prijs van 0 aanbiedt. Tussenliggende prijzen worden naar rato beloond. Voor de prijs worden maximaal 25 punten toegekend. Na beoordeling van alle onderdelen worden de inschrijvingen gerangschikt. De inschrijving met het hoogste aantal punten wordt in de concretiseringsfase verder uitgewerkt en gedetailleerd Pagina 16 van 18

17 6 Vervolg 6.1 Concretiseringsfase Nadat inschrijvingen beoordeeld zijn wordt de als eerst gerangschikte inschrijver aangewezen als preferente inschrijver. Overige inschrijvers worden ook op de hoogte gebracht van de keuze voor de preferente inschrijver. Met de preferente inschrijver wordt de inschrijving geconcretiseerd. Het resultaat van de concretiseringsfase is een geconcretiseerde, verduidelijkte en onderbouwde inschrijving passend binnen de kaders van de uitvraag en de inschrijving. De volgende activiteiten vinden plaats in de concretiseringsfase: - De beoogd opdrachtnemer verduidelijkt het voorstel, wat zit er wel, wat zit er niet in? - De beoogd opdrachtnemer werkt prestatie indicatoren uit en geeft in detail aan wat op welke manier gemeten gaat worden. - De beoogd opdrachtnemer identificeert risico`s en andere issues die kunnen optreden en het plan kunnen verstoren. - De beoogd opdrachtnemer identificeert wat hij allemaal nog niet weet en wat hij gaat doen om de benodigde informatie te verkrijgen. - De beoogd opdrachtnemer stelt een gedetailleerde planning op waarin taken van opdrachtnemer en opdrachtgever staan. - De beoogd opdrachtnemer identificeert wat hij nodig heeft van opdrachtgever en zorgt dat er een plan is om dat te krijgen. - De beoogd opdrachtnemer stelt een format op voor een periodiek rapport en gaat het gebruiken. - De beoogd opdrachtnemer zorgt ervoor dat de verwachtingen van opdrachtgever en opdrachtnemer overeenstemmen, zodat beide partijen weten wat er staat te gebeuren en wat er van ze verwacht wordt. Nadat de opdracht is geconcretiseerd en de preferente inschrijver heeft aangetoond de doelstellingen te zullen realiseren en de randvoorwaarden in te vullen wordt de opdracht gegund. Afgewezen inschrijvers ontvangen gelijktijdig met de winnende inschrijver een bericht van afwijzing. 6.2 Uitvoering Tijdens de uitvoeringsfase levert Opdrachtnemer periodiek een rapportage op waarin over de voorgaande periode wordt aangegeven: - welke geïdentificeerde risico`s zich hebben voorgedaan, waarbij wordt aangegeven waarom de opgegeven beheersmaatregelen niet gewerkt hebben, wat er is gedaan om het risico alsnog beheersbaar te maken en wat er is gedaan om het risico een volgende keer alsnog te voorkomen; - welke niet geïdentificeerde risico`s hebben zich voorgedaan, waarbij wordt aangegeven waarom het risico niet als zodanig is geïdentificeerd; - welke aanpassingen zijn door opdrachtgever ingegeven. De periodieke rapportage helpt de doelstellingen realiseren doordat iedere betrokkene in het project op de hoogte is van risico`s die de realisatie in de weg staan. Het voordoen van risico`s die door Opdrachtnemer geïdentificeerd zijn is voor rekening van Opdrachtnemer. Niet voorziene risico`s Pagina 17 van 18

18 worden gedragen door Opdrachtgever, evenals aanpassingen van de in de concretiseringsfase vastgelegde scope. Tevens rapporteert Opdrachtnemer periodiek over de realisatie van de doelstellingen en de invulling van randvoorwaarden van De HHs. 6.3 Procedure Nadat inschrijvingen op basis van de scores voor de schriftelijke documenten en de interviews gerangschikt zijn, wordt aan de op de eerste plaats gerangschikte inschrijver een uitnodiging verstuurd om de opdracht samen met De HHs te gaan concretiseren. Tegelijkertijd ontvangen overige inschrijvers een bericht waarin staat waarom ze niet worden uitgenodigd voor de concretisering. Indien gewenst kunnen inschrijvers een afspraak maken om hun inschrijving te evalueren. Indien blijkt dat de inschrijving van de als beste gerangschikte inschrijver niet geverifieerd kan worden of indien tijdens de concretisering blijkt dat de als beste gerangschikte inschrijver niet aantoonbaar in staat is de doelstellingen te realiseren, wordt de tot dan toe als beste gerangschikte inschrijver uitgesloten en wordt de als tweede gerangschikte inschrijver uitgenodigd de opdracht te gaan concretiseren. Na succesvolle afronding van de concretisering ontvangt de inschrijver die de opdracht succesvol geconcretiseerd heeft een gunningsbericht en ontvangen inschrijvers die niet zijn uitgenodigd voor de concretisering een afwijzing. Na ontvangst van een afwijzing kan een afgewezen Inschrijver bezwaar aantekenen. Dat dient te gebeuren voor afloop van de standstill termijn door het betekenen van een kort geding bij de Rechtbank te Den-Haag Pagina 18 van 18