Digitaal duurzaam geborgd, Corporate document archiving, van visie naar DK praktijk. DK-SYSTEEM
Samenvatting:Records Management?! 1. Records Management integreert, organisatiebrede juridisch bewijsbare verantwoording voor document & content 2. De relatie tussen document en (web)content is ook binnen XYZ niet uitgekristalliseerd; XYZ (onder)kent daarom in de introductie Records Management-beginselen en RMsystemen een onvermijdelijke & meerjarige uitdaging 3. XYZ kiest - op praktische gronden - voor vertrek in de richting van RM-beginselen en -systemen vanuit binnen XYZ toegepaste document management systemen 4. Documentaire duurzaamheid vergt de vaststelling van voor metadatatering toe te passen (open) technologiestandaarden DK-Systeem april 2004 H. van Uum Dia 2
DK presentatievierluik 1. (S1-47 documentlink) DK-Overzicht 2. (S1-57 documentlink) DK-Juridisch 3. (S1-69 documentlink) DK-Systeem 4. (S1-12 documentlink) DK-Executive DK-Systeem april 2004 H. van Uum Dia 3
Inhoud (01-04) Samenvatting 0. (05-17) Records Management? 1. (18-27) RM technologisch-conceptueel 2. (28-40) Duurzaamheid 3. (41-48) RM compliancy @ XYZ? 4. (49-69) Verantwoording DK-Systeem april 2004 H. van Uum Dia 4
Records Management 0 DK-Systeem april 2004 H. van Uum Dia 5
0. Records Management? 1. RM? 2. RM in 2 beelden 3. RM in Nederland 4. RM borgt 5. RM uitdagend? 6. XYZ en RM? DK-Systeem april 2004 H. van Uum Dia 6
0.1.1 RM? (Remano) 1. Beheer van archiefdocumenten primair ten behoeve van de organisatie. 2. In Nederland wordt hiervoor wel de term Documentaire Informatievoorziening gebruikt. 3. NEN-ISO 15489:2001 vertaalt de term als informatie- en archiefmanagement. DK-Systeem april 2004 H. van Uum Dia 7
0.1.2 RM? (US DoD 50152-STD) 1. The planning, controlling, directing, organizing, training, promoting, and other managerial activities involving the life cycle of information, including creation, maintenance (use, storage, retrieval), and disposal, regardless of media 2. Record management procedures are used to achieve adequate and proper documentation of Federal policies and transactions and effective and economical management of Agency and organizational operations. DK-Systeem april 2004 H. van Uum Dia 8
0.2.1 RM-overzicht in beeld DK-Systeem april 2004 H. van Uum Dia 9
0.2.2 falend RM in beeld? 26.05.1995, Bill Gates, The Internet Tidal Wave, 9 pages DK-Systeem april 2004 H. van Uum Dia 10
0.3.1 RM in Nederland 1. NL: Softwarespecificaties voor Records Management Applicaties voor de Nederlandse overheid (Remano) 2. EU: MoReq (Model Requirements for Records Management Applications). 3. In overeenstemming met ISO 15489 DK-Systeem april 2004 H. van Uum Dia 11
0.3.2 RM in Nederland/VS VS: Design Criteria Standards for Electronic Records Management Software Applications, Department of Defense 5015.2-STD DK-Systeem april 2004 H. van Uum Dia 12
0.4 RM borgt 1. Conforme uitvoering van vastgesteld bewaar- en vernietigingsbeleid 2. Overstemming met wetgeving, technische standaarden & maatschappelijke (corporate governance) normen 3. Doelmatig onderhoud van documenten en duurzame ontsluiting op maat van mens, onderwerp, organisatie & samenleving DK-Systeem april 2004 H. van Uum Dia 13
0.5.1 RM uitdagend? Holistische benadering noodzakelijk: Papier + Digitaal Mens + Organisatie + Samenleving Business + Corporate Archiving RM systeemontwikkeling & -onderhoud ICT integratie DK-Systeem april 2004 H. van Uum Dia 14
0.5.2 RM uitdagend: 3x3 model systeem organisatie bestand Laag 1: metadateren Laag 2: ontsluiten Laag 3: gebruiken DK-Systeem april 2004 H. van Uum Dia 15
0.6.1 XYZ en RM? 1. Vastgesteld bewaar- & vernietigingsbeleid? Door RvB?! 2. Welke wetgeving, technische standaarden & maatschappelijke (corporate governance) normen? 3. Doelmatige ontsluiting van documenten én op maat van mens, onderwerp, organisatie en samenleving? DK-Systeem april 2004 H. van Uum Dia 16
0.6.2 XYZ en RM? 1. Niet(s) doen, kán niet! 2. Minimal RM compliant = RM compliant 3. Risico's non-rm compliancy? DK-Systeem april 2004 H. van Uum Dia 17
RM technologisch-conceptueel 1 DK-Systeem april 2004 H. van Uum Dia 18
1.RM technologisch-conceptueel 1. OAIS 2. OAIS-beeld 3. OAIS-praktijk 4. OAIS-praktijkbeeld 5. RM-normrelaties 6. Conceptkeuze XYZ DK-Systeem april 2004 H. van Uum Dia 19
1.1.0 OAIS (ISO Number : 14721) 1. An Open Archival Information System is: 2. An archive, consisting of an organization of people and systems, that has accepted the responsibility to preserve information and make it available. 3. It meets a set of such responsibilities as defined in this document and this allows an OAIS archive to be distinguished from other uses of the term archive DK-Systeem april 2004 H. van Uum Dia 20
1.1.1 OAIS (ISO Number : 14721) 1. The model provides a framework: 2. for the understanding and increased awareness of archival concepts needed for long-term digital information preservation and access, 3. and for describing and comparing architectures and operations of existing and future archives. 4. It also guides the identification and production of OAIS related standards. DK-Systeem april 2004 H. van Uum Dia 21
1.2 OAIS-beeld Corporate wide & wise! [Cda] DK-Systeem april 2004 H. van Uum Dia 22
1.3 OAIS-praktijk 1. Koninklijke Bibliotheek 2. IBM/DIAS DK-Systeem april 2004 H. van Uum Dia 23
1.4.1 OAIS-praktijkbeeld DK-Systeem april 2004 H. van Uum Dia 24
1.4.2 OAIS-compliant: A standard and other documents that claim to be conformant to the OAIS Reference Model shall use the terms and concepts defined in the OAIS Reference Model in the same manner. DK-Systeem april 2004 H. van Uum Dia 25
1.5 RM-normrelaties DK-Systeem april 2004 H. van Uum Dia 26
1.6 Conceptkeuze XYZ OAIS is dé basis voor een door Remano geinspireerde XYZ corporate RM-implementatie DK-Systeem april 2004 H. van Uum Dia 27
Duurzaamheid 2 DK-Systeem april 2004 H. van Uum Dia 28
2.Duurzaamheid 1. 3 duurzaamheidaspecten in beeld 1. (A1) Metadata invoegen én -kapselen 2. (A2) Open (meta)data uitwisselstandaarden 3. (A3) PDF & PDF/A 2. MS Longhorn 3. Basis voor XYZ metadataschema? 4. Word 2003: brug naar Longhorn?! DK-Systeem april 2004 H. van Uum Dia 29
2.1 Duurzaamheid in beeld DK-Systeem april 2004 H. van Uum Dia 30
2.1.1 (A1) Toevoegen en inkapselen XML based metadata toevoegen; relatie met bestand beheren XML-based metadata inkapselen in ISO-genormeerd (PDF) bestand DK-Systeem april 2004 H. van Uum Dia 31
2.1.2 (A2) Open uitwisselstandaarden 1. extensible Mark up Language 2. Resource Description Framework 3. extensible Metadata Platform DK-Systeem april 2004 H. van Uum Dia 32
2.1.3 (A3) PDF & PDF/Archive 1. Visuele integriteit (PDF/PostScript) 2. Op open standaarden gebaseerde (RDF/XMP) opname van (XYZ) metadata 3. In 2006 is PDF/Archive ISO-norm 4. Gebruiksvriendelijk[(er) dan TIFF] DK-Systeem april 2004 H. van Uum Dia 33
2.2 MS Longhorn 1. MS Longhorn & WinFS? 2. WinFS & XYZ? 3. WinFS & extensibility: 1. WinFS Extensibility Points (s18 CLI322) 2. Ways to Extend the Store (s19 CLI322) 4. Word 2003, brug naar MS Longhorn? 5. Metadataschema voor XYZ? DK-Systeem april 2004 H. van Uum Dia 34
2.2.1 MS Longhorn & WinFS 1. MS Longhorn: code name van opvolger Windows XP (Reloaded) 2. WinFutureStorage: [file + database]-systeem van MS Longhorn 3. WinFS is: 1. A storage medium for all end-user data 2. A data model built on relational database technology and NTFS 3. A more secure place to store data 4. A set of domain-specific schemas 5. A set of services that make data actionable 6. A new user experience in the "Longhorn" interface DK-Systeem april 2004 H. van Uum Dia 35
2.2.2 WinFS & XYZ 1. WinFS: 1. biedt XYZ de mogelijkheid eigen metadatasets in te bouwen 2. faciliteert XYZ metadatabehoeften voor alle eindgebruikers, 3. maakt daardoor voor XYZ haalbaar: 1. Records Management 2. Knowledge Management DK-Systeem april 2004 H. van Uum Dia 36
2.2.3.1 WinFS Extensibility Points 6 Objects T/SQL XML Services Sync (WinFS, ) InfoAgent (Rules, ) Filesystem (Metadata 3 Handlers, ) NTFS 5 4 Schemas People Groups Tasks Docs Data Model Items Media Relationships Extensions 1 2 1 2 3 4 5 Extend and Relate Windows types Build your own Types Build Metadata handlers for custom file formats Build on InfoAgent Build Synchronization adaptors and custom resolution handlers 6 Integration with Longhorn Shell DK-Systeem april 2004 H. van Uum Dia 37
2.2.3.2 Ways to Extend the Store 1. Use someone else s schema Creating new Item instances Create your own part of the namespace Modifying Items Use of keywords 2. Extend a schema Item Extensions NestedType extensions Subtypes 3. Roll your own Design your own Item types Wenselijkheid DK-Systeem april 2004 H. van Uum Dia 38
2.4 Word 2003, brug naar Longhorn?! 1. Structured editing + storage (XML-based) 2. IRM functie ([enterprise]information Rights Management) 3. Formating & Editing restrictions 4. Benodigd: 1. Desktop: Windows 2000 / XP + Office 2003 2. Windows Server 2003 + Microsoft Windows Rights Management Services (RMS) DK-Systeem april 2004 H. van Uum Dia 39
2.5 Metadataschema voor XYZ? Wat moet worden gemodelleerd in een XYZ-metadataschema DK-Systeem april 2004 H. van Uum Dia 40
RM compliancy @ XYZ 3 DK-Systeem april 2004 H. van Uum Dia 41
3. RM compliancy @ XYZ? 1. Compliant? 2. DacRoom: non-compliant 3. Filnet: in process of DoD certification 4. IBM/DIAS: compliant 5. RM compliancy @ XYZ in 20XY? DK-Systeem april 2004 H. van Uum Dia 42
3.1 Compliant A standard and other documents that claim to be conformant to the OAIS Reference Model shall use the terms and concepts defined in the OAIS Reference Model in the same manner. DK-Systeem april 2004 H. van Uum Dia 43
3.2 DacRoom: non-compliant 1. Term: Records Management komt niet voor op de site van de leverancier 2. Leverancier is desgevraagd bereid en zegt in staat te zijn te voorzien in de ontwikkeling van één interface voor toevoeging, inkapseling en onderhoud van XML/XMP -gebaseerde metadata DK-Systeem april 2004 H. van Uum Dia 44
3.3 Filenet: in DoD certification 1. DoD heeft Filenet gepland voor certificatie procedures & tests 2. Voortgang: Scheduled Vendors http://jitc.fhu.disa.mil/recmgt/schedule.htm DK-Systeem april 2004 H. van Uum Dia 45
3.4 IBM/DIAS: compliant! DK-Systeem april 2004 H. van Uum Dia 46
3.5 Compliancy @ XYZ in 20XY 1. Starten met in gebruik zijnde document management producten, DacRoom en/of Filnet 2. D.m.v DK/DK+ & ISO genormeerd PDF gebruik, groeien in de richting van corporate wide & wise RM compliancy DK-Systeem april 2004 H. van Uum Dia 47
DK-Systeem, afsluiting XYZ AD 2004 DK-Systeem april 2004 H. van Uum Dia 48
Verantwoording 4 DK-Systeem april 2004 H. van Uum Dia 49
4. Verantwoording 1. Index 2. Afbeeldingen 3. Hyperlinks 4. Begrippen 5. Colofon DK-Systeem april 2004 H. van Uum Dia 50
4.1 Index (01-04) Samenvatting 0. (05-17) Records Management? 1. (18-27) RM technologisch-conceptueel 2. (28-40) Duurzaamheid 3. (41-48) RM comliancy @ XYZ? 4. (49-69) Verantwoording DK-Systeem april 2004 H. van Uum Dia 51
4.2 Afbeeldingen 1. 02. RM in beeld http://mimage.hummingbird.com/alt_content/binary/pdf/collateral/wp/rmstrategies.pdf 2. 0.2.2. Falend RM in beeld? http://www.usdoj.gov/atr/cases/exhibits/20.pdf, page 1 3. 1.2 OAIS in beeld, Figure 4-1: OAIS Functional Entities http://wwwclassic.ccsds.org/documents/pdf/ccsds-650.0-b-1.pdf 4. 1.4.1 OAIS-praktijkbeeld http://www-5.ibm.com/nl/dias/index.html 5. 2.5.1 WinFS Extensibility Points http://microsoft.sitestream.com/pdc2003/cli/cli322_files/botto_files/cli322_thompson.ppt, s18/19 6. 2.6 Basis voor XYZ schema? http://www.archiefschool.nl/docs/metadata%20model%20versie%203-1.pdf, pagina 19 7. 3.4 IBM/DIAS:compliant http://www-5.ibm.com/nl/dias/index.html DK-Systeem april 2004 H. van Uum Dia 52
4.3 Hyperlinks 1. RM-normen 2. Technische standaarden 3. Overige DK-Systeem april 2004 H. van Uum Dia 53
4.3.1.1 RM-normen 1. Open Archival Information System (OAIS) http://wwwclassic.ccsds.org/documents/pdf/ccsds-650.0-b-1.pdf 2. Record Management Nederlandse Overheid (Remano) http://europa.eu.int/ispo/ida/export/files/nl/1492.pdf 3. Design Criteria Standards for Electronic Records Management Software Applications (5015.2-STD) http://jitc.fhu.disa.mil/recmgt/p50152s2.pdf 4. Model Requirements for Records Management (MoReq) http://europa.eu.int/ispo/ida/ DK-Systeem april 2004 H. van Uum Dia 54
4.3.1.2 RM-normen (ISO equivalenten) 1. Open Archival Information System (OAIS) ISO 14721 http://www.iso.ch/iso/en/stdsdevelopment/tc/tclist/technicalcommitteestandardslistpage.technicalcommitte estandardslist?commid=738 2. Design Criteria Standards for Electronic Records Management Software Applications (5015.2-STD) 3. Model Requirements for Records Management (MoReq) ISO 15489 http://www.iso.org/iso/en/combinedqueryresult.combinedqueryresult?querystring=iso+15489+ 4. Record Management Nederlandse Overheid (Remano) DK-Systeem april 2004 H. van Uum Dia 55
4.3.2 Technische standaarden 1. extensible Mark up Language (XML) http://www.w3c.org/xml/ 2. Resource Description Framework (RDF) http://www.w3.org/rdf/ 3. extensible Metadata Platform (XMP) http://partners.adobe.com/asn/developer/xmp/pdf/metadataframework.pdf 4. PDF/Archive (PDF/A) http://www.aiim.org/pdf_a/ DK-Systeem april 2004 H. van Uum Dia 56
4.3.3 Overige 1. Hummingbird http://www.hummingbird.com/ 2. Microsoft/Longhorn http://msdn.microsoft.com/longhorn/ 3. Microsoft Office 2003 Guide http://download.microsoft.com/download/0/f/1/0f1d5b1f-53bc-47c3-bf6fac6d67cf9766/office2003guidewp.doc 6. Microsoft The Windows File Systeem, October 2003 http://msdn.microsoft.com/longhorn/understanding/pillars/winfs/default.aspx?pull=/library/e n-us/dnaero/html/wux_topic_storage.asp 7. Koninklijke Bibliotheek http://www.kb.nl/kb/resources/frameset_kenniscentrum.html DK-Systeem april 2004 H. van Uum Dia 57
4.4. Begrippen 1. Cda 2. PDF&PDF/A 3. Document Management 4. Metadata 5. DK-Rapportsamenhang DK-Systeem april 2004 H. van Uum Dia 58
4.4.1 Cda 1. Corporate document archiving is de - gekozen - benaming voor een ontwikkeling waardoor XYZ - óók tegenover derden - bewijsbaar én mediumneutraal gaat voldoen aan de hoogste kwaliteitsnormen op het gebied van onderhoud, duurzame beschikbaarheid en audit-trail van documentaire, niet-financiële gegevens. 2. Corporate document archiving is - uiteindelijk - een archiefpraktijk gebaseerd op RvB-besluiten over het: 1. toepassen van vastgestelde wetgeving & technische standaarden; 2. toetsen van toegepaste wetgeving & technische standaarden; 3. inrichten en onderhouden van adequate (= 1+2) archiefvoorzieningen. Mediumneutraal: kwaliteitsnormen en normhandhaving verschillen tussen papieren en digitale archiefpraktijken uitsluitend praktisch, niet principieel; gemengde archiefpraktijken vereisen naadloze normcomplementariteit. DK-Systeem april 2004 H. van Uum Dia 59
4.4.2 PDF& PDF/A 1. Portable Document Format; op PDF gebaseerd, wordt thans een proces doorlopen dat vermoedelijk leidt tot erkenning van PDF/A(archiving) als ISO standaard begin 2006. 2. PDF staat - daarom - aan de basis van de DK/DKP-inspanningen. DK-Systeem april 2004 H. van Uum Dia 60
4.4.3 Document Management 1. DacRoom 2. Filnet DK-Systeem april 2004 H. van Uum Dia 61
4.4.3.1 DacRoom 1. Is een productnaam voor een document management systeem, in gebruik bij XYZ, ontwikkeld en geleverd door ABCD 2. DacRoom wordt gebruikt als pilot c.q startomgeving voor DK 3. Overstap naar FilNet of Hummingbird (Vermogensbeheer, DoD gecertificeerd) is voorzien, afhankelijk van voortgang, ervaring en wetgeving DK-Systeem april 2004 H. van Uum Dia 62
4.4.3.2 Filnet 1. Is een productnaam voor een document management systeem, in gebruik bij XYZ, ontwikkeld en geleverd door STUV 2. DacRoom wordt gebruikt als pilot c.q startomgeving voor DK 3. Overstap naar FilNet of Hummingbird (Vermogensbeheer, DoD gecertificeerd) is voorzien en afhankelijk van voortgang, ervaring en wetgeving DK-Systeem april 2004 H. van Uum Dia 63
4.4.4 Metadata 1. Toevoegen en inkapselen 2. Onderscheid DK-Systeem april 2004 H. van Uum Dia 64
4.4.4.1 Toevoegen en inkapselen 1. Metadata: data over data 2. Aan bestanden kunnen metadata worden gerelateerd c.q worden toegevoegd 3. In bestanden kunnen metadata worden opgenomen c.q worden ingekapseld 4. 2 + 3 dienen samen duurzame toegankelijkheid DK-Systeem april 2004 H. van Uum Dia 65
4.4.4.2 Onderscheid DK-Systeem april 2004 H. van Uum Dia 66
4.5.1 DK-Rapportsamenhang 1.DK-SWS 2.DK-PDF/A 3.DK-CAB 4.DK-RS DK-Systeem april 2004 H. van Uum Dia 67
4.5.2 Colofon Beschikbaar in PowerPoint (9.0.3821) Word PDF HTML Voorjaar 2004 DK-Systeem april 2004 H. van Uum Dia 68
DK-Systeem, afsluiting XYZ AD 2004 DK-Systeem april 2004 H. van Uum Dia 69