ICT Meerjarenplan 2012-2015

ICT Meerjarenplan 2012-2015 Bij ons leer je de wereld kennen

2

ICT Meerjarenplan 2012-2015 Vastgesteld door het College van Bestuur op 13 december 2011 3 ICT meerjarenplan 2012-2015

Inhoud ICT MJP 1. Samenvatting 5 2. Inleiding 8 3. ICT en onderwijs 12 4. ICT en onderzoek 19 5. ICT en bedrijfsvoering 23 6. Prioriteiten in de ICT-infrastructuur en ICT-dienstverlening 28 7. ICT governance: sturing en planvorming 32 8. Meerjarenbegroting 35 4

1. Samenvatting Algemeen In de afgelopen jaren is in Leiden verder gewerkt aan goede toekomstvaste ICT en informatievoorzieningen. In het onderwijs vormt de digitale leeromgeving Blackboard een vanzelfsprekende voorziening. Wetenschappelijke informatie is in toenemende mate digitaal. Wetenschappelijk onderzoek is al lang niet meer denkbaar zonder een moderne ICT-infrastructuur. In de bedrijfsvoering zijn nieuwe systemen ingevoerd waardoor veel administratieve processen eenvoudiger en efficiënter konden worden ingericht. In dit meerjarenplan formuleert de universiteit de ambities voor de periode 2012-2015. Deze ambities zijn in een uitgebreide consultatieronde binnen de universiteit besproken met bestuurders bij faculteiten, directeuren van expertisecentra en onderwijs- en ICT deskundigen. Uit deze ronde is gebleken dat er breed draagvlak is voor de gekozen strategische keuzes. Ambities en innovatie kosten geld. Daarom zal in het licht van de bezuinigingen de uitdaging voor de komende planperiode vooral zijn om de bestaande ICTdiensten tegen dezelfde of lagere kosten aan te bieden. Het verbeteren en verbreden van het gebruik van de beschikbare applicaties en ICT-voorzieningen heeft hoge prioriteit. Er is immers nog veel ICT die niet volledig wordt benut. Noodzakelijke innovatie van de ICT en de informatievoorziening in dit meerjarenplan is voornamelijk gebaseerd op een viertal trends: de groei van digitale informatie en (onderzoek)gegevens in databases, groei in het gebruik van mobiele apparatuur door studenten en medewerkers, meer uitwisseling van informatie en kennis via sociale fora en een steeds breder wordende beschikbaarheid van ICT-oplossingen die tot voor kort alleen binnen de organisatie zelf werden aangeboden maar vaker ook door derden of uit de cloud. Voor de vertaling van de strategische ambities naar uitvoering kent de universiteit al enige jaren de ICTprojectenagenda. Deze bevat een overzicht van de concrete ICT-projecten en wordt jaarlijks opgesteld in samenspraak met de faculteiten en expertisecentra. Prioriteiten worden bepaald aan de hand van het strategisch belang van de opbrengsten en gebaseerd op beschikbare capaciteit en budgetten. Hieronder een samenvatting van de ambities van de universiteit voor de komende jaren. Ambities op het terrein van onderwijs A. Verbetering van gegevensstromen in concernsystemen die worden gebruikt voor studenten onderwijsadministraties: usis, Studielink, E-Studiegids, Blackboard, OIEM, BRON-HO. Op orde brengen, harmoniseren en waar mogelijk werkprocessen van onderwijsadministraties bij faculteiten concentreren. Dit alles met het oog op verlaging van de kosten van usis. B. Inzet van verschillende beschikbare platforms voor de informatievoorziening aan studenten: mobiel (Blackboard, nieuws & agenda, bibliotheekinformatie), sociale fora (zoals Facebook en Twitter) en door de inrichting van een studentenportal. 5 ICT meerjarenplan 2012-2015

6 C. Verbeteren van het studiesucces door toepassing van ICT bij de ondersteuning van processen rond studiekeuze en studievoortgang. Concrete initiatieven: inrichten van diverse online loketten voor studenten in de vorm van een Leidse studiekeuzeportal, een diversiteitportal en een studievaardighedenportal. D. Versterken van de kwaliteit van het onderwijsproces door inzet van ICT. Met name gaat het daarbij om bestaande voorzieningen die breder worden geïmplementeerd: interactieve media (stemkastjes) en weblectures, meer en structureler gebruik van digitaal toetsen, en blended learning ter verhoging van de effectiviteit van de zelfstudie. Daarbovenop onderzoekt de universiteit innoverende toepassingen van ICTO voor het onderwijsproces, via Open Courseware en een Living Lab The Hague. Blackboard blijft als elektronische leeromgeving gehandhaafd. E. In Den Haag wordt het Living Lab The Hague vorm gegeven: een open innovatienetwerk waarin diverse groepen (studenten, onderzoekers en andere kenniswerkers) samenwerken bij het onderzoek naar maatschappelijke vraagstukken met behulp van ICT. Ambities op het terrein van onderzoek F. Verdere vormgeving van de Digitale Bibliotheek en open access op basis van het meerjarenplan van de UBL (Partner in kennis). De zgn. Embedded library wordt uitgewerkt aan de hand van een aantal projecten, deels in samenwerking met SURF en zusterinstellingen. Specifieke thema s: e-publishing en printing on demand, archivering van digitale bronnen en de opzet van een virtual research environment. G. Verbetering van de registratie van het Leidse wetenschappelijk onderzoek door invoering van een nieuw Current Research Information System (CRIS), de opvolger van Metis. Daarnaast vindt voor een (systematischer) begeleiding van de PhD s registratie plaats in een nog nader te bepalen concernsysteem. H. Beter gebruik maken van diverse bestaande en nieuwe lokale voorzieningen van het ISSC en optimaal aansluiten bij landelijke initiatieven en ICT-voorzieningen. Het gaat met name om E-science, data-opslag, supercomputing, grid en andere voorzieningen van het Platform ICT en Onderzoek van SURF. Ambities op het terrein van bedrijfsvoering I. Ontwikkeling van een informatiearchitectuur voor de concernsystemen en afspraken over een gemeenschappelijk datamodel. Dit moet leiden tot een efficiënter beheersbare (digitale) informatiehuishouding en lagere beheerkosten. J. Versterken van de universitaire corporate website ten behoeve van externe doelgroepen (aanstaande studenten, derdegeldstroompartijen, belangstellenden in Leids onderzoek, et cetera). Er wordt een medewerkerportaal ingericht waarin informatie voor medewerkers beter wordt afgeschermd voor externe bezoekers.

K. Verruiming van het aanbod van self servicevoorzieningen voor medewerkers. L. Verder verbeteren van de bestuurlijke kengetallenrapportages met behulp van business intelligence tools. In de planperiode is er integratie van de huidige omgevingen: SAP BW en Business Objects. M. Op maat gesneden toegang tot digitale bronnen en ICT-toepassingen. Waar mogelijk én passend in het securitybeleid zal het identity management systeem ULCN worden uitgebreid met voorzieningen op het terrein van Role Based Access Control en Single Sign-on. N. De LU-Card groeit uit tot een multifunctionele kaart voor toegang tot de Leidse voorzieningen en gebouwen. O. Voorbereiding van de invoering van nieuwe systemen: een systeem dat een geïntegreerde oplossing biedt voor zalenreservering en roostering en een systeem voor Customer Relation Management (CRM) voor het beheer van gegevens over alumni en andere externe doelgroepen van de universiteit. hierbij zijn het beleid voor mobiele apparatuur (bring your own device: laptops, tablets etc.) en de goede beschikbaarheid van WiFi en Eduroam. 2. Beleid voor sourcing en cloudcomputing. Hosting en applicatiebeheer van systemen hoeven niet altijd binnen de universiteit te worden uitgevoerd. Steeds vaker is het mogelijk om een afweging te maken tussen zelf doen of uitbesteden. In de komende jaren komt daar de mogelijkheid van cloudcomputing bij. 3. Informatiebeveiliging. Met name de open natuur van de universiteit zorgt voor nieuwe uitdagingen op het gebied van informatiebeveiliging. Door gebruik van persoonlijke, vaak mobiele apparatuur op het universitaire netwerk voldoen traditionele beveiligingstechnieken vaak niet meer. 7 Prioriteiten in de ICT-infrastructuur Het ISSC ontwikkelt en onderhoudt de basis ICTinfrastructuur. In de komende jaren liggen de prioriteiten op de volgende drie terreinen: 1. Keuze en invoering van de nieuwe generatie universitaire werkplekken. Belangrijke onderdelen ICT meerjarenplan 2012-2015

8 2. Inleiding 2.1 Context In het Meerjarenplan ICT-beleid 2012-2015 wordt beschreven hoe de universiteit het onderwijs, het onderzoek en de bedrijfsvoering wil ondersteunen met behulp van ICT. Leidraad hierbij is de universitaire strategie zoals verwoord in Inspiratie en groei. Leiden wil een universiteit zijn waar studenten en wetenschappers hun talenten veelzijdig kunnen ontwikkelen. Dit wordt bereikt door inspirerend onderwijs en een goed studieklimaat, en door een kwalitatief sterke onderzoeksomgeving voor de wetenschappelijke staf. Er is bovendien een voortdurende wisselwerking tussen onderwijs en onderzoek. De universiteit wil daarbij goed werkgeverschap vervullen en een professionele bedrijfsvoering bieden. 2.2 Uitgangspositie in 2012 In de achterliggende periode is in Leiden verder gewerkt aan een kwalitatief goede en toekomstvaste ICT-organisatie en ICT-infrastructuur voor onderwijs, onderzoek en bedrijfsvoering. Veel van de ambities uit het ICT-Meerjarenplan 2007-2010 zijn gerealiseerd. ICT-voorzieningen - Blackboard is 24x7 beschikbaar voor studenten en docenten en inmiddels gebruiken vrijwel alle studenten en docenten het. De elektronische leeromgeving vormt een essentiële voorziening voor de beschikbaarstelling van onderwijsmateriaal en voor de communicatie tussen student en docent. - Op het terrein van de bedrijfsvoering zijn in de afgelopen periode geleidelijk nieuwe digitale diensten ingevoerd: de verlofregistratie via self service, online afhandeling van facturen en declaraties, het digitaal personeelsdossier en andere digitale personeelsdiensten (E-HRM). Studenten melden zich via het studievoortgangsysteem aan voor tentamens en zoeken er hun resultaten op. Via usis en uprefs kunnen ze hun persoonsgegevens aanpassen. - Het universitaire identity management systeem ULCN realiseert toegang tot vrijwel alle concernsystemen via single log-on. - In de afgelopen vier jaar zijn op het terrein van student- en onderwijsondersteuning verschillende nieuwe concernsystemen ingevoerd, zoals usis voor de inschrijving en de registratie van tentamenresultaten van studenten, de elektronische studiegids en OIEM voor de aanmelding van buitenlandse studenten. Er worden initiatieven genomen om meer samenhang tussen deze systemen te bereiken. - Er zijn ruim voldoende algemeen toegankelijke werkplekvoorzieningen voor studenten op centrale locaties zoals de UBL, het KOG, Pieter de la Court en Plexus. In vrijwel alle gebouwen is WiFi beschikbaar en zijn er voldoende computerwerkplekken. Studenten met eigen laptops hebben toegang tot internet en relevante applicaties

- Er zijn drie centraal ondersteunde werkplekomgevingen: FSW, W&N en VUW. Studenten en medewerkers hebben in alle gebouwen toegang tot voor hen relevante wetenschappelijke bronnen, documenten, applicaties en ICT-diensten. Er ligt inmiddels een goed programma van eisen dat in de komende planperiode een goed uitgangspunt vormt voor de realisering van één werkplekomgeving voor alle universitaire eenheden. - Met het project E-reports is een begin gemaakt met het bouwen van management-rapportages voor bestuur met behulp van een datawarehouse en business intelligence tools als Business Objects. - Het universitaire netwerk is in de afgelopen planperiode aangepast aan de wensen van de gebruikers (hogere snelheden, toegang tot wetenschappelijke bronnen en applicaties, continuïteit, veilig). Leiden sluit aan bij de landelijke ontwikkelingen die door SURFnet worden ingezet. Organisatie en ICT-governance - Sinds medio 2010 is er een nieuw shared service centre voor ICT (ISSC) waarin alle ICT-diensten van faculteiten en universitaire eenheden zijn gebundeld. In het ISSC zijn naast werkplekdiensten ook netwerkonderhoud, telefonie en het technisch beheer van een aantal concernsystemen ondergebracht. - Sinds 2010 maken alle facultaire bibliotheken deel uit van de nieuwe organisatie Universitaire Bibliotheken Leiden (UBL). Met de uitvoering van het vorig meerjarenplan Voor onderwijs en onderzoek zijn zeer belangrijke stappen gezet op het terrein van de digitale wetenschappelijke informatievoorziening. In 2011 is het nieuwe beleidsplan van de UBL vastgesteld. - Het functioneel beheer van de concernsystemen is in 2010 onderverdeeld in drie groepen: binnen het UBL is het functioneel beheer belegd van de systemen voor wetenschappelijke informatie en onderzoekregistratie, SOZ is verantwoordelijk voor de student- en onderwijssystemen als Blackboard, usis en de E-studiegids. Het Bestuursbureau beheert alle systemen voor de bedrijfsvoering, zoals SAP, ULCN, Docman en Tridion. Op termijn zal ook het functioneel beheer van Vastgoed daar worden belegd. - Er is in 2010 een nieuwe ICT-governance vastgesteld, waarbij de coördinerende positie van een CIO t.o.v. de functionele en technische beheerorganisatie is geformaliseerd. De CIO is onder meer verantwoordelijk voor coördinatie van vernieuwing, voor de informatiearchitectuur en het onderhoud van een universitair datamodel. - Alle faculteiten beschikken over eigen informatiemanagers die optreden als opdrachtgever voor universitaire ICT-diensten (ISSC en functioneel beheer) en adviseert over ICT-beleid. - De universiteit beschikt over een geactualiseerd beleid voor informatiebeveiliging en baseline met minimale maatregelen waaraan systemen dienen te voldoen. Er is een audit kalender afgesproken en er zijn afspraken vastgelegd 9 ICT meerjarenplan 2012-2015

10 over de samenwerking tussen eenheden op het terrein van informatiebeveiliging. Alle eenheden hebben een verantwoordelijke voor informatiebeveiliging aangewezen die in geval van een beveiligingsincident als eerste contactpersoon fungeert. 2.3 Vernieuwing en continuïteit Onderhoud en vernieuwing van de ICT-infrastructuur vragen voortdurende aandacht. Het ICT-aanbod blijft sterk in beweging: social networksites (zoals Facebook, LinkedIn), social media (zoals Twitter, Flickr, YouTube), mobiele apparaten en toepassingen in de cloud. Open Source-software encollaboration tools vinden zonder twijfel hun weg naar de universitaire gebruiker. De vraag is hoe nieuwe toepassingen zinvol in het onderwijs en onderzoek kunnen worden toegepast en voor welke vernieuwing ook universitair beleid gewenst en nodig is. Daarnaast moeten nieuwe ICT-diensten en producten die in de afgelopen periode veelal projectmatig tot stand kwamen, worden verankerd in de staande organisatie. Op het terrein van ICT en onderwijs hebben faculteiten belangrijke initiatieven getoond. Er werden nieuwe toepassingen in gebruik genomen, veelal aanvullend gefinancierd uit het universitaire Vernieuwingsfonds, SURF of NWO. De uitdaging is om deze diensten blijvend en tegen redelijke kosten te kunnen blijven aanbieden. Juist in het licht van de bezuinigingen in het hoger onderwijs zal een belangrijke opdracht zijn om het huidige voorzieningenniveau tegen lagere kosten te behouden zodat financiële middelen beschikbaar komen voor vernieuwing op ander vlak. Met de invoering van innovatieve ICT-voorzieningen gaat de universiteit in het licht van de noodzakelijk bezuinigingen in de komende planperiode terughoudend om, tenzij kan worden aangetoond dat deze innovaties tot besparingen leiden of om strategische redenen noodzakelijk zijn. 2.4 Samenwerking landelijk en internationaal Voor het realiseren van goede ICT-voorzieningen is samenwerking met zusterinstellingen en op landelijk niveau in SURF verband absoluut noodzakelijk. Voor samenwerking in SURF verband is het SURF meerjarenplan 2011-2014 Samen excelleren het uitgangspunt. Medewerkers van de Leidse universiteit zijn actief betrokken in de diverse platforms van SURF op het terrein van ICT en onderwijs, ICT en onderzoek en ICT en bedrijfsvoering of participeren in landelijke projecten. De SURF werkmaatschappij SURFnet bv beheert en ontwikkelt het gelijknamige netwerk. SURFnet is een hoogwaardig computernetwerk speciaal voor het hoger onderwijs en onderzoek in Nederland. Studenten en medewerkers van aangesloten organisaties kunnen via SURFnet communiceren met andere internetgebruikers. Door voortdurende innovatie van SURFnet beschikken de universiteiten over één van de meest geavanceerde netwerken ter wereld met snelle verbindingen naar de belangrijkste Nederlandse, Europese en trans-atlantische netwerken. Daarnaast is voor onze universiteit SURFmarket van grote waarde: SURFmarket voorziet sinds 1991 het hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek in Nederland van betaalbare licenties. Inmiddels zijn met meer dan 100 ICT-aanbieders ongeveer 150 licentieovereenkomsten afgesloten. Daarnaast behoren

ook digitale content zoals digitale tijdschriften en wetenschappelijke informatiebronnen tot het aanbod. Met zusterinstellingen wordt samengewerkt op diverse terreinen: in SECU-verband met zusterinstellingen die SAP-gebruiker zijn, in E-merge op het terrein van ICT en onderwijs, in SANS bij het gezamenlijk aanbieden van een systeem voor studenten- en onderwijsondersteuning. Met de TUD bestaat een lange samenwerking op het terrein van architectuuroplossingen en het hosten en delen van expertise van gemeenschappelijke applicaties (weblogs, portal voor open course ware en in het verleden Blackboard). De voorgenomen intensieve samenwerking met de TUD en EUR zal ook op het terrein van ICT in de komende jaren tot wederzijdse voordelen leiden. 2.5 Reikwijdte en opzet van dit meerjarenplan Dit meerjarenplan richt zich op bestuurders, directeuren van eenheden en andere universitaire belanghebbenden die in een kort bestek een indruk willen krijgen van de prioriteiten in de universitaire ICT-agenda voor de komende jaren. Het plan geeft de trends en de ambities aan en vertaalt deze daar waar dit al mogelijk is naar praktische resultaten. Het richt zich niet op de techniek, maar beschrijft in eerste instantie functionaliteiten die met ICT worden aangeboden en de meerwaarde die ICT heeft voor onderwijs, onderzoek en bedrijfsvoering De prioriteiten op het terrein van de architectuur, applicaties en infrastructuur krijgen een gedetailleerdere beschrijving in aparte beleidsdocumenten, in aanvulling op dit meerjarenplan. Deze plannen worden besproken met informatiemanagers van de faculteiten, functioneel beheer en experts van het ISSC. De afdeling Informatiemanagement van het Bestuursbureau speelt een coördinerende rol. De scope van het plan is een periode van vier jaar. Dat blijkt voor een dynamisch onderwerp als ICT eigenlijk te lang. Het valt immers nauwelijks te voorspellen hoe ICT onderwijs, onderzoek en bedrijfsvoering in 2015 zal hebben veranderd. Daarom ligt het accent in dit plan op de komende twee à drie jaar. Evenals in de vorige jaren wordt jaarlijks een projectenkalender opgesteld. Hierin vindt de vertaling plaats van strategie naar concrete projecten per domein. Over de projectenkalender besluit het CvB jaarlijks apart en op basis daarvan wordt het vernieuwingsbudget voor ICT beschikbaar gesteld. De beleidsvoorstellen in dit plan zijn gebaseerd op overlegrondes met de faculteiten (informatiemanagers, ICTO-coördinatoren, programmamanager ICTO, directeur SOZ, e.a.), de ICTO werkconferentie van 6 juni 2011, beleidsdocumenten als het UBL beleidsplan Partner in Kennis, lopende en werkprogramma s en initiatieven ten aanzien van concernsystemen, plannen van het ISSC, et cetera. Hieronder worden de ambities per domein beschreven, elk vertaald naar doelstellingen. Een deel van deze doelstellingen is hard en concreet, een ander deel, met een verdere horizon, nog minder vast omlijnd en belegd. 11 ICT meerjarenplan 2012-2015

12 3. ICT en onderwijs 3.1 Relatie met de instellingsstrategie Binnen het onderwijsmodel van de Universiteit Leiden is van oudsher de directe interactie tussen docent en student uitgangspunt. ICT in het onderwijs richt zich op tools die de efficiency, effectiviteit en kwaliteit van het Leidse onderwijs kunnen verhogen, en nieuwe mogelijkheden voor het onderwijs realiseren. ICTOprojecten dragen bij aan het realiseren van deze beleidsdoelstellingen uit het strategisch instellingsplan, de zgn. Veerman-agenda en de Strategische Agenda van OCW: verhoging van het studiesucces, vergroting van de aantrekkelijkheid en intensiteit van onderwijs, de omgang met heterogene doelgroepen en verbetering van de kwaliteit van het onderwijs in ruime zin. Daarbij komen ook de behoeften en kansen die opkomen door onderwijs op de campus Den Haag. Voor de komende jaren is het ICTO-beleid er in de eerste plaats op gericht om de kwaliteit van het beheer en het gebruik van de concernsystemen voor de onderwijsondersteunende processen te verbeteren. Ten tweede zullen ICT-voorzieningen die hun waarde hebben bewezen, zoals Blackboard, worden gecontinueerd. Waar mogelijk en zinvol worden ze uitgebreid met up-to-date voorzieningen voor gebruik via smartphones en tablets. Samen met goede werkplekken, voorzieningen voor notebooks en WiFi vormt dit de basisvoorziening die studenten mogen verwachten als zij in Leiden studeren. In de derde plaats richt het ICTO-beleid zich er op nieuwe voorzieningen die in pilots succesvol zijn gebleken bij studenten en docenten breder uit te rollen en structureel aan te bieden. Het gaat dan in het bijzonder om weblectures (opnamen van collegeseries), audience response systems (stemkastjes) en digitaal toetsen. Vervolgens zullen ook in de komende planperiode ICTO-verkenningen worden uitgevoerd die het onderwijs kunnen versterken en vernieuwen. Voorbeelden zijn het online toegankelijk maken van onderwijsmateriaal (Open Courseware) en het Living Lab in de Campus Den Haag. 3.2 Ambities Ambitie A. Verbetering van het beheer en het gebruik van concernsystemen t.b.v. student- en onderwijsadministraties: usis, Studielink, E-Studiegids, Blackboard, OIEM, BRON-HO. Op orde brengen en harmoniseren en waar mogelijk concentreren van de werkprocessen van onderwijsadministraties bij faculteiten. In de afgelopen planperiode is een aantal nieuwe systemen ingevoerd in het domein onderwijs- en studentenondersteuning. Het gaat in het bijzonder om usis, E-studiegids, de koppeling naar Studielink en OIEM. Het universitair studentinformatiesysteem usis dat in het kader van SANS in samenwerking met UVA/HvA en UvT is aangeschaft, heeft potentieel veel functionaliteit voor docenten, studenten en studentenadministraties, maar de huidige implementatie biedt deze functies te beperkt en tegen te hoge kosten. Hieronder een korte toelichting op de voornaamste beleidspunten met betrekking tot de systemen in de onderwijsadministraties (facultair en centraal).

Op orde brengen van de exploitatiebegroting en het functioneel beheer van usis ( van projectfase naar beheerfase ) Het systeem usis zal op orde moeten worden gebracht, wat wil zeggen dat de structurele kosten binnen het ervoor beschikbare exploitatiebudget terug worden gebracht en over functionele wijzigingen wordt besloten conform de afgesproken IT-governance. Wijzigingen worden via de gangbare change advisory boards besproken en aangemeld bij de BCI. Het door het CvB beschikbare budget voor vernieuwing vormt het financiële kader. De formatie van het functioneel beheer van usis bij SOZ wordt in overeenstemming gebracht met hetgeen voor vergelijkbare systemen gebruikelijk is. In dit kader zal ten slotte ook een herijking plaats vinden van de exploitatiebegroting voor usis door aannames en risico s te toetsen in het licht van de ervaringen met SANS en usis tot nu toe. Harmoniseren administratieve onderwijsprocessen In 2011 is een externe evaluatie van de invoering van usis uitgevoerd door Capgemini. Een van de aanbevelingen is om de werkprocessen van onderwijsadministraties bij faculteiten te harmoniseren. Voor de aanpak van deze aanbeveling zal een project worden ingericht, op basis van het rapport Visiedocument herinrichting student- en onderwijsadministraties LEI. Dit rapport is in 2011 door het CvB vastgesteld. Het rapport geeft de richting aan waarin tot herinrichting en harmonisatie van administratieve processen kan worden gekomen en veranderingen in de onderwijsadministraties kunnen worden geïmplementeerd. Het project zal in overleg met de faculteiten worden voorbereid en afgestemd. De regie voor dit project is in handen van AZ en SOZ, met medewerking van BV waar nodig. Voor dit project is een sturing vanuit de onderwijskolom op bestuurlijk niveau onontbeerlijk. Door de maatregelen die genomen worden moet het mogelijk worden om de hoge structurele kosten van usis die gemoeid zijn met het vele maatwerk te beperken. Daarnaast heeft de Stuurgroep SANS besloten het aantal releases van usis te temporiseren. De E-studiegids wordt beschouwd als concernsysteem totdat er duidelijkheid over is of usis (delen van) de functionaliteit kan overnemen De E-studiegids blijkt in een grote behoefte te voorzien en het onderwijsberaad heeft gevraagd om het systeem breder te mogen benutten voor het ontsluiten van studie-informatie. Om die reden wordt de E-studiegids met ingang van 2012 aangemerkt als concerninformatiesysteem, mits aan een aantal noodzakelijke randvoorwaarden wordt voldaan. Betere afstemming in de registratie van de onderwijsgegevens, inclusief verbetering life cycle management De samenhang tussen de onderwijsgegevens in de systemen binnen het SOZ-domein zal worden verbeterd. In de diverse systemen registreren de onderwijsadministraties gegevens die zowel voor operationele processen als beleidsverantwoording worden gebruikt. Met name onderwijsgegevens als Leids register, studierichtingen, opleidingen en keuzevakken zijn naast usis ook in andere systemen in gebruik. Ze zijn bijvoorbeeld soms ook te vinden in de E-studiegids en Blackboard. In de komende periode moet worden vastgesteld wat in dit domein de bronsystemen zijn en hoe koppelingen tussen systemen plaatsvinden. Ook zal er voor de gegevens over studenten (toekomstige, ingeschrevenen, alumni) een beter life cycle management worden ingericht. Daartoe worden momenteel onder andere afspraken gemaakt met het LUF-bureau. 13 ICT meerjarenplan 2012-2015

14 Landelijke ontwikkelingen: aansluiting op BRON HO Doel van het landelijke project BRON HO is om een systeem te realiseren waarmee instellingen gegevens aan de Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO) kunnen leveren. BRON HO moet niet alleen het Centraal Register Inschrijving Hoger Onderwijs (CRIHO) vervangen, maar ook leiden tot modernisering van het proces van inschrijving, waar aanmelding, selectie en plaatsing onderdelen van zijn. In het project BRON HO werken hogescholen en universiteiten, Studielink en DUO samen aan het toegankelijk maken van het basisregister hoger onderwijs voor instellingen en DUO. Daarvoor worden zowel nieuwe systemen gebouwd als veranderingen doorgevoerd in de huidige systemen van de instellingen, Studielink en DUO. Aanmelding van buitenlandse studenten In de afgelopen jaren is het systeem OIEM ingevoerd voor de ondersteuning van de aanmelding van buitenlandse studenten. Zolang usis dit aanmeldingsproces niet ondersteunt, is het noodzakelijk om OIEM als concerninformatiesysteem te handhaven en te onderhouden. Hoewel in 2011 is besloten terughoudend te zijn met het implementeren van nieuwe functionaliteiten in OIEM, is er voor gekozen om toch ook in de planperiode tegemoet te komen aan een aantal wensen van de faculteiten. Deze liggen met name op het terrein van de ondersteuning van student mobility, digitale dossiers en de aanmelding van PhD s. Omdat de functionaliteiten van het systeem vooralsnog niet in usis worden ondergebracht zal er ook worden gedaan aan de kwetsbaarheid van het onderhoud van het systeem. Ambitie B. Verbeteren van de communicatie met studenten door inzet van verschillende platforms: mobiel (Blackboard, nieuws & agenda, bibliotheek), Facebook, Twitter en door de inrichting van een studentenportal. Meer self service mogelijkheden verkennen, zoals digitaal betalen. De wijze waarop de universiteit studenten bereikt blijkt niet altijd effectief. Actuele informatie over bijvoorbeeld roosterwijzigingen, colleges en andere activiteiten lezen ze vaak niet of te laat. In de komende periode is het streven om de communicatie met studenten te verbeteren door inzet van verschillende digitale media en platforms. Van elke nieuwe generatie studenten is het percentage dat beschikt over smartphones weer groter. Bovendien blijken Facebook en andere sociale media de rol van mail en het web als primair communicatiemiddel te hebben overgenomen. Blackboard, bibliotheekinformatie en nieuws en agendaberichten worden beschikbaar gesteld als mobiele apps voor smartphones en tablets. Waar zinvol wordt gebruik gemaakt van communicatie via Facebook en Twitter. Bovendien komt er een studentenportal via het web, met actuele informatie voor studenten. Ten slotte worden self service diensten verruimd. Met de komst van usis wordt hierin al gedeeltelijk voorzien. In de komende periode worden de mogelijkheden van digitaal betalen onderzocht. Ambitie C. Studiesucces verbeteren door processen rond studiekeuze en studievoortgang met ICT te ondersteunen. Concrete initiatieven: inrichten van diverse onderling gekoppelde online loketten voor studenten in de vorm van een Leids studiekeuzeportal, een diversiteitsportal en een studievaardighedenportal.

ICT zal een steeds grotere rol gaan vervullen bij de bevordering van studiesucces, van instroom tot doorstroom tot uitstroom. Studiekeuze Een passende studiekeuze is een van de factoren die het studiesucces later in de studie beïnvloeden. Potentiële studenten krijgen, in aansluiting op voorlichting en werving, online ondersteuning om een passende studiekeuze te maken. Dit gaat via aansprekende -waar mogelijk gepersonaliseerde - realistische informatie over studies, gebruikmakend van media en vormgeving die bij diverse doelgroepen aansluit. Doelstellingen voor de komende jaren zijn: - een Leidse Studiekeuzeportal (Content Rich Recruitment Tool); hiertoe loopt in 2011-2012 in E-merge-verband een project waarin nauw wordt samengewerkt met de TU Delft. Onderdeel hiervan is een interactieve taaltoets gekoppeld aan remediërend online zelfstudiemateriaal; - met name voor masterstudenten biedt Open Courseware voor diverse opleidingen een realistisch beeld ter ondersteuning van de studiekeuze. Studievoortgang Begeleiding en monitoring vervullen een belangrijke functie in het verhogen van studiesucces. In de komende planperiode is het de ambitie studenten tijdens de gehele studie gemonitord worden en passende begeleiding en feedback ontvangen, deels mogelijk gemaakt door ICT. Achterstanden worden vroegtijdig gesignaleerd; studenten krijgen regelmatige en persoonlijke feedback op hun voortgang, deels proactief en geïnitieerd door studieadviseurs, deels zelf oproepbaar. Waar dit van toepassing is krijgen studenten een doorverwijzing naar faciliteiten die hun studievoortgang bevorderen. In dit kader zijn de doelstellingen: - uitvoering van pilots met Studieplan binnen alle faculteiten met het voornemen om Studieplan per 1 september 2012 universiteitsbreed in te voeren voor alle studenten vanaf het tweede jaar; bij de implementatie van het studieplan is het onderwijsproces leidend en wordt gebruik gemaakt van de bestaande functionaliteit van usis met als uitgangspunt dat er voor Studieplan verder geen maatwerk voor usis wordt ontwikkeld; - inrichten van een portal die informatie over studiefaciliteiten en antwoorden op veel voorkomende vragen over studievaardigheden biedt, met gebruikmaking van moderne media; - de Universiteit Leiden verkent in de komende planperiode de wenselijkheid en mogelijkheid van Learning Analytics in het kader van studievoortgangmonitoring. Dit sluit aan bij internationale ontwikkelingen. Ook SURF overweegt om in 2012 een Learning Analytics programma te starten. Learning Analytics is een vorm van datamining, gebaseerd op analyse van automatisch gegenereerde gegevens van het online gedrag van student en docent binnen een digitale omgeving, zoals een elektronische leeromgeving. Met behulp van deze analyse kunnen instellingen de digitale omgeving optimaliseren, en het kan bruikbare feedback opleveren voor de docent, de cursus en voor de student. Ambitie D. Versterken van de kwaliteit van het onderwijsproces door inzet van ICT. Met name gaat het daarbij om bestaande voorzieningen die breder worden geïmplementeerd: interactieve media (zoals stemkastjes), weblectures, meer en structureler gebruik van digitaal toetsen, en blended learning ter verhoging van de effectiviteit van zelfstudie. Daarbovenop 15 ICT meerjarenplan 2012-2015

16 onderzoekt de universiteit innoverende toepassingen van ICTO in het onderwijsproces, via Open Courseware en het Living Lab The Hague. Blackboard blijft als elektronische leeromgeving gehandhaafd. Bij colleges en zelfstudie Bij colleges en zelfstudie worden bestaande voorzieningen op orde gebracht en breder in gebruik genomen. Op een goed doordachte manier ingezet dragen deze middelen bij aan het verhogen van de effectiviteit van de zelfstudie en interactief uitdagend onderwijs. Doelstellingen gericht op ICT bij colleges en zelfstudie zijn: - studenten van grote opleidingen kunnen hoorcollegereeksen of delen daarvan terugkijken in de vorm van weblectures. De voorzieningen hiervoor zijn in 2012-2013 structureel in beheer genomen. Faculteiten hebben relevante richtlijnen geformuleerd; - via blended learning-projecten in de faculteiten wordt ervaring uitgebouwd en gedeeld over het verhogen van de effectiviteit van zelfstudie met behulp van voornamelijk bestaande- ICTvoorzieningen; - er zijn showcases beschikbaar van didactische toepassingen van video in het onderwijs, waaronder weblectures. De ervaringen zijn op toegankelijke wijze als good practice online na te lezen en te bekijken voor geïnteresseerde docenten. In 2011-2012 loopt daartoe het E merge project Video2learn; - voor colleges aan grote groepen kunnen opleidingen stemkastjes gebruiken om de interactie en actieve verwerking van de lesstof te verbeteren. De voorzieningen daarvoor zijn toegankelijk ingericht. Docenten hebben laagdrempelige toegang tot good practices van didactische toepassing van stemkastjes; - in samenwerking met UBL en de faculteiten brengt de universiteit in kaart wat de behoeften en mogelijkheden zijn voor afgeschermde opslag van digitaal leermateriaal op één plek (in plaats van verdeeld over Blackboardmodules, eigen Pc s en publieke sites zonder continuïteitsgarantie); - met het oog op laagdrempelig gebruik van multimedia in collegezalen wordt de samenwerking tussen ISSC, UFB en AV-diensten verbeterd. Meer en structureler gebruik van digitaal toetsen Om studiesucces en de kwaliteit van het toetsproces te bevorderen wordt er aan de universiteit in 2014 meer en structureler gebruik gemaakt van digitaal toetsen. Evenals elders in het Nederlandse hoger onderwijs is in Leiden de aandacht voor digitaal toetsen toegenomen. Er is een behoefte-inventarisatie gehouden, er zijn meerdere pilots zorgvuldig geëvalueerd en er is een exploitatiemodel uitgewerkt voor afname van digitaal toetsen voor grote groepen in een gecontroleerde omgeving. In juni 2011 is een E-merge-project voor digitaal toetsen gestart waarin twee vakgroepen uit Leiden tussentoetsen zullen gaan invoeren. Op het gebied van toetsen zijn de doelstellingen: - uitbouwen van ervaring met digitaal toetsen op grotere schaal. Door de faculteiten zijn voor hun domein relevante digitale toetsvormen (summatief, deeltoetsen, meetellende tussentoetsen, diagnostische met feedback, instaptoetsen) toegepast en geëvalueerd met het oog op bredere inzet; - daartoe worden in de komende planperiode voldoende randvoorwaarden voor digitaal toetsen gerealiseerd:

o opleidingen kunnen een beroep doen op expertise en ondersteuning bij het formuleren van kwalitatief goede gesloten vragen, afwegingen omtrent automatische feedback, het samenstellen van toetsmatrixen en het inrichten van itembanken; o met opleidingen die in gecontroleerde omstandigheden digitaal willen toetsen wordt de haalbaarheid van een centrale toetslocatie voor grote groepen verder onderzocht, met de daarbij aansluitende adequate logistieke organisatie; o in samenspraak met faculteiten zal jaarlijks een kosten-batenafweging worden gemaakt voor de invoering van een gespecialiseerde toetsapplicatie. Continueren van een up-to-date digitale leeromgeving op basis van Blackboard Ook in komende periode zal Blackboard in gebruik blijven in het onderwijs. In de afgelopen jaren is Blackboard een onmisbare voorziening gebleken. Het beleid richt zich in de komende periode op het nog breder benutten van de bestaande en nieuwe mogelijkheden van Blackboard. Concrete doelstellingen zijn: - Blackboard ontsluiten voor nieuwe kanalen, in het bijzonder voor mobiele apparaten zoals smartphones en tablets; - via aangekondigde nieuwe versies zal Blackboard integratie met sociale media en samenwerkingtools mogelijk maken. Ook SURF werkt aan online samenwerkingsdiensten (SURF-conext), een ontwikkeling waar de universiteit indien relevant op zal aansluiten; - vereenvoudiging van de toegang tot Blackboard voor studenten die onderwijsprogramma s volgen die worden aangeboden door meerdere instellingen (zoals de door TUD en LEI opleiding LST/MST). Deze doelstelling wordt steeds belangrijker, mede met het oog op de strategische samenwerking met de universiteiten van Delft en Rotterdam. Open Educational Resources en Open Courseware Wereldwijd komt steeds meer digitaal leermateriaal openbaar beschikbaar, vaak onder bepaalde voorwaarden kosteloos te gebruiken door docenten en studenten. We spreken dan van Open Educational Resources (OER). Hierbij moet men denken aan didactisch materiaal in de vorm van filmpjes, e-learning, zelftests en weblectures. Studenten waarderen de inzet ervan, bijvoorbeeld wanneer het ondersteuning biedt om complexe concepten beter te kunnen doorgronden. Wanneer het materiaal in de context van een cursus wordt ontsloten spreken we van Open Course Ware (OCW). In navolging van MIT zijn de afgelopen tien jaar wereldwijd honderden universiteiten, waaronder nu ook enkele Nederlandse, met OCW gestart. De universiteit stimuleert docenten en opleidingen die zelf open digitaal materiaal willen publiceren, om de mogelijkheden daarvan voor het onderwijs te exploreren. In het project Open Courseware Leiden zetten vier masteropleidingen vóór eind 2011 syllabi, weblectures, literatuurlijsten en voorbeeldopdrachten en -werkstukken op de Leidse Open Courseware-portal. Concrete doelstellingen in relatie tot Open Educational Resources en Open Courseware zijn: - uitvoeren en evalueren van vier pilots in het project Open Courseware Leiden in 2011-2012; - evaluatie van de bevindingen van de betrokken opleidingen en de verwachte exploitatiemogelijkheden vormen de basis voor 17 ICT meerjarenplan 2012-2015

besluitvorming over continuering van Open Courseware aan de universiteit na 2012. Ambitie E. In Den Haag wordt het Living Lab The Hague vormgegeven: een open innovatienetwerk waarin diverse groepen (studenten, onderzoekers en andere kenniswerkers) samenwerken bij het onderzoek naar maatschappelijke vraagstukken met behulp van ICT. 18 Met het Living Lab The Hague wil de universiteit een methodologie ontwikkelen die later ook breder binnen onze universiteit kan worden toegepast. Met financiering vanuit het EFRO-programma (Europees Fonds voor Regionale Ontwikkeling) start men in 2012 bij de Faculteit Campus Den Haag met een campusbreed programma dat onderwijs, onderzoek en valorisatieactiviteiten op het terrein van Vrede en Recht met elkaar verbindt, op basis van een thematische benadering op cyclische wijze. Het Living Lab The Hague (LLTH) moet uitgroeien tot een open innovatienetwerk waarin ICT gezamenlijke ontwikkeling en distributie van (nieuwe) kennis en toepassingen mogelijk maakt. Na afloop van het project in 2013 moet een fysieke thuisbasis voor (nieuw) wetenschappelijk onderwijs en onderzoek in het domein van Vrede en Recht in Den Haag zijn gerealiseerd, alsmede een verbindend Living Lab-concept dat op innovatieve wijze kennis valoriseert in nieuw te vormen clusternetwerken. Onderzoek- en onderwijsopbrengsten worden in een open courseware-omgeving beschikbaar gesteld. Doelstelling: Realisatie van het Living Lab The Hague in 2013.

4. ICT en onderzoek 4.1. Relatie met de instellingsstrategie De universiteit wil zich als onderzoekuniversiteit in de internationale top positioneren. Goede ICTvoorzieningen vormen hiervoor een essentiële basis. De diversiteit van het gebruik van ICT in het Leidse onderzoek is bijna net zo groot als de diversiteit in de wetenschappelijke disciplines. Methoden en technieken komen voort uit de wetenschappelijke disciplines zelf en kunnen niet vanuit een centraal ICT-beleid worden geïnitieerd. De universiteit biedt onderzoekers ook in de komende planperiode op diverse fronten een (basis)ondersteuning van hun ICT-behoeften: - een kwalitatief hoogwaardig communicatienetwerk dat via het landelijke SURFnet toegang biedt tot een internationale netwerkinfrastructuur en diverse wetenschappelijke applicaties; - ondersteuning bij de opslag en archivering van data, de inkoop van specifiek gewenste software en het inrichten van werkplekken voor een onderzoekomgeving; - ondersteuning bij de aanschaf, inrichting en beheer van voorzieningen voor High Performance Computing (HPC)-rekenclusters; - ondersteuning van onderzoekers bij het vinden van subsidiebronnen (landelijk en in Europa) en biedt ondersteuning bij het opstellen van subsidieaanvragen (LURIS); - een digitale bibliotheek die afgestemd is op de wensen van de onderzoekers, aanschaf via SURF/UKB- van goedkope licenties voor wetenschappelijke bronnen en ondersteuning van virtuele onderzoeksomgevingen (i.s.m. ISSC en mogelijk LURIS) geselecteerde onderzoeksgroepen; - waar zinvol en kosteneffectief zal specialistische software ook als campuslicentie kunnen worden aangeschaft. Vaak zal dat via SURFmarket gebeuren. Ten slotte zal de universiteit wetenschappers helpen bij het vinden van de juiste wegen om te komen tot goede ICT-voorzieningen die buiten de Universiteit Leiden worden aangeboden, via SURF, NWO of anderszins. Hierbij valt met name te denken aan de supercomputer faciliteit van NWO en het E-science initiatief van SURF. In de planperiode richt het ICT-beleid zich op de volgende thema s en projecten: - de verdere vormgeving van de digitale bibliotheek. Deze ambities zijn ontleend aan het in het voorjaar 2011 door het CvB vastgestelde plan van de UBL, Partner in kennis; - verbetering van de registratie van het Leidse onderzoek door invoering van een nieuw Current Research Information System (CRIS) als opvolger van Metis; - een (systematischer) begeleiding van PhD s door registratie van hun vorderingen in een van de universitaire concernsystemen; - beter benutten van universitaire en landelijke ICTvoorzieningen, zoals E-science, supercomputing, data-opslag, grid en andere voorzieningen van het platform ICT en onderzoek van SURF. Deze ambities zijn met name ontleend aan het SURFmeerjarenplan 2011-2014. 19 ICT meerjarenplan 2012-2015

20 4.2 Ambities Ambitie F. Verdere vormgeving van de digitale bibliotheek en open access In het meerjarenplan 2011-2015 Partner in Kennis (juli 2011) geeft de UBL aan te willen uitgroeien tot de vanzelfsprekende partner voor faculteiten en wetenschappelijke instituten op het terrein van wetenschappelijke informatie. Aan de hand van een aantal thema s en beleidskeuzes worden de stappen beschreven die leiden tot deze doelen voor de komende planperiode. Zie voor een inhoudelijke toelichting http://media.leidenuniv.nl/legacy/meerjarenbeleidsplanubl-2011-2015.pdf ICT speelt een zeer belangrijke rol in het meerjarenplan van de UBL. Daarbij hanteert de UBL het concept van de zgn. Embedded Library, dat beoogt de collecties en diensten van de UBL, waar en wanneer dan ook, toegankelijk te maken. ICT-onderwerpen in het plan, relevant voor het ICTmeerjarenplan: - Meer gebruik van digitale media en bronnen die via het internet beschikbaar komen. Uitgangspunt is dat bij aanschaf van bronnen de digitale vorm de voorkeur geniet. Waar mogelijk zal dit via de SURF-federatie gebeuren. - Opbouw van expertise op het terrein van de digitale informatievoorzieningen en hieraan gerelateerde actuele onderwerpen, zoals auteursrecht, licentiecontracten, Digital Rights Management, datamining, data curation, - Samen met zusterinstellingen en SURF realiseren van gebruikersvriendelijke toegang tot en opslag van wetenschappelijke informatie en gegevens, virtuele samenwerkingsomgevingen en deelname aan landelijke of internationale vernieuwingsprojecten. - Verdere uitbouw van de repositorydiensten zoveel mogelijk in landelijk verband en nieuwe voorstellen m.b.t. Open Access tot wetenschappelijke publicaties en data. Samenwerking met de Leiden University Press op het terrein van e-publishing. Opzet van een printing on demand-service. - Ontsluiting, conservering en archivering van digitale informatie: o.a. in landelijk verband met gespecialiseerde centra als DANS, UKB en de Nationale Coalitie voor Digitale Duurzaamheid - Virtual research environment: een omgeving waarin onderzoekers kunnen samenwerken, zelf informatie en gegevens kunnen verzamelen, ontsluiten en analyseren, en direct voor anderen beschikbaar maken - Realiseren van toegang tot de catalogus en andere informatie van de UBL in een voor mobiele apparaten geschikt formaat. - Gebruik van cloud computing: diverse systeemonderdelen die het UBL nu zelf heeft aangeschaft en beheert, worden ingekocht in de cloud als software as a service (SAAS). - Samenwerking met de internationale bibliotheekorganisatie OCLC en met marktpartijen als Google om collecties en publicaties van de universiteit en haar onderzoekers beter zichtbaar te maken.