InsideBusiness Payments Gebruikershandleiding

Inleiding Met ING InsideBusiness kunt u makkelijk online en mobiel zakelijk bankieren. Bekijk real-time informatie en regel al uw financiële transacties, waar u maar wilt, met uw pc, laptop of tablet. Deze handleiding geeft u informatie over de mogelijkheden van InsideBusiness Payments. De verschillende functionaliteiten worden ook eenvoudig uitgelegd in de instructievideo s. U kunt deze vinden op inginsidebusiness.com. InsideBusiness Payments Gebruikershandleiding

Inhoud Belangrijk voor u start 4 Starten met InsideBusiness Payments 5 Dasboard 5 Navigeren 5 Tabellen 7 Betalen 9 Beheren adresboek (wederpartijen) 9 Betaling invoeren Betalingen of batch importeren 3 Betalingen en batches autoriseren 4 Rapportage 5 Overzicht saldo 5 Rekeninggroep 6 Raadplegen rekeningafschriften 7 Abonnementadministratie (basis) 8 Menuopties 8 Rekeningnaam wijzigen 9 Gebruikers 0 Overzicht profielen 0 Persoonsgebonden profiel Groepsprofiel Rekeningbevoegdheden Tekenbevoegdheden Abonnementsgegevens 5 Rapportagetemplates 6 Let op Dit hoofdstuk is bestemd voor de gebruikers van InsideBusiness Payments die beschikken over het profiel Abonnementadministratie basis. Uw ING I-Dentity Card 9 Veilig bankieren 30 InsideBusiness Payments Gebruikershandleiding 3

Belangrijk voor u start Voor u kunt starten met InsideBusiness Payments moet uw ING I-Dentity Card zijn geactiveerd. Verander uw PIN onmiddellijk na ontvangst Gebruik geen eenvoudig te achterhalen PIN, zoals uw geboortedatum Schrijf uw PIN nooit op Vertel niemand uw inlogcodes en PIN Laat niemand anders gebruikmaken van uw kaart. InsideBusiness Payments Gebruikershandleiding 4

Starten met InsideBusiness Payments Inloggen Ga naar de InsideBusiness website. Kies uw inlogmethode en volg de aanwijzingen op het scherm. Dashboard Na het inloggen komt u in het InsideBusiness Payments dashboard. Dit scherm bevat een verzameling widgets voorzien van informatie zoals: Een beknopte status van uw acties () Uw totale saldo () Berichten van ING (3) Opmerking: De beschikbaarheid van de widgets in dit scherm is afhankelijk van uw permissies Tip Personaliseer uw Dashboard door het toevoegen, wijzigen, verbergen en/of verwijderen van de beschikbare widgets. Beknopte status van uw acties 3 Uw totale saldo 3 Berichten van ING Navigeren Menu In het scherm staan alle hoofdmenukeuzes. Beweeg met de muis over het hoofdmenu om het submenu te openen. Kruimelpad Het kruimelpad staat naast het home icoon ( ) op de hoofdschermen, hier ziet u waar u in de navigatiestructuur bent. Ook is het mogelijk om via het kruimelpad naar de vorige locatie te navigeren. Met Home komt u terug op het welkomstscherm. Hoofdmenu 4 3 Submenu 3 Kruimelpad 4 Home InsideBusiness Payments Gebruikershandleiding 5

Hoofdschermen en detailschermen Een hoofdscherm bevat meestal een tabel met data, zoals openstaande betalingen of rekeningafschriften. Wilt u meer weten over het onderwerp, klik dan op de regel, een pop-up met de informatie verschijnt. Deze pop-up geeft informatie over een geselecteerde regel in het hoofdscherm. Infobox Onder de menubalk vindt u de infobox met informatie over het scherm waarin u zich bevindt. De tekst wordt zichtbaar door te klikken op het i-icoon aan de rechterzijde. Beweeg met de muis over het scherm zodat de informatie over de verschillende schermdelen zichtbaar wordt. Gerelateerde acties Gerelateerde acties vindt u aan de linkerzijde van het scherm. Hiermee kunt u snel en eenvoudig acties uitvoeren die gerelateerd zijn aan het scherm. Tabbladen Sommige schermen kunnen tabbladen hebben. Selecteer deze door op het tabblad te klikken. 3 4 Infobox I-icoon 3 Gerelateerde acties 4 Tabbladen InsideBusiness Payments Gebruikershandleiding 6

Tabellen Werken met een tabel Er zijn verschillende bewerkingen die op een tabel toegepast kunnen worden, zoals: Het aantal items per pagina in het veld Resultaten per pagina aangeven, dit kan worden opgehoogd tot maximaal 50 Kolommen toevoegen en verwijderen. Klik op het icoon. Uit de lijst kunt u kolommen slepen naar de tabel en loslaten op de gewenste positie. Sla de wijziging op als Weergave (zie Weergaven beheren) Selecteren van regels 3 of een selectie ongedaan maken. Klik op: Alles om alle regels te selecteren Pagina om alleen de regels te selecteren op de weergegeven pagina Geen om de selectie ongedaan te maken Navigeren 4, als een tabel over meerdere pagina s is verdeeld, kunt u tussen de pagina s navigeren met onder de tabel Exporteren 5 van gegevens op een scherm in CSV of een ander formaat Afdrukken 6 van gegevens op een scherm in PDF Een weergave beheren 7. Resultaten per pagina 7 5 6 Kolommen indelen 3 Selecteer 4 Navigeren 5 Exporteren 6 Afdrukken 7 Weergaven beheren 3 4 Weergaven beheren Klik op het icoon voor Weergave beheren om: Een standaard weergave te selecteren. Een weergave te kopiëren. De naam van een Weergave te wijzigen. Een weergave te verwijderen. Tip Bekijk de instructievideo Kolomindeling wijzigen en weergaven opslaan. Een weergave aanmaken of wijzigen Systeemweergaven kunnen niet worden aangepast. U kunt deze wel kopiëren en onder een andere naam opslaan als een klantspecifieke gedeelde of persoonlijke weergave. Deze kunt u naar wens aanpassen door kolommen toe te voegen, te verwijderen, sortering aan te passen en gegevens te filteren. Als u de weergave wilt hergebruiken dan is het belangrijk dat u deze opslaat. InsideBusiness Payments Gebruikershandleiding 7

Een klantspecifiek gedeelde of persoonlijke weergave aanmaken of wijzigen Kies een weergave die u als voorbeeld wilt gebruiken om een klantspecifiek gedeelde of persoonlijke weergave aan te maken. Pas de gekozen weergave aan door: kolommen te sorteren door op de kolomtitel te klikken kolomfilters aan te passen door in de kolomtitel op het filter icoon te klikken en de filtercriteria in te voeren de tabel te filteren met extra instellingen door op de link te klikken en de filtercriteria in te voeren kolommen toe te voegen of te verwijderen door op het kolommen beheren icoon links in te kolomtitel te klikken en kolommen uit de lijst naar de tabel te slepen en uit de tabel naar de lijst te slepen. Wijzig de volgorde van kolommen door deze naar de gewenste positie te slepen. Klik op Sla deze weergave op om de weergave te bewaren of op Tijdelijke wijzigingen ongedaan maken om deze niet op te slaan. Weergaven op klantniveau Bij het aanmaken of wijzigen van een weergave kunt u deze opslaan als Persoonlijke weergave of delen met collega s door deze weergave als een Klantspecifieke gedeelde weergave op te slaan. Exporteren van gegevens Het is mogelijk om van schermen met een tabel de informatie te exporteren naar een CSV-bestand:. Alle regels, tot een maximum van 500, worden geëxporteerd. Heeft u een selectie gemaakt, dan worden alleen die regels geëxporteerd (tot een maximum van 500). Klik op het export icoon 3. Het downloadscherm van de browser verschijnt. Kies de locatie en sla het bestand op 4. Het bestand wordt opgeslagen in een CSV-formaat (Comma Separated Value). Het veldscheidingsteken kunt u instellen in het menu Voorkeursinstellingen. Afdrukken van gegevens op het scherm Als u informatie uit een tabel wilt afdrukken wordt er een PDF gemaakt:. Alle regels, tot een maximum van 500, worden afgedrukt. Heeft u een selectie gemaakt, dan worden alleen die afgedrukt (tot een maximum van 500). De afdruk bevat alle kolommen die zichtbaar zijn op het scherm 3. Klik op het printer icoon 4. Klik op Openen : het bestand wordt geopend in de PDFreader. Gebruik de PDF-reader om het document af te drukken 5. Of klik op Opslaan : het downloadscherm van de browser wordt zichtbaar, hiermee kunt u het bestand in PDF-formaat opslaan. InsideBusiness Payments Gebruikershandleiding 8

Betalen Beheren adresboek (wederpartijen) In uw adresboek slaat u de gegevens van uw crediteuren en/ of debiteuren op. In InsideBusiness Payments noemen we dit wederpartijen. Om deze te beheren heeft u het profiel Onderhouden wederpartijen nodig. Overzicht wederpartijen Ga in de menubalk naar Betalen en Adresboek U kunt de gegevens aanvullen, muteren en verwijderen Via Importeren kunt u de gegevens van uw wederpartijen importeren in een CSV-formaat (zie pagina 0) Via Exporteren 3 kunt u de gegevens van uw wederpartijen exporteren in een CSV-formaat (zie pagina 0). Aanmaken wederpartijen Ga in de menubalk naar Beheer en Adresboek Klik op Wederpartij aanmaken 4 en vul de gegevens van de wederpartij in en volg de stappen op het scherm. Tip Voor auditdoeleinden is in InsideBusiness Payments een controleoverzicht beschikbaar. Tip Als u de IBAN van de wederpartij invoert, worden de gegevens van de bank en het rekeningnummer automatisch aangevuld. 3 Betalen Importeren 3 Exporteren 4 Wederpartij aanmaken 4 InsideBusiness Payments Gebruikershandleiding 9

Importeren wederpartijen Ga in de menubalk naar Betalen en Adresboek Klik op Importeren en volg de stappen op het scherm. U kunt eventueel een voorbeeldbestand exporteren uit InsideBusiness Payments om te zien welke informatie in welke kolom komt (zie Exporteren wederpartijen). Betalen Downloaden wederpartijen Ga in de menubalk naar Betalen en Adresboek Selecteer de wederpartijen die u wilt exporteren en klik op Wederpartijen downloaden. Kies in dit geval niet voor Exporteren. Bewerk of bewaar dit bestand bij voorkeur niet in Excel omdat hierdoor het formaat van de rekeningnummers kan wijzigen. Wilt u toch het CSV-bestand wijzigen, volg dan de onderstaande instructies (gebaseerd op Microsoft Office 00) om er zeker van te zijn dat uw rekeningnummers ongewijzigd blijven:. Sla het bestand na exporteren direct op (niet openen in Excel). Start Excel op, er verschijnt nu een leeg bestand 3. Kies in het menu Gegevens en dan Van tekst 4. Kies het in te lezen bestand en klik op Importeren. De Wizard tekst importeren start nu op 5. Kies in de eerste stap Gescheiden, klik dan op Volgende 6. Kies in stap Puntkomma, klik dan op Volgende 7. Scroll in stap 3 naar rechts tot u de kolom dom_account_ number ziet. Selecteer deze kolom en kies voor Tekst onder Gegevenstype per kolom 8. Doe vervolgens hetzelfde voor de kolom account_number. Klik op Voltooien 9. Kies A als plek om te importeren en klik op OK. InsideBusiness Payments Gebruikershandleiding 0

Betaling invoeren In InsideBusiness Payments kan een betaling een enkelvoudige overschrijving, ver zamelbetaling, incasso, spaaropdracht of periodieke betaling zijn. U kunt betalingen handmatig invoeren en importeren. Handmatig een betaling invoeren Ga in de menubalk naar Betalen en kies voor het type betaling dat u aan wilt maken. Selecteer een begunstigde of creëer een begunstigde met de knop Nieuw 3 Vul de overige gegevens in Tip Bekijk de instructievideo Aanmaken en autoriseren van een betaling. 3 Betalen Begunstigde selecteren 3 Nieuwe begunstigde InsideBusiness Payments Gebruikershandleiding

Handmatig een betaling invoeren (vervolg) Druk op de Tab toets na het invullen van het laatste veld om extra velden voor deze betaling zichtbaar te maken U kunt nu additionele gegevens invullen zoals een betalingskenmerk of mededeling Klik op Toon de uitgebreide betalingsgegevens 3 voor extra velden. Afhankelijk van het type betaling kunt u extra instructies meegeven. Voor internationale betalingen kunt u bijvoorbeeld aangeven dat de verwerking via een intermediaire bank moet lopen. Betaalt of incasseert u namens een andere partij via een Europese betaling of incasso dan kunt u hier de uiteindelijke debiteur respectievelijk crediteur opgeven Als de betaling compleet is, kunt u deze autoriseren of opslaan voor autorisatie. Ga voor het aanmaken van een nieuwe betaling naar Meer acties en kies voor de optie Opslaan en volgende. Is nog niet alle informatie ingevuld, sla de betaling dan op als incompleet en vul de gegevens later aan. 3 Betalingskenmerk Mededeling begunstigde 3 Scherm uitbreiden InsideBusiness Payments Gebruikershandleiding

Betaling of batch importeren Een te importeren bestand kan bestaan uit enkelvoudige overschrijvingen, verzamelbetalingen of incasso s. Importeren van bestanden Ga in de menubalk naar Betalen en kies Importeer bestand Vul de gegevens in Klik op Zoeken en selecteer het bestand met enkelvoudige overschrijvingen (zoals BTL9), verzamelbetalingen of incasso s (zoals SEPA-XML) Bij Bestand importeren als 3 zijn er de volgende keuzemogelijkheden: - Losse posten om een bestand met losse betalingen te importeren. - Batch om een bestand met meervoudige betalingen te importeren of om een bestand met losse betalingen te importeren en direct te batchen. - Batch (voor grote bestanden - Betalingdetails kunnen niet worden weergegeven) om een bestand met meer dan 9.999 meervoudige betalingen te kunnen importeren. Met de categorie 4 Confidential payment is het mogelijk om betalingen als vertrouwelijk te behandelen. Om hiervan gebruik te maken, kiest u in het veld Bestand importeren als de waarde Batch. Details van vertrouwelijke betalingen kunnen alleen worden ingezien door gebruikers die beschikken over het profiel Vertrouwelijke inzage (zie pagina ). Tip Bekijk de instructievideo Betaling of batch importeren. Hashcontrole Bij het importeren van transacties kunt u een hashcontrole aanvragen om na te gaan of uw bestand is gewijzigd voordat het geïmporteerd is (de controle biedt geen garantie). InsideBusiness Payments kan een hash berekenen op basis van de MD5, SHA- of SHA-56 methode. Uw ERPleverancier moet deze optie ondersteunen. ING adviseert haar klanten om gebruik te maken van SHA-56. Deze methode wordt als veiliger bestempeld dan SHA- en MD5. 3 4 Betalen Zoeken... 3 Bestand importeren als 4 Categorie Multibatch InsideBusiness Payments ondersteunt multibatch voor SEPA- XML waardoor het mogelijk is meerdere batches in één bestand aan te leveren. Binnen één batch zitten betalingen met dezelfde uitvoeringsdatum en rekening opdrachtgever. InsideBusiness Payments Gebruikershandleiding 3

Betalingen en batches autoriseren Het is mogelijk om door te werken terwijl InsideBusiness Payments het bestand importeert. De melding Bestand succesvol geüpload verschijnt als deze geïmporteerd is. Controleer de status van het bestand in de lijst van Geïmporteerde bestanden. In het scherm Openstaande betalingen selecteert u losse betalingen en batches om deze te autoriseren. U kunt alle betalingen en/of batches in één keer selecteren of individueel aanvinken: Ga in de menubalk via Betalen naar Openstaande betalingen Vink de betalingen/batches aan die u wilt autoriseren Klik op Autoriseren 3 Er verschijnt een overzicht met de te autoriseren betalingen/ batches Klik op Autoriseren Een autorisatie pop-up verschijnt Volg de stappen op het scherm. De betalingen/batches worden nu ter verwerking aangeboden aan de bank. Tip Exporteer uw transactiegegevens bijvoorbeeld voor auditdoeleinden. Door u verzonden betalingen worden in InsideBusiness Payments na 00 dagen verwijderd. Betalen Selecteren 3 Autoriseren 3 Afhankelijk van de aan de gebruiker toegekende bevoegdheden, moet een betaling/batch door één of meer gebruikers worden getekend voordat deze aan de bank wordt aangeboden. Door het klikken op een betaling opent u het detailscherm van de betaling. Klik vervolgens op Meer acties en Potentiële ondertekenaars bekijken om te zien wie de betaling mag tekenen. InsideBusiness Payments Gebruikershandleiding 4

Rapportage Overzicht saldo Ga voor een saldo-overzicht van de rekeningen via Rapportage naar Saldo. Dit overzicht toont de saldi van de rekeningen die in de InsideBusiness Payments-overeenkomst en uw gebruikersprofiel zijn opgenomen. Op dit scherm ziet u in één overzicht het geboekte saldo en het valutair saldo op de rekening, zowel met als zonder intradag bij- en afschrijvingen. U kunt dit scherm indelen door een of meerdere weergaven aan te maken. Klik op een detailregel om de ontwikkeling van het valutair saldo (in- en exclusief intradagmutaties) te zien. Het valutair saldo is alleen beschikbaar voor ING-rekeningen en voor rekening derde als de derde bank deze informatie aanlevert. Rapportage Saldo InsideBusiness Payments Gebruikershandleiding 5

Saldo per rekeninggroep Rekeninggroepen aanmaken Ga voor een gegroepeerd saldo-overzicht van de rekeningen via Rapportage naar Saldo per rekeninggroep. Op dit scherm worden de totale boeksaldi van rekeninggroepen weergegeven. Een rekeninggroep is een door u zelf te definiëren groep met rekeningen. Er zijn twee voor-gedefinieerde rekeninggroepen beschikbaar: Alle rekeningen en Alle rekeningen die niet aan een groep zijn toegewezen. Klik op het plusje voor de rekeninggroep om de saldi van de afzonderlijke rekeningen binnen de groep te bekijken. Om uw eigen rekeninggroepen aan te maken gaat u via Voorkeuren naar Rekeninggroepen. Een nieuwe rekeninggroep aanmaken Klik op Aanmaken Geef de rekeninggroep een naam en vul eventueel een beschrijving in Klik op Volgende Selecteer de rekeningen die u in de groep wilt opnemen en klik op Toewijzen Klik op Sluiten De rekeninggroep is aangemaakt. Een bestaande rekeninggroep wijzigen Klik op de rekeninggroep die u wilt wijzigen. Het scherm met details van de rekeninggroep wordt zichtbaar Klik op het tabblad Rekeningen Selecteer de rekening welke u wilt toevoegen aan de rekeningroep en klik op Toewijzen Selecteer de rekening welke u wilt verwijderen uit de rekeninggroep en klik op Toewijzing ongedaan maken Herhaal de bovenstaande stappen totdat de rekeninggroep gereed is Klik vervolgens op Sluiten De rekeninggroep is gewijzigd. Tip Heeft u zelf rekeninggroepen aangemaakt let er dan op dat de weergave van de tabel op Alle rekeninggroepen staat zodat u uw rekeninggroepen kunt zien. InsideBusiness Payments Gebruikershandleiding 6

Raadplegen rekeningafschriften Ga in de menubalk via Rapportage naar Rekeningafschriften Klik op een regel voor detailgegevens Of vink het gewenste rekeningafschrift aan Klik op Downloaden om de informatie op te slaan De informatie kan nu uitgewisseld worden met uw boekhoudpakket en/of andere systemen Kies bij Bestandsformaat MT940 Structured, MT940 Unstructured of CAMT.053. Raadpleeg ing.nl/bestandsformaten voor meer informatie Klik vervolgens op Downloaden 3 Klik op Rekeningafschrift afdrukken of Details van de geselecteerde transactie afdrukken voor het printen van een rekeningafschrift. Belangrijk Uw rekeningafschriften worden in InsideBusiness Payments 3 maanden bewaard. Tip Bekijk de instructievideo Rekeningafschrift printen en downloaden. Tip Wilt u alleen rekeningafschriften met transacties bekijken, kies dan onder Extra instellingen in het veld Inclusief afschriften voor Alleen met transacties. U kunt ook kiezen voor de weergave Laatste 7 dagen inclusief vandaag met transacties of Laatste rekeningafschrift met betalingen per rekening. Rapportage Bestandsformaat 3 3 Downloaden InsideBusiness Payments Gebruikershandleiding 7

Abonnementadministratie Menuopties U hebt met het profiel Abonnementadministratie (basis) toegang tot het menu Beheer met daarin de volgende opties: Rekeningen (zie pagina 9) U kunt hier de naam van een rekening aanpassen Gebruikers (zie pagina 0) Gebruikers en hun profielen zijn via deze menuoptie zichtbaar Profielen (zie pagina 0) De rekeningen tekenbevoegdheden van de gebruikers zijn via deze menuoptie zichtbaar. Afwijkende tekenbevoegdheden voor bestemmingsrekeningen kunnen via deze menuoptie vastgelegd worden Contactgegevens (zie pagina 5) U kunt hier de contactgegevens van de abonnementhouder onderhouden Rapportagetemplates (zie pagina 6) Hier bepaalt u het opmaakformaat waarin rekeninginformatie wordt gedownload voor verwerking in andere systemen Wijzigingen (zie pagina 8) Hier bekijkt en autoriseert u de wijzigingen die in dit hoofdstuk worden beschreven Bedrijven Het (statutaire) adres en het GRID ID van de abonnementhouder zijn via deze menuoptie zichtbaar. Belangrijk De mogelijkheden die u heeft, worden bepaald door de profielen en de rekeningen tekenbevoegdheden die zijn vastgelegd in de Overeenkomst Gebruiker. Uitgebreide beheermogelijkheden Self Service biedt u uitgebreidere mogelijkheden om zelf uw abonnement te beheren. Vraag uw contactpersoon bij ING naar de mogelijkheden. InsideBusiness Payments Gebruikershandleiding 8

Rekeningnaam wijzigen De Rekeningnaam van de rekening in het abonnement kan worden gewijzigd. De nieuwe rekeningnaam is direct zichtbaar in de schermen. Aanpassen Rekeningnaam Ga in de menubalk naar Beheer en Rekeningen Klik op een rekening voor detailgegevens Pas de Rekening(naam) aan Klik op Opslaan 3 om de wijziging(en) op te slaan Wilt u nog een rekening wijzigen, herhaal dan de stappen Klik op Voltooien 4 om de wijzigingen te autoriseren. Tip Bekijk de instructievideo Wijzigen rekeningnaam. Beheer Rekening(naam) 3 Opslaan 4 Voltooien 4 3 InsideBusiness Payments Gebruikershandleiding 9

Gebruikers U ziet hier alle gebruikers die in het abonnement zijn opgenomen met hun profielen en specifieke bevoegdheden. Tevens heeft u de mogelijkheid om overzichten af te drukken. Overzicht profielen gebruikers Ga in de menubalk naar Beheer en Gebruikers Maak een selectie en klik op Lijst afdrukken of Details afdrukken voor het afdrukken van een overzicht Klik op een regel voor detailgegevens van de gebruiker Via het tabblad Profielen krijgt u een overzicht van de profielen die aan deze gebruiker zijn toegekend. Tip Als u wilt weten welke gebruikers specifieke tekenbevoegdheden hebben, kunt u middels een filter deze informatie snel achterhalen. Ga naar Gebruikers, kies voor Zoeken op tekenbevoegdheden en selecteer uw filtercriteria. Beheer Toegewezen profielen Overzicht profielen Betalingen menu Handmatig aanmaken van betalingen, periodieke betalingen en templates. Bekijken van wederpartijen. Geïmporteerde betalingen menu Raadplegen van geîmporteerde bestanden. Betalingen groeperen Betalingen samenvoegen tot batches. Dit is noodzakelijk om betalingen te kunnen tekenen en bestanden te kunnen importeren als batch. Downloaden rekeninginformatie Downloaden van rekeningafschriften en (intradag)mutaties. Onderhouden wederpartijen Beheren van debiteuren en crediteuren. Abonnementadministratie Wijzigen van de rekeningnaam, bekijken profielen en gebruikers, bekijken rekeningbevoegdheid en tekenbevoegdheid, onderhouden contactgegevens en rapportagetemplates. InsideBusiness Payments Gebruikershandleiding 0

Inzage vertrouwelijke betaling Mogelijkheid tot het inzien van batches die als Confidential payment zijn geïmporteerd. Persoonsgebonden profiel In dit profiel zijn de rekeningen tekenbevoegdheden van een gebruiker geregistreerd (zie pagina ). De naam van het persoonsgebonden profiel met de underscore (_) en wordt in de meeste gevallen gevolgd door de naam van de gebruiker of groep. Persoonsgebonden profiel In dit profiel zijn de rekeningen tekenbevoegdheden van een gebruiker opgenomen. Details persoonsgebonden profiel Ga in de menubalk naar Beheer en Gebruikers Klik op een regel voor detailgegevens van de gebruiker Via het tabblad Profielen krijgt u een overzicht van de profielen die aan deze gebruiker zijn toegekend Zoek het persoonsgebonden profiel (dit is het profiel met de underscore (_) gevolgd door de persoonsnaam van de gebruiker) Klik op de regel voor detailgegevens van het persoonsgebonden profiel. Overige details staan onder de nieuw verschenen tabbladen: Rekeningbevoegdheden en Tekenbevoegdheden (zie pagina ). Printen overzicht rekening en tekenbevoegdheden U bent in het tabblad Masterdata van het persoonsgebonden profiel Klik op het printericoon voor een overzicht van de rekeningen tekenbevoegdheden van deze gebruiker. Deze afdruk geeft een totaaloverzicht van alle bevoegdheden van de gebruiker. Groepsprofiel Bij meerdere gebruikers in een abonnement is het mogelijk dat niet iedere gebruiker een eigen profiel heeft omdat gebruik wordt gemaakt van groepsprofielen. Om te bekijken in welk groepsprofiel een gebruiker zit, gaat u in de menubalk naar Beheer, klik op Gebruikers, klik vervolgens op de regel van de gebruiker en ga naar het tabblad Profielen. Een groepsprofiel begint met een underscore (_), gevolgd door de naam van de groep. Wanneer een tekenbevoegdheid in een groepsprofiel wijzigt, dan geldt deze voor alle gebruikers waar het groepsprofiel aan is toegekend. InsideBusiness Payments Gebruikershandleiding

Rekeningbevoegdheden Klik op het tabblad Rekeningbevoegdheden Klik op de rekening waarvan u de bevoegdheden in detail wilt bekijken. Rekeningbevoegdheden Op het rekeningbevoegdhedenscherm is vastgelegd wat de gebruiker aan wie het profiel is toegewezen met de rekening mag doen. Tekenbevoegdheden De bevoegdheid tot het autoriseren van betalingen en batches is vastgelegd in: Een limiet tot welk bedrag de medewerker mag autoriseren. Op abonnementsniveau kan worden ingesteld of de tekenlimieten gebaseerd worden op batch- of betalingsniveau. Is de limiet gebaseerd op een batch? Dan mag een gebruiker de batch alleen tekenen als het totaalbedrag van de batch lager is dan of gelijk is aan zijn tekenlimiet. Is de limiet gebaseerd op een betaling? Dan mag een gebruiker de batch tekenen als het bedrag van de individuele betalingen lager is dan of gelijk is aan zijn tekenlimiet. Hierdoor kan een gebruiker dus een batch tekenen met een totaalbedrag dat hoger is dan zijn ingestelde tekenlimiet. InsideBusiness Payments Gebruikershandleiding

Indien er geen limiet is ingevuld dan is de gebruiker volledig tekenbevoegd voor de geselecteerde handtekeningklasse. De handtekeningklasse die aangeeft of de medewerker een opdracht alleen of samen met een collega mag tekenen. Het gebruikte schema is bij de initiële opzet van het abonnement vastgelegd: - Geen(N): gebruiker mag niet tekenen - Zelfstandig (S): gebruiker mag zelfstandig tekenen - Gezamenlijk (A): gebruiker mag gezamenlijk tekenen volgens de regels van het handtekeningenschema - Gezamenlijk (B): gebruiker mag gezamenlijk tekenen volgens de regels van het handtekeningenschema - Release (R): gebruiker mag een release handtekening zetten (deze functionaliteit is optioneel) Het handtekeningenschema geeft aan op welke wijze medewerkers met handtekeningklasse Gezamenlijk (A) en Gezamenlijk (B) samen een opdracht mogen tekenen. De volgende handtekeningenschema s zijn beschikbaar: - S of A+B : Een opdracht moet getekend worden door Zelfstandig (S) of Gezamenlijk (A) + Gezamenlijk (B) - S of A+x(x=A,B): Een opdracht moet getekend worden door Zelfstandig (S) of Gezamenlijk (A) met als tweede handtekening Gezamenlijk (A) of Gezamenlijk (B). Tip Handtekeningschema S of A+B is handig als u twee afdelingen heeft die beide een opdracht moeten tekenen. Handtekeningschema S of A+x(X=A,B) is handig als u onderscheid maakt in junioren seniorfuncties. Door junioren handtekeningklasse Gezamenlijk (B) te geven voorkomt u dat twee junioren samen een opdracht tekenen. Tekenbevoegdheden Tekenbevoegdheden per rekening 3 Tekenbevoegdheden per product en rekening 3 InsideBusiness Payments Gebruikershandleiding 3

Klik op tabblad tekenbevoegdheden Hier vindt u maximaal zes levels. ING beheert de levels tot en met 4. Als levels en niet worden gebruikt zijn deze verborgen en is level 3 (Tekenbevoegdheden per rekening) het eerste level dat u ziet. Met de functionaliteit Afwijkende tekenbevoegdheid voor bestemmingsrekeningen beheert u levels 5 en 6 zelf. Level : Tekenbevoegdheden voor alle rekeningen Deze bevoegdheden gelden voor alle betalingen/ batches. Level : Tekenbevoegdheden per productgroep Deze bevoegdheden gelden voor betalingen/batches van het betreffende product. Dit level wordt alleen gebruikt om afwijkende tekenbevoegdheden voor incasso- of spaaropdrachten vast te leggen. Level 3: Tekenbevoegdheden per rekening Deze bevoegdheden gelden voor alle betalingen/ batches geïnitieerd vanaf een specifieke rekening. Level 4: Tekenbevoegdheden per productgroep en rekening 3 Deze bevoegdheden gelden voor betalingen/ batches van het betreffende betaalproduct en worden geïnitieerd vanaf een specifieke rekening. Afwijkende bevoegdheden voor incasso s en spaaropdrachten worden door ING op dit level geadministreerd. Level 5: Speciale tekenbevoegdheden voor bestemmingsrekeningen Deze bevoegdheden gelden voor opdrachten met overschrijvingen naar een specifieke bestemmingsrekening. Deze bevoegdheid kan alleen door een Customer Self Service administrateur aangemaakt of aangepast worden. Level 6: Speciale tekenbevoegdheden voor opdrachten bestemmingsrekeningen Deze bevoegdheden gelden voor opdrachten met overschrijvingen vanaf een specifieke rekening opdrachtgever 4 naar een specifieke bestemmingsrekening 5. Deze bevoegdheid kan alleen door een Customer Self Service administrateur aangemaakt of aangepast worden. 5 4 4 Opdrachtrekening 5 Bestemmingsrekening InsideBusiness Payments Gebruikershandleiding 4

Abonnementsgegevens Op dit scherm staan uw contactgegevens, abonnementsinstellingen en voorkeursinstellingen. Onderhouden contactgegevens De contactgegevens die in uw abonnement staan, worden door ING gebruikt als er contact met uw organisatie nodig is. U kunt deze zelf wijzigen. Ga via Beheer naar Contactgegevens Pas de door u gewenste velden aan, klik op Voltooien. Tip Controleer uw contactgegevens regelmatig en pas deze aan, indien nodig. Beheer Voltooien Abonnementsinstellingen In de abonnementsinstellingen wordt aangegeven of de tekenlimieten gelden op batch of op betalingsniveau en of een release handtekening nodig is. Met een Self Service abonnement kunt u deze gegevens zelf wijzigen. InsideBusiness Payments Gebruikershandleiding 5

Rapportagetemplates U kunt rekeninginformatie downloaden. De rekeninginformatie wordt via een rapportagetemplate omgezet naar een uitvoerbestand (CSV formaat: Comma Separated Values). Dit bestand kunt u gebruiken voor verdere verwerking in bijvoorbeeld uw boekhoudpakket of Excel. U kunt de opmaak van de bestanden bepalen door rapportagetemplates aan te maken of te wijzigen. Beheren rapportagetemplates Ga in de menubalk via Beheer en Rapportagetemplates naar het overzicht met beschikbare rapportagetemplates Klik op Aanmaken of selecteer de regel van een rapportagetemplate om deze aan te passen. Standaard zijn er twee rapportagetemplates beschikbaar: Statement.txt: rapportagetemplate met rekeningafschrift informatie Transaction.txt: rapportagetemplate met rekeningafschrift informatie plus onderliggende transactiedetails Vul het veld Rapportagetemplate in met de naam van de template Indien gewenst vul het veld Beschrijving 3 in Kies bij Bron 4 de waarde Bestand of Database. Indien de waarde Bestand is ingevuld, is het veld Formaat zichtbaar Kies bij Formaat 5 MT940, MT94, CAMT.053 of CAMT.05 Het Type 6 rapportagetemplate bepaalt bij welk type rapportage de template beschikbaar zal zijn. Zo is een rapportagetemplate van het type Transactie alleen beschikbaar via Af- en bijschrijvingen in het menu Rapportage. Daarnaast bepaalt het Type template het aantal velden dat (standaard) beschikbaar is voor het rapportagetemplate (zie ook pagina 30). Beheer Rapportagetemplate (naam) 3 4 5 6 3 Beschrijving 4 Bron 5 Formaat 6 Type InsideBusiness Payments Gebruikershandleiding 6

Onderstaande tabel laat zien dat de mogelijke waardes in het veld Type afhangen van de waardes in de velden Bron en Formaat. Bron Formaat Type Bestand MT940 / CAMT.053 Transactie MT940 / CAMT.053 MT94 / CAMT.05 Afschrift Transactie Database - Transactie - Afschrift - Saldo Stel het gewenste Veldscheidingsteken in, waarmee de kolommen van elkaar gescheiden worden Vink de optie Tekst tussen aanhalingstekens aan als u de tekstvelden tussen aanhalingstekens wilt opnemen in het uitvoerbestand Vink de optie Kopregel met veldnamen 3 aan als u de veldnamen in de eerste regel van het uitvoerbestand wilt vermelden Met de optie Taal 4 bepaalt u in welke taal de veldnamen in de eerste regel van het uitvoerbestand worden getoond Klik op Volgende. Hiermee worden de velden die beschikbaar zijn voor de rapportagetemplate getoond Indien gewenst kunt u velden toevoegen, verwijderen en de volgorde van de velden veranderen. De Velden zijn de velden die al worden opgenomen in het uitvoerbestand. Beschikbare velden kunt u toevoegen aan uw bestand Klik op Opslaan 5 om de wijzigingen op te slaan Wilt u nog een ander rapportagetemplate wijzigen, herhaal dan de bovengenoemde stappen Veldscheidingsteken Tekst tussen aanhalingstekens 3 Kopregel met veldnamen 3 4 4 Taal 5 5 Opslaan InsideBusiness Payments Gebruikershandleiding 7

Klik op Voltooien om de wijzigingen van de rapportagetemplates te autoriseren. Na autorisatie is de rapportage template beschikbaar voor alle gebruikers binnen uw abonnement met het profiel Downloaden rekeninginformatie. Raadplegen van afgehandelde wijzigingen In het overzichtsscherm Wijzigingen is het mogelijk om de weergave Onvolledig geautoriseerde wijzigingen te wijzigen in Alle wijzigingen. Naast de nog te autoriseren wijzigingen wordt tevens de historie van afgehandelde wijzigingen getoond. Let op Als u uitlogt zonder dat u een aangebrachte wijziging heeft geautoriseerd of verwijderd, krijgt het gewijzigde object de status In bewerking. U kunt het object pas wijzigen nadat u dit heeft geautoriseerd dan wel heeft verwijderd. InsideBusiness Payments Gebruikershandleiding 8

Uw ING I-Dentity Card Uw ING I-Dentity Card stelt u in staat om veilig toegang te verkrijgen tot internetbankieren van ING. Aanvullende informatie en de meest gestelde vragen over het gebruik van uw ING I-Dentity Card vindt u op internet via Veel gestelde vragen InsideBusiness Payments. ING I-Dentity Card verloren, gestolen of misbruikt? Als u uw kaart heeft verloren, als deze is gestolen of als u vermoedt dat uw kaart is gebruikt door anderen, neem dan meteen contact op met: Alarm en Communicatie Centrum ING +3 (0)88 464 4 (lokaal tarief) InsideBusiness Payments Gebruikershandleiding 9

Veilig bankieren ING doet alles wat binnen haar vermogen ligt om misbruik te voorkomen. Hiertoe wordt veel geïnvesteerd in het upgraden van de programmatuur en het verbeteren van beveiligingstechnieken. Veilig elektronisch bankieren is een gezamenlijke verantwoordelijkheid van ING en u als klant. U heeft als klant de verantwoordelijkheid om uw computer- en netwerkomgeving adequaat te beveiligen tegen misbruik door onbevoegden.. Ga zorgvuldig om met beveiligingscodes en uw ING I-Dentity Card. Waarschuw ING bij verlies van uw ING I-Dentity Card en/of PIN 3. Gebruik de door ING geleverde kaartlezer 4. Laat uw computer niet onbewaakt achter 5. Controleer betalingen die u autoriseert 6. Bescherm uw computer tegen virussen en andere malafide software 7. Wees voorzichtig met het gebruik van Internet 8. Bescherm uw computers tegen indringers 9. Beveilig uw netwerk 0. Zorg voor een heldere verantwoordelijkheidsstructuur in uw bedrijf. Update uw besturingssysteem. Update uw internetbrowser 3. Maak regelmatig back-ups. Neem, indien u iets niet vertrouwt, zo snel mogelijk contact op met de helpdesk en leg uit wat er aan de hand is. Onze medewerkers kunnen samen met u controleren of er misbruik is gemaakt en indien nodig zaken blokkeren. Als u nog vragen hebt, kunt u contact opnemen met onze helpdesk. InsideBusiness Payments Gebruikershandleiding 30

Meer informatie Op http://new.inginsidebusiness.com vindt u uitgebreide documentatie, instructievideo s en de veelgestelde vragen. Heeft u nog vragen? Kijk dan op www.inginsidebusiness.com/nl/home voor de gegevens van uw contactpersoon of helpdesk. ING Bank N.V. is statutair gevestigd aan Bijlmerplein 888, 0 MG in Amsterdam, handelsregister nr. 330343 in Amsterdam. ING Bank N.V. is geregistreerd bij De Nederlandsche Bank (DNB) en de Autoriteit Financiële Markten (AFM) in het Register Kredietinstellingen en Financiële Instellingen. Ook staat ING Bank N.V. onder het toezicht van de Autoriteit Consument & Markt (ACM). Informatie over het toezicht op ING Bank N.V. kan worden verkregen bij de DNB (www.dnb.nl), de AFM (www.afm.nl) of de ACM (www.acm.nl). Onder ING of de bank wordt in deze publicatie verstaan: ING Bank N.V. PCM3 07 ING Bank N.V.