Departement: Ouderenzorg Dienst: Centrale intakecel Zorgzeker VACATURE COÖRDINATOR CENTRALE INTAKE Wie wordt je werkgever? Sinds 1 januari 2017 verenigden stad en OCMW met het Leuvense zorgbedrijf alle zorgdiensten van het lokale bestuur in één overkoepelende organisatorische zorgeenheid, die een toegankelijke en vooral kwaliteitsvolle zorg voor alle Leuvense burgers ambieert. Om te kunnen blijven rekenen op een sterke openbare dienstverlening waarbij kwaliteit en betaalbaarheid primeren werd de keuze gemaakt in te zetten op een bundeling van het Leuvens zorgaanbod van thuiszorg, kinderopvang en ouderenzorg. Wat houdt je functie in? De coördinator Centrale Intakecel is verantwoordelijk voor de correcte en efficiënte werking van de Centrale Intakecel. De Centrale Intakecel is in het leven geroepen om een goede dienstverlening voor de zorgvragers te kunnen garanderen. De coördinator geeft leiding aan de medewerkers van de Centrale Intakecel, zodat de zorgvragers een optimale trajectbegeleiding krijgen met toeleiding naar de meest adequate zorg- en dienstverlening en zodat de thuiszorg- en ouderenvoorzieningen van het OCMW een optimale instroom van cliënten/bewoners krijgen. De coördinator Centrale Intakecel neemt zowel een coördinerende als een begeleidende rol op. Vanuit zijn functie behoudt hij het overzicht en kan hij de juiste prioriteiten aanduiden. De coördinator Centrale Intakecel rapporteert aan de directeur coördinator Ouderenzorg. Bekijk de functiekaart voor een uitgebreide omschrijving van de functie: zie bijlage 1 Welk profiel zoeken we? - Je weet leiding te geven aan een team van maatschappelijk assistenten en administratief medewerkers; - Je bent een geboren netwerker en kan diplomatisch omgaan met verschillende diensten; - Je leidt de organisatie van het werk binnen het team in goede banen en houdt een planmatige aanpak aan Wat zijn de diploma en ervaringsvereisten? 1. Aanwervingsvoorwaarden: Je bent nog niet in dienst bij Zorg Leuven of minder dan één jaar. - Je beschikt over een bachelor diploma of een diploma van het hoger onderwijs van één cyclus of daarmee gelijkgesteld onderwijs
2. Voorwaarden voor interne mobiliteit binnen Zorg Leuven Je bent in dienst bij Zorg Leuven en komt in aanmerking voor interne mobiliteit. Dit wil zeggen dat je tenminste 1 jaar je huidige functie in rang B1-B2-B3 uitoefent, voldoet aan de specifieke diplomavereisten voor deze nieuwe functie en je laatste evaluatie was gunstig. 3. Bevorderingsvoorwaarden binnen Zorg Leuven Je bent in dienst bij Zorg Leuven en komt in aanmerking voor bevordering in rang B4-B5. - Je hebt drie jaar niveauanciënniteit (werkelijke diensten bij een overheid) in niveau B1-B2-B3 of vier jaar in niveau C4-C5. 4. Territoriale mobiliteit en bevordering Je bent in dienst bij OCMW Leuven en voldoet aan de voorwaarden voor interne mobiliteit of bevordering binnen Zorg Leuven (zie voorwaarden hierboven). Wat bieden we je aan? 1. Loon en contract - Contract onbepaalde duur - Als je slaagt voor de selectieproef word je opgenomen in een wervingsreserve (3 jaar geldig, mogelijk verlengbaar). Bij een nieuwe vacature contacteren we de kandidaten op deze lijst in volgorde van hun behaalde resultaat. - Je startloon is afhankelijk van je anciënniteit. Geldelijke anciënniteit opgebouwd in de publieke sector neem je onbeperkt mee, relevante privéanciënniteit wordt beperkt tot 10 jaar. De functie is ingeschaald op niveau B4-B5 - Loon van minimum 2727.5 bruto per maand o.b.v. 0 jaar anciënniteit. - Loon van minimum 3288.04 bruto per maand o.b.v. 10 jaar anciënniteit. 2. Aanvullende voordelen - Maaltijdcheques van 8, met een eigen bijdrage van 1,14 - Fietsvergoeding of gratis openbaar vervoer van en naar het werk - Gunstige verlofregeling: 26 vakantiedagen bij voltijdse tewerkstelling, 11 feestdagen - Glijdende werkuren - Ruime opleidings- en ontwikkelingsmogelijkheden - Gratis hospitalisatieverzekering voor jezelf, interessante tarieven voor je gezinsleden - Samenaankoopdienst KUL vb. kortingen bij pretparken, handelaars,
Wat zijn de vereisten (toelatings- en aanwervingsvoorwaarden)? - Bij je indiensttreding bezorg je ons een recent uittreksel uit het strafregister. Het uittreksel mag op dat moment niet ouder zijn dan 3 maanden. - Je geniet de burgerlijke en politieke rechten. - Je bent medisch geschikt voor de uit te oefenen functie. - Je voldoet (of je beschikt over) aan het gevraagde diploma - Je slaagt voor een vergelijkende selectieproef. - Je voldoet aan de vereiste over de taalkennis, opgelegd door de wetten op het gebruik der talen in bestuurszaken, gecoördineerd op 18 juli 1966 Hoe solliciteren? Zorg Leuven geeft de opdracht aan OCMW Leuven om de selectie uit te voeren samen met een selectiekantoor. Solliciteren kan je tot en met 23 april 2017. Je doet dit online via de link: http://jobs.ocmw-leuven.be/ Laad volgende documenten allemaal op bij je sollicitatie: 1. Nederlandstalige motivatiebrief Opgelet, bij een onvolledige (Tip: of licht laattijdige de eventueel kandidatuur gevraagde word je kennis niet uitgenodigd en/of ervaring voor uitgebreid de toe) de selectie zal je steeds via mail op de hoogte gebracht worden van de verdere stappen en afspraken 2. Uitgebreid en overzichtelijk Nederlandstalig Cv in de selectieprocedure. Selectieprogramma 3. Kopie van het vereiste diploma (zie pg. 1 onder 'Welk profiel zoeken we') Schriftelijke proef (3 mei 2017) Het schriftelijk gedeelte bestaat uit een aantal praktische cases. Bij meer dan 30 kandidaten wordt een deel van deze proef beschouwd als een eliminerende preselectie. Behaal je hier minstens 60%, dan wordt ook de rest van de schriftelijke proef verbeterd. Het schriftelijk gedeelte is eliminerend. Om te slagen behalen de kandidaten minstens 60% (30/50). Jurygesprek (vermoedelijk een moment in de weken van 22 en 29 mei 2017) Het mondeling gedeelte bestaat uit een jurygesprek. Aan de hand van het mondeling gedeelte worden naast de motivatie en relevante ervaring, de professionele verwachtingen en de in het functieprofiel opgenomen competenties getest. Voorafgaand aan het gesprek vul je een persoonlijkheidsvragenlijst in. De kandidaten worden geïnterviewd door een jury die samengesteld is uit een interne en externe deskundige, actief in het werkveld en een consultant van een extern selectiekantoor. Het mondeling gedeelte is eliminerend. Om te slagen behalen de kandidaten minstens 60% (30/50). Assessment center In dit programma wordt een diversiteit aan instrumenten aangewend om de verschillende competenties te meten die essentieel zijn voor de vermelde functie. Leidinggevende vaardigheden worden afgetoetst aan de hand van een rollenspel.
Het assessment center is eliminerend en resulteert in een beoordeling: niet geschikt 25/50, geschikt 30/50 of zeer geschikt 35/50. Om te slagen voor het assessment center moet een kandidaat minstens een geschikte beoordeling bekomen (minstens 30/50). Eindrangschikking De schriftelijke (inclusief de eventuele préselectie) en de mondelinge proef worden elk gequoteerd op 50 punten. De eerst gerangschikte kandidaat is de hoogst scorende kandidaat op het totaal van de mondelinge proef en de schriftelijke proef. Contactgegevens & nuttige informatie Wens je meer informatie over de selectieprocedure,de functie-inhoud of het online solliciteren, neem dan gerust contact op met de dienst Werving & Onthaal per telefoon 016 24 82 82. - Eventuele wijzigingen van het e-mailadres en telefoonnummer na het indienen van de kandidatuur moeten onmiddellijk medegedeeld worden aan de dienst Werving & Onthaal zodat de kandidaat kan bereikt worden. - Een kandidaat moet zijn antwoord op een jobaanbod schriftelijk of via e-mail bekend maken binnen een termijn van 7 kalenderdagen, zo niet verliest hij zijn opname in de reserve. - Kandidaten kunnen een aanbod van een contract voor onbepaalde en bepaalde duur één keer gemotiveerd weigeren, zonder hun opname en hun plaats in de reserve te verliezen. - Kandidaten kunnen op eigen schriftelijk verzoek uit de reserve worden geschrapt. - Ook bij de effectieve indiensttreding moeten de kandidaten aan alle aanwervingsvoorwaarden voldoen.
Bijlage 1: functiekaart coördinator centrale intakecel 1. Functiedoel: De coördinator centrale intakecel is verantwoordelijk voor de werking van de intakecel en geeft leiding aan de medewerkers van de intakecel, zodat de zorgvragers een optimale trajectbegeleiding krijgen met toeleiding naar de meest adequate zorg- en dienstverlening en zodat de thuiszorg- en ouderenvoorzieningen van het OCMW een optimale instroom van cliënten/bewoners krijgen. 2. Opdrachten: 2.1. Leiding geven aan, coachen en motiveren en coördineren van medewerkers Rechtstreeks leiding geven aan de maatschappelijk werkers en de administratieve medewerkers van de centrale intakecel en het personeelsbeheer terzake uitvoeren. Plannings-, functionerings- en evaluatiegesprekken voeren en begeleiden en opvolgen van individuele personeelsproblemen en problemen binnen het team. Taken delegeren naar de medewerkers en de uitvoering ervan opvolgen. Bewerkstelligen dat de rol van en taakverdeling en de samenwerking tussen de maatschappelijk werkers en de administratie binnen de centrale intakecel optimaal verloopt. Zelf ook uitvoerende taken opnemen, dossiers in orde brengen en meewerken aan het wachtlijstbeheer als voorbeeldfunctie en om ervaring op te doen. Voeling houden met het werkveld Ondersteunen van de maatschappelijk werkers door gezamenlijk complexe cliëntsituaties te bespreken, desgevallend zorgoverleg bij te wonen en waar nodig persoonlijk contact te hebben met de cliënt. Opvolgen van en kwaliteitscontroles doen op de cliëntendossiers o.a. sociaal verslag; bijdragebepaling en geeft hierover op regelmatige basis feedback Staat in voor de planning, coördinatie en organisatie van het team Staat in voor een evenredige verdeling van het werkvolume en ondersteunt bij het agendabeheer Standaardiseren van processen en procedures voor een uniforme werking van de centrale intakecel en opvolgen van de toepassing hiervan Uitwerken/bewaken van een uniforme wijze van dossieropbouw van cliënten voor de maatschappelijk werkers Individuele coaching van medewerkers Klachten en vragen van de medewerkers behandelen. 2.2. Zorgen voor een klantgericht en professioneel intakebeleid op maat van de zorgvrager (Laten) uitvoeren van sociale onderzoeken en de nodige huisbezoeken teneinde de leefsituatie van de cliënt in het thuismilieu of van de zorgbehoefte van de cliënt in het ziekenhuis juist in te schatten. Dit voor het bepalen van de hulpvraag, rekening houdend met de wisselwerking tussen de cliënt en diens omgeving en zijn fysieke en mentale mogelijkheden en beperkingen. (Laten) verstrekken van informatie en advies betreffende de diensten en voorzieningen die door het OCMW aan huis, in woonzorgcentra, assistentiewoningen, het centrum voor kortverblijf en de lokale dienstencentra worden verstrekt of in
samenwerking met OCMW Leuven worden aangeboden of door andere partners in het zorglandschap worden aangeboden. (Laten) verzamelen en registreren van de administratieve gegevens nodig voor een volledig en juist cliëntendossier/bewonersdossier, voor een correcte aanvraag voor thuiszorg of ouderenzorg en voor eventuele sociale tegemoetkomingen en voor doorverwijzing naar de sociale dienst van het OCMW voor eventuele financiële steun. (Laten) bepalen van en toeleiden naar de meest gepaste hulpverlening. (Laten) begeleiden en ondersteunen van (potentiële) cliënten of bewoners voor een naadloze overgang naar andere hulpverlenings en verzorgingssettings. Behandelen van klachten van zorgvragers. Staat in voor de organisatie, opvolging en bijsturing van een professionele communicatie naar cliënten toe. Mee bewaken van het project actieve cliëntendetectie. 2.3. Zorgen voor een efficiënt, doelgericht, transparant en klantgericht wachtlijstbeheer, prioriteitenbeleid en bed- en flatbezetting Bepalen, ondersteunen en bewaken van een degelijke registratie en opvolging van alle intakes conform het wachtlijstreglement, het prioriteitenbeleid en de voorrangsregels. Zorgen voor een constante instroom van de juiste profielen in de WZC en GAW conform de streefcijfers en de streeftermijnen mbt opnametermijn en graad van zorgbehoefte. Uiteindelijk bepalen welke kandidaat bewoner zal opgenomen worden waar en op welk moment. Bewaken van een juiste en volledige registratie van sociale dossiers in de software en het doorgeven van alle gegevens nodig voor de administratieve verwerking van hulpvragen en opnames. Zorgen voor tijdige en noodzakelijke informatiedoorstroming tussen medewerkers centrale intake, thuiszorg, woonzorgcentra en assistentiewoningen en kortverblijf Desgevallend meewerken aan de voorbereidingen van inspecties en subsidiedossiers en beleidsmatige dossiers. 2.4. Verlenen van algemeen en specifiek advies/informatie over de toepassing van de wet- en regelgeving en nieuwe tendensen in de werking Informeert en ondersteunt de medewerkers mbt tot de toepassing van recente en relevante wet- en regelgeving voor de werking van de centrale intakecel. Volgt de wetgeving, documentatie en informatie van belang voor de centrale intakecel op en geeft deze door. Zorgt ervoor dat de kennis van de maatschappelijk werkers i.v.m andere diensten en tussenkomsten up-to-date blijft. Volgt trends, studies en onderzoek in het werkveld op en rapporteert intern. Maakt gegevens, overzichten en statistieken rond de stand van zaken rond de werking van de centrale intakecel op en houdt deze bij. 2.5. Leiden en actief deelnemen aan intern en extern overleg voor samenwerking met collega s en andere diensten en partners. Organiseren en leiden van het teamoverleg van de centrale intakecel. Overleg plegen /werkt mee aan optimale communicatie met het management van thuiszorg en ouderenzorg Overleg plegen met de maatschappelijk werkers van thuiszorg en ouderenzorg
Actief deelnemen aan overleg voor samenwerking met partners. Deelnemen aan themagericht overleg. Actief participeren aan relevant intern overleg. 2.6. Actief meewerken aan beleidsvoorbereidende werkzaamheden Signaleren van structurele of blijvende noden, behoeften en tekorten in de hulpverlening en de organisatie van de centrale intakecel. Actief meewerken aan het verbeteren van de werkprocessen en de uitvoering van kwaliteitsprojecten en verbeteracties. De nodige vorming volgen en laten volgen door de medewerkers o.m. in het kader van het vormingsbeleidsplan en via alle mogelijke kanalen de ontwikkelingen in de sector (doen) opvolgen, zodat de kennis en de vaardigheden op peil blijven. Werkt de vormingsplanning van de centrale intakecel mee uit en coördineert de uitvoering. 3. Vereiste competenties: Integriteit Samenwerken Klantgerichtheid Organisatieloyaliteit Plannen en organiseren Flexibiliteit Zelfstandigheid B C C B B C B Groepsgericht leidinggeven C Individugericht leidinggeven C
Bijlage 2: diploma De functies bij Zorg Leuven zijn onderverdeeld in niveaus. Voor de niveaus A, B en C heb je een diploma nodig. Hieronder vind je per niveau de diplomavoorwaarde. Je kan enkel deelnemen aan selectieprocedures bij Zorg Leuven als je aan de diplomavoorwaarden voldoet: niveau A: je hebt een masterdiploma niveau B: je hebt een bachelordiploma of graduaatsdiploma (m.u.v maatschappelijk werker) niveau C: je hebt een diploma van het hoger secundair onderwijs niveau D: je hebt geen diploma nodig Diploma nog niet behaald? Ben je laatstejaarsscholier of -student en sta je voor je eindexamens of herexamens, dan moet je de verwachte datum van afstuderen bij je sollicitatie vermelden. Je moet jouw diploma bezorgen voor jouw aanstelling (en indiensttreding). Dus, indien je in het laatste jaar van je studies zit: Verwachte datum van afstuderen vermelden bij je sollicitatie Diploma inleveren vóór je indiensttreding. Buitenlands diploma? Als je jouw diploma in het buitenland behaalde, dan moet je een gelijkwaardigheid (homologatie) aanvragen bij het Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap, afdeling NARIC. De academische gelijkwaardigheidserkenning is een officiële bevestiging van de gelijkwaardigheid van twee diploma's. Als je een buitenlands diploma voorlegt, moet je vóór de uiterste inschrijvingsdatum die geldt voor een selectieprocedure, het bewijs leveren dat je de gelijkwaardigheid hebt aangevraagd. Uiterlijk op het ogenblik van de aanstelling moet je het bewijs van de gelijkwaardigheid voorleggen. Voor meer informatie over gelijkwaardigheid kan je terecht bij het Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap, NARIC-Vlaanderen met vermelding van de juiste administratie: Administratie Hoger Onderwijs (buitenlands diploma hoger onderwijs) Administratie Secundair Onderwijs (buitenlands diploma hoger secundair onderwijs) Meer info, klik dan op volgende link: Naric Vlaanderen of surf naar http://www.ond.vlaanderen.be/naric Dus, indien je jouw diploma in het buitenland hebt behaald: Bewijs dat je de gelijkwaardigheid van jouw diploma hebt aangevraagd bij NARIC mee opladen bij jouw sollicitatie kandidatuur Bewijs van gelijkwaardigheid, afgeleverd door NARIC, voorleggen uiterlijk op het ogenblik van je aanstelling.