Mobiliteitsregeling woon-werk en zakelijk verkeer. Van toepassing vanaf 1 juli 2014
Inhoudsopgave toevoegen Mobiliteitsregeling Algemene bepaling In de Mobiliteitsregeling is het beleid betreffende de tegemoetkoming in de reiskosten woonwerkverkeer, reiskosten studie en zakelijke reiskosten binnen- en buitenland opgenomen. De regeling geldt zolang de huidige fiscale faciliteiten van toepassing blijven. Bij intrekking of wijziging van deze faciliteiten door de wetgever, om welke reden dan ook, zal de regeling integraal dan wel gedeeltelijk komen te vervallen. Werkingsfeer De regeling is, tenzij anders bepaald, van toepassing op alle werknemers die een arbeidsovereenkomst hebben met Deloitte. Voor werknemers die deelnemen aan de leaseautoregeling gelden alleen de bepaling omtrent het gebruik van de NS Businesscard opgenomen in artikel 3. Uitgezonderd zijn: Werknemers die in het kader van studie in het bezit zijn van een OV studenten-chipkaart op weekbasis. Zij dienen deze te gebruiken voor het woon-werkverkeer. Alleen indien werknemer niet in bezit is van een OV studenten-chipkaart of men heeft een OV studenten-chipkaart op weekendbasis, kan gebruik worden gemaakt van de mobiliteitsregeling; Voor expats worden reiskosten geacht individueel in een overeenkomst te zijn geregeld. Begrippenlijst Woon-werk verkeer Onder woon-werkverkeer wordt verstaan het traject van het privéadres naar de in SAP vastgelegde standplaats. Zakelijk verkeer Onder zakelijk verkeer wordt verstaan: Reizen naar interne en externe cliënten Reizen in het kader van studie als onderdeel van de studiefaciliteitenregeling of interne cursussen Alle ritten naar Deloitte kantoren anders dan de in SAP vastgelegde standplaats Verplichtingen werknemer Werknemer is verantwoordelijk om wijzigingen in omstandigheden die van invloed zijn op de toepassing van de Mobiliteitsregeling per direct door te geven aan de Deloitte Servicedesk of aan de intermediair die het OV-abonnement verstrekt. Reiskosten woon-werkverkeer Werknemer heeft voor woon-werkverkeer de keuze tussen een kilometervergoeding of een OV abonnement. Een OV-abonnement is een NS-Business Card met Traject Vrij of, indien voordeliger een Trein Vrij abonnement en/of een OV-chipkaart met een stad-streek abonnement voor bus, tram of metro. 1. Kilometervergoeding Indien werknemer er voor kiest gebruik te maken van een privé vervoersmiddel voor het woonwerkverkeer, ontvangt deze een tegemoetkoming in de reiskosten per kilometer.
De tegemoetkoming wordt in eerste instantie als voorschot betaald. Als dat nodig is, bijvoorbeeld in het geval van een verhuizing, kan de tegemoetkoming worden nagerekend en eventueel aangepast worden. 1.1 Berekening De tegemoetkoming is een bedrag per maand op basis van de onderstaande berekening: ( a x b x c) / 12 maanden x (werkdagen per week / 5 werkdagen) a: De totale reisafstand, heen en terug met een maximum van 120 kilometer per dag b: De vergoeding per kilometer: 0,19 c: Het aantal te vergoeden dagen per jaar: 214 1.2 Aantal reisdagen per week a. Als er doorgaans op 5 dagen per week naar een vaste standplaats wordt gereisd, wordt de tegemoetkoming volledig toegekend. b. Als er doorgaans op minder dan 5 dagen per week naar een vaste standplaats wordt gereisd, wordt de tegemoetkoming naar rato van het aantal dagen per week waarop naar een vaste standplaats wordt gereisd toegekend. 1.3 Meerdere standplaatsen Indien werknemer op meerdere standplaatsen werkzaam is, wordt de tegemoetkoming vastgesteld naar rato van de gebruikelijk te reizen afstand. 1.4 Reisafstand De reisafstand wordt vastgesteld op basis van de snelste route vastgesteld met behulp van www.routenet.nl. 1.5 Tijdelijk niet toekennen van de tegemoetkoming a. Bij langdurige ziekte, van meer dan 6 weken, wordt de betaling van de tegemoetkoming in de reiskosten gestopt per de eerste dag van de tweede kalendermaand volgend op de maand waarin de ziekte is aangevangen. Indien een werknemer bijvoorbeeld ziek wordt op 15 juni, zal de tegemoetkoming stop worden gezet op 1 september. De tegemoetkoming wordt hervat op de dag van herstel. b. Bij langdurig verlof, zoals zwangerschapsverlof en bevallingsverlof wordt de tegemoetkoming direct stopgezet vanaf de 1 e dag van het verlof. De tegemoetkoming wordt hervat op de dag van hervatting van de werkzaamheden. 2. NS-Business Card voor woon-werkverkeer De uitgangspunten voor het gebruik van de NS-Business Card met abonnement voor het woon-werkverkeer zijn als volgt: a. Werknemer kan voor het woon-werkverkeer opteren voor een NS-Business Card met Traject Vrij abonnement of, indien voordeliger, een Trein Vrij abonnement op basis van 2 e klasse; b. Met een NS-Business Card mag niet privé gereisd worden buiten het afgekochte traject waarbinnen het Traject Vrij abonnement geldig is. Binnen het traject mag het abonnement wel privé gebruikt worden. Privéreizen buiten het afgekochte traject worden verrekend met het salaris van werknemer; c. Bij een Traject Vrij of Trein Vrij abonnement is een permanente klassewissel van 2 e naar 1 e klasse niet toegestaan; d. Er mag geen gebruik gemaakt worden van de aanvullende deur-tot-deur diensten (waaronder bus, tram, metro) in combinatie met het abonnement.
e. Met de NS-Business Card wordt gereisd op basis van check-in/check out. Dit geldt ook voor abonnementen die op de NS-Business Card zijn geladen. Werknemer is zelf verantwoordelijk voor het correct in- en uitchecken; f. Werknemer vraagt het abonnement aan bij de door werkgever aangewezen intermediair; g. Het is niet mogelijk zelf een maandtrajectkaart aan te schaffen en te declareren. Ook supplementen voor de Intercity Direct mogen in combinatie met een NS Business-Card en een Traject Vrij abonnement worden aangevraagd. Indien werknemer er voor kiest gebruik te maken van het OV voor het woon-werkverkeer, dan verstrekt de werkgever een NS-Business Card met Traject Vrij of Trein Vrij abonnement voor het treintraject van privéadres naar standplaats. Er geldt een maximum reisafstand heen en terug van 120 kilometer per dag. In principe wordt uitgegaan van het goedkoopste abonnement waarmee de woon-werkreis ingevuld kan worden. Indien de kosten van het abonnement niet volledig voor rekening komen van werkgever (bijvoorbeeld bij parttimers), komen de meerkosten in de vorm van een eigen bijdrage voor rekening van werknemer. Deze kosten worden automatisch verrekend met het salaris van werknemer. De kosten van het abonnement worden direct met werkgever verrekend, waardoor declaratie van vervoersbewijzen niet nodig is. De kosten van het abonnement komen als volgt voor rekening van werkgever: Aantal reisdagen per week naar een Percentage voor rekening werkgever standplaats 4 of 5 100% 3 75% 2 40% 1 20% Indien er gedurende de looptijd van het abonnement wijzigingen plaatsvinden in de dienstbetrekking (bijvoorbeeld aanpassing van het aantal werkdagen), kan dit mogelijk het ontstaan van, of wijzigen van de eigen bijdrage tot gevolg hebben. 2.1 (Aanvullend) abonnement voor stad-streekvervoer a. Voor het reizen met de bus, tram of metro kan een stad-streek abonnement worden aangevraagd b. Naast de NS-Business Card met treinabonnement kan voor het traject voorafgaand of na de treinreis een aanvullend abonnement voor stad-streekvervoer worden aangevraagd. Dit aanvullende abonnement wordt geleverd op een aparte OV-chipkaart c. Binnen het gebied waar het stad-streek abonnement geldig is mag het abonnement privé gebruikt worden d. Alle abonnementen voor stad-streekvervoer dienen te worden aangevraagd bij de door werkgever aangewezen intermediair e. Het is niet mogelijk zelf een maandtrajectkaart aan te schaffen en te declareren. 2.2 Tijdelijk niet toekennen van OV-abonnement a. Bij langdurige ziekte, van meer dan 6 weken waarbij het onwaarschijnlijk is dat de werkzaamheden op korte termijn kunnen worden hervat, dient werknemer contact op te nemen met de intermediair en wordt het abonnement stopgezet. Na herstelmelding ontvangt werknemer na ongeveer 2 weken een nieuw abonnement. b. Bij langdurig verlof, zoals zwangerschapsverlof en bevallingsverlof wordt het abonnement direct stopgezet vanaf de 1 e dag van het verlof. Werknemer dient contact
op te nemen met de intermediair voor stopzetting van het abonnement. Bij hervatting van de werkzaamheden ontvangt werknemer een nieuw abonnement. 2.3 Tussentijdse beëindiging van het treinabonnement Tussentijdse beëindiging is alleen mogelijk bij onderstaande redenen: verhuizing werknemer; wijziging kantoorlocatie werkgever; wijzing standplaats werknemer; uitdiensttreding; wijziging van parttime percentage, waardoor en eigen bijdrage ontstaat sabbatical of onbetaald verlof. Indien recht op deelname aan de leaseautoregeling ontstaat, door functiewijziging of promotie 3. NS-Business Card voor zakelijk verkeer De uitgangspunten voor het gebruik van de NS-Business Card voor zakelijk verkeer zijn als volgt: a. Alle werknemers met een dienstverband bij Deloitte komen in aanmerking voor een NS- Business Card voor zakelijk verkeer; b. Medewerkers met een NS-Business Card met een woon-werk abonnement kunnen dezelfde kaart ook gebruiken voor zakelijk verkeer. Indien het abonnement op basis van 2 e klasse is, kan voor een zakelijke treinrit een eenmalige upgrade naar de 1e klasse per rit geregeld worden via mijn NS zakelijk of bij de NS kaartautomaten op het station; c. In incidentele gevallen, als de rit van het privéadres naar de eigen standplaats wordt gecombineerd met een zakelijke reis, mag de kaart ook gebruikt worden; d. structureel woon-werkverkeer is uitgesloten; e. Uitgezonderd op lid d zijn werknemers die deelnemen aan de leaseautoregeling en die gekozen hebben voor een leaseauto of het schrijven van zakelijke kilometers. Zij mogen de NS-Business Card ook gebruiken voor woon-werk verkeer; f. bij deelnemers aan de cashoptieregeling wordt de kosten van het gebruik van de NS- Business Card verrekend door middel van inhouding op het salaris; g. er wordt gereisd op basis van check-in/check-out, werknemer is zelf verantwoordelijk voor het correct in- en uitchecken; h. met de NS-Business Card voor zakelijk verkeer mag 1e klasse worden gereisd; i. met de kaart mag ook gebruik gemaakt worden van de aanvullende deur-tot-deur diensten. Dit geldt voor de volgende deur-tot-deurdiensten: OV-fiets, OV-taxi, NSscooter, Greenwheels-huurauto, NS-fietsenstalling, business wachtlounges en parkeren op de Q-Park P&R terreinen bij stations. Dit mag ook zonder een bijbehorende zakelijke treinreis. De NS-Business card mag niet gebruikt worden voor het boeken van vergaderlocaties en internationale treinreizen; j. indien de reiskosten doorbelast moeten worden aan de klant voegt werknemer achteraf een assignmentnummer aan de reis toe via het persoonlijke mijn NS zakelijk account. 4. Correctietarieven foutief gebruik NS-Businesscard Indien de NS een correctietarief in rekening brengt vanwege onjuist gebruik van de NS- Business card (bijvoorbeeld bij een vergeten in- of uitcheck) worden de hieraan verbonden kosten op werknemer verhaald door middel van een inhouding op het salaris. Correctietarieven kunnen binnen de daarvoor gestelde termijn en binnen de NS spelregels door werknemer zelf via het persoonlijke mijn NS zakelijk account worden gecorrigeerd. Eventueel doorbelaste correctietarieven worden na correctie aan werknemer gecrediteerd via de salarisadministratie. 5. Zakelijke reiskosten binnenland met eigen vervoer
De uitgangspunten voor de toekenning van zakelijke reiskosten gemaakt met eigen vervoer zijn als volgt: a. Alle zakelijke kilometers die noodzakelijk zijn voor de uitoefening van de functie worden vergoed; b. De zakelijke kilometervergoeding zoals vermeld in de Leasematrix op Insite is van toepassing; c. Parkeer-, tol- en veergelden kunnen niet in combinatie met de zakelijke kilometervergoeding worden gedeclareerd. Deze kosten zijn inbegrepen in de kilometervergoeding 6. Zakelijke reiskosten buitenland De uitgangspunten voor zakelijke reiskosten in het buitenland zijn als volgt: a) Alle noodzakelijk te maken openbaar vervoers-, taxi- en huurautokosten kunnen worden gedeclareerd; b) Bij zakelijke reizen met de eigen auto gelden de bepalingen uit artikel 5; 7. Declareren van reiskosten Reiskosten voor buitenlandse zakenreizen of de zakelijke kilometervergoeding voor reizen met eigen vervoer dienen binnen drie maanden na de reis via SAP Time & Expense te worden gedeclareerd. Hardheidsclausule Het bestuur beslist op voorstel van de Talent Partner in gevallen waarin deze regeling niet voorziet of kennelijk onredelijk uitwerkt. Ingangsdatum De regeling treedt in werking met ingang van 1 juli 2014. Rotterdam, juli 2014