Presentatie Partnerevent VIAA 8 november 2016 Voormiddag

SUPPORT.VIAA.BE

Programma voormiddag 10u00 Verwelkoming 10u05 Terugblik op 2016 en vooruitblik op 2017 (slide nr 6) 11u15 VIAA stelt voor (I): Samenwerkingsovereenkomst (slide nr 57) Contracten met derden: standaardclausule intellectuele eigendom (slide nr 66) Service Agreements: actualisering via een online tool (slide nr 72) Digitalisering: administratief proces vanaf 2017 (slide nr 78) 12u15 Lunch

TERUGBLIK OP 2016 EN VOORUITBLIK OP 2017

Foto: CC0- public domain 2016: WAAR STAAN WE?

VIAA VZW Vorige partnerevent: 14 januari VIAA vzw sinds 1 januari onafhankelijk van iminds (nu Imec)

KLANTEN VIAA CONTENT PARTNERS: Domeinen cultuur, media, overheid Kringen i.f.v. gefaseerde aanpak DIENSTENAFNEMERS: Buiten domein en/of kringen of CP s met vraag die niet in standaard dienstenpakket zit (full cost + model) GEBRUIKERS: Leerkrachten & educatieve auteurs Gebruikers van Het Archief

Verzameling gedroogde planten op papier Ca. 4 miljoen specimens 1 van de 25 grootste ter wereld Focus: centraal Afrika & België Oudste specimen: ca. 1724

DOE! Project gefinancierd door Vlaamse Overheid 1,2 mio specimen worden gedigitaliseerd

In huis door Picturae Start: 31 mei 2016 einde: juni 2017 Duurzame bewaring door VIAA nu 45 TB, 400 000 items Digitaliseringsstraat te Meise bron: Plantentuin Meise

CONTENT PARTNERS VIAA KRING 1: Erkende en gesubsidieerde CE-instellingen Openbare omroep Regionale en private landelijke omroepen KRING 2: Erkende CE-instellingen (Q-label) Stadsarchieven (centrumsteden - werkgroep VVBAD) Vlaamse overheidsinstelllingen (adminstraties en Vlaams Parlement) KRING 3: Podiumkunstensector KRING 4: Erfgoedcellen

Anna Teresa De Keersmaeker In 1995: oprichting P.A.R.T.S. school. Rosas danst Rosas bron: Rosas Opgericht in 1983 door

Registratie: ong. 1500 tapes (uitfilteren kopies) Dragers: Audiocassette, UMatic, Betacam SP, VHS Gedigitaliseerd: 436 dragers (nog +1000 VHS) Rosas danst Rosas bron: Rosas Inventaris: ong. 2500 tapes

DIGITALISERINGSPROJECTEN Est. # Dragers Registratie (#) Digitalisering (#) Est. Einde project GOLF 1 214.600 161.227 146.972 06/2019 GOLF 2 18.252 18.252 17.519 10/2016 GOLF 3 42.000 19.293 16.258 06/2019 GOLF 4 30.000 8.154 0 12/2018 GOLF 5 38.855 1.882 0 12/2018 VHS VRT 46.016 46.016 46.016 12/2015 FILM 11.772 3.362 304 12/2020 FILM VRT 63.046 4.062 0... GOLF 1: vooral nog audio ¼ tape GOLF 4: vertraagde start, maar sterke eindsprint

DIGITALISERINGSPROJECTEN Betacam SP Betacam SP/SX VRT U-Matic Betacam Oxide Audiocassette 1/4" audiotape Wasrol Wire recordings cd-r VRT VCR Digital Betacam / SX VHS Aangetaste Film Status digitalisering (#, pct): lopende projecten 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% gedigitaliseerd tot einde 2015 al gedigitaliseerd in 2016 doelstelling einde 2016 nog te digitaliseren na 2016

VOORTGANG DIGITALISERING 13,8 % 13,2 % 11,3 % 50,9 % 10,8 % 0% 20% 40% 60% 80% 100% Gedigitaliseerd in 2013-2014 Gedigitaliseerd in 2015 Te digitaliseren in 2016 Te digitaliseren in 2017-2020 (ca) Te digitaliseren na 2020 (ca, niet aangetaste film)

DIGITALISERINGSPROJECTEN In totaal ongeveer 230 000 dragers gedigitaliseerd: WAX en WIRE: Klaar! U-MATIC en BETACAM SP VRT, BETACAM OXIDE: Klaar! AUDIOCASSETTE: Klaar! VCR: Veel uitval door toestand tapes (%) overleg met CP s VHS: digitalisering opgestart FILM: al 90 uur zwaarst aangetaste film gedigitaliseerd

ARCHIEF

ARCHIEF Nu: +2 PB, 80.000 uur Groei: 15-20 TB/dag

ACHTER DE SCHERMEN nieuw redactieproces

ACHTER DE SCHERMEN nieuw redactieproces Redactie en Gedetacheerde Leerkrachten Redactieproces AVO CP s MAM AVO Docenten

ACHTER DE SCHERMEN ESB CC BY-NC 2.0 Foto: Damien

ACHTER DE SCHERMEN VRT intake

ACHTER DE SCHERMEN Metadatamodel

WERKEN MET SCHERMEN 14 opleidingen Archiefopleiding 8 juni 2016

EN OOK NOG Thesaurus project

Manueel linken thesauri? Eindrapport op VIAA website.

INTERACTIE Het Archief voor Onderwijs

Begin schooljaar 2016-2017 PROFIELEN: +/- 9200 leerkrachten, docenten +/- 7500 studenten lerarenopleiding +/- 17.000 actieve gebruikers in onderwijs ONDERWIJSNIVEAU S: +/- 70% accounts voor SO +/- 30% accounts voor BaO

+ 150 THEMA S + 8.000 Beeld- en audio fragmenten + 500 LESKLARE COLLECTIES

INTERACTIE Het Archief voor Onderwijs

INTERACTIE Het Archief

CC BY-NC-SA 2.0 foto: James Vaughan VOORUITBLIK 2017

ALGEMENE DOELSTELLINGEN 2017 VAN VERBREDING NAAR VERDIEPING: Geen nieuwe kringen: continuering van engagementen 2016 Opname metadata in het archief & dus verrijking materiaal Opleiden CP s en inzetten op rapportering en expertisedeling Bewustwording: online informatie en publiekscampagne DIGITALISEREN VOLGENS PRIORITEITEN Nieuwe golven opstarten Verder gaan met lopende golven DIGITALE COLLECTIES VEILIG STELLEN Bijkomende dienst voor CP s: opname digitale collecties INZETTEN OP GEBRUIK AvO: (1) Groei aantal leerkrachten combineren met een toename in gebruik door die leerkrachten en (2) sneller inspelen op actualiteit en (3) verder uitbreiden collecties Catalogus als basis voor uitwisselingsplatform: content delen tussen CP s Publiek maken van metadata over digitalisering en collecties

AANDACHTSPUNTEN

PARTNERS: GEEN NIEUWE KRINGEN BESTAANDE CONTENT PARTNERS: continuering i.f.v. lopende en nieuwe digitaliseringsgolven opstart ingest digitale collecties PODIUMKUNSTEN: nu contractuele fase achter de rug is, eerste reeks (39) organisaties operationaliseren intake tweede reeks organisaties vanaf najaar 2017 ERFGOEDCELLEN: opstart dienstverlening inzake duurzame opslag reeds digitale collecties: veilig stellen van reeds gedane investeringen geen digitalisering door VIAA VLAAMSE ADMINISTRATIES: alvast interesse vanwege LNE, CJSM, O&V,MOW, KB, LV, VLM opstart operationalisering in de loop van 2017

DAARNAAST Mogelijke samenwerking met Medialaan Actualisatie Service Agreements bestaande CP s Uitbreiding dienstverlening voor bestaande CP s inzake digitale collecties Opleidingen rond registratietools en archiefsysteem VIAA Overeenkomsten educatieve uitgeverijen

SAMENWERKING SECTORORGANISATIES Packed Het Firmament Kunstenpunt Faro VKC Cinematek. CC0 Public Domain

DIGITALISEREN

VOORTGANG DIGITALISERING 13,8 % 13,2 % 11,3 % 50,9 % 10,8 % 0% 20% 40% 60% 80% 100% Gedigitaliseerd in 2013-2014 Gedigitaliseerd in 2015 Te digitaliseren in 2016 Te digitaliseren in 2017-2020 (ca) Te digitaliseren na 2020 (ca, niet aangetaste film)

2017: DIGITALISERINGSPROJECTEN ALGEMEEN: LOPENDE PROJECTEN VERDERZETTEN Betacam SP ¼ audiotape Digital Betacam / Betacam SX VHS Aangetaste film EXTRA BATCHES VOOR AFGELOPEN PROJECTEN Audiocassette U-Matic Audio-cdr Betamax NIEUWE PROJECTEN Lak- / shellacplaten Kleine hoeveelheden andere (bv. DAT, minidisc, Hi8,...)

2017: OMKADERENDE PROJECTEN Annotatie en beeldresearch VRT Registratie filmcollectie VRT Onderzoek Collectie Cinematek met een relevantie voor Vlaanderen als regio en gemeenschap

ARCHIVEREN

BELANGRIJKSTE ASSEN INGEST STROMEN (IMPORT) Bestaande ingest processen, nieuwe processen. DUURZAME OPSLAG (ARCHIEF) Lange termijn bewaring verzekeren MAXIMALE HERBRUIKBAARHEID (HERBRUIKEN) Hoe kunnen we de herbruikbaarheid maximaliseren? MANAGEMENT & TDR (BEHEER) Management van het archief & certificering

INGEST STROMEN - 2017 BESTAANDE PROJECTEN Verdere ingest uit lopende digitalisering NIEUWE DIGITALISERINGSPROJECTEN Nieuwe digitaliseringsgolven moeten opgestart worden in 2017 INGEST DIGITALE COLLECTIES Kopie VRT archief: moet klaar zijn midden 2018 VRT dailies VIAA als diep archief VRT rolverdeling VRT/VIAA uitwerken Opstart van intake digitale collecties van enkele bestaande CP s GROEI: +/- 6 À 7 PB -> prognose 9 PB totaal tegen eind 2017 (x3 t.o.v. eind 2016)

INGEST STROMEN - 2017

DUURZAME BEWARING - 2017 INFRASTRUCTUUR & OPSLAG Voorbereiding 2018: bepaalde hardware zal dan afgeschreven zijn. Bekijken van investering/vervangingscenario s. REPORTING VERDER UITWERKEN Voor beleid: herbruikbare reporting Voor CP s: facturatie + self-service Voor VIAA: forecasting, controle-rapportage, collectie-management

MAXIMALE HERBRUIKBAARHEID METADATA TRAJECTEN Metadata harvesting bij CP s: o bouw self-service voor upload metadata o bouw plugin s bestaande systemen (bvb. Adlib) Innovatie trajecten rond metadata generatie ONTSLUITING FACILITEREN Catalogus functie voor CP s metadata voor het brede publiek

MANAGEMENT & TDR PROCESSEN VERDER STROOMLIJNEN EN OPTIMALISEREN Service agreements verder automatiseren Service agreements uitwerken voor digitale collecties Integraties met backend systemen (bvb. CRM) TDR Assessment obv Scoremodel ism Packed Verder werken met certificeringseisen als kader

INTERACTIE FOCUS: ONDERWIJS

KRIJTLIJNEN INTERACTIE 2017 Focus blijft op onderwijs. Het platform Het Archief voor Onderwijs inhoudelijk versterken en verder uitrollen en gebruik stimuleren Het project Nieuws van de Groote Oorlog: voorbereiden van de herdenking rond het einde van WOI in 2018 Beeldcapsule 2017 rond specifiek thema lanceren

NIEUWE ONTWIK- KELINGEN

2017 NIEUWE WEBSITE

SAMENWERKINGSOVEREENKOMST VERDUIDELIJKEN GEBRUIKERSRECHTEN: UPDATE BIJLAGE IN 2017

CC0 Public Domain VOOR WIE?

VOOR WIE VAN TOEPASSING? Enkel voor de CP s uit volgende sectoren: o cultureel erfgoed instellingen o regionale/commerciëel landelijke omroepen o stadsarchieven centrumsteden o Vlaams Parlement VRT: werd ondertussen geactualiseerd CP s uit de Podiumkunsten: hebben reeds een geactualiseerde versie ontvangen en ondertekend

WAAROM UPDATE? Belangrijk om te verfijnen en te verduidelijken wie toegang heeft en op welke manier daarbij ook rekening houdend met de Wet op Intellectuele Eigendom Testbeeld is ondertussen gelanceerd als het Archief voor Onderwijs Toegang bepaalde onderwijsinstellingen werd uitgebreid in overleg met Departement O&V Samenwerking educatieve uitgeverijen in kader van formele proefprojecten

ENKELE VOORBEELDEN De educatieve medewerker van de CP s: tijdelijke toegang ifv projecten voor het onderwijs De educatieve uitgever: tijdelijke toegang ifv controle van het werk van educatieve auteurs Onderscheid toegang CP s tot MAM en toegang Archief : uit elkaar getrokken en verduidelijkt: o MAM: collectiewerkers o Archief/AvO: educatieve/wetenschappelijke medewerkers (ook tijdelijke toegang mogelijk voor VIAA CP s die geen educatieve werking hebben maar wel materiaal zouden hebben op het Archief)

CONTRACT.VIAA.BE

ONLINE TOOL

GEAUTOMATISEERD PROCES

AANPAK & TIMING Reeds bestaande samenwerkingsovereenkomst wordt opgeladen in het systeem aangevuld met een update van de bijlage Deze bijlage zal reeds ondertekend zijn door VIAA CP kan bijlage downloaden, ondertekenen en weer opladen De bijlage is, net zoals de samenwerkingsovereenkomst, beschikbaar in de online tool Start: Q2-Q3 Dit proces wordt afgestemd op het proces actualisatie Service Agreements

HOE REGEL JE ALS CP DE AFSPRAKEN MET VIAA MET DERDEN?

SAMENWERKINGSOVEREENKOMST CP Indien XX overeenkomsten sluit met derden die betrekking hebben op voor VIAA relevant materiaal, en materiaal dat inhoudelijk aansluit op het Materiaal van deze overeenkomst, zal XX, voor zover de nieuwe overeenkomsten dit toelaten, en zonder meerkost voor XX, redelijke inspanningen leveren om VIAA als belanghebbende partij te overwegen.

?? CP VIAA afspraken?

STANDAARDCLAUSULE Ontwikkeld ter ondersteuning van dit proces Een hulpmiddel Voordeel: rechtensituatie voor de toekomst helder regelen en documenteren Clausule werd juridisch nagekeken Wordt ter beschikking gesteld via support.viaa.be en later via website VIAA (partnerportaal)

INHOUD STANDAARDCLAUSULE Stelt dat de CP afspraken heeft met VIAA inzake digitalisering, archivering en ontsluiting Stelt dat de derde materiaal aan de CP ter beschikking stelt dat in aanmerking kan komen voor digitalisering, archivering, ontsluiting door VIAA Stelt dat de derde akkoord gaat met het feit dat de gebruikersrechten afgesproken tussen de CP en VIAA ook op zijn materiaal van toepassing is. Wederzijdse informatieplicht

ACTUALISATIE SERVICE AGREEMENT VAN WORD DOCUMENT OVER GOOGLE FORM NAAR ONLINE TOOL V.1.0

WAT? Addendum bij de samenwerkingsovereenkomst Documenteren van specifieke niet-standaard zaken per CP, zoals bv.: o Aantal dragers o Metadatamapping o Bindend document

WAAROM? Performant beheer van overeenkomsten o o o Helder online dossier per CP Toegang tot eigen documenten, op elk moment Faciliteren van beheer Actualisatie / aanvulling inhoud van documenten is nodig Via contract.viaa.be

VOOR WIE? Cultuur, media, overheid o o o Nieuwe kennismaking met online tool Deels actualisatie van 63 bestaande SA s Deels opstart van nieuwe SA s Podiumkunstensector: al vanaf opstart volledig dossier in contract.viaa.be

TIMING CULTUUR, MEDIA EN OVERHEID 2017: Q1 - Q2: Aanmaken dossiers + importeren oude SA s in nieuwe omgeving Inrichten nieuwe processen Q2 - Q3: Online beschikbaar ter inzage/aanvulling voor CP Finalisering en ondertekening door CP (in afstemming met proces samenwerkingsovereenkomst) Q3 - Q4: Opstart technische fiche

TIMING PODIUMKUNSTENSECTOR 2016: Q4: Samenwerkingsovereenkomsten zijn afgerond Opstarten en delegeren van SA s 31.01.2017: deadline indienen ondertekende versie SA 2017: Q3-Q4: opstart technische fiche

CONTRACT.VIAA.BE (DEMO)

DIGITALISERING: FACTURATIEPROCES NIEUW ADMINISTRATIEF PROCES VANAF 2017

ALVAST DE CONCLUSIE: Geen impact op bestaande afspraken Zuiver administratief proces

WAAROM? VERZELFSTANDIGING VIAA: Indienen BTW-dossier: VIAA onder iminds BTW-plichtig - indien VIAA vzw niet BTW-plichtig zou zijn, -20% besteding middelen digitalisering. CENTRALE BTW-ADMINISTRATIE: o Digitaliseringsproces VIAA gaat om wederzijdse prestaties: VIAA digitaliseert in ruil voor het aanleveren van het materiaal, de voorbereidende handelingen en het toekennen van nietexclusieve gebruikersrechten o VIAA moet dus voor de digitalisering een factuur uitreiken en CP normaal gezien ook aan VIAA o MAAR: BTW-administratie gaat akkoord met een procedure van self-billing

PROCES SELF-BILLING Factuur uitgereikt door VIAA voor digitalisering CP Verkoopfactuur (self-bill) uitgereikt door VIAA aan zichzelf voor de door de CP voorbereidende handelingen en toegekende gebruiksrechten

PROCES SELF-BILLING VIAA maakt dus twee facturen op: 1) Van VIAA aan de CP voor de digitalisering van de dragers tijdens het voorbije jaar 2) Van de CP aan VIAA voor de voorbereidende handelingen en gebruikersrechten op dat materiaal De BTW-administratie gaat ermee akkoord dat deze bedragen gelijk zijn aan elkaar.

VOOR WIE? Voor elke CP die in het voorbije jaar door VIAA dragers heeft laten digitaliseren

IMPACT VOOR U? U hoeft geen betaling te verrichten aan VIAA bij het toekomen van de factuur en self-bill Indien u BTW-plichtig bent en u BTW-aangiftes indient dient u de ontvangen factuur in te boeken als aankoopfactuur de ontvangen self-bill dient dan opgenomen te worden als verkoopfactuur. Indien u niet-btw-plichtig bent, zijn beide stukken louter informatief

AANPAK & TIMING 31 januari 2017: opmeten hoeveelheden gedigitaliseerde dragers en kostprijs per drager 2016 Februari: VIAA maakt 2 facturen op volgens self-billing procedure en zorgt voor een begeleidend schrijven met de nodige uitleg.

FACTURATIE KOSTENBIJDRAGE OPSLAG Blijft onveranderd. Dus eind januari zal ook de hoeveelheid TB worden gemeten die de CP in het VIAA-archief aanwezig heeft. Februari: VIAA zal een factuur opmaken voor kostenbijdrage voor de opslag van uw materiaal

FACTURATIE OVERZICHT Februari: VIAA zal aan de CP 3 facturen bezorgen: twee voor digitalisering (volgens self-billing procedure) en 1 voor kostenbijdrage voor de opslag van uw materiaal Rapportering via de Partnerportaal Enkel de factuur voor de kostenbijdrage opslag dient betaald te worden.

LUNCH! CC BY-SA 3.0 Foto: Jaboyce