Nota van Inlichtingen Levering en onderhoud Microsoft Licenties Aanbesteding Levering en onderhoud Microsoft Licenties Aanbestedende Dienst: Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier Referentie: 16.0719494 Omschrijving: De aanbestedingsprocedure betreft een opdracht voor aanschaf en onderhoud (licentiemanagement) van Microsoft licenties voor aanbesteder. Toelichting: 1 Vraag Kunt u aangeven of er een True up zal worden gedaan, en zo ja, kunt u het aantal per product hieronder specificeren? a. Office Professional Plus b. Enterprise CAL Suite per device c. Windows Enterprise per device Aanbestedende dienst maakt momenteel gebruik van een Microsoft Enterprise Agreement met daarin opgenomen de rechten zoals in de Inschrijvingsleidraad hoofdstuk 1.7.2. is opgenomen. Voor wat betreft Office Professional Plus en de Enterprise CAL Suite is het voornemen om die producten te blijven gebruiken in de per 1 maart 2017 geldende aantallen (zie voor een indicatie de Inschrijvingsleidraad). Voor de Windows desktop besturingssystemen geldt dat aanbestedende dienst gebruik maakt van een Virtual Desktop Infrastructure omgeving die benaderd wordt vanaf apparaten mét een onderliggend Windows Professional besturingssysteem als ook systemen met een Windows Embedded besturingssysteem. Wij verzoeken de inschrijver om daarvoor een passende en beargumenteerde aanbieding te doen. 2 Vraag Hoeveel van de Project gebruikers hebben toegang tot Project Server? 1150 gebruikers waarvan 87 toegang hebben tot Microsoft Project Professional. Betreft AWBIT-2016 artikel 47 3 Vraag Inschrijver is geen eigenaar van de broncode. Het eigendom en de rechten en plichten die daarmee gepaard gaan liggen bij de software vendor. Derhalve kan inschrijver nimmer aan de escrow verplichting voldoen. Graag verzoeken wij u dit artikel te herformuleren of te verwijderen. Dit Artikel is voor inschrijver in dit geval niet van toepassing en komt te vervallen. Datum genereren Nota van Inlichtingen: 19-01-2017 Pagina 1 of 9
Betreft AWBIT-2016 artikel 43 4 Vraag De omvang, strekking en duur van het gebruiksrecht wordt vormgegeven door de licentievoorwaarden van de betreffende vendoren. Derhalve verzoeken wij u dit artikel aan te passen zodat deze niet strijdig zijn met de te hanteren licentievoorwaarden. Gaat u daarmee akkoord? Dit is akkoord. Wij volgen het Microsoftbeleid van 3 jaar met optie tot verlenging van 3 jaar. Betreft AWBIT-2016 artikelen 26.2 en 26.3 5 Vraag Wij zouden graag zien dat de volledige aansprakelijkheid, zoals bedoeld in artikel 26.2 en artikel 26.3, gezamenlijk wordt beperkt in zoverre dat dit gebruikelijk is bij overheidsopdrachten tot een bedrag van EURO 1.250.000, per gebeurtenis. Gaat u daarmee akkoord? Betreft AWBIT-2016 artikelen 12.3 en 43.5 6 Vraag Wij kunnen niet meer of uitgebreidere garanties bieden dan deze door de betreffende vendoren wordt gegeven. Gaat u daarmee akkoord? Betreft AWBIT-2016 artikel 8 7 Vraag Inschrijver verzoekt u dit artikel, inclusief subartikelen, in overeenstemming te brengen met de volgende uitgangspunten: Opdrachtgever verkrijgt nimmer het eigendom, maar een gebruiksrecht zoals terug te vinden in de licentievoorwaarden van de betreffende vendoren. De omvang, strekking en duur van dit gebruiksrecht wordt vormgegeven door de licentieovereenkomst van de betreffende vendoren. Opdrachtnemer heeft geen invloed op de licentievoorwaarden, welke directe werking hebben tussen de betreffende vendor en opdrachtgever. Opdrachtnemer kan nimmer instaan voor aansprakelijkheid voortvloeiende uit intellectueel eigendom omdat enige invloed en of zeggenschap met betrekking tot het gebruik van Software ontbreekt. Bent u daartoe bereid? Betreft AWBIT-2016 artikel 7.2 8 Vraag Datum genereren Nota van Inlichtingen: 19-01-2017 Pagina 2 of 9
Software vendoren dragen voor Standaard Software nimmer het eigendom over, maar verschaffen enkel het gebruiksrecht. Inschrijver gaat ervan uit dat u onder dit artikel ook niet verstaat dat eigendom van de Standaard Software overgaat maar dat enkel een gebruiksrecht verschaft wordt. Kunt u dit bevestigen? Betreft Conceptovereenkomst artikel 5 9 Vraag Opdrachtgevers zien veelal de licentievoorwaarden van Microsoft, waaronder bijvoorbeeld Terms of Use en End User License Agreement, als een vaststaand gegeven dat niet aanvullend contractueel met inschrijver geregeld zouden moeten worden. Is opdrachtgever daarmee akkoord? Indien het antwoord hierop nee luidt, dan zou inschrijver deze licentievoorwaarden willen bedingen bij de onderhavige overeenkomst. Betreft Conceptovereenkomst artikel 3.2 10 Vraag U beoogd een raamovereenkomst voor de duur van drie jaren met optie op verlenging. Het is uiteraard mogelijk voor de initiële looptijd de prijzen en tarieven vast te zetten. Het is echter niet mogelijk om ook voor de verlenging prijzen en tarieven af te geven die voor deze periode vast zijn. Met andere woorden, wij hebben geen invloed op prijswijzingen van Microsoft na de initiële looptijd. Wij verzoeken u om dit artikel te wijzigen dan wel te laten vervallen. Dit is akkoord en zal in de uiteindelijke versie van de overeenkomst worden aangepast dat de prijstelling per 3 jaar vast staat. Betreft Conceptovereenkomst artikel 1.1 11 Vraag U geeft aan dat er nog een tweede nota van inlichtingen zal plaatsvinden. Kunt u de planning hierop aanpassen en aangeven tot wanneer eventuele aanvullende vragen gesteld kunnen worden? Er is geen tweede nota van inlichtingen. In de uiteindelijke versie zal dit worden aangepast. Betreft Prijzenblad HHNK 12 Vraag In het prijzenblad is onderscheid gemaakt tussen Prijzen licenties en Prijzen Software Assurance. In het geval van Microsoft kan er een situatie ontstaan waarbij het niet mogelijk is om een splitsing te maken tussen het Licentie component en het Software Assurance component. Dit doordat een nieuwe licentie altijd moet worden aangekocht met Software Assurance en er dus geen losse SKU is voor het losse L component. Hoe dient inschrijver hiermee om te gaan? Datum genereren Nota van Inlichtingen: 19-01-2017 Pagina 3 of 9
Indien u een product aanbiedt waarvan de licentie en de software assurance onlosmakelijk met elkaar verbonden zijn verzoeken wij u de totaalprijs op te nemen bij het onderdeel 'Prijzen licenties' en in de betreffende regel bij 'Toelichting' te vermelden dat de opgenomen prijs inclusief software assurance is. Indien bij 'Toelichting' niets wordt vermeld en bij 'Prijzen Software Assurance' geen prijs is opgenomen gaan wij er vanuit de opgenomen prijs bij 'Prijzen licenties' uitsluitend voor de licentie is. Betreft Prijzenblad HHNK 13 Vraag Kunt u toelichten wat er ingevuld dient te worden bij Registratienummer? Graag hier het registratienummer van de inschrijvingsleidraad v/d aanbesteding invullen zijnde 16.0719494. Betreft Prijzenblad HHNK 14 Vraag Er staat vermeld dat inschrijver alle gele velden dient in te vullen. Kunt u bevestigen dat tevens de witte en blauwe velden ingevuld dienen te worden indien van toepassing? Wij verzoeken u voor de aanbieding de kolommen B tot en met Q op het Prijzenblad in te vullen. Betreft Bijlage 4 Specificaties van de opdracht, A1.8, pagina 24 & Prijzenblad HHNK 15 Vraag (i) Kunt u bevestigen dat de door Microsoft afgegeven contractprijzen en/of listprijzen moeten komen uit de gangbare Nederlandse Microsoft prijslijst in Euro met bijbehorende pricing? (ii) Kunt u tevens bevestigen dat er onder géén beding onder kostprijs (dus ook niet op regelniveau in het prijzenblad) mag worden aangeboden? M.a.w. dat dergelijke inschrijvingen worden gezien als strategisch, niet reëel, irrealistisch, dan wel manipulatief en dat in dit geval de inschrijver wordt uitgesloten van verdere deelname? Aanbestedende dienst wenst uitsluitend een overeenkomst af te sluiten die gebaseerd is op een door Microsoft Nederland afgegeven prijslijst of een door Microsoft Nederland aan aanbieder afgegeven inkoopprijslijst in Euro's. In het prijzenblad staat vermeld dat het toeslagpercentage groter dient te zijn dan 0% en afgerond op twee decimalen. De toeslagpercentages dienen per regel / artikel opgegeven te worden. Wij kunnen dit niet garanderen maar bij vermoeden van abnormaal lage inschrijving zal aanbesteder aan de hand van onderstaande regel proberen vast te stellen of hier sprake van is. In verband met het bepaalde in artikel 2.34 van het ARW 2016 geldt in elk geval dat wordt vermoed dat een inschrijving abnormaal laag is indien: 1. er ten minste vijf inschrijvingen zijn ontvangen, en 2. de inschrijvingssom meer dan 50% lager is dan het gemiddelde van alle overige inschrijvingssommen, en 3. de inschrijvingssom meer dan 20% lager is dan de opvolgende inschrijvingssom. Betreft Inschrijvingsleidraad, 4.1, stap 1, pagina 17 16 Vraag Datum genereren Nota van Inlichtingen: 19-01-2017 Pagina 4 of 9
(i) Hoe toetst de aanbestedende dienst dat een aanbieding voldoet aan de minimale compliancy eisen? Dit zoals tevens staat beschreven in bijlage 6 op pagina 28; Opdrachtgever wil borgen dat ze compliant is aan de Microsoft licentiestructuur gedurende de looptijd van het contract. (ii) Kunt u daarnaast bevestigen dat een aanbieding welke niet aan de minimale compliancy eisen wordt uitgesloten van verdere deelname aan deze Europese openbare aanbesteding? Het door aanbestedende dienst kunnen voldoen aan de compliancy voorwaarden van Microsoft is belangrijk. Wij vragen aanbieders - als onderdeel van de kwaliteitsbeoordeling - daartoe een voorstel te doen zoals dat in bijlage 6 van de Inschrijvingsleidraad is opgenomen. Aanbestedende dienst verwacht van de uiteindelijk te contracterende partij dat zij zich gedurende de looptijd van het contract actief inzet om de compliancy te borgen onder voorwaarden zoals die in de Inschrijvingsleidraad zijn opgenomen. Aanbestedende dienst behoudt zich het recht voor om de verificatie op de compliancy - initieel en gedurende de looptijd van de overeenkomst - door een onafhankelijk deskundige te laten uitvoeren. Betreft Inschrijvingsleidraad, 2.4.4, pagina 12 17 Vraag Inschrijver zal op basis van de aangeleverde gegevens naar eigen inzicht een passend voorstel doen. Dit zoals staat beschreven in bijlage 6. Kunt u kenbaar maken wat u verstaat onder een eventuele variant wat uiteindelijk zal leiden tot uitsluiting op deze Europese openbare aanbesteding? Een variant is een aanbieding van een af te sluiten overeenkomst die niet overeenkomt met de eisen zoals die in de Inschrijvingsleidraad zijn opgenomen. Betreft Algemene vraag: Specifieke Uitdagingen 18 Vraag Zijn er specifieke uitdagingen waar aanbestedende dienst mee worstelt en waar nog naar een oplossingsrichting wordt gezocht? zo ja, kunt u concreet aangeven welke uitdagingen dit zijn. Denk hierbij aan: a. Beveiliging van mobiele apparaten b. Beveiliging van informatie en documenten c. Identiteitsmanagement d. Ondervangen van datalekken e. Versiebeheer van documenten f. Bereikbaarheid en beschikbaarheid van medewerkers g. Mogelijkheid om samen te werken in documenten Er zijn in de periode gelegen tussen de publicatie van de Europese Aanbesteding en de datum van ingaan van het nieuwe contract geen specifieke 'uitdagingen' die van invloed (kunnen) zijn op de inhoud van uw aanbieding. Betreft Algemene vraag: Cloud diensten van Microsoft 19 Vraag Wat is het beleid van aanbestedende dienst met betrekking tot Cloud diensten van Microsoft? (Office 365, Azure) en kunt u aangeven of en welke haalbaarheidsonderzoeken er reeds hebben plaatsgevonden? Zoals in de Inschrijvingsleidraad is opgenomen overweegt aanbestedende dienst om Azure Enterprise Mobility & Security af te gaan nemen. Dit dient u mee te nemen in uw aanbieding. Voor het overige heeft het huidige beleid met betrekking tot cloud diensten van Microsoft geen relevantie tot uw inschrijving anders dan dat aanbestedende dienst niet uitsluit dat zij gedurende de initiële contractperiode mogelijk gebruik wenst te gaan maken van cloud diensten van Microsoft, zonder garanties vooraf. Datum genereren Nota van Inlichtingen: 19-01-2017 Pagina 5 of 9
Betreft Algemene vraag: Outsourcing 20 Vraag Is aanbestedende dienst voornemens om op termijn ICT diensten uit te besteden (outsourcing)? Zo ja, kunt u aangeven welke concrete plannen er zijn? Hoewel voor de toekomst niets uit te sluiten is, is aanbestedende dienst vooralsnog niet voornemend om ICT diensten uit te gaan besteden. 21 Vraag Er is een Dynamics server licentie met SA aanwezig zonder daarbij behorende CAL s. Kunt u dit verklaren? Dynamics CRM Server is binnen het contract opgenomen in verband met het voornemen om met Dynamics CRM te gaan werken. Er is echter nog geen compleet uitgewerkt Proof of Concept, om die reden zijn de benodigde Client Access Licenties (nu) nog niet opgenomen. 22 Vraag Hoeveel van de 1.150 gebruikers hebben toegang tot functionaliteiten van SharePoint Server, Exchange Server (mail, ActiveSync), Skype for Business, vanaf andere apparaten dan de 818 apparaten die gedefinieerd zijn in het huidige contract? Alle 1150 medewerkers hebben tot de genoemde diensten. 23 Vraag Hoeveel medewerkers hebben de mogelijkheid om vanaf huis de VDI omgeving te benaderen vanaf een apparaat anders dan de client die men op kantoor gebruikt? (Dus vanaf een thuis- PC, en niet vanaf een zakelijke laptop die al op kantoor gebruikt wordt). Hoeveel van deze medewerkers hebben een vaste (primaire) werkplek op kantoor waar een OEM versie van Windows Professional aanwezig is? 1150 medewerkers hebben de mogelijkheid om op afstand en met een apparaat anders dan een apparaat van aanbestedende dienst de VDI omgeving te benaderen. Geen van de hierboven vermelde medewerkers maken gebruik van een vaste primaire werkplek. Momenteel is op geen enkele vaste primaire werkplek van aanbestedende dienst een OEM versie van Windows Professional aanwezig. 24 Vraag Datum genereren Nota van Inlichtingen: 19-01-2017 Pagina 6 of 9
Kunt u per type apparaat hieronder aangeven of deze gebruikt wordt om de VDI omgeving te benaderen: a. Medium clients b. Fat clients c. Windows laptop / tablet client d. Apple Ipad A wordt altijd gebruikt om de VDI te benaderen. b, c en d is lokaal en mogelijkheid tot VDI. 25 Vraag U noemt 780x Medium Client, 130x Fat Client en 299x Windows laptop / tablet client. Kunt per type client hieronder aangeven of een OEM licentie van Windows Professional (bijv, Windows XP, 7, 8, 8.1 of 10) aanwezig is? a. Medium clients b. Fat clients c. Windows laptop / tablet client Alleen op de 50 Windows tablets is een OEM Windows Professional licentie aanwezig. 26 Vraag Kunt u omschrijven hoe het werkplekconcept op dit moment is ingericht. Denk hierbij aan tijden plaats onafhankelijk werken (telewerken), flexwerkconcept (niemand een eigen werkplek) en hoe dit zich verhoudt tot de volledige populatie? (zijn er medewerkers die bijv. wél een vaste werkplek hebben). Alle 1150 medewerkers maken gebruik van een VDI omgeving. Die gebaseerd is op Citrix, Windows 7 en Vmware met een max van 650 concurrent users. Betreft Inschrijvingsleidraad planning m.b.t. definitief gunningsbesluit 27 Vraag In de huidige planning geeft u aan dat het definitief gunningsbesluit gepland staat op 1 maart aanstaande. Echter de verlenging van de Software Assurance binnen de nieuwe Agreement zal uiterlijk op 28 februari aanstaande al rond moeten zijn in verband met de verloopdatum van het huidige contract (28/02/2016). Kunt u hier rekening mee houden in de planning en dit aanpassen zodat de definitieve gunning uiterlijk 26 februari plaatsvind? Voorlopige gunning wordt verschoven naar 6 februari 2017 zodat de definitieve gunning (indien geen bezwaren ontvangen van afgewezen inschrijvers) plaats kan vinden op 27 februari. 28 Vraag Kunt u van cluster 3 t/m 6 aangeven of de virtuele servers zich vrij over het desbetreffende cluster kunnen verplaatsen? Zo nee, kunt u voor elk cluster het aantal VM s per host opgeven? Datum genereren Nota van Inlichtingen: 19-01-2017 Pagina 7 of 9
Voor alle opgegeven clusters geldt dat de virtueel geïnstalleerde Windows Servers vrij binnen het betreffende cluster kunnen bewegen. 29 Vraag Kunt u voor elk cluster een overzicht opleveren van de volgende virtuele machinespecificaties a. Editie (Standard, Enterprise, Datacenter) b. Versie (2008, 2008R2, 2012, 2012R2, 2016 Voor cluster 2 geldt dat daar 2 stuks Windows Server Standaard 2012 R2 virtueel zijn geïnstalleerd. Voor de overige clusters geldt dat er een mix wordt gebruikt van zowel standaard als enterprise edities in de versies 2003, 2008, 2008R2, 2012 en 2012R2. Aanbestedende dienst wenst voor deze clusters een oplossing waarbij het aantal, versies en edities van geïnstalleerde Windows Server irrelevant is voor de te kiezen licentieoplossing. 30 Vraag Hebben de gebruikers die toegang hebben op Project en Visio, een vaste (primaire) werkplek op kantoor? Nee. 31 Vraag Vanaf hoeveel verschillende apparaten kunnen deze groep gebruikers de Project en/of de Visio applicatie opstarten? Kunt u daarbij aangeven of de applicaties ook van buitenaf via bijv. thuis-pc s te benaderen zijn? De medewerkers die toegang hebben tot Project en/of Visio kunnen deze applicatie in theorie vanaf elke werkplek/thuiswerkplek opstarten. 32 Vraag 87 medewerkers maken gebruik van Microsoft Project en 75 medewerkers maken gebruik van Microsoft Visio. Kunt u specificeren per editie: a. Project Standard b. Project Pro c. Visio Standard d. Visio Pro a = 0 gebruikers, b= 87 gebruikers, c= 75 gebruikers, d= 0 gebruikers. 33 Vraag Datum genereren Nota van Inlichtingen: 19-01-2017 Pagina 8 of 9
Aanbestedende dienst komt in aanmerking voor een Server en Cloud Enrollment (SCE) voor de volgende producten tegen gunstigere tarieven. Voor deze producten dienen de volledige install base (productie-omgeving) met SA opgenomen te worden (standaardisatieplicht) waarbij tevens de mogelijkheid aanwezig is om deze producten te huren in plaats van te kopen. Staat aanbestedende dienst open voor het afsluiten van een SCE? 1. Core Infrastructure Suite Standard en Datacenter (minimaal 400 cores, mix van Standard en Datacenter) 2. SQL Server (minimaal 50 cores) Indien het afnemen van een Server en Cloud Enrollment volgens aanbieder, met inachtneming van hetgeen is gesteld in de Inschrijvingsleidraad, een betere licentievorm is dan andere mogelijke licentievormen dan staat het u vrij die licentievorm aan te bieden. Wanneer de aanbestedende dienst door uw inschrijving en aanbieding overtuigd is van het door u aangedragen voordeel en aanbieder krijgt de opdracht gegund is aanbestedende dienst bereid het advies te volgen en staat zij open voor het afsluiten van een SCE. Datum genereren Nota van Inlichtingen: 19-01-2017 Pagina 9 of 9