Handleiding Transus Online

Handleiding Transus Online

Inhoud 1 Connect Tool... 3 1.1 Installatie... 3 1.2 Configuratie... 3 2 Postvakken... 5 3 Artikelen... 7 3.1 Toevoegen... 7 3.2 Importeren... 8 3.3 Prijsafspraken... 9 3.4 Artikelvelden... 9 3.5 Extra gegevens... 11 3.5.1 Prijsafspraak... 11 3.5.2 Artikelcode... 11 3.5.3 Onderdelen... 11 3.6 Zoeken... 11 4 WebEDI... 12 4.1 Order... 12 4.2 Verzendingen... 14 4.2.1 Versturen van verzendberichten... 14 4.2.2 Verwerken van SSCC code in het verzendbericht... 15 4.3 Facturen... 16 4.3.1 Versturen van facturen... 16 4.3.2 Verwerken van kortingen / toeslagen... 17 4.4 Verkooprapporten... 18 4.4.1 Ontvangen van verkooprapporten... 18 4.5 Catalogi... 19 4.5.1 Versturen van catalogi... 19 5 Handelspartners... 20 5.1 Toevoegen... 20 5.2 Details... 20 5.2.1 Bedrijfsgegevens... 20 5.2.2 Factuurgegevens... 21 5.2.3 Extra gegevens... 21 5.2.4 Berichten... 21 5.2.5 EDI profiel... 21 6 Bedrijfsinstellingen... 22 1

6.1 Bedrijfsgegevens... 22 6.2 Factuurgegevens... 23 6.3 Abonnementen... 23 6.4 Meldingen... 23 7 Gebruikersinstellingen... 24 7.1 Persoonlijke info... 24 7.2 Instellingen... 25 7.3 Nieuwsbrief... 25 8 Support Tickets... 26 9 Help Center... 27 9.1 Handleiding Transus Online... 27 9.2 GTIN voor emballage... 27 9.3 Algemene voorwaarden... 27 2

1 Connect Tool De Connect Service van Transus voorziet in een beveiligde verbinding tussen het systeem van Transus en uw eigen omgeving. De Connect Tool is zeer eenvoudig te installeren en vereist de volgende zaken: Een geïnstalleerde versie van Windows Vista, Windows 7, Windows 8, Windows Server 2003 alle versies, Windows Server 2008 of Windows Server 2012. Microsoft.NET Framework versie 4. Werkende internetverbinding met een geopende poort voor HTTPS, uitgaand (standaard poort 443). Indien HTTPS over een andere poort loopt, moet deze openstaan voor uitgaand verkeer. 1.1 Installatie De installatie van het programma verloopt via een MSI bestand dat u kunt downloaden van Transus Online. Na het downloaden van het MSI bestand voert u het bestand uit en geeft u aan waar het programma op het systeem moet komen te staan. Aan het einde van het installatieproces wordt er gevraagd om inloggegevens. Hier kunt u dezelfde inloggegevens gebruiken als voor het inloggen op Transus Online. Sluit aan het einde van het proces de installatiewizard af met Close. 1.2 Configuratie Om de configuratie van de Connect Tool te voltooien, dient u het programma op te starten. Dit kan via het menu start of via de folder binnen Windows waar het programma geïnstalleerd is. Binnen het programma kunnen de folders ingesteld worden waar de EDI bestanden ingezet worden of waar ze uit worden gehaald: Dit kan een folder zijn op het lokale systeem of een netwerklocatie. Als de mappen zich op een andere locatie bevinden dan het lokale systeem (bijvoorbeeld een netwerkshare), kan het zijn dat de rechten aangepast moeten worden. Via onderstaande stappen kunt u dit aanpassen: 3

1. Open het services menu (Uitvoeren -> services.msc ) 2. Open de service Transus Connect 3. Ga naar het tabblad Log On 4. Klik de radiobutton aan voor This account 5. Vul de juiste gegevens in die rechten hebben op de externe folder Door in te loggen op Transus Online kunt u altijd de status van de Connect zien met onderstaande details. Via deze weg is ook altijd de nieuwste versie van de Connect Tool te downloaden. 4

2 Postvakken Om u een compleet overzicht te geven van verzonden en ontvangen EDI berichten, kunt u de postvakken inzien. Deze postvakken geven een compleet beeld van al het verkeer dat in de afgelopen negentig dagen is verstuurd en ontvangen. In het Postvak in zijn de volgende details inzichtelijk: Van elk bericht is er een extra gedetailleerde weergave beschikbaar, die is op te vragen door op het bericht te klikken. In het overzicht dat verschijnt is het mogelijk om zowel het vertaalde als het onvertaalde bericht te downloaden. Daarnaast kunt u reeds ontvangen of verstuurde berichten nogmaals laten verwerken en versturen d.m.v. van de knop Opnieuw verwerken zijn geheel opnieuw worden verwerkt.. Het originele bestand zal dan in 5

Voor het uitgaande postvak zijn dezelfde spelregels van toepassing. 6

3 Artikelen Om binnen Transus Online gebruik te kunnen maken van uw eigen artikelgegevens, zult u deze moeten toevoegen. 3.1 Toevoegen Klikt u daarvoor op het teken in de bovenbalk en kies voor importeren vanuit Excel of voor het aanmaken van een los artikel. Velden waar een achter staat, zijn verplicht. Hier moet een waarde ingevuld worden voordat u de artikelkaart op kunt slaan. Let op! Voordat u dit uitvoert dient u minimaal 1 BTW percentage opgevoerd te hebben bij Instellingen, het tandwielicoon in de bovenbalk. Kies voor het vinkje Transporteenheid als dit artikel een pallet, rolcontainer of een ander transportmiddel/verzendeenheid betreft. Het kan zijn dat u voor deze verzendeenheid een GTIN van een standaardemballage moet opvoeren. Hierover is meer informatie beschikbaar in het document GTIN voor emballage van GS1. (zie 9.2 voor meer info) SSCC genereren zorgt ervoor dat, wanneer dit artikel wordt gebruikt, er altijd een SSCC code aan gekoppeld wordt. (zie 4.2.2 voor meer info) 7

3.2 Importeren Voor het importeren van de artikelen gebruikt u een Excel bestand, hierin moeten de kolommen staan met de artikel velden die u wilt importeren (zie 3.4 voor meer info). De kolommen voor de velden Artikelnaam, Artikelcode en GTIN zijn verplicht. Onderstaand een voorbeeld van een mogelijke opzet. Artikelnaam Omschrijving Artikelcode GTIN Prijs Etc. In het Artikelen importeren scherm geeft u door middel van de drop-downs aan welke artikel informatie een kolom daadwerkelijk bevat. Wanneer u het Excelbestand heeft ingeladen, kun u via bovenstaand scherm aangeven welke data elke kolom bevat. Voor getalwaarden valt de header weg om ervoor te zorgen dat de kolom als getal gezien kan worden. Kiest u de juiste waarden in de drop-down menu s en vink De eerste regel van het Excel bestand bevat de kolomkoppen om te voorkomen dat u een artikel krijg die alleen de namen heeft van de kolommen. Klik op Volgende om het proces af te ronden. Indien er fouten zijn gedetecteerd zult u hier een rapport van te zien krijgen. 8

3.3 Prijsafspraken Prijsafspraken zijn bedoeld om per afnemer een artikel een specifieke prijs te geven. Per handelspartner kunnen er meerdere afnemers zijn. Voor het importeren van prijsafspraken gebruikt u een Excel bestand, dat is ingedeeld via onderstaande opzet. Aan het eind selecteert u de betreffende afnemer en de juiste valuta. Artikelcode GTIN Verkoopprijs Startdatum Einddatum 3.4 Artikelvelden Om altijd een passende artikelkaart te hebben heeft u de mogelijkheid om extra velden in te schakelen. Klik bij Instellingen op Artikelvelden om naar het menu te gaan en onderstaande menu zal verschijnen. Klik op het potloodje om het veld te kunnen bewerken, schakel het vinkje in en klik op Opslaan. Zie de volgende pagina voor een overzicht van de velden binnen WebEDI en een beschrijving van hun functie. 9

Veldnaam Artikelnaam Artikelcode GTIN BTW (percentage) Omschrijving Verkoopprijs Adviesprijs Inkoopprijs Aantal per prijseenheid Prijseenheid Statiegeld Kleur bestaande uit Maat bestaande uit Brutogewicht Nettogewicht Lengte Breedte Hoogte Merknaam Categorie bestaande uit Productgroep code Materiaal URL afbeelding Producent Transporteenheid SSCC genereren Details Naam of beknopte omschrijving van het artikel. Uw eigen unieke artikelcode die u zelf toekent aan een artikel. Global Trade Item Number, wordt ook aan gerefereerd als Barcode. Keuze uit een van uw eigen vastgestelde BTW tarieven. Lange beschrijving van het artikel. De prijs waarvoor het artikel wordt verkocht. Adviesprijs van het artikel. De prijs waarvoor het artikel is ingekocht. Het aantal eenheden waarin de prijs is uitgedrukt. Bijvoorbeeld de prijs per 100 Kilogram. Eenheid waarin de prijs is uitgedrukt. Bijvoorbeeld PCS voor Stuks of KGM voor Kilogram. Het statiegeld bedrag gekoppeld aan het betreffende artikel. Kleur Kleur van het artikel. Kleurcode Kleurcode van het artikel. Kleursysteem Gebruikt kleursysteem behorend bij de kleurcode bijvoorbeeld PANTONE of WWS. Maat De maat van het artikel. Maatomschrijving Omschrijving van de gebruikte maateenheid. Maatsysteem Gebruikt maatsysteem behorend bij de maat. Bijvoorbeeld Europa, U.K. en U.S. Het brutogewicht van het artikel. Het nettogewicht van het artikel. De lengte van het artikel. De breedte van het artikel. De hoogte van het artikel. Merknaam van het artikel. Categorie Categorie van het artikel. Categorie code Categorie code behorend bij de categorie. Categorie Gebruikt categorie systeem behorend bij de systeem categoriecode. Productgroep code van het artikel. Materiaal waar het artikel van gemaakt is Uniforme Resource Locator (internetlink) van de afbeelding van het artikel. Functionaliteit voor bijvoorbeeld leveren aan webshops Producent van het artikel Om aan te geven dat het betreffende artikel een transporteenheid/verzendeenheid is. Bijvoorbeeld een pallet of rolcontainer. Alleen gebruikt in geval van een transporteenheid/verzendeenheid Laat het systeem automatisch een SSCC genereren voor dit artikel. Zie 4.2.2 voor meer informatie. 10

3.5 Extra gegevens Door in het artikeloverzicht op een artikelregel te klikken, ziet u de details van het desbetreffende artikel. In dit overzicht heeft u tevens enkele mogelijkheden om het artikel geschikt te maken voor specifieke wensen en eisen van uw handelspartner. 3.5.1 Prijsafspraak Klik op bovenstaande knop om aan het huidige artikel een specifieke prijs per afnemer toe te kennen. Zie ook 3.3. 3.5.2 Artikelcode Het kan voorkomen dat u met een artikel een handelspartner specifieke artikelcode wilt meegegeven. Om te voorkomen dat u hierdoor een artikel dubbel moet opvoeren, kunt u hier deze artikelcode toevoegen. 3.5.3 Onderdelen Wanneer u wilt aangeven uit welke artikelen een samengestelde of display bestaat, dan gebruikt u onderdelen. Bijvoorbeeld als het gaat om een omverpakking met meerdere kleine verpakkingen. Zowel de omverpakking als de kleinere verpakking heeft een artikelkaart (met een eigen barcode/gtin). Gaat u in dat geval naar de artikelkaart van de omverpakking en klik op bovenstaande knop. Daar kunt u specificeren hoeveel artikelen in deze omverpakking zijn opgenomen en optioneel wat in dat geval hun prijs is. Deze prijs kan afwijken van de originele prijs op de kaart van het artikel. 3.6 Zoeken U kunt door het aanklikken van het vergrootglas in de bovenbalk zoeken op de velden: Artikelnaam Artikelcode GTIN Categorie code 11

4 WebEDI Via de WebEDI oplossing van Transus kunt u eenvoudig EDI berichten ontvangen en versturen. De navigatie van dit onderdeel van Transus Online is gedaan op basis van berichttype. Om berichten te maken of berichten die reeds gemaakt zijn in te zien, klikt u eenvoudig op het berichttype dat u wilt behandelen. 4.1 Order Zodra uw handelspartner door Transus of door uzelf op de hoogte is gebracht dat u EDI orders kunt ontvangen, zullen zij overgaan tot het versturen van orders via EDI. Op het moment dat er een order binnenkomt op uw online account dan ontvangt u hier een email van. Om uw order te bekijken doet u het volgende: Klik in het menu op Orders. Klik op de order die u wenst te bekijken. 12

Om uw order te printen doet u het volgende: Klik in het menu op Orders. Klik op de order die u wenst te printen. Klik boven in het menu op Printen. Er verschijnt een overzicht van de order en tevens het scherm van uw (default) printer waar u de printopdracht kan geven. Om uw order te verwijderen doet u het volgende: Klik in het menu op Orders. Zet het vinkje aan voor de order die u wenst te verwijderen. Klik boven in het menu op Verwijderen. Let op! We raden u aan om altijd een print te maken van de ontvangen order, voordat u deze verwijdert. 13

4.2 Verzendingen 4.2.1 Versturen van verzendberichten Om een verzendbericht te maken doet u het volgende: Klik in het menu op Verzendingen. Klik op "Genereren" en klik op de ontvangen order (indien u geen order heeft ontvangt drukt u op Nieuw i.p.v. Genereren). Vul de diverse velden in (Druk op de optie Help om de betekenis van de diverse velden te bekijken). Klik op Regel toevoegen en selecteer de verzendeenheid (bijvoorbeeld Europallet) waarop u gaat leveren. o Een verzendeenheid is een artikel waarbij het vinkje aanstaat bij Transporteenheid o Een verzendeenheid is bijvoorbeeld een pallet, rolcontainer of transportkrat Klik op Regel toevoegen en selecteer het artikel dat u in het bericht wil opnemen (wanneer u de optie Genereren heeft gebruikt dan staan alle bestelde artikelen al automatisch in het bericht). Vink de artikelregel aan, klik op de optie Toekennen en selecteer de juiste verzendeenheid (bijvoorbeeld Europallet) waarop dit artikel geleverd wordt. (zie afbeelding) Zodra u alle artikelen in het bericht gezet en gekoppeld heeft, dan drukt u op Opslaan. Vink het te versturen bericht aan en klik op Versturen. 14

Wanneer u de Transport assistent heeft aangezet (zie 5.2.3 voor meer info) en al een verzendbericht heeft gemaakt met verzendeenheden, dezelfde artikelen en dezelfde afnemer worden bij het genereren van het verzendbericht de verzendeenheden en bijbehorend aantal artikelen automatisch toegevoegd. 4.2.2 Verwerken van SSCC code in het verzendbericht Het verwerken van een Serial Shipping Container Code (SSCC) in een verzendbericht doet u als volgt: Klik in het menu op Verzendingen. Klik op Instellingen. (zie onderstaande afbeelding) Zet het vinkje aan bij Auto generate SSCC (staat standaard aan). Vul een geldige 18 cijferige SSCC code in bij het veld SSCC. Klik op Opslaan. Door bovenstaande stappen éénmalig uit te voeren wordt er voortaan automatisch een geldige SSCC code aangemaakt zodra u een verzendeenheid aan het verzendbericht toevoegt. Wanneer u gebruik maakt van vaste of voorgedefinieerde SSCC codes, dient u die tijdens het toevoegen van een verzendeenheid aan het verzendbericht in te vullen. 15

4.3 Facturen 4.3.1 Versturen van facturen Om een factuur te maken doet u het volgende: Klik in het menu op Facturen. Klik op "Genereren" en klik op de ontvangen order (indien u geen order heeft ontvangen drukt u op Nieuw i.p.v. Genereren). Vul de diverse velden in (Druk op de optie Help om de betekenis van de diverse velden te bekijken). Klik op Regel toevoegen en selecteer het artikel dat u in het bericht wil opnemen (wanneer u de optie Genereren heeft gebruikt dan staan alle artikelen al automatisch in het bericht). Indien van toepassing klikt u op Toevoeging korting of toeslag en kies de juiste korting / toeslag via het vergrootglas icoontje (Zie 4.3.2) Zodra u alle artikelen in het factuur bericht gezet heeft dan drukt u op Opslaan. Vink het te versturen bericht aan en klik op Versturen. 16

4.3.2 Verwerken van kortingen / toeslagen Om een korting of toeslag te verwerken in uw factuur doet u het volgende: Klik in het menu op Facturen. Klik op Kortingen en toeslagen. Klik op Nieuw. Vul de diverse velden in (Let op! Over het algemeen is de standaard kortingscode ADR). Klik op Opslaan. Door bovenstaande stappen éénmalig uit te voeren kunt u voortaan in uw factuur deze korting / toeslag toevoegen (zie 4.3.1 Versturen van facturen voor het maken van een factuur). 17

4.4 Verkooprapporten 4.4.1 Ontvangen van verkooprapporten Verkooprapporten (ook wel Sales Reports / SLSRPT genoemd) met daarin verkoopresultaten treft u aan onder het menu item Verkooprapporten. Het is mogelijk om een verkooprapport te exporteren als een CSV (Excel) bestand. Klik op het betreffende verkooprapport. Klik op de optie Download. Klik desgewenst op openen of opslaan. 18

4.5 Catalogi 4.5.1 Versturen van catalogi Om een catalogus (ook wel PRICAT genoemd) te maken doet u het volgende: Klik in het menu op Catalogi. Klik op Nieuw. Vul de diverse velden in (Druk op de optie Help om de betekenis van de diverse velden te bekijken). Klik op Opslaan. Klik op Artikelen toevoegen. Vink de artikelen aan die u aan de catalogus wil toevoegen (klik op de optie Alles toevoegen om al uw artikelen in 1x toe te voegen aan de catalogus). 19

5 Handelspartners Om via het Transus EDI netwerk met de aangesloten partijen EDI te kunnen doen, dient u de betreffende partijen eerst toe te voegen als handelspartner. Welke stappen u hiervoor uit dient te voeren en welke opties er per handelspartner beschikbaar zijn, kunt u in dit hoofdstuk terug vinden. 5.1 Toevoegen Klik op het teken om een nieuwe handelspartner te zoeken. Zoek in het volgende menu op naam, en klik op Toevoegen. 5.2 Details Klik op de naam van een handelspartner om bij de bedrijfsgegevens van de betreffende partner te komen. 5.2.1 Bedrijfsgegevens Onder deze kop staan alle gegevens die gerelateerd zijn aan de handelspartner zoals adresgegevens en GLN code. Geen van deze gegevens is aanpasbaar, deze worden opgehaald uit het systeem van Transus. 20

5.2.2 Factuurgegevens Onder factuurgegevens kunt u onder andere de gebruikte valuta en betalingstermijnen opgeven voor die betreffende handelspartner. 5.2.3 Extra gegevens Bij extra gegevens kunt u onder Relatie code opgeven wat uw klantnummer is bij die handelspartner. Transport assistent is bedoeld om te leren van de structuur die u toekent aan het verzendbericht. Er wordt gekeken naar welke artikelen gekoppeld worden aan transporteenheden, zodat bij het genereren van een verzending de structuur ook automatisch wordt gegenereerd. 5.2.4 Berichten Berichten geeft inzicht in de verschillende berichttypes die u uit kunt wisselen met de handelspartner. Het berichttype is vermeld in combinatie met de richting van het bericht. De richting is bepaald vanuit het oogpunt van de handelspartner. In sommige gevallen is er documentatie van het bericht aanwezig. Dit geeft inzicht in welke velden er per bericht beschikbaar en/of verplicht zijn. 5.2.5 EDI profiel Via het EDI profiel stelt u de handelspartner op de hoogte van uw EDI gegevens en die van Transus. Het versturen gaat met een klik op de knop en is nodig als u EDI op gaat starten met de handelspartner. 21

6 Bedrijfsinstellingen Om een overzicht te hebben van uw eigen gegevens in het systeem van Transus, kunt u de tegel Bedrijfsinstellingen gebruiken. 6.1 Bedrijfsgegevens Onderstaande schermafdruk geeft u inzicht in de gegevens van uw eigen bedrijf. De gegevens met een kunt u zelf aanpassen, de gegevens die dit icoon niet hebben kunnen niet worden aangepast. 22

6.2 Factuurgegevens Onder factuurgegevens staan de gegevens die Transus gebruikt voor het versturen van de facturen voor de EDI dienstverlening. Dit staat dus geheel los van eventuele EDI facturen die u verstuurt naar uw handelspartner. U kunt hier de adres- en bankgegevens invullen en wijzigen. Ook de taal van de factuur en het mailadres waar u de factuur op ontvangt, zijn hier in te zien en eventueel aan te passen. U ontvangt de factuur uitsluitend in PDF formaat op alle mailadressen die u hebt opgegeven. 6.3 Abonnementen Het menu Abonnementen geeft inzicht in de abonnementsvormen die u heeft bij Transus. Ook is er eventueel een historie te zien van de abonnementen die u in het verleden heeft gehad. 6.4 Meldingen U krijgt van Transus meldingen wanneer er iets fout gaat met het ontvangen of verzenden van een EDI bericht. Denkt u hierbij aan ontbrekende gegevens in een bericht. Mocht u vragen hebben over de verstuurde melding dan kunt u een support ticket aanmaken. U kunt in dit menu tot drie emailadressen opvoeren, waar de meldingen heen worden gestuurd. 23

7 Gebruikersinstellingen Wanneer u ingelogd bent in op Transus Online, ziet u aan de rechterbovenzijde van het scherm de eigen naam in de blauwe balk staan. Door op uw naam te klikken en op Gebruikersinstellingen komt u in het betreffende menu terecht. 7.1 Persoonlijke info Onder deze kop kunt u de personalia van uw gebruikerskaart inzien en bewerken. Let op! De functie voor het vergeten wachtwoord maakt gebruik van het emailadres, dat u opgeeft onder Persoonlijke info. 24

7.2 Instellingen Bij instellingen kunt u opgeven in welke Taal u spreekt. Deze taal zal vervolgens in zowel de web applicatie worden gebruikt, als in eventuele correspondentie aan uw adres vanuit Transus. Ook kunt u de persoonlijke instellingen gebruiken om aan te geven in welk formaat u de datum wenst, alsmede het decimaal scheidingsteken dat u gewend bent te gebruiken. 7.3 Nieuwsbrief Indien u de nieuwsbrief niet wenst te ontvangen, kunt u dit uitschakelen onder deze betreffende sectie. De nieuwsbrief zal worden verstuurd naar het mailadres dat is opgegeven onder Persoonlijke info. 25

8 Support Tickets Wanneer er op enige wijze een probleem is met de applicaties of de dienstverlening van Transus, kunt u een support ticket bij ons aanmaken. De navigatie en controleknoppen zijn hetzelfde als in de overige menu s van de applicatie. Met het teken kunt u een nieuw ticket aanmaken. Door het onderwerp, impact en de beschrijving van de support-aanvraag in te vullen en vervolgens op de opslaan knop te klikken, dient u de support kwestie bij ons in. Mocht het nodig zijn, kunt u een document toevoegen aan uw support ticket via de knop bijlage toevoegen. De support afdeling zal zo spoedig mogelijk een reactie geven op uw aanvraag. Via email wordt u op de hoogte gebracht, als er een reactie is toegevoegd aan het openstaande ticket. Wanneer een support ticket afdoende is behandeld, krijgt het de status opgelost. Vervolgens kunt u het ticket sluiten, of nogmaals bijwerken. Support tickets ouder dan een jaar worden niet meer getoond. 26

9 Help Center Onder Help Center zijn een aantal relevante documenten beschikbaar, die u verder op weg helpen met EDI van Transus. 9.1 Handleiding Transus Online Deze handleiding ligt momenteel voor u en is bedoeld om alle mogelijkheden van onze applicatie te verhelderen. Mocht het desondanks voorkomen dat er iets niet duidelijk is en u kunt dit ook niet in de handleiding terug vinden, neemt u dan gerust contact met ons op om dit te melden. 9.2 GTIN voor emballage In sommige gevallen is het een vereiste van de handelspartner dat u GTIN codes meestuurt van uw verzendeenheden. Aangezien u als leverancier in de meeste gevallen geen inzicht hebt in de GTIN codes van de standaardemballages, hebben wij hiervoor een lijst van GS1 opgenomen. Deze lijst is een opsomming van de meest gangbare vormen van verzendeenheid/emballage met daarbij de juiste GTIN codes. In het document zelf is er meer informatie opgenomen omtrent deze coderingen. 9.3 Algemene voorwaarden Om de algemene voorwaarden die van toepassing zijn op de dienstverlening van Transus in te zien kunt u deze opzoeken onder het Help Center. 27