KATHOLIEKE UNIVERSITEIT LEUVEN FACULTEIT THEOLOGIE EN RELIGIEWETENSCHAPPEN Handleiding Secties, marges, paginanummers en automatische inhoudsopgave (Word 2013) April 2017
Inhoudstafel 1. Secties in een document... 3 1.1. Soorten sectie-einden... 3 1.2. Een sectie-einde invoegen... 4 1.3. Een sectie-einde verwijderen... 5 2. Marges aanpassen?... 6 3. Marges spiegelen?... 7 4. Paginanummers invoegen... 8 4.1. Romeinse en Arabische paginanummers... 9 4.2. Paginanummers spiegelen... 11 5. Koppen en automatische inhoudsopgave... 12 5.1. Koppen aanbrengen en aanpassen... 12 5.2. Automatische inhoudsopgave... 13 Opmerking: Deze handleiding gebruikt Word 2013 als uitgangpunt. Verschillen met eerdere en/of latere versies zijn mogelijk.
3 1. Secties in een document Secties laten je toe om een document op maat te maken. Je deelt je document op in een aantal (onzichtbare) delen of secties. Per deel kan je de instellingen aanpassen die dan enkel gelden voor die specifieke sectie. Dat is bijvoorbeeld handig om een Romeinse en Arabische paginanummers in één document te gebruiken, om paginanummers weg te laten op bladzijden met een hoofdtitel (bv. van een nieuw hoofdstuk) of verschillende marges te gebruiken. Als je geen secties in je document aanbrengt, kan je bijvoorbeeld maar één opmaak gebruiken voor je paginanummers en heb je verder ook heel weinig mogelijkheden om te variëren binnen de kop- en voetteksten. Het sectie-einde is een niet-afdrukbaar teken. Klik daarom op de knop Weergeven/verbergen ( ) in het menu Start Een sectie-einde wordt als volgt weergegeven: Secties worden genummerd. Je kan de nummering zien door te dubbelklikken in de kop- of voettekst van je document. 1.1. Soorten sectie-einden Er bestaan vier verschillende mogelijkheden om secties binnen een document af te bakenen: o Volgende pagina: je voegt een sectie-einde in waarbij de nieuwe sectie begint op de volgende pagina. Dat is bijvoorbeeld handig als je nieuwe hoofdstukken in een niet dubbelzijdig document wilt beginnen. o Doorlopend: je voegt een sectie-einde in waarbij de nieuwe sectie op dezelfde pagina begint. Een doorlopend sectie-einde is handig als je de opmaak wilt wijzigen, zoals het aantal kolommen, zonder een nieuwe pagina te starten. o Even pagina en Oneven pagina: je voegt een sectie-einde in en er wordt een nieuwe sectie gestart op de volgende pagina met een even of oneven paginanummer. Wanneer je wilt dat documenthoofdstukken beginnen op een oneven pagina in een dubbelzijdig document, gebruik je het sectie-einde Oneven pagina. Je hoeft dan zelf geen blanco pagina s meer in te voegen.
4 Klik op het tabblad Pagina-indeling in de groep Eindmarkeringen. Hier zie je de verschillende pagina-einden en sectie-einden. 1.2. Een sectie-einde invoegen Je creëert een sectie door je cursor op het punt te zetten waar jij wilt dat de sectie eindigt. Meestal is dat aan het einde van een hoofdstuk of na een titelblad. Standaard wordt altijd het einde van de vorige sectie als beginpunt genomen bij de allereerste sectie die je invoert is dat dus noodzakelijkerwijs het begin van het document. Klik op het tabblad Pagina-indeling in de groep Eindmarkeringen. Hier zie je de verschillende pagina-einden en sectie-einden (cf. vorige figuur). Klik op het gewenste sectie-einde Bijvoorbeeld o Wil je een nieuwe sectie beginnen op een volgende pagina? Gebruik dan het sectie-einde Volgende pagina. o Wil je dat je documenthoofdstukken beginnen op een oneven pagina in een dubbelzijdig document? Gebruik dan het sectie-einde Oneven pagina.
5 1.3. Een sectie-einde verwijderen Je kan een sectie-einde eenvoudiger zoeken en verwijderen wanneer je de functie Weergeven/ verbergen inschakelt. Klik op Start en vervolgens op Weergeven/verbergen om sectie-einden en alineamarkeringen weer te geven. Als je een sectie-einde wilt verwijderen, ga je naar het einde dat je wil verwijderen. Selecteer het sectie-einde door te slepen van de linkerrand naar de rechterrand. Druk op vervolgens op Delete. Als je een sectie-einde verwijdert, wordt de tekst boven het sectie-einde op dezelfde manier opgemaakt als de sectie die er daar op volgt.
6 2. Marges aanpassen? Klik op het tabblad Pagina-indeling in de groep Pagina-instelling op Marges. De galerie met marges wordt weergegeven. Klik op het gewenste margetype -in veel gevallen zal dat Normaal zijn. Wanneer je op het gewenste margetype klikt, krijgt het gehele document automatisch het margetype dat je hebt geselecteerd. Je kan ook je eigen marge-instellingen opgeven. Klik op Marges, vervolgens op Aangepaste marges en voer ten slotte in de vakken Boven, Onder, Links en Rechts nieuwe waarden voor de marges in. Je kan in dit menu ook de rugmarge instellen. Als je document meerdere secties bevat, wordt het nieuwe margetype alleen toegepast op de huidige sectie. Als je document meerdere secties bevat en je hebt meerdere secties geselecteerd, wordt het nieuwe margetype toegepast op alle secties die je hebt geselecteerd.
7 Als je de marges voor een deel van een document wilt wijzigen, selecteer je de relevante tekst. Klik in het vak Toepassen op op Geselecteerde tekst. Als je document meerdere secties bevat, wordt het nieuwe margetype alleen toegepast op de huidige sectie. Als je document meerdere secties bevat en je hebt meerdere secties geselecteerd, wordt het nieuwe margetype toegepast op alle secties die je hebt geselecteerd. Klik in het vak Toepassen op op Geselecteerde secties. In Microsoft Word worden automatisch sectie-einden voor en na de tekst met de nieuwe margeinstellingen ingevoegd. Als je document al in secties is verdeeld, kan je in een sectie klikken of meerdere secties selecteren en de marges vervolgens wijzigen. 3. Marges spiegelen? Als je de marges in een dubbelzijdig document spiegelt, zijn de marges op de linkerpagina het spiegelbeeld van de marges op de rechterpagina (dat wil zeggen: de binnenmarges hebben dezelfde breedte en de buitenmarges hebben dezelfde breedte). Klik op Marges, vervolgens op Aangepaste marges en op Gespiegeld. Als je alsnog de margebreedte wilt wijzigen, klik dan op Marges > Aangepaste marges. Je ziet dat Links en Rechts zijn ingeruild voor resp. Binnen en Buiten: voer daar de gewenste waarden in. Merk op dat in het uitklapvenster Gespiegeld is geselecteerd -mocht je willen, dan kan je dus ook alles meteen in dit dialoogvenster invoeren.
8 4. Paginanummers invoegen Paginanummers kunnen aan de bovenkant of de onderkant van de pagina staan. In de Richtlijnen wordt gevraagd om paginanummers bovenaan de pagina te plaatsen. Klik op het tabblad Invoegen en dan op Paginanummers. Je krijgt nu een pop-up menu te zien met de verschillende mogelijkheden. In het onderstaande voorbeeld zie je de mogelijkheden voor Boven aan pagina. Je kan bijvoorbeeld variëren in positie, grootte of opmaak. Standaard wordt een Arabisch cijfer gekozen, maar er zijn ook andere mogelijkheden. Klik op Opmaak paginanummers in het menu Paginanummer om de verschillende mogelijkheden te zien.
9 4.1. Romeinse en Arabische paginanummers Word laat je toe om complexe documenten te maken en af te wisselen tussen Romeinse en Arabische paginanummers. De Richtlijnen schrijven het volgende voor: o Het voorwerk wordt met Romeinse cijfers genummerd. o De eigenlijke tekst en eventuele bijlage/appendices worden met Arabische cijfers genummerd. o Opgelet! Sommige delen worden niet genummerd, maar wel meegeteld, terwijl andere delen niet genummerd worden, maar wel meegeteld. Raadpleeg de Richtlijnen voor meer details. Als je document meerdere secties omvat, kan je voor elk deel of hoofdstuk een eigen paginanummering instellen. Het is daarom belangrijk om je document eerst in verschillende secties op te delen: per onderdeel (titelblad, woord vooraf, inhoudstafel, bibliografie) en (eventueel) per hoofdstuk. De verschillende secties in je document zijn genummerd (cf. supra). Wens je de eerste pagina van je sectie niet te nummeren, dubbelklik dan op de kop-of voettekst in je document en klik op eerste pagina afwijkend. Je ziet deze melding ook verschijnen in de weergave van de koptekst. Dit bijvoorbeeld het geval voor de eerste pagina van je inleiding (niet genummerd, wel meegeteld). Breng in elke sectie paginanummers aan, hetzij Romeinse cijfers, hetzij Arabische cijfers. Het is belangrijk dat de Romeinse nummering van de verschillende secties van het voorwerk op elkaar volgt. Selecteer hiervoor in het menu Opmaak van paginanummers de optie Doorlopend vanaf vorige sectie. Op die manier volgen de nummers van de verschillende elkaar op.
10 Begin je met Arabische cijfers in het tekstgedeelte van je werkstuk, dan moet je de optie Beginnen bij selecteren en daar het gewenste paginanummer invoegen. Belangrijk! Pas in elke sectie je paginanummers aan, ook draagt de sectie in kwestie (bv. titelblad, woord vooraf) geen paginanummer. Word telt de pagina s vanaf het begin van het document. Als je geen paginanummers instelt vanaf het begin, is het mogelijk dat de paginanummers elkaar daarna niet meer logisch opvolgen. Belangrijk! Als je pagina's in verschillende secties een verschillend nummering geeft, bijvoorbeeld Romeinse cijfers in het voorwerk en Arabische cijfers in de rest van je werkstuk, moet je de functie uitschakelen Aan vorige koppelen uitschakelen. Als je dat niet doet, gaat Word automatische de opmaak van de vorige kop- en voettekst overnemen (en dus ook de paginanummering). Als de functie Aan vorige koppelen uitgeschakeld is, verdwijnt ook de melding Zelfde als vorige. Het is dus belangrijk om kop- en voetteksten te ontkoppelen. Dit geldt voor alle tekst die je in kop- en voetteksten weergeeft.
11 4.2. Paginanummers spiegelen Paginanummers staan in een dubbelzijdig document (recto-verso) in de rechterbovenhoek op oneven bladzijden en in de linkerbovenhoek op even bladzijden. Zij moeten dus gespiegeld worden. Zorg eerst dat de marges in je document gespiegeld zijn (cf. supra). Het spiegelen van paginanummers gebeurt ook weer per sectie. De verschillende secties in je document zijn genummerd (cf. supra). Begin bij sectie 1. Dubbelklik op de kop-of voettekst in je document en selecteer de optie Even en oneven pagina s verschillend. Word maakt onmiddellijk een onderscheid tussen even en oneven pagina s en vermeldt dat in de kop- en voettekst. Lijn paginanummers op oneven pagina s uit op de rechterzijde. Doe dit per sectie. Lijn paginanummers op even pagina s uit op de linkerzijde. Doe dit per sectie.
12 5. Koppen en automatische inhoudsopgave 5.1. Koppen aanbrengen en aanpassen Word laat toe om een automatische inhoudsopgave van je document te maken. Voorwaarde hiervoor is dat je je titels als koppen opmaakt. De eenvoudigste manier om koppen toe te voegen aan je document, is kopstijlen toe te passen. Typ de tekst voor de kop en selecteer deze. Klik op Start en verplaats de aanwijzer over de verschillende koppen in de galerie Stijlen. Terwijl u de aanwijzer op een stijl plaatst, verandert de tekst zodat u kunt zien hoe deze eruitziet in het document. Klik op de gewenste stijl. Als je de gewenste stijl niet ziet, klikt je op de knop Meer om de galerie uit te vouwen. Je kan elke kop ook aanpassen aan je eigen voorkeuren. Klik met je rechtermuisknop op de stijl die je wenst te veranderen en klik vervolgens op Wijzigen. Je kan alle stijlparameters veranderen voor (1) dit document of (2) de stijl instellen voor andere documenten.
13 Omgekeerd kan je ook de stijl van de kop aanpassen aan de stijl die je toegepast hebt. Selecteer de kop die je wil aanpassen. Klik in op het tabblad Start in de groep Stijlen op de kopstijl die je wil aanpassen. Breng de gewenste wijzigingen aan (lettertype, tekengrootte, kleur). Klik op het tabblad Start in de groep Stijlen met de rechtermuisknop op de kopstijl die u hebt aangepast en klik vervolgens op Kop bijwerken om met selectie te laten overeenkomen. Telkens wanneer je deze kopstijl toepast in je document, bevat de kopstijl jouw aanpassingen. 5.2. Automatische inhoudsopgave Als je gebruik hebt gemaakt van de verschillende kopstijlen (kop 1, kop 2, ) uit de groep Stijlen onder het tabblad Start, kan je Word een automatische inhoudsopgave laten maken. Plaats hiervoor eerst de cursor in je document op de plaats waar je de inhoudsopgave wenst in te voegen. Klik daarna op de knop Inhoudsopgave onder het tabblad Verwijzingen. Er wordt een dropdown-menu geopend met verschillende opties.
14 Deze opties zijn: o Automatische inhoudsopgave 1 voegt als titel "Inhoud" toe, met daaronder de verschillende inhoudsvelden. o Automatische inhoudsopgave 2 voegt als titel "Inhoudsopgave" toe, met daaronder de verschillende inhoudsvelden. o Handmatige inhoudsopgave voegt als titel "Inhoudsopgave" toe, met daaronder een voorbeeld van inhoudsopgave, waarin we wijzigingen kunnen aanbrengen in tekst en paginanummering. o Aangepaste inhoudsopgave laat je toe de inhoudsopgave volledig aan te passen aan je eigen voorkeuren. Je kan de weergave van de paginanummers aanpassen, het aantal niveaus kiezen of de algemene opmaak wijzigen. De knop Opties laat toe om zelfgemaakte kopstijlen te gebruiken in je inhoudsopgave. Het venster Opties voor inhoudsopgave word geopend. Het vakje Opmaakprofielen is standaard aangevinkt. Aan de linkerkant vind je de beschikbare opmaakprofielen; aan de rechterkant vind je het niveau dat is toegewezen aan het opmaakprofiel. Kop 1 staat op niveau 1, kop 2 op niveau 2, enz. Klik op OK wanneer je instellingen zijn ingegeven. De knop Wijzigen laat je toe om de verschillende kopstijlen in de inhoudstafel aan te passen aan je eigen voorkeur. Klik op OK wanneer je instellingen zijn ingegeven.
15 Er verschijnt een automatische inhoudstafel. Als je wijzigingen hebt aangebracht in je document, moet je de inhoudsopgave natuurlijk aanpassen. Hiervoor klik je met de rechtermuisknop op de inhoudsopgave en klik je op Veld bijwerken. Er opent een dialoogvenster met 2 mogelijkheden. o De eerste optie is standaard geselecteerd. Dit werkt de paginanummers bij als je gegevens uit je document hebt verwijderd of toegevoegd. o De tweede optie voert alle wijzigingen door die je in het document hebt gemaakt. Dit zijn zowel de paginanummers, plus de verschillende bestaande of nieuw ingevoegde koppen, plus de verschillende niveaus.