In een verzorgd document horen opsommingen en nummeringen keurig netjes onder

Transcriptie

1 Alles op een rijtje! Microsoft Word door: H.M. v.d. Hoef In een verzorgd document horen opsommingen en nummeringen keurig netjes onder elkaar te staan, of het nu gaat om streepjes, punten, blokjes of om cijfers. Ook moet de afstand van dit teken tot de tekst steeds even groot zijn. Word heeft hier prima voorzieningen voor, maar toch circuleren er nog heel wat documenten waarin dit niet keurig voor elkaar is. Echt ingewikkeld is het werken met opsommingstekens en nummering niet, daarom is het vreemd dat het in veel documenten niet lijkt te lukken. In dit artikel krijgt u de handreikingen om voortaan perfecte rijtjes te creëren en krijgt u alle in s en out s van deze Word-functie gepresenteerd. Maak ook kennis met opsommingen in grote documenten en het onbekende lijstnummerveld. Er wordt uitgegaan van Word 2003, maar dezelfde functionaliteit is in grote lijnen ook in eerdere versies aanwezig. MICROSOFT OFFICE MAGAZINE OM26_p15-19 Opsomming 15 11/7/05 14:59:19

2 Opsommingen in Word Als eerste worden enige basisbeginselen gepresenteerd. Vervolgens wordt dieper ingegaan op opsommingen en genummerde lijsten (in meerdere niveaus). Dan wordt het ingewikkelder en wordt ingegaan op het structureren van grotere documenten. Als laatste maakt u kennis met het vrijwel onbekende lijstnummerveld. Basis U kunt een opsomming of nummering op twee manieren beginnen, namelijk door op de daarvoor bedoelde knoppen op de werkbalk te klikken (zie afbeelding 1) of door gewoon een opsommingsteken een getal of een bepaald teken te typen, gevolgd door een stukje tekst. Let op, in het laatste geval moet een getal dat als opsommingsteken wordt ingezet gevolgd worden door een punt. Zodra u op Enter drukt, komt het volgende opsommingsteken of nummer automatisch in beeld. Deze voorziening staat standaard altijd aan, maar is ook uit te schakelen, want er zijn situaties wanneer u dit automatisch opsommen beslist niet wilt: Een automatische nummering of opsomming is te stoppen door twee maal op Enter te drukken, zodat de cursor weer vooraan de regel staat. Zo n nummering of opsomming is daarna weer op te pakken via: 1. Kies Opmaak Opsommingstekens en nummering. 2. Vink de optie Doorgaan met vorige lijst aan, zie afbeelding Afbeeldingen als opsommingstekens Elke (kleine) afbeelding is binnen Word als opsommingsteken te gebruiken. De meest gebruikte staan al in het overzicht onder Opmaak Opsommingstekens en nummering, maar door hier op de knop Aanpassen te klikken (zie afbeelding 4), wordt het hele arsenaal uit de Windows Mediagalerie toegankelijk gemaakt (afbeelding 5). Een opsommingsteken kan deel uitmaken van een lettertype, maar kan ook een echte afbeelding zijn. Als het teken onderdeel is van een lettertype is in afbeelding 5 ook de knop Lettertype beschikbaar, in andere gevallen blijft deze grijs. Via de knop Teken zijn binnen het gekozen lettertype andere tekens te selecteren. Vanzelfsprekend is de keuze daardoor dus heel groot. De knop Afbeelding geeft toegang tot de Mediagalerie en laat afhankelijk van de gekozen installatie van Microsoft Office beschikbare afbeeldingen of beter gezegd, buttons zien (afbeelding 6). Vanuit dit dialoogvenster levert de knop Importeren nog meer mogelijkheden op. 1. Kies Extra AutoCorrectie-opties. 2. Open het tabblad AutoOpmaak tijdens typen. 3. Vink de opties Automatische opsommingstekens en Automatische genummerde lijst uit, zie afbeelding 2. Soms liever geen o p s o m m i n g s t e k e n De Enter-toets op uw toetsenbord speelt een belangrijke rol bij het automatisch nummeren of opsommen. Zodra u namelijk op deze toets drukt wordt het volgende nummer of teken geplaatst. Door op de Enter-toets te drukken creëert u een nieuwe alinea en opsommingen werken altijd per alinea. In situaties waarin een nieuwe alinea niet gewenst is, dient u de toetscombinatie Shift+Enter te gebruiken. De cursor springt dan wel naar een nieuwe regel, maar er wordt geen nieuwe alinea geplaatst, dus ook geen nieuw opsommingsteken. Op deze wijze kunt u ook een lege regel invoegen alvorens met een volgend opsomnummer of -teken te gaan beginnen (zie afbeelding 3). 3 4 Nog even terug naar afbeelding 5, want daar zijn nog meer zaken in vast te leggen. In dit venster zijn namelijk de plaats van het opsommingsteken en de plaats waar de tekst moet komen in te stellen. Naast Inspringen op is de hoeveel ruimte vanaf de linker kantlijn te bepalen. Standaard is 0,63 cm ingesteld. De regel hieronder geeft aan waar de tekst moet beginnen op de regel waar het opsommingsteken staat en waar de tekst moet beginnen op de regels die daaronder volgen. De standaardinstelling is voor beide opties 1,27 cm, dus de tekst blijft bij deze instelling mooi onder elkaar staan. Tip: In het geval u het opsommingsteken niet op 0,63 cm wilt laten inspringen, maar gewoon voor aan de kantlijn wilt plaatsen, is een klik op de werkbalk-knop Inspringing verkleinen de oplossing. Vanzelfsprekend kan dat alleen als het opsommingsteken er al staat: het teken staat er, u klikt op de knop en het teken springt een stukje naar links. 16 MICROSOFT OFFICE MAGAZINE 26 OM26_p15-19 Opsomming 16 11/7/05 14:59:20

3 Nummering ofwel genummerde lijst Het plaatsen van nummers werkt op exact dezelfde wijze als beschreven in het stukje hiervoor over opsommingstekens. Weliswaar is er niet zo n grote keuze in te gebruiken afbeeldingen, maar dat is logisch, want het gaat hier alleen om cijfers of letters (afbeelding 4). Net zoals bij normale tekst is deze op te maken naar uw wensen met alle stijlkenmerken die Word biedt. De knop Aanpassen levert bij genummerde lijsten een ander dialoogvenster op dan bij de opsommingsteken. Verdwenen zijn de knoppen Lettertype, Teken en Afbeelding en toegevoegd zijn twee keuzemenu s voor Stijl en Positie van nummer. De knop levert toch weer enkele mogelijkheden die in het dialoogvenster van afbeelding 3 niet voorkomen (afbeelding 7), er zijn namelijk enkele rangtelwoorden toegevoegd: 1e, 2e, eerste, tweede, enzovoort. Ook zijn hier genummerde lijsten met Romeinse cijfers te realiseren (I, II, III, IV..) Onder Positie van nummer is binnen de afstand van 0,63 cm het cijfer te positioneren naar links, naar rechts en in het midden. Voor te stellen is dat het hier om minimale verschillen gaat, maar een kleine verhoging van die 0,63 cm levert een beter zichtbaar resultaat op. Nesten van nummers en opsommingstekens Het gebruik van meerdere niveaus is zowel bij nummers als bij opsommingstekens mogelijk, maar in de meeste gevallen zal het om nummering gaan. Het toepassen van deze optie is heel eenvoudig, het gebruik ervan is door de mogelijkheden echter iets ingewikkelder. De Tab-toets of werkbalkknop Inspringing vergroten/verkleinen vormen het gereedschap om opsommingen in te laten springen en daardoor een ander niveau te geven (afbeelding 8). De werkwijze is als volgt: 1. Open in het dialoogvenster van afbeelding 4 het tabblad Meerdere niveaus en kies hier een door u gewenste stijl (afbeelding 9). 2. Start met de opsomming, zoals al eerder besproken is. 3. Zet om een regel in een lager niveau te plaatsen de cursor van het begin van de regel en druk op de Tab-toets of klik op het equivalent daarvan op de werkbalk. Dit kunt u blijven herhalen tot het juiste niveau bereikt is. 4. Met de toetscombinatie Shift+Tab is op dezelfde wijze een hoger niveau te kiezen. Voorbeelden Hier volgen enkele mogelijkheden, zoals die standaard in Word aanwezig zijn: - Nummering zoals vaak gebruikt wordt in nota s en verslagen: MICROSOFT OFFICE MAGAZINE 26 OM26_p15-19 Opsomming /7/05 14:59:23

4 Opsommingen in Word enzovoort - Eenvoudige hoofdstuknummering, waarbij het lagere niveau gewoon platte tekst is: Hoofdstuk 1 Hoofdstuk 2 Hoofdstuk 3 Hoofdstuk 4 enzovoort - Formele nummering, vaak gebruikt in officiële documenten: Artikel I. Sectie 1.01 Sectie 1.02 Sectie 1.03 Artikel II. Sectie 2.01 Sectie 2.02 De woning De eerste etage De tweede etage De derde etage De tuin De omheining Het gras Bovenstaande voorbeelden zijn standaard al aanwezig, maar vanzelfsprekend kunt u ook eigen nummeringsrijtjes aanmaken of bestaande gewoon aanpassen. Elke nummering of opsomming van welk niveau dan ook is door u zelf te bepalen. De ingang hiervoor is de knop Aanpassen, zodat afbeelding 9 verschijnt. Het verschil met het eenvoudige soortgelijke dialoogvenster is dat hier de gebruikte nummeringstekens voor alle opvolgende niveaus (tot en met 9) te bepalen zijn. Het voorbeeld in dit venster werkt tweeledig, u kunt hier zien welke nummeringstekens gebruikt worden en u kunt door te klikken in het voorbeeld zien welk nummeringsteken bij welk niveau vastgelegd is. Naast de gekozen nummering zijn in dit venster eveneens zaken als positie, uitlijning en plaats van de nummers of tekens in te stellen. Lijstopmaakprofielen Heel veel zaken zijn vast te leggen in opmaakprofielen, zo ook nummeringsen opsommingseigenschappen. In een opmaakprofiel wordt een bepaalde opmaak vastgelegd voor toekomstig gebruik. Word heeft er al enkele in huis, maar dit lijstje is door uzelf uit te breiden. Met name voor ingewikkelde (bijvoorbeeld juridische) nummeringen of opsom MICROSOFT OFFICE MAGAZINE 26 OM26_p15-19 Opsomming 18 11/7/05 14:59:25

5 mingen met speciale tekens is vastleggen in een profiel de moeite waard. Opmaakprofielen kunnen vanaf de grond af worden opgebouwd, maar ook afgeleid worden van reeds bestaande en opgemaakte tekst. Van de grond af opbouwen is voor deze opmaakprofielen de snelste werkwijze. Dat gaat als volgt: 1. Kies Opmaak Opmaakprofielen en opmaak (afbeelding 10) ingewikkelde structuur tot wellicht vier of vijf niveaus en dat maakt een goede nummering soms zeer ingewikkeld. afbeelding 11 kunnen worden bepaald. Het enige wat u dient te doen is een treffende naam te bedenken, zodat u dit nummerveld weer terug kunt vinden. Ter illustratie is hier de naam proef bedacht. U voegt op de volgende wijze een nummerveld in: 1. Kies Invoegen Veld en kies in de lijst van veldnamen Listnum. 2. Kies in het vak Lijstnaam voor proef. 3. Bepaal in het vak Veldopties om welk Klik op Nieuw opmaakprofiel 3. Selecteer bij Type opmaakprofiel de optie Lijst 4. Bepaal voor elk niveau welk teken of nummer vastgelegd moet worden 5. Geef een herkenbare naam aan het profiel, zodat deze voor toekomstig gebruik snel op te roepen is. 6. Op dit moment kunt u ook nog andere zaken toevoegen of wijzigen, zoals bijvoorbeeld het te gebruiken lettertype en lettergrootte. 7. Klik op OK en het profiel is klaar voor gebruik. Lange opsommingen en nummeringen Het nummeren van een korte lijst is iets anders dan het structureren van bijvoorbeeld een groot beleidsplan. Bestanden van enkele pagina s zoals bijvoorbeeld notulen van vergaderingen kunnen het gemakkelijkst tijdens het opstellen van de tekst van nummers en opsommingstekens worden voorzien. Grote documenten daarentegen hebben vaak een Word kan u helpen bij de nummering van hoofdstukken, subhoofdstukken en paragrafen door de nummering te koppelen aan de kopprofielen. Om het overzicht niet te verliezen, is het dus gemakkelijker om de koppen van het juiste kopprofiel te voorzien. Het niveau van het kopprofiel bepaalt dan tegelijkertijd het niveau van de nummering: 1, 1.1, enzovoort. De plek waar dit geregeld dient te worden zit wat verstopt, maar is te vinden door in het dialoogvenster van afbeelding 9 op de knop Meer te klikken. Het venster wordt dan uitgebreid (zie afbeelding 11) met enkele invulvakken. In dit dialoogvenster zijn de eigenschappen van nummeringen in de verschillende niveaus door u zelf te bepalen, geheel naar uw wens, en vervolgens te verbinden met (kop)profielen. Zodra u nu een stuk tekst voorziet van zo n profiel krijgt u direct de nummering die daarbij hoort te zien. In de uitbreiding van het dialoogvenster van afbeelding 11 is nog iets anders te regelen. Het kan voorkomen dat u wilt nummeren op een onregelmatige wijze, bijvoorbeeld zonder inspringingen, op verschillende plaatsen in uw document of dat u afbeeldingen van een nummer wilt voorzien. Dat kan door het invoegen van een lijstnummerveld, waarvan de eigenschappen in het dialoogvenster van niveau het hier gaat en waar begonnen moet worden met nummeren. 4. Het nummer 1 wordt nu ingevoegd. Het voordeel van deze manier van werken is dat als u op een zeker moment een nummer weghaalt, de andere gekoppelde nummers zich aanpassen en dat u niet de hele tekst door moet om de nummers op te zoeken en handmatig aan te passen. Tot slot Samenvattend, in het geval u een nette nummering wilt vervaardigen, dient u zich af te vragen welke methode(s) in het specifieke geval het beste is/zijn: - Nummeren in meerdere niveaus - Het koppelen van nummering aan kopprofielen - Gebruik van het lijstnummerveld voor onregelmatige nummeringen. Als u zo met opsommingen en nummeringen omgaat kunt u zich uiteindelijk veel werk besparen! MICROSOFT OFFICE MAGAZINE OM26_p15-19 Opsomming 19 11/7/05 14:59:26