Retouradres : Be~uursondersteuning. Postbus 78.2800 ME Delft Aan de leden van de gemeenteraden: Delft, Leidschendam-Voorburg, Midden-Delfland, Pijnacker-Nootdorp, Rijswijk, Wassenaar Regionaal Reinigingsbedrijf Postbus 16428 2500 BK Den Haag Laan van 's-gravenmade 9 2495 BD Den Haag Datum OW kenmerk BRF-011 I2012 Uw brlef van Onderwerp Avalex Uw kenmerk Bijlage Geachte leden van de gemeenteraad, Het dagelijks bestuur van Avalex heeft op 3 oktober 201 1 besloten een onderzoek te laten verrichten bij Avalex door een externe accountant. De aanleiding daanroor vormde de voortdurende onduidelijkheid in de informatievoorziening over de resultaten van het boekjaar 2010 en het uitblijven van de jaarrekening 201 0. Over het starten van dit onderzoek is de gemeenteraad reeds eerder per brief van 12 december 201 l geïnformeerd. Dit onderzoek is inmiddels afgerond en via voorliggende brief informeren we de gemeenteraden van Delft, Leidschendam-Voorburg, Midden-Delfland, Pijnacker-Nootdorp, Rijswijk en Wassenaar over de resultaten en de maatregelen die het bestuur treft en nog gaat treffen naar aanleiding van dit onderzoek. Het onderzoeksrapport bevat zeer gevoelige personele- en bedrijfsinformatie en kan daarom niet openbaar worden gemaakt. Het Dagelijks Bestuur heeft daarom onder verwijzing naar artikel l O, lid 2 Wet Openbaarheid van Bestuur dit rapport geheim verklaard. Het Algemeen Bestuur heeft vanaf 16 april jl. inzage gehad in het rapport ter voorbereiding op de AB vergadering van 18 april jl. Het bestuur hecht er wel grote waarde aan de gemeenteraden te informeren. Daarom gaan wij in deze brief in op de aanleiding van het onderzoek, de reikwijdte ervan, de bevindingen uit het onderzoek en vooral de conclusies en maatregelen die het bestuur daarop heeft gebaseerd. 0 FSC Een terugblik Avalex was tot en met 2009 een winstgevend bedrijf. De jaarrekeningen 2008 en 2009 sloten met een aanzienlijk positief saldo, dat leidde tot het terugstorten van een winstuitkering aan gemeenten van 832.000 eind 2010. Er waren geen signalen dat hierin een kentering zou komen. Integendeel: er waren vooruitzichten dat Avalex door een nieuwe aanbesteding het afval goedkoper zou gaan verwerken. Avalex is een rechtspersoonlijkheid bezittend Ilchaam Ingevolge artikel 8 van de Wet Gemeenschappelijke Regellngen. KvK 50696963 BNG Bank 28 50 95 722 BTW NL 8095 65 596 B 01
BRF-O1 li2012 r Het dagelijks bestuur kreeg de eerste signalen dat er iets mis was toen de concept-jaarrekening 2010 langer uitbleef dan gepland. Toen die in juni 201 l verscheen, bleken de voorlopige cijfers van 2010 belangrijk af te wijken van eerdere positieve winstprognoses en van het jaarresultaat van voorgaande jaren. De concept-jaarrekening 2010 sloot namelijk met een verlies van 1,4 miljoen. Het DB wilde weten hoe dat kwam. Toen daarover, ondanks herhaaldelijk aandringen van het DB, geen duidelijkheid kon worden verschaft heeft het DB begin oktober 201 l besloten tot een extern onderzoek naar het financieel beheer binnen Avalex. De reikwijdte van het onderzoek. In opdracht van het DB he& de intergemeentelijke controllersgroep een aantal vragen gesteld aan de externe accountant, waarvan de kern was of de interne organisatie en het interne beheers instrumentarium van Avalex van voldoende kwaliteit waren om tijdige en betrouwbare financiële informatievoorziening over de bedrijfsvoering van Avalex mogelijk te maken. Daarnaast leefden er vragen in het bestuur over de feitelijke oorzaken van kostenoverschrijdingen in 2010. Dit werd mede ingegeven door het feit dat het resultaat over 2010 belangrijk afweek van de positieve resultaten in eerdere boekjaren. Het DB heeft vervolgens aan Deloitte Forensic 8 Dispute Services (FDS) opdracht verleend een feitenonderzoek in te stellen ter beantwoording van de bovenstaande vragen. Wij hechten eraan op te merken dat de betrokkenheid van Deloitte FDS niet voortkwam uit een vermoeden van fraude of andere strafbare feiten. Deloitte FDS heeft vervolgens een onderzoek ingesteld naar de feiten en omstandigheden omtrent de informatieverstrekking over het resultaat 2010 en naar onderwerpen die hebben bijgedragen aan de omslag naar een negatief resultaat over 201 0 en 2011. Het rapport concentreert zich dus op de feiten en omstandigheden met betrekking tot de bovengenoemde onderwerpen en geeft daarvan een samenvattende analyse. Het DB heeft daarop zijn conclusies gebaseerd en een aantal maatregelen voorgesteld ter verbetering van de interne beheersing van Avalex. Het AB heeft daarmee inmiddels ingestemd. Wij zetten deze conclusies en maatregelen in het vervolg van deze brief uiteen. De verspreidingskring van het rapport van Deloitte FDS beperkt zich tot de opdrachtgever van het onderzoek. Dat is dus het DB. De reden is dat het rapport zeer gevoelige personele- en bedrijfsinformatie bevat waarmee ook de medewerking van geïnterviewde personen vanzelfsprekend in het geding was. Met de publicatie van het rapport of delen daarvan zouden afspraken met betrokkenen worden geschonden en regels overtreden. Dit zou zowel voor Avalex als voor Deloitte FDS verstrekkende juridische consequenties kunnen hebben. Hoewel in het rapport aandacht wordt besteed aan oorzaken van kostenoverschrijdingen bij Avalex kan op basis daarvan nog geen volledig financieel beeld worden gegeven. Hiervoor moeten de jaarrekeningen 201 0 en 201 1 worden afgewacht, met de bijbehorende accountantsverklaring. Beide jaarrekeningen zullen vlak voor het zomerreces aan het AB op 28 juni
Om kenmerk BRF-011/2012 a.s. ter goedkeuring worden voorgelegd, waarna de gemeenteraden daarover geïnformeerd worden. Bevindingen uit het onderzoeksrapport Deloitte FDS constateert dat gedurende geheel 2010 door Avalex een positieve winstprognose is afgegeven. Deze winstprognose is in januari 201 1 bevestigd in het DB, waarbij een winst is genoemd van 465.000. In juni 201 1 bleek vervolgens dat de conceptjaarrekening over 2010 sloot met een verlies van E 1.389.000. Deloitte FDS constateert vervolgens dat de informatievoorziening niet betrouwbaar was omdat de implementatie van een ERPbedrijfsadministratiesysteem grotendeels is mislukt. Hierdoor werd een deel van de kosten ten onrechte niet opgenomen in de financiële rapportages, waardoor een te gunstig financieel resultaat werd getoond. Aan de implementatie van dit ERP -systeem heeft Avalex bovendien veel meer geld uitgegeven - namelijk tot en met 201 1 zo'n 2 miljoen - dan volgens de begroting was toegestaan. Daarmee is uiteraard ook de rechtmatigheid van deze uitgaven in het geding. Tenslotte constateert Deloitte FDS dat er in financiële rapportages geen eenduidige definities van de financiële resultaten werd gebruikt. Zoals gezegd kan op basis van dit onderzoek alleen nog geen compleet beeld worden gegeven van de kostenoverschrijdingen. Daarvoor moeten de jaarrekeningen 2010 en 201 1 worden afgewacht. Wel komt uit het rapport naar voren dat extra afschrijvingen noodzakelijk waren op het bovengenoemde ERP-systeem. Daarnaast was sprake van hogere personeelskosten, directe kosten van rollend materieel en een hogere toevoeging aan de reserve beheerskosten. Conclusies en maatregelen.. Het bestuur condudeert op basis van het onderzoek van Deloitte FDS dat Avalex niet 'in control' is. Deze conclusie heeft geen betrekking op de continuïteit van het bedrijf en de afvalinzameling, maar slaat wel op de administratieve organisatie en interne beheersing. Deze waren in de periode waarop het onderzoek betrekking had, de jaren 2010 en 201 1 onvoldoende op orde. Toen rond de jaarwisseling van 201 1/2012 duidelijk werd dat de interne beheersing van Avalex niet goed functioneerde heeft het bestuur, op advies van Deloitte FDS en de gemeentecontrollers, reeds maatregelen genomen om het financieel management van Avalex te versterken. Dat is inmiddels gebeurd. Het bestuur beraadt zich momenteel op verdere maatregelen in de personele sfeer. Het bestuur van Avalex hecht eraan op te merken dat er door er.door velen in de Avalex-organisatie hard gewerkt wordt om de continuïteit van de bedrijfsprocessen te garanderen en de administratie en de interne beheersing op orde te brengen. Zo heeft het bestuur inmiddels een intern controleplan goedgekeurd dat door de organisatie in uitvoering is genomen.
BRF-011/2012 r Op dit moment stelt het management van Avalex een plan van aanpak op om de organisatie zo spoedig mogelijk weer 'in control' te brengen. Het op orde brengen van de organisatie op het gebied van ICT is daarin een belangrijk punt van aandacht. Nog voor de zomer van 2012 zal de ondernemingsleiding van Avalex voorstellen aan het DB voorleggen hoe de ICT-organisatie in de nabije toekomst kan worden ingericht. Het bestuur heeft inmiddels naar aanleiding van dit onderzoek een aantal verbetermaatregelen vastgesteld die nu nader worden uitgewerkt. Deze maatregelen moeten ertoe leiden dat de sturing, beheersing en monitoring van Avalex in hun onderlinge samenhang verbeteren. Een kernpunt van deze maatregelen is dat er een beter evenwicht ontstaat in de rollen van de directie, het management van Avalex, het bestuur en de externe accountant. Op dit moment zien wij de volgende verbetermaatregelen die overigens grotendeels nog nader moeten worden uitgewerkt. l. Verbetering van de kwaliteit van de voortgangsrapportages. In de dienstverleningsovereenkomsten (DVO's) tussen individuele gemeenten en Avalex moet een informatieparagraaf worden opgenomen met afspraken over de inhoud van financiële rapportages en de tijdstippen waarop ze worden uitgebracht. 2. Versterking van de relatie tussen het DB en het MT van Avalex. De contacten tussen de Avalex-organisatie en het DB verliepen hoofdzakelijk via de directie. Het verdient aanbeveling om ook de overige MT-leden nadrukkelijker te betrekken bij de besluitvorming en de uitvoering van het beleid. 3. Versterking van de rol van de externe accountant. Het is noodzakelijk dat de accountant zowel naar aanleiding van de interimcontrole als na afloop van de jaarrekeningcontrole niet alleen de bedrijfsleiding, maar ook het DB en AB via een boardletter informeert over de belangrijkste punten uit deze controles. Zeker als er problemen zijn met de interne huishouding c.q. het functioneren van de administratieve organisatie van het bedrijf. Ook dient de accountant deze boardletter persoonlijk toe te lichten aan het DB en AB en tevens te rapporteren wat er is gebeurd met eerdere aanbevelingen. 4. De instelling van een audltlcommittee. In dit platform hebben leden van het MT, DB, AB en ambtelijke ondersteuners (eigenarenoverleg) zitting. De voornaamste taak van een audit-wmmittee is om het DB en AB te ondersteunen bij het bewaken van de kwaliteit van de verslaggeving. Te denken valt hier aan de begroting, de jaarrekening maar ook tussentijdse financiële rapportages of rapportages n.a.v. de DVO's. Ook het ICT-plan en opvolging van verbeterpunten uit ICTrapportages en accountantsrapportages kunnen hier aan de orde komen. Voorgesteld wordt om dit platform op verzoek van het eigenarenoverleg bij elkaar te roepen.
BRF-OIll2012 5. Toets of een andere rechtsvorm dan de huidige GR betere condities oplevert voor enerzijds het stimuleren van het ondernemerschap en anderzijds de beheersing van risico's. Het DB heeft eerder reeds het standpunt ingenomen dat eerst 'het huis op orde' moet zijn voordat een herijking in deze zin aan de orde kan zijn. Toch zal deze vraag nog gesteld en beantwoord moeten worden als Avalex weer in redelijke mate 'in control' is. Het AB informeert de raden over de op 28 juni vast te stellen jaarrekeningen 2010 en 201 1 en zal daarbij tevens de voortgang van diverse maatregelen met u delen. wen er op u op dit moment voldoende geïnformeerd te hebben. -..