Programma van Eisen Containervervoer over de weg Europa Assortiment 107-020 Versie 1.0 Datum 10 februari 2017 Status Definitief
Definitief 10 februari 2017 Colofon Divisie Facilitair & Logistiek Commando DienstenCentra Assortimentsmanagement Herculeslaan 1 3584 AB Utrecht Postbus 90004 3509 AA Utrecht Contactpersoon Versie Opdrachtgever Auteur(s) Projectnummer R. Soemodipoero Assortimentsmanager T +31 (0)30 2185811 MDTN *06 560 85811 M +31 (0)6 19266864 DR.Soemodipoero@mindef.nl Definitief DF&L/VAM/ASSM R. Soemodipoero Pagina 2 van 11
Inhoud Colofon 2 1 Definities en afkortingen 4 1.1 Afkortingen 4 2 Bijbehorende documenten 4 2.1 Algemene en bijzondere documenten die deel zijn van dit PVE 4 2.2 Tegenstrijdigheid 4 2.3 Geldigheid documenten 4 2.4 Algemene Documenten 4 3 Inleiding 5 3.1 Algemeen 5 4 Functionele beschrijving dienstverlening containervervoer over de weg in Europa 5 4.1 Uitgangspunten dienstverlening 5 4.2 Beschrijving dienstverlening 5 4.3 Kwaliteitsbewaking 5 4.4 Uitvoering containers 5 4.4.1 Containers in de typen als: 5 4.4.2 Containers in de maten als: 6 4.5 Locatie waar containers worden aangeboden. 6 5 Logistieke eisen containervervoer over de weg in Europa 6 6 Personele eisen bij containervervoer over de weg in Europa 8 7 Rapportage en berichtgeving 8 7.1 KPI s 8 klachtenregistratie, (aantal klachten, snelheid afhandelen klachten). 8 7.2 Rapportage 9 8 Communicatie en managementinformatie 9 8.1 Overlegstructuren 9 8.2 Verslaglegging 10 Pagina 3 van 11
1 Definities en afkortingen 1.1 Afkortingen ABDO ADR B&TCO CLAS DVVO DC DG ERK HCDG PVE SSM TBB : Algemene Beveiligingseisen voor Dienst Opdrachten : Accord européen relatif au transport international des marchandises Dangereuses par Route (Vervoer gevaarlijke stoffen) : Bevoorradings- en Transportcommando : Commando Landstrijdkrachten : Defensie Verkeers- en Vervoers Organisatie : Dry Cargo : Dangerous Goods : Europees Referentiekader : High Consequence Dangerous Goods : Programma van Eisen : Single Service Management : Te Beschermen Belangen 2 Bijbehorende documenten 2.1 Algemene en bijzondere documenten die deel zijn van dit PVE Bij de omschrijving van bepaalde eisen wordt verwezen naar de hierna genoemde documenten. Deze documenten zijn onlosmakelijk verbonden en maken deel uit van dit PVE. Indien in een document naar andere voorschriften wordt verwezen zijn deze ook van toepassing. 2.2 Tegenstrijdigheid Indien bepaalde eisen van dit PVE in strijd zijn met het gestelde in voornoemde documenten of voorschriften moet de opdrachtgever om uitsluitsel worden gevraagd, zodat kan worden vastgesteld welke eisen bindend zijn. 2.3 Geldigheid documenten Van toepassing is de uitgave van de documenten, welke van kracht is op de datum van de offerte aanvraag, tenzij uit de vermelde revisiedatum, nummer of letter anders blijkt. 2.4 Algemene Documenten Keurmerk Transport en Logistiek. Dit document is te downloaden via www.keurmerktenl.nl. Criteriadocument voor het duurzaam inkopen van vraagafhankelijk vervoer. Dit document is te downloaden via www.pianoo.nl. Pagina 4 van 11
3 Inleiding 3.1 Algemeen De Defensie Verkeers- en Vervoers Organisatie (DVVO) is een uitvoerend dienstencentrum van het Commando DienstenCentra en verzorgt voor opdrachtgever het wereldwijd transport van personen en goederen en de fysieke postverwerking. Daarnaast levert Het Bevoorradings- en Transportcommando (B&TCo) de militair logistieke transport bijdrage aan het primaire proces van het CLAS en in sommige gevallen ook Defensie breed (operationele catering en transportdiensten). De doelstelling van het B&TCo is onder operationele omstandigheden zorg te dragen voor de Bevoorrading, en Transportdiensten. Tevens het in Single Service Management (SSM) plannen en uitvoeren van het niet operationeel goederenvervoer over de weg binnen Nederland, België, Luxemburg, Duitsland en Groot Brittannië. Het ministerie van Defensie heeft voor het containervervoer over de weg in Europa, behoefte aan een nieuwe raamovereenkomst. 4 Functionele beschrijving dienstverlening containervervoer over de weg in Europa 4.1 Uitgangspunten dienstverlening De opdrachtnemer dient bij de dienstverlening minimaal te voldoen aan vigerende Nederlandse en Europese wet en regelgeving. 4.2 Beschrijving dienstverlening De dienstverlening dient te bestaan uit het containervervoer over de weg in Europa (Zie bijlage 10, voor de definitie van de landen in Europa). 4.3 Kwaliteitsbewaking Opdrachtnemer dient d.m.v. een certificaat, aan te kunnen tonen dat zijn kwaliteitsbewaking voldoet aan het gestelde in het Keurmerk Transport en Logistiek, dan wel gelijkwaardige maatregelen op het gebied van kwaliteitsbewaking treft. 4.4 Uitvoering containers De opdrachtnemer dient de navolgende typen en maten containers te kunnen vervoeren: 4.4.1 Containers in de typen als: Containers dry cargo: Lading niet bestaande uit gevaarlijke stoffen, wapens of geconditioneerd; Tankcontainers: Waarvan de inhoud kan variëren van water tot aan ADR goederen; Geconditioneerde containers: Lading die bij een gecontroleerde atmosfeer dient te worden vervoerd (tussen -30 tot +30 graden Celsius) met of zonder clip-on; Containers met wapens: Lading bestaande uit wapens; Pagina 5 van 11
Containers met gevaarlijk stoffen: Lading die onder de ADR wetgeving valt (m.u.v. munitie); Flatracks divers materiaal: Lading niet bestaande uit gevaarlijke stoffen; Containers met TBB materiaal. 4.4.2 Containers in de maten als: 10ft containers; 20ft containers; 40ft containers; Flatracks met twist locks (20ft en 40ft). 4.5 Locatie waar containers worden aangeboden. De containers/flatracks kunnen door de opdrachtgever ter vervoer aangeboden worden vanaf: Locatie in Nederland naar een locatie in Nederland; Locatie in Nederland naar een andere locatie binnen Europa; Locatie binnen Europa, (niet zijnde Nederland) naar een locatie binnen Nederland; Locatie binnen Europa naar een locatie binnen Europa, niet zijnde Nederland. 5 Logistieke eisen containervervoer over de weg in Europa 1. De opdrachtnemer dient alle wettelijke vergunningen te bezitten benodigd ter uitvoering van het containervervoer over de weg in Europa. Indien nieuwe vergunningen vereist zijn, zal opdrachtnemer, zelf zorgdragen voor het verkrijgen van de vereiste vergunningen (eventuele kosten die hieruit voortvloeien, komen ten laste van de opdrachtnemer). 2. De opdrachtnemer dient de lading te vervoeren met daarvoor geschikte voertuigen. Deze voertuigen dienen voor de opdrachtgever, optimaal te worden beladen. Wanneer het mogelijk is om meerdere containers en/of flatracks op een voertuig te beladen, dan dient de opdrachtnemer dit ook te doen. Hierbij dienen de kosten voor de opdrachtgever zo laag mogelijk te zijn. 3. De opdrachtnemer dient op verzoek van opdrachtgever het transport uit te voeren met zelfladers. De beschikbaarheid en inzet van deze middelen geschiedt in overleg met opdrachtgever. 4. De opdrachtgever draagt op de afgesproken locatie, zorg voor laad en losfaciliteiten. 5. De opdrachtnemer dient opdrachten tot 50 containers per dag te kunnen vervoeren. Pagina 6 van 11
6. In voorkomend geval dient opdrachtnemer in 2017, naast de 50 containers per dag, al dan niet in onder aanneming extra op te kunnen schalen met het vervoeren, van maximaal 200 containers per week. 7. De opdrachtnemer dient de dienstverlening op alle dagen van het jaar uit te voeren, ook op zon- en (inter)nationale feestdagen, mits deze niet in strijd zijn met wet en regelgeving. 8. De opdrachtnemer dient 24/7 een opdracht of een wijziging in behandeling te nemen en de opdrachtgever binnen 2 uur hiervan per e-mail een bevestiging te geven. 9. De opdrachtnemer dient de dienstverlening uit te voeren conform aanvraag opdrachtgever, eventuele afwijkingen (bijvoorbeeld wijzigingen en/of vertragingen) altijd in overleg met de opdrachtgever. 10. De opdrachtnemer dient op elk gewenst moment de opdrachtgever een actuele update, te kunnen geven aangaande de locatie van de vracht. Bijvoorbeeld via track en trace. 11. De opdrachtnemer dient de opdrachtgever te allen tijde achteraf, van een (digitale) uitvoeringsbevestiging te voorzien. 12. De opdrachten kunnen ad hoc, telefonisch worden aangemeld dan wel worden gewijzigd. De opdrachtgever dient de opdracht, achteraf per e-mail aan de opdrachtnemer te bevestigen. 13. De opdrachtnemer (chauffeur) dient op elk gewenst moment kopieën van de vereiste vervoersdocumenten te kunnen tonen aan opdrachtgever. 14. De opdrachtnemer dient zorg te dragen voor alle noodzakelijke documenten die voor de uitvoering van de opdracht benodigd zijn. 15. De opdrachtnemer dient voertuigen in te zetten waarvoor geldt, dat zij tenminste moeten voldoen aan Euro norm 5. In geval er locaties zijn die een hogere Euro norm eisen, dan dient de opdrachtnemer voertuigen in te zetten welke aan deze hogere Euro norm voldoen. 16. Indien de opdrachtgever zijn aanvraag tenminste 48 uur van tevoren indient, dan heeft de opdrachtnemer een leveringsplicht. Indien de aanvraagtermijn korter is dan 48 uur, dan heeft de opdrachtnemer een inspanningsverplichting. 17. De opdrachtnemer stelt tijdens kantooruren een vast aanspreekpunt aan voor de opdrachtgever. 18. De opdrachtnemer dient 24/7 telefonisch bereikbaar te zijn op één telefoonnummer en het dienstdoende personeelslid van opdrachtnemer dient beslissingsbevoegd te zijn. Tevens dient het personeelslid in het Nederlands, Duits of in het Engels op het ERK niveau B1, te kunnen communiceren. 19. De opdrachtgever dient tot 24 uur voor uitvoering een aanvraag kosteloos te kunnen annuleren. Dit met uitzondering van de werkelijk gemaakte kosten, die direct verband houden met de uitvoering, zoals vergunning, toestemming, ferry, etc. Hiervoor dient een origineel betalingsbewijs te worden overlegd. Pagina 7 van 11
20. De prijs van de rit dient te zijn gebaseerd op de afstand tussen postcode vertrekplaats en postcode bestemmingsplaats, op basis van de kortst algemeen gebruikelijke route. 21. Voor zo ver van toepassing dient opdrachtnemer te voldoen aan eisen zoals verwoord in paragraaf 3.2.1 t/m 3.2.2 van het criteriadocument voor het duurzaam inkopen van vraagafhankelijk vervoer van oktober 2011. Dit document is te downloaden via www.pianoo.nl. 6 Personele eisen bij containervervoer over de weg in Europa 22. De chauffeurs belast met het containervervoer, moeten tijdens de uitvoering van een opdracht, telefonisch bereikbaar zijn. 23. De opdrachtnemer is verplicht om in geval van technisch mankement of uitval van de chauffeur tijdens de uitvoering van de opdracht, zo spoedig mogelijk voor gelijkwaardig vervangend vervoer en/of personeel te zorgen en stelt hiervan de opdrachtgever op de hoogte. 24. De chauffeurs van de opdrachtnemer welke zijn belast met het transport, moeten op het ERK niveau B1, in het Nederlands, Duits of in het Engels te communiceren. 25. De chauffeurs van de opdrachtnemer moeten in het bezit te zijn van een schriftelijke of digitale officiële ritopdracht (niet handgeschreven). 26. De chauffeurs van de opdrachtnemer moeten in geval van het vervoer van gevaarlijke stoffen in het bezit te zijn van een geldig ADR certificaat of gelijkwaardig document. 27. De chauffeur van de opdrachtnemer die belast is met het transport van een TBB artikel moet gescreend zijn i.r.t. ABDO en op verzoek dient opdrachtnemer dit te kunnen aantonen aan opdrachtgever. 7 Rapportage en berichtgeving 7.1 KPI s De opdrachtnemer dient de navolgende KPI s te hanteren ter controle op de performance van de overeenkomst, t.w. klanttevredenheid, (bereikbaarheid, reactiesnelheid, flexibiliteit); leverbetrouwbaarheid, (tijdige leveren, nakomen afspraken); klachtenregistratie, (aantal klachten, snelheid afhandelen klachten). Pagina 8 van 11
7.2 Rapportage De opdrachtnemer levert jaarlijks, uiterlijk één maand na afloop van het kalenderjaar, een evaluatie aan over de opzet en het functioneren van de dienstverlening in het afgelopen jaar. De evaluatie gaat minimaal in op de volgende aandachtspunten: uitvoering conform raamovereenkomst; klanttevredenheid; leverbetrouwbaarheid; klachtenregistratie en behandeling; financiële rapportages en toelichting. 8 Communicatie en managementinformatie 8.1 Overlegstructuren De communicatie tussen de opdrachtgever en de opdrachtnemer van de dienstverlening, zal op tactisch en operationeel niveau plaats vinden overeenkomstig navolgende frequenties en deelnemers. Communicatiestructuur Niveau Frequentie Deelnemers Tactisch Tweemaal per jaar Assortimentsmanager, contractmanager DF&L/VAM, vertegenwoordiger DVVO, vertegenwoordiger B&TCo en accountmanager opdrachtnemer. Operationeel Eenmaal per kwartaal Contactpersoon opdrachtgever, en contactpersoon opdrachtnemer. Minimaal eenmaal per kwartaal vindt operationeel overleg plaats waarbij onder andere de dienstverlening wordt geëvalueerd en toekomstige aandachtspunten worden afgestemd. Tijdens het tactisch overleg wordt het functioneren van de dienstverlening besproken en komen minimaal de navolgende onderwerpen aan de orde: kwaliteit en dienstverlening; leverbetrouwbaarheid; klachtenregistratie en behandeling; financiële rapportages en toelichting. Escalatieniveaus Niveau 1 Planner afroeper Planner opdrachtnemer 2 Leidinggevende afroeper Manager opdrachtnemer 3 Assortimentsmanager en contractmanager DF&L/VAM Managing Director opdrachtnemer Pagina 9 van 11
8.2 Verslaglegging De opdrachtnemer maakt een schriftelijk verslag van het genoemde overleg. Het verslag dient binnen vijf werkdagen na het overleg aan opdrachtgever ter accordering te worden aangeboden. Pagina 10 van 11