Programma van Eisen BHV-opleidingen A. Organisatie en service A1 De klantenservice is bereikbaar op iedere werkdag tenminste tussen 8.

Transcriptie

1 Programma van Eisen BHV-opleidingen A. Organisatie en service A1 De klantenservice is bereikbaar op iedere werkdag tenminste tussen 8.00 en en tegen lokaal tarief. Ieder (telefonisch) verzoek wordt binnen 2 werkdagen afgehandeld. A2 Er dient te allen tijde deskundig personeel beschikbaar te zijn om aan alle vragen en eisen van Opdrachtgever te voldoen. A3 Opdrachtnemer zal één eindverantwoordelijke accountmanager benoemen die als enig aanspreekpunt voor Zuyd zal fungeren. A4 Indien gedurende de contractperiode de Opdrachtgever van mening is dat de samenwerking met de accountmanager niet functioneert, is de Opdrachtnemer verplicht een vervangend accountmanager in overleg met Opdrachtgever aan te stellen. A5 Opdrachtnemer organiseert kosteloos (voor Zuyd) minimaal 2 open netwerkbijeenkomsten per jaar met actuele thema s. A6 Opdrachtnemer moet in staat zijn om complete bedrijfsnoodplannen op te stellen of aan te passen conform NEN 4000/8112. B. Administratie, rapportage en communicatie B1 Inschrijver heeft een klachtenprocedure. Incidenten worden (door Inschrijver en cursusdeelnemers) direct aan betreffende contactpersoon op locatie (zijnde een ploegleider of hoofd BHV) gemeld en binnen 1 week na optreden van het incident schriftelijk gerapporteerd met de volgende elementen (voor zover van toepassing): Ø Nauwkeurige omschrijving klacht of probleem; Ø Datum incident; Ø Aard klacht/ probleem; Ø Betrokken personen; Ø De geschatte d van klacht/ probleem; Ø De voorgenomen/ uitgevoerde oplossing; Ø De consequenties/ risico s van het probleem/ klacht; Ø De invloed op het opleidings- en afleveringsschema s; Ø Overige relevante informatie. B2 B3 B4 B5 B6 B7 B8 Opdrachtnemer beschikt over een web-based applicatie voor de opleidingsadministratie met minimaal een leesfunctie voor Opdrachtgever. De opleidingsadministratie van Opdrachtgever wordt digitaal door Opdrachtnemer uitgevoerd. Deze opleidingsadministratie betreft een systeem dat online toegankelijk is voor cursisten, de contractmanager en de contactpersonen van Opdrachtgever in de vorm van een leesfunctie. Contactpersonen en contractmanager dienen minimaal de cursusplanning- en bezetting te kunnen raadplegen. Per cursist dienen de cursusdagen, herhalingsdata, participatie aan pand-/ontruimingsoefeningen en behaalde competenties te worden geregistreerd, gecontroleerd en gemonitord. Dit geldt ook voor elders verworven competenties van cursisten. De cursusuitnodigingen dienen door de opdrachtnemer verzorgd te worden. Per cursussessie wordt door Opdrachtnemer een presentielijst met tijdregistratie vanaf het moment van afwezigheid, bijgehouden inclusief toezien op de volledige invulling hiervan door de cursisten (bij voorkeur raadpleegbaar in de web-based applicatie, zie B2). Op moment van (gedeeltelijke) absentie dient door Opdrachtnemer op dezelfde dag via mail terugkoppeling plaats te vinden met de contactpersoon op locatie. Iedere opleiding en/of herhalingsles wordt door Opdrachtnemer met een kwaliteitsmeting/evaluatie afgerond. Op basis van analyse van de algemene competenties zal Opdrachtnemer met een voorstel komen om verbeterpunten op te nemen in het lesprogramma. Opdrachtnemer levert aan de contactpersoon op locatie, per afgeronde opleiding/herhalingscursus (lessen), een samenvatting van de door de cursisten ingevulde evaluatieformulieren over de lessen (incl. presentielijsten). Levering per mail binnen 1 week na afronding van de lessen.

2 B9 B10 B11 B12 B13 Diploma s en certificaten dienen binnen 2 weken na ontvangst door Opdrachtnemer aan de contactpersoon op locatie van Zuyd te worden verstrekt per post. Op verzoek dient na afronding van de opleiding Inschrijver binnen 2 dagen tijdelijke pasjes uit te kunnen geven t.b.v. direct inzet van de cursisten. Het geëiste systeem voor opleidingsadministratie en e-learning zijn goed functionerende Nederlandstalige systemen die minimaal 1 jaar succesvol in gebruik zijn bij Opdrachtnemer (gerekend vanaf de datum van indiening van de inschrijving). De privacy van de gegevens dient, conform de wettelijke eisen, gewaarborgd te zijn. Elk kwartaal wordt met de contactpersonen per locatie het functioneren van Opdrachtnemer, Opdrachtgever en de BHV-organisatie van Zuyd (per locatie) geëvalueerd. Accountmanager van Opdrachtnemer dient te allen tijde hierbij aanwezig te zijn (verwijzing naar managementrapportage per locatie). Opdrachtnemer verzorgt een managementrapportage voorafgaand aan het kwartaalgesprek met de contractmanager en de aangewezen contactpersonen van Opdrachtgever per locatie met de volgende onderdelen: Ø Toelichting invulling opleidings- en trainingsprogramma s; Ø Percentage bezetting per cursusonderdeel plus overzicht (deels) afwezige cursisten per locatie; Ø Totaaloverzicht huidige cursisten per locatie gespecificeerd op naam, rol BHV (BHV, EHBO, ploegleider, hoofd BHV) en behaalde cursussen (incl. data); Ø Klachtenregistratie en afhandeling; Ø Kwaliteitsrapportage (samenvatting evaluatie van de lessen en kwaliteit van de BHV-organisatie en BHV-voorzieningen per locatie) plus verbetersuggesties; B14 Ø Ontwikkelingen op gebied van opleidingen, BHV-branche, wet- en regelgeving; De managementrapportage dient uiterlijk 5 werkdagen voorafgaand aan het kwartaaloverleg digitaal gestd te worden naar de contractmanager. Opdrachtnemer stt maandelijks achteraf per locatie en per kostensoort (met onderscheidt tussen opleidingen en materialen) een verzamelfact. B15 Naast het structureel kwartaaloverleg dient er kosteloos incidenteel overleg (gemiddeld 2 keer per jaar) met contactpersoon van een Zuyd-locatie of met de contractmanager mogelijk te zijn. B16 Opdrachtnemer dient na afloop, doch uiterlijk binnen 1 week na overleg, een verslag plus actiepuntenlijst te verstrekken van het voorafgaande overleg (met de contactpersoon van de betreffende locatie of de contractmanager). B17 Opdrachtnemer dient jaarlijks een algeheel evaluatieverslag per locatie aan te bieden aan de contractmanager waarin opgenomen de opleidingen/trainingen en gehouden oefeningen bij Zuyd. Dit verslag dient minimaal te bevatten: Ø het aantal cursisten per opleiding/training; Ø uitgevoerde oefeningen; Ø het percentage No-Show; Ø resultaten van de evaluatie; Ø conclusies en aanbevelingen (advies ook op het niveau van de gehele BHV-organisatie); Ø eventuele overige relevante informatie. C. Opleidingen en instructeurs, oefeningen en advies C1 De lesdagen zijn maandag tot en met vrijdag van Voor studenten Hotelschool geldt dat deze ook op zaterdag opgeleid moeten kunnen worden van C2 Opdrachtnemer biedt zowel besloten alsook open opleidingen aan, te weten: Ø Besloten: een opleiding wordt speciaal georganiseerd voor medewerkers en studenten van Opdrachtgever.

3 C3 C4 C5 Ø Open: een opleiding die door Opdrachtnemer volgens een planning regulier wordt aangeboden en waar tegelijk wordt lesgegeven aan deelnemers van diverse (andere) bedrijven en instellingen. Wanneer er geen gebruik wordt gemaakt van een locatie van Opdrachtgever, dient Opdrachtnemer zorg te dragen voor verstrekking van voldoende thee/koffie gedurende de gehele opleiding (ongeacht de d) en lunch (alleen in geval van hele cursusdagen). De kosten hiervoor dienen te zijn opgenomen in de inschrijfprijs. De maximale reisafstand voor een opleiding of herhalingsles (gemeten vanaf elke locatie van Opdrachtgever naar een vaste locatie van Opdrachtnemer), mag maximaal 45 kilometer bedragen (gemeten met ANWB routeplanner Auto, snelste route). Met vaste locatie wordt bedoeld een locatie die niet mobiel is zoals een lestrailer, maar bedoeld wordt vaste huisvesting. Een lestrailer mag de vaste locatie van Opdrachtnemer dus niet vervangen. De opleidingen worden volgens onderstaande tabel uitgevoerd. Van het opgegeven aantal cursisten kan alleen naar boven worden afgeweken na goedkeuring van Opdrachtgever. Facturering vindt enkel plaats op basis van het werkelijk aantal deelnemers rekening houdend met het minimaal aantal deelnemers. Indien het aantal aangemelde cursisten lager ligt dan het minimaal aantal cursisten per opleiding, dan dient Opdrachtnemer -voorafgaand aan de cursusdag- in overleg met Opdrachtgever te treden. Indien er afmeldingen zijn die binnen 48 voor aanvang van de betreffende cursus worden doorgegeven (waardoor de cursusgrootte daalt beneden het minimaal aantal cursisten), dan mag Opdrachtnemer het minimaal aantal cursisten (conform tabel) in rekening brengen. * Op verzoek kan een lotusslachtoffer en/of acteur worden ingezet, op nacalculatie (per ) ** Cursus BBMI: dient op relevante locatie Opdrachtgever plaats te vinden.

4 C6 Inschrijver biedt de volgende opleidingen en herhalingen aan, zowel in het Nederlands alsook in het Engels: C7 * In de herhalingscursus dient extra aandacht te zijn voor de meest voorkomende ziektebeelden bij Zuyd. Inschrijver biedt de onderstaande Nederlandstalige opleidingen en herhalingen conform specifieke eisen van Opdrachtgever én o.b.v. de actuele RI&E: Onderdeel Basiscursus per cursist Herhalingscursus per cursist Doel EHBO Oranje Kruis Basiscursus, 2 dagen van 8 Ploegleider Basiscursus, 2 dagen van 8 Herhaling, 2x per jaar 4 Herhaling, 1x per jaar 8 Conform Oranje Kruis Ploegleider is in staat om een team te leiden bij incidenten en calamiteiten. Communicatie alarmmelding receptionisten Praktijk oefeningen (max. 4 cursisten) -- 1x per jaar x per jaar 1,5 Effectief communiceren als spil van de BHV organisatie, door het op niveau houden van vaardigheden omtrent gebruik van diverse communicatiemiddelen gebaseerd op huidige competentie en vaardigheidsniveau per receptionist. Het op niveau houden van de BHV vaardigheden, door training op locatie met afgestemde scenario s * *Oefeningen waarbij in een tijdsbestek van 10 minuten een BHV er opgeroepen moet worden om de oefening uit te voeren, af te sluiten en kort te evalueren (géén brandblusoefeningen).

5 C8 C9 C10 C11 C12 C13 C14 C15 C16 C17 Opdrachtnemer dient, in afstemming met de contactpersonen op de locaties, tijdens de herhalingscursussen specifieke en/of veelkomende situaties op locatie of aandachtspunten uit de verdiepende RIE ten aanzien van BHV, te oefenen in de les. Opdrachtnemer beschikt over een web-based e-learning tool als alternatief voor klassikale theorielessen. Alle opleidingen en herhalingslessen dienen minimaal conform normen NIBHV /Oranje Kruis te worden ingericht. Indien u meer biedt dan de minimale normen, dient u dit uit te werken bij gunninggcriterium K1. Het (herhalings) lesprogramma wordt altijd in overleg met Opdrachtgever afgestemd op haar specifieke behoeften (i.r.t. specifieke ruimten zoals laboratoria, werkplaatsen, kunstateliers en Hotel Management School). Opdrachtnemer stelt na afstemming, zowel inhoudelijk als qua planning, met de betreffende contactpersoon per locatie het definitieve lesprogramma vast. Opdrachtgever kan incidenteel opleidingsverzoeken doen (EHBO en BHV) waarbij op zeer korte termijn een beperkt aantal personen opgeleid dient te worden. Opdrachtnemer dient dit binnen 3 werkweken uit te voeren (lees: opleiding verzorgen). Indien Opdrachtgever hieraan niet kan voldoen behoudt Opdrachtgever zich het recht voor het indicentele opleidingsverzoek bij een derde partij neer te leggen. Opdrachtnemer biedt ook trainingen op het gebied van toegepast/pragmatisch crisisbeheer. Dit houdt in dat Opdrachtnemer de taken intraint van de verschillende op te tuigen/in te zetten functies en teams tijdens een grote calamiteit (crisis) i.r.t. veiligheid/ BHV op operationeel/ tactisch niveau. De jaarlijkse ontruimingsoefeningen dienen afgestemd te worden met de contactpersoon per locatie. Opdrachtnemer dient ontruimingsoefeningen te kunnen verzorgen en begeleiden. Tevens dient deze zorg te dragen voor evaluatie van de ontruimingsoefeningen en verslaglegging hieromtrent. Dit verslag dient ook te worden voorzien van een advies met verbeterpunten en hoe deze te implementeren. Het verslag van iedere ontruimingsoefening dient binnen 2 weken na datum van uitvoering van de oefening digitaal (in Word-format) gestd te worden naar de contactpersoon van de betreffende locatie waar de oefening heeft plaatsgevonden. Een vast team van instructeurs dient ingezet te worden (zie ook gunningcriterium K2). Eventuele wijzigingen geinitieerd vanuit Opdrachtnemer) in het team van instructeurs dienen altijd vooraf kenbaar te worden gemaakt én schriftelijk goedgekeurd door de contractmanager van Opdrachtgever. Bij eventuele wijzigingen (geinitieerd door Opdrachtgever) in het team van instructeurs (bv. wanneer de kwaliteit niet naar wens is), dan dient Opdrachtnemer een vervangende (minimaal gelijkwaardige) instructeur voor te stellen aan de contractmanager van Opdrachtgever. U garandeert voldoende aanwezige kennis en certificeringen t.b.v. alle te verzorgen opleidingen. De instructeurs van Opdrachtnemer dienen aantoonbaar bevoegd te zijn voor het verzorgen van de opleidingen. De in te zetten instructeurs dienen over didactische vaardigheden te beschikken die passen bij de verschillende doelgroepen (i.c. studenten en medewerkers) van Opdrachtgever ten behoeve van het behalen van de gestelde opleidingeresultaten. C18 In verband met de aanwezigheid van specifieke ruimten zoals laboratoria, werkplaatsen, kunstateliers en Hotel Management School moeten de instructeurs brand en oefenleiders ontruiming/brand kunnen terugvallen op een medewerker (binnen de organisatie van Opdrachtnemer) die het diploma Middelbare Veiligheidskunde bezit. D. Milieu D1 Binnen de bedrijfsvoering en de lessen op de locaties van Opdrachtnemer voldoet deze aan alle relevante milieu- en veiligheidseisen.