functiebeschrijving en selectiereglement /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Het Facilitair Bedrijf zoekt een gedreven Consulent Risicobeheer en Procesbeheer contractueel Niveau: A Graad: Adjunct van de Directeur Rang: A1 Met standplaats: Brussel Vacaturenummer: 26382 /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1 DE VACATURE IN HET KORT Ben je klaar om een ruime verantwoordelijkheid op te nemen op het vlak van risicobeheer en procesbeheer? Zin om een coördinerende en ondersteunende rol op te nemen in het vakgebied voor heel het agentschap Het Facilitair Bedrijf en kritisch mee te denken over diverse (verbeter)projecten voor onze facilitaire dienstverlening? Dan is deze vacature zeker iets voor jou! Je komt terecht bij Het Facilitair Bedrijf, dat instaat voor de uitvoering van het beleid van de Vlaamse overheid op vlak van facilitair management en verantwoordelijk is voor het vastgoedbeheer, werkplekinrichting, gebouwgebonden facilitaire diensten, schoonmaak, catering, digitale drukkerij, goederen- en contractbeheer en logistiek transport. Daarnaast ondersteunt Het Facilitair Bedrijf alle entiteiten van de Vlaamse overheid maximaal door het aanbieden van ICT-, e-government- en informatiediensten, -producten en -advies, om op die manier bij te dragen tot de optimale werking van de Vlaamse overheid als geheel en de lokale besturen en provincies.
2 TAKENPAKKET 2.1 DOEL VAN DE FUNCTIE Als consulent risicobeheer en procesbeheer kom je terecht op een cruciale functie bij één van de grootste facilitaire organisaties binnen Vlaanderen. Als rechterhand van het teamhoofd neem je uiteenlopende projecten op voor de verschillende afdelingen met betrekking tot interne controle en organisatiebeheersing waarbij een grote flexibiliteit gevraagd wordt en je bent nauw betrokken bij de bedrijfsprocessen agentschapsbreed. Hierbij doet men beroep op je discretie en professionaliteit. Je verzekert samen met collega s in andere afdelingen de bedrijfscontinuïteit door op een gerichte manier om te gaan met crisissituaties. Je bent aanspreekpunt voor crisissituaties waarbij Het Facilitair Bedrijf getroffen is in haar dienstverlening, waarbij je advies verstrekt en je profileert als kenniscentrum. Je stressbestendigheid en zin voor verantwoordelijkheid laten je bovendien toe om actiegericht op te treden en beslissingen te nemen. Je staat interne klanten proactief en reactief bij via de ontwikkeling en uitbouw van specifieke dienstverlening die verband houdt met één of meer functionele domeinen (kwaliteit, risicobeheer, bedrijfscontinuïteit, procesbeheer, beveiligingsbeleid en interne onderzoeken ) teneinde ertoe bij te dragen dat de organisatie en haar medewerkers zo optimaal en efficiënt mogelijk kunnen functioneren en de organisatiedoelstellingen bereikt kunnen worden. Je neemt dus een coördinerende en ondersteunende rol op in dit vakgebied voor heel het agentschap Facilitair Bedrijf. 2.2 RESULTAATSGEBIEDEN Eens je op kruissnelheid bent, zal je takenpakket uit onderstaande resultaatsgebieden bestaan: Behoefteanalyse Instaan voor de analyse van de behoeften van de organisatie en van interne klanten teneinde een correct beeld te krijgen van de opportuniteiten en de noden. Dienstverlening uitbouwen In overleg met de adviseur interne controle en organisatiebeheersing en op basis van het kwaliteitsbeleid en de behoefteanalyse, definiëren, implementeren en bijsturen op vlak van kwaliteit en organisatiebeheersing teneinde - Behoeften en opportuniteiten bespreken met het lijnmanagement - Anticiperen op problemen en knelpunten binnen het agentschap - Opvolgen van ontwikkelingen en tendensen - Uitvoeren van (probleem)analysen, zowel proactief als ad hoc en zowel op eigen initiatief als in opdracht - Meewerken aan de uitvoering van zelfevaluaties - Voorstellen doen en bespreken van de dienstverlening op het gebied van organisatiebeheersing en kwaliteit - De continue werking van de organisatie meehelpen verzekeren - Actieplannen opstellen, werkmethode definiëren, processen uittekenen pagina 2 van 12
de interne klant en de organisatie te ondersteunen en te evolueren naar een meer mature organisatie. Werkinstrumenten ontwikkelen In nauw overleg met het teamhoofd en de collega's en het lijnmanagement zal je concepten, systemen, methoden en technieken ontwikkelen of aanpassen teneinde bij te dragen tot een meer kwalitatieve en efficiënte facilitaire dienstverlening. Adviesverlening Zowel op vraag als proactief interne klanten adviseren vanuit het functionele domein - Definiëren van langere termijnplanning - Uitvoeren van de administratie die bij de dienstverlening hoort - Uitvoeren van acties die bij de dienstverlening horen, zoals in BCM situaties logboek invullen, rondgang langs gebouwen, alsook desgevraagd de rol van BCM (bedrijfscontinuïteitsbeheer) coördinator op te nemen - Zelf ook gebruik maken van de uitgewerkte werkinstrumenten - Interne klanten ondersteunen bij de implementatie en het gebruik van instrumenten, systemen, toepassingen,... - Uitvoeren van risicoanalyses en aanpakken van deze risico s door uitwerken en uitvoeren van beheersmaatregelen om de impact en/of de kans van deze risico s te verlagen - Opvolgen van verbeterinitiatieven m.b.t. de interne werking - Werkinstrumenten en hulpmiddelen ontwerpen, verbeteren en/of toegankelijk maken - Innovatieve ideeën ontwikkelen - Meewerken aan projecten inzake productontwikkeling en een transparante rapportering - Uitwerken van duidelijke procedures en richtlijnen en praktische documenten voor functioneel domein - Opzetten, mee implementeren en realiseren van een systeem van BCM binnen Het Facilitair Bedrijf - Begeleiden van projectmanagement binnen Het Facilitair Bedrijf bij concrete vragen - Procesbeheer implementeren en beheren door keuze en implementatie van tool, werkwijze, registratie, beheer en ontsluiting van de processen binnen Het Facilitair Bedrijf - Aanpak risicobeheer binnen Het Facilitair Bedrijf op strategisch, operationeel en ondersteunend niveau - Antwoorden op vragen van klanten - Fungeren als aanspreekpunt voor het eigen vakgebied pagina 3 van 12
teneinde deskundige oplossingen aan te bieden voor vraagstukken of problemen. Kwaliteitsborging Opvolgen, evalueren en eventueel bijsturen de voortgang van processen en dienstverlening teneinde een optimale kwaliteit en efficiëntie te garanderen, conform de afspraken en richtlijnen. - Adviseren aan de interne klant over toepassing en gebruik van diensten, producten, systemen m.b.t. kwaliteit, interne controle en organisatiebeheersing - Gebruikers adviseren over toepassing van regelgeving (in de brede zin van het woord) - Adviseren over thema's die te maken hebben met kwaliteit, interne controle en organisatiebeheersing, - Inspelen op specifieke vragen - Actief deelnemen aan werkgroepen en vergaderingen m.b.t. kwaliteit, interne controle en organisatiebeheersing, - Mee met teamhoofd of zelfstandig interne onderzoeken naar efficiëntie en / of effectiviteit plannen, uitvoeren, rapporteren en opvolgen, na validatie van de opdracht tot het betreffende interne onderzoek - Proactief knelpunten signaleren aan het teamhoofd interne controle en organisatiebeheersing - In samenspraak met de betrokken teams binnen Het Facilitair Bedrijf adviseren over het formuleren van werkbare doelstellingen zodat deze in lijn zijn met de visie en missie van Het Facilitair Bedrijf - Bewaken van kwaliteitsnormen en standaarden op het vlak van organisatiebeheersing (ISO, HACCP, ) - Kwaliteitsbewaking van de opgezette systemen en op de correcte toepassing van procedures, systemen - Plannen, uitvoeren en implementeren van interne audits en hiervan heldere verslagen maken met aanbevelingen aan leidinggevenden - Uitwerken, coördineren en evalueren van concrete verbeteracties, in samenspraak met het lijnmanagement en alle betrokkenen - Opstellen en beheren van kwaliteitsdossiers - Actief deelnemen aan zelfevaluaties van de organisatie - Systematisch registreren en opvolgen van de eigen ondernomen acties pagina 4 van 12
Communicatie en contacten Communiceren over de dienstverlening teneinde de (interne) klanten te informeren en hen te stimuleren om van de dienstverlening gebruik te maken. Projectdeelname Leiden of deelnemen aan (deel)projecten teneinde bij te dragen aan de realisatie van de afgesproken projectdoelstellingen. Kennis mbt het vakgebied Actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. organisatiebeheersing teneinde de kwaliteit van de dienstverlening op individueel en organisatieniveau te optimaliseren - Verzamelen en verwerken van gegevens, opmaken van overzichten en verslagen, rapporteren van indicatoren - Input leveren voor management rapportering - Uitvoeren van risicoanalyses, op diverse niveaus van risicobeheer - Toezien op de systematische registratie van ondernomen acties door de betrokken teams - Deelnemen aan en organiseren van werkgroepen, vergaderingen, infosessies en hierover in het team terugkoppelen - Deelnemen aan (kwaliteits)netwerken en uitdragen van het imago van Het Facilitair Bedrijf en hierover in het team terugkoppelen - De dienstverlening proactief kenbaar maken binnen Het Facilitair Bedrijf - Feedback vragen aan (interne) klanten - Aanmoedigen en organiseren van een sterke samenwerking met andere teams binnen Het Facilitair Bedrijf - Adviseren, controleren en bijsturen van projecten - Leveren van specifieke vakinhoudelijke input voor projecten - Projecten plannen, coördineren en leiden - Deelnemen aan cross functionele projectgroepen - Opstellen en bewaken van technische normen en standaarden - Het opvolgen en (zelf / mee) realiseren van de werkzaamheden - Opbouwen en onderhouden van netwerken - Bijhouden van vakliteratuur en ontsluiten binnen het team - Op de hoogte blijven van nieuwe methoden, theorieën en technieken - Deelnemen aan seminaries, interne vergaderingen, overlegmomenten m.b.t. het vakgebied interne controle en organisatiebeheersing - Deelnemen aan interne en externe vormingsactiviteiten op het vakgebied - Via lectuur, studiedagen op de hoogte blijven van diverse nieuwe ontwikkelingen pagina 5 van 12
- Regelmatig uitwisselen van interessante informatie met collega's (zowel binnen als buiten Het Facilitair Bedrijf) - Feedback verzorgen van opleidingen, seminaries,... Optimalisatie van de dienstverlening Organiseert overleg over de dienstverlening / werkprocessen teneinde ervoor te zorgen dat de dienstverlening zo optimaal mogelijk is. - Procesbeheer - Risicobeheer en aanpak risico s - Bedrijfscontinuïteit: BCP met CCP, aanpak specifieke BCM situaties, - Interne onderzoeken 3 PROFIEL 3.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Op de uiterste inschrijvingsdatum van 26 februari 2017 voldoe je aan onderstaande voorwaarden: Je hebt minimaal een masterdiploma of een ander diploma of getuigschrift dat toegang geeft tot niveau A binnen de Vlaamse overheid Als je je diploma buiten de Benelux behaalde, moet je bij aanwerving een attest van de Vlaamse overheid kunnen voorleggen waaruit blijkt dat je diploma gelijkwaardig verklaard is met het vereiste niveau. Je kunt dit aanvragen bij NARIC-Vlaanderen: http://www.ond.vlaanderen.be/naric Als je je diploma hebt behaald in een andere taal dan het Nederlands, moet je bij aanwerving aantonen geslaagd te zijn in een taalexamen artikel 7 bij Selor (www.selor.be). Voor personeelsleden die reeds voor de Vlaamse overheid werken: Je kunt deelnemen via horizontale mobiliteit indien je op de uiterste inschrijvingsdatum voldoet aan volgende voorwaarde: Je bent (contractueel) tewerkgesteld binnen de diensten van de Vlaamse overheid in een betrekking met een salarisschaal of geldelijke loopbaan die overeenstemt met dezelfde of een hogere rang als deze van de vacante functie. Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke (tamara.mertens@kb.vlaanderen.be, 0492 15 18 05). pagina 6 van 12
3.2 COMPETENTIES Technische competenties - Kennis van kwaliteitssystemen (ISO 9001, ISO 50001, ) - Kennis van en ervaring met BCM aanpak - Kennis van risicobeheer (ISO 30000) - Kennis van intern onderzoek Persoonsgebonden competenties Verantwoordelijkheid nemen: Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 2) Communiceren: Je brengt informatie en ideeën schriftelijk en/of mondeling begrijpelijk over (niveau 2) Analyseren: Je duidt problemen in zijn verbanden en gaat op een efficiënte wijze op zoek naar aanvullende relevante informatie (niveau 2) Oordeelsvorming: Je uit meningen en je hebt zicht op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria (niveau 1) Initiatief: Je onderkent kansen en onderneemt of stelt uit eigen beweging acties voor (niveau 1) Klantgerichtheid: Je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren (niveau 1) Samenwerken: Een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is (niveau 2) Bijkomende informatie over de gedragscompetenties bij de Vlaamse overheid kan je op volgende website vinden: https://overheid.vlaanderen.be/competentieboek-vlaamse-overheid. Bijkomende voorwaarden en verwachtingen - Discretie - Omgaan met wisselende werkdruk waaronder dringende aspecten bij een crisissituatie - Je kan projectmatig werken pagina 7 van 12
3.3 TOELATINGSVOORWAARDEN Op datum van aanwerving dien je te voldoen aan de volgende voorwaarden: 1. Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking; 2. Je geniet van de burgerlijke en politieke rechten; 3. Je voldoet aan de dienstplichtwetten; 4. Je voldoet aan de voorwaarden vermeld onder paragraaf formele deelnemingsvoorwaarden; 5. Je slaagt in de selectieprocedure. Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. 4 AANBOD - Je krijgt een contract van onbepaalde duur. - Je komt terecht in een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving, samen met alle belanghebbenden werk je mee aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang. - Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICTmiddelen betreft. - Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar, bovendien heb je ook vakantie tussen Kerst en Nieuwjaar. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren (Brussel, Antwerpen, Mechelen, Hasselt, Leuven, Gent, Aalst en Brugge) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar. - Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en/of fiets en je hospitalisatieverzekering worden vergoed door je werkgever. Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques van 7 euro per gewerkte dag 5,91 euro wordt door de werkgever betaald, 1,09 euro door de werknemer, via een maandelijkse inhouding op het nettoloon. - Je wordt verloond in de salarisschaal A1. Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend door de lijnmanager op basis van de functievereisten en kan tot maximaal 20 jaar verloond worden. Op /salarissimulator kan je je nettosalaris berekenen, aangepast aan je individuele situatie. - Je eerste 12 maanden vormen een inwerkperiode. - Indien je solliciteert via horizontale mobiliteit, dien je de functie ten laatste drie maanden na datum van de selectiebeslissing op te nemen - Deze procedure voldoet aan de voorwaarden van een objectief wervingssysteem en geeft toegang tot toekomstige statutaire bevorderingsprocedures. pagina 8 van 12
Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? 5 SELECTIEPROCEDURE 5.1 CV-SCREENING EN VOORSELECTIE: Aan de hand van het door jou ingevuld sollicitatieformulier gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden voldoet op de uiterste inschrijvingsdatum van 26 februari 2017. Dit zijn de volgende criteria: Je hebt minimaal een masterdiploma of een ander diploma of getuigschrift dat toegang geeft tot niveau A binnen de Vlaamse overheid Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. Indien er meer dan 10 kandidaten zijn die aan de deelnemingsvoorwaarden voldoen, zal er op basis van het ingevulde sollicitatieformulier een voorselectie gebeuren. Hierbij zal gekeken worden naar de omschreven motivatie, vaktechnische competenties en inzetbaarheid van de kandidaat. De 10 meest geschikte kandidaten zullen uitgenodigd worden voor het volgende selectieonderdeel. Deze selectiefase vindt plaats in de laatste week van februari 2017. 5.2 JURYGESPREK MET CASE EN PERSOONLIJKHEIDSBEVRAGING Indien u weerhouden bent voor de eindselectie, ontvangt u een mail met een link voor het invullen van een persoonlijkheidsvragenlijst. Het eindgesprek wordt gevoerd met afgevaardigden van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. In deze selectiefase, die een gesprek en een case omvat, worden volgende punten beoordeeld: Jouw visie op en inzicht in de functie Je motivatie voor deze functie Je verwachtingen Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie Je persoonsgebonden en vaktechnische competenties Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats in Brussel begin maart 2017 (data onder voorbehoud). pagina 9 van 12
Op basis van het verkregen totaalbeeld word je geschikt of niet geschikt bevonden ten aanzien van de functie. Het is de lijnmanager die beslist wie in aanmerking komt voor een concrete vacature. Wie geschikt wordt bevonden, wordt opgenomen in een wervingsreserve zonder rangschikking. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature. 5.3 NIET NODELOOS HERTESTEN Niet nodeloos hertesten Nam je na 1 december 2014 al eens deel aan een selectieprocedure bij een dienst van de Vlaamse overheid en werd je toen beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe niet nodeloos hertesten in een andere procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen. 6. HOE KAN JE SOLLICITEREN? Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op 26 februari 2017. Je stuurt het ingevuld sollicitatieformulier, samen met een kopie van je diploma, bij voorkeur - via mail naar werkenvoor@vlaanderen.be. Vermeld in het onderwerp van je mail of brief de vacaturetitel en het vacaturenummer. - of per post naar: Dienst Rekrutering en Selectie, Boudewijnlaan 30, bus 42, 1000 Brussel Je kandidatuur wordt enkel in aanmerking genomen als: - je het sollicitatieformulier gebruikt - je een kopie van het vereiste diploma toevoegt - je je kandidatuur uiterlijk op 26 februari 2017 naar ons stuurt (de datum van poststempel of datum verzending mail geldt hiervoor als bewijs). Het sollicitatieformulier kan je terugvinden bij deze vacature op Indien je geen pc hebt, kan je het sollicitatieformulier ook opvragen bij Kathy Tas, 02 553 01 08. pagina 10 van 12
6 VRAGEN Indien je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wenst, kun je contact opnemen met: Annick Seghers Teamhoofd interne controle en organisatiebeheersing Annick.seghers@kb.vlaanderen.be tel 0478 56 03 17 Indien je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wenst, kun je contact opnemen met: Tamara Mertens Selectieverantwoordelijke tamara.mertens@kb.vlaanderen.be tel 0492 15 18 05 Indien je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wenst, kan je terecht op 9 FEEDBACK Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen eind maart 2017. Na kennisgeving van je resultaat kan je feedback vragen. Je kan hiervoor een mail sturen naar tamara.mertens@kb.vlaanderen.be met vermelding van het vacaturenummer. 10 RESERVE EN GELDIGHEID Er wordt naar aanleiding van deze selectie een wervingsreserve (zonder rangschikking) aangelegd voor de functie van projectmanager facility bij entiteit Het Facilitair Bedrijf, die bestaat uit de lijst van geschikten. Deze reserve heeft een geldigheidsduur van 2 jaar en gaat in vanaf de datum van het proces-verbaal van de selectieprocedure. De wervende entiteit kan je gedurende deze periode voorstellen om in dienst te komen als consulent risicobeheer en procesbeheer. Desgevallend kan de lijnmanager beslissen om de geldigheidsduur van deze reserve te verlengen. pagina 11 van 12
De wervende entiteit kan optioneel beslissen om kandidaten uit de wervingsreserve uit te nodigen voor een bijkomend gesprek waarin motivatie, wederzijdse verwachtingen en de inzetbaarheid in de functie aan bod kunnen komen. Deze werfreserve kan tevens worden geraadpleegd door andere diensten van de Vlaamse overheid voor het invullen van de functie van de functie van consulent risicobeheer en procesbeheer. Indien je in eerste instantie een aanbod accepteert, maar nadien je mening herziet en niet in dienst komt, verlies je je plaats in de reserve. Het is evident dat je eenmaal in dienst niet langer tot de reserve behoort. pagina 12 van 12