1
Draaiboek voorafgaand evenement BREAKOUT THE WORLD Concept Inventarisatie maken voor benodigde materialen Materialenlijst uitwerpen met punten van verkoop verhuur Concept verder uitwerken en visualiseren (op papier) Concept verder uitwerken en visualiseren (digitaal Startnummers ontwerpen Namen in startnummers verwerker Startnummers controleren Startnummers naar drukker versturen Aankleding attributen lijst maken Aankleding bestellen Aankleding ophalen Drukwerk voor evenement maken Drukwerp voor evenement naar drukker sturen Drukwerp ophalen bij drukker 2
Locatie Locatie nogmaals bezoeken en meer foto s maken Terrein op locatie uitmeten Vergunning locatie aanvragen Vergunningen aanvraag controleren Vergunning ontvangen en digitaliseren Watervoorziening in kaart brengen Stroomvoorziening in kaart brengen Risico s van locatie etra in kaart brengen Om tafel met gemeente en andere belanghebbende om onenigheden te voorkomen 3
Artiest Opmerking Artiest benaderen Concept voorleggen aan artiest Voorwaarden artiest goed doorlezen Artiest boeken Kosten voor artiest betalen Burundische van artiest bestellen Strand voor verkoop intekenen en visualiseren Draaiboek voor artiest maken Laatste controle/ om tafel met artiest om laatste dingen door te nemen Veiligheid, beveiliging en EHBO Opmerking Risico-inventarisatie controleren en bijwerken Vrijwilligers en overige personen in deze sector benaderen e-mail sturen naar personen van deze sector met vraag van officieel papieren en kopie van legitimatiebewijs Vrijwilligersverzekering aanvragen voor deze personen Draaiboek maken voor personen in deze sector 4
Om tafel met verantwoordelijke om alles door te nemen en spreken Catering Opmerking Inkooplijst samen stellen Gasflessen bestellen Gasflessen ophalen Gaspit bestellen Gaspit ophalen Werktafels bestellen Werktafels ophalen Brandblusser bestellen Brandblusser ophalen Brandvertragend deken bestellen Brandvertragend deken ophalen Apart draaiboek schrijven voor catering Om tafel met verantwoordelijke van catering om laatste dingen door te spreken en onduidelijkheden te voorkomen 5
Vrijwilligers Opmerking vrijwilligers maken vrijwilligers controleren e- mail verzenden inloopavond sociale-media plan maken sociaal-media uitwerken Vrijwilligerscontract opstellen Vrijwilligerscontract controleren Vragen voor tekenen van contract voor verzekering en officiële papieren Vragen naar kopie legitimatiebewijzen van vrijwilligers Kopieën en contracten bundelen in map of klapper Vrijwilligers verzekering aanvragen Verzekering controleren en laten ondertekenen Briefing verzenden naar vrijwilligers Vervoer Bereikbaarheid controleren Parkeergelegenheid controleren Plattegrond maken 6
Routeplanner maken van af school (auto) Routeplanner maken van af school (bus) Routeplanner maken van af station (auto) Routeplanner maken van af station (bus) Verspreiden van plattegrond en routeplanner Promotie Affiche controleren Uitnodiging controleren E-mail controleren Affiche naar de drukker Uitnodiging naar de drukker E-mail controleren Promotieplan controleren en eventueel aanpassen Ludieke promotie actie verzinnen Presentatie maken Presentatie voorbereiden Presentatie geven Affiche verspreiden Uitnodiging verspreiden e-mail verspreiden 7
Sponsorplan Nog meer verdiepen in sponsoren Sponsorplan controleren Sponsorbrieven controleren Sponsor brieven uitprinten Sponsorbrieven opsturen Reageren op reactie van sponsor 8