09.00 uur uur ( uitloop voor de laatkomers en shirts ruilen)

Transcriptie

1 Draaiboek secretariaat vrijwilligers: Locatie : Bellamypark te Vlissingen Donderdag 16 juni: Opbouwdag melden secretariaat Bellamypark Vrijdag 17 juni : 8.00 uur vrijwilligers melden bij Mariette van Vliet - Bellamypark 9.00 uur opening secretariaat voor deelnemers uur vrijwilligers avondploeg aanwezig uur secretariaat dicht. Zaterdag 18 juni : uur vrijwilligers melden bij Miranda Witte - Bellamypark uur uitleg vrijwilligers secretariaat uur secretariaat open deelnemers vrijwilligers middagploeg aanwezig (melden Miranda Witte - Bellamypark) uur secretariaat gesloten ( uitloop voor de laatkomers ) 17:00 uur - ruilen shirts van maat (indien er nog voorraad is) Openingstijden : Vrijdag 17 juni Zaterdag 18 juni uur uur uur uur ( uitloop voor de laatkomers en shirts ruilen) Verantwoordelijken secretariaat : Mariette van Vliet, Kelly Verbeem en Miranda Witte

2 INSTRUCTIES SECRETARIAAT (EN BAGAGEDEPOT) Secretariaat Er komen ruim 7000 deelnemers hun startnummer, shirt en zonnebril ophalen! Werk netjes, nauwkeurig en snel zodat de wachttijden voor de deelnemers op drukke tijden minimaal is. Er worden rijen gemaakt voor de startnummers: rest De startnummers voor de kinderen zitten bij de ouders(volwassen) in een envelop. Er zijn 3 verschillende startnummers Roze, Blauw en Groen. Roze = hardlopers Blauw =wandelaars Groen= kinderen (die samen met een volwassen deelnemer gratis zijn ingeschreven) De deelnemers hebben een BEWIJS VAN DEELNAME ontvangen waarin staat dat ze de mail moeten uitprinten en meenemen. Op inleveren van de mail en vertoon KOPIE LEGITIMATIEBEWIJS krijgen de deelnemers hun startnummer. In sommige gevallen laten deelnemers hun zorgpasje zien! ID KOPIE NIET INNEMEN!!! HEEL BELANGRIJK : CONTROLEER OF DE KINDEREN DE JUISTE GEBOORTEDATUM OP HUN ID HEBBEN STAAN, ZO NIET GELIJK DOORVERWIJZEN NAAR KELLY VERBEEM OF MIRANDA WITTE! Deelnemers weten zelf hun startnummer al, deze staat in de mail vermeld. De deelnemers gaan zelf in de juiste rij staan voor het ophalen van hun startnummer. - Je pakt de uitgeprinte mail (zie voorbeeld mail onder draaiboek) - Controleert mail + id (naam en geboortedatum moeten overeenkomen) - Staat er een kind geregistreerd dat zit de losse envelop voor het kind, achter die van de ouder. - Controleer de mail + id van het kind indien van toepassing

3 - Pak de juiste envelop met het startnummer -!!!! Controleer dit samen met de deelnemer nogmaals. voorbeeld adres sticker volwassen (achterkant - startnummer) - Op de envelop staan de maten van de shirts - Pak een zonnebril (let op : kinderen ook ) - Pak voor kinderen een mondkapje - Pak een zakje voor de telefoon - Pak flyer rijbewijs team, Sport point de Bie, vrijwilligers Vlissingen en Arsenaal etc - Geef het setje mee - Wens ze veel plezier! Denk ook vooral aan onze sponsorflyers!!! In de envelop zitten de veiligheidsspeldjes voor het vastmaken van het startnummer. Mocht deze bij iemand missen we hebben deze op voorraad. LET OP : ER KUNNEN GEEN SHIRTS VAN MAAT GERUILD WORDEN. DE MAAT DIE ZE BESTELD HEBBEN GEEF JE MEE! RUILEN KAN PAS OP ZATERDAG OM 17:00 UUR! Probleem gevallen : Voorkomende problemen: - Geen mail mee - Geen ID mee - Naam en ID komen niet overeen - Geboortedatum kinderen komt niet overeen - Spontaan willen deelnemen deelnemen etc Al deze deelnemers doorverwijzen naar Kelly Verbeem of Miranda Witte! Bagagedepot Locatie bagagedepot: BELLAMYPARK Openingstijden bagagedepot: 18 juni: 15:00 0:30 uur

4 Kosten: 2,00 Het bagagedepot is een extra "betaalde" service die we de lopers kunnen bieden. Wij letten op hun spullen terwijl zij genieten van onze fantastische loop. Om overzicht te kunnen houden hebben alle startnummers een label. Dit label heeft dezelfde kleur en nummer als hun startnummer. Het bagagedepot moet apart betaald worden en zit niet bij het startnummer inbegrepen. Kosten zijn 2,00 per label. In de garderobe is een verdeling gemaakt van de startnummers op de rekken, zodat tassen gemakkelijker terug zijn te vinden. Plaats de tas dus altijd op het juiste rek zodat deze ook weer gemakkelijk terug te vinden is wanneer ze de spullen weer komen ophalen. Ophalen KAN ALLEEN OP VERTOON VAN STARTNUMMER. Geen startnummer, geen tas terug! Planning: de vrijwilligers hebben een dubbele functie. Verstrekken startnummers etc en inname tassen. Openingstijden staan hierboven. Instructie vrijwilliger: De lopers gaan in de rij staan bij het bagagerek wat overeen komt met hun startnummer. Ze hebben het label duidelijk zichtbaar en stevig aan hun bagage bevestigd. Je rekent 2 af per label. Je krijgt een heuptasje wat je hiervoor moet gebruiken Geef duidelijk aan dat bagage alleen op vertoon van startnummer opgehaald kan worden! Je neemt de tas aan en wenst de lopers een fijne dag er is plaats voor ongeveer tassen. Vol is vol! Je plaatst de tas in het juiste bagagerek Je plaatst de tas in het juiste rek. Herkenbaar aan: rest Wanneer je veel munten in je tasje hebt zitten leeg dit dan bij de kassa. Bij Kelly Verbeem. Wanneer de tas opgehaald word vraag je naar het startnummer Zoek in het bagagerek wat met dit nummer overeenkomt naar de bagage Retourneer de bagage en wens de loper een goede thuisreis Ophalen kan alleen op vertoon van het startnummer. Er worden geen tassen teruggegeven zonder startnummer! Zeg eventueel dat ze het startnummer goed moeten bewaren! Beheer Kassa: Kelly Verbeem.

5 Wat wanneer men het startnummer niet meer heeft? Miranda Witte of Kelly Verbeem heeft de beschikking over een startnummerlijst. De deelnemer kan een naam noemen en wij het startnummer erbij zoeken. Voor de zekerheid ID vragen, die zit waarschijnlijk in tas. Op die manier kunnen we toch de tas teruggeven, maar daar is dan 1 vrijwilliger verantwoordelijk voor. Aanspreekpunten en telefoonnummer: Mariette van Vliet vrijwilligers contact af en aanmelden Er is naast het secretariaat bij de catering container wat te snoepen en drinken aanwezig!