Samenvatting innovaties in de bedrijfsvoering Looptijd: 28 november 2014 tot en met 9 januari 2014 Aantal respondenten: 26 Deelnemende organisaties: 23 (3 organisaties hebben de vragenlijst 2 keer ingevuld) Respons: er zijn 64 personen rechtstreeks benaderd voor deelname, daarnaast zijn 116 personen indirect benaderd met het verzoek de vragenlijst door te sturen. In totaal zijn 89 organisaties benaderd voor deelname. 25% daarvan vulde de vragenlijst in. In de samenvatting wordt per speerpunt uit de WMO en Wlz weergegeven welke innovaties in de afgelopen 2 jaar zijn opgestart en welke wensen er zijn voor toekomstige innovatie. Bij de recent opgestarte innovaties uit de afgelopen twee jaar gaat het zowel om innovaties die al zijn ingevoerd of in vergevorderd stadium van implementatie zijn als om prille innovaties die nog volop in ontwikkeling zijn. I De gevolgen van de hervorming voor de bedrijfsvoering van organisaties De transformatie van de langdurige ggz grijpt in op diverse aspecten van de bedrijfsvoering. Respondenten geven vrijwel allemaal aan dat gegevensregistratie, inhoudelijke verantwoording, wijze van factureren en (in mindere mate) kwaliteitsindicatoren worden beïnvloed. 1. Is het voor organisaties noodzakelijk om de bedrijfsvoering te innoveren mbt invoering WMO 2015? Volgens 81% van de respondenten is het dan ook noodzakelijk om de bedrijfsvoering te innoveren: Brancheorganisatie voor de geestelijke gezondheids- en verslavingszorg Piet Mondriaanplein 25 3812 GZ Amersfoort Postbus 830 3800 AV Amersfoort T 033 460 89 00 KVK 40483580 info@ggznederland.nl www.ggznederland.nl IBAN: NL56 INGB 0687 2118 08 BIC: INGBNL2A IBAN: NL08 ABNA 0408 3901 07 BIC: ABNANL2A
Volgens sommige respondenten gaat het eerder om aanpassen dan innoveren van de bedrijfsvoering. Organisaties hebben vaak met veel verschillende gemeenten te maken die elk een eigen registratie/vastlegging/facturatie gebruiken. Dat vraagt om veel aanpassingen. Sommige respondenten zien het ook als kans: biedt een kans om de in de loop der jaren steeds gecompliceerdere verantwoording te evalueren en AO/IC procedures opnieuw in te richten. Een andere organisatie streeft naar financiersonafhankelijke processen, heeft het systeem ingericht volgens de kleinst mogelijke deler zodat de processen zo efficiënt mogelijk zijn of gaat werken met een BI-omgeving (business intelligence). 2. Is het voor organisaties noodzakelijk om de bedrijfsvoering te innoveren mbt invoering Wlz? Voor 69% van de deelnemende organisaties aan de innovatie is het noodzakelijk. Respondenten die Nee antwoorden, gaven vooral als toelichting dat de Wlz (naar verwachting) dezelfde aspecten van bedrijfsvoering met zich mee brengen als de AWBZ. Daardoor zijn er dus ook geen innovaties nodig. Andere respondenten voorzien juist veranderingen door de nieuwe wet (oa genoemd: levering zal op termijn modulair moeten plaatsvinden; afname aantal cliënten; moeten monitoren of iemand in aanmerking komt voor de Wlz). Eén respondent vreest toename van schotten in financiering (tussen Lggz en Wlz, en tussen ZvW en Lggz en eisen verzekeraars). 3. Welke innovaties zijn in de afgelopen 2 jaar opgestart van de bedrijfsvoering? 65% van de respondenten geeft aan dat binnen de organisatie in de afgelopen 2 jaar innovaties zijn gestart op het gebied van bedrijfsvoering: De genoemde innovaties kunnen grofweg worden onderverdeeld in 3 categorieën: a. Organisatie: andere inrichting AO, resultaatsturing, centrale zorgorganisatie, vernieuwd planningssysteem voor ambulante teams, instellen aparte organisatie voor verbetering van implementatie gewijzigde wet- en regelgeving en van eisen financiers, dashboards voor teams voor monitor van informatie. 2
b. Vormgeving van zorg: samenstelling arrangementen als combinatie van zorgproducten, zorgpakketten op basis van profielen (met zorgduur richting exit), digitale begeleiding van cliënten van ambulante teams. c. Inhoud van zorg: invoering zelfsturende teams, invoering wijkteams, invoering participatieladder en woonladder. Met deze innovaties zijn de volgende beoogd/bereikt resultaten genoemd: a. Resultaten voor cliënten: meer flexibiliteit in zorgaanbod (oa inzetten groepsactiviteiten als maatwerkvoorziening ondersteuning), tevredener cliënten. b. Resultaten voor medewerkers: overzichtelijke werkpraktijk, betere ondersteuning medewerkers zodat zij tijd maximaal kunnen inzetten t.b.v. cliënt (als gevolg van beter planningssysteem), betere inzichtgevende informatie voor teams zodat zij zelf kunnen sturen op doelen, verantwoordelijkheid lager in de organisatie. c. Resultaten voor de organisatie: meer opdrachten voor productie en financiële overschotten, sneller kunnen inspelen op informatiebehoefte; kostenverlaging, snelle rapportagemogelijkheden; meer zorg leveren die ook betaald wordt. 4. Welke innovaties zijn in de toekomst noodzakelijk voor de bedrijfsvoering? In de toekomst blijft innoveren noodzakelijk, vindt 92% van de respondenten. Ongeveer tweederde van de respondenten kan zich ook een concreet beeld vormen van mogelijke toekomstige innovaties. Wat betreft toekomstige innovaties, naast voortzetting van huidige ontwikkelingen, denken deze respondenten globaal onder andere aan de volgende innovaties: - Wonen: op zoek naar grotere panden waar groepen cliënten of uitstromende cliënten soberder kunnen wonen. Of juist alternatieve woonvormen ontwikkelen die passen in de lijn van het scheiden van wonen en zorg. - Registratiesystemen: meer flexibele systemen; ontwikkeling van CRM-achtige systemen. Inrichten klant- en ketenportaal, registratie aan de bron en digitalisering van zorglogistiek proces van aanmelding tot zorg en dienstverlening. - Zorg: werken aan andere (slimmere) combinaties van zorg. En: afschalen van zorg wordt steeds belangrijker. Zorg die niet tot de corebusiness hoort wordt afgebouwd. - Richting gemeente: Decentralisatie van administratieve processen. Maatwerk per gemeente. En: door zelf met nieuwe initiatieven te komen de gemeente voor zien te blijven. Vinden van alternatieve financieringsbronnen. - EPA: richting populatie-bekostiging om daarmee schotten te slechten. 3
II De gevolgen van de hervorming voor de informatievoorziening Veel respondenten melden dat innoveren, of met andere woorden aanpassen echt noodzakelijk is gezien de enorme diversiteit aan verantwoordingssystemen en eisen waarmee zij te maken hebben. Andere redenen voor innovatie van informatievoorziening die worden genoemd: - In het belang van de cliënt: versterken van de zelfmanagement van de cliënt door oa opzet klantenportaal, transparant en inzichtelijk dossier, beeldbellen, apps en online mogelijkheden. Delen van resultaten met de cliënt. - In het belang van medewerkers: toenemende behoefte aan mobiel digitaal werken door mobiliteit en ambulantisering. Ook bereikbaarheid van medewerkers moet als gevolg van ambulantisering goed geregeld zijn. Niet-locatiegebonden informatieverstrekking is dus nodig. - Verder genoemd: meer behoefte aan verschillende vormen van ehealth (screening, gezondheidsbevordering, vroege interventies, behandeling en terugvalpreventie, verbetering zorgverlening); ontwikkelen productie-apps. 6. Welke innovaties in de informatievoorziening zijn in de afgelopen 2 jaar opgestart? Innovaties die door meerdere respondenten zijn genoemd, zijn: vernieuwing van het ECD, invoering van beeldbellen/zelfmanagementtools, medewerkers voorzien van tablet/smartphone, invoering van ZRM, invoering van klantportaal, invoering van wijkportaal (ism met andere aanbieders en gemeente). Ook werden genoemd: - Business intellegence systeem ingevoerd (RIBW ZWWF) - Leveranciersapplicatie voor het management informatiesysteem via Sharepoint (Promens Care) 7. Welke innovaties zijn in de toekomst noodzakelijk in de informatievoorziening? Een aantal ideeën voor innovaties die bij deze vraag zijn genoemd werden eerder in de vragenlijst ook genoemd (oa beeldbellen, klantenportaal). Verder genoemd: - Bit to bit contact tussen client en begeleider; participatie cliënten bevorderen door oa social media en apps - Health-vault achtig dossier - Beperkte essentiële set kpi s tbv teams - Goed monitoren van succesfactoren van snellere uitstroom cq faalfactoren tragere uitstroom 4
IV Innovatieprogramma Aan respondenten is gevraagd welke eigen ontwikkelde innovaties men zou willen aanbevelen aan anderen. Hier zijn genoemd: dashboard, invoering BSC, invoering margemodel, nieuwe ECD, nieuw planningssysteem, klantenportaal, MO plan in Sharepoint, interne databank, goed werkend datawarehouse. 35% van de respondenten geeft aan dat binnen hun organisatie innovatieprojecten niet zijn afgerond: Dit komt vaak doordat projecten bijvoorbeeld om (continue) doorontwikkeling vragen. Twee concrete projecten die worden genoemd die niet zijn afgerond: innovatieve bedrijfsvoeringsprojecten en het project Eigen regie: dat is een webportal bedoeld om cliënten meer eigen regie te geven over hun leven. ( ) Veel tijd en energie ingestoken, maar nooit echt van de grond gekomen. Oa omdat het programma te lastig in gebruik bleek voor cliënten. 8. Wilt u zelf kennis en ervaring van andere organisaties op het gebied van innovaties delen en/of opdoen? 9. Wilt u ondersteuning hebben vanuit het innovatieprogramma bij de realisaties van innovaties? Onder Overig geven respondenten vooral aan wel ondersteuning te willen hebben, maar nog niet te weten welke precies, of op een later moment. 5
10. Bent u bij deelname aan het innovatieprogramma bereid zelf hier ook een bijdrage aan te leveren? Onder Overig geven respondenten o.a. aan dat bijdrage afhankelijk is van het onderwerp. 6