Zaakbeschrijving 14 Een niet-passende functie? Algemeen Topzorg is een landelijk opererende organisatie die hulpmiddelen verstrekt aan hulpbehoevenden met een medische indicatie. Deze verstrekkingen worden deels door de verzekeraars en deels door de gemeentelijke instanties verstrekt. Binnen een aantal grotere gemeenten had Topzorg een vestiging met een eigen servicepunt. Van hier uit vonden de verstrekkingen plaats en werden aanpassingen en reparaties aan de hulpmiddelen uitgevoerd. Directeur Staf Regio manager Regio manager Regio manager Regiomanager s s s s Doordat Topzorg de afgelopen jaren ten gevolge van toenemende concurrentie marktaandeel is gaan verliezen, ontstond de noodzaak tot een aanzienlijke herstructurering van de activiteiten. De oude organisatie telde vier regiomanagers die elk een aantal vestigingsmanagers aanstuurden. De nieuwe organisatie telt zes vestigingsmanagers met relatief grote vestigingen. De regiomanagers maken niet langer deel uit van de organisatie. Dat betekent dat er een sterke reductie van het aantal vestigingen moest worden doorgevoerd en dat de serviceregio s die door de overgebleven servicepunten moeten worden bediend aanzienlijk zijn vergroot. Directeur Staf Pearson Education, Henk Duijn, Annemarie Duijn 1
De manager van een vestiging met servicepunt heeft een drietal domeinen aan te sturen. Deze domeinen zijn: de afdeling reparatie, aanpassing & onderhoud, de afdeling administratie & logistiek en de afdeling transport. Afdeling Reparatie, Aanpassing en Onderhoud Afdeling Administratie en Logistiek Afdeling Transport Bij de afdeling Reparatie, aanpassing & onderhoud zijn servicemonteurs werkzaam. Zij moeten kennis en ervaring hebben op het vlak van elektrotechniek en van mechanische techniek en worden door Topzorg gekarakteriseerd als allround servicemonteurs. Mede omdat hulpbehoevenden zeer afhankelijk zijn van de verstrekte hulpmiddelen en aanpassing of reparatie dikwijls binnen een korte tijd moet zijn gerealiseerd, is de werkdruk hier door piekbelasting relatief hoog. Deze monteurs moeten goed kunnen bukken, geknield kunnen werken en kunnen tillen. Het voordeel van dit werk voor de allround servicemonteurs is dat men in teamverband werkt op een vaste locatie binnen een vestiging. Bij de afdeling Administratie & logistiek werken twee categorieën personeel, administratief geschoold personeel en logistiek personeel met een technische achtergrond. De administratief geschoolde medewerkers die zorg dragen voor het verzorgen van aanvragen, het behandelen van vragen van cliënten, zorgverzekeraars en gemeenten, de financiële administratie en dergelijke. Het logistiek personeel is belast met de aanvraag van onderdelen voor de reparatie en aanpassing van hulpmiddelen, het dagelijks gereedzetten van af te leveren hulpmiddelen en het helpen bij de belading van de voertuigen van de afdeling transport en het registreren en afhandelen van retourgoederen. De meeste logistieke medewerkers zijn afkomstig uit de technische functies bij de afdeling Reparatie, aanpassing & onderhoud. Een deel van hen is hier terechtgekomen omdat zij de fysieke belasting in de functie van allround servicemonteur niet meer konden opbrengen. Bij de afdeling Transport werken chauffeurs/bezorgers. Zij rijden met lichte vrachtwagens en zorgen voor het ophalen en bezorgen van hulpmiddelen, zoals invalidenwagens, rollators, speciale stoelen en dergelijke. De vrachtwagens zijn uit overwegingen van kostenbesparing niet voorzien van airconditioning en evenmin van navigatieapparatuur. Iedere chauffeur heeft wel de beschikking over een stratenboek en een routekaart. Deze categorie chauffeurs/bezorgers ervaart, mede door de verkeersdrukte en de grote regio s, een aanzienlijke werkdruk. Bij het ophalen en bezorgen van hulpmiddelen worden zij geconfronteerd met hulpbehoevenden en hun families. Het geduldig beantwoorden van vragen, het instellen van de hulpmiddelen en de mate van tevredenheid van de klanten vragen dikwijls veel tact en begrip voor situaties. Hoewel hun routes zorgvuldig worden ingepland, moeten zij dikwijls overuren maken om hun dagelijkse werk af te krijgen. De functie van chauffeur/bezorger wordt gekenmerkt door een relatief hoge mentale en fysieke belasting. Het ziekteverzuim en het personeelsverloop in deze functie is mede hierdoor relatief hoog. Pearson Education, Henk Duijn, Annemarie Duijn 2
Specifiek Ten gevolge van de aanzienlijke reductie van het aantal vestigingen ontstond onrust onder de medewerkers die daar werkzaam zijn. Onduidelijkheden in de communicatie van de kant van het management en de daardoor toenemende onzekerheid over de toekomst hebben er toe bijgedragen dat er relatief veel medewerkers met spanningsklachten rondlopen. Ook het kortdurend ziekteverzuim is de afgelopen anderhalf jaar toegenomen van 8% naar 14%. De directie heeft in samenwerking met de ondernemingsraad een sociaal plan opgesteld, waarin nadrukkelijk is aangegeven dat er géén sprake zal zijn van gedwongen ontslagen, maar dat incidentele ontslagen niet worden uitgesloten. Ook zal het mogelijk zijn dat medewerkers die in Limburg werkzaam zijn, in de toekomst inzetbaar zullen moeten zijn in een andere functie, bijvoorbeeld bij de vestiging Almere of de vestiging Twenthe. De directie heeft toegezegd dat alle individuele gevallen zorgvuldig zullen worden behandeld en dat tegen overplaatsingen een bezwaarschriftprocedure kan worden gevolgd via de plaatsingscommissie. De op de arbeidsmarkt kansrijke medewerkers oriënteren zich op alternatieven bij andere organisaties. Dit zijn in het algemeen goed geschoolde medewerkers tot de leeftijd van ongeveer veertig jaar. De op de arbeidsmarkt minder kansrijke medewerkers richten zich vooral op hun overlevingsmogelijkheden binnen de organisatie. Dit zijn in het algemeen minder goed geschoolde medewerkers (ruim) boven de leeftijd van veertig jaar. Dit kan er toe leiden dat de verantwoorde opbouw van de bemensing van de organisatie in de toekomst zal worden verstoord. Probleemstelling Binnen de afdeling Reparatie, aanpassing & onderhoud is Arie Nooitgedacht als allround servicemonteur werkzaam. Hij heeft ten gevolge van fysieke en mentale klachten behoefte aan een aangepast werkschema. Daartoe heeft hij al zijn verlofdagen gereserveerd om op een groot aantal woensdagen vrij te nemen met als doel de week in tweeën te verdelen en op de woensdag te recupereren. Hij heeft een werk- en denkniveau op het niveau van lager beroepsonderwijs, hij is introvert, heeft een sterke behoefte aan structuur en kan moeilijk met conflicten omgaan. Zijn werktempo is relatief laag, de kwaliteit van zijn werk is echter zonder meer goed. Arie Nooitgedacht is thans 59 jaar en hoopt binnen enkele jaren gebruik te kunnen maken van een pensioenregeling. In de afgelopen vijf jaar heeft Arie Nooitgedacht nooit een functioneringsgesprek of een beoordelingsgesprek met zijn manager gehad. Ook heeft zijn manager nooit aanmerkingen op zijn werkzaamheden gemaakt. De vestiging waar Arie Nooitgedacht de afgelopen acht jaar werkzaam is, zal binnen een jaar gaan sluiten. Het personeel zal dan worden verdeeld over een tweetal centrale vestigingen. Ten gevolge van de voorgenomen samenvoeging van een groot aantal vestigingen is Arie Nooitgedacht, overigens zonder inspraak, door zijn manager op het lijstje op korte termijn over te plaatsen medewerkers geplaatst. Dat heeft er toe geleid dat Arie van de centrale personeelsdienst een brief kreeg waarin stond dat hij over drie maanden zal worden geplaatst bij de afdeling Transport in de functie van chauffeur/bezorger. Hoewel hiermee gevolg werd gegeven aan de bij de reorganisatie met de vakbonden afgesproken baangarantie, spreekt het voor zich dat Arie Nooitgedacht hiermee niet echt blij was. Pearson Education, Henk Duijn, Annemarie Duijn 3
De probleemaanpak In de brief van de centrale personeelsdienst las Arie Nooitgedacht ook dat hij bij de plaatsingscommissie bezwaar kon indienen wanneer hij het niet eens was met zijn nieuwe functie. Hij besloot een arbeids- en organisatiepsycholoog in te schakelen die hem zou kunnen adviseren over de te nemen acties. Na onderzoek komt de arbeids- en organisatiepsycholoog tot de conclusie dat een aantal factoren een rol speelt. Allereerst speelt de toekomstonzekerheid voor Arie Nooitgedacht een belangrijke rol. Daarnaast zal ook de fysieke en mentale belasting in de functie van chauffeur/bezorger voor Arie Nooitgedacht bijdragen aan een zeer hoog afbreukrisico. Arie Nooitgedacht had zich autodidactisch in zijn vrije tijd bekwaamd in het gebruik van de computer. Hij was voldoende vaardig met onder meer het MS Officepakket en digitale fotoen videotoepassingen. Op verzoek van Arie Nooitgedacht stuurde de arbeids- en organisatiepsycholoog een brief met zijn bevindingen aan de plaatsingscommissie van Topzorg. Enkele weken later komt een ontvangstbevestiging via de telefoon. Tevens wordt de arbeidsen organisatiepsycholoog gevraagd om de volgende dag naar het hoofdkantoor te komen om eventuele vragen van de plaatsingscommissie te beantwoorden inzake Arie Nooitgedacht. Gezien de korte tijd tussen het telefoontje en de bijeenkomst van de plaatsingscommissie, evenals de reeds per brief toegezonden resultaten gaf de arbeids- en organisatiepsycholoog te kennen dat hij aan de toegezonden brief feitelijk niets had toe te voegen, dat hij op korte termijn niet beschikbaar was en dat hij daarom de volgende dag niet zou komen. De plaatsingscommissie stuurde een brief naar Arie Nooitgedacht, waarin stond dat hij een afspraak moest maken met een arbo-arts. Deze arbo-arts kreeg het verzoek om zijn belastbaarheid voor de functie van chauffeur/bezorger te beoordelen. Arie Nooitgedacht kon voor een afspraak bij zijn arbo-arts terecht na drie weken. De arbo-arts sprak met Arie Nooitgedacht en besloot om hem uitgebreid te laten onderzoeken door een neuropsycholoog. Arie Nooitgedacht maakte daarop een afspraak met de neuropsycholoog en kreeg te horen dat hij zich vier weken later voor het onderzoek kon melden. Na het onderzoek duurde het drie weken voordat Arie Nooitgedacht werd uitgenodigd om de onderzoeksresultaten met de neuropsycholoog te bespreken. Uit deze onderzoeksresultaten bleek dat hij een ondergemiddelde intelligentie heeft, dat zijn geheugen en zijn vermogen tot informatieverwerking beperkingen heeft, hij weinig flexibel is en dat hij beperkte mogelijkheden heeft om conflictsituaties te hanteren. Arie Nooitgedacht vroeg en kreeg een fotokopie van het onderzoeksrapport en stemde in met toezending van het rapport aan zijn arbo-arts. De arbo-arts schakelde vervolgens een arbeidsdeskundige in om een advies inzake de inpasbaarheid in de functie van chauffeur/bezorger uit te laten brengen. Arie Nooitgedacht maakte daarop een afspraak met de arbeidsdeskundige en kreeg te horen dat hij zich vijf weken later kon melden bij een vestiging van Topzorg. De arbo-arts vroeg Arie Nooitgedacht toestemming om diens medische gegevens met de arbeidsdeskundige te bespreken. Arie stemde daarin toe. De gevolgde procedure duurde relatief lang. Dit heeft er aan bijgedragen dat Arie werd geplaagd door onzekerheidsgevoelens, veel piekerde, zich moeilijk op zaken kon Pearson Education, Henk Duijn, Annemarie Duijn 4
concentreren, last had van slaapproblemen en dat zijn bloeddruk opliep naar 180 over 120 (normaal is 120 over 80). Op basis van deze hypertensie kreeg hij van zijn huisarts medicatie voorgeschreven. Arie wenste dat de door hem als eerste geraadpleegde arbeids- en organisatiepsycholoog als zijn adviseur het gesprek met de arbeidsdeskundige zou bijwonen. Laatstgenoemde had hiertegen geen bezwaar. Er vond vervolgens een gesprek plaats tussen Arie Nooitgedacht en diens adviseur met de arbeidsdeskundige en de personeelsfunctionaris. De personeelsfunctionaris was nadrukkelijk van mening dat Arie het maar moest proberen in de functie van chauffeur/bezorger. Hierop raakte Arie dusdanig gespannen dat hij bijna géén woord meer kon uitbrengen. Hij voelde zich onbegrepen en vroeg zich af welk doel men zich had gesteld. Zijn adviseur intervenieerde daarop en gaf aan dat Arie graag wilde werken, maar dat de hem geboden mogelijkheid van chauffeur/bezorger niet passend was op grond van de belasting van de functie in relatie tot de mentale en fysieke belastbaarheid van Arie. Op basis van de onderzoeksresultaten en het gesprek kwam de arbeidsdeskundige, na overleg met Arie en diens adviseur, tot het advies om Arie ongeschikt te verklaren voor het vervullen van de functie van chauffeur/bezorger. Arie werd tevens beoordeeld als minder geschikt voor de functie van allround servicemonteur maar werd wel geschikt bevonden voor de functie van logistiek medewerker. De door de arbeidsdeskundige geconstateerde resultaten werden vervolgens besproken met een personeelsfunctionaris van Topzorg. Deze functionaris had duidelijk moeite met het advies. Uiteindelijk gaven de door verschillende specialisten aangereikte argumenten de doorslag. Daarop beloofde de personeelsfunctionaris te onderzoeken in hoeverre er voor Arie Nooitgedacht bij Topzorg mogelijkheden waren in de functie van logistiek medewerker. Drie weken later werd de rapportage van de arbeidsdeskundige aan Arie en diens adviseur toegezonden met het verzoek om eventueel commentaar te geven. Het commentaar op enkele punten in de rapportage werd vervolgens door de arbeidsdeskundige overgenomen. Na het definitief worden van de rapportage werd deze toegezonden aan de arbo-arts. Deze stuurde vervolgens een week later een brief met rapportage aan de plaatsingscommissie. Het resultaat Vier weken daarna ontving Arie een brief van de plaatsingscommissie van Topzorg, waarin hem werd medegedeeld dat hij geplaatst zou worden in de functie van logistiek medewerker. Arie was bijzonder blij met dit resultaat, zijn bloeddruk is nog wat hoog maar dankzij de medicatie van zijn huisarts onder controle. Hij piekert minder, slaapt beter dan voorheen en kan zich weer beter op zaken concentreren. Zes weken na de ontvangst van de brief van de plaatsingscommissie is Arie Nooitgedacht in zijn nieuwe functie van logistiek medewerker begonnen. Zijn kennis van technische onderdelen, opgedaan in zijn werk als allround servicemonteur, komt hem in zijn nieuwe functie goed van pas. Na een relatief korte inwerkperiode is hij goed in staat zijn taken naar behoren uit te voeren. Hij ziet zijn toekomst weer met vertrouwen tegemoet. Arie Nooitgedacht typeerde na afloop het door hem doorlopen traject relativerend als: de route van Topzorg, via Tobzorg weer terug naar Topzorg. Pearson Education, Henk Duijn, Annemarie Duijn 5
Opdracht (Personeelsmanagement) 1. Lees de zaakbeschrijving door en inventariseer de woorden en begrippen die je niet kent. 2. Zoek de betekenis op voor de door jou geïnventariseerde woorden en begrippen. 3. Lees de zaakbeschrijving vervolgens nogmaals aandachtig door. 4. Wat is volgens jou de kern van het gesignaleerde probleem? 5. Analyseer het probleem in termen van mogelijke oorzaken en gevolgen en bespreek het probleem in de groep. 6. Welk verband is er naar jouw mening aanwezig tussen het gesignaleerde probleem en de door jou bestudeerde leerstof? 7. Welke bronnen heb je, naast de bestudeerde leerstof, geraadpleegd om achtergrondinformatie over de gesignaleerde problematiek te verzamelen? 8. Wanneer je zelf voor een aanpak van dit probleem zou mogen kiezen, welke aanpak heeft dan naar jouw eigen mening, mede gebaseerd op de door jou bestudeerde leerstof en overige achtergrondinformatie, de voorkeur? Motiveer je antwoord. Pearson Education, Henk Duijn, Annemarie Duijn 6