Tien passen voor de tango Normenkader voor het VO Met normen kan een Verantwoordingsorgaan (VO) zijn verantwoordelijkheden (oordelen, adviseren en overleggen) beter uitoefenen. Penvita onderscheidt algemene normen en specifieke normen per hoofdzaak Penvita gebruikt het Normenkader in opleidingsbijeenkomsten voor een Verantwoordingsorgaan (VO), om er de eigen normen van het VO mee te slijpen. Het staat ieder VO vrij om dit Normenkader te gebruiken. A. Algemene normen 1. Goede governance 2. Evenwichtige afweging van belangen 3. Risico s beheersen B. Hoofdzaken 4. Opdrachtaanvaarding en uitvoering pensioenregeling 5. Premiebeleid 6. Beleggingsbeleid 7. Toeslagbeleid 8. Communicatiebeleid 9. Toekomst 10. Kosten uitvoering Uitwerking van de normen 1. Goede governance a. Doelstellingen en beleidsuitgangspunten zijn door het bestuur in overleg met sociale partners, Raad vantoezicht en het VO vastgelegd (PW 102a) b. Het bestuur handelt naar de universele principes van goed bestuur (Penvita) c. Het bestuur is transparant over klachten en geschillen. Het bestuur betrekt het VO bij het beleid en vraagt advies over wijzigingen (PW, 115 lid 3d) d. Het bestuur informeert het VO tijdig over de beleidskeuze in en voortgang van het herstelplan (Penvita) e. Er is goed overleg tussen Bestuur, Intern Toezicht en VO (Penvita) f. Afwijkingen van de Code Pensioenfondsen worden in dialoog door het bestuur met het VO besproken (Penvita) Normenkader Penvita 1
g. Het Intern Toezicht vervult zijn taken met in achtneming van de VITPcode (Penvita) h. Het VO overlegt met het Intern Toezicht over thema s die het VO wil toevoegen aan het jaarplan van het Intern Toezicht en beoordeelt de rapportage van het Intern Toezicht hierover (Penvita) i. Het Intern Toezicht rapporteert het VO over de evaluatie van het eigen functioneren (Penvita) j. Profielen zijn op juiste wijze vastgesteld (PW 100/101, 104 lid 3 en 6, 115a lid 3, Code) k. Het VO evalueert zijn eigen functioneren periodiek (Penvita) 2. Evenwichtige afweging van belangen a. Bij alle relevante beleidsbeslissingen heeft het bestuur een expliciete afweging van de belangen van de afzonderlijke belangengroepen gemaakt. (PW 105 lid 2) b. Deze afweging dient minimaal gemaakt te worden bij de risicohouding, het premiebeleid, het toeslagbeleid, het communicatiebeleid en het beleid t.a.v. de toekomst van het fonds (Penvita) c. Het Interne Toezicht rapporteert of de afweging van belangen evenwichtig is geweest. (PW 104 lid 2) d. Heeft het bestuur met het VO de dialoog gevoerd over de uitkomsten van de haalbaarheidstoets met betrekking tot de resultaten voor de leeftijdsgroepen. (Penvita) 3. Risico s beheersen a. Het bestuur heeft de risicobereidheid van de belanghebbenden vertaald in een risicohouding (Penvita) b. De risicohouding heeft het bestuur vastgelegd in overleg met sociale partners, Raad van Toezicht en VO (PW 102a lid 1) c. De normen van de haalbaarheidstoets behoren tot de risicohouding (FTK, art 22) en zijn in overleg met sociale partners, Intern Toezicht en VO vastgesteld d. Het bestuur stelt in overleg met de sociale partners en het VO het strategisch vereist eigen vermogen vast (de risicohouding van het fonds voor de korte termijn) (PW 102a en FTK, art. 1a) e. Het fonds stelt procedures vast voor de uitvoering, vaststelling en verantwoording van de haalbaarheidstoets (Ministeriële Regeling PW art 30c) f. Het Interne Toezicht ziet erop toe dat het bestuur de niet-financiële risico s en de financiële risico s op een integere wijze beheerst. Bestuur en Intern Toezicht leggen daarover in dialoog met het VO Normenkader Penvita 2
verantwoording af. (PW art 104, PW art 143; verder uitgewerkt in FTK paragraaf 8) 4. Opdrachtaanvaarding a. Opdrachtaanvaarding vindt plaats in een deugdelijk proces. Er is een formele afwikkeling vastgelegd (PW 102a lid 3) b. Het bestuur heeft duidelijkheid verkregen van de opdrachtgever over de doelstellingen, het ambitieniveau van de toeslagverlening en de risicohouding die ten grondslag liggen aan de opdracht (PW 102a lid 2) c. Het bestuur heeft de opdracht getoetst aan de doelstellingen en beleidsuitgangspunten van het fonds (PW 102a lid 3). d. Het bestuur heeft de opdracht getoetst aan financiële soliditeit en uitvoerbaarheid inclusief uitlegbaarheid (Code PF nr. 2) e. Bij de vaststelling of wijziging van doelstellingen en/of beleidsuitgangspunten overlegt het bestuur met het VO, de Raad van Toezicht en sociale partners (PW 102a lid 1) f. Het VO gebruikt de doelstellingen en beleidsuitgangspunten bij de advisering en zijn oordeel (PW 102a, lid 1) g. Het bestuur heeft de procedures vastgelegd voor een wijziging van de pensioenovereenkomst (PW 25 lid 1) h. Er zijn heldere afspraken met sociale partners gemaakt over de beleidsruimte van het bestuur (Code PF nr. 2) i. De opdracht wordt verwerkt in de uitvoeringsoverenkomst; over een wijziging van de uitvoeringsovereenkomst heeft het VO geadviseerd (PW 115a lid 3h) 5. Premiebeleid a. Zijn de beleidsuitgangspunten t.a.v. de premie vastgesteld in overleg met sociale partners, VO en Raad van Toezicht? (PW 102a) b. De premie is kostendekkend - op basis van de RTS, of gedempt (PW 128). c. Bij demping dient beoordeeld te zijn of die evenwichtig is t.o.v. de zuiver kostendekkende premie d. Bij demping met voortschrijdend gemiddelde rente: is die stabiel, evenwichtig? e. Bij demping op basis van beleggingsrendement en inflatie: zijn die prudent geschat? f. Is de samenstelling van de feitelijke premie en de hoogte van de componenten weloverwogen en uitlegbaar (kostenopslag, herstelpremie)? g. De premie is realiseerbaar en haalbaar (FTK art 22 lid 3a, haalbaarheidstoets) h. De premie is stabiel Normenkader Penvita 3
i. Er is advies gevraagd aan het VO over de samenstelling van de premie en de hoogte van de componenten (PW 115a, lid 3k) j. Er is vastgesteld of en wanneer een premiekorting wordt gegeven k. Er is vastgesteld of en wanneer er een bijstortingsverplichting is l. Er is beleid bepaald t.a.v. de premie bij reservetekort en in crisisplan 6. Beleggingsbeleid a. Zijn de beleggingsuitgangspunten (investmentbeliefs) behandeld als beleidsuitgangspunten die het bestuur behoort te bespreken met sociale partners, Raad van Toezicht en VO? (PW 102a) b. Het beleggingsbeleid is een goede vertaling van de risicohouding en voldoet aan de beleidsuitgangspunten (FTK art 13 en 13a) c. Het beleggingsbeleid is in overeenstemming met de prudent person regel (PW 135 lid 1; FTK, art 13 en 13a) d. Het bestuur vermeldt in het jaarverslag op welke wijze in het beleggingsbeleid rekening is gehouden met milieu en klimaat, mensenrechten en sociale verhoudingen (PW, art 135 lid 4) e. Over Maatschappelijk Verantwoord Beleggen dient het bestuur beleid vast te stellen. Het bestuur dient te zorgen voor draagvlak, te creëren in dialoog met het VO (vgl. Code paragraaf 2.7). f. Er is een zorgvuldig proces om het beleggingsplan jaarlijks vast te stellen (ALM, strategische mix, mandaten) 7. Toeslagbeleid a. Het bestuur heeft het ambitieniveau van de toeslagverlening afgestemd met sociale partners (PW art 13) b. Zijn de beleidsuitgangspunten t.a.v. de toeslagverlening vastgesteld in overleg met sociale partners, VO en Raad van Toezicht? (PW 102a lid 1) c. Is er duidelijkheid over het ambitieniveau van de toeslagverlening? (PW 102a lid 2) d. De toeslagverlening is evenwichtig voor alle belangengroepen en toekomstbestendig (PW 137; FTK art 15) e. Het beleid t.a.v. korting (ultimum remedium) is evenwichtig voor alle belangengroepen (PW 134) f. Het bestuur communiceert juist over toeslagbeleid en korting (PW art 134 lid 2; FTK 30, lid 1p) g. Er is beleid t.a.v. inhaalindexatie vastgelegd (PW 137 lid 2c) h. De haalbaarheid van de ambitie is getoetst en met het VO besproken (PW 143; FTK art 30 lid 1o) Normenkader Penvita 4
8. Communicatiebeleid a. Algemene normen t.a.v. communicatie en voorlichting: correct, duidelijk, evenwichtig en tijdig (PW art 48 lid 1) b. Het bestuur biedt inzicht in keuzemogelijkheden (PW art 48 lid 3) c. Het bestuur heeft aan het VO advies gevraagd over wijzigingen van het communicatie- en voorlichtingsbeleid d. Het bestuur voldoet aan de verplichte informatieverstrekking aan belanghebbenden (FTK, art 30; checklist AFM) e. De effectiviteit van de ingezette communicatiemiddelen wordt getoetst 9. Toekomst a. Het bestuur dient een missie, visie en strategie voor de lange termijn te hebben (Code 3) b. Over de beleidskeuzes voor de toekomst legt het bestuur verantwoording af aan het VO (ontwikkelingen in de sector, herstelkracht) (PW 115a lid 2; Code 19) c. De toekomstbestendigheid van het fonds dient regelmatig beoordeeld te worden. d. Over Collectieve Waardeoverdracht, fusie e.d. dient tijdig een goed onderbouwd advies aangevraagd te worden bij het VO (PW 115a lid2) 10. Uitvoering, kosten en beloningsbeleid a. De cultuur t.a.v. uitvoeringskosten en kosten vermogensbeheer is in overeenstemming met het beloningsbeleid van het fonds (vgl. Code paragraaf 2.8 en 3.7). De uurlonen zijn marktconform. b. Het VO heeft geadviseerd over het beloningsbeleid voor de organen van het fonds en hanteert daarvoor eigen normen c. Het bestuur verstrekt informatie over de uitvoeringskosten, de kosten van het vermogensbeheer en de transactiekosten in het jaarverslag (Besluit uitvoering PW, art 10a en 10b) d. Er zijn normen t.a.v. prestatieafhankelijke beloningen e. Het bestuur geeft inzicht in de kosten t.o.v. de kosten van een peergroup of benchmark Penvita past dit Normenkader op gezette tijden aan. Dan krijgt het een volgend nummer (versie). De meest recente versie is te vinden op www.penvita.nl Versie 2 Normenkader Penvita 5