VERSLAG ARCHIEF- EN INFORMATIEBEHEER GEMEENTE BRIELLE 2013 (ten behoeve van horizontale verantwoording) Van: college van Burgemeester en Wethouders Brielle Aan: gemeenteraad Brielle Opgesteld door: L.W. Hordijk, streekarchivaris juli 2014 1
Inhoudsopgave pagina Geleidebrief 3 KPI verslag 1. Lokale regelgeving 4 2. Interne kwaliteitszorg en toezicht 5 3. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid 5 4. Digitale 6 5. Vernietiging en vervreemding van 7 6. Overbrenging van naar de openbare archiefbewaarplaats 7 7. Archiefruimten, archiefbewaarplaatsen en e-depots 8 8. Ter beschikking stelling van naar de archiefbewaarplaats overgebrachte 8 9. Rampen, calamiteiten en veiligheid 9 10. Middelen en mensen 9 Bijlagen 1. Grafiek KPI score met betrekking tot niet overgebrachte 10 2. Grafiek KPI score met betrekking tot naar de archiefbewaarplaats overgebrachte 11 2
Geacht college, Hierbij doe ik u toekomen het verslag 2013 met een verantwoording over het beheer van de archiefbewaarplaats en een verslag van het uitgevoerde toezicht op het gevoerde archief- en informatiebeheer in uw gemeente. De gemeente Brielle is deelnemer in de Gemeenschappelijke Regeling Streekarchief Voorne-Putten en Rozenburg. Ingevolge artikel 28 van die Regeling is het beheer van de overgebrachte (het zogeheten oud archief), alsmede het toezicht op het beheer van de nietovergebrachte opgedragen aan de streekarchivaris. Ingevolge artikel 9 van de Archiefverordening 2011 van de genoemde GR brengt de streekarchivaris jaarlijks verslag uit aan het dagelijks bestuur van de GR betreffende het beheer van de overgebrachte en collecties en ingevolge artikel 15 eenmaal per twee jaar aan uw college betreffende de uitoefening van het toezicht. Artikel 8 van de door uw Raad vastgestelde Archiefverordening 2006 bepaalt dat het college tenminste eenmaal per twee jaar aan hen over de uitgevoerde activiteiten met betrekking tot het beheer van en de zorg over de archieven en collecties verantwoording aflegt. Het college legt in dat kader het verslag over dat door de streekarchivaris aan hen is uitgebracht. Bijgaand verslag schetst een beeld van de stand van zaken van het archief- en informatiebeheer in uw gemeente en de mate waarin de gemeente voldoet aan de vereisten van de Archiefwet 1995 c.s. Daarbij is gebruik gemaakt van het raamwerk van Kritische Prestatie Indicatoren (KPI s) archieven dat de VNG heeft ontwikkeld tegen de achtergrond van de invoering van de wet Revitalisering Generieke Toezicht (RGT). Volgens de wet RGT dient het horizontale toezicht door de gemeenteraad versterkt te worden. De provincie maakt gebruik van dezelfde informatie bij de uitoefening van haar toezichttaak. De provincie dient dan ook het verslag na vaststelling te ontvangen. Als bijlage is opgenomen een puntsgewijs verslag dat een overzicht biedt van de mate waarin de gemeente voldoet aan de 10 archief KPI s. Het is de bedoeling dat in de naaste toekomst het Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten (KING) in het kader van het interbestuurlijk toezicht deze informatie zal opnemen op de website waarstaatjegemeente.nl. Graag ontvang ik uw reactie op dit verslag, en word ik geïnformeerd over uw verantwoording aan de gemeenteraad en de toezending van het verslag aan de provinciale toezichthouder. Uiteraard ben ik bereid het verslag nader toe te lichten. Hoogachtend L.W. Hordijk, streekarchivaris 3
KPI 1 Lokale regelgeving De archiefvorming van de gemeente Brielle valt onder de Archiefwet 1995. In weerwil van de naam het begrip archief wordt veelal geassocieerd met informatie van oudere datum gaat de wet over het geheel van informatie. Om aan de eisen van die wet te voldoen heeft de gemeente eigen regelgeving betreffende het beheer van de gemeentelijke archieven. Brielle is deelnemer in de Gemeenschappelijke Regeling Streekarchief Voorne-Putten en Rozenburg 1, gevestigd te Brielle. Aan de streekarchivaris is het beheer van de overgebrachte archieven alsmede het toezicht op de niet overgebrachte archieven opgedragen. De Gemeenschappelijke Regeling, de gemeentelijke Archiefverordening 2006 en het Besluit Informatiebeheer 2006 vormen samen de basis hoe Brielle de Archiefwet vorm geeft. Gezamenlijk regelen deze de zorg die het college van burgemeester en wethouders heeft voor de archieven, die door de gemeentelijke organen wordt gevormd, het beheer, de mensen en middelen en het toezicht van de streekarchivaris op het beheer. Hiermee wordt de gehele informatieketen geborgd, van het aloude charter tot het nieuwste digitale bestemmingsplan. In de Gemeenschappelijke Regeling is ook de aanwijzing en het beheer van de archiefbewaarplaats vastgelegd. De huidige archiefverordening van de gemeente Brielle is op 12 september 2006 vastgesteld door de Raad. Het college van Gedeputeerde Staten heeft daarvan kennis genomen. Het Besluit Informatiebeheer beschrijft in uw gemeente de voorwaarden waaraan het beheer van de niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte dienen te voldoen. Het Besluit Informatiebeheer is op 3 oktober 2006 door het college van B. en W. vastgesteld. Een adequaat informatiebeheer maakt een soepele bedrijfsvoering mogelijk, zorgt dat een organisatie zijn rechten en plichten en die van andere partijen kent, dat zij transparant kan opereren en verantwoording kan afleggen over haar handelen. Tenslotte wordt zodoende een blijvende bewaring veilig gesteld van informatie met (cultuur-)historische waarde. Het informatiebeheer is organisatorisch ondergebracht bij de stafafdeling bestuurlijke zaken en middelen. Medewerkers van het bureau interne zaken dragen zorg voor de uitvoering van het integrale archiefbeheer tot het moment van vernietiging of overbrenging naar de archiefbewaarplaats. Ook de overbrenging van de blijvend te bewaren naar de archiefbewaarplaats van het Streekarchief VPR behoort bij de beheertaken. De streekarchivaris speelt met name hierin een actieve rol, omdat het beheer na overbrenging bij deze functionaris komt te liggen. De informatie wordt na overbrenging voor de eeuwigheid bewaard, en is dan kosteloos voor iedereen raadpleegbaar. Naast deze (cultuur-)historische waarde die informatie op den duur kan krijgen heeft zij uiteraard een functie voor de bedrijfsvoering en verantwoording van een organisatie. In het verslagjaar heeft de gemeente een Gemeenschappelijke Regeling getroffen met de gemeenten Bernisse, Spijkenisse en Westvoorne in het kader van de ICT, geo-informatie en telefonie. Als gevolg daarvan is het digitale archief in feitelijk beheer gegeven van het openbaar lichaam Syntrophos, gevestigd in Spijkenisse. De streekarchivaris is niet betrokken geweest bij de plannen en uitvoering van de Gemeenschappelijke Regeling. Hij heeft dan ook geen toezicht kunnen uitoefenen op de inrichting van het nu in gebruik zijnde e-depot of op de overbrenging van het (digitale) archief. Binnen de regio Voorne-Putten werken de gemeenten steeds meer samen. Bij het aangaan van samenwerkingsverbanden of Gemeenschappelijke Regelingen moet duidelijk zijn wie verantwoordelijk is voor de archivering. Om dit te waarborgen is het noodzakelijk een register bij te houden van gemeenschappelijke regelingen waarin Brielle deelnemer is en waarin tevens is opgenomen welke bevoegdheden de gemeente heeft overgedragen dan wel welke verplichtingen het college van B. en W. als zorgdrager op zich heeft genomen. Dit register is aanwezig. 1 Oorspronkelijk (1997) een gemeenschappelijke regeling tussen de gemeenten Bernisse, Brielle, Hellevoetsluis, Rozenburg, Spijkenisse en Westvoorne en het waterschap De Brielse Dijkring. In 2010 heeft Rotterdam, als rechtsopvolger van de gemeente Rozenburg, te kennen gegeven op korte termijn uit de GR te zullen treden; in 2013 heeft het Waterschap Hollandse Delta, als rechtsopvolger van het waterschap De Brielse Dijkring, eveneens aangegeven uit de GR te zullen treden. 4
KPI 2 Interne kwaliteitszorg en toezicht Nog niet overgebrachte overheidsarchieven Volgens Artikel 16 van de Archiefregeling 2010 dient het college van B. en W. ervoor te zorgen dat het beheer van zijn voldoet aan toetsbare eisen van een door hem toe te passen kwaliteitssysteem. Er is echter nog geen algemeen landelijk aanvaard kwaliteitssysteem ontwikkeld. In opdracht van het project Archiefinnovatie decentrale overheden (AIDO) werkt een projectgroep vanaf maart 2014 aan een handreiking voor een kwaliteitssysteem voor het archiefbeheer. De voorstellen worden door de betreffende afdeling met belangstelling tegemoet gezien. Procedures voor de verwerking van post, zowel papier, fax als digitaal, zijn beschreven. Er zijn eveneens procedures voor papieren en digitale archiefvorming. Dit laatste zal de komende jaren verder aandacht krijgen. Het management is beperkt dan wel deels - op de hoogte van de wet- en regelgeving op het gebied van archief- en informatiebeheer, dat zeker de laatste jaren sterk in beweging is. Het toezicht op de niet overgebrachte is geregeld in de gemeenschappelijke regeling Streekarchief VPR. Ingevolge de Archiefverordening van de regeling brengt de streekarchivaris eenmaal per twee jaar verslag uit van zijn bevindingen. Vanwege de invoering van de wet RGT zal hij de komende jaren jaarlijks verslag uitbrengen. Daarnaast brengt hij desgevraagd rechtstreeks advies uit, bijvoorbeeld in het geval van substitutie. De archivaris onderhoudt nauw contact met de medewerkers van het bureau DIV. De gemeenschappelijke regeling Streekarchief VPR leent zich ook voor regionaal overleg in zake archief- en informatiebeheer. Jaarlijks worden tweemaal bijeenkomsten belegd van dit zogeheten Ambtelijk Deelnemers Overleg, waarbij de jongste landelijke of lokale ontwikkelingen aan de orde worden gesteld. In 2013 is slechts eenmaal vergaderd: daarbij werd onder meer gesproken over de KPI s en het Kwaliteissysteem. Overgebrachte archieven bij het streekarchief Ook kwaliteitszorg bij archiefdiensten is een relatief nieuw begrip. Lang is het oud-archief gezien als afgesloten hoofdstuk: het archief staat echter meer en meer in de belangstelling en moet (en kan) zich meten met andere cultuurinstellingen. Bij het streekarchief VPR, een kleine dienst waar weinig sprake kan zijn van taakverdeling en de medewerkers elkaar moeten kunnen vervangen, is begonnen met het vastleggen van procedures en het stellen van kwaliteitseisen. Het Handvest Dienstverlening van de branchevereniging van archiefinstellingen BRAIN wordt onderschreven. KPI 3 Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid Niet overgebrachte overheidsarchieven Elk archief valt of staat bij het al of niet geordend zijn; bovendien moet zekerheid bestaan over de echtheid en moet zekerheid bestaan dat dit ook over een bepaalde tijd nog kan worden vastgesteld; kortom: de bestuurder, burger en ambtenaar moeten erop kunnen vertrouwen dat een dossier compleet is en elk moment ongewijzigd kan worden ingezien. De gemeente voldoet aan artikel 18 van de Archiefregeling die stelt dat de gemeente beschikt over een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van de, geordend overeenkomstig de ten tijde van de vorming van het archief daarvoor geldende ordeningsstructuur. Het volledige archief is via het Document Management Systeem (DMS) van Corsa te doorzoeken. Daarnaast zijn er nog diverse andere systemen beschikbaar en operationeel behorende bij verschillende applicaties. Het archiveringssysteem waarborgt de toegankelijkheid van de. Het vastleggen van metadata is daartoe een onmisbaar onderdeel. De gegevens zijn (nog) niet gewaarborgd in een door ons vast te stellen metadataschema conform de landelijk NEN-ISO 23081; de praktijk wijst uit dat de in Corsa gemaakte registraties voldoende zijn voor het terugvinden van de. Op het terrein van archief- en informatiebeheer is een groot aantal procedures vastgesteld die moeten leiden tot optimale archivering. Zo dient het e-mail protocol om te voorkomen dat officiële documenten buiten het systeem om worden ontvangen of verzonden. 5
Alle analoge archieven in de archiefruimte voldoen aan de gestelde eisen van duurzaamheid en zijn verpakt in zuurvrije zogeheten Amsterdamse dozen, waarin zij t.z.t. zullen worden overgedragen naar de archiefbewaarplaats. De archiefblokken zijn geplaatst in termijnen van 10 jaar en zijn doorzoekbaar in Corsa. Archiefdienst Een van de kerntaken van het Streekarchief VPR is het toegankelijk maken van archieven en collecties om de openbaarheid aan de burger te kunnen garanderen. Alle overgebrachte archieven zijn toegankelijk middels een inventaris of plaatsingslijst die te doorzoeken is via de website 2. Deze website wordt druk bezocht en door de gebruikers als zeer positief beoordeeld. Zelfs werd de website in het verleden enkele malen genomineerd tot beste archief-website. Het Streekarchief VPR maakt gebruik van MAISflexis voor het ontsluiten van de collectie. Uit ervaring is bekend welke het meest ingezien op opgevraagd worden door bezoekers. Deze bronnen worden met voorrang en toegankelijk gemaakt. In sommige gevallen betreffen deze bronnen geen overheidsdocumenten maar zijn het vooral foto s en kranten die informatie opleveren. Bij het Streekarchief wordt gebruik gemaakt van duurzame verpakkingsmaterialen zoals benoemd in de Archiefregeling 2010. Alle archieven worden bij ontvangst zo nodig overgepakt in duurzaam en zuurvrij verpakkingsmateriaal. Vanwege het beperkte budget is dit jaar geen restauratie gepleegd. Voor collectiebeheer is geen landelijke standaard. De meeste archiefdiensten hanteren de internationale standaard EAD 3. Ook het Streekarchief doet dit: de bestaande toegangen worden ingericht volgens de in EAD gestelde normen. Het toegankelijk maken van de collecties is bij het Streekarchief nooit af; voortdurend worden nieuwe bronnen voor onderzoek ontsloten. De archieven van Brielle en de voormalige gemeenten Vierpolders en Zwartewaal zijn weliswaar voor het merendeel toegankelijk maar zijn nog niet volledig geïnventariseerd. Met name het oud-archief van Brielle van voor 1950 is nog verre van beschreven. Dat is jammer, omdat juist dit archief veel geraadpleegd wordt en onderzoekers dus niet goed geholpen kunnen worden. KPI 4 Digitale Niet overgebrachte archieven Overheden verkiezen steeds meer voor digitale kanalen voor zaakafhandeling met burgers. Met name de omslag naar digitaal informatiebeheer vraagt om complexe maar noodzakelijke waarborgen om informatieverlies te voorkomen. Een andere trend is dat het niet meer mogelijk is om als gemeente zelf geheel sturing te geven aan de eigen informatieprocessen maar dienen te werken in (digitale) ketens, denk in dit verband aan de gevolgen van de wet algemene bepalingen omgevingsrecht en de rol van social media. Tegelijkertijd zal de informatie- en kennisbehoefte van gemeenten toenemen door de verdergaande decentralisatie van taken en verantwoordelijkheden. Interoperabiliteit en standaarden spelen een steeds belangrijkere rol. De informatie en kennis is nodig om financiële missers te vermijden en om de verwachtingen van de burgers te kennen. Brielle werkt niet op basis van het Referentiemodel Opbouw Digitaal Informatiebeheer (RODIN). Dit landelijke modelreferentiekader is gemaakt door provinciale en gemeentelijke archiefinspecteurs. Om een volledig digitaal archief vorm te geven is het aan te bevelen dat Brielle een zelfevaluatie uitvoert aan de hand van RODIN om zicht te krijgen op die onderdelen waaraan nog niet wordt voldaan. Vervolgens kunnen deze onderdelen worden uitgewerkt. In samenwerking met Bernisse, Spijkenisse en Westvoorne is het Klanten Contact Centrum (KCC) verder uitgebouwd, onder meer met het gezamenlijke telefoonnummer 140181. Het streven blijft om in 2015 alle diensten via het KCC te leveren. Zoals aangegeven, verzorgt het openbaar lichaam Syntrophos voor de gemeente diverse taken op het gebied van ICT en geo-informatie. Feitelijk is het technisch beheer van het digitale archief overgedragen aan Syntrophos. Het archief blijkft echter de zorg van Brielle die ook het functioneel 2 www.streekarchiefvpr.nl 3 EAD staat voor Encoded Archival Description, een reeks internationale afspraken om archieftoegangen te kunnen maken, opslaan, publiceren, koppelen en uitwisselen. Daarbij wordt gebruik gemaakt van de markeertaal XML. Een XML-document is in feite niets anders dan een tekstdocument zonder enige opmaak dat gemaakt kan worden in Wordpad. 6
beheer van applicaties heeft. Er vindt voldoende vastlegging plaats van metadata, waarmee langetermijn risico s voor met name de integriteit en leesbaarheid van de bescheiden wordt verkleind. Overgebrachte archieven Het Streekarchief VPR beheert vrijwel alleen digitale bestanden, waarvan de originelen ook worden bewaard. De digitale kopie heeft vooral de functie om het publieksbereik van het Streekarchief VPR te vergroten en de soms kwetsbare originelen te beschermen. Het streekarchief maakt gebruik van MAISflexis om de collecties te presenteren. KPI 5 Vernietiging en vervreemding van Niet overgebrachte overheidsarchieven Al bij de vorming van de dossiers wordt zo mogelijk rekening gehouden met de selectie van op termijn vernietigbare en uiteindelijk te bewaren en over te dragen. Op het moment dat het dossier wordt afgesloten en overgebracht kan worden naar de kluisruimte wordt opnieuw beoordeeld of het een te bewaren of te vernietigen dossier betreft. De op termijn te vernietigen analoge bestanden worden numeriek en op jaar van vernietiging geordend. Jaarlijks wordt het daarvoor in aanmerking komende archiefblok vernietigd. De selectie van te vernietigen stukken geschiedt aan de hand van de Selectielijst 2005 voor van gemeenten. De vernietiging van heeft het college van B. en W. gemandateerd aan de chef van het bureau interne zaken. Nadat de vernietigingslijst de verschillende afdelingen is langs geweest wordt deze toegezonden aan de streekarchivaris die goedkeuring moet verlenen alvorens tot vernietiging overgegaan kan worden. De streekarchivaris heeft machtiging tot vernietiging afgegeven voor die in 2013 voor vernietiging vatbaar waren. De vernietiging blijft niet beperkt tot analoge bescheiden, ook de digitale data worden jaarlijks geschoond van de te vernietigen bescheiden. Er vindt geen vervanging plaats in de zin der wet: op termijn te vernietigen worden bij binnenkomst gedigitaliseerd. De originelen worden (voorzover vernietigbaar) op (ruime) vernietigingstermijn weggezet en pas na het verstrijken van die periode vernietigd. Digitalisering dient het gebruikersgemak en biedt leermogelijkheden om uiteindelijk volledig over te kunnen gaan op digitaal werken. Er vond in de afgelopen jaren geen vervreemding plaats van. Overgebrachte archieven Na overbrenging van overheidsarchieven is in de meeste gevallen geen sprake meer van vernietiging of vervreemding. Dat ligt anders bij de overbrenging van particuliere archieven die veelal onbewerkt worden verworven. Daarbij wordt soms meer dan de helft uiteindelijk vernietigd. KPI 6 Overbrenging van naar de openbare archiefbewaarplaats De te bewaren dienen ingevolge de Archiefwet na een periode van twintig jaar - binnen een periode van tien jaar - te worden overgebracht naar een openbare archiefbewaarplaats, i.c. het Streekarchief VPR. De archieven van de voormalige gemeenten die het huidige Brielle vormen en dateren van voor 1980, zijn in het verleden overgebracht. Wegens ruimtegebrek bij het Streekarchief is de overbrenging van het jongste tienjarenblok, die in 2010 had moeten plaatsvinden, voor onbepaalde tijd opgeschort. In 2013 heeft dan ook geen overbrenging plaatsgevonden. Hiermee is de gemeente in gebreke. De overbrenging van de Registers van de Burgerlijke Stand heeft het afgelopen jaar wel doorgang kunnen vinden. Hiervan zijn de gebruikelijke verklaringen opgemaakt. Voor de overbrenging van digitale archieven is het nog te vroeg; wel heeft dit de aandacht in de contacten met het Streekarchief VPR. De gemeente Brielle kent een hybride archivering waarbij het papier (nog) leidend is. Papieren en digitale dossiers bestaan naast elkaar of vormen samen een zaakdossier. De blijvend te bewaren dossiers worden, bij het ontbreken van een besluit tot substitutie, in papieren vorm bewaard. 7
KPI 7 Archiefbewaarplaatsen, archiefruimten en e-depots Niet overgebrachte archieven De archiefruimte in het stadskantoor voldeed bij de bouw in 1995 aan de toenmalige eisen, doch niet meer (volledig) aan die van de nieuwe Archiefregeling 2010. Hier dient nog aandacht aan geschonken te worden. In de ruimte worden zowel de te bewaren als de te vernietigen bewaard, in de series B, respectievelijk V. De ruimte voldoet (nog) qua capaciteit, doch hierin kan verandering komen indien de overbrenging van de daarvoor in aanmerking komende archieven naar het Streekarchief langer op zich laat wachten. De afdeling Burgerzaken maakt tevens gebruik van de archiefruimte en heeft daarnaast ook een eigen brandkast waarin de meest recente registers van de burgerlijke stand worden bewaard. De gemeente beschikt niet over een eigen e-depot, bestemd voor permanent beheer van het digitale archief. Voor het technisch beheer van de digitale die op de gemeentelijke server staan wordt gebruik gemaakt van de diensten van Syntrophos. Overgebrachte archieven De archiefbewaarplaats van het Streekarchief VPR aan De Rik 22 te Brielle is aangewezen als gemeentelijke archiefbewaarplaats. De archiefbewaarplaats voldeed bij de bouw in 1997 aan de toenmalige eisen. Zij voldoet echter niet aan de eisen, zoals gesteld in de Archiefregeling 2010. Onderzoek door de firma IOB heeft tekortkomingen aan het luchtbeheersingssysteem aan het licht gebracht: dit zal in 2014 opgelost worden. De archiefbewaarplaats heeft een capaciteit van bijna vier strekkende kilometer papier en is volledig gevuld. Om nieuwe archieven te kunnen overnemen moet de capaciteit worden uitgebreid. Tevens ontbreekt een quarantaineruimte. Binnen het bestuur van de gemeenschappelijke regeling wordt over de bouwplannen gesproken; een voorstel wordt in de loop van 2014 ingewacht. KPI 8 Ter beschikking stelling van naar de archiefbewaarplaats overgebrachte. Na de overbrenging van de naar de archiefbewaarplaats van het Streekarchief VPR is de informatie in principe openbaar. Slechts in uitzonderlijke gevallen worden dossiers na overbrenging voor langere tijd niet ter inzage gegeven; die bijzondere gevallen worden bij de overbrenging beschreven in de verklaring van overbrenging. Tijdens de openingstijden van de studiezaal (dinsdag-vrijdag van 9.00-16.00 uur) zijn de kosteloos te raadplegen en desgewenst tegen kostprijs te kopiëren. Voor de eigen gemeentelijke organisatie blijven de overgebrachte nog steeds beschikbaar. Bijna wekelijks worden dossiers opgehaald en geretourneerd. In enkele gevallen worden stukken ook wel gedigitaliseerd en door het Streekarchief toegezonden aan de behandelend ambtenaar. Het Streekarchief beschikt bovendien over een uitgebreide website waar onder meer alle archieftoegangen zijn te doorzoeken. Veel geraadpleegde bestanden zoals die van de Burgerlijke Stand en de bevolkingsregisters zijn via die website te raadplegen. Het bezoekersreglement werd op 1 april 2013 vastgesteld en is gepubliceerd op de website. In de legesverordening van het Streekarchief VPR is een kostenoverzicht opgenomen, onder andere voor het laten maken van afschriften van originelen. Voor de niet-openbare is een procedure vastgesteld om ontheffing voor de raadpleging aan te vragen. Bij de overdracht van de aan de streekarchivaris is nader bepaald welke documenten niet openbaar zijn en in welk jaar deze openbaar worden gemaakt. Archiefbescheiden die wegens de slechte materiële toestand niet ter inzage gegeven kunnen worden, worden afgezonderd voor restauratie. Er zijn in 2013 geen gerestaureerd. Voor uitgebreidere behandeling van de werkzaamheden van het Streekarchief VPR verwijzen wij graag naar het jaarverslag van de streekarchivaris, zoals dat door het algemeen bestuur van het Streekarchief is vastgesteld op 26 maart 2014. 8
KPI 9 Rampen, calamiteiten en veiligheid De gemeente heeft geen calamiteitenplan, gericht op de archief- en informatievoorziening. Voor de archiefruimte is er een calamiteitenplan in ontwerp gereed. Verder is er een back-up procedure voor de digitale omgeving. Tapes worden op een externe locatie bewaard. Wanneer Syntrophos de tweede serverruimte in Westvoorne in gebruik neemt zal dit fungeren als back-up. Syntrophos heeft met de firma Centric een uitwijkcontract. Voor de analoge heeft de gemeente een contract met de Documentenwacht. Hiermee wordt beoogd om vervolgschade bij calamiteiten zo veel mogelijk te beperken. In de verslagperiode hebben zich geen incidenten voorgedaan. Het Streekarchief heeft een contract met de Documentenwacht maar beschikt niet over een calamiteitenplan en is evenmin aangesloten bij een veiligheidsnetwerk. KPI 10 Middelen en mensen Niet-overgebrachte archieven De gemeente kon voor dit jaarverslag nog niet aangeven welk bedrag in totaal is gereserveerd in de gemeentebegroting voor archief- en informatiebeheer. Bij het team Documentaire Informatievoorziening (DIV), belast met post- en documentverwerking, archiefbeheer, functioneel applicatiebeheer van i-navigator en CORSA en documentatie, zijn 7 personeelsleden werkzaam (4,3 fte). Afgezien van nabewerking van een aantal kleine en al wat oudere (werk)archieven zijn er geen achterstanden ten aanzien van de bewerking van analoge archieven. Overgebrachte archieven De archiefbewaarplaats zit vol. Voor het beheer van de overgebrachte en het toezicht op de niet overgebrachte archieven droeg Brielle 20,5% bij in de kosten van het Streekarchief VPR. Dat aandeel bedroeg in 2013 bijna 80.800,- (tegen ca. 81.100,- in 2012). Bij het Streekarchief is de formatieruimte 3,6 fte, verdeeld over vijf personen. De formatie van de archiefinspecteur voldoet niet aan het rekenmodel formatie Landelijk Overleg Provinciale Archiefinspecteurs 4. Veel werkzaamheden worden uitgevoerd door vrijwilligers, deels in een eigen kantoorruimte, deels in de studiezaal van het Streekarchief. Er is dit jaar geen budget aangewend voor restauratiewerkzaamheden. 4 Volgens het voornoemde rekenmodel vereist elke ±100.000 inwoners 1 fte inspectie. 9
Bijlage 1. Tabel KPI score met betrekking tot niet overgebrachte groen oranje rood Wit Voldoet: ja, (bijna) volledig Voldoet: deels Voldoet: nee (bijna) geheel niet Onbekend of niet van toepassing KPI Niet overgebrachte archieven 1 Lokale regelgeving 2 Interne kwaliteitszorg en toezicht Het ontbreekt aan toepassing van vastgesteld kwaliteitssysteem, 3 Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid 4 Specifieke eisen digitale 5 Vernietiging, vervanging en vervreemding 6 Overbrenging van naar archiefbewaarplaats 7 Archiefbewaarplaatsen, archiefruimten en e-depots voorgeschreven in de Archiefregeling Het ontbreekt aan toepassing van vastgesteld metadataschema, voorgeschreven in de Archiefregeling. Metadata zijn wel vastgelegd middels in gebruik zijnde en vastgestelde DMS. Het ontbreekt aan (vastgestelde) functionele eisen qua inhoud, verschijningsvorm en gedrag van digitale bescheiden, alsmede de implementatie daarvan, voorgeschreven in de Archiefregeling. Conversie of migratie wordt onvoldoende gedocumenteerd. Overbrenging niet mogelijk vanwege ruimtegebrek streekarchief. Archiefruimte voldoet niet aan gestelde eisen Archiefregeling 2010. Niet vastgesteld dat (server)ruimte(n) voldoet aan eisen Archiefruimte(n) conform Archiefregeling. 8 Ter beschikking stelling van naar archiefbewaarplaats overgebrachte 9 Rampen, calamiteiten en veiligheid Het ontbreekt aan (vastgestelde) procedures en plannen ten behoeve van bescherming van ingeval van bijzondere omstandigheden. 10 Middelen en mensen 10
Bijlage 2. Tabel KPI score met betrekking tot naar de archiefbewaarplaats overgebrachte groen oranje rood Wit Voldoet: ja, (bijna) volledig Voldoet: deels Voldoet: nee (bijna) geheel niet Onbekend of niet van toepassing KPI Overgebrachte archieven 1 Lokale regelgeving 2 Interne kwaliteitszorg en toezicht Het ontbreekt aan toepassing van vastgesteld kwaliteitssysteem. 3 Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid 4 Specifieke eisen digitale Bij het streekarchief is analoog leidend. De digitale die het Streekarchief beheert betreffen dubbelen van analoge. 5 Vernietiging, vervanging en vervreemding 6 Overbrenging van naar Overneming onmogelijk vanwege ruimtegebrek archiefbewaarplaats. archiefbewaarplaats 7 Archiefbewaarplaatsen, archiefruimten en e-depots Archiefbewaarplaats is weliswaar goedgekeurd, maar heeft een verouderd klimaatbeheersingssysteem. Dit wordt vervangen. Er ontbreekt een quarantaineruimte. 8 Ter beschikking stelling van naar archiefbewaarplaats overgebrachte 9 Rampen, calamiteiten en veiligheid Het ontbreekt aan (vastgestelde) procedures en plannen ten behoeve van bescherming van ingeval van bijzondere omstandigheden. 10 Middelen en mensen De archiefbewaarplaats is te klein. Er wordt noodgedwongen gewerkt met onbetaalde vrijwilligers. 11