Deelplan IC Personeel 2014 Gemeente Lingewaard
Inhoudsopgave 1. Aanleiding 2 2. Structureel / incidenteel 2 3. Opdrachtgever 2 4. Opdrachtnemer 3 5. Relevante wet- en regelgeving 3 6. Rapportage 3 7. Frequentie 3 8. Omvang van de controle 4 9. Werkwijze 4 10. Tijdsplanning 5 11. Waarom (risico s) 6 Bijlage: Checklist mutaties personeel 8 Bijlage: Checklist In- en uitdiensttredingen personeel 9 1
1. Aanleiding Aanleiding van de interne controle op het proces Personeel ligt in het Jaarplan IC 2014. In paragraaf 3.3 van het jaarplan is het onderstaande geschreven over het proces Personeel. Actualiteiten in het proces Over het boekjaar 2012 heeft er een interne controle op de salarisadministratie plaatsgevonden. Daaruit zijn geen significante afwijkingen geconstateerd. Vanwege de financiële omvang is het proces wederom in de controle 2013 opgenomen. De controledoelstelling is het vaststellen van de juistheid en volledigheid van de reguliere personeelslasten en declaraties, juistheid van de gehanteerde premiepercentages, integriteit van het personeelsbestand en volledigheid van de personeelsdossiers. In oktober 2013 is Youforce van start gegaan. In dit digitale systeem kunnen medewerkers digitaal declaraties en mutaties aanleveren. Medewerkers worden zoveel mogelijk gestimuleerd om Youforce te gebruiken, maar omdat er nog wat aanloopproblemen waren is het tot midden 2014 mogelijk om ook nog declaraties op papier aan te leveren. Vanaf zomer 2014 zal er een verplichting gaan gelden om Youforce te gebruiken. IC insteek Vaststellen van de juistheid en volledigheid van de reguliere personeelslasten en declaraties, juistheid van de gehanteerde premiepercentages, integriteit van het personeelsbestand en volledigheid van de personeelsdossiers. Binnen het proces Personeel zijn diverse deelprocessen aanwezig. Hieronder wordt een globale opsomming gegeven van deze deelprocessen alsmede de wijze van IC; Indienst- en uitdiensttreding - Controle op volledigheid personeelsdossiers - Controle op tijdige aan- c.q. afmelding - Controle op de juistheid en tijdigheid van de verwerking in de salarisadministratie Vaste en variabele/eenmalige mutaties - Controle op autorisatie en financiële verwerking van mutaties (25 deelwaarnemingen) Reguliere salarisbetaling - Controle op juistheid en volledigheid output Raet - Bruto-netto controle (vaststellen dat deze heeft plaatsgevonden in januari 2014) - Aansluiting salarisadministratie met financiële administratie (3 deelwaarnemingen). Risico s Het personeel-stambestand is niet juist, waardoor teveel of aan de verkeerde personen salaris wordt betaald. Ook kunnen stamgegevens voor de salarisberekeningen onjuist zijn, waardoor bijv. inhoudingen te laag zijn en afdrachten onjuist worden verantwoord. Uit te betalen vergoedingen worden niet berekend op basis van wettelijke of interne regelingen. In de personeelsdossiers zijn niet alle verplichte documenten opgenomen zoals loonbelastingverklaring, kopie identificatiebewijs. 2. Structureel / incidenteel Een structurele interne controle. 3. Opdrachtgever Opdrachtgever voor de interne controle 2014 is het Managementteam. Een samenvatting van alle deelrapportages over het jaar 2014 wordt, naar verwachting 1 e kwartaal 2015, aan het Managementteam aangeboden. 2
4. Opdrachtnemer Opdrachtnemer is de proceseigenaar van het proces Personeel, te weten de afdeling Bedrijfsvoering, team P&O. De daadwerkelijke controle wordt uitgevoerd door de medewerker AO/IC onder verantwoordelijkheid van de Concerncontroller. 5. Relevante wet- en regelgeving In het Normenkader 2014 (zie bijlage 2 Jaarplan IC 2014) is de bestaande wet-en regelgeving per proces vermeld. De daadwerkelijke interne controle op het proces Personeel beperkt zich echter tot de volgende relevante wet- en regelgeving: Ambtenarenwet Algemene Pensioenwet Politieke Ambtsdragers (APPA) Wet openbaarmaking uit publieke middelen gefinancierde topinkomens (Wopt) Fiscale wetgeving Sociale verzekeringwetten CAR/UWO Bezoldingsregeling Diverse regelingen secundaire arbeidsvoorwaarden Beloningsbeleid gemeente Lingewaard Verordening rechtspositie wethouders, raads- en commissieleden Lingewaard 2011 Budgethoudersregeling Mandaatregeling 2011 (tot 02-04-2014) Besluit mandaat volmacht en machtiging Lingewaard 2014 (vanaf 02-04-2014) 6. Rapportage De uitkomsten van het onderzoek worden besproken met de teamleider P&O (procesverantwoordelijke) en eventueel aangepast. De medewerker AO/IC verwerkt de uiteindelijke bevindingen en aanbevelingen in deelrapport dat gericht is aan de teamleider Financiën. De bevindingen/aanbevelingen worden in een spreadsheet bijgehouden. Tevens wordt een algemene samenvatting van alle deelcontroles opgesteld dat gericht is aan het MT. 7. Frequentie Het proces Personeel bevat handelingen met maximaal een maandelijkse frequentie. Een bruto-netto berekening vindt plaats bij de salarisrun van januari van ieder kalenderjaar. In 2013 zijn in totaal 21 personen in dienst getreden bij de gemeente Lingewaard. Het aantal uitdiensttredingen in 2013 bedraagt 52 personen (i.v.m. vertrek 28 personeelsleden naar het samenwerkingsverband ODRA). Voor 2013 wordt een lager aantal uitdiensttredingen verwacht; ca 29 personen (conform 2012). Het aantal indienstredingen zal naar verwachting iets lager liggen dan de 21 in 2013. De populatie bedraagt in dit geval lager dan 200; er wordt dan ook volstaan met een deelwaarneming van 10%; doch minimaal 1 personeelsdossier voor indiensttreding en 1 personeelsdossier in het kader van uitdiensttreding (conform Jaarplan IC 2014, paragraaf 3.2.3 Bepaling omvang deelwaarneming). De mutaties, vast en variabel, worden maandelijks aan Raet doorgegeven en integraal gecontroleerd. De salarisadministratie wordt periodiek (maandelijks) aangesloten met de financiële administratie. 3
Op basis hiervan zou de interne controle op het proces Personeel idealiter over twee momenten in het jaar verdeeld worden 1. Conform het Intern Controle Jaarplan zal in 2014 de controle op één moment plaatsvinden, namelijk in november 2014. 8. Omvang van de controle De bruto-netto berekening en controle wordt door het team P&O zelf uitgevoerd bij de salarisrun van januari van ieder jaar. Onderdeel van de interne controle is daarom alleen het vaststellen dat deze controle daadwerkelijk is uitgevoerd. In overleg met de accountant en op basis van de grootte van de populatie (<200) zal 10% doch minimaal één indiensttreding en één uitdiensttreding gecontroleerd worden. De maandelijkse mutaties worden door een medewerker P&O bij Raet aangeleverd. Een tweede medewerker controleert vervolgens integraal het salaris/-mutatieoverzicht dat Raet bij de volgende salarisrun retour stuurt. Deze functiescheiding en integrale controle geeft een positief oordeel over de werking van het proces. De controle wordt echter (nog) niet vastgelegd. Een organisatiegerichte controle is daarom niet mogelijk. Desalniettemin lijkt het proces goed te verlopen en kan, conform het Jaarplan IC 2014, volstaan worden met een controle van 25 deelwaarnemingen op de mutaties. Hierbij worden 15 vaste mutaties (periodiekwijziging, urenwijziging of wijziging in vaste vergoeding, bijvoorbeeld reiskosten) en 10 variabele mutaties ((gratificatie, declaratie (personeelslid of bestuurder) of andere incidentele vergoeding)). De aansluiting met de financiële administratie vindt maandelijks plaats, dus 12 maal per jaar. Aangezien (nog) geen oordeel van de werking van dit subproces gegeven kan worden, zullen conform het Jaarplan IC 2014 2 dit jaar 3 maandelijkse aansluitingen gecontroleerd worden (25%). Naast de reguliere controles op de mutaties, heeft in 2012 eenmalig een extra controle op de stamgegevens plaats gevonden. Hiertoe is een uitdraai van de salarisadministratie van december 2011 gemaakt. De teamleiders en afdelingsmanagers is door middel van deze lijst gevraagd de juistheid te controleren van de medewerkers die in december 2011 een salaris hebben ontvangen. Deze controle zal idem 2013 ook in 2014 geen onderdeel uitmaken van de IC. 9. Werkwijze 1. Uitvoeren lijncontroles. 2. Controleren of er procesbeschrijvingen en/of werkinstructies aanwezig zijn en dat deze voor iedereen beschikbaar zijn. 3. Meelopen met de medewerkers en/of procesverantwoordelijke(n) interviewen en vaststellen dat de medewerkers conform de procedures werken. Tevens een eerste oordeel vormen over de volledige, juiste en tijdige uitvoering van het proces en de risico s in het proces. Dit vastleggen in een gespreksverslag (procesbeschrijving). 4. Vaststellen dat in januari een juiste bruto-netto berekening en controle heeft plaatsgevonden. 5. Uitvoeren van de deelwaarneming. De getrokken indiensttreding controleren op de aspecten: MT-besluit; Kopie ID; Verklaring Omtrent Gedrag (VOG); Aanstellingsbrief, inclusief ondertekening door gemeentesecretaris; 1 Zie Jaarplan IC2012; paragraaf 3.2.2 Frequentie van de controlewerkzaamheden 2 Zie Jaarplan IC 2013; paragraaf 3.2.3 Bepaling omvang deelwaarneming 4
Juistheid eerste salarisbetaling. De uitdiensttreding controleren op de aspecten: Bij eigen verzoek: brief van medewerker met verzoek om ontslag uit aanstelling; Bij (gedwongen) ontslag: MT-besluit; Brief met bevestiging ontslag uit aanstelling, inclusief ondertekening door gemeentesecretaris; Juistheid laatste salarisbetaling; Vaststelling dat geen salaris meer betaald is in maand volgend op laatste dienstmaand. De getrokken mutaties controleren op de aspecten (zie checklist mutaties personeel): Belegstuk waaruit mutatie juist blijkt; Juiste bevoegdheid van aanleveren mutatie; Vaststellen van functiescheiding tussen aanleveren aan Raet en controleren van mutatieoverzicht na verwerking door Raet; Juiste administratieve verwerking door Raet, blijkens uit de definitieve salarisrun; Bij variabele (incidentele) mutatie: vaststellen dat mutatie in volgende maand niet opnieuw is verwerkt. De gekozen aansluitingen tussen salaris- en financiële administratie controleren op de aspecten: Parafen van twee bevoegde medewerkers alvorens salarisrun ter betaling wordt doorgestuurd aan Equens; Juiste bedragen overgenomen van salarisadministratie in financiële administratie; Juiste codering bedragen over verschillende grootboeken en kostenplaatsen; 6. Bevindingen opstellen (conceptrapport) en afstemmen met leidinggevende van het proces Personeel 7. Rapport met bevindingen eventueel aanpassen en inclusief aanbevelingen afronden. 8. Rapporteren aan leidinggevende Personeel en teamleider Financiën. 10. Tijdsplanning De controle zal conform het Jaarplan IC 2014 in november 2014 uitgevoerd en afgerond worden. De verwachting is dat de controle 5 werkdagen in beslag zal nemen met een doorlooptijd van 3 weken. De 5,5 dagen zijn als volgt onderverdeeld: - 1 dag om de voorbereidingen te treffen; - 1 dag om de gegevens te verzamelen (inclusief 0,5 dag meelopen in het proces en interview met de proces verantwoordelijke); - 0,5 dag om een in- en uitdiensttreding en de bruto-netto berekening te controleren ; - 1 dag om de mutaties te controleren; - 0,5 dag de salarisstanden van december 2011 te genereren en bij de teamleiders en afdelingsmanagers uit te zetten; - 0,5 dag om de geretourneerde salarisstanden van december 2011 te controleren en verwerken; - 0,5 dag om de bevindingen terug te koppelen en eventueel aan te passen; - 0,5 dag om het rapport met bevindingen en aanbevelingen te schrijven. 5
11. Waarom (risico s) Risico's Onjuiste betaling van het volledige salarisbestand door foute invoering van nieuwe belastingtarieven, premies, etc. Salaris uitbetalen aan medewerkers die niet meer in dienst zijn of geen salaris uitbetalen aan nieuwe medewerkers. Interne controle doelstelling 100% zekerheid dat nieuwe tarieven juist door Raet worden ingevoerd. Een juiste en betrouwbare salarisadministratie Interne controle maatregel Integrale controle van het team P&O op de tarieven bij de salarisrun van januari door middel van een bruto-netto berekening en controle Maandelijkse integrale controle van de mutaties, met functiescheiding Interne controle werkzaamheden Vaststellen dat de brutonetto berekening heeft plaatsgevonden in januari. Vaststellen dat de maandelijkse integrale controle heeft plaatsgevonden door een volledige dossiercontrole op één indiensttreding en één uitdiensttreding tot en met de eerste/laatste salarisbetaling. Geen zekerheid op de juistheid van het basisbestand, waardoor er risico bestaat op onjuiste uitbetalingen via het salarissysteem. 100% zekerheid over de volledigheid, juistheid van stamgegevens in het basisbestand. Mutaties worden integraal, inclusief functiescheiding, in het proces beheerst. Vaststellen maandelijkse integrale controle op volledigheid en rechtmatigheid. Onjuiste en/of ongeautoriseerde mutatie in de salarisadministratie. Onjuiste en/of niet tijdige salarisverwerking door extern salarisverwerker (Raet). Vaststellen dat mutaties rechtmatig plaatsvinden: geautoriseerd door de juiste personen, met voldoende onderbouwing en tijdig en juist verwerkt worden. 100% zekerheid over juist en volledige verwerking salarisgegevens door extern salarisverwerker (Raet). Maandelijkse integrale controle met functiescheiding tussen aanleveren mutaties Raet en controle mutaties.. Integrale controle, met functiescheiding, op salaris- /mutatieoverzicht dat Raet bij de volgende salarisrun retour stuurt. Vaststellen maandelijkse integrale controle op rechtmatigheid door het controleren op een deelwaarneming van 25 mutaties (15 vast en 10 variabele) of deze rechtmatig verwerkt zijn (zie checklist). Vaststellen integrale controle retourzending door Raet van salaris- /mutatieoverzicht. Vaststellen dat deze controle door een andere functionaris plaats vindt dan de functionaris die de mutatie heeft aangeleverd aan Raet (functiescheiding). 6
Verschillen tussen de salarisadministratie en financiële administratie en dus onjuistheden in de jaarrekening Een 100% match tussen salarisadministratie en financiële administratie ten behoeve van een juiste jaarrekening Controle (en parafen) van twee medewerkers van het team Financiën bij de verwerking van de salarisruns. Controleren van een deelwaarneming op 3 salarisruns of deze juist verwerkt zijn in de financiële administratie. 7
Bijlage: Checklist mutaties personeel Nr Personeelsnummer Datum (maand) mutatie Eenmalige of vaste mutatie? Reden mutatie Belegstuk reden mutatie aanwezig? Belegstuk juist? Mutatie goedgekeurd door bevoegd manager Functiescheiding aanleveren mutatie aan Raet en controle mutatie? Juiste administratieve verwerking (o.b.v. salarisrun) Bij variabele mutatie: volgende maand NIET opnieuw verwerkt? Opmerking 8
Bijlage: Checklist In- en uitdiensttredingen personeel Indienst nr 1 2 3 4 Naam personeelslid Datum in dienst Dossiernummer MT-besluit Kopie-ID VOG Ondertekende aanstellingsbrief Juistheid 1e salarisbetaling Opmerkingen Uitdienst nr 1 2 3 4 Naam personeelslid Datum in dienst Dossiernummer MT-besluit Bewijs eigen verzoek Ondertekende bevestigingsbrief ontslag Juistheid laaste salarisbetaling Geen doorbetaling na ontslag Opmerkingen 9