Mededeling van het aanbieden van postvervoerdiensten

Mededeling van het aanbieden van postvervoerdiensten Algemene toelichting Voor wie is dit formulier bedoeld? Dit formulier is bedoeld voor alle ondernemingen die postvervoerdiensten aanbieden. Onder postvervoerdiensten wordt verstaan: één of meer bedrijfsmatige handelingen die erop gericht zijn om geadresseerde poststukken af te leveren. Zie bijlage 3 Definities en uitleg voor de wettelijke definities. De Postwet legt een mededelingsplicht op aan deze ondernemingen. Met dit formulier doet u mededeling van uw postvervoeractiviteiten bij OPTA. Waarom moet u mededeling doen? De inwerkingtreding van de nieuwe Postwet per 1 april 2009, leidt tot nieuwe taken voor OPTA. OPTA blijft toezicht houden op de uitvoering van de universele postdienst, maar krijgt er nieuwe taken bij die verband houden met de volledige liberalisering van de postmarkt. Een belangrijke nieuwe taak voor OPTA is het toezicht houden op de mededelingsplicht van registratieplichtige postvervoerbedrijven en het innen van de vergoedingen voor de toezichtkosten van OPTA. OPTA ziet toe op de naleving van de verplichtingen voor postvervoerbedrijven zoals vastgelegd in de Postwet. Daarin spelen de verplichtingen die betrekking hebben op de onderlinge dienstverlening tussen postvervoerbedrijven in de Nederlandse postmarkt een grote rol. In het belang van de goede uitvoering van de Postwet houdt OPTA een openbaar register van de registraties bij. In het register worden de namen van de rechtspersonen en hun vestigingsplaats opgenomen. Dit register ligt ter inzage bij OPTA en is te raadplegen via onze website: www.opta.nl. Wat doet OPTA met uw gegevens? Op basis van de door u verstrekte gegevens over uw activiteiten, registreert OPTA uw onderneming. U ontvangt hiervoor een Verklaring van Registratie. Op basis van de door u verstrekte gegevens over uw omzet, stelt OPTA uw toezichtkosten voor 2009 vast. Zie bijlage 1: omzetgegevens. De mededelingsprocedure Belangrijk: Vul dit formulier volledig in. Laat het formulier door een tekenbevoegd persoon ondertekenen en voeg een uittreksel uit het handelsregister van de Kamer van Koophandel bij (niet ouder dan één jaar). Stuur het formulier (inclusief alle bijlagen) uiterlijk 13 mei 2009 ingevuld naar OPTA. Stuur het formulier (inclusief alle bijlagen) naar: OPTA, Postbus 90420, 2509 LK, Den Haag. Of via: faxnummer (070) 315 92 01. OPTA beoordeelt de juistheid van de ingevulde gegevens en de bijlagen. Als u voldoet aan de wettelijke vereisten registreert OPTA uw onderneming. U ontvangt dan zo snel mogelijk bericht van de registratie. De beschikking toezichtkosten 2009 waarin OPTA uw toezichtkosten voor 2009 vaststelt volgt na vaststelling van de (gewijzigde) Regeling vergoedingen OPTA 2009. Niet uitgesloten is dat dit in 2010 wordt vastgesteld. Na ontvangst van de Beschikking toezichtkosten 2009, ontvangt u (indien van toepassing) van OPTA een factuur voor de toezichtkosten 2009. Wijzigingen doorgeven Het is belangrijk dat OPTA de juiste gegevens heeft. Mocht het activiteitenpakket van uw onderneming na de registratie wijzigen, dan dient u OPTA daarvan op de hoogte stellen. Hiervoor gebruikt u het formulier Wijziging of beëindiging van het aanbieden van postvervoersdiensten. Dit formulier is te verkrijgen via de website www.opta.nl. NB: een registratie is niet overdraagbaar. Indien uw bedrijf zijn activiteiten beëindigt, dient u ook de registratie te laten beëindigen. Nog vragen? Telefoon: Mevrouw E. van Kuijen (070-315 92 54) Mevrouw S. Hofman (070-315 92 55) (maandag t/m vrijdag van 8.30 tot 12.00 uur) Website: www.opta.nl 1/13

Gegevens van de aanvrager 1 Naam onderneming Bij registratie door een bedrijf dient u de naam op te geven zoals bekend bij de Kamer van Koophandel;bij mededeling door overige instellingen (zoals overheidsinstanties): de officiële naam. Afdeling Nummer Kamer van Koophandel Website Naam contactpersoon Degene met wie OPTA contact kan opnemen bij eventuele vragen. M V Functie Telefoon en fax E-mail Postadres Postcode, plaats en land Bezoekadres Indien dit afwijkt van het postadres. Postcode, plaats en land Factuuradres Indien dit afwijkt van het postadres. Postcode en plaats Naam contactpersoon facturen Degene met wie OPTA contact kan opnemen bij eventuele financiële vragen. Telefoon E-mail Uw kenmerk Het betalingskenmerk dat OPTA op uw verzoek op de facturen zal vermelden. M V 2/13

Aanbieding van postvervoerdiensten 2 Welke dienst(en) biedt u aan? Brieven: collectie sortering distributie bezorging Pakketten: collectie sortering distributie bezorging Geadresseerde Tijdschriften: collectie sortering distributie bezorging Geadresseerde Dagbladen: collectie sortering distributie bezorging Braille-post: collectie sortering distributie bezorging Direct mail: collectie sortering distributie bezorging : 3 Aanvang activiteiten Biedt u de postvervoerdiensten al aan? Indien de aanvangsdatum per dienst verschilt, geef dan per dienst de aanvangsdatum op. Ja, de aanvangsdatum is Nee, de aanvangsdatum wordt 3/13

Niet vergeten mee te sturen 4 Welke bijlagen moet u meesturen? Kruis hieronder de bijlagen aan die voor u gelden en verzamel deze bijlagen. Onderneming: Een kopie van inschrijving in het handelsregister, het register van verenigingen of van stichtingen. Let op: dit uittreksel mag niet ouder zijn dan één jaar en moet ondertekend zijn door een bevoegd ambtenaar van de Kamer van Koophandel. Uit het uittreksel moet uw tekenbevoegdheid blijken. Is dit niet het geval? Stuur dan een machtiging mee die is ondertekend door de persoon die volgens het uittreksel tekenbevoegd is. Overige instellingen/overheidsinstanties: Een door de directeur of hoofd ondertekende verklaring op het briefpapier van de organisatie. Ondernemingen, overige instellingen/ overheidsinstanties: (Kopie) jaarrekening Gespecificeerde omzetopgave Accountantsverklaring Totaal aantal bijlagen stuks Ondertekening Ik verklaar alle gegevens juist, volledig en naar waarheid te hebben ingevuld. Plaats en datum Naam In blokletters. Handtekening Let op! Dit formulier dient door een (volgens het uittreksel Kamer van Koophandel) tekenbevoegd persoon ondertekend te worden. 4/13

Bijlage 1 Omzetgegevens Vergoedingensysteem POST Voor de kosten van het toezicht brengt OPTA u een vergoeding in rekening die jaarlijks kan variëren. Deze vergoeding is gebaseerd op uw netto-omzet in de postsector. OPTA heeft uw netto-omzet nodig om u een omzet gerelateerde vergoeding op te kunnen leggen. Het betreft de netto-omzet over het kalenderjaar dat twee jaar voorafgaat aan het jaar waarvoor de vergoeding wordt opgelegd. De vergoeding die u voor het jaar 2009 moet betalen, is dus gebaseerd op uw netto-omzet van het jaar 2007. Wat wordt verstaan onder de netto-omzet? De netto-omzet van uw bedrijf is de opbrengst uit levering van goederen en diensten uit het bedrijf van de rechtspersoon, onder aftrek van kortingen en dergelijke en van over de omzet geheven belastingen. (Artikel 377, zesde lid van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek.) Categorie Grensbedrag Vergoeding toezicht OPTA 1 Netto-omzet X Promillage van de nettoomzet 2 Netto-omzet < X Nihilstelling op aanvraag Postvervoerbedrijven die in categorie 1 vallen, hebben een relevante omzet die hoger is dan of gelijk aan de (nog nader vast te stellen) grenswaarde en worden op basis van een promillage van hun netto-omzet belast. Postvervoerbedrijven die in categorie 2 vallen, hebben een relevante omzet die lager is dan de (nog nader vast te stellen) grenswaarde en komen op aanvraag in aanmerking voor nihilstelling. Niet uw gehele netto-omzet is relevant. Alleen die netto-omzet is relevant die wordt gerealiseerd uit postactiviteiten waar OPTA toezicht op houdt. Meer precies gaat het om de netto-omzet die u heeft behaald met het leveren van postvervoerdiensten die vallen onder de mededelingsplicht van artikel 41 van de Postwet. Indien uw postvervoerbedrijf behoort tot een groep van ondernemingen als bedoeld in artikel 24b van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek, dient u een gezamenlijke omzetopgave in te dienen. Dit houdt in dat de omzetten van het vervoer van poststukken van alle tot die groep behorende ondernemingen bij elkaar dienen te worden opgeteld. Bij deze berekening kunnen transacties tussen de tot die groep behorende ondernemingen (interne leveringen) als niet relevante omzet worden aangemerkt. (Artikel 16, 2 e lid van het Postbesluit.) In de bijlage Definities en uitleg treft u een toelichting op de relevante omzet aan. Hoe wordt mijn vergoeding toezichtkosten 2009 vastgesteld? Registratieplichtige postvervoerbedrijven zijn op grond van artikel 20 van het Postbesluit verplicht om binnen 6 weken na de inwerkingtreding van de Postwet per 1 april 2009 hun relevante omzet die in 2007 is gerealiseerd mee te delen aan OPTA. Op basis van de vergaarde omzetgegevens zal de minister van Economische Zaken (EZ) een grenswaarde (X) vaststellen in de Postwet. Vervolgens stelt de minister van EZ een promillage vast in de Regeling vergoedingen OPTA 2009. Daarna kunnen op basis van de Postwet en de Regeling vergoedingen OPTA de volgende grenswaarde en vergoedingen definitief worden ingevuld: 5/13

Welke gegevens dient u aan te leveren? Om opgave te doen van uw relevante omzet over het jaar 2007 vult u de volgende gegevens in. Gegevens Naam onderneming De naam volgens de inschrijving bij de Kamer van Koophandel; bij overige instellingen (zoals overheidsinstanties): de officiële naam. Nummer Kamer van Koophandel Naam contactpersoon Degene met wie OPTA contact kan opnemen bij eventuele vragen. M V Telefoon E-mail Verklaart het navolgende Hierbij verklaart ondergetekende dat de (relevante) omzet van de hierboven genoemde onderneming in het jaar 2007 bedroeg: Schrijf hier het bedrag voluit in letters: U dient de volgende gegevens mee te sturen: Een kopie van de jaarrekening waaruit de hoogte van de netto-omzet blijkt, ondersteund door de accountantsverklaring die bij de jaarrekening hoort, óf Een gespecificeerde opgave van uw relevante omzet ondersteund door een aparte accountantsverklaring. Een model accountantsverklaring is bijgevoegd. Indien u uw activiteiten na 2007 heeft gestart en geen omzet heeft behaald in dat jaar, kunt u in aanmerking komen voor nihilstelling. Stuurt u in dat geval een recent uittreksel uit het handelsregister van de Kamer van Koophandel mee (niet ouder dan één jaar). 6/13

In de volgende drie gevallen kunt u niet volstaan met een uittreksel uit het handelsregister van de Kamer van Koophandel en dient u nadere informatie te verstrekken. Uw onderneming is haar activiteiten na 2007 gestart en zet de postvervoerdiensten voort van een onderneming die deze activiteiten in 2007 verrichtte. Uw onderneming is haar activiteiten na 2007 gestart en is afgesplitst van een onderneming die in 2007 dergelijke activiteiten verrichtte. Uw onderneming is haar activiteiten na 2007 gestart en is ontstaan uit een fusie met een onderneming die in 2007 dergelijke activiteiten verrichtte. U bent zelf verantwoordelijk voor het aanleveren van de juiste gegevens die OPTA nodig heeft om de vergoeding te bepalen. Indien OPTA het nodig acht, zal zij u aanvullende vragen stellen. Indien een postvervoerbedrijf geen of onvoldoende medewerking verleent aan het verzoek van OPTA om een omzetopgave aan te leveren, is OPTA bevoegd om de omzet te schatten. OPTA zal in dat geval in overeenstemming met deze schatting een vergoeding opleggen. Ten einde ervoor te zorgen dat postvervoerbedrijven hun wettelijke plicht om een omzetopgave in te dienen nakomen, zal OPTA handhavende middelen inzetten, waaronder het opleggen van een last onder dwangsom. Niet vergeten mee te sturen Ondertekening Ik verklaar alle gegevens juist, volledig en naar waarheid te hebben ingevuld. Plaats en datum Naam In blokletters. Handtekening Let op! Dit formulier dient door een (volgens het uittreksel Kamer van Koophandel) tekenbevoegd persoon ondertekend te worden. 7/13

Model accountantsverklaring Aan: Opdrachtgever Accountantsverklaring Opdracht Ingevolge uw opdracht hebben wij de bijgevoegde, door ons gewaarmerkte, opgave van de relevante omzet van de activiteiten die vallen onder de registratieplicht van artikel 41 van de Postwet van over 2007 gecontroleerd. Deze opgave is opgesteld onder verantwoordelijkheid van de leiding van de huishouding. Het is onze verantwoordelijkheid een accountantsverklaring inzake deze opgave te verstrekken. Werkzaamheden Onze controle is verricht overeenkomstig in Nederland algemeen aanvaarde richtlijnen met betrekking tot controleopdrachten. Volgens deze richtlijnen dient onze controle zodanig te worden gepland en uitgevoerd, dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de opgave van de netto omzet geen onjuistheden van materieel belang bevat. Een controle omvat onder meer een onderzoek door middel van deelwaarnemingen van relevante gegevens. Wij zijn van mening dat onze controle een deugdelijke grondslag vormt voor ons oordeel. Oordeel Wij zijn van oordeel dat deze opgave de gegevens over de relevante omzet juist weergeeft. Plaats, datum Ondertekening 8/13

Bijlage 2 Marktgegevens OPTA heeft de wettelijke taak om structureel informatie te verzamelen over de postmarkt en hierover jaarlijks te rapporteren (structurele marktmonitor). In de loop van 2009 zal OPTA u consulteren over de wijze waarop zij de postmarkt wil monitoren. Op basis van deze consultatie zal OPTA een definitieve vragenlijst opstellen die u periodiek dient te beantwoorden. Voor het opzetten van een structurele marktmonitor legt OPTA u graag de volgende vragen voor. Rechtspersoon onderneming Wat voor rechtspersoon heeft uw onderneming? Kruis aan wat voor uw onderneming van toepassing is. Naamloze vennootschap (NV) Besloten vennootschap (BV) Vennootschap onder firma (VOF) Commanditaire vennootschap (CV) Eenmanszaak Omvang van de onderneming Hoeveel medewerkers heeft u in dienst? (personen) Hoeveel van deze werknemers richten zich op het uitvoeren van postvervoer activiteiten c.q. postvervoerdiensten? en in fte s? (personen) (fte) Indien u gebruik maakt van postbezorging via ovo s (overeenkomst van opdracht), geef aan hoeveel bezorgers via een ovo bij u de post bezorgen? en in fte s? (personen) (fte) Afzetmarkt van de onderneming U heeft in het mededelingsformulier aangegeven welke postvervoerdiensten door uw onderneming worden aangeboden. Beantwoord voor iedere dienst die uw onderneming aanbiedt de volgende vragen: Aan welk type klanten biedt u deze dienst aan? Zakelijk: Geadresseerde brieven Direct mail/geadresseerd drukwerk Pakketten Geadresseerde dagbladen Geadresseerde tijdschriften Particulier: Geadresseerde brieven Direct mail/geadresseerd drukwerk Pakketten Geadresseerde dagbladen Geadresseerde tijdschriften 9/13

Wat is de afzetmarkt van deze dienst? Landelijk: Geadresseerde brieven Direct mail/geadresseerd drukwerk Pakketten Geadresseerde dagbladen Geadresseerde tijdschriften Regionaal: Geadresseerde brieven Direct mail/geadresseerd drukwerk Pakketten Geadresseerde dagbladen Geadresseerde tijdschriften Wat was uw afzet per dienst qua volume (stuks) in 2007 stuks Geadresseerde brieven stuks Direct mail/geadresseerd drukwerk stuks Pakketten stuks Geadresseerde dagbladen stuks Geadresseerde tijdschriften stuks Overige vragen Op grond van de Postwet (artikel 13) is een ieder die postbussen exploiteert verplicht aan postvervoerbedrijven toegang te verlenen tot zijn postbussen. TNT had reeds onder de vorige Postwet deze verplichting om toegang te verlenen tot zijn postbussen aan postvervoerbedrijven en heeft hiervoor overeenkomsten gesloten. Heeft uw onderneming een overeenkomst met TNT over toegang tot de postbussen van TNT? Ja Nee 10/13

Op grond van de Postwet (artikel 12) zijn postvervoerbedrijven verplicht de retouren van een ander postvervoerbedrijf af te handelen wanneer dergelijke poststukken in zijn poststroom komen. TNT heeft een sinds 1 januari 2006 met een aantal postvervoerbedrijven een akkoord over de afhandeling van retouren post. Deze regeling retourenpost staat open voor alle postvervoerbedrijven. Is uw onderneming deelnemer van de regeling retouren post van TNT? Ja Nee Artikel 4 van de nieuwe Postwet schrijft voor dat een postvervoerbedrijf moet zorgen dat het briefgeheim niet wordt geschonden. Dit houdt onder meer in dat medewerkers van een postvervoerbedrijf de brieven waarvan het vervoer aan hen is toevertrouwd niet inzien, en dat een postvervoerbedrijf ervoor zorgt dat derden niet in de gelegenheid zijn kennis te nemen van vertrouwelijke, geschreven communicatie. De postvervoerbedrijven kunnen dit doen door afdoende organisatorische en personele maatregelen te nemen. Hoe bedrijven hieraan invulling geven wordt overgelaten aan de bedrijven zelf om onnodige belemmeringen in de bedrijfsvoering te voorkomen. OPTA moet er op toezien dat een postbedrijf voldoende maatregelen heeft genomen om het briefgeheim te waarborgen. Heeft uw onderneming maatregelen genomen om te zorgen dat het briefgeheim niet wordt geschonden? Ja Voeg een kopie van de beschrijving van deze maatregelen bij. Nee Wanneer denkt u dat uw onderneming maatregelen ter bescherming van het briefgeheim heeft genomen en vastgesteld? OPTA ontvangt hiervan graag zo snel mogelijk een kopie. (termijn invullen) Artikel 7 van de nieuwe Postwet schrijft voor dat een postvervoerbedrijf moet voorzien in een eenvoudige laagdrempelige procedure voor de behandeling van klachten van afzenders en ontvangers over de door hem uitgevoerde postvervoerdiensten. OPTA zal hierop toezien. Heeft uw onderneming een procedure voor de behandeling van klachten van afzenders en ontvangers over de door uw onderneming uitgevoerde postvervoerdiensten? Ja OPTA ontvangt hiervan graag een kopie. Nee Binnen welke termijn heeft uw onderneming deze procedure opgesteld en vastgelegd? (termijn invullen) OPTA ontvangt dan graag zo snel mogelijk een kopie hiervan. 11/13

Bijlage 3 Definities en uitleg Definities Postvervoerdienst Een of meer handelingen die bedrijfsmatig worden verricht teneinde poststukken af te leveren. Bedrijfsmatig Het uitoefenen van economische activiteiten binnen het kader van een onderneming of instelling. Postvervoerbedrijf Een ieder die postvervoerdiensten aanbiedt. Brief De op een fysieke drager aangebrachte geadresseerde schriftelijke mededelingen. Poststuk Een brief of een geadresseerd: pakket (een geadresseerd verpakt poststuk dat in elk geval zaken, niet zijnde brieven, bevat, met een maximum gewicht 20 kg indien het postvervoer binnen Nederland betreft en 30 kg indien het postvervoer vanuit het buitenland betreft); braillepoststuk (fysieke drager die in hoofdzaak tekst bevat in voor blinden bestemde tekens); of dagblad of tijdschrift. Universele dienst De universele postdienst betreft het postvervoer binnen Nederland van ten minste de volgende poststukken: a. brieven die elk afzonderlijk ten hoogste twee kilogram wegen; b. pakketten die elk afzonderlijk ten hoogste tien kilogram wegen; c. poststukken die in hoofdzaak tekst bevatten in voor blinden bestemde tekens die elk afzonderlijk ten hoogste zeven kilogram wegen. De universele postdienst omvat binnen Nederland ten minste de volgende postvervoerdiensten: a. vervoer van aangetekende poststukken; b. vervoer van poststukken met aangegeven waarde; c. de uitreiking van het gerechtelijk schrijven, bedoeld in de artikelen 585, tweede lid, en 587, eerste lid, van het Wetboek van Strafvordering. Relevante omzet Als relevante omzet geldt de omzet die behaald wordt met het aanbieden van postvervoerdiensten. Dit zijn activiteiten die vallen onder de mededelingsplicht (vaak ook registratieplicht genoemd) van artikel 41 Postwet. Het overzicht op bladzijde 13 is een indicatief, niet uitputtend, overzicht van activiteiten die in ieder geval wel en in ieder geval niet onder de relevante omzet vallen. Geografische begrenzing van de omzet Onder relevante omzet valt alleen de omzet die in Nederland is behaald. Interne leveringen Indien een postvervoerbedrijf behoort tot een groep van ondernemingen als bedoeld in artikel 24b van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek worden voor de berekening van de omzet van het vervoer van poststukken van dat postvervoerbedrijf de omzetten van het vervoer van poststukken van alle tot die groep behorende ondernemingen opgeteld. Bij deze berekening worden transacties tussen de tot die groep behorende ondernemingen buiten beschouwing gelaten (artikel 16, 2 e lid van het Postbesluit). De universele postdienst betreft het postvervoer van of naar gebieden buiten Nederland van ten minste de volgende poststukken: a. brieven die elk afzonderlijk ten hoogste twee kilogram wegen; b. boeken die elk afzonderlijk ten hoogste vijf kilogram wegen; c. pakketten die elk afzonderlijk ten hoogste twintig kilogram wegen; d. poststukken die in hoofdzaak tekst bevatten in voor blinden bestemde tekens en die elk afzonderlijk ten hoogste zeven kilogram wegen. 12/13

Indicatief overzicht Omzet die behaald wordt met de volgende activiteiten is in ieder geval WEL relevant: Omzet die behaald wordt met de volgende activiteiten is in ieder geval NIET relevant: Eén of meer van de volgende handelingen: collectie, sortering, distributie en bezorging die erop gericht zijn geadresseerde poststukken af te leveren. Onder poststukken wordt verstaan: brieven en drukwerk (direct mail); pakketten met een maximum gewicht van 20 kg indien het postvervoer binnen Nederland betreft en 30 kg indien het postvervoer vanuit het buitenland betreft; dagbladen en tijdschriften, voorzien van een adressticker; braillepoststukken ongeadresseerde zendingen, zoals ongeadresseerde dagbladen, tijdschriften en reclames; geregistreerde exprespost; Er is sprake van expresvervoer als de afzender individuele voorwaarden overeenkomt ten aanzien van het tijdstip of tijdvak van aflevering, de leveringszekerheid en de aansprakelijkheid. In de praktijk betekent dit dat de bezorger ter plekke meer instrumenten ter beschikking heeft om de uitvoering van de overeenkomst te waarborgen, zoals communicatieapparatuur om bij problemen met de opdrachtgever te overleggen, apparatuur om de ontvanger te identificeren en apparatuur om het track and trace systeem direct op afstand te kunnen bijwerken. poststukken onder verantwoordelijkheid van de afzender (bijvoorbeeld wanneer post van een afzender naar een postvervoerbedrijf wordt gebracht, de zogenaamde haalservice). Het vervoer van poststukken, die door een derde worden vervoerd van de afzender (en onder verantwoordelijkheid van die afzender) naar het postvervoerbedrijf, dat het eigenlijke postvervoer gaat uitvoeren, wordt niet als postvervoer aangemerkt. Het vervoer van poststukken van een postbus naar een adres van de houder van de postbus (ook wel de brengservice genoemd) wordt ook niet als postvervoer beschouwd omdat de poststukken door deponeren in de postbus reeds zijn afgeleverd op het op de poststukken aangebrachte adres. Ongeadresseerde zendingen Het bezorgen van kranten of tijdschriften die niet zijn voorzien van een adressticker. 13/13