Het gebruik van spreadsheets Een leven zonder computer valt haast niet meer voor te stellen. Zowel thuis als op het werk wordt er veelvuldig gebruik van gemaakt en eigenlijk kunnen we niet meer zonder. Bijvoorbeeld rapporten kunnen snel en overzichtelijk worden opgesteld, opgeslagen en uitgeprint, contacten kunnen snel en zakelijk worden gelegd (email, internet), en via het internet kan informatie snel worden achterhaald en zelfs producten kunnen via de computer worden gekocht en verkocht. Velen zijn dus reeds bekend met het werken op een computer. Daarom worden de basis computervaardigheden, zoals het omgaan met een Windows omgeving en de standaard mogelijkheden van een tekstverwerker (veelal ms-word), bij de uitleg van deze paragraaf als bekend verondersteld. De ervaring leert ons dat in dit project veelvuldig gebruik wordt gemaakt van spreadsheets. De kennis en vaardigheden van een spreadsheetprogramma (veelal ms-excel) wijken bij studenten echter sterk af. Reden om aandacht te geven aan dit onderwerp omdat bij het opstellen van de financiële begrotingen (zie financieel plan) je hier mee te maken krijgt. Immers er moeten in deze begrotingen vele berekeningen gemaakt worden en dan komt het kunnen werken met een spreadsheet goed van pas! We gaan hier alleen in op het kunnen toepassen van de basisvaardigheden, zoals het (absoluut en relatief) kunnen kopiëren van cellen, en het gebruik van formules en van functies. Daarnaast is het uitermate handig wanneer studenten in staat zijn een eenvoudige website voor de onderneming te kunnen maken. Op deze website kunnen de producten van de onderneming op een aantrekkelijke manier onder de aandacht worden gebracht, en kunnen de (potentiële) klanten er de meest noodzakelijke informatie op terugvinden. Dit komt de geloofwaardigheid van de onderneming zeer ten goede!
2 J e e i g e n b e d r i j f De onderwerpen die hier aan de orde komen zijn: ms-excel voor het werken met spread sheets en ms-frontpage (de webeditor van Microsoft) voor het bouwen van een website. Werken met een spreadsheet (ms-excel) Over dit pakket zijn honderden boeken en cursussen geschreven. Hier beperken we ons tot: het opstellen van een formule; het toepassen van een (eenvoudige) functie; het kopiëren van cellen. Formules Een (eenvoudige) formule is het optellen van de inhoud van twee cellen. In cel D2 willen we bijvoorbeeld de som van de cellen B2 en C2 uitrekenen. Met de muis klikken we eerst in cel D2. Bij het maken van een formule wordt er altijd begonnen met het intypen van het is-teken (=). Daarna kan je de celadressen intypen, of, wat minder kans op fouten geeft, de betreffende cellen aanklikken. Het plus-teken (+), moet uiteraard wel ingetikt worden. Bevestig de formule tenslotte met een enter, of klik op het groene vinkje (zie schermafdruk)
H e t g e b r u i k v a n s p r e a d s h e e t s 3 Deze basisprincipes gelden ook bij het maken van meer ingewikkelde formules, zoals bijvoorbeeld: =(A8*B3)/E15 Het sterretje (*) is het vermenigvuldigingsteken. De slash (/) staat voor het deelteken en machtsverheffen kan met het dakje (^) Functies In Excel zijn tientallen functies beschikbaar voor zeer uiteenlopende zaken (wiskundig, statistisch, financieel etc.). De meest gebruikte functie is de som-functie In de cel A6 wordt de som berekend van de cellen A1 tot en met A5. Deze functie wordt zo vaak toegepast, dat er een aparte knop op de werkbalk voor bestaat. (Het sigmateken, zoals rechtsboven op de schermafdruk nog zichtbaar is.) De andere functies kunnen gebruikt worden door te kiezen voor de menukeuze Invoegen, functie of door bij de formulebalk te klikken op f x (zie ook de schermafdruk)
4 J e e i g e n b e d r i j f Het kopiëren van formules Excel is een programma bedoeld om veel (reken)werk uit handen te nemen. Is een formule of een functie eenmaal goed opgesteld, dan kan deze vaak op een handige wijze gekopieerd worden naar de cellen waar deze berekening ook moet werken. In onderstaand voorbeeld willen we graag de formule die is opgesteld in cel F8 kopiëren naar de cellen F9 tot en met F12. Klik eerst in de cel waar de formule is gemaakt (cel F8). Beweeg daarna de muis naar het zwarte blokje rechtsonder in de cel (zie pijl). Klik vervolgens op het blokje en sleep de muis over de cellen waar de formule naar toe gekopieerd moet worden. Laat de muisknop daarna los, en de formule is gekopieerd. Wanneer de cellen niet aan elkaar grenzen kan er ook via het menu gekopieerd en geplakt worden (Bewerken, kopiëren en Bewerken, plakken). De sneltoetsen ctrl-c (kopiëren) en ctrl-v (plakken) werken overigens ook prima! In bovenstaand voorbeeld wordt er relatief gekopieerd, dit wil zeggen dat de celadressen in de formules mee veranderen. (in cel F9 zal nu de formule =D9- (D9*E9) staan.)
H e t g e b r u i k v a n s p r e a d s h e e t s 5 Soms is het echter gewenst dat er niet relatief gekopieerd wordt, zoals in onderstaand voorbeeld waarin verwezen wordt naar een btw-percentage in cel B9. In de formule van cel E3 staan er dollartekens bij de verwijzing naar cel B9. Bij het kopiëren van deze formule blijft de verwijzing naar het btw-percentage intact. Dit noemen we een absolute verwijzing. Oefening baart kunst dus alleen door het te proberen krijg je dit onder de knie!