Flexibel aanbesteden: samenaankopen en raamovereenkomsten Interwaas 3 maart 2016 - Elke Casteleyn -
Overzicht Vormen van samenaankoop Aankoop- en opdrachtencentrale Samengevoegde opdrachten Nieuwe WOO Raamovereenkomsten Wat? Hoe? Samenaankopen en raamovereenkomsten in de praktijk 2
VORMEN VAN SAMENAANKOOP 3
Aankoop- & opdrachtencentrale Een aanbestedende overheid (AO) die: Leveringen of diensten verwerft die bestemd zijn voor aanbestedende overheden; of AO groothandelaar Overheidsopdrachten of raamovereenkomsten plaatst met betrekking tot werken, leveringen of diensten die bestemd zijn voor aanbestedende overheden AO tussenpersoon 4
Aankoop- & opdrachtencentrale Aankoopcentrale Opdrachtencentrale Leveringen Diensten Werken Leveringen Diensten Koopt aan voor eigen rekening Verkoopt door aan deelnemende AO Handelt NIET voor zichzelf Handelt in naam en voor rekening van deelnemende AO GEEN contractuele band tss. opdrachtnemer en deelnemende AO WEL contractuele band tss. Opdrachtnemer en deelnemende AO 5
Aankoop- & opdrachtencentrale aankoopcentrale gunning uitvoering uitvoering deelnemende AO opdrachtnemer 6
Aankoop- & opdrachtencentrale opdrachtencentrale gunning deelnemende AO uitvoering Contractuele band opdrachtnemer 7
Aankoop- en opdrachtencentrale Voordelen: Schaalvoordelen Efficiënter plaatsen van overheidsbestellingen Standaardisatie Centraliseren en delen know-how (economisch, juridisch, technisch, ) Deelnemende AO moeten niet nogmaals gunningsprocedure volgen Voorwaarden: Aankoop-/opdrachtencentrale (AC/OC) is zelf een AO in de zin van de wet overheidsopdrachten (WOO) Opdracht moet door AC/OC zijn gegund volgens WOO Aantal leden AC/OC : niet bepaald, maar opletten mededinging Opgelet bij raamovereenkomsten! 8
Aankoop- en opdrachtencentrale Risico s en mogelijke nadelen: Vaak complexer dan individuele opdrachten Zoektocht naar grootste gemene deler Mogelijke oplossing: raamovereenkomst Geen buitensporige concentraties van kopermacht organiseren 9
Ontwerp nieuwe WOO Aankoopcentrale opdrachtencentrale : een aanbestedende overheid die gecentraliseerde aankoopactiviteiten en eventueel aanvullende aankoopactiviteiten verricht Bestemmelingen aanbestedende overheden, ook anderen? Gecentraliseerde aankoopactiviteiten: activiteiten die permanent plaatsvinden op een van de volgende wijzen: a) de verwerving van leveringen en/of diensten die bestemd zijn voor aanbestedende diensten; groothandelaar b) de gunning van overheidsopdrachten of de sluiting van raamovereenkomsten voor werken, leveringen of diensten die bestemd zijn voor aanbestedende diensten; tussenpersoon 10
Ontwerp nieuwe WOO Aanvullende aankoopactiviteiten: activiteiten die bestaan in het verlenen van ondersteuning aan aankoopactiviteiten, met name op de volgende wijzen: a) technische infrastructuur die aanbestedende diensten in staat stelt overheidsopdrachten te gunnen of raamovereenkomsten te sluiten voor werken, leveringen of diensten; b) adviesverlening over het verloop of de opzet van openbare aanbestedingsprocedures; c) voorbereiding en beheer van aanbestedingsprocedures namens en voor rekening van de betrokken aanbestedende dienst; 11
Samengevoegde opdrachten Geen definitie in WOO Wel wettelijke regeling (art. 38 WOO): In geval van een samengevoegde opdracht voor rekening van verschillende aanbestedende overheden en in voorkomend van privaatrechtelijke personen, duiden de betrokken personen de overheid of entiteit aan die in hun naam in de hoedanigheid van aanbestedende overheid zal optreden. De voorwaarden van de opdracht kunnen voorzien in een afzonderlijke betaling voor elk van die personen 12
Samengevoegde opdrachten Waarom samengevoegde opdrachten? Ontstaan uit grote infrastructuurprojecten waarbij verschillende AO betrokken waren Verschil met AC/OC? Occasioneel karakter 13
RAAMOVEREENKOMST 14
Gunningsmodaliteiten RAAMOVEREENKOMST: - Een overeenkomst - tussen één of meer AO - en één of meer ondernemingen - doel :gedurende een bepaalde periode de voorwaarden inzake te plaatsen opdrachten vast te leggen. 15
(1 ) Raamovereenkomst Raamovereenkomst 2 sleutelmomenten: AO 1, AO 2, (2 ) Deelopdracht 1 Deelopdracht 2 Deelopdracht 3 ON 1, ON 2, 16
Raamovereenkomst Sluiting overkoepelende raamovereenkomst : klassieke procedure Sluiting deelopdrachten: Indien raamovereenkomst met 1 onderneming: Gunning deelopdrachten rechtstreeks Geen wezenlijke wijzigingen aan opdracht Wel vragen offerte aan te vullen Indien raamovereenkomst met meerdere ondernemingen: (1) alle voorwaarden zijn reeds ingevuld Rechtstreeks gunnen, volgens voorwaarden in RO (2) niet alle voorwaarden zijn reeds ingevuld Minicompetitie Ontwerp nieuwe WOO : O.b.v. zelfde gunningscriteria (3) Ontwerp nieuwe WOO : combi (1) en (2) 17
Raamovereenkomst Gesloten systeem Aan zijde AO: Vanaf aankondiging/uitnodiging moet duidelijk zijn welke AO zijn betrokken Aan zijde opdrachtnemers: Enkel indien partij bij de raamovereenkomst Verduidelijking in ontwerp WOO in combi met AC: zowel de identiteit van de betrokken AO als de datum met ingang waarvan deze het recht heeft zich te beroepen op een door de AC gesloten raamovereenkomst moet kunnen gecontroleerd worden. 18
Raamovereenkomst Wordt vaak gebruikt voor terugkerende bestellingen: Levering van kantoormateriaal en meubilair Levering IT-materiaal (servers, laptops, pc s, ) Energie Catering, Reden: Leent zich tot afnames op korte termijn (gunningsprocedure is immers reeds doorlopen) AO zal deelopdracht pas plaatsen wanneer de behoefte zich voordoet Niet noodzakelijk alle voorwaarden werden reeds vastgelegd in raamovereenkomst 19
Raamovereenkomst Voordelen raamovereenkomst: Enkel raamovereenkomst moet worden gegund via gunningsprocedure Gunning deelopdrachten: Snel en eenvoudig Tegen de beste voorwaarden van het moment Tegen de meest recente technologie (ruimte voorzien!) Geen verplichting tot afname Geen exclusiviteit aan ondernemers die partij zijn bij de overeenkomst Bescherming tegen stockbreuk (indien meerdere ondernemers zijn toegelaten) Bredere toegang KMO s 20
SAMENAANKOPEN EN RAAMOVEREENKOMSTEN IN DE PRAKTIJK 21
Samenaankopen en raamovereenkomsten in de praktijk Vaststellingen: de 2 uitersten Vrijheid, blijheid absolute zekerheid Vrijheid, blijheid Onduidelijke formulering afnemende AO Zeer regionaal verspreid Vaak geen inspraak voorzien potentiële afnemende AO 22
Samenaankopen en raamovereenkomsten in de praktijk Vaststellingen: de 2 uitersten Absolute zekerheid Geen afnameverplichting Geen exclusiviteit opdrachtnemer Mogelijkheid tot opting-out Ruimte voor recente technologie Verplichting minimale afname / voorziene vermoedelijke hoeveelheden Te weinig gebruik van raamovereenkomst met meerdere ondernemingen => mini-competitie 23
Samenaankopen en raamovereenkomsten in de praktijk In beide scenario s worden de voordelen de facto uitgehold Haaretz Daily Cartoon, by Amos Biderman, 6 jan. 2014 24
Samenaankopen en raamovereenkomsten in de praktijk Nadelen te vast kader of geen inspraak: Opgezadeld met niet gewenste aankoop? Toch verplicht af te nemen of sanctie? 25
Samenaankopen en raamovereenkomsten in de praktijk Enkele tips & tricks: Voorzie in samenwerkingsovereenkomst, maar neem daarin enkel het noodzakelijke op Behoud een zekere bewegingsvrijheid, maar vermijd cherrypicking Optimaliseer je eerste fase (raamovereenkomst) en tweede fase (deelopdrachten) Standaardiseer waar nuttig en interssant Breng samenaankoop-initiatieven in kaart, verwittig elkaar Was het allemaal de moeite waard? Investeer in aankoopbeleid : het loont! 26
Meer info www.innipublishers.com/raamovereen komsten-en-samenaankoop-in-dezorgsector.html 27
Contactgegevens Dank voor uw aandacht en graag tot een volgende. Nog vragen? Casteleyn Advocaten Antwerpse Steenweg 47 9160 Lokeren T. 0477 61 98 74 E. elke@casteleynadvocaten.be W. www.casteleynadvocaten.be Nieuwtjes? casteleyn_elke 28