Doelgroepenbevraging CEST, 2 februari 2012 verslag Author: Date: Subject: Henk Vanstappen 2012-02- 02 Doelgroepenbevraging CEST (2012-02- 02, BNA- BBOT) Version Date Changes Author 1 2012-02- 02 Henk 2 2012_02_09 redactie Bert
1 Voorstelronde deelnemers Wie ben je, van welke organisatie? Waarvoor gebruik je CEST? Wat is er goed/niet goed aan CEST? Cor Vanistendael, Erfgoedcel Noorderkempen Peggy Voesterzoons, Erfgoedcel Brussel: in onze organisatie wordt (ook) niet gedigitaliseerd; wij zijn intermediairs die trachten anderen te adviseren en te ondersteunen. CEST wordt als zodanig dus niet gebruikt, maar soms wel geraadpleegd. Stephanie Aertsen, AMVB: CEST wordt vrij veel geraadpleegd. Het nuttige aan CEST is vooral de handleidingen [richtlijnen]. Gertjan Debie, Resonant: naar CEST wordt soms doorverwezen wanneer anderen om advies vragen. Voor onze eigen werking is CEST niet zo zinvol, omdat onze eigen eisen zeer specimiek zijn. Liebeth De Ridder, EGC Mechelen: nog aan het inwerken op vlak van digitalisering; eerste kennismaking met CEST tijdens studies, met name het glossarium bleek handig. Collega's waren niet bekend met CEST, maar zijn nu zeker wel geïnteresseerd. Bij de Stedelijke Musea Mechelen was men er wel mee bekend en van plan dit nader te bekijken. Dirk Derom, BNA- BBOT: CEST wordt 'gebruikt' via mail. 2 Evalua@e van de CEST- wiki Digitaliseren is meer dan alleen van analoog naar digitaal gaan: het gaat ook om catalogi, on line inventarissen. Aanvankelijk was het niet zo duidelijk dat CEST het hele werkveld van digitale ontsluiting van erfgoed betreft. Er wordt op de wiki zeer veel aangeboden: overzichten, lijstjes Maar het sluit niet altijd aan bij de werking of problematiek van de erfgoedorganisaties. Wanneer kleinere organisaties doorverwezen worden naar de website, weet men eigenlijk niet wat men met deze informatie aan moet. Als er al naar gekeken wordt, worden antwoorden niet gevonden. Iemand die wat technisch aangelegd is, vindt de informatie die hij nodig heeft op CEST wel terug, maar de wiki is er niet voor iedereen. In de praktijk zijn het niet de erfgoedcellen die het werk doen, maar het zijn de kleine groepjes van verzamelaars, heemkringen, gemeentearchieven, musea enzovoort. Als daar niet iemand aanwezig is die zich bewust is van de [digitaliseringsproblematiek], gebeurt er op dat vlak niet veel. Erfgoedcellen hebben de mogelijkheid niet steeds over de schouders van deze mensen mee te kijken en te zeggen wat/hoe het moet. 'Comply or explain' blijft dode letter, want men is zich er zelfs niet van bewust dat er zoiets als compliancy zou bestaan. Er is 'onderaan' nog heel veel werk. Misschien moet CEST dat niet doen, maar het is wel belangrijk dat het vele digitaliseringswerk dat daar gebeurt ook goed gebeurt. Er is hier meer sensibilisering en kennis van basisprincipes nodig. Een voorbeeld: organisaties blijken zelfs niet in staat te melden hoe groot hun digitaal archief is. het is dus vooral een probleem van communicatie en bewustmaking. Zaken die voor professionele organisaties evident zijn, zijn voor anderen nog volledig onbekend. Wanneer men dan merkt dat men niet compliant werkt, is men opnieuw gefrustreerd, omdat het vele werk 'niet goed' is. CEST is een 'schitterend instrument', maar bereikt niet iedereen. De wiki biedt een zeer grondig
overzicht, maar iemand die informatie zoekt en niet thuis is in de wereld van digitaal erfgoed heeft weinig aan lijstjes. De informatie is voor hen te weinig behapbaar. Informatie moet meer op maat van de organisatie, meer gestructureerd, meer afgebakend tenminste wanneer men ook niet- professionals wil bereiken. Wat er goed aan is, is dat het een leek in ICT een groot overzicht biedt mét lijstjes, wat goed is. De taal die op de wiki gebruikt wordt is echter nog te complex: betekenis van een term als 'mash- up' is onbekend. Als je ook niet- professionals wil bereiken en kleinere organisaties, moet het taalgebruik eenvoudiger en vertaald. Het glossarium is een goed initiatief, maar ook daar zijn de termen soms te complex. Dit is ook wat het meeste wordt doorgegeven aan anderen die om advies vragen. Naar de volledige website verwijzen is risicovol: er staat zo veel op dat de mensen niet weten waar te zoeken en verdwalen in de website. Ook voor intermediairs is het niveau en het taalgebruik vaak nog te technisch. Wanneer je begint met jezelf te oriënteren, is het nog moeilijk om er 'door' te geraken. Sinds de lay- out werd aangepast, is er wel verbetering. Het contrast tussen de pagina's is erg groot: de richtlijnen zijn erg toegankelijk, maar andere pagina's zijn zo complex dat dit gebruikers toch afschrikt. Wel handig is dat er een onderscheid wordt gemaakt tussen basisrichtlijnen en aanbevelingen; zo krijg je als organisatie toch al het gevoel dat er 'al iets gedaan is'. In de toekomst kan dan gestreefd worden naar een ideale situatie. Toch zou het lijstje meer op maat moeten worden gemaakt. De informatie op CEST is niet heel specimiek. Zo is er geen informatie over het beschrijven van muziekinstrumenten. Zo ontbreekt de de- facto standaard die het MIM (in kader van MIMO) heeft opgesteld. Er zou dus meer wisselwerking moeten zijn. Anderzijds is CEST, met bv. het glossarium en de richtlijnen, zeker nuttig om anderen op weg te helpen. Technische termen moeten zo veel mogelijk in het Nederlands worden aangeboden. [Er is geen overeenstemming over de vraag hoe ver je daar in moet gaan en hoeveel duidelijker de techniciteit daarmee wordt]. De leesbaarheid van de CEST- wiki is intussen al wel fel verbeterd. Voor professionals is CEST een 'godsgeschenk', maar er wordt een taal gesproken die niet iedereen begrijpt. Het is niet de opdracht van heemkundige kringen om deze taal te begrijpen ( ze worden er niet voor betaald ). Dergelijke organisaties moeten niet per se de wiki gebruiken, maar voor een erfgoedcel [of andere intermediair] moet hier wel de informatie vinden die ze moet doorgeven aan heemkringen en dergelijke. Handleidingen voor kleine organisaties moet zeer eenvoudig zijn ( klik nu hier ), maar het is ook aan de intermediairs om deze vertaalslag te maken. De realiteit is dat het niet de professionals zijn die digitaliseren, wel de vrijwilligers en leden van kleine organisaties. het zijn deze mensen die moeten overtuigd worden van het belang van standaarden e.d. Wat opvalt is het gebruiksgemak van CEST. Wat nog ontbreekt: het is niet meteen duidelijk dat CEST een wiki is, waar je zelf bijdragen op kan zetten. Ook niet duidelijk is wat het beleid van CEST terzake is. Op CEST staan vooral use cases [richtlijnen], maar geen case studies. Het is jammer dat er geen praktische voorbeelden staan: hoe is iets uitgevoerd, hoe werd het aangepakt, welke stappen werden ondernomen... Wat ook lastig is, is dat er veel informatie op staat, maar de tijd ontbreekt om alles door te nemen. De informatie is gecentraliseerd, maar je kan er niet meteen mee aan de slag of het doorsturen naar een ontwikkelaar om de richtlijnen te laten toepassen: alles moet vertaald worden naar de concrete use case, bekeken worden door medewerker van PACKED (die er ook niet altijd voor tijd hebben). Het is waarschijnlijk ook niet haalbaar om enerzijds alle technische ontwikkelingen op te
volgen en op de wiki te zetten, en daarna nog ontwikkelprojecten praktisch te gaan opvolgen. Misschien moet CEST vooral als een experthub werken, zonder die praktische vertaalslag nog te doen. Opnemen van cases met uitgebreide documentatie zou misschien wel haalbaar zijn: de technische documentatie van een ontwikkeltraject is er toch al, moet alleen gepubliceerd worden. Er zou in die expertenhub dan ook evaluatie van projecten kunnen komen. Er ontbreken evaluaties en uitspraken over de bruikbaarheid van software; louter opsommen is niet voldoende. Dergelijke opsommingen zijn immers ook elders te vinden. Wat onduidelijk is, is de service die CEST/PACKED wil bieden: wil men advies geven? analyseren? en op welke domeinen? Wat is de core business en wat niet? Vertaling van complexe materie naar eenvoudige taal hoort misschien niet op de wiki thuis, of kan niet samen met meer ingewikkelde materies. Misschien moeten er twee wiki's naast elkaar worden gemaakt. [Voor anderen is het gebruik van Engelstalige termen echt wel een probleem]. 3 Debat over de rol van CEST 3.1 Dilemma 1: tot op welk niveau moet CEST organisades begeleiden? CEST moet de bouwstenen geven, organisaties werken de oplossing uit CEST moet stap-voor-stap oplossingen aanbieden voor specieieke problemen Het liefst zou CEST natuurlijk beiden moeten doen, maar de middelen zijn bekend en er moeten keuzes worden gemaakt. Door enkel bouwstenen aan te bieden, maak je nog geen bruikbaar instrument. Dit zou betekenen dat je eerst een aantal maanden de materie moet bestuderen voor je beslissingen kan nemen over de standaarden en tools die je wil gebruiken. Er moet dus op maat advies gegeven worden op maat van de doelpublieken. Wie dat zijn, moet PACKED/CEST bepalen. Als daar ook de heemkundige kringen toe behoren, moet het advies meer op maat worden geschreven dan wanneer enkel professionals tot de doelgroep behoren. CEST is nu een gereedschapsmagazijn. Daaruit moeten gereedschapskisten worden geselecteerd. Echte stap- voor- stap handleidingen ( klik nu hier ) zijn niet haalbaar. CEST moet dus meer adviseren, preselecties doen. Bouwstenen aanbieden is noodzakelijk als je breed wil gaan. Als je ook stap- voor- stap handleidingen wil aanbieden, kom je bijna automatisch terecht bij de zaken die vaak gebeuren. Voor dat soort informatie kan je echter al gemakkelijk terecht bij collega's die iets gelijkaardig gedaan hebben. Advies inwinnen bij collega- organisaties werkt echter nog drempelverhogend: kleinere organisaties doen dit niet. Zelfs de drempel om aan erfgoedcellen advies te vragen is voor sommige heemkundige kringen nog te hoog. Bovendien heb je dan geen zekerheid dat de juiste voorbeelden worden gevolgd. Er is kwaliteitscontrole nodig. Er moet aan de doelgroepen duidelijk gemaakt worden dat er ook advies op maat wordt verstrekt. Het is ook belangrijk dat PACKED /CEST concreet advies geeft bij de uitvoering van digitaliserings- projecten. Misschien kan een deel van die adviesverlening opgevangen worden via e- learning, waar een aantal basistechnieken worden aangeleerd ( hoe scan ik een foto ). Dit bestaat uit een korte handleiding en een illustratief milmpje. Informatie moet ook draagbaar zijn, omdat organisaties soms
zelfs geen internetverbinding hebben. Informatie moet ook op papier en als afdrukbare pdf verspreid worden. Bottom line is dat CEST moet beslissen wie men wil bereiken en hoeveel middelen men daarvoor beschikbaar wil stellen: als men echt hands on begeleiding gaat geven, mag men een stormloop verwachten.. Anderzijds: er zijn veel intermediaire organisaties in de erfgoedsector: laat die het werk doen en begeleidt hen (train the trainer). Dit is sterk aan te raden methode. Het advies dat CEST (actief) verleent aan ontwikkelingsgerichte erfgoedprojecten is zinvol, maar daarmee bereik je niet iedereen: bij dergelijke projecten is vooraf goed nagedacht over hoe er zal worden gedigitaliseerd en het gaat om projecten van een landelijk niveau die door meerdere organisaties gedragen worden. Veel projecten waar erfgoedcellen mee te maken hebben, zitten zelfs niet op dat niveau. Wie (ook) bereikt moet worden is de persoon die aan de scanner staat en het effectieve digitaleringswerk uitvoert. Wie databases bouwt, heeft al meer inzicht en maakt minder fouten [hoewel...?] en denken na over standaarden en internationale normen. Wanneer grote projecten worden opgestart, worden de normen wel gevolgd. De aandacht moet gaan naar de onderzijde van de piramide: de databank juist gebruiken en de scanner juist bedienen. Maar hiervoor zijn de intermediairs dus de beste partners. 3.2 Dilemma 2: hoe breed moet CEST 'digitaliseren' ondersteunen? Digitaliseren is (voor CEST) omzetten van analoog naar digitaal Digitaliseren omvat alle ICT activiteiten van een erfgoedorganisatie De aandacht moet in de eerste plaats naar het eerste gaan: het eigenlijke digitaliseren. Over de term digitalisering bestaat veel verwarring: soms gaat het over registratie (metadata), soms over omzetten van analoog naar digitaal. CEST zou hierin duidelijkheid kunnen helpen scheppen. De vierdeling die CEST op de wiki aanhoudt (digitaal beschrijven/omzetten analoog naar digitaal/digitaal bewaren/digitaal toegankelijk maken) is helder en remlecteert de basisfuncties van een erfgoedorganisatie. Digitaal bewaren moet extra aandacht krijgen, want hiervoor zijn geen echt goede/betaalbare oplossingen in Vlaanderen beschikbaar. Het is eigenlijk het belangrijkste probleem, maar het is het laatste waar men zich zorgen over maakt. Vraag is of dit voor alle organisaties geldt: wat als men de klemtoon op ontsluiting legt en de boodschap in de eerste plaats zo breed mogelijk wil verspreiden? Wat als men de middelen niet heeft om alles ook nog te archiveren? Vaak is dit echter net het probleem: men digitaliseert, maakt er iets mee en raakt vervolgens de digital bestanden kwijt. Een digitaal archief zou als dienst door een andere instantie moeten worden aangeboden. CEST moet in de eerste plaats werken aan de bewustmaking van de opslag- problematiek. CEST kan ook advies geven over de punten waarop men moet letten wanneer men een hostingcontract onderhandelt. Het is immers heel moeilijk in te schatten welke diensten men precies mag verwachten en wat de juiste prijs daarvoor is. CEST moet ook de evoluties opvolgen (cf. Waalse Krook) en waar mogelijk lobbyen. De meeste initiatieven worden immer aangestuurd door de grotere organisaties. Belangen van kleine en middelgrote erfgoedorganisaties komen niet genoeg aan de orde. Ook het opstellen van modelovereenkomsten en gestandaardiseerde pakketten met dingen waarop men moet letten is zeer zinvol.
Meer op ontsluiting gerichte expertise, zoals het gebruik van sociale media, wordt niet gezien als een kerntaak. Men moet er ook mee rekening houden dat dit zeer snel evolueert en de aanbevelingen dus ook snel verouderen. Toch kan het ook nuttig zijn hier aandacht aan te besteden, want dit is vaak het uiteindelijke doel: men digitaliseert en bewaart om het te kunnen ontsluiten. Ontsluiting is dus de motivatie voor het toepassen van gebruiken van metadata, best- practices en standaarden. Er zijn ook systemen (bv. Omeka) die zowel de registratie als de presentatie verzorgen. Het zou al goed zijn moesten die applicaties beter bekend raken. CEST kan ook een platform zijn voor het presenteren en evalueren van dergelijke applicaties. Een probleem is dat er ook veel slechte open- source pakketten bestaan, die met grote trom worden aangekondigd en daarna in de vergetelheid raken. Er is nood aan een kritisch kanaal waar die software besproken wordt zonder een bepaald pakket te hypen. Dit kan opengetrokken worden door toe te laten dingen te raten (zoals op Facebook en dergelijk): naast de ene procent die commentaar levert en reviewt, is er nog negen procent die aan rating doet. De overige 90 procent kijkt toe en gebruikt de informatie. 3.3 Dilemma 3: hoe streng moet CEST zijn? CEST richtlijnen moeten consensus van het veld weergeven In CEST richtlijnen moeten experts de norm bepalen Er bestaan meningsverschillen tussen experts en/of praktijkmensen, maar belangrijker is de spanning tussen wat theoretisch vereist is en wat praktisch haalbaar is. Door dwingend op te treden kan CEST er wel voor zorgen dat er tijd/geld/expertise beschikbaar wordt gemaakt. Er moet onderscheid gemaakt worden tussen technische normen en praktijknormen (wat haalbaar is). Als men bijvoorbeeld audio digitaliseert, moeten bepaalde formaten gebruikt worden, met x bitrate en x Hz, en daar mag niet van afgeweken worden. Andere dingen kan je niet zo strak afdwingen (zoals OAIS compliant zijn voor opslag), omdat dit eenvoudigweg niet mogelijk is (middelen ontbreken). OAIS kan je afdwingen voor grotere organisaties met meer middelen, die een lange termijn strategie kunnen ontwikkelen. Er moet vooral een vertaalslag gedaan worden van wat de normen en best- practices zijn, en daarbij aangeven wat de gevolgen zijn wanneer bepaalde richtlijnen niet worden gevolgd. Echt standaarden afdwingen kan ook niet altijd, omdat dit ook een veld in evolutie is. Je kan dan vooral aanbevelen en motiveren, maar niet afdwingen. Nochtans kan de regel comply or explain echt wel werken toch zeker bij gesubsidieerde organisaties. CEST moet hier optreden: als er 'explained' wordt, moet dit geëvalueerd en bijgestuurd worden. CEST moet daarbij gezien worden als een houvast, niet als een controle- instantie. CEST moet tonen wat voor probleem X de meest gebruikte oplossing is (de standaard ). CEST moet het baken zijn. CEST moet geen onrealistische standaarden afdwingen of opleggen: er moet aanbevolen worden wat haalbaar is. Standaarden zijn (ook) de practices die grotere organisaties gebruiken: de facto standaarden. CEST doet dit soort toegevingen [sic] al door de richtlijnen op te splitsen in aanbevolen en minimum richtlijnen. Deze indeling moet aangehouden worden. Men moet pragmatisch blijven, of de richtlijn is niet relevant. Als de minimum richtlijn de lat te hoog legt, bestaat het risico dat organisaties amhaken en vervolgens in de problemen komen en van nul moeten starten.
3.4 Dilemma 4: wat is het ideale communicadebeleid voor CEST? Voor kennisverspreiding volstaat de CEST wiki CEST moet op zoveel mogelijk platformen aanwezig zijn Vraag is hoe er met drie [twee] personen zo efmiciënt mogelijk kan gecommuniceerd worden. Misschien moet er dan op één of twee zaken worden gefocust en moet getracht worden daarin een kwalitatief hoogstaand niveau te bereiken, dan op zoveel mogelijk fora te gaan staan. Men kan wel gebruik maken van technologie (content streaming) om op meerdere kanalen aanwezig te zijn. Ook hier past de teach- the teacher aanpak: probeer zoveel mogelijk op fora te staan waar kennis kan doorgegeven worden aan intermediairs, die zelf weer de informatie doorgeven aan wie het nodig heeft. Er moet echter nog wel gewerkt worden aan bredere naamsbekendheid. Er moet dus nog wel ingezet worden op bekendheid bij mensen die de inhoud van CEST zouden moeten kennen. Er zou een koppeling gemaakt kunnen worden met de (experimentele) databank die de Antwerpse erfgoedcellen aan het opzetten zijn, met verwijzingen naar experts op allerlei vlak. Als dat werkt voor de provincie Antwerpen, kan het ook verder verspreid worden in Vlaanderen. De wiki moet wel aangehouden worden als het centrale toegangspunt; andere kanalen moeten ingezet worden om de aandacht hier naartoe te leiden. Zo zou een twitteraccount kunnen worden aangemaakt waar alle nieuwe standaarden worden aangekondigd. Er wordt nog weinig bijgedragen aan de wiki. De mogelijkheden om bij te dragen aan de wiki zijn echter onvoldoende zichtbaar. CEST kan ook een platform zijn voor 'producten' van andere erfgoedorganisaties: handleidingen, open- source software, aanbevelingen, etc. Ook producten die voor specimieke doelgroepen bedoeld zijn (mondelinge geschiedenis, componistenarchieven, ) kunnen opgenomen worden. Veel erfgoed- organisaties die zulke dingen ontwikkelen, zouden deze immers graag op een centraal platform aanbieden. Dergelijke aanbevelingen moeten trouwens ook afgestemd worden met andere (types) organisaties, zoals archieven die later als bewaarplaats zullen optreden. 4 Prioriteiten Aan de hand van een lijst met geplande acties worden prioriteiten vastgelegd: 4.1 Opslagsystemen Belangrijk Ook diensten (leveranciers) in kaart brengen. Hoe lees en beoordeel je een hosting contract : uitleg terminologie (dedicated server, cloud hosting), wat kost het, wat zijn de voordelen, SAAS: wat betekent dat voor je data maar hoe realistisch is het dit allemaal op te volgen. Wat is veiliger: usb of hd? 4.2 Richtlijnen: Mondelinge bronnen inventariseren Houdt ook verband met audio/video opslaan.
4.3 Richtlijnen: Immaterieel erfgoed inventariseren Meningen zijn verdeeld: is belangrijk, maar de vraag is of CEST daar tijd in moet steken: standaarden zijn ook internationaal nog volop in ontwikkeling. CEST is te klein om dat mee op zich te nemen. Anderzijds: men zou beter slapen wanneer men wist dat CEST deze ontwikkelingen mee opvolgt. Toch minder belangrijk. 4.4 Richtlijnen: DeelcollecDes inventariseren Belangrijk. 4.5 Richtlijnen: Tekstbronnen transcriberen en OCR- en Belangrijk, expertise is noodzakelijk. Richtlijn of best practice zou beter bekend kunnen worden gemaakt. Vooral voor projecten mbt handschriftherkenning is veel interesse. Ook het oplijsten van beschikbare tools zou erg nuttig zijn. 4.6 Richtlijnen: Digitale Audio en Video bewaren Organisaties krijgen steeds meer audio- (en video)materiaal binnen en moeten leren hiermee om te gaan en te integreren binnen de rest van de collecties. Allerlei aspecten komen hier aan de orde: metadata, beschrijven, opslaan, migratieformaten. Moet er energie gestoken worden in het bewaren van minderwaardige kwaliteit? Wat doen met verouderde dragers? Belangrijk. Hierbij ook: digitale beeldformaten. 4.7 Richtlijnen: E- mails bewaren Belangrijk. 4.8 Standaarden: Persistente IdenDficaDe Standaarden Vindt CEST zelf belangrijk, maar is nog weinig bekend. Er moet dus nog meer over gecommuniceerd worden. Moet gerelateerd worden aan collectiebeheerssystemen. 4.9 So6ware: collecdebeheerssystemen, archie4eheerssysteem Belangrijk. Ook aandacht hebben voor twee/meertaligheid van systemen. Aandacht voor systemen die meerdere objecttypes aankunnen (archieven, bibliotheken, museumsystemen) Vraag is hoe je dit up- to- date houdt is vooral belangrijk voor kleine organisaties; grotere hebben expertise en/of middelen om consulting in te huren. Kleine organisaties hebben ook andere behoeften: ze willen eenvoudiger systemen, die ook eenvoudiger te reviewen zijn en waarvan de reviews ook gemakkelijker kunnen up- to- date gehouden worden. Updaten met to- do- lijst die tijdens deze sessie werd getoond