Sociaal Jaarverslag 2008
Colofon Het Sociaal Jaarverslag 2008 is een uitgave van de dienstenorganisatie van de Protestantse Kerk in Nederland. Redactie Communicatie & Fondsenwerving, Utrecht, april 2009 Dienstenorganisatie Protestantse Kerk in Nederland Stafafdeling HRM Postbus 8504 3503 RM Utrecht info@pkn.nl www.pkn.nl 2
Inhoudsopgave Inhoudsopgave...1 Woord vooraf...4 1. Transformatie...5 2. SMRA...6 3. ICCO en Kerk in Actie...6 4. Veranderingen in de organisatie...7 5. Nieuw beleid in 2008...7 6. Ondernemingsraad...8 7. Scholing en training...9 8. Ziekteverzuim en preventie...10 9. In memoriam...11 10. Medewerkersactiviteiten...11 11. Vooruitblik en nieuw beleid voor 2009...12 Bijlage Tabellen & grafieken...13 3
Woord vooraf Een Sociaal Jaarverslag geeft een verantwoording over het gevoerde sociale beleid. In tijden van veranderingen in de organisatie is het wel eens lastig om het sociale in het beleid te ontdekken. Wettelijke bepalingen bieden in moeilijke tijden kaders om ervoor te zorgen dat de beslissingen zo zorgvuldig en eerlijk mogelijk worden genomen en uitgevoerd. Ook zijn vakbonden en ondernemingsraad van wezenlijk belang. Met hen worden de kaders bepaald waarbinnen het sociale beleid zich kan afspelen. Ondanks deze zorgvuldige aanpak moeten er toch beslissingen worden genomen die door individuele medewerkers moeilijk te accepteren zijn. Het management heeft als taak om binnen deze grenzen te manoeuvreren, om toch een optimaal resultaat te bereiken. Daarbij wordt zij ondersteund door de afdeling Human Resource Management. Met dit Sociaal Jaarverslag willen we inzicht geven in de manier waarop er is omgegaan met dit spanningsveld en wat de resultaten ervan zijn. Ook willen wij laten zien dat de medewerkers met nieuwe moed, inspiratie en energie de toekomst in willen gaan. Herman te Pas, hoofd stafafdeling Human Resource Management 4
1. Transformatie Ook het jaar 2008 stond in het teken van de Transformatie van de dienstenorganisatie, waarbij het accent vooral lag op: kwaliteit. Het doel was om medewerkers in staat te stellen de kwaliteiten en de competenties te verwerven die voor de nieuwe dienstenorganisatie nodig waren. Daarom werd een uitgebreid scholingsaanbod georganiseerd en uitgevoerd, waarvan de zomeracademie voor gemeenteadviseurs wel een hoogtepunt genoemd mag worden. De vernieuwde dienstenorganisatie werkte er hard aan om haar doelstellingen en plannen zoals weergegeven in bedrijfs- en jaarplannen te verwezenlijken. De medewerkers vervulden daarbij een essentiële rol en hun inzet werd gestimuleerd en gewaardeerd. Het Personeel & Organisatiebeleid heeft als taak vorm te geven aan de inzet van de menselijke factor bij het succes van een organisatie. Daarmee zijn de belangrijkste thema's al aangegeven: begeleiding van het Transformatieproces, zorgvuldige toepassing van het Sociaal Protocol, zoeken naar maatwerkoplossingen, en een bijdrage leveren aan de opbouw van de nieuwe dienstenorganisatie. Niet-geplaatste medewerkers Voor de 77 collega s die niet waren geplaatst, was 2008 een moeilijk jaar. Gelukkig vonden 21 medewerkers alsnog een plaats in de dienstenorganisatie. Zo konden de maatschappelijkactiveringswerkers worden geplaatst, omdat halverwege 2008 duidelijk werd dat er de komende vier jaar voldoende financiering zou zijn voor het maatschappelijk activeringswerk. Er traden 31 medewerkers uit dienst. Daarvan hadden 21 medewerkers ander werk gevonden. Zo werd bijvoorbeeld een medewerker gedetacheerd bij een organisatie, waar hij vervolgens een vaste baan vond. Een andere medewerker vroeg om terugkeergarantie, en begon een eigen adviesbureau gemeenteopbouw. De garantie was niet nodig en de ex-medewerkster is inmiddels een geduchte concurrent... De overige medewerkers gingen met OBU of pensioen. Daarnaast werden 3 medewerkers via het CWI ontslagen. Twee collega's met wie een overeenkomst was gesloten, zijn in 2008 overleden. In hoofdstuk 9 van dit Sociaal Jaarverslag is van hen een In memoriam opgenomen, naast die van drie andere medewerkers. Met 9 andere medewerkers werd afgesproken dat zij na een vastgestelde, te overziene periode uit dienst zouden gaan, bijvoorbeeld omdat zij dan gebruik zouden kunnen maken van OBU of pensioen, of een opleiding zouden hebben afgerond. Ook werden 11 niet-geplaatste medewerkers ingezet bij diverse projecten van o.a. Kerk in Ontwikkeling en Institutionele Ondersteuning. Een van hen volgde een outplacementtraject. Training 'Afscheid van je werk' De medewerkers die niet waren geplaatst, kregen door de werkgever een training van het SBI aangeboden: 'Afscheid van je werk: hoe ga ik verder?' In deze training kregen zij inzicht in het rouwproces dat het verliezen van werk mee brengt. Ook leerden zij opnieuw hun persoonlijke kwaliteiten te zien, en werden zij gestimuleerd om plannen te maken voor toekomstige uitdagingen. Voor een ieder brengt het verlies van werk onzekerheid, woede en verdriet maar voor kerkelijk medewerkers des te meer. Voor hen is hun werk vaak een 'roeping', zij kozen voor een arbeidsorganisatie die ook hun geloofsgemeenschap is. Kortom: wie werken voor een kerk en met ontslag worden geconfronteerd, komen dubbel in de knel: zij hebben niet alleen problemen op hun werk, maar ook in hun geloofsgemeenschap. Mensen kunnen daardoor uiteindelijk zelfs hun geloof verliezen. Dit besef legde overigens ook een druk op de medewerkers en collega's die deze outplacement- en ontslagtrajecten moesten uitvoeren en begeleiden. In deze training werd ook bijzonder duidelijk hoe belangrijk het is dat mensen afscheid kunnen nemen van hun werk en hoe er pas daarna ruimte ontstaat om de blik naar buiten te richten. Voor sommige medewerkers was daarvoor ook een fysiek afscheid nodig: de mededeling dat er voor hen geen plaats meer was in de dienstenorganisatie, werd pas werkelijkheid toen de ontslagbrief in de brievenbus lag. Op dat moment was er voor hen pas ruimte en energie om werk te zoeken... en soms vonden zij nog voor de ontslagprocedure was afgerond een nieuwe en passende baan. 5
Mobiliteitscentrum Het Mobiliteitscentrum en het Projectenbureau die de niet-geplaatste medewerkers begeleidden bij hun zoektocht van werk naar werk werden in de loop van het jaar langzamerhand afgebouwd. Ten slotte werden zij nog slechts incidenteel ingezet. De overgebleven taken werden opgepakt binnen de afdeling HRM. Bezwarencommissie Bij de Bezwarencommissie konden medewerkers terecht wanneer zij bezwaren hadden tegen de individuele toepassing van het Sociaal Protocol. Er werden in 2008 geen bezwaren ingediend. Begeleidingscommissie De Begeleidingscommissie zag toe op het zorgvuldig uitvoeren van het Sociaal Protocol. Deze commissie kwam in 2008 drie maal bijeen en sprak onder meer over de actuele stand van zaken, de lijst met niet-geplaatste medewerkers, de Servicedesk en de voortgangsrapportages per kwartaal. Ook werd de cursus 'Afscheid van je werk: hoe ga ik verder' geëvalueerd. 2. SMRA Ook in 2008 verkeerden de collega s van de SMRA in een spannende situatie. De discussie over een nieuw systeem voor de ledenregistratie riep veel emoties op, en ook het moment van verhuizing naar Utrecht bleef lange tijd onduidelijk. Oorspronkelijk zouden de medewerkers in september 2007 naar het Dienstencentrum Utrecht verhuizen. Een obstakel daarbij was dat de printinstallatie die door de SMRA wordt gebruikt, erg moeilijk verplaatst kon worden, maar wel nodig was voor een goede verwerking van de dienstverlening en producten, bijvoorbeeld ten behoeve van Kerkbalans. De discussies over het wel of niet stopzetten van Numeri, en het wel of niet overnemen van HAGRU en Scipio zorgden voor verdere vertraging van de plannen. Door deze complicaties moest het Sociaal Plan, dat oorspronkelijk afliep op 31 oktober 2008, worden herzien en bijgesteld, iets dat werd besproken tussen vakbonden en werkgever. In 2008 werden er zes bijeenkomsten gehouden, waar de medewerkers door directeur Haaije Feenstra en hoofd HRM Herman te Pas werden geïnformeerd over de stand van zaken. Inmiddels is bekend dat zij in juni 2009 zullen verhuizen. Door hun inzet is het dit jaar gelukt niet alleen het tekort van de SMRA geheel terug te dringen, maar zelfs een positief saldo te behalen. 3. ICCO en Kerk in Actie De Buitenlandafdeling ICCO en Kerk in Actie zag zich geconfronteerd met het grootscheepse vernieuwingsproces van ICCO: ProCoDe, een ontwikkeling naar programmatisch werken, coresponsibility en decentralisatie. Een complicerende factor daarbij was dat dit proces weliswaar een initiatief en dus de verantwoordelijkheid van ICCO was, maar dat de medewerkers van Kerk in Actie eveneens werden geconfronteerd met de gevolgen van de reorganisatie en een mogelijk verlies van werk. Eigen verantwoordelijkheid dienstenorganisatie Daarom drong de ondernemingsraad er in een ongevraagd advies bij het bestuur op aan, dat dit haar standpunt zou geven over de reorganisatie van ICCO, met name over de gevolgen daarvan voor de Kerk in Actie-medewerkers. De bestuurder daarentegen benadrukte dat de dienstenorganisatie een eigen afweging moest maken, en wilde dit uitsluitend doen aan de hand van de evaluatie van de 'pilots' (proefprojecten van de reorganisatie). Zolang de resultaten daarvan niet bekend waren, vond het bestuur het niet zinnig om met de vakbonden over een Sociaal Plan voor de Kerk in Actie-medewerkers te spreken. Wat betreft de evaluatie van de pilots stelde het bestuur met nadruk, een oordeel te zullen vellen op grond van eigen criteria, waarbij de identiteit en het fondsenwervende profiel van Kerk in Actie belangrijke factoren zullen zijn. 6
Medewerkersbijeenkomst In oktober organiseerde de ondernemingsraad een bijeenkomst met Kerk in Actie-medewerkers van de Buitenlandafdeling en met medewerkers van Impulsis en Togetthere. Hier werden vooral vragen gesteld over de start van de pilots, de werkoverdracht naar de zgn. Regionale Werkorganisaties (RWO s), en de termijn waarop de medewerkers te maken zouden krijgen met veranderingen in hun takenpakket. Mobiliteitscentrum ICCO Kerk in Actie In het kader van het Sociaal Plan van ICCO werd een mobiliteitscentrum ingericht, dat ook ging werken voor de Kerk in Actie-medewerkers. Dat betekende dat zij konden solliciteren naar vacatures bij de Regionale Werkorganisaties en de (niet-gedecentraliseerde) ICCO-organisatie. Harmonisatie arbeidsvoorwaarden De Kerk in Actie-medewerkers van de Buitenlandafdeling vielen onder de arbeidsvoorwaardenregeling van de Protestantse Kerk. Omdat die op een aantal punten afweek van die van hun naaste ICCOcollega's, vond harmonisatie plaats van onderdelen als de aanstelllings- en tropenkeuring, de declaratieregeling van dienstreizen en de kinderopvangregeling tijdens dienstreizen. Ook werd besloten dat de functioneringsgesprekken zouden worden gevoerd volgens de ICCO-procedure, afgezien van het daaraan gekoppelde beloningssysteem. 4. Veranderingen in de organisatie Predikantspensioenen Op verzoek van het bestuur van het Pensioenfonds voor predikanten vonden gesprekken plaats over de overgang van de medewerkers van het team predikantspensioenen naar de PGGM. Dit had tot doel om de kwetsbaarheid van de uitvoering van de predikantspensioenen te verkleinen. Uit een eerste vergelijking van de arbeidsvoorwaarden van de PGGM en die van de Protestantse Kerk bleek dat deze elkaar op de belangrijkste punten niet ver ontliepen. De vakbonden werden op de hoogte gesteld van de voorgenomen plannen. Zodra de inventarisatie is afgerond, zal worden bekeken of er een Sociaal Plan moet worden opgesteld voor de medewerkers van team predikantspensioenen. Nieuw programma Missionair Werk & Kerkgroei: Vanwege de hoge prioriteit die de synode toekende aan het versterken van het missionaire gezicht van de Protestantse Kerk werd hiervoor een nieuw programma opgericht: Missionair Werk & Kerkgroei. In september werd Hans van Ark als programmahoofd aangesteld, waarna de wervingsprocedure voor medewerkers (vijf formatieplaatsen) op gang kwam. In november werd het bedrijfsplan en de rapportage Missionair Werk & Kerkgroei op de synode besproken en goedgekeurd. 5. Nieuw beleid in 2008 Aan de volgende beleidsthema s werd in 2008 concreet vorm gegeven. Vrijwilligersbeleid Nadat Annelies Bouwman was aangesteld als coördinator vrijwilligersbeleid, kon er vaart worden gezet in het ontwikkelen van het nieuwe vrijwilligersbeleid voor de dienstenorganisatie. Verwacht wordt dat in 2015 het vaste personeelsbestand van de dienstenorganisatie met zo'n 40% zal zijn afgenomen dit in tegenstelling tot de vraag om dienstverlening vanuit de gemeenten. Onderzocht werd of in de toekomst het werk toch kan worden gedaan, met inzet van vrijwilligers. Als eerste werd onderzocht hoeveel vrijwilligers er precies in de dienstenorganisatie werken, wat voor soort werk zij verrichten en bij welke programma's en stafafdelingen zij vooral (zouden kunnen) werken. Ook werd aandacht besteed aan de vraag hoe de dienstenorganisatie de waardering voor het werk van de vrijwilligers tot uiting kan brengen. In september werd in het MT de eerste beleidsnotitie over het vrijwilligersbeleid besproken. 7
Speciaal voor vrijwilligers werd in november de website Pro Deo opgericht, waar de vrijwilligersvacatures van de dienstenorganisatie te vinden zijn, evenals informatie en tips rond vrijwilligerswerk. In 2008 werkten er al - in toenemende mate - vrijwilligers in de dienstenorganisatie. Bij Kerk in Actie werkten zo'n 18 vrijwilligers van wie sommigen de rondzendbrieven verzorgden, anderen meewerkten aan evenementen en beurzen, en weer anderen hielpen bij het vertalen en samenvatten van jaarstukken van partners. Ook bij Institutionele Ondersteuning werden vrijwilligers ingeschakeld, bijvoorbeeld bij de verslaglegging van synodevergaderingen, bij het onderzoek naar geschiktheid van aanstaande predikanten, en bij de beoordeling van begrotingen en jaarrekeningen van gemeenten. JOP heeft in 2008 een vrijwilligersbeleid ontwikkeld, waarbij nadrukkelijk vrijwilligers uit de doelgroep van JOP zelf (jongeren) werden ingezet. In totaal waren zo n 100 vrijwilligers actief betrokken bij de activiteiten van JOP. De stafafdeling Communicatie & Fondsenwerving werd bijgestaan door zes vrijwilligers die uitvoerende werkzaamheden verrichtten, zoals het verzorgen van de Knipselkrant of het interpreteren van statistische gegevens ten behoeve van de fondsenwerving. Het Expertisecentrum nodigde regelmatig deskundige vrijwilligers van buiten uit om deel te nemen aan hearings. Bij team Bibliotheek & Archieven/Facilitaire Zaken werkte een vast team van vrijwilligers, allen deskundig op het gebied van archiveren. Nieuw functieboek In 2008 werd hard gewerkt aan het functieboek voor de vernieuwde dienstenorganisatie, dat eind 2008 in concept gereed was. Dit bevatte geactualiseerde functiebeschrijvingen, volgens de opbouw van Fuwasys, het systeem voor functiebeschrijving en functiewaardering. De functiebeschrijvingen dienden als basis voor de functiewaardering; het bepalen van de zwaarte van de functie in onderling verband en het koppelen van die waarderingen aan salarisschalen. Functiebeschrijvingen en waarderingen zullen samen het nieuwe functieboek vormen. Zowel het beschrijven als het waarderen van de functies werd door een externe deskundige ondersteund. Ook werd een begeleidingscommissie ingesteld met leden van de ondernemingsraad en het managementteam. Deze begeleidingscommissie bewaakte de zorgvuldige uitvoering van de procedures. 6. Ondernemingsraad De ondernemingsraad kwam in de regel elke maand bijeen, en vergaderde daarna met de bestuurder in de overlegvergadering. Op het Intranet werden de notulen gepubliceerd, en de secretaris schreef over de belangrijkste thema's in de Highlights, ook dit jaar een van de populairste rubrieken van Intranet. De ondernemingsraad overlegde over alle belangrijke beleidsthema's met de bestuurder, zoals de positie van de niet-benoemde medewerkers, de Buitenlandafdeling ICCO en Kerk in Actie, Numeri en SMRA, het vrijwilligersbeleid, het functieboek, het nieuwe programma Missionair Werk & Kerkgroei, team predikantspensioenen, de begroting en Hydepark. De ondernemingsraad richtte zich schriftelijk tot de bestuurder onder meer over de rol die kerkelijke betrokkenheid in sollicitatieprocedures speelde, over het plan van aanpak voor de Servicedesk, en over de gevolgen van de reorganisatie van ICCO voor de medewerkers van Kerk in Actie. Medewerkersraadpleging De ondernemingsraad organiseerde in april een bijeenkomst waar medewerkers werden uitgenodigd problemen en pijnpunten van het Transformatieproces op tafel te leggen. Ook konden zij daar aangeven wat er volgens hen nog moest worden verbeterd. Reacties van medewerkers en leidinggevenden werden door de ondernemingsraad uitgebreid besproken, ook tijdens de overlegvergadering met de bestuurders. Volgens de bestuurder waren veel punten van kritiek herkenbaar voor de MT-leden en werden de knelpunten reeds besproken binnen de stafafdelingen en programma s. Dit zou een nieuw actieplan op moeten leveren, dat weer zal worden voorgelegd aan de ondernemingsraad. In het najaar van 2009 zal een 'medewerkerstevredenheids-onderzoek worden gehouden, zo kondigde de bestuurder aan. 8
7. Scholing en training 'Kwaliteit' was in 2008 een belangrijk motto van de dienstenorganisatie. Een belangrijk doel was daarom de medewerkers in staat te stellen die kwaliteiten en de competenties te verwerven die voor de nieuwe dienstenorganisatie nodig waren. Daarom werd een uitgebreid scholingsaanbod georganiseerd en uitgevoerd, bestaand uit inhoudelijke cursussen, de zomeracademie en competentietrainingen. Inhoudelijke cursussen De gemeenteadviseurs volgden inhoudelijke cursussen, waarin zij kennismaakten met de diverse basiscursussen die zij gaan geven aan plaatselijke gemeenten. De schrijvers van de basiscursussen lieten zien hoe de docentenmap was opgebouwd en hoe het cursistenmateriaal kon worden gebruikt. Naast acht introducties op basiscursussen werden nog een cursus Fusietrajecten en een Lectorentraining aangeboden. De medewerkers van de Servicedesk volgden een inhoudelijke cursus over de Kerkorde, omdat zij daarover in hun werk regelmatig vragen krijgen. De drie kennisnetwerken Missionair werk, Diaconaat&Maatschappelijk Activeringswerk, en Gemeenteopbouw organiseerden in 2008 elk twee netwerkdagen. De gemeenteadviseurs mochten volgens eigen behoefte elk drie dagen besteden aan deze kennisnetwerken. Zomerschool Aan de Zomerschool voor gemeenteadviseurs namen 65 deelnemers deel. Op de eerste dag werd aandacht besteed aan het thema 'Missionaire Gemeente'. Op de tweede dag werden in teams verschillende competenties getraind. Als luchtige afsluiting van een intensieve training werd door de teams gestreden om de Zomerbokaal. De winnaars waren de JOP regiocoaches met hun demonstratie van een klantvriendelijk gesprek: 'joppers-moppers-toppers'. Competentietrainingen Op het gebied van ICT werden zeven cursussen aangeboden, bijv. over EXCEL en PowerPoint, waaraan 28 medewerkers deelnamen. Daarnaast werden, als open aanbod, acht cursussen aangeboden, zoals Braintraining, PEP-cursus en Adviesvaardigheden. Hieraan namen in totaal 126 medewerkers deel. De Braintraining was een groot succes, deze cursus moest worden herhaald. De evaluaties van deze cursussen en trainingen waren alle positief tot lovend. Ook werden aan teams op eigen verzoek speciale trainingen aangeboden. Zo volgde team Binnenland/ Kerk in Actie een training Teambuilding, en team Interactief/Kerk in Actie volgde een training Acquisitie. Aan deze trainingen namen in totaal 77 medewerkers deel. Introductiedag nieuwe medewerkers De introductiedag werd in 2008 een maal gehouden, er waren 22 nieuwe medewerkers aanwezig. Op verzoek van de medewerkers kwam de verhouding tussen Dienstenorganisatie en de Protestantse Kerk uitgebreid aan de orde, evenals de Financiële Jaarrekening van de Dienstenorganisatie. Tweedaagse leidinggevenden In oktober volgden 25 leidinggevenden op Hydepark een tweedaagse training over 'Verandermanagement: gedrag en cultuur'. Van te voren had ieder een scan ingevuld over de huidige bedrijfscultuur. De resultaten daarvan vormden het uitgangspunt van de conferentie: wat zijn de (positieve en negatieve) kenmerken van de huidige bedrijfscultuur, wat zijn daarbij de knelpunten, wat is gewenste bedrijfscultuur, en welk gedrag willen we daarmee bereiken? Tijdens de training kwamen de vijf volgende gewenste gedragsthema's naar voren: Multidisciplinair samenwerken; Initiatief en risico; Kracht en loyaliteit; Sturen moet; en Vraaggericht en toetsbaar realiseren. 9
8. Ziekteverzuim en preventie Na de Transformatie zijn alle medewerkers ingedeeld bij een programma of stafafdeling en daarmee is er geen verschil meer tussen landelijk en regionaal. Het ziekteverzuim was in 2008 gelijk aan dat van 2007: 4,43%. De Transformatie heeft in lichte mate invloed gehad op het verzuimpercentage. Bij een enkeling duurde het rëintegratietraject wat langer, omdat bijvoorbeeld de eigen werkplek verdwenen was. Daardoor was het niet bepaald gemakkelijk het werk langzaam aan weer op te pakken. Ziekteverzuim Vanaf 2006 koos de dienstenorganisatie voor de ziekteverzuimbegeleiding volgens het 'eigen regie model'. Dit hield in dat de werkgever, als opdrachtgever aan de arbodienst, bepaalde wie er werd uitgenodigd voor een bezoek aan de bedrijfsarts. Dit gebeurde naar aanleiding van ziekmeldingen, of op speciaal verzoek van leidinggevende of medewerker. Uiteraard werd dat ook bepaald door het advies van de arbo-arts om iemand nog eens langs te laten komen. Voor dit model was gekozen omdat de verantwoordelijkheden zo op de juiste plek kwamen te liggen. Niet altijd ligt aan arbeidsverzuim ziekte ten grondslag, daarom werd eerst gekeken wat er door de dienstenorganisatie zelf kon worden gedaan om tot een oplossing te komen. Daarna werd zo nodig de bedrijfsarts ingeschakeld. Soms gebeurde dat tegelijkertijd, het gaat daarbij immers om maatwerk. Bij de evaluatie van dit 'eigen regie' model bleken dienstenorganisatie en arbodienst beiden tevreden, en werd definitief voor deze werkwijze gekozen Arbojaarplan 2008 Elk jaar wordt een arbojaarplan opgesteld en voorgelegd aan de arbocommissie van HRM en ondernemingsraad. Volgens dit plan werd in 2008 het verzuimbeleid aangepast, en werd een verzuimtraining voor leidinggevenden voorbereid, die in 2009 zal worden aangeboden. Er werd een voorstel gemaakt voor beleid wat betreft vergoedingen voor individuele middelen; dit voorstel zal in 2009 worden besproken en, na goedkeuring, uitgevoerd. Ook werd de verzuimbegeleiding steeds actiever verzorgd door arbo-arts, leidinggevende en HRM. Vertrouwenspersoon In de dienstenorganisatie waren in 2008 twee vertrouwenspersonen, Otto Sondorp en Duca de Bruijn. Deze laatste trok zich halverwege het jaar terug, waarna zij werd opgevolgd door Ans Brandsma. Het aantal vragen dat bij de vertrouwenspersonen terecht kwam, bleef beperkt. Bij een aantal zaken werd hun hulp ingeroepen, waarna er uiteindelijk tot tevredenheid van betrokkenen een oplossing werd gevonden. In 2008 is gewerkt aan een grotere bekendheid van de vertrouwenspersonen en van de mogelijkheid om hen in te schakelen bij problemen. Preventie Tijdens een werkoverleg van team verzorging Hydepark gaf arbocoördinator Willy Westerlaken een korte training 'Tillen'. Ook werd er voorlichting gegeven over 'Goed zitten', via Intranet. Toegelicht werd hoe stoel en bureau moesten worden afgesteld, en waar medewerkers verdere informatie konden vinden. Nieuwe medewerkers ontvingen daarover persoonlijk een bericht. De meeste vragen konden intern naar tevredenheid worden opgelost. Voor drie medewerkers met zware klachten en langdurig verzuim verrichtte een arbeidsdeskundige een werkplekonderzoek. Nederland beweegt Samen met ICCO heeft de dienstenorganisatie meegedaan met de landelijke campagne 'Nederland beweegt', waarbij de deelnemers op hetzelfde tijdstip allemaal tegelijk een half uur in beweging kwamen. De oproep om mee te doen werd door velen enthousiast ontvangen, hoewel de respons wat minder was. Slechts 25 mensen hebben uiteindelijk mee hardgelopen of gewandeld. Bedrijfshulpverlening Dit jaar werd weer een ontruimingsoefening gehouden. De bedrijfshulpverleners waren nog weer beter op hun rol ingespeeld, en ook de medewerkers werkten beter en sneller mee. Wat nog moest worden verbeterd, werd via Intranet gecommuniceerd. De bemensing van het korps Bedrijfshulpverlening was in 2008 een punt van aandacht. Doordat nogal wat medewerkers de dienstenorganisatie hebben verlaten, moesten er nieuwe bedrijfshulpverleners worden gezocht en opgeleid. 10
9. In memoriam In memoriam Hugo de Vries Hugo de Vries overleed op 16 februari 2008 vrij plotseling. Hugo was op de afdeling Wereldwijd van de gezamenlijke buitenlandafdeling van ICCO en Kerk in Actie sedert ruim drie jaar werkzaam als controller. Hugo was vooral een man die communiceerde in cijfers en knap opgezette overzichten, maar hij had ook een andere, artistieke kant. Zo heeft hij tijdens zijn werkzame periode op de Antillen een aantal gedichtenbundels geschreven. Hugo was een bijzonder mens, met een fijn gevoel voor humor, met veel kennis van zaken en met een systematische manier van werken. In memoriam Nel Hoogendoorn Nel Hoogendoorn overleed op 10 juni 2008. Nel was al langere tijd ziek, maar zij bleef tot het eind hopen op een uitslag waarbij genezing mogelijk was. Ook in de tijd dat zij haar chemokuren onderging, kwam zij regelmatig in Utrecht, om het werk af te maken waar zij zich verantwoordelijk voor voelde. Nel werkte al lange tijd als vrijwilliger voor de dienstenorganisatie. Kerk in Actie hielp zij met de uitwerking van de resultaten van het armoedeonderzoek en voor Kinderen in de Knel verrichtte zij administratieve werkzaamheden De laatste jaren hielp zij Communicatie & Fondsenwerving met de Beeldbank. In memoriam Clemy Bootsman Clemy Bootsman overleed op 13 augustus 2008 aan een ziekte die zij vanaf haar jeugd met zich meedroeg. Ondanks deze wetenschap heeft zij zich meer dan 20 jaar met hart en ziel ingezet binnen de dienstenorganisatie. Begonnen in 1988 als missionair werker in Limburg, werd zij classisconsulent en later projectmedewerker van het PDC Noord-Brabant/Limburg. Zij heeft bijzonder veel betekend voor de gemeenteopbouw van de protestantse kerken in het zuiden. In memoriam Kune Biezeveld Kune Biezeveld overleed op 7 september 2008. Kune was hoogleraar vrouwenstudies en universitair docent systematische theologie aan de universiteit te Leiden. Zij was bekend om haar vele publicaties op het gebied van de feministische theologie. Kune heeft gewerkt als gemeentepredikant in Zandvoort en Voorthuizen, en enige tijd als geestelijk verzorger in het Gooi-Noord ziekenhuis in Hilversum. In memoriam Gerda Vriesema-Haikens Gerda Vriesema-Haikens overleed op 29 oktober 2008. In 1978 begon Gerda haar werkzaamheden bij de toenmalige provinciale kerkvergadering Groningen. Ze was de laatste jaren, tot aan de sluiting, teamsecretaresse in het PDC Groningen-Drenthe. In het kader van de transformatie was met haar een overgangsregeling naar beëindiging van de arbeidsovereenkomst getroffen, maar op het moment van overlijden was ze nog in dienst. Zij is bijna 52 jaar geworden. Gerda was een markante persoonlijkheid, die zeer belangstellend was, vooral voor collega s die een moeilijke tijd doormaakten. Haar werk werd altijd gekenmerkt door een grote nauwkeurigheid en ze hield ervan zelfstandig de haar toegewezen taken uit te voeren, iets waarin zij dan ook uitermate betrouwbaar was. 10. Medewerkersactiviteiten Paas- en kerstviering Medewerkers van de dienstenorganisatie en van ICCO vierden gezamenlijk Pasen en Kerst in de kapel van het Dienstencentrum Utrecht. Bij de paasviering trad het 'Gelegenheidskoor' op, onder leiding van cantor Kees de Bruin. De kerstviering werd georganiseerd door JOP, die er een spetterende viering van wist te maken. De jaarlijkse kerstlunch werd dit jaar door het team verzorging Facilitaire Zaken geheel in eigen beheer verzorgd. De SMRA-medewerkers vierden Pasen en Kerst met een feestelijke lunch in Delft. Steunpunt zuidoost sloot 2008 af met een spiritueel moment. Zij wandelden samen van kasteel Slangenburg naar de Benedictijner-abdij voor een viering. Dag- en maandopeningen In Dienstencentrum Utrecht werden de werkdagen geopend met een korte viering in de kapel. Ook op een aantal steunpunten werden - meestal in combinatie met teamvergaderingen maandopeningen georganiseerd. Zo opende steunpunt zuidoost de maandelijkse teamvergaderingen met een kort morgengebed in de Galluskerk van Angerlo. In steunpunt zuidwest werden de 11
teamvergaderingen Kerk in Ontwikkeling geopend met een korte viering, waaraan ook collega's van andere programma's meededen. Uitjes en activiteiten Het personeelsuitje van personeelsvereniging Harten Drie vond plaats in de vroege zomer, naar Spakenburg. Medewerkers met zeebenen zeilden op botters over de randmeren, de anderen wandelden door een zonnig Spakenburg. Bij wijze van 'teambuilding' ondernamen de medewerkers van Hydepark in juli samen een bootreisje naar de Blauwe Kamer, een rivieroeverreservaat van Utrechts Landschap. Het was een nat maar geslaagd uitje. In de herfst werd in Utrecht de jaarlijkse Bowlingcompetitie georganiseerd, waarbij collega's streden om de wisselbeker. Ook liep een team van de dienstenorganisatie en ICCO mee met de Zeven Heuvelenloop in Nijmegen, waarmee zij FairClimate sponsorden. 11. Vooruitblik en nieuw beleid voor 2009 Nu de Transformatie van de oude naar de nieuwe dienstenorganisatie voor het grootste gedeelte achter de rug is, is er weer ruimte om alle aandacht te richten op de kwaliteit van de nieuwe dienstenorganisatie. De dienstenorganisatie zal duidelijk waar moeten maken dat zij met haar dienstverlening aan de landelijke kerk en de plaatselijke gemeenten in de letterlijke betekenis van het woord 'de dienstenorganisatie van de Protestantse Kerk' is. Daaraan zullen in 2009 de volgende nieuwe initiatieven voor het sociale beleid hun bijdrage moeten gaan leveren. Cultuur en gedrag 'Gedrag is de ontbrekende schakel tussen plannen en resultaten'. Dit citaat vormde de basis voor de eerder genoemde tweedaagse training over 'Verandermanagement: gedrag en cultuur'. In een actieplan werden de resultaten en afspraken vastgelegd en voor 2009 moet dit thema verder handen en voeten krijgen. De competenties die voor iedereen in de dienstenorganisatie moeten gelden, zijn benoemd: samenwerkend, ondernemend, betrokken, leiderschap en resultaatgerichtheid. Het is de bedoeling dat programma's en stafafdelingen initiatieven ontplooien om deze wensen zo concreet en herkenbaar mogelijk te vertalen voor de medewerkers, en hen te ertoe te brengen zich dit gedrag eigen te maken. Competentiegericht managen en opleiden Al een aantal jaren wordt er door HRM gesproken over de accentverschuiving van taken naar competenties. In de afgelopen periode is daar op beperkte schaal mee geëxperimenteerd. Zo werden bij de werving en selectie van medewerkers de competentieprofielen gekoppeld aan de functiebeschrijvingen. Dit accent op competenties (bekwaamheden) zal ook in de andere instrumenten van het HRM-beleid tot uitdrukking gaan komen. Talentmanagement Wie goed wil omgaan met de talenten die in een organisatie aanwezig zijn, zal daarvoor gericht actie moeten ondernemen. In de afgelopen tijd is op verschillende momenten aan medewerkers gevraagd wat hun ambities zijn, waar hun kwaliteiten liggen, en welke opleidingswensen zij hebben. Met die gegevens is nog te weinig gedaan. Om de aanwezige talenten voor de organisatie te behouden, zal daar alsnog aandacht aan moeten worden besteed. Vooral zal ook worden gekeken naar de positie van vrouwen in leidinggevende functies. De doelstelling die daarvoor was gemaakt, is in de verste verte niet gehaald. Resultaatgerichte functioneringsgesprekken Al enkele jaren worden er in de dienstenorganisatie 'resultaatgerichte functioneringsgesprekken' gevoerd. Daarvoor zijn een reglement en formulieren opgesteld. De resultaten worden o.a. gebruikt om te bepalen welke opleidingen er aan de medewerkers moeten worden aangeboden. HRM heeft zich bezonnen op de vraag of er Persoonlijke Ontwikkel Plannen (POP) moesten worden ingevoerd. Uiteindelijk is daar niet voor gekozen, omdat een goed gebruik van de 'resultaatgerichte functioneringsgesprekken' hetzelfde effect kan hebben. Dit zal voor 2009 een belangrijk beleidsthema worden. 12
Bijlage Tabellen & grafieken Tabel 1: Leeftijdsopbouw per 31/12/08 Man Vrouw Medewerkers tot 20 jaar 0 0 0 20-24 1 6 7 25-29 4 19 23 30-34 13 7 20 35-39 9 13 22 40-44 22 25 47 45-49 28 32 60 50-54 41 33 74 55-59 51 44 95 60+ 29 27 56 Totaal 198 206 404 Tabel 2: Medewerkers per afdeling/programma per 31/12/08 Stafafdeling en programma Medewerkers Directie 4 Expertisecentrum 2 Institutionele Ondersteuning (incl. RACV) 43 Financiën en Control 23 HRM (incl. Toerustingscentrum 34 Facilitaire Zaken 60 Communicatie en Fondsenwerving 34 Kerk in Actie 71 Kerk in Ontwikkeling / MW&K 84 JOP + JOP lokaal 33 LLR 3 Transformatie 13 Totaal 404 Tabel 3: Verloop in 2008 2007 2008 In dienst 25 50 Uit dienst 76 64 Tabel 4: Ziekteverzuim 2005-2008 Ziekteverzuim 2005 2006 2007 2008 Totaal 5,15 4,36 4,43 4,43 13
Grafiek 5: Bezetting in FTE's 380 360 340 320 300 1 2006 369 2007 335 2008 334 Grafiek 6: Duur dienstverband per 31/12/08 60 50 40 30 20 10 0 < 5 jr 5 t/m 9 jr 10 t/m 14 jr 15 t/m 19 jr 20 t/m 24 jr 25 t/m 29 jr > 30 jr Mannen 47 35 16 20 19 26 35 Vrouwen 55 44 30 29 31 7 10 14