Content Management Systemen (internet) applicatie ontwikkeling Hét cliëntregistratiesysteem voor Vangnet en Advies Hét cliëntregistratiesysteem voor Vangnet en Advies Ontdek zelf de mogelijkheden: Unieke code geeft u direct toegang tot de testversie van XCRS! maximale ondersteuning bij hulpverlening compleet en zeer gebruikersvriendelijk optimale communicatie en afstemming privacy cliënten en veiligheid gegevens gewaarborgd flexibel aan te passen aan uw wensen altijd en overal toegang, ook voor ketenpartners internet-netwerk vele malen goedkoper dan softwareprogramma s Kerklaan 19-1241 CJ - Kortenhoef - The Netherlands Tel: +31 (0)35 647 3659 - Fax:+31 (0)35 647 3662 - www.xsites.nl - info@xsites.nl BTW NL 111.205.827.B01 - KvK: 320 75 999 - Rabobank: 3982.74.207 - Swift: Rabo NL 2U - IBAN. NL48 Rabo 0398 2742 07 Op alle opdrachten en verbintenissen zijn onze algemene voorwaarden van toepassing, zoals deze zijn gedeponeerd bij de KvK onder nr.320 75 999 Deze worden op verzoek kosteloos toegezonden en staan tevens vermeld op onze website www.xsites.nl
Graag laten we u kennismaken met XCRS, het digitale cliëntregistratiesysteem dat specifiek ontworpen is voor Vangnet en Advies van de GGD. In dit informatiepakket krijgt u een korte introductie van XCRS. De belangrijkste kenmerken van het systeem staan beschreven en geven u een indruk van de taken die het ondersteunt. Maar juist omdat XCRS een verbluffend praktisch cliëntregistratiesysteem is, nodigen wij u uit om na het lezen in te loggen op de testversie van XCRS. Zo ervaart u zelf hoe flexibel en gebruikersvriendelijk XCRS is en hoe goed het aansluit bij de praktijk. Uw unieke toegangscode staat op pagina 6 van dit informatiepakket. Voor een demonstratie en het beantwoorden van al uw vragen komen de adviseurs van Xsites graag bij u langs. Xsites is het bedrijf dat XCRS heeft ontwikkeld. Bel Xsites voor het maken van een afspraak: 035 647 36 59 Volledige taakondersteuning Vangnet en Advies Een registratiesysteem voor cliënten van Vangnet en Advies van de GGD moet voldoen aan bijzondere eisen. Het gaat immers bijna altijd om zorgmijdende mensen die zeer moeilijk te traceren zijn. Ook de volgende fase, het monitoren van uitgezette hulptrajecten, is vaak lastig, alleen al omdat door complexe problematiek meestal meerdere hulpverleners van verschillende organisaties tegelijkertijd voor een cliënt aan het werk zijn. XCRS is een cliëntregistratiesysteem dat specifiek is ontwikkeld voor de hulpverlening aan deze groep cliënten. Het systeem geeft medewerkers van Vangnet en Advies optimale ondersteuning bij de uitvoering van de taken in het kader van de OGGZ (openbare geestelijke gezondheidszorg): Meldpunt: Centrale registratie en archivering van meldingen en cliëntgegevens, database van historische cliëntgegevens en dossiervorming. Coördinatie: Coördinatie van de werkzaamheden en acties van zowel medewerkers als ketenpartners rond zorg en huisvestingsproblematiek. Monitoring: Het gehele cliënttraject is met XCRS inzichtelijk, de casemanager/zorgcoördinator kan het traject goed volgen en zonodig tijdig bijsturen. Informatie delen met anderen XCRS is een zogenaamd internetnetwerk: alle dossiers staan centraal opgeslagen op een aparte, speciaal voor dit doel ingerichte server buiten de eigen organisatie. Het netwerk is overal bereikbaar via een beveiligde internetverbinding. Het grote voordeel hiervan is dat niet alleen de medewerkers van de eigen afdeling Vangnet en Advies met het systeem kunnen werken. Ook regionale ketenpartners zoals politie, woningbouwcorporaties en andere hulpverleningsinstanties en GGD en van andere regio s hebben, mits geautoriseerd, toegang tot het systeem. Zo kunnen zij rechtstreeks in het systeem meldingen doen of vooraf afgesproken gegevens opzoeken, bijvoorbeeld ten aanzien van de voortgang van bepaalde afgesproken zorgtrajecten. XCRS pagina 2
Slagvaardiger hulpverlening Juist bij de OGGZ gaat het om ketensamenwerking. Hoe meer ketenpartners en andere GGD en deelnemen aan XCRS, hoe vollediger de zorg aan de doelgroep en hoe efficiënter en effectiever de werkwijze is. Met XCRS behoren losse (papieren) dossiers op verschillende plaatsen bij verschillende organisaties tot het verleden. Relevante informatie is op hetzelfde moment voor alle betrokken instanties en hulpverleners in de centraal opgeslagen dossiers beschikbaar. XCRS vergroot de transparantie en kan daarmee een belangrijke positieve bijdrage leveren aan de slagvaardigheid en de kwaliteit van de hulpverlening. Bevoegdheden en privacy cliënten Xsites XCRS werkt met verschillende autorisatieniveaus voor gebruikers. Het toegekende autorisatieniveau bepaalt per gebruiker tot welke onderdelen van het cliëntregistratiesysteem toegang is en wat de bevoegdheden zijn. Autorisatie is mogelijk op organisatieniveau of per gebruikersgroep, maar ook per gegevenstype en zelfs op veld- en productniveau. Op deze wijze kan XCRS precies volgens het afgesproken privacy-protocol van uw lokale OGGZ-netwerk worden opgezet. Toepassingen XCRS is in eerste instantie gericht voor de uitvoering van de taken van Vangnet en Advies. Maar behalve op uitvoerend niveau heeft XCRS ook grote gebruikswaarde op beleidsniveau en epidemiologisch niveau van de GGD. Bovendien is het systeem uit te breiden zodat ook andere uitvoerende afdelingen binnen de GGD ermee kunnen werken. Xsites XCRS op cliëntenniveau XCRS is ingericht op basis van de praktijk van de afdeling Vangnet en Advies en de problematiek van de cliënten waarmee zij te maken heeft. Centrale punten van elke Vangnet en Advies werkwijze zijn: melden en registreren, coördinatie en monitoring. Melden en registreren Medewerkers en ketenpartners voeren rechtstreeks in het systeem meldingen in. Een vrijwel onbeperkt aantal gebruikers kunnen tegelijkertijd gebruik maken van het netwerk (multi-tasking). Uitgebreide zoekfuncties voorkomen dubbele registraties en meldingen. Historische gegevens zijn snel oproepbaar en te raadplegen. De historische gegevens kunnen overigens nooit meer naderhand worden gewijzigd. Een goede registratie voorkomt ook dat cliënten shoppen tussen hulpverleners. Er zijn formulieren voor algemene persoonsgegevens en sociaal-medische anamneseoverzichten. Standaard zijn de overzichten ingesteld op de volgende negen leefgebieden: somatisch, verslaving, geestelijk, praktisch, woonsituatie, sociaal, dagbesteding, financieel en juridisch. Aanpassingen zijn uiteraard mogelijk, elke GGD bepaalt zelf welke overzichtsterreinen en gegevens in de formulieren worden opgenomen Een discreet signaal waarschuwt wanneer een cliënt een gevaar voor zichzelf of anderen vormt en extra alertheid is geboden. XCRS pagina 3
Coördinatie Op basis van de registraties zet de casemanager/zorgcoördinator acties uit bij verschillende ketenpartners die in de OGGZ samenwerken. Vanuit XCRS is het exporteren van gegevens mogelijk, voor opslag op de eigen computer maar ook om uit te printen. Standaardformulieren, zoals toestemmingsformulieren van uw en andere organisaties, kunnen bijvoorbeeld in één klik volledig ingevuld uitgeprint worden. Het hoeft geen betoog dat hiermee veel administratieve rompslomp voorkomen en veel tijd gewonnen wordt. Overzicht van de caseload per medewerker ondersteunt de teamleider of het afdelingshoofd bij het uitzetten van acties. Met de verschillende hulpverleners en andere ketenpartners wordt informatie beveiligd uitgewisseld: in de centrale dossiers en databases, per e-mail of op basis van realtime-uitwisseling. Monitoring Het monitoren van het cliënttraject kan nauwkeurig en overzichtelijk met XCRS, waardoor de casemanager zonodig tijdig kan interveniëren en aanvullende kan acties uitzetten. Het systeem geeft alerts af voor openstaande (bijvoorbeeld langer dan 30 dagen) acties. Dit maakt de terugkoppeling naar de partners eenvoudig en onmogelijk om te vergeten. XCRS op managementniveau (rapportages) Managementinformatie is beschikbaar voor het uitwerken van rapportages en facturen onder andere op het gebied van uurbesteding, kosten, interventies en acties, klantspecifieke gegevens en epidemiologische gegevens. Koppeling met bestaande managementinformatiesystemen is mogelijk. XCRS op epidemiologisch niveau Door middel van analyses van cliëntgegevens kunnen epidemiologische trendrapportages worden gemaakt op het vlak van zorginzet, zorgverloop en problematiek. Zo kan bijvoorbeeld zichtbaar worden gemaakt op welke momenten in het zorgtraject er relatief vaker bepaalde knelpunten optreden. Ook kan belangrijke kwantitatieve beleidsinformatie worden verzameld. XCRS ook geschikt voor andere afdelingen XCRS is een modulair systeem: het bestaat uit losse modulen/componenten die aan elkaar worden gekoppeld. Een groot voordeel hiervan is dat het systeem eenvoudig is uit te breiden met nieuwe modulen. Dat biedt mogelijkheden om XCRS op een gegeven moment ook geschikt te maken voor andere afdelingen binnen de GGD, bijvoorbeeld voor de jeugdgezondheidszorg en haar ketenpartners. XCRS pagina 4
Gebruikersvriendelijk Een korte training is voldoende om met XCRS te kunnen werken. Het systeem heeft een duidelijke en overzichtelijke opzet en zeer logische structuur. De vormgeving aangepast aan de huisstijl van uw organisatie en de heldere redactie leiden de gebruiker als vanzelf door het programma. U kiest zelf een passende domeinnaam waaronder het netwerk bereikbaar is. Op deze manier krijgt het systeem een eigen identiteit en een vertrouwde klank voor de medewerkers. Een ogenschijnlijk onbelangrijk detail, maar een toegankelijke naam verlaagt de drempel om het systeem te gebruiken. Betrouwbaarheid XCRS draait op een bewaakte uiterst moderne server met een back up op een andere locatie. Het programma is daardoor zeer betrouwbaar, niet inbraak- of storinggevoelig en beschermd tegen brand. Technische specificaties Alle technische specificaties van XCRS zijn te vinden op onze website: www.xsites.nl Zeer lage kosten Bij automatisering is de associatie met zeer grote investeringen snel gemaakt. Dit geldt echter niet voor XCRS. XCRS is door de toegepaste techniek vele malen goedkoper dan softwareprogramma s. XCRS is daardoor niet alleen geschikt voor grote GGD en, maar juist ook voor middelgrote en kleine. Erg prettig is het bovendien dat u met XCRS altijd precies weet waar u financieel aan toe bent. U heeft namelijk niet te maken met dure licenties per gebruiker: u betaalt slechts eenmalig voor het standaardsysteem en dit bedrag is onafhankelijk van het aantal gebruikers. Bijkomende kosten, zoals korte incompanytrainingen en jaarabonnemenen voor service en hosting, zijn eveneens vele malen lager dan bij softwarebedrijven. Op basis van uw wensen en eisen stellen wij graag een vrijblijvende gespecificeerde offerte voor u op. Betrokken partner van ontwerp tot en met support XCRS is van ontwerp tot en met support in handen van één bedrijf: Xsites. Xsites ontwikkelde XCRS in opdracht van GGD Amstelland de Meerlanden en in nauwe samenwerking met GGD West-Brabant. Als ontwerper van de software kan Xsites u het beste adviseren over de meest efficiënte toepassing van het cliëntregistratiesysteem voor uw organisatie. Installatie en implementatie van de software worden ook door Xsites zelf verzorgd, evenals de korte incompany-training van het personeel. Xsites voert het beheer en beschikt over ruimte op een bewaakte dedicated server met aparte back up. Onderhoud, uitbreidingen en nieuwe ontwikkelingen worden eveneens door Xsites uitgevoerd. Xsites heeft een eigen helpdesk. XCRS pagina 5
Xsites heeft zich gespecialiseerd in het ontwerpen en beheren van Content Management Systemen en applicaties voor internet, intranet en extranet. Xsites is aangesloten bij de SIDN (Stichting Internet Domeinnaam Registratie Nederland) en verzorgt de afwikkeling van uw domeinnaamaanvraag of verhuizing. De klanten van Xsites zijn zowel kleine als grote organisaties, profit en non-profit. Betrokkenheid, servicegerichtheid en persoonlijke contact zijn kenmerkend voor de werkwijze van Xsites. Uw unieke toegangscode tot Xsites XCRS Xsites XCRS bewijst zich het best in de praktijk. We bieden u de mogelijkheid om online in een testversie met het systeem te werken en de mogelijkheden te ontdekken. Neem contact met ons op om de online testversie van XCRS te kunnen bekijken. De unieke toegangscode wordt u dan toegestuurd. Contact Voor meer informatie of het maken van een afspraak Xsites Kerklaan 19 1241 CJ Kortenhoef Telefoon: 035 647 36 59 Fax: 035 647 36 62 info@xsites.nl www.xsites.nl XCRS pagina 6