Paragraafnummer Vraagstelling Vragen inzake de Selectieleidraad

Nota van Inlichtingen behorende bij de Niet-Openbare aanbestedingsprocedure Facilitair Management Nummer Pagina nummer Paragraafnummer Vraagstelling Vragen inzake de Selectieleidraad 1. 5 1.1 Gaat het om een raamcontract of om een opdracht met één opdrachtnemer? Bij 1.1 wordt duidelijk gesproken over 1 opdrachtnemer en bij 2.5 (pag 11) staat 1 te contracteren leveranciers; echter: bij 2.7 (pag 12) wordt gesproken over nadere in de loop van de te sluiten raam en bij 5.3.4 (pag 19) wordt ook weer onder Nummer 2 in de tabel gesproken over de Raam. Antwoord vraag 1 De VU is voornemens de opdracht aan één opdrachtnemer te gunnen. 2. Algemeen In hoeverre is het mogelijk om voor Nadere opdrachten ZZP ers in te zetten die volledig onder de verantwoordelijkheid vallen van onze organisatie? Antwoord vraag 2 Dat is mogelijk. 3. 6 1.4 Kunt u meer inzicht verschaffen in de huidige facilitaire organisatie, d.w.z. hoeveel vaste medewerkers betreft het, welke formatie plaatsen / functies binnen FCO zijn er? (Zo ja, mogelijk dat een organigram uitkomst biedt) Antwoord vraag 3 Zie bijgevoegd organogram FCO. 4. Aanbestedings leidraad, pagina 10 2.1 Onder 1c staat genoemd: Het leveren van een resultaatverplichting (waar aangegeven in de minicompetitie). Eerder geeft u aan dat u met één opdrachtnemer een contract wenst af te sluiten. Hoe verhoudt dit zich tot elkaar? Welke partijen doen mee aan een minicompetitie? Antwoord vraag 4 Een minicompetitie is niet van toepassing. 5. 11 2.2 De laatste zin, het is echter de intentie om zo veel mogelijk gebruik te maken van de met deze aanbesteding af te sluiten en Vraag: Worden alle adviesaanvragen en capaciteitsvraagstukken eerst in deze mantel uitgezet? Heeft de VU nog mogelijkheid om buiten deze mantel om partijen rechtstreeks te benaderen? Zo ja, wanneer worden deze uitzonderingen gemaakt? Antwoord vraag 5 Zoals in de Selectieleidraad is aangegeven is het de intentie om zoveel mogelijk gebruik te maken van de te sluiten. De VU FINANCIËN & AUDIT

2/11 behoudt zich het recht voor om aanvragen buiten de uit te zetten. Bijvoorbeeld (maar niet gelimiteerd tot) bij onvoldoende geschikt en beschikbare aanbiedingen. Opdrachtnemer wil graag meer inzicht in de huidige opdrachten en advies opdrachten die de VU heeft lopen. Hoeveel FTE heeft de VU het afgelopen jaar ingehuurd? 6. 12 2.6 Wat is de duur van de opdrachten van de externe inhuur? Hoe worden lopende contracten van externe inhuur ondergebracht bij ingang van? Welke projecten liggen er op de stapel voor 2016 binnen de scope van adviesopdrachten? Hoe worden de lopende adviesopdrachten ondergebracht bij ingang van de? - +/- drie FTE op inhuur en een drietal adviesopdrachten. - Dat is afhankelijk van het project en kan variëren tussen enkele maanden tot enkele jaren. Antwoord vraag 6 - Graag ter bespreking. E.e.a. is afhankelijk van de resterende duur van het lopende contract en de status van het project. - Dat is nog niet bekend. - Niet. Lopende adviesopdrachten worden afgerond. Antwoord vraag 7 7. 12 2.7 Nee, dat is niet mogelijk. Is het mogelijk om de SAP-modules (E-size) via bijvoorbeeld een webbased applicatie te benaderen, zodoende dat een koppeling met een ander systeem niet nodig is? Zo ja, krijgt de leverancier een gratis inlogcode? 8. 13 2.8 Kunt u een indicatie geven van de kosten van de realisatie van de OCI koppeling aan de zijde van de leverancier? Antwoord vraag 8 1500,= 9. 13 2.8 Zijn de kosten van de realisatie van de OCI koppeling eenmalig? Antwoord vraag 9 Ja, er zijn geen jaarlijkse terugkerende kosten zoals licentie- of servicekosten. 10. 16 4.2 Gegadigde is voornemens een onderaannemer in te zetten. Klopt het dat onderaannemer tevens een Eigen Verklaring dient in te vullen? Antwoord vraag 10 Dat is correct. 11. 16 4.2 Opdrachtgever vraagt om het opleveren van een verklaring Hoofd/onderaanneming in geval van inzet onderaannemers. Klopt het dat deze verklaring niet is meegestuurd en derhalve opgesteld dient te worden door Gegadigde?

3/11 Antwoord vraag 11 Dat is correct. 12. 17 5.2 Begrijpen wij het goed dat de volgende bewijsmiddelen aangeleverd dienen te worden na de selectiefase: - GVA; - Bewijs van de belastingdienst; - Uittreksel handelsregister. Antwoord vraag 12 Kunt u aangeven hoe oud bovenstaande documenten mogen zijn bij het moment van indienen? Indien uw organisatie wordt geselecteerd, ontvangt u het zoek van de VU om binnen vijf werkdagen de volgende documenten in te dienen (zie tevens pagina 25 van de Selectieleidraad): - Accountantsverklaring (betreffende jaar 2014) - Verklaring afdoende verzekering (lopend) - Uittreksel Kamer van Koophandel (maximaal 6 maanden) - Kwaliteitssysteem (moet geldig zijn op datum verwachtte gunning) - Gedragsverklaring aanbesteden (moet nog geldig zijn) 13. 19 5.3.4. In eis 3 noemt u, dat bij implementatie van het elektronisch bestel-e en/of facturatieproces, inschrijver binnen 3 maanden een koppeling met u systeem garandeert. In de zelfde eis noemt u in de laatste volzin dat er pas diensten worden afgenomen als het systeem is gekoppeld. Is onze aanname juist dat er deze laatste volzin van toepassing is na de eerder genoemde 3 maanden? Zodra de VU het elektronisch bestelsysteem in gebruik heeft wensen wij dat u zich hieraan koppelt. Hiervoor heeft u maximaal 3 maanden de Antwoord vraag 13 tijd. Indien binnen drie maanden na dit verzoek tot koppeling nog geen koppeling is gerealiseerd, worden vanaf die datum geen diensten afgenomen. 14. 20 5.5 Is vanuit uw oogpunt een coöperatie (samenwerkingsverband zelfstandig professionals) een bedrijfsvorm die als rechtsvorm gelijk gesteld wordt aan een BV? Zoals de Belastingdienst dat ook doet. En gaat u ermee akkoord dat de leden/partners van de coöperatie gelijk gesteld worden als zijnde in dienst. Een registratie ledenbestand kan aantonen wie de leden/ partners van de coöperatie zijn. Partners zijn geregistreerd in de ledenadministratie. Antwoord vraag 14 - Wij nemen aan dat u zich als samenwerkingsverband wilt inschrijven. De VU heeft in deze aanbesteding geen eisen gesteld ten aanzien van de rechtsvorm van een dergelijk samenwerkingsverband. Wij wijzen u tevens op het gestelde in paragraaf 4.1. Indien dit geen

4/11 antwoord geeft op uw vraag, verzoeken wij u, uw vraag te verduidelijken ten behoeve van de volgende vragenronde. - Ja. De VU stelt in deze fase geen eisen aan de wijze van registratie. De VU kan dit op een later moment controleren als hiertoe aanleiding bestaat. Opdrachtgever noemt dat de opdrachten van de op te geven referenties uitgevoerd dienen te zijn in de 15. 20 5.5.1 afgelopen 3 jaar ofwel nog uitvoerend dienen te zijn. Wat betreft de afgelopen 3 jaar: betreft dit de afronding van een project of het begin van een project? Antwoord vraag 15 Het referentieproject moet zijn afgerond in de afgelopen drie jaar of momenteel nog in uitvoering zijn. Projecten die langer dan drie jaar geleden zijn afgerond worden niet toegestaan. 16. 20 5.5.1 U geeft aan dat referentieprojecten uitgevoerd moeten zijn in de afgelopen drie jaar of nog in uitvoering zijn. We nemen aan dat met de afgelopen drie jaar bedoelt dat een project de afgelopen drie jaar is afgerond? Dus dat een project een langere doorlooptijd kan hebben? 17. 21 5.5.1 U geeft aan dat referentieprojecten uitgevoerd moeten zijn in de afgelopen drie jaar of nog in uitvoering zijn. We nemen aan dat met de afgelopen drie jaar bedoelt dat een project de afgelopen drie jaar is afgerond? Dus dat een project een langere doorlooptijd kan hebben? Antwoord vragen 16 en 17 Dat is correct. 18. 20 5.5.1 Over de referentieprojecten wordt geschreven uitgevoerd in de afgelopen drie jaar of die nog in uitvoering zijn. Betekent dit dat de referentieprojecten in de afgelopen drie jaar moeten zijn gestart én afgerond. Of kan ook een project worden ingediend dat al voor juni 2012 is gestart en in de afgelopen drie jaar is afgerond. Antwoord vraag 18 Een project kan voor juni 2012 zijn gestart. De afronding mag niet langer geleden zijn dan drie jaar. 20 5.5.1 Over de referentieprojecten staat: uitgevoerd in de afgelopen drie jaar of die nog in uitvoering zijn. Echter: 19. In bijlage 4, die gebruikt moet worden voor het indienen van de referentieprojecten, wordt bij alle drie de kerncompetenties geschreven: NB 1. Het project dat u indient moet opgeleverd zijn en mag niet ouder zijn dan 3 jaar. VRAAG: mag een referentieproject een project zijn dat nog in uitvoering is? Antwoord vraag 19 Ja. Mits de werkzaamheden ook daadwerkelijk zijn uitgevoerd en niet nog uitgevoerd moeten worden. 20. 21 5.5.1 Kunt u verduidelijken wat u onder een facilitair concept verstaat?

5/11 (Kerncompetentie 2) Antwoord vraag 20 Een dienstverleningsconcept op facilitair gebied. 21. 21 5.5.1 Is het toegestaan referentieprojecten op te geven die uitgevoerd zijn bij de VU? Antwoord vraag 21 Antwoord vraag 22 Antwoord vraag 23 Ja. 22. 21 5.5.1 Nee. 23. 20 5.5.1 Ja. Moeten alle referentie opdrachten die bijv. bij kerncompetentie 2 en 3 worden gevraagd, voldoen aan kerncompetentie 1 (omvang)? In de leidraad staat: per kerncompetentie één referentie. VRAAG: Mag je dezelfde referentie voor twee, of zelfs voor alle drie de kerncompetenties gebruiken? Kerncompetentie 1: Is het juist dat opdracht betrekking moet hebben op de gevraagde diensten met 24. 20 5.5.1 betrekking tot vastgoed/bouwprojecten? Antwoord vraag 24 Het gaat in kerncompetentie 1 om een vergelijkbare organisatie met de VU, niet om het project. 25. 21 5.5.1 Is het toegestaan eenzelfde referentieproject te gebruiken voor deze aanbesteding als voor de aanbesteding inhuur en adviesdiensten projectmanagement? Antwoord vraag 25 Ja. 26. 22 5.2.2 Op welke wijze dient de gemiddelde procentuele verhouding tussen personeel met een dienstverband met de eigen organisatie en de inzet van extern personeel zoals ZZP ers in de afgelopen drie jaar berekend te worden? O.b.v. de verhouding in de omzet, gewerkte uren of aantal opdrachten? Antwoord vraag 26 Aantallen FTE s met een arbeids bij Gegadigde versus het aantal ingezette FTE s externe medewerkers. 27. 22 5.5.2. Opdrachtgever noemt dat de in te zetten medewerkers momenteel in dienst dienen te zijn van Gegadigde. Betreft dit loondienst bij of Gegadigde of haar onderaannemer(s)? Gegadigde werkt namelijk met diverse zelfstandigen (ZZP ers) samen waarbij wij een langdurige samenwerkingsrelatie aangaan. Is het akkoord om de geanonimiseerde CV s van zelfstandigen, die nu door in te schrijven worden ingezet, te overleggen? Antwoord vraag 27 ZZP ers gelden niet als personeel in dienst. Dat geldt ook voor de in te dienen CV s: dit moeten CV s zijn van medewerkers met een

6/11 28. arbeids bij Gegadigde. Aanbestedings leidraad, pagina 22 5.5.2 U stelt dat het CV maximaal 1 A4 mag bedragen. Om alle relevante werkervaring van onze kandidaten op te nemen, verzoeken wij u vriendelijk om hier 2 A4 van te maken. Antwoord vraag 28 Akkoord. 29. 22 5.5.2 Kunnen we rekenen met 1 medewerker = 1 fte = 40 uur * 52 weken = 2.080 uur? Antwoord vraag 29 Nee, wij rekenen met 45 weken, dus 1 fte = 40 uur * 45 weken = 1800 uur. 30. 22 5.5.2 Betreft het totale personeelsbestand van de afgelopen drie jaar o.b.v. Fte s, cumulatief aantal Fte s in dienst vs. cumulatief aantal ZZP-ers onder contract (teruggerekend naar Fte s)? Antwoord vraag 30 Nee, het gaat om het gemiddelde aantal FTE over de afgelopen drie jaar. Voor zowel medewerkers met een arbeids als ingezette ZZP ers. 31. 22 5.5.2 Indien wij 40 fte de afgelopen 3 jaar eigen dienst hadden, telt dat dan als ; 3 x 40 = 120 fte s of telt het gemiddeld aantal fte s over 3 jaar: 120 / 3 = 40 fte? Nee, het gaat om het gemiddeld aantal medewerkers bij u in loondienst. Voorbeeld: 2012: 40 FTE Antwoord vraag 31 2013: 50 FTE 2014: 45 FTE Het gemiddelde is hier: 45 FTE. 32. 22 5.5.2 Dient de inzet van ZZP-ers ook teruggerekend te worden naar fte s? Antwoord vraag 32 Ja. 33. 22 5.5.2 Kunt u voor beide een rekenmodel geven t.b.v. het berekenen van het % verhouding eigen inzet vs. ZZP-ers? 34. 22 5.5.2 Kunt u een rekenmodel geven t.b.v. het aantonen hoeveel medewerkers er de afgelopen 3 jaar in dienst waren en voldoen aan de meegezonden profielen? Antwoord vragen 33 en 34 Voorbeeld. U had in loondienst in jaar

7/11 2012: 40 2013: 50 2014: 45. Gemiddeld: 45 FTE in loondienst Het aantal FTE aan ZZP ers die u heeft ingezet op opdrachten in jaar 2012: 30 2013: 10 2014: 20 Gemiddeld: 20 FTE aan ZZP ers De verhouding is dan 45/(45+20) = 69% eigen personeel. In de staffel betekent dit 51 tot 75% eigen personeel en derhalve kunt u zichzelf 3 punten toekennen. Bij voorbeeld 1 gaan de partijen A tot en met D door naar de gunningsfase. Dat zijn vier partijen. In 2.5 (pag 35. 23 5.7 11) staat echter dat er maximaal 3 gegadigden naar de gunningsfase gaan. VRAAG: hoeveel partijen gaan er door naar de gunningsfase? Antwoord vraag 35 In principe maximaal drie. Echter, in gevallen van gelijke eindiging geldt het beschrevene in paragraaf 5.7.

8/11 Vragen inzake de Bijlagen 36. 25 Bijlagen Eén van de bijlagen die onderdeel uitmaken van de Aanmelding is de Overeenkomst onderaannemers. Klopt het dat deze zelf opgesteld dient te worden door Gegadigde? Antwoord vraag 36 Ja, deze is vormvrij en kunt u zelf opstellen. 37. 25 Bijlagen Voor wat betreft de inzet van onderaannemer(s): dienen deze onderaannemers tevens de certificaten en verklaringen t.b.v. de verificatie op te leveren (zoals opgesomd onderaan pagina 25)? Antwoord vraag 37 Nee, de VU heeft namelijk geen contractuele relatie met onderaannemers. Alleen met de hoofdaannemer. Zullen de Nota van Inlichtingen ook als een bijlage worden toegevoegd bij deze? Er ontstaat dan de volgende rangorde; 38. Pag. 2 sub g 1. Deze Overeenkomst 2. De Nadere 3. De Nota van Inlichtingen 4. De aanbestedingsdocumenten 5. De Inschrijving van Opdrachtnemer 6. De Algemene inkoopvoorwaarden van de VU. Antwoord vraag 38 39. Antwoord vraag 39 40. Is Opdrachtgever bereid om deze rangorde te hanteren. Zo niet dan graag een toelichting waarom niet Nee, de Nota s van Inlichtingen maken namelijk onderdeel uit van de aanbestedingsdocumenten. Daarmee verandert de rangorde niet. Is deze rangorde compleet, bijvoorbeeld de SLA ontbreekt? Een SLA maakt een essentieel onderdeel uit van Pag. 2 sub de afspraken tussen partijen. Is er een reden voor dat de SLA niet staat opgenomen in sub g? Kan g Opdrachtgever dat toelichten danwel corrigeren en aanvullen? De rangorde is compleet en wordt niet aangepast: de SLA maakt onderdeel uit van de Overeenkomst. 5 Bijlage 6 art 4.3. de Nadere Opdracht kan per direct worden beëindigd in het geval van het niet functioneren van de gedetacheerde medewerker; Kunt u instemmen met de volgende aanpassing; de Nadere Opdracht kan per direct worden beëindigd in het geval van het niet functioneren van de gedetacheerde medewerker, na in

9/11 Antwoord vraag 40 41. Antwoord vraag 41 42. Antwoord vraag 42 43. Antwoord vraag 43 44. de gelegenheid te zijn gesteld om zich te herstellen, en met gemotiveerde beargumentatie van opdrachtgever. Het artikel blijft gehandhaafd, echter wanneer de gedetacheerde medewerker niet functioneert zal de VU in praktijk contact opnemen met de opdrachtnemer en haar de reden(en) duidelijk maken. Of de medewerker in de gelegenheid wordt gesteld om zich te herstellen is afhankelijk van de reden(en) van het niet goed functioneren. Een en ander naar oordeel van de VU., pagina 6 Artikel 5 In geval van een Nadere opdracht: binnen welke termijn dient Opdrachtnemer een kandidaat aan te bieden? Dat wordt met de aanvraag/ per aanvraag bekend gemaakt. Opdrachtnemer geeft geen inzage in haar financiële boekhouding en tevens accepteert Opdrachtnemer geen kosten in verband met een dergelijk accountantsonderzoek. Pag. 6 - Art. 8 Lid 4 Opdrachtnemer kan wel een verklaring van de belastingdienst overleggen waaruit blijkt dat zij voldoet aan betalingen en afdracht van sociale premies en belastingen, gaat opdrachtgever daarmee akkoord? Zo niet, dan graag een toelichting waarom zij een inzagerecht in de financiële huishouding van een groot bedrijf, zoals <NAAM>, wel proportioneel acht? Het artikel blijft gehandhaafd. Een dergelijk onderzoek heeft o.i. geen relatie met proportionaliteit. Pag. 7 Art. 10 Lid 1 Een onbeperkte vrijwaring is onredelijk en disproportioneel. Gaat Opdrachtgever akkoord met een beperking tot een maximumbedrag van 50.000,- per jaar bij de Opdrachtgever? Zo niet, dan graag een toelichting waarom de VU een onbeperkte vrijwaring wel proportioneel acht? Nee. Bovendien betreft het aansprakelijkheden voortvloeiend uit deze. Er is derhalve geen sprake van disproportionaliteit., pagina 8 Artikel 11.2 Opdrachtgever is gerechtigd te vorderen dat van (tijdelijke) medewerkers, minimaal drie dagen voor aanvang van de werkzaamheden bij Opdrachtgever, verklaringen omtrent het gedrag (VOG) worden overgelegd. Het is voor ons onbekend wanneer u een uitvraag doet en welke kandidaat daar het best bij past. Hoe strikt is dit artikel en hoe staat dit in verhouding tot hoe snel iemand moet starten? Zo strikt als de tweede zin in dit artikel: Een bewijs van aanvraag en/of een zogenaamde eigen verklaring voldoet, tot ontvangst VOG, Antwoord vraag 44 eveneens. 45. Pag. 9 Art. Bedoelt Opdrachtgever hiermee een verzekeringscertificaat? Zo ja, dan graag een bevestiging van

10/11 Antwoord vraag 45 46. Antwoord vraag 46 47. 13 Lid 2 Opdrachtgever. Dat wordt gevraagd. Een bewijs zoals bewijzen van premiebetaling, kopie polis, verklaring verzekeraar of een certificaat is akkoord. Pag. 10 Art. Kan Opdrachtgever toelichten waar dit bedrag op is gebaseerd? Dit is namelijk zeer hoog gezien het type 17 Lid 3 dienstverlening dat wordt uitgevraagd. Een bedrag van maximaal 250.000,- is proportioneel. Dit is gebaseerd op het beleid van de VU. Is Opdrachtgever bereid om deze gevallen wél onder de capaciteit te laten vallen van 1 miljoen zoals in lid 3 staat vermeld? Pag. 10 Art. 17 Lid 5 1 miljoen is een zeer hoog bedrag en Opdrachtnemer wil erop wijzen dat zélfs bij opzet of grove schuld een onbeperkte aansprakelijkheid disproportioneel is. Stemt Opdrachtgever daarom in met het voorstel van Opdrachtnemer om de capaciteit ook te laten gelden voor de gevallen van schade wegens een tekortkoming in de uitvoering van de diensten bij opzet en grove schuld? Antwoord vraag 47 Het artikel wordt niet aangepast en zeker niet in het geval van opzet en grove schuld. 48. Bijlage 10 Profiel Facilitair HBO denk- en werkniveau, sterke affiniteit met Facility Management Projectmanag Vraag: welke opleidingen hebben de voorkeur en kent u deze ook punten toe? er medior/ senior Antwoord vraag 48 Is niet relevant: wordt namelijk niet gevraagd. Mogelijk komt dit wel in de aanvraag naar voren. 49. Bijlage 10 Profiel Facilitair Projectmanag er medior/ senior Vraag: Welke aanvullende opleidingen hebben de voorkeur? En worden hier ook punten aan gekoppeld? Antwoord vraag 49 Is niet relevant en er worden geen punten toegekend aan de opleiding (in deze fase). 50. Bijlage 10 Profiel Facilitair Projectmanag er medior/ Wat is voor u het verschil tussen een medior en senior? Naar welke verhouding bent u op zoek en kunnen wij de maximaal aantal punten scoren?

11/11 senior Een voorbeeld van een verschil is het aantal jaren ervaring, het aantal jaren ervaring in de zwaarte van de projecten, de financiële omvang van Antwoord vraag 50 de opdracht en het type organisatie. De verhouding is van te voren niet vast te stellen. Er worden in deze fase geen punten toegekend aan ervaring. Bijlage 10 Functieprofiel Bij het functieprofiel junior/medior wordt niet aangegeven hoeveel jaar ervaring vereist is, kunt u dit 51. junior/medior aangeven? Antwoord vraag 51 Zie hiervoor het antwoord op vraag 50. 52. Antwoord vraag 52 53. Antwoord vraag 53 Antwoord vraag 54 Bijlage 10 Functieprofiel junior/medior Wat wordt verstaan onder het begeleiden van gebruikers bij de overgang naar nieuwe omgeving? Zijn hier specifieke functie inhoudelijke aspecten aan te koppelen? Wij verwijzen u hiervoor naar de competenties zoals vermeld in het functieprofiel. Bijlage 10 Functieprofiel junior/medior Wat wordt verstaan onder grootschalige veranderingen, wanneer is iets grootschalig? Per project te bepalen en naar inzicht van Opdrachtgever. 54. 26 Bijlage 10 De documenten zijn niet leesbaar; ongeldig bestandsformaat. Kunt u de functieprofielen nog beschikbaar stellen? Dat heeft waarschijnlijk te maken met uw eigen instellingen. Zekerheidshalve nogmaals ingesloten bij deze Nota van inlichtingen.