ALGEMEEN. Kunt u een indicatie geven om hoeveel deuren het gemiddeld per locatie gaat?

Transcriptie

1 NOTA VAN INLICHTINGE N Naar aanleiding van de Selectieleidraad welke onderdeel uitmaakt van de niet-openbare Europese aanbesteding toegangscontrole voor de Veiligheidsregio Haaglanden zijn er door verschillende inschrijvers vragen gesteld. De vragen en de antwoorden zijn hieronder vermeld en worden via Tenderned ter beschikking gesteld. Als eerste staat de vraag (VR) vermeld met direct daaronder het antwoord (AW) dat is geformuleerd. Deze antwoorden maken integraal onderdeel uit van de aanbesteding. De geformuleerde vragen zijn letterlijk overgenomen en vervolgens geanonimiseerd. ALGEMEEN VR1 AW1 VR2 AW2 VR3 AW3 U handelt namens de Veiligheidsregio. Veronderstellen wij dan juist dat we te maken zullen gaan krijgen met een drietal entiteiten binnen het project, te weten Brandweer, Ambulance en Politie? De Veiligheidsregio Haaglanden omvat de volgende entiteiten: Brandweer, Geneeskundige Hulpdienst bij Ongevallen en Rampen (GHOR) en de Meldkamer. De politie is een aparte entiteit. Voor meer informatie omtrent de inrichting van de Veiligheidsregio Haaglanden wordt verwezen naar: Kunt u een indicatie geven om hoeveel deuren het gemiddeld per locatie gaat? Aanbestedende dienst verwacht dat er ongeveer 150 deuren vervangen gaan worden. Het definitieve aantal wordt in de volgende fase bekend gemaakt, inclusief een overzicht van hetgeen er per locatie vervangen dient te worden Dit houdt in dat de wijze van toegangscontrole en de systemen verschillen in complexiteit en van leverancier. o Kunt u een overzicht verstrekken met de huidige leveranciers? Aanbestedende dienst gaat niet akkoord met dit verzoek. VR4 1.3 Uitgangspunt van de Opdrachtgever is dat het nieuw systeem op 1 januari 2013 operationeel is. o Wordt hier bedoeld dat voor 1 januari 2013 alle 25 tot 40 panden voorzien moeten zijn van het nieuwe toegangscontrole systeem? Tijdbestek tussen gunning en het operationeel zijn van al deze panden lijkt hier wel erg krap voor. Klopt deze opleverdatum? AW4 Bij voorkeur dient het nieuwe systeem te zijn opgeleverd voor 1 januari VR5 AW AANMELDEN IN COMBINATIE / ONDERAANNEMING o Kan een onderaannemer bij meerdere hoofdaannemers aanmelden? Ja dit is toegestaan. Hoofdaannemer is wel verplicht gebruik te maken van de opgegeven onderaannemers. VR6 AW AANMELDEN IN COMBINATIE / ONDERAANNEMING o Kan een leverancier zich zowel als onderaannemer bij een installateur alsmede zelf als hoofdaannemer aanmelden? Ja dit is toegestaan. Voor de situatie waarbij de leverancier als onderaannemer wordt aangemeld geldt hetzelfde als hetgeen is gesteld in AW5.

2 VR7 AW7 VR8 AW8 VR9 AW9 Gaat de Veiligheidsregio Haaglanden nu of in de toekomst gebruik maken van de Rijkspas m.a.w. dienen de paslezers geschikt te zijn voor de Rijkspas? Inschrijver is vrij in de keuze van de aan te bieden pas en daarbij behorende systeem. Dit hoeft geen Rijkspas te zijn. Valt het inrichten van de toegangspassen binnen de scope van deze aanvraag? Het inrichten van profielen (een autorisatiematrix voor het vaststellen van welke personen geautoriseerd mogen worden voor welke kaartlezer) en het instrueren/trainen hiervan, valt binnen de scope van de aanvraag. Aanname is dat de nog te ontvangen (concept) raamovereenkomst prevaleert boven de Algemene Inkoopvoorwaarden van de VRH. Is deze aanname juist? Deze aanname is correct. De uiteindelijke raamovereenkomst prevaleert boven de (eventueel herziende) Algemene Inkoopvoorwaarden van de VRH. VR10 Ik wil graag even duidelijkheid omtrent de termijn voor aanmelding voor deze inschrijving van dit project. In de aankondiging van de opdracht staat vermeld onder punt IV /09/ :59 Echter staat in de selectieleidraad onder 3.1 / pagina 7 de termijn voor 12:00 uur vermeld. AW10 Aanbestedende dienst heeft ook geconstateerd dat er discrepantie bestaat tussen de termijnen op Tenderned en de planning in de Selectieleidraad. De planning in de Selectieleidraad is te allen tijde leidend. EISEN VR Eis 2. Indien de opdracht aan Gegadigde gegund wordt, zal Gegadigde het bij deze eis behorende bewijs, bestaande uit een kopie van de verzekeringspolis, overleggen (art. 47, lid 1 sub a, 2e gedeelte van de richtlijn). o Volstaat het afgeven van een verzekeringscertificaat met de bijbehorende voorwaarden? AW11 Dit is toegestaan, wanneer uit het certificaat duidelijk blijkt dat Inschrijver daarmee voldoet aan hetgeen gesteld in de eis. VR12 EIS 2: Verklaring omtrent verzekering bedrijfsrisico s Indien de opdracht aan Gegadigde gegund wordt, zal Gegadigde het bij deze eis behorende bewijs, bestaande uit een kopie van de verzekeringspolis, overleggen Wij kunnen een bewijs van dekking verstrekken in de vorm van een verzekeringscertificaat, afgegeven door de verzekeringsmaatschappij, waaruit de gevraagde dekking blijkt en dat tevens geldt als bewijs van premiebetaling. Is dit voldoende? AW12 Zie AW11.

3 VR Eis 6. De klanttevredenheidsverklaringen dienen te zijn opgesteld en ondertekend door de betreffende klant. o In verband met zeer strikte vertrouwelijkheid worden er door onze opdrachtgevers geen tevredenheidsverklaringen afgegeven waar persoonsgegevens op vernoemd staan. Volstaat hiervoor het aanleveren van referenties met mondelinge tevredenheidsverklaringen? AW13 Dit volstaat niet, de huidige eis blijft gehandhaafd. VR14 In de selectieleidraad wordt op pagina 16 onder Eis 7 onder andere vermeld dat de gegadigde BORG gecertificeerd dient te zijn. Dit is ons bedrijf niet, iets wat in ons 40- jarig bestaan nog nimmer beperkend is gebleken voor onze mogelijkheden. Daarnaast conflicteert deze eis met uw streven en opzet om te komen tot een preselectie van 5 partijen. Controle op de site van KIWA-NCP leert dat er binnen de categorie Leverancier Toegangscontrolesystemen slechts twee partijen in het bezit zijn van een BORG certificaat. De overige certificeringspartijen met een licentie van het CCV (stichting CB&V, LPCB Nederland en Dekra Certification) vermelden op hun site talloze Beveiligingsbedrijven welke hun activiteiten toespitsen op inbraakbeveiliging en branddetectie. Het aantal voor uw aanbesteding relevante aanbieders wordt bij handhaving dus gereduceerd tot 2. Voorts dient de toepasselijkheid en de relevantie van de BORG certificering ten opzichte van de onderhavige aanbesteding gewogen te worden. Het Centrum Criminaliteitspreventie & Veiligheid ( definieert BORG als volgt; In het certificatieschema BORG Beveiligingsbedrijf: zijn criteria opgenomen voor BORG inbraakbeveiliging. Met het instrument De Verbeterde Risicoklassenindeling wordt een doordacht beveiligingsplan gemaakt, dat past bij het risico op inbraak voor de betreffende woning of het onderhavige bedrijfspand. De bouwkundige, elektronische en organisatorische maatregelen in het beveiligingsplan worden uitgevoerd door BORG-beveiligingsbedrijven. BORG-beveiligingsbedrijven geven BORG-certificaten en BORG-opleveringsbewijzen uit waarmee de eigenaar van de inbraakbeveiliging kan aantonen dat zijn inbraakbeveiliging deskundig en betrouwbaar is aangelegd en wordt onderhouden volgens de geldende installatievoorschriften. Verzekeraars vragen verzekerden vaak in het kader van een inboedelverzekering om ter preventie inbraakbeveiliging met een BORG-certificaat te laten aanleggen. Daar we kunnen vaststellen dat Inbraakbeveiliging en Toegangscontrolesystemen niet gelijk aan elkaar zijn lijkt ons de relevantie van de gestelde eis te ontbreken. Kan uw organisatie dit onderschrijven en dientengevolge afstand doen van de gestelde eis? AW14 Aanbestedende dienst laat de verplichte BORG certificering vervallen. Eis 7 luidt nu als volgt: Eis 7: Overige eisen Gegadigde is aangesloten bij de VEBON, de branchevereniging van veiligheid- en beveiligings bedrijven, werkt volgens de VEBON gedragscode en onderschrijft hiermee zijn professionaliteit. Een verklaring hiervan dient te worden toegevoegd aan tab 10. De in te zetten installateurs dienen gecertificeerd te zijn en met IP-systemen kunnen werken. Gegadigde dient de relevante diploma s en een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG van in te zetten installateurs op verzoek van Opdrachtgever te overleggen.

4 VR15 Eis 7: overige eisen De gegadigde dient BORG gecertificeerd te zijn. Een BORG certificering van een organisatie heeft betrekking op het kunnen leveren, onderhouden en in stand houden van inbraakdetectie installaties. Daarnaast kunnen gecertificeerde organisaties aangelegde inbraakdetectie installaties voorzien van een certificaat (dit gebeurt in de praktijk nauwelijks). Deze aanbesteding heeft betrekking op een elektronisch toegangscontrole systeem. Inbraakdetectie wordt niet beschreven, ook niet in paragraaf 1.3 onder de andere (facilitaire) systemen die gecombineerd moeten worden met het toegangscontrole systeem. Kunt u deze eis laten vervallen omdat hij niet van toepassing is op deze aanbesteding? AW15 Zie AW14 SELECTIECRITERIA VR16 Is het juist dat er een procedure met een preselectiefase wordt gevolgd en dat u uiterlijk op 04 september aanstaande ten behoeve van deze preselectie slechts een drietal referentieformulieren met tevredenheidsverklaringen wenst te ontvangen? Zijn er géén andere selectiecriteria dan deze? AW16 Conform de planning op pagina 9 van de Selectieleidraad dient uw Verzoek tot Deelname uiterlijk op om 12:00 uur bij de Opdrachtgever in bezit te zijn. In hoofdstuk 7 (vanaf pagina 17) van de Selectieleidraad staan de overige selectiecriteria geformuleerd. Buiten de referentieformulieren zijn dit de beschrijving van de organisatie en de wijze hoe wordt omgegaan met Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen. VR17 Wij hebben alleen de vraag over de referentie opdrachten, is er ruimte in de hoogte van de waarde? AW17 Nee, u dient te voldoen aan de gestelde eisen omtrent de referenties. Deze kunt u vinden op pagina 15 onder Eis 5. VR18 Wij hebben een vraag met betrekking tot de referenties. Een criteria voor de referenties is euro omzet in de afgelopen drie jaren. Wij hebben diverse overheiddiensten als referentie, politie, brandweer ed. welke een systeem van ons gebruiken. Dit zijn veelal systemen welke ouder zijn dan 3 jaar en hierdoor is de grootste investering langer dan 3 jaar geleden gepleegd. De installaties worden jaarlijks onderhouden, uitgebreid en evt geüpgraded maar dit haalt nooit het genoemde bedrag. Wij begrijpen dat u eisen stelt aan de referenties ivm projectgrootte maar kan dan niet de gecumuleerde omzet over meerdere jaren worden aangegeven zodat u Kan bepalen of een project welke 4 of 5 jaar geleden is gestart maar nog steeds doorloopt, en dit naar tevredenheid van de gebruiker, ook voldoet aan uw onderliggende eisen en uitgangspunten. AW18 Aanbestedende dienst gaat niet akkoord met het verzoek van de Inschrijver. Dit is strijd met de aanbestedingsrichtlijn artikel 47 lid c.

5 VR19 In Invulformulier 6.2 Organisatie, als bijlage toegevoegd, wordt gesproken over een geldig certificaat NEN ISO Een dergelijk certificaat bestaat naar mijn beste weten niet. Inschrijver beschikt al over een zelf-gedefinieerd MVO beleid van voor de verschijning van NEN ISO welke zal worden bijgesloten als bijlage bij de preselectiedocumenten. Bij het verschijnen van deze norm heeft ondergetekende zich hierin verdiept waarbij o.a. de in bijlage bijgesloten brochure op pagina 8 de volgende tekst weergeeft. Pas wanneer de Raad van Accreditatie de norm accepteert als volledig, compleet en juist zal er worden overgegaan tot het samenstellen van een NEN ISO welke certificeerbaar wordt. De conclusie is derhalve dat er geen geldig certificaat NEN ISO bestaat en dat deze norm niet als basis mag/kan dienen voor contractuele doeleinden en dat de norm NEN ISO nog niet is vastgesteld waardoor ook hiervoor nog niet te certificeren is. AW19 Aanbestedende dienst herziet naar aanleiding van vraag van Inschrijver de puntenwaardering omtrent het selectiecriterium Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen. De puntenwaardering is nu als volgt: 1 Omschrijving Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO) Aantal punten Maximaal 20 punten: Gegadigde geeft aan (maximaal 1 A4, eenzijdig) wat er binnen zijn organisatie is geregeld op het gebied van MVO en sluit eventueel geldige verklaringen/certificaten bij: - geen beleid met betrekking tot MVO - vastgesteld MVO beleid of een verklaring van management waaruit blijkt dat de organisatie MVO onderschrijft en naleeft. Max aantal punten 00 punten maximaal 20 punten Maximaal 10 punten: 2 Recycling Gegadigde geeft aan (maximaal 1 A4, eenzijdig) op welke wijze wordt omgegaan met ingenomen apparatuur en (de afvoer van) verpakkingsmaterialen. Maximaal aantal punten voor Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen maximaal 10 punten 30 punten VR20 7.3: Maatschappelijk verantwoord ondernemen Geldig certificaat NENISO (20 punten) Gegadigde is in het bezit van NENISO 9001 en , is dit ook akkoord? AW20 Zie AW 19