Goede arbeidsomstandigheden en duidelijke afspraken over het verzuimbeleid binnen uw onderneming kunnen u helpen verzuim te voorkomen. Zorg voor goede arbeidsomstandigheden U kunt de arbeidsomstandigheden verbeteren met eenvoudige ingrepen als een goede bureaustoel en betere verlichting; Maak de juiste keuzes bij zaken zoals airconditioning versus frisse lucht (ramen open of dicht, luchtafvoer), geluidsisolatie en passend meubilair; Zorg voor een aanpassing van de werkplek van de medewerker; Laat uw werknemers duidelijk weten dat ze problemen met u kunnen bespreken; Een werknemer die plezier in zijn werk heeft, ziet u bij ziekte eerder terug. Grijp meteen in als de werksfeer slecht wordt; Zorg voor afwisseling op het werk. Dat voorkomt stress. Wacht niet af als iemand ziek wordt, houd contact. Als u interesse toont, bevordert dat de terugkeer op de werkvloer. Maak verzuimbeleid een zaak van de hele organisatie Deze tips kunnen u daarbij helpen: Betrek het personeel en de ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging bij het verzuimbeleid; Hoe meer u uw werknemers betrekt bij het verzuimbeleid, hoe meer zij gemotiveerd zullen zijn hieraan mee te werken. Zo laat u weten dat u hun gezondheid belangrijk vindt; Voer verzuimgesprekken na drie keer verzuim binnen een half jaar. Zo kunt u oorzaken achterhalen en preventieve acties ondernemen; Registreer ziekmeldingen zorgvuldig. Maak een maandelijkse rapportage over het ziekteverzuim en de oorzaken hiervan; Stel een verzuimprotocol op met alle voorschriften en regels die zowel voor werkgever als werknemer gelden. Wat is een verzuimprotocol nu eigenlijk? In een zogenaamd 'verzuimprotocol' staan de gedragsregels die een werknemer in acht moet nemen tijdens ziekte. Het verzuimprotocol geldt voor de wet als 'regeling op het gebied van arbeidsomstandigheden en ziekteverzuim'. Dat betekent dat de werkgever een protocol niet zonder instemming (= toestemming) van de Ondernemingsraad (OR) of Personeelsvertegenwoordiging (PVT) mag doorvoeren. Dat staat in de Wet op de Ondernemingsraden, artikel 27. Natuurlijk moet er dan wel een OR of PVT in het bedrijf zijn. Onderstaand modelverzuimprotocol kan de OR of PVT helpen bij het toetsen en beoordelen van de regeling die de eigen werkgever hanteert. Het biedt ook handvatten voor het geval OR of PVT zelf voorstellen willen doen voor een dergelijk protocol. Uiteraard kunt u als u in een bedrijf zonder OR of PVT werkt ook zelf het onderwerp ter discussie stellen, en daarbij het modelprotocol gebruiken. N1.2 Nedasco Gezond Werken Pakket 1
De achtergronden Als een werknemer zich ziek meldt, zal de werkgever willen weten of er terecht een beroep op de loondoorbetalingsverplichting wordt gedaan. Als de werkgever zijn loondoorbetalingsverplichting heeft verzekerd, zal de verzekeraar dat ook willen weten. Verder zal de werkgever willen vaststellen wanneer zijn loondoorbetalingsplicht eindigt. Volgens de wet mag de werkgever redelijke voorschriften stellen. Deze voorschriften moeten schriftelijk zijn gedaan aan de werknemers. De werknemer is verplicht om medewerking te verlenen aan het verstrekken van de informatie die de werkgever nodig heeft om de claim op loondoorbetaling vanwege ziekte te beoordelen of te laten beoordelen. Omdat de werkgever niet deskundig is om te beoordelen of iemand arbeidsongeschikt is, zal het oordeel over arbeidsongeschiktheid door een arts van de arbodienst gegeven moeten worden. De arts stelt vervolgens de werkgever op de hoogte over het al dan niet arbeidsongeschiktheid zijn. De werknemer is niet verplicht om aard en ernst van de ziekte aan de werkgever te melden. De bedrijfsarts mag zonder nadrukkelijke toestemming van de werknemer geen medische en andere persoonlijke informatie verstrekken aan de werkgever, andere artsen en derden, tenzij de wet hem daartoe uitdrukkelijk verplicht. Om de beoordeling door de werkgever van de rechtmatigheid van het beroep op loondoorbetaling te kunnen beoordelen zijn gedragsregels nodig. Verder zijn gedragsregels nodig om de begeleiding door de arbodienst mogelijk te maken. Gedragsregels hebben betrekking op de relatie met de werkgever en op de relatie met de arbodienst. Voorbeeld verzuimprotocol Werkgever en werknemer zijn volgens de Wet verbetering poortwachter (Wvp) samen verantwoordelijk voor een zo spoedig mogelijke werkhervatting in geval van arbeidsongeschiktheid door ziekte. Een deel van de verzuimbegeleiding is uitbesteed aan uw arbodienst. 1. Ziekmelding Bij ziekte meldt de werknemer zich zo spoedig mogelijk, in ieder geval voor aanvang van de dienst, ziek bij de werkgever. Indien de werknemer niet in staat is zelf contact op te nemen met de werkgever, kan de ziekmelding door anderen worden gedaan. De ziekmelding vindt bij voorkeur plaats bij één instantie in het bedrijf (directe chef of personeelszaken of portier e.d.). Bij de ziekmelding verschaft de werknemer de volgende informatie: Verpleegadres, als dat anders is dan het huisadres; Vermoedelijke duur van de ziekte; Of de ziekte verband houdt met zwangerschap of orgaandonatie. De werknemer is niet verplicht informatie te verschaffen over de aard en de ernst van de ziekte. De werkgever is verplicht elke ziekmelding zo snel mogelijk, maar in ieder geval uiterlijk binnen 1 week door te geven aan de arbodienst. N1.2 Nedasco Gezond Werken Pakket 2
2. Bereikbaarheid De zieke moet bereikbaar zijn voor contact met de werkgever en/of arbodienst. Gedurende bijvoorbeeld de eerste twee weken kan verlangd worden dat men op bepaalde tijden thuis is (bijvoorbeeld: tussen 10.00-12.00 uur). In die periode mag dat contact onaangekondigd zijn, daarna in principe op afspraak. Als de werknemer langer dan twee weken ziek is, vervalt de plicht om tijdens de hierboven genoemde uren thuis te zijn. Deze plicht vervalt ook na het eerste spreekuurcontact met de arbodienst. (U kunt bij het opstellen van een eigen verzuimprotocol eventueel ook een andere periodeduur of andere tijden invullen, mits dit redelijk is. De wetgever acht het verplicht de gehele dag thuis zijn niet redelijk!). In het contract dat de werkgever heeft met de arbodienst staat hoe de eerste contactlegging is geregeld, is er een eigen verklaring na vijf dagen of face-to-face contact of anders? Deze regeling kan (mits redelijk) worden overgenomen in de verzuimprocedure. 3. Informatieverstrekking De zieke moet informatie verstrekken over het verloop van de ziekte; op verzoek, maar soms ook spontaan. De werkgever informeert hij/zij over wijzigingen in de verwachte ziekteduur. Medische informatie wordt alleen aan de bedrijfsarts persoonlijk verstrekt. De arbodienst doet binnen 10 dagen na ziekmelding de werknemer een zogenaamde 'Eigen Verklaring' toekomen, die de werknemer dient in te vullen en per omgaande terug te sturen. Vermoedt de zieke een verband tussen de ziekte en het werk of de werkomstandigheden, dan vermeldt hij/zij dit op de 'Eigen Verklaring'. 4. Medisch onderzoek De zieke staat medisch onderzoek toe om de arbeidsongeschiktheid te beoordelen. 5. Oproep van werkgever of arbodienst De werkgever neemt in de eerste week telefonisch contact op met de zieke werknemer om te informeren naar diens situatie. Tijdens dit gesprek zal ook besproken worden hoe vaak en op welke wijze de werkgever en de zieke werknemer contact zullen houden gedurende de ziekteperiode. De zieke werknemer is gehouden aan een oproep van de bedrijfsarts gevolg te geven, tenzij hij tijdig en gemotiveerd laat weten verhinderd te zijn. Indien de bedrijfsarts de zieke werknemer wil bezoeken, dient de werknemer de bedrijfsarts hiertoe in de gelegenheid te stellen. 6. Probleemanalyse Binnen zes weken na de ziekmelding maakt de arbodienst bij dreigend langdurig verzuim een zogenoemde 'probleemanalyse'. Deze analyse bevat tevens een advies aan werkgever en werknemer over het herstel en de werkhervatting van de werknemer. De probleemanalyse wordt naar werkgever en werknemer gestuurd. 7. Plan van aanpak Op basis van de probleemanalyse stellen arbodienst of werkgever samen met de werknemer een plan van aanpak op voor re-integratie. Tevens wordt een casemanager aangesteld. 8. Beschikbaarheid voor begeleiding De zieke verleent medewerking aan begeleiding gericht op zijn zo spoedig mogelijke hervatting. Voorts is de zieke werknemer verplicht de aanwijzingen van de bedrijfsarts ten behoeve van herstel na te leven. N1.2 Nedasco Gezond Werken Pakket 3
9. Vakantie Op vakantie gaan tijdens arbeidsongeschiktheid is toegestaan mits: het de genezing niet in de weg staat; de arbodienst hiermee akkoord gaat. De arbodienst geeft daartoe aan de werknemer een 'verklaring van geen bezwaar' af, met een kopie naar de werkgever. De werknemer blijft in dit geval gedurende zijn vakantie arbeidsongeschikt, er worden derhalve geen vakantiedagen afgeschreven. 10. Aangepast werk De werkgever is verplicht om aangepast werk aan te bieden, in het eigen bedrijf en als dat niet mogelijk is, buiten het eigen bedrijf. De werknemer is verplicht om dit aangepaste werk te accepteren. De arbodienst adviseert wat aangepast werk is. Daarbij gaat het om de mogelijkheden, op grond van conditie, aandoening en daarmee gepaard gaande beperkingen en aspecten als algemene opleiding en vaardigheden van de werknemer. 11. Second opinion Als u het niet eens bent met uitspraken van de arbodienst of met voorstellen of activiteiten van de werkgever dan kunt u een second opinion aanvragen bij de UWV (Uitvoeringsorgaan WerknemersVerzekeringen). Het oordeel van de UWV is niet bindend, maar zal bij een gerechtelijke beoordeling zwaar tellen. Kosten zijn voor de aanvrager (voor werknemers en werkgevers is dat 50,-). Hangende de uitspraak heeft de werknemer recht op loondoorbetaling. 12. Sancties Sommige werkgevers zullen de gedragsregels in voorkomende gevallen willen afdwingen. Rechtsgeldige sancties op overtreding van de gedragsregels kunnen alleen door de werkgever worden opgelegd, als ze in het bedrijfsreglement of in de CAO zijn opgenomen. Het bedrijfsreglement dient ter instemming te worden voorgelegd aan de Ondernemingsraad. Het bedrijfsreglement moet worden gedeponeerd bij de griffie van de rechtbank, anders zijn de sancties niet rechtsgeldig. Een deel van de gedragsregels hebben betrekking op de relatie werkgever en werknemer (bijvoorbeeld ziekmelding bij de werkgever, bereikbaarheid voor contact met de werkgever). Overtreding van die regels kan door de werkgever worden vastgesteld. De overige gedragsregels hebben betrekking op de relatie met de arbodienst. De arbodienst kan geen sancties opleggen. Daarom dient afzonderlijk bepaald te worden hoe en wanneer de arbodienst mededeling doet aan de werkgever over gedragsregels die in het verkeer met de arbodienst worden overtreden. Redelijke sancties bij overtreding gedragsregels Bij de eerste overtreding gedurende een periode van 12 maanden is de werkgever bevoegd de werknemer schriftelijk te waarschuwen. Bij elke volgende overtreding van deze gedragsregels in een periode van 12 maanden is de werkgever bevoegd: - bij de 2e overtreding een half dagloon in te houden; - bij de 3e overtreding een dagloon in te houden; - bij de 4e overtreding twee dagen loon in te houden; - bij de 5e en elke volgende overtreding drie dagen loon in te houden. N1.2 Nedasco Gezond Werken Pakket 4
Indien de werknemer in het kader van hetzelfde ziektegeval meer dan twee keer zonder geldige reden weigert gehoor te geven aan een oproep van de arbodienst of indien hij weigert mee te werken aanzijn herstel, is de werkgever gerechtigd de loondoorbetaling te staken, totdat de werknemer zich weer aan de regels houdt. Alvorens de werkgever een sanctie oplegt, meldt hij schriftelijk en gemotiveerd zijn voornemen daartoe aan de werknemer. Deze krijgt tenminste drie dagen de gelegenheid om mondeling of schriftelijk te reageren op dit voornemen. Na de reactie van de werknemer c.q. na het verstrijken van de termijn, deelt de werkgever zijn besluit aan de werknemer mee. Indien de werknemer een van de gedragsregels zonder geldige reden niet nakomt, doet de bedrijfsarts hiervan mededeling aan de werkgever. Indien de overtredingen in aard en aantal zo ernstig zijn dat een verdere begeleiding vanwege de arbodienst niet meer mogelijk is, deelt de arbodienst dit mede aan de werkgever en staakt de begeleiding. Vragen? Indien u over bovenstaande nog vragen heeft of indien u advies wenst, kunt u uiteraard contact opnemen met uw tussenpersoon. N1.2 Nedasco Gezond Werken Pakket 5