Nota van Inlichtingen Aanbesteding voorbehouden aan SW-bedrijven - schoonmaakdienstverlening gemeenten Barendrecht, Albrandswaard en Ridderkerk Aanbesteding Aanbestedende Dienst: Referentie: Aanbesteding voorbehouden aan SW-bedrijven - schoonmaakdienstverlening gemeenten Barendrecht, Albrandswaard en Ridderkerk BAR-Organisatie (Barendrecht, Albrandswaard, Ridderkerk) BAR-EA/1-MW/NM-2014 Omschrijving: Aanbesteding voor de inkoop van schoonmaakdienstverlening en glasbewassing. De opdracht is voorbehouden aan SW-bedrijven. Toelichting: bijgevoegd de NvI Betreft sanitaire voorzieningen 1 Vraag 5.2 PvE; U wenst een aanbieding te ontvangen voor het leveren van dispensers en verbruiksartikelen. Naar het calculatieblad (p1) wordt verwezen. Hierin worden indicatie aantallen genoemd en een verwijzing naar een noot, waarin onbeperkte levering staat. Is het de bedoeling dat bij afwijking ( + en -) van de indicatie een verrekening plaats vindt? ja dat is de bedoeling. Betreft belevingskwaliteit 2 Vraag U geeft aan bij 9.2 PvE dat de vragenlijst voor de belevingskwaliteit gebouwgebruikers vooraf aan de dienstverlener wordt overlegd. Kunt u er mee instemmen dat deze lijst niet wordt overlegd, maar dat deze samen met de dienstverlener wordt opgesteld? Dat is akkoord. Voor de start van de dienstverlening moet deze vragenlijst bekend zijn. Betreft glasbewassing 3 Vraag 1.1.3.2 PvE en calculatieblad (P1) Gemeentehuis Barendrecht staat alleen gevelglas vermeld (bij de andere objecten is een vermelding binnen- buitenzijde gemaakt). Zijn de opgegeven meters van het glas enkelzijdig of dubbelzijdig bij desbetreffende locatie? enkelzijdig. Betreft Beoordeling van de uren 4 Vraag Datum genereren Nota van Inlichtingen: 19-03-2015 Pagina 1 of 8
De beoordeling van de uren in 5.5.1 en 5.5.2 Daar worden beoordelingen uitgelegd, die van toepassing zijn als er veel inschrijvende partijen zijn. Maar de ervaring leert, dat bij een aanbesteding enkel voor SW bedrijven, dat er maar een handvol, zullen zijn. Beoordeling is dan niet reëel. Bent u daarom bereid om dit aspect op een andere wijze te beoordelen? Nee de huidige systematiek blijft gehandhaafd. Betreft financiële aspecten 5 Vraag H5.5 beoordeling financiële aspecten: u geeft aan op welke wijze u de prijs gaat beoordelen. In het voorbeeld heeft u het over 10 inschrijvers. Deze aanbesteding is alleen gericht op SW bedrijven, er zullen dus een handje vol SW bedrijven inschrijven. Naar onze mening is de beoordeling van de prijs op de wijze die u aangeeft in dit geval niet reel; als maar een handjevol bedrijven inschrijven, is bij de beoordeling van de prijs de afhankelijkheid van andere inschrijvers veel te hoog. Het werken met een standaarddeviatie is een prima middel bij 10 inschrijvers, zoals in uw voorbeeld. Maar bij een klein aantal inschrijvers is dat niet reel en zou de beoordeling van de prijzen tot vervelende resultaten kunnen leiden. Bent u daarom bereid om de financiële aspecten op een andere wijze te beoordelen? Nee de huidige beoordelingswijze blijft gehandhaafd. Betreft duurzaam inkopen 6 Vraag Bij 3.2 van de offerteaanvraag wordt gesproken over de eisen duurzaam inkopen van de Rijksoverheid waar wij tzt aan moeten voldoen. Kunt u aangeven welke eisen dat zijn? deze kunt u hier vinden; http://www.pianoo.nl/sites/default/files/documents/documents/volledigecriteriadocumentschoo nmaak.pdf meer informatie over duurzaam inkopen staat hier; http://www.pianoo.nl/themas/duurzaaminkopen/productgroepen/productgroep-schoonmaak Categorie Aanbestedingsprocedure Betreft Voorbehoud SW-Bedrijven (Artikel 2.11.1 Combinatie) 7 Vraag Is bij inschrijving een eventuele combinatie mogelijk met Stichting Sport & Welzijn t.b.v. inzet van medewerkers met een WSW indicatie? Dat is na overleg met en akkoord van opdrachtgever mogelijk. Betreft Overname verplichting 8 Vraag Graag zouden wij informatie willen ontvangen met betrekking tot de overname verplichting van de medewerkers van de huidige schoonmaakbedrijven. Datum genereren Nota van Inlichtingen: 19-03-2015 Pagina 2 of 8
Indien u en/of uw onderaannemers de CAO schoonmaak hanteert, bent u verplicht om de huidige medewerkers over te nemen. Hieronder de aantallen medewerkers met de uren: Gemeentehuis: 1 mdw voor 12,5 uur p/w 1 mdw voor 10 uur p/w 4 mdw voor 9,5 uur p/w Gemeentewerf: 1 mdw voor 10 uur p/w Begraafplaatsen: 1 mdw voor 1,75 uur p/w 1 mdw voor 1,5 uur p/w Betreft Bijlage P1 calculatiemodel blad 11 additioneel werk 9 Vraag Betreft Gemeente Albrandswaard, het wassen van het witgoed, frequentie 60x per jaar, wat verstaat u onder witgoed en hoeveel (stuks/kg) dient er gewassen te worden? Dit betreft de gemeentewerf van Albrandswaard en beperkt zich momenteel tot één thee- en handdoek per dag. De wasfrequentie is niet 60 keer per jaar maar circa 25 keer per jaar, uitgaande van één was per 2 weken. In het calculatiemodel dient de frequentie van 60x per jaar dan ook te worden aangepast naar 25x per jaar. Betreft Bijlage P1 calculatiemodel blad 10 sanitaire voorzieningen 10 Vraag Hoeveel personeel/bezoekers maken gebruik van de sanitaire ruimten, dit in verband met de opgave van leveringen. Omdat we werken met flexwerkplekken en verschillende werklocaties is het lastig om het aantal FTE aan te geven. Wel kan het aantal werkplekken worden aangegeven. Barendrecht: +/- 200 werkplekken Ridderkerk: +/- 225 werkplekken" Betreft Inzet personeel 11 Vraag In het PvE hoofdstuk 1.1.3.9. "Personeel" geeft u aan dat de in te zetten kandidaten bij voorkeur uit de gemeenten Barendrecht, Albrandswaard en Ridderkerk moeten komen. Wat bedoeld u met voorkeur? U dient eerst kandidaten uit deze gemeenten in te zetten, pas als deze niet beschikbaar zijn kunt u uit andere (omliggende) gemeenten kandidaten zoeken. Betreft gevelglas 12 Vraag Tijdens de schouw hebben wij aan de binnenzijde gevelglas gezien boven het dak op de spreekkamers. Zijn hiervoor bereikbaarheidsvoorzieningen aanwezig? Datum genereren Nota van Inlichtingen: 19-03-2015 Pagina 3 of 8
Hier zijn geen bereikbaarheidsvoorzieningen voor aanwezig. De glazenwassers dienen hier wel zelf voor te zorgen. Betreft Kpi-resultaat 13 Vraag In hoofdstuk 2.3 staat dat wij zelf invloed hebben op de beslissing bij het wel of niet gebruik maken van een optiejaar. Kunt u dit toelichten? De keuze tot verlenging ligt bij de gemeente. Uw prestaties liggen mede ten grondslag aan de keuze om wel of niet te verlengen. Door goed te presteren, kunt u de beslissing beïnvloeden. Betreft Cao 14 Vraag Zijn er binnen deze aanbesteding personen die conform de Cao-schoonmaak of een andere Cao moeten worden overgenomen? "Indien u en/of uw onderaannemers de CAO schoonmaak hanteert, bent u verplicht om de huidige medewerkers over te nemen. Hieronder de aantallen medewerkers met de uren: Gemeentehuis: 1 mdw voor 12,5 uur p/w 1 mdw voor 10 uur p/w 4 mdw voor 9,5 uur p/w Gemeentewerf: 1 mdw voor 10 uur p/w Begraafplaatsen: 1 mdw voor 1,75 uur p/w 1 mdw voor 1,5 uur p/w Betreft Kandidaten 15 Vraag Kandidaten die via de Bar-organisatie beschikbaar borden gemaakt (PvE hoofdstuk 1.1.3.9.) beschikken die over vaardigheden, competenties en schoonmaakdiploma's om de in het bestek genoemde werkzaamheden uit te voeren op het juiste niveau. Als zij dit niet kunnen wie betaald dan de opleidingskosten? Dit zal in nader overleg gebeuren. In principe beschikt de gemeente over budget om deze kosten te vergoeden. Dit is echter afhankelijk van de hoogte van de kosten van de opleiding in relatie tot de soort arbeidsovereenkomst die wordt aangeboden door de werkgever. Maw wij willen best investeren als hier iets tegenover staat. Betreft Inzet personeel 16 Vraag Datum genereren Nota van Inlichtingen: 19-03-2015 Pagina 4 of 8
In PvE hoofdstuk 1.1.3.9. lezen wij dat als wij niet aan voldoende kandidaten kunnen komen wij ons moeten melden bij de afdeling Verstrekking van de Bar-organisatie en wij daar gebruik moeten maken van de personen die beschikbaar zijn. Begrijpen wij het goed dat de werkzaamheden alleen mogen worden uitgevoerd door kandidaten uit Ridderkerk, Barendrecht en Albrandswaard en als er niet voldoende kandidaten zijn deze worden aangeleverd door de afdeling Verstrekkingen? ja dat klopt. Betreft Cao in het calculatiedocument 17 Vraag In uw calculatiedocument moeten wij diverse opbouwen van uurtarieven geven. Is het de bedoeling dat hier tarieven komen van de Cao-schoonmaak of wenst u hier tarieven van de Cao-sociale werkvoorziening? In tabblad 5-Opbouw uurtarieven kunt u het tarief invullen wat u rekent voor een uur schoonmaak. Dit tarief is derhalve conform de CAO-sociale werkvoorziening, met uitzondering van de medewerkers die vallen onder de CAO schoonmaak. Betreft Bijlage P5 Productspecificatie sanitaire voorzieningen 18 Vraag Het is ons niet geheel duidelijk welke kleurstelling u wenst voor de sanitaire voorzieningen, kunt u dit nader toelichten? witte standaard kleur is gewenst. Accenten van andere kleuren zijn na overleg mogelijk. Betreft Bijlage P5 Productspecificatie sanitaire voorzieningen 19 Vraag De afvalbakken van onze preffered supplier zijn 35 liter. Deze worden in verschillende branches ingezet en door deze inhoudsmaat zijn de zakken zijn niet te zwaar bij het leeghalen. Staat u het toe dat wij deze afvalbakken aanbieden? ja is toegestaan deze aan te bieden Betreft Bijlage P5 Productspecificatie sanitaire voorzieningen 20 Vraag Is de aanname correct dat u met universeel toiletpapier bedoeld, dat deze uitwisselbaar is met vergelijkbare sanitair leveranciers? Zo niet, kunt u een nadere toelichting geven? ja, uw aanname is correct Betreft Bijlage P5 Productspecificatie sanitaire voorzieningen 21 Vraag Wij beschikken over papieren vouwhandoekjes welke een off-white uitstraling hebben. Deze zijn echter gerecycled en voorzien van EU Ecolabel waardoor deze bijdragen aan het behalen van uw milieudoelstellingen. Zo niet, kunt u een nadere toelichting geven? Datum genereren Nota van Inlichtingen: 19-03-2015 Pagina 5 of 8
ja, het is toegestaan deze aan te bieden Betreft Pag. 22 Programma van eisen 5.7 22 Vraag In de eisen van de Rijksdienst voor ondernemend Nederland zijn geen criteria opgenomen voor sanitaire voorzieningen. Hierdoor is het niet mogelijk voor geen enkele sanitair leverancier mogelijk om hieraan volledig te voldoen, er zijn een aantal onderwerpen opgenomen welke niet van toepassing zijn voor sanitaire voorzieningen. Wij verzoeken u deze passage als niet van toepassing te verklaring voor sanitaire voorzieningen. Zo niet, kunt u een nadere toelichting geven? Deze passage is niet van toepassing op de sanitaire voorzieningen. Betreft Pag 22 Programma van eisen 5.6 23 Vraag Begrijpen wij goed dat de damesverbandcontainer, de afvalbak en de toiletborstels ook niet voorzien hoeven te zijn van een voorraadvenster- of indicator? In nader overleg kan worden bepaald of een voorraadvenster / indicator gewenst of noodzakelijk is. Betreft Pag 22 Programma van eisen 5.6 24 Vraag Is de aanname correct dat wanneer er eerdere boorgaten buiten de voeg zijn geboord deze eerst gebruikt moeten worden voordat er opnieuw geboord wordt in de voeg? ja, uw aanname is correct Betreft Pag. 22 Programma van eisen5.6 25 Vraag Het is ons onduidelijk wat u bedoeld met Op dezelfde hoogte geplaatst te worden. Door de toepassing van de apparatuur worden apparaten op verschillende gebruiksvriendelijke hoogtes geplaatst. Zo wordt een zeepdispenser lager geplaatst dan een handdoekautomaat, een damesverbandcontainer plaatsen we lager dan een toiletrolautomaat. Kunt u een nadere toelichting geven? de nieuw te plaatsen voorzieningen dienen op dezelfde hoogte te worden opgehangen als de huidige aanwezige voorzieningen. Dit om lelijke gaten e.d. te voorkomen. Vanzelfsprekend heeft elke voorziening een eigen gebruikshoogte. Betreft Pag 22 Programma van eisen 5.5 26 Vraag Om adequaat een vooraadbeheersysteem in te richten verzoeken wij u de verbruiksgegevens van afgelopen jaar (2014) op te geven voor de sanitaire voorzieningen. Uw huidige leverancier heeft deze snel beschikbaar. Datum genereren Nota van Inlichtingen: 19-03-2015 Pagina 6 of 8
Deze aantallen hebben wij alleen voor Barendrecht beschikbaar; "Barendrecht: handdoekjes: 90.000 stuks handzeep: 48 navullingen á 800 ml luchtverfrissers: 384 navullingen á 85 ml toiletpapier: 1440 rollen á 1300 vel/rol toiletborstel: 5 stuks toiletbril spray: 32 flacons á 300 ml Betreft Pag 22 Programma van eisen 5.2 27 Vraag Begrijpen wij het goed dat u met deels de opdracht gunnen bedoeld bijvoorbeeld het totale sanitair pakket alleen voor gemeente Barendrecht? Zo niet, kunt u een nadere toelichting geven? Met deels opdracht gunnen wordt bedoeld dat het ons vrij staat om op basis van hetgeen wordt aangeboden te besluiten dit mee te nemen in de nieuwe schoonmaakopdracht of dat wij de levering en het bestellen van sanitaire artikelen in eigen beheer blijven doen. In dit laatste geval zal het schoonmaakbedrijf wel belast worden met de navulling. Betreft Pag 22 Programma van eisen 5.2 28 Vraag U geeft aan dat u het recht voorbehoud om de opdracht deels of niet te gunnen. Kunt u deels nader toelichten? Met deels opdracht gunnen wordt bedoeld dat het ons vrij staat om op basis van hetgeen wordt aangeboden te besluiten dit mee te nemen in de nieuwe schoonmaakopdracht of dat wij de levering en het bestellen in eigen beheer blijven doen. In dit laatste geval zal het schoonmaakbedrijf wel belast worden met de navulling. Betreft Pag 22 Programma van eisen 5.2 29 Vraag U geeft aan dat in de toekomstige situatie u één uniforme lijn wilt op alle locaties. 1. Is de aanname correct dat de aantallen zoals genoemd in het calculatie blad leidend zijn voor de toekomstige situatie? 2. Wanneer u kiest om de sanitaire voorzieningen af te nemen per wanneer zal dit contract dan ingaan? 3. Kunt u aangeven per gemeente hoeveel FTE er gebruik zullen maken van de nieuwe sanitaire voorzieningen? 4. Welke locaties gaan er mee in de nieuwe situatie? "1.: het is een indicatie van de huidige situatie. 2. Indien besloten wordt om de levering van sanitaire artikelen mee te nemen in het contract, zal rekeninghoudend met de opzegtermijnen, volledige levering op zijn vroegst kunnen plaatsvinden vanaf medio oktber 2015 3. Omdat we werken met flexwerkplekken en verschillende werklocaties is het lastig om het aantal FTE aan te geven. Wel kan het aantal werkplekken worden aangegeven. Barendrecht: +/- 200 werkplekken Ridderkerk: +/- 225 werkplekken 4. Alle locaties zoals beschreven in het bestek. Mogelijk zal dit gefaseerd plaatsvinden. Datum genereren Nota van Inlichtingen: 19-03-2015 Pagina 7 of 8
Betreft IJzeren dakconstructie 30 Vraag Tijdens de schouw hebben wij een ijzeren dakconstructie gezien vlakbij het dak en trappengat. Vallen deze werkzaamheden binnen het schoonmaakbestek en zo ja zijn hiervoor bereikbaarheidsvoorzieningen aanwezig? De ijzerendakconstructie valt niet onder het schoonmaak contract. Datum genereren Nota van Inlichtingen: 19-03-2015 Pagina 8 of 8