P.M. Suijker Contactpersoon Telefoon/fax +31 (0) 15 27 88441 E-mail p.m.suijker@tudelft.nl Technische Universiteit Delft Projectplan Multimediaportal TU Delft Discovering TU Delft images and sounds Auteur(s): Datum: 4 februari 2009 Versie: 1.0 Status: Definitief Bestandsnaam: PID_Multimediaportal Pagina 1 van 9
Pag./van 2/9 Verzendgeschiedenis Versie Omschrijving Status Datum Verspreiding 0.1 Cocept PID Draft 26-1-2009 Projectteamleden, Wilma van Wezenbeek, Joost Groot Kormelink, Frits van Latum, Han Heijmans 0.2 Concept PID Draft 30-1-2009 Ardi Nonhebel, Joost Groot Kormelink 1.0 PID Definitief 4-2-2009 André van Peppen, Wilma van Wezenbeek, Cock Huizer Inhoudsopgave 1 Inleiding... 3 2 Projectdefinitie... 3 2.1 Doelstellingen... 3 2.2 Aanpak en fasering... 3 2.3 Resultaten... 4 2.4 Bereik... 4 2.5 Randvoorwaarden en beperkingen... 4 2.6 Relaties met andere projecten... 5 2.7 Relaties met andere organisaties... 5 3 Organisatiestructuur... 5 3.1 Stuurgroep i.o.... 5 3.2 Projectcoördinatie... 5 3.3 Klankbordgroep UD i.o... 5 3.4 Klankbordgroep bibliotheek i.o.... 6 3.5 Projectteam... 6 3.6 Rapportage... 6 3.7 Productmanagement... 6 3.8 Technisch applicatiebeheer... 6 4 Projectplanning... 6 4.1 Randvoorwaarden... 6 4.2 Producten per fase... 7 4.3 Projectplanning... 8 4.4 Benodigde resources... 8 4.5 Kosten... 9
Pag./van 3/9 1 Inleiding De TU Delft beschikt over een aanzienlijke hoeveelheid gedigitaliseerd beeld- en geluidsmateriaal. Een deel van dit materiaal is opgenomen in vrij toegankelijke TU websites, een ander deel is alleen beschikbaar op lokale servers. Voorbeelden hiervan zijn diacollecties Bouwkunde en het prentenkabinet van Bouwkunde, de Trésorcollectie, Collegerama TU Gallery en de collecties van het Techniekmuseum. Het beeldmateriaal is erg versnipperd over de verschillende systemen en daarom minder goed te vinden. Een drietal afdelingen van de Universiteitsdienst, O&S, ICT en de bibliotheek, hebben het initiatief genomen om dit materiaal beter toegankelijk te maken. Op 23 december 2008 heeft het MT van de bibliotheek het projectvoorstel voor het opzetten van een multimediaportal goedgekeurd. Met behulp van de multimediaportal krijgt de gebruiker centrale toegang tot het beeld- en geluidsmateriaal 1. Dit projectplan is een uitwerking van dat voorstel. 2 Projectdefinitie 2.1 Doelstellingen Het doel van het project is om de vindbaarheid, toegankelijkheid en doorzoekbaarheid van het beeldmateriaal van de TU Delft te verbeteren, door het bestaande en nieuw - materiaal onder te brengen in een geïntegreerd zoeksysteem dat wij voorlopig de werktitel TU Delft multimediaportal hebben gegeven. In het project worden de volgende hoofdonderdelen onderscheiden: De multimedia repository (MMR): een database waarin het beeldmateriaal en informatie over dit materiaal wordt opgeslagen De multimediaportal (MMP): een website waarin het beeldmateriaal toegankelijk wordt gemaakt Koppeling met Discover, de search engine die momenteel door de bibliotheek wordt ontwikkeld; het beeldmateriaal dat in de multimedia repository zit wordt dan ook afzoekbaar vanuit Discover Digital Asset Management (DAM): software waarmee het beeldmateriaal in de multimediarepository kan worden onderhouden Koppeling met landelijke beeldbanken: de multimedia repository wordt toegankelijk gemaakt voor andere beeldbanken waardoor het beeldmateriaal van de TU Delft ook in andere omgevingen beschikbaar is Upload procedure: procedure waarmee de TU medewerkers en TU studenten zelf beeldmateriaal kunnen laden in de multimedia repository 2.2 Aanpak en fasering In het project worden de volgende fasen onderscheiden: Fase Activiteit Planning Initiatie - Software selectie december 2008 Definitie - Projectplan opstellen januari 2009 Ontwerp - Architectuurschema MMR opstellen - Metadata standaarden selecteren voor MMR - Thesauri selecteren voor MMR - Programma van Eisen opstellen februari - maart 2009 1 Om de leesbaarheid te vergroten zal de term beeld- en geluidsmateriaal, waaronder ook videoopnames vallen, in dit plan worden aangeduid als beeldmateriaal
Pag./van 4/9 Voorbereiding Realisatie Introductie Afronding - Per collectie: - analyse van de metadata - analyse van het beeldmateriaal - mapping metadata MMR - auteurs- en gebruiksrechten /toegankelijkheid - PvE toetsen aan gebruikersonderzoek - Opladen van collecties in MMR - Collecties toegankelijk maken via MMP - MMR openstellen voor harvesting - Upload procedure - Digitale Asset Management (DAM) - Communicatie en promotie - Werkinstructies technisch applicatiebeheer - Werkinstructies functioneel applicatiebeheer - Evaluatie - Aanzet tot vervolgproject april mei 2009 juni november 2009 december 2009 januari 2010 In de metadatastandaard wordt beschreven welke eigenschappen van een beeld worden vastgelegd. Met een thesaurus of een gestructureerde woordenlijst kan de informatie bij de verschillende typen metadata op een gestandaardiseerde manier worden ingevoerd. Dit is van belang bij o.a. persoonsnamen, geografische namen, tijdsperiodes, concepten uit de kunst en architectuur. In het Programma van Eisen wordt beschreven op welke manier de informatie in de MMR afzoekbaar is en hoe de MMP eruit ziet. 2.3 Resultaten Het project Multimediaportal levert de volgende producten op: Beschrijving van de metadatastandaard Beschrijving van de terminologische standaarden (thesauri/woordenlijsten) Programma van Eisen De multimediarepository (MMR): een plaats waar de digitale collecties beeldmateriaal (beelden en metadata) kunnen worden opgeslagen De multimediaportal (MMP): een webapplicatie met geïntegreerd zoeken in verschillende collecties met beeldmateriaal van de TU: architectuurdia s Bouwkunde, historische kaarten, historische prenten, historische boeken, Collegerama Digitale Asset Management (DAM): systeem waarmee de beheerders van de MMR de beelden en de metadata kunnen aanpassen Upload procedure: procedure waarmee TU medewerkers en TU studenten zelf beeldmateriaal kunnen opladen in MMR Inventarisatie van beeldcollecties TU Delft Rapport auteurs- en gebruiksrechten beeldcollecties Koppeling vanuit Discover naar de MMR Communicatieplan Beheer MMR en MMP belegd in de staande organisatie 2.4 Bereik De Multimediaportal wordt ontwikkeld voor alle klanten en klantgroepen (studenten, wetenschappers, externe klanten) van de TU Delft Library. Hierbij wordt gebruik gemaakt van het onderzoek naar klantgroepen dat door Muzus is uitgevoerd voor de klantgroepen van het Project Discover. 2.5 Randvoorwaarden en beperkingen Succesvolle afronding van het project multimediaportal is afhankelijk van de beschikbaarheid van een aantal projectmedewerkers verspreid over de UD, en de beschikbare financiën t.b.v. aanschaf software, advies op het gebied van metadata en thesauri, ontwerp user interface.
Pag./van 5/9 2.6 Relaties met andere projecten Het project Multimediaportal heeft relaties met de volgende projecten: Discover (projectleider Karin Clavel) Ontwikkelingen Collegerama 2009 (projectleider Ruud van Zijl) Infrastructuur Repositories (projectleider ) TU Delft Gallery (projectleider Kees van Kuijen) 2.7 Relaties met andere organisaties Het project heeft relaties met organisaties buiten de TU Delft. Digitaal Erfgoed Nederland (DEN); het kennisplatform voor ICT in het cultureel erfgoed Getty Research Institute; beheert de AAT, TGN en de ULAN thesauri 2 Rijksbureau voor Kunsthistorische Documentatie (RKD); beheert de Nederlandse vertaling van de AAT thesaurus 3 Organisatiestructuur 3.1 Stuurgroep i.o. De stuurgroep (Project Board) wordt gevormd door Wilma van Wezenbeek (MT bibliotheek), André van Peppen (O&S), Cock Huizer (ICT), Leon Huibers (FMVG) en Frans van der Meijden (Faculteit 3ME). Deze stuurgroep werkt ook voor de projecten: Ontwikkelingen Collegerama 2009 en Video conferencing & collaboration. De verdeling van de rollen binnen de stuurgroep is afhankelijk van het project Wilma van Wezenbeek André van Peppen Cock Huizer Leon Huibers Frans van der Meijden Project MMP Project Collegerama Project VC&C executive/senior supplier senior supplier senior supplier senior user De stuurgroep heeft de volgende taken: Het project starten op basis van het projectvoorstel (Project Brief) Het project voorzien van voldoende resources (geld, tijd) Een toereikend projectplan (Project Initiation Document) accepteren De kwaliteitsmarges voor het project definiëren Maatregelen nemen bij overschrijding kwaliteitsmarges (tijd, geld, scope) op basis van de Exception Reports Het project afsluiten De stuurgroep komt alleen bij elkaar als dat echt nodig is (management by exception). 3.2 Projectcoördinatie De projectcoördinatie van de drie hierboven genoemde projecten (MMP, Collegerama en VC&C) is in handen van Carlo Cozzi (ICT). De projectencoördinator verzorgt de afstemming tussen de drie projecten onderling. 3.3 Klankbordgroep UD i.o. De klankbordgroep UD bestaat uit de volgende personen: Ron van Velzen (O&S), Piet van der Zanden (ICT), Ruud van Zijl (FMVG), Joost Groot Kormelink (O&S), Kees van Kuijen (O&S), Willem van Valkenburg (ICT), Frits van Latum (ICT-DPO) en een lid van de studentenraad. 2 AAT: Art & Architecture Thesaurus, TGN: Thesaurus of Geographic Names, ULAN: Union List of Artist Names
Pag./van 6/9 Deze klankbordgroep adviseert ook voor de volgende projecten: Ontwikkelingen Collegerama 2009 en Video conferencing & collaboration. De klankbordgroep heeft de volgende taken: Advies geven n.a.v. de opgeleverde producten Advies geven op verzoek van de projectleider Ongevraagd advies geven op basis van de projectvoortgang 3.4 Klankbordgroep bibliotheek i.o. Vanuit de bibliotheek wordt het projet begeleid door een interne klankbordgroep. Deze groep bestaat uit de volgende personen: Joke Dales, Laura van Hoorn, Nel Provo Kluit en Annemieke van Tuyl. 3.5 Projectteam Het projectteam bestaat uit leden vanuit de verschillende geledingen van de Universiteitsdienst: (TUDL), (ICT-DPO), Ardi Nonhebel (ICT- DPO), Just de Leeuwe (TUDL), Karin Clavel (TUDL) en Kees van Kuijen (O&S). Functie Aandachtsgebied Productontwikkelaar repository Ardi Nonhebel Productontwikkelaar website Just de Leeuwe auteurs- en gebruiksrechten Karin Clavel Discover Kees van Kuijen Informatiemanager Collegerama, TU Gallery De projectleider communiceert rechtstreeks met de stuurgroep. 3.6 Rapportage De projectleider rapporteert na afloop van iedere projectfase naar de stuurgroep en de klankbordgroep. Indien een projectfase langer duurt dan 6 weken dan verzorgt de projectleider een tussenrapportage. Bij afwijking van de kwaliteitsmarges schrijft de projectleider een Exception Report voor de stuurgroep. De stuurgroep neemt dan een besluit over de voortgang. 3.7 Productmanagement Na afloop van het project zullen de gerealiseerde producten onder het beheer komen van de productmanagers van de bibliotheek. De productmanagers zullen tijdens het project worden geïnformeerd over de voortgang en waar nodig om advies worden gevraagd. De productmanagers die deze taken gaan uitvoeren zijn Han Heijmans en Just de Leeuwe. 3.8 Technisch applicatiebeheer Na afloop van het project wordt het technisch applicatiebeheer belegd bij de afdeling ICT Digitale Product Ontwikkeling. Deze taak wordt uitgevoerd door Monique IJzinga (aandachtsgebied: website) en Ivan Tzvetkov (aandachtsgebied: repository). 4 Projectplanning De projectplanning geeft aan welke acties worden uitgevoerd, wie de acties uitvoert, wanneer de acties worden uitgevoerd en wat de kosten zijn. De projectplanning kan gedurende het project worden aangepast op basis van voortschrijdend inzicht, wisselende omstandigheden. 4.1 Randvoorwaarden De uitvoering van de projectplanning is afhankelijk van de volgende randvoorwaarden: Beschikbaarheid projectmedewerkers
Pag./van 7/9 Beschikbaarheid financiën Beschikbaarheid technische infrastructuur (netwerk, servers, schijfruimte) Beschikbaarheid van de TU huisstijl, inclusief de sjablonen 4.2 Producten per fase In het project worden gefaseerd de volgende producten opgeleverd. Producten per projectfase B100 B200 B300 Initiatie B101 Definitie B201 Ontwerp B301 B302 B303 B304 B305 B306 Rapport verantwoording softwarekeuze Projectplan Architectuurschema Rapport metadatastandaarden Rapport thesauri Rapport auteurs- en gebruiksrechten beeldmateriaal Programma van Eisen (PvE) Crosswalks metadata B400 Voorbereiding B401 Analyse collectie dia s Bouwkunde B402 Analyse collectie historische kaarten B403 Analyse collectie prentenkabinet B404 Analyse collectie historische boeken B405 Analyse collectie Collegerama B406 Analyse collectie TU Gallery (fotodatabase) B407 User interface multimediaportal (draadmodel) B408 Toetsing user interface d.m.v. gebruikersonderzoek B500 Realisatie fase 1 B501 Multimediarepository (MMR) B502 Multimediaportal (MMP) Realisatie fase 2 B503 Collectie dia s Bouwkunde B504 Collectie historische kaarten B505 Collectie prentenkabinet B506 Collectie historische boeken B507 Collectie Collegerama B508 Collectie TU Gallery Realisatie fase 3 B509 Digital Asset Management (DAM) B510 Upload formulier + procedure voor gebruik B511 MMR open voor OAI-PMH harvesting Realisatie fase 4 B512 Koppeling MMP en Discover B600 B700 Introductie B601 B602 B603 B604 Afronden B701 B702 Communicatie- en promotieplan Werkinstructies TAB Werkinstructies FAB Beheer MMP en MMR belegd in staande organisatie Lessons learned Inventarisatie collecties TU Delft
Pag./van 8/9 B703 B704 Aanzet tot vervolgproject Afsluiting project 4.3 Projectplanning Fase Startdatum Einddatum Afhankelijkheid Doorlooptijd Doorlooptijd cumulatief Initiatie 01-01-2009 9-02-2009 Definitie 01-01-2009 9-02-2009 5 weken Ontwerp 02-02-2009 03-04-2009 B200 8 weken (=minus 1 week vakantie) Voorbereiding 06-04-2009 29-05-2009 B300 8 weken Realisatie 01-06-2009 27-11-2009 B400 - Realisatie 1 01-06-2009 28-08-2009 10 weken (=minus 3 weken vakantie) - Realisatie 2 31-08-2009 02-10-2009 5 weken - Realisatie 3 05-10-2009 30-10-2009 4 weken - Realisatie 4 02-11-2009 27-11-2009 4 weken Introductie 30-11-2009 18-12-2009 B500 3 weken Afronding 04-01-2010 29-01-2010 4 weken De verschillende realisatiefasen zullen parallel aan elkaar ontwikkeld worden. De data hier genoemd zijn richtlijnen. 4.4 Benodigde resources Fase Wat Wie Uren Initiatie Hoofd DPO Frits van Latum 8 Definitie 40 Ontwerp Voorbereiding Realisatie 1 Realisatie 2 Realisatie 3 Realisatie 4 Introductie Afronding Extern adviseur Beheerder Collegerama M&C manager Just de Leeuwe n.t.b. Just de Leeuwe Kees van Kuijen Ardi Nonhebel Ardi Nonhebel Ardi Nonhebel Karin Clavel Renske van der Zwaard-van Oosterom Han Heijmans Just de Leeuwe Han Heijmans Just de Leeuwe 192 192 16 240 240 120 40 96 96 24-12 12 16 16 3 d/ 2 u/w
Pag./van 9/9 Totaal aantal uren intern: 1.584 4.5 Kosten De projectkosten bestaan voornamelijk uit uren intern, uren extern en kosten voor de aanschaf van software. De Baancode die voor het project kan worden gebruikt is: GLG/GLG859 Kosten Financiering door Advies bij ontwikkeling metadatastandaarden 10.500 TU Delft Library en gebruik thesauri Software 15.000 TU Delft Library Ontwerp user interface/gebruikersonderzoek 20.000 O&S Totale kosten: 45.500