Optifile & Support Buddy bieden aan: Online financiële administratie & voorraadbeheer Voor meer informatie bel of email Support Buddy - Robbert van Abeelen - Icaruslaan 22-1185 JM - Amstelveen 06 224 866 81 - info@support-buddy.nl
1. Financiële administratie 1.1 Invoer prognose 1.2 Invoer inkoopfacturen 1.3 Invoer kasopmaak (omzet) Optifile 1.4 Online dashboard prognose / realisatie
2. Voorraadbeheer 2.1 Invoer voorraadprognose 2.2 Invoer voorraad Optifile 2.3 Online dashboard prognose / realisatie
1. Financiële administratie
1.1 Invoer prognose
1. Omzetprognose Op basis van de historische cijfers uit Optifile, wordt in overleg bepaald, wat de te verwachte omzetten gaan worden voor de komende drie jaar. 2. Vaste kosten In dit tabel worden de vaste kosten voor de komende drie jaar bepaald. Uitgangspunt hierbij zijn de jaarcijfers van de afgelopen twee jaar, eventueel bijgesteld met de benchmarkgegevens (wat is standaard) uit de branche. 3. Omzetbijdragen Welke productgroepen droegen, voor hoeveel procent, bij aan de omzet. Zo worden de productgroepen voor de komende drie jaar geprognosticeerd. De historische gegevens komen uit Optifile 4. inkoopmarge Wat wordt het te verwachten rendement, lees brutowinst, van de verschillende productgroepen. Om dit vast te kunnen stellen, moeten de inkoopmarges voor de komende drie jaar worden vastgesteld. 5. Omzetbijdragen per maand De bijdragen van de zonnebrillen kent een andere omzetcyclus per maand dan de overige producten. Zo wordt de omzetbijdragen voor de komende drie jaar, per maand bepaald. Deze zijn gebaseerd op de historische cijfers uit Optifile.
1.2 Invoer inkoopfacturen 1. Inkoopfactuur ontvangen 1. De inkoopfacturen worden per post ontvangen of; 2. De inkoopfacturen komen als Pdf per email binnen of; 3. De inkoopfacturen staan op een portaal klaar (Optitrade, Xs4all, Vodafone, Tele2, et cetera). 2. Inkoopfacturen die per post of email binnenkomen 1. Inkoopfacturen die per post binnenkomen, scannen en als PDF opslaan en vervolgens per email versturen. 2. Inkoopfacturen die als Pdf per email worden binnenkomen, met email doorsturen.
2. Inkoopfacturen die klaarstaan op een portaal 1. Log in op het CEBES portal van Optitrade, stel éénmalig het emailadres in en wekelijks worden de servicerapporten automatisch aan de financiële administratie aangeboden. Support Buddy verzorgt alle verdere afhandelingen of 2. In geval van bijvoorbeeld Tele2, Xs4all, geef de gebruikersnaam en wachtwoord door en ook hier verzorgt Support Buddy de verdere afhandeling. 3. Verwerking facturen Met scan en herken worden alle inkoopfacturen verwerkt en door onze programmatuur worden deze automatisch naar de juiste journaalposten doorgezet. De inkoopfacturen worden gelinkt aan de betreffende journaalposten en zo wordt de papieren administratie vervangen door een digitale.
3. Verwerking journaalpost inkoopfacturen De journaalposten worden geboekt op de verschillende grootboeken en zo worden de kosten van op de balans en winst & verliesrekening geboekt. 3. Verwerking journaalpost Optitrade De journaalposten worden geboekt op de verschillende inkoopgroepen. Zo wordt de brutowinst per productgroep vastgesteld.
1.3 Invoer kasopmaak (omzet) Optifile Door middel van de kasopmaak wordt de betreffende periode afgesloten en leveren de volgende rapporten op. Maak een Pdf van deze rapporten en verstuur deze per email. De rapporten die we nodig hebben, zijn: 1. Omzet per kasgroep 2. Omzet per betalingswijze 3. Uitgave per kasgroep 4. Debiteuren rapport 5. Kas rapport 2. Verwerking kasopmaak rapporten Optifile De omzetrapporten worden met onze programmatuur automatisch doorgezet naar de financiële administratie. Ook deze rapporten worden gelinkt aan de betreffende journaalposten.
3. Verwerking journaalpost omzet De journaalposten worden geboekt op de verschillende omzetgrootboeken en zo komt de omzet per productgroep tot stand.
Financiële administratie 1.4 Online dashboard prognose / realisatie Op basis van de bovenstaande gegevens, zijn deze, middels een dashboard, 24 uur per dag 7 dagen per week via internet beschikbaar. Het lange wachten op een jaarverslag of tussentijdse rapportages van de accountant of boekhouder, behoort nu tot de verleden tijd. Bekijk het online demonstratie dashboard financiële administratie Ga naar: https://onlinesupportbuddy.sharepoint.com/teams/dashboard/algemeen/optiekbv/paginas/home.aspx Login in met Gebruikersnaam: Wachtwoord: demo@onlinesupportbuddy.onmicrosoft.com Supportbuddy123
1. Jaarcijfers Tot twee jaar terug, het huidige jaar en twee jaar vooruit, worden in dit overzicht de omzet en winst & verlies cijfers gepresenteerd. Zo kunnen de jaren met elkaar vergeleken worden en kan bijgehouden worden of de realisatie in de pas loopt met de prognose. 2. Kolommenbalans Met de kolommenbalans kan per maand of periode gekeken worden naar de waarde van de activa, passiva en winst & verlies. Tussentijdse rapportages worden hierdoor overbodig omdat deze nu te allen tijde beschikbaar zijn. 3. Kasstroom Hoeveel geld komt er binnen en hoe veel geld gaat er uit. Zo kan tijdig worden ingegrepen op het moment dat er meer geld uitgegeven dan binnenkomt.
4. Voorraad De voorraad in Optifile dient gelijk te lopen met de voorraad in de financiële administratie. Daarom geeft dit overzicht zowel de voorraadpositie in Optifile als in de financiële administratie aan. Bij grote afwijking kan snel worden ingegrepen. 5. Debiteuren Ook bij de debiteuren moet er een aansluiting zijn tussen de debiteuren in Optifile en in de financiële administratie. Dit overzicht laat dat zien. Daarnaast wordt bij dit overzicht aangegeven welke debiteuren er nog in Optifile openstaan, met relatienummer, naam, transactienummer en telefoonnummer (zie demo omgeving). 6. Crediteuren Ook biedt het dashboard een overzicht van alle crediteuren, jonger dan 30 dagen, tussen de 30 en 60 en ouder dan 60 dagen. In het verdere overzicht van crediteuren staan de koppelingen gepubliceerd waarmee de onderliggende factuur via internet opgevraagd kan worden (zie demo omgeving).
7. Omzet Bij dit overzicht wordt de omzetprognose afgezet tegen de realisatie. Zo kan per periode bekeken worden of de verschillende omzetbijdragen worden behaald. Zo kan direct worden bijgestuurd waar nodig en kan daardoor meer gestuurd gaan worden op basis van strategie en tactiek. 8. Brutowinst De inkoopmarge is bepalend voor de brutowinst. De geprognosticeerde inkoopmarge wordt in dit overzicht vergeleken met de gerealiseerde. Bij afwijkingen kan direct in het inkoopbeleid worden ingegrepen. 9. Winst & verlies Het uiteindelijke succes van de onderneming wordt bepaald door de winst voor belasting. Het overzicht winst & verlies geeft per periode inzicht in de omzet ten opzichte van de variabele en vaste kosten. Deze cijfers worden vergeleken met prognosecijfers. Zo kunnen de prognose voor de aankomende jaren worden bijgesteld en de strategie en tactiek eventueel worden aangepast. (zie demo omgeving)
2. Voorraadbeheer
2.1 Invoer prognose
1. Actieve producten Op basis van de historische verkoopcijfers wordt voor de toekomst vastgesteld met welke leveranciers en merken wordt verdergegaan en welke niet. 2. Productkenmerken Per merk wordt vastgesteld wat de minimale en maximale aantallen op voorraad mag zijn. Ook wordt de bestelfrequentie per merk bepaald om zo de voorraad over een bepaalde periode te kunnen verspreiden. Deze gegevens zijn nodig om tot een effectieve besteladvieslijst te kunnen komen. 3. Productbijdragen Bij de financiële prognose is reeds de omzetbijdragen per productgroep vastgesteld. Bij de productbijdragen wordt verder ingezoomd op de verschillende producten (merken) per productgroep. Daarmee komen de percentagebijdragen per merk per jaar voor de komende drie jaren tot stand.
2.2 Invoer voorraad Optifile 1. Voorraadgroepen, leveranciers, typen en merken actief Bepaal eerst in Optifile, voor de voorraadprognose en realisatie, de voorraadgroepen, montuurtypes, leveranciers en merken welke actief en welke niet. En bepaal vervolgens voor de voorraadmonturen de verschillende montuurtypes.
2. Voorraadartikel toevoegen Voeg in de voorraadbeheermodule van Optifile, middels de knop artikel toevoegen, zoals gewoonlijk de betreffende voorraadartikelen in.
Voorraadbeheer 2.3 Online dashboard voorraadbeheer Op basis van de bovenstaande gegevens, wordt, middels het dashboard, het voorraadbeheer 24 uur per dag 7 dagen per week via internet beschikbaar. Het bestellen op enkel het buikgevoel behoort nu tot de verleden tijd. Effectief en efficiënt voorraadbeheer bespaart vanaf nu veel geld en tijd. Bekijk het online demonstratie dashboard voorraadbeheer Ga naar: https://onlinesupportbuddy.sharepoint.com/teams/dashboard/algemeen/optiekbv/paginas/home.aspx Login in met Gebruikersnaam: Wachtwoord: demo@onlinesupportbuddy.onmicrosoft.com Supportbuddy123
1. Verkoopvoorraadoverzicht Dit overzicht laat de verkochte voorraad zien van de afgelopen twee jaar tot nu. Zo wordt inzichtelijk welke merken het beste lopen en welke niet. Per merk of groep wordt tevens inzichtelijk de brutowinst en nog veel meer (zie demo omgeving). 2. Voorraadoverzicht Het voorraadoverzicht geeft aan welke merken er op voorraad zijn. Per merk wordt weergegeven het aantal, de gemiddelde inkoop- en verkoopprijs, de inkoop en verkoopprijs, de brutowinst, ligdagen, afschrijving en huidige waarde (zie demo omgeving).
3. Prognose Dit overzicht laat per maand precies zien de prognoseaantallen ten opzichte van de realisatie. Het aantal op voorraad laat zien of er voldoende van het betreffende merk op voorraad is om zo voor de toekomst de prognoseaantallen te kunnen behalen. Nu wordt eindelijk zichtbaar hoe het verleden voor een groot deel het heden en toekomst kan bepalen, waardoor veel geld en tijd kan worden uitgespaard. 4. Besteladvieslijst Op basis van de minimale en maximale aantallen op voorraad, in relatie tot het aantal dat per merk is verkocht, komt de besteladvieslijst tot stand. Zo kan er tijdig en kostenefficiënt worden ingekocht. Niet te vroeg en te veel, maar precies op tijd het aantal dat nodig is om voor de komende periode voorruit te kunnen (zie demo omgeving). Voor meer informatie bel of email Support Buddy - Robbert van Abeelen - Icaruslaan 22-1185 JM - Amstelveen 06 224 866 81 - info@support-buddy.nl