Introductie Ondernemen is meer dan het maken van winst. Goed ondernemerschap kan ook bijdragen aan een betere maatschappij waarin de factoren mens en milieu net zo centraal staan als het winstoogmerk. Dit bedrijfsconcept heet maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO). Heuvelman Sound & Vision B.V. hecht er veel waarde aan om maatschappelijk verantwoord ondernemen niet alleen een papieren verhaal te laten zijn, vandaar dat Heuvelman duidelijke richtlijnen hanteert om het begrip Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen ook in praktijk te brengen. Heuvelman Sound & Vision B.V. definieert het begrip MVO dan ook als volgt: MVO is een resultaatgericht proces waarbij een bedrijf over de gehele keten van zijn activiteiten verantwoordelijkheid neemt over de effecten van deze activiteiten op sociaal, ecologisch en economisch gebied, daarover verantwoording aflegt en de dialoog aangaat met belanghebbenden. De basis voor maatschappelijk verantwoord ondernemen ligt in de drie P s: Planet, People en Profit. Dat betekent voor een bedrijf als Heuvelman dat het, naast het maken van winst, ook zorgt voor het welzijn en welbevinden van haar personeel en rekening houdt met het milieu en de maatschappij. Een goede balans hierin is essentieel; het streven naar winst mag niet ten koste gaan van de zorg voor het personeel of milieu, en andersom. Elke verandering is geen verbetering, maar elke verbetering is wel een verandering. 111
Sociale aspecten People Bedrijfsgezondheidszorg heeft als doel het beschermen van de gezondheid van de werknemers bij de uitoefening van de werkzaamheden. Heuvelman streeft voor zijn werknemers goede arbeidsomstandigheden na. Zo heeft elk kantoor één of meerdere planten en daarnaast hebben de kantoren veel lichtinval. Dit zorgt mede voor een gezonde werkomgeving voor de werknemers. Daarnaast wordt dit onder andere bereikt door het gevoerde Arbobeleid en de VCA* certificatie. ARBO en VCA* sluiten naadloos op elkaar aan. Beide zijn gericht op de bescherming van de gezondheid (Arbo) en de veiligheid (VCA) van de medewerker. Voorkomen van (bijna) ongevallen en ziekte verzuim wordt hiermee zo veel mogelijk voorkomen. De VCA heeft als doelstelling het beschermen van de gezondheid en veiligheid van de werknemers. Zo streven we bij alle werknemers een opgeruimde werkplek na. Vooral bij de operationele werknemers is dit van grote invloed op de veiligheid van de werknemer zelf, maar ook van collega s en opdrachtgever. Heuvelman heeft hiervoor een eigen onderhoudspersoon in dienst, zodat zaken direct aangepakt kunnen worden. Maandelijks wordt er door een operationeel leidinggevende een werkplek inspectie uitgevoerd. Deze inspecties worden uitgevoerd en vastgelegd op een checklist. Hierbij wordt onder andere de aandacht gevestigd op: risicovolle taken naleving regels en voorschriften orde en netheid gevaarlijke handelingen en/of situaties status, veilig en juist gebruik van gereedschappen en hulpmiddelen Eventueel geconstateerde knelpunten worden direct opgelost. Indien de knelpunten een structureel karakter hebben of niet direct oplosbaar zijn, worden deze als zodanig vastgelegd en besproken in de reguliere overlegvormen. 211
Werknemers worden in de gelegenheid gesteld om op eigen initiatief een afspraak te maken met een werknemer van de Arbodienst voor vragen op het gebied van gezondheid en arbeidsomstandigheden. De werknemer wordt hierop gewezen tijdens het introductiegesprek en er is melding van gemaakt in het introductieboekje. Daarnaast is Heuvelman een platte organisatie waar werknemers gestimuleerd worden om mee te denken. Door de persoonlijke benadering vanuit P&O en de direct leidinggevende is er veel aandacht voor de werknemer en is het ziekteverzuim laag. Mensenrechten Mensenrechten omvatten zowel economische, sociale en culturele als burgerlijke en politieke rechten. Ook arbeidsrechten en rechten van de gemeenschap behoren tot de universele rechten van de mens. Hoewel consumenten- & bedrijfsrechten juridisch gezien niet tot de universele mensenrechten worden gerekend, respecteert Heuvelman ook de consumenten & bedrijfsrechten. In het bijzonder waar deze betrekking hebben op het recht op gezondheid en het recht op leven. Heuvelman erkent de verantwoordelijkheid internationaal erkende mensenrechten na te leven en te bevorderen binnen het domein van haar activiteiten en invloed. Mensenrechten op het gebied van (dwang)arbeid, vrijheid van vakvereniging en eerlijke beloning zijn vastgelegd in verschillende artikelen van de Universele Verklaring van de Rechten van de Mens (UVRM). De Internationale Arbeidsorganisatie (ILO) heeft de rechten en normen op het gebied van arbeid nader uitgewerkt en uitgebreid. Een bijzondere plaats neemt de Verklaring over Fundamentele Principes en Rechten op het Werk (1998) in. De ILO Conventies bieden samen met deze verklaring en met de ILO Tripartiete Beginselverklaring betreffende Multinationale Ondernemingen en Sociaal Beleid en het arbeidshoofdstuk van de OESO-Richtlijnen, de meest gezaghebbende basis voor de formulering van MVO-normen betreffende arbeid. Op grond hiervan leeft Heuvelman de volgende arbeidsrechten na en respecteert en bevordert deze: - vrijheid van vakvereniging en het recht op collectieve onderhandelingen (ILO Conventies 87, 98, aangevuld met 135) - verbod op dwangarbeid (ILO Conventies 29 en 105) - verbod op kinderarbeid (ILO Conventies 138 en 182) - verbod op discriminatie (ILO Conventies 100 en 111) 311
- het recht op arbeidszekerheid (ILO Tripartiete Beginselverklaring, art. 24-28) - het recht op veilige en gezonde werkomstandigheden (ILO Conventie 155) - inachtneming maximaal aantal werkuren (ILO Conventie 1) - het recht op een leefbaar loon (ILO Tripartiete Beginselverklaring, art. 34). Heuvelman heeft voorgaande onderwerpen vastgelegd in een eigen personeelsgids, waar uiteen wordt gezet dat Heuvelman vrij is van discriminatie in werving en selectie op grond van ras, huidskleur, geslacht, godsdienst, politieke overtuiging, nationaliteit en maatschappelijke achtergrond. Daarnaast heeft Heuvelman een convenant ondertekend waarin duidelijk staat omschreven dat wij serieus de wens en wil hebben om mensen met een lichamelijke beperking een gelijke kans te geven op de arbeidsmarkt. Wij hebben vanuit deze wens dan ook werknemers in dienst die gedeeltelijk arbeidsongeschikt zijn. Op deze wijze geven wij minder kansrijken een kans binnen het bedrijf. Tevens zorgt Heuvelman voor interne opleidingen voor de werknemers. Naast zorgdragen voor persoonlijke ontwikkeling wordt hierdoor hun inzetbaarheid geoptimaliseerd. Ieder jaar heeft Heuvelman stagiaires in dienst. Deze stagiaires worden begeleid door onze eigen praktijkbegeleider en Heuvelman geeft hen de kans om ervaring op te doen. Dit diverse personeelsbestand verhoogt de creativiteit. Aan de hand van een eigen CAO en de personeelsgids worden alle zaken op het gebied van de arbeidstijdenwet per individu door de afdeling P&O geregistreerd. Heuvelman hanteert gelijke arbeidsovereenkomsten voor alle werknemers waardoor deze transparant zijn. De werknemers van Heuvelman zijn vrij om zichzelf te laten vertegenwoordigen door een vakbond, een OR of andere werknemersvertegenwoordigers. In geval van Heuvelman is de FNV er voor alle werknemers. De afgedragen vakbondscontributie is deels een bijdrage van Heuvelman. Daarnaast is er een OR waarin vijf leden zitting hebben. 411
Milieu aspecten In internationaal verband zijn doelstellingen geformuleerd op het gebied van milieu en duurzame ontwikkeling, waaronder de Rioverklaring van 1992, het Biodiversiteitsverdrag (1992) en het Kyotoprotocol (1997). De VN Wereldconferentie van Johannesburg in 2002 benadrukte bovendien de rol van de private sector bij duurzame ontwikkeling. Een groot aantal specifieke verdragen en conventies verwoordt welke verantwoordelijkheden ondernemingen hebben voor de effecten van hun activiteiten op lucht, water, bodem, klimaat, ecosystemen, biodiversiteit en gezondheid. Heuvelman spant zich in om de negatieve effecten van haar activiteiten te minimaliseren. Daarnaast gaat Heuvelman regelmatig met haar stakeholders de dialoog aan om verbeteringen te realiseren. Planet Heuvelman heeft de nodige maatregelen getroffen om milieuverontreiniging tegen te gaan. In de Risico Inventarisatie en evaluatie (RI&E) zijn de milieurisico s geïnventariseerd en zijn er preventieve maatregelen genomen. Zo worden alle bedrijfsafvalstoffen zorgvuldig gescheiden ingezameld. Voor de afvoer van de bedrijfsafvalstoffen heeft Heuvelman een contract afgesloten met een erkend afvalverwerkingsbedrijf. Inkoop- en handelsvoorwaarden Materiële condities voor verantwoord leveranciersgedrag vereisen normen voor inkoop- en handelsbeleid van bedrijven die internationaal uitbesteden. Heuvelman streeft hierbij de volgende normen na: - een prijsbeleid dat recht doet aan de sociale en ecologische kwaliteit van geleverde producten en diensten - eerlijke contracten - verantwoorde leveringstermijnen ter voorkoming van extreme werkdruk en daarmee gepaard gaande druk op arbeidsrechten - continuïteit in de handelsrelatie met meerjarige contracten om ook toeleveranciers economische zekerheid te bieden - verkorting van de handelsketen ter vermindering van transactiekosten voor toeleveranciers - bij de leverancierskeuze wordt gelet op milieu- en sociale aspecten 511
Corruptie Heuvelman is stellig van mening dat ondernemingen zich dienen te onthouden van omkoping en corruptie. Belangrijk om hier specifiek te benoemen is het OESO Verdrag tegen Omkoping van Buitenlandse Ambtenaren in Internationale Zakelijke Transacties uit 1992. Dit verdrag is in Nederland in nationale wetgeving verankerd in een verbod op omkoping van buitenlandse overheidsfunctionarissen. Mededinging Misbruik van dominante marktposities en handels- en concurrentiebeperkende afspraken beperken een eerlijke verdeling van winsten en de marges van markt- en ketenpartijen. Heuvelman houdt zich dan ook aan de regels waarmee eerlijke kansen geboden worden. Heuvelman is groot voorstander van een gezonde concurrerende markt. Belastingen Ontwikkelingslanden lopen veel geld mis door problemen met interne verrekenprijzen en belastingvrijstelling. De bedrijfsverantwoordelijkheden van Heuvelman die hieruit voortvloeien zijn: - belastingafdracht in het land waar de bedrijfsactiviteiten werkelijk plaatsvinden en winsten werkelijk gerealiseerd worden - geen transfer pricing : prijsmanipulatie aan de grens om belasting of handelstarieven te ontwijken - geen onderkapitalisatie: wegsluizen van de winsten door een dochterbedrijf in de vorm van rentebetalingen aan een ander dochterbedrijf elders - geen belastingontwijking door uitstel van betalingsverplichtingen of het bedingen van uitzonderlijke belastingvoordelen - geen oneigenlijk gebruik of misbruik van aan specifieke voorwaarden gebonden belastingvoordelen, zoals de verhuizing van een bedrijf op het moment dat de periode van belastingvoordelen is afgelopen. 611
Operationele MVO-principes In het internationale MVO-debat en in de praktijk bestaat een groeiende consensus over het normatieve kader. De algemene discussie spitst zich toe op de vraag hoe deze principes kunnen worden geïmplementeerd en geïntegreerd in ondernemingsactiviteiten. Heuvelman is van mening dat dit pas kan met een specifiek ondernemingsbeleid, de inrichting van managementsystemen en de uitvoeringsplannen en vaststelling van de verantwoordelijkheden. Heuvelman streeft daarbij het volgende na: Multi-stakeholderbenadering Heuvelman deelt de visie van het MVO-Platvorm: het principe van de Multi-stakeholderbenadering is een essentiële voorwaarde voor de geloofwaardigheid en effectiviteit van MVO-beleid. Identificatie van alle relevante belanghebbenden en de mate van hun betrokkenheid en invloed, vormen één van de belangrijkste aandachtspunten. Bij de formulering, uitvoering en externe controle van het MVO-beleid moeten werknemers, lokale gemeenschap, toeleveranciers, individuen, relevante belangengroepen en maatschappelijke organisaties betrokken zijn. Vandaar dat Heuvelman tracht bovenstaande te realiseren. Gezien de hoeveelheid stakeholders is dit een pittige klus, maar Heuvelman gaat deze verantwoordelijkheid niet uit de weg. Ketenbenadering De internationale productie- en toeleveringsketens worden steeds complexer door toenemende uitbesteding van productieprocessen en andere bedrijfsactiviteiten. Tot uitbesteding wordt vaak besloten uit een oogpunt van kostenbesparing en risicospreiding. Juist daarom is Heuvelman alert op mogelijke schendingen van de MVO-normen in haar handelsketens. Het MVO Platform en Heuvelman vinden dat ketenverantwoordelijkheid hier centraal moet staan. Ketenverantwoordelijkheid betekent in dit geval dat Heuvelman al het mogelijke doet om in de gehele keten verantwoord ondernemen mogelijk te maken, te bevorderen en uit te voeren. 711
Operationalisering van MVO Formulering en implementatie van MVO-beleid en de integratie daarvan in de bedrijfspraktijk zijn bij Heuvelman als volgt aangepakt: Op de eerste plaats is de verantwoordelijkheid voor MVO verankerd in het bestuur van de onderneming. Voorts wordt het MVO vorm gegeven met zogenaamde risico- en effectanalyse, interne controle en managementsystemen, onafhankelijke verificatie, verslaglegging en verantwoording en expliciet beleid. Risico- en effectanalyse Voordat Heuvelman aan een project begint in het buitenland informeert zij zich over de situatie in het desbetreffende land, regio en/of sector en over de effecten van haar activiteiten in de keten en/of de gemeenschap zodat de bedrijfsvoering zo wordt ingericht dat MVO-normen nageleefd kunnen worden. Met een gedegen risico- en effectanalyse worden de prioriteiten gesteld en kan worden aangegeven welke MVO-risico s met name relevant zijn, hoe ze voorkomen kunnen worden of welk plan ontwikkeld dient te worden om zo spoedig mogelijk te komen tot naleving van de normen. Interne controle en managementsystemen: interne monitoring Heuvelman wil allereerst zelf controleren of zij zich houdt aan haar MVO-beleid, de doelstellingen en het uitvoeringsplan. Zoals dat ook bij kwaliteits- en milieuzorgsystemen gebruikelijk is, bestaat het Heuvelman managementsysteem uit een geformuleerd ondernemingsbeleid met daaruit afgeleide procedures voor conformiteit aan de gestelde normen en uit procedures gericht op zelfcontrole, zodat de onderneming kan aantonen óf en in hoeverre zij handelt conform de gestelde normen en welke corrigerende maatregelen zij uitvoert om mogelijke discrepanties op te heffen. Onafhankelijke verificatie: externe controle Een onafhankelijk verificatieproces is het sluitstuk van een effectief ingevoerd MVO-beleid. De kwaliteit, het nut en de geloofwaardigheid van de inspanningen van Heuvelman en haar daartoe ontwikkelde managementsystemen en processen worden verhoogd door onafhankelijke toetsing van zowel de MVO-aanpak als de resultaten daarvan. Het gaat erom dat alle direct betrokkenen in staat zijn het MVO-beleid te toetsen aan de praktijk. 811
Heuvelman is VCA gecertificeerd. Heuvelman voldoet als bedrijf volledig aan de eisen van de VCA, hetgeen staat voor VGM Checklist Aannemers (VGM = Veiligheid, Gezondheid en Milieu). De checklist is een uitgebreide vragenlijst die gebruikt wordt als doorlichtingen screeningsysteem ten behoeve van aannemers (opdrachtnemers, contractors) die bij opdrachtgevers werkzaamheden verrichten. In feite is VCA meer dan een checklist; het is een veelzijdig en compleet programma waarmee dienstverlenende bedrijven objectief en structureel worden getoetst en gecertificeerd op hun VGMbeheersysteem. Heuvelman heeft binnen de organisatie een VGM coördinator aangesteld, die er dagelijks op toeziet dat we voldoen aan de eisen van het milieuzorgsysteem. Daarnaast traint Heuvelman zijn werknemers in het benodigde milieu-, gezondheids- en veiligheidsvoorschriften. Alle technici voldoen aan de voorwaarden gesteld door VCA. Voor technici wordt dit voor 10 jaar afgegeven. Aan de hand van een maandelijkse Toolboxmeeting, verzorgd door de leidinggevende, worden alle technici op de hoogte gesteld van de laatste ontwikkelingen. Iedere nieuwe werknemer krijgt een volledige intake op het gebied van VCA. Arbovisie verricht ieder jaar een voorinspectie waarin eventuele aandachtspunten naar voren komen. De uiteindelijke audit om VCA gecertificeerd te blijven wordt door NCI gedaan. Daarnaast is er de Arbodienst die toeziet op de gestelde voorschriften. Iedere maand wordt op een klus door een projectleider een werkplekinspectie uitgevoerd. Daarnaast worden op regelmatige basis brandoefeningen uitgevoerd door werknemers die BHV hebben en zij zorgen ervoor dat het calamiteitenplan wordt nageleefd. Verslaglegging en verantwoording: transparantie en rapportage Van Heuvelman mag worden verwacht dat zij transparant is over haar beleid en verantwoording aflegt over haar prestaties op MVOgebied. Centrale uitgangspunten voor de transparantie en de rapportage zijn: - de rapportage is relevant, begrijpelijk, juist, volledig en evenwichtig in weergave. Verder zijn van belang: toereikende toelichting, vergelijkbaar in de tijd, vergelijkbaar met gelieerde bedrijven (dochterondernemingen en toeleveranciers), actualiteit en tijdigheid - informatievoorziening zoals achtergrondinformatie bij een label of keurmerk en voorlichting 911
- openbaarmaking van gegevens en consultatie - recht op informatie voor stakeholders, zoals consumenten & bedrijven, over herkomst en productiewijze van de producten en diensten. Daarnaast staat Heuvelman voor een duidelijke klachtenprocedure. Om de transparantie en communicatie te bevorderen worden bij de uitvoering van het Heuvelman MVO-beleid kanalen ter beschikking gesteld voor klachten van werknemers, consumenten en andere belanghebbenden om te allen tijde melding te kunnen maken van mogelijke schendingen van MVO-normen. Het leveren van informatie over het functioneren van de onderneming mag niet leiden tot disciplinaire maatregelen, ontslag of discriminatie. Heuvelman hanteert zodoende heldere en doeltreffende procedures voor de behandeling van klachten van werknemers, consumenten & bedrijven en andere belanghebbenden. Heuvelman tracht te allen tijde mee te werken aan een eerlijke en snelle oplossing van geschillen zonder daartoe nodeloze kosten, lasten of andere barrières op te werpen. Expliciet beleid Concreet worden de volgende richtlijnen binnen de gehele organisatie doorgevoerd: Elektriciteit Heuvelman heeft bewegingsmelders geplaatst in ruimten waar minder verlichting nodig is. Heuvelman heeft een tijdschakelaar ingezet op de buitenverlichting. Heuvelman maakt zoveel mogelijk gebruik van invallend daglicht. Verwarming Heuvelman vraagt aan haar werknemers om de thermostaat een uur voor vertrek laag te zetten. Heuvelman vraagt haar werknemers de radiatoren dicht te draaien in ruimten waar geen verwarming nodig is. Alle CV-leidingen in onverwarmde ruimten zijn geïsoleerd. 1011
Kantoorapparatuur Heuvelman heeft de slaapstand op haar computers geactiveerd. Als een computer enige tijd niet wordt gebruik, schakelt deze automatisch over in de ruststand. Bij aanschaf van apparatuur wordt nadrukkelijk gelet op het energieverbruik. Diesel Op alle grijs kenteken auto s van Heuvelman zitten toerenbegrenzers. Heuvelman heeft zich onder andere ten doel gesteld haar gehele wagenpark te verduurzamen. Dit kan bij de aanschaf (lease) van een auto. Nieuwe leaseauto s mogen enkel worden aangeschaft wanneer ze een A- of B-label hebben. Heuvelman let nauwlettend op het rijgedrag van de chauffeurs die een auto van de zaak rijden. Papierverbruik verminderen Heuvelman verzamelt papier apart in ten opzicht van het overige afval. Heuvelman stimuleert haar werknemers bewust om te gaan met papier door zoveel mogelijk digitaal te werken, in zwart-wit te printen en indien mogelijk dubbelzijdig te printen. Alle printers zijn standaard op dubbelzijdig printen ingesteld, waardoor het papierverbruik wordt verminderd. Onderaan iedere mail staat een tekst over uitprinten en milieu, waardoor zowel de werknemers als onze relaties bewust hiermee omgaan. Er worden zo min mogelijk papieren koffiebekertjes gebruikt. Al het kantoorpersoneel gebruikt een eigen beker. Transparantie en communicatie bevorderen Een van de speerpunten van het Management Team van Heuvelman is het bevorderen van de transparantie van de beleidsbeslissingen en interne communicatie. Heuvelman werknemers moeten Heuvelman ervaren als een open organisatie waarin iedereen vrij is om zijn of haar mening te uiten. 1111
Zorgvuldig omgaan met klantgegevens Heuvelman werkt zowel voor Verkoop als voor Verhuur met het systeem AG&P. Op 1 januari 2010 is de afdeling Verkoop geheel overgegaan op AG&P. Dit is een extra waarborging voor wat betreft de veiligheid van de klantgegevens. Alle klantgegevens zijn centraal op een punt opgeslagen. Enkel de werknemers van Heuvelman met speciale toegangsrechten kunnen bij de klantgegevens. Communiceren over duurzaamheid Steeds meer klanten willen naast prijs en kwaliteit ook worden geïnformeerd over duurzaamheid. Deze informatie wordt door Heuvelman gecommuniceerd via haar offertes, via de website en via de werknemers van Heuvelman. Heuvelman staat voor een gedegen en professioneel MVO beleid. De eerste belangrijke stappen zijn gezet, maar het proces zal continue worden bewaakt en uiteraard in ontwikkeling blijven. 1211