Handleiding contributiemodule (KIM) april 2011

Handleiding contributiemodule (KIM) april 2011 1

Contents Let op!... 4 Update maart 2010... 5 Update mei 2010... 5 Update september 2010... 5 Update oktober 2010... 5 Update januari 2011... 5 Update april 2011... 5 Instellingen... 6 Email-adres verzender... 6 Rekeningnummer club... 6 Tenaamstelling rekening... 6 Datum bijgewerkt tot voor website... 6 Het inrichten van het systeem... 7 Toeslagen... 7 Factuurmomenten (termijnen)... 8 Onderhoud Sjablonen (PDF-onderhoud)... 9 Systematiek... 9 1. Eigen tekst... 10 2. Gegenereerde tekst vanuit het systeem... 10 3. Plaatjes... 12 4. Lijnen... 12 De positie van de teksten en plaatjes... 13 Het verplaatsen/wijzigen van meerdere elementen in een handeling... 13 Het inrichten van de abonnementen... 14 Het toevoegen van een abonnement... 15 Factuurmomenten... 17 Toeslagen... 18 Periodekortingen... 19 Evenementen factureren... 20 Evenement abonnement aanmaken... 20 2

Evenement abonnement toekennen... 21 De facturatie... 23 Aanmaken van facturen... 27 Het verzenden van facturen... 29 Incassobestanden opslaan en aanbieden... 30 Het opslaan van het CLIEOP03-bestand... 31 Downloaden van bankafschriften en verwerken van betalingen... 34 Storneringen... 36 Familiekorting... 38 Algemeen... 38 Familiekorting op basis van maximaal bedrag per familie... 38 Familiekorting op basis van een percentage (gelijk of oplopend)... 39 Aanmanen van openstaande posten... 40 Het gebruik van aanmaan- /administratiekosten... 41 AanmaanPDF-variabelen... 42 [betaald]... 42 [openstaand]... 42 [aanmaningskosten]... 42 [aanmaningscommentaar]... 42 Best-practise aanmanen en herinneren... 43 Creditfacturen... 44 Crediteren vanaf de lidkaart... 46 Aparte factuurregels en deel crediteringen... 46 Zoeken... 48 Overzichten... 48 Contributieoverzicht ook op de website... 49 3

Let op! Voordat u start met het gebruik van de contributiemodule moeten het volgende zijn: - Indien er gebruik wordt gemaakt van automatische incasso is het van belang dat het incassocontract goed is ingericht. Dit contract wordt afgesloten met Equens (het voormalige Interpay) via uw eigen bank. Bij de Postbank geldt dat het contract direct met de Postbank wordt afgesloten vanwege het feit dat de Postbank haar eigen incasso-systeem heeft. Het contract moet zodanig worden ingericht dat er terugkoppeling plaats vind op regelniveau en niet op batchniveau. LISA werkt met alle banken zolang de rekeningafschriften maar retour komen in het MT940 formaat. Bij het aanbieden van incasso-bestanden (CLIEOP03) heeft u toegang nodig tot het tele- of internetbankieren van de betreffende bank. Zorg ervoor dat u geregistreerd staat bij u bank als gemachtigde voor het gebruik van de rekening. Bij bestuurswisselingen moet u eraan denken dat dit proces soms enige weken in beslag kan nemen! 4

Update maart 2010 De volgende zaken zijn aangepast: - Extra opmerking afhankelijk van het abonnement op de factuur tonen - Betalingsoverzicht tabblad toegevoegd aan het menuitem bankbestanden om selecties over de bank bestanden te maken - Betalingswijze aanpassen, het is vanaf nu mogelijk om bij het aanpassingen van de termijndata ook de factuurregels naar achteren of naar voren te verplaatsen Update mei 2010 De volgende zaken zijn aangepast: - Het batchgewijs kunnen factureren van evenementen is toegevoegd - Extra controles en meldingen zijn toegevoegd - De checklist is aangepast om sneller en beter afhandeling te kunnen verrichten Update september 2010 Het onderdeel betaalwijze heet vanaf nu factuurmomenten Update oktober 2010 Extra uitleg over aanmanen en herinneren. In het overzicht zonder abonnement is het vanaf nu ook mogelijk om direct een abonnement toe te kennen Update januari 2011 Aanpassingen aanmaanmodule verwerkt in dit document. Update april 2011 Vanaf nu dient de seizoensbenaming onderdeel uit te maken van de naam van het abonnement 5

Instellingen Voordat u begint dient u eerst de instellingen te controleren. Deze instellingen vindt u terug in het menu diversen, keuze instellingen. U kunt het volgende instellen: Email-adres verzender Indien u ervoor kiest om facturen, aanmaningen of aankondigingen incasso s per e-mail te verzenden moet u aangeven van welk emailadres dit moet gebeuren. Dit is dus het emailadres van de verzender (vaak is dit contributies@hockeyclubnaam.nl of penningmeester@). Maximaal incasso-bedrag U kunt bij de instellingen aangeven wat het maximale bedrag per incassobatch. Dit bedrag vindt u terug op het contract met Equens. Meestal is dit 50.000EUR of minder. Rekeningnummer club Hier vult u het banknummer in van de vereniging waarop eventueel geincasseerd wordt. Dit moeten tien cijfers zijn, zonder punten of spaties (bijvoorbeeld: 0321083229 of 0006246373). Tenaamstelling rekening Hier vult u de tenaamstelling van de rekening waarop geïncasseerd gaat worden in. Gewoonlijk is dit de naam van de vereniging. Datum bijgewerkt tot voor website Let op! Controleer eerst de instellingen van het systeem voordat u het gaat gebruiken! Alleen indien er gebruik wordt gemaakt van de website module mijn facturen. Hier geeft u aan tot wanneer de betalingen zijn bijgewerkt voor de leden. Doorgaans werkt u dit bij op het moment dat u betalingen heeft verwerkt. Als u nog niet helemaal daar mee klaar bent kunt u dat bijvoorbeeld een week antidateren. Nadat u bovenstaande zaken heeft ingevoerd is het systeem klaar voor gebruik. 6

Het inrichten van het systeem Voordat u gaat factureren dienen er een aantal zaken worden ingericht. Dit betreft onder meer het inrichten van de abonnementen, de toeslagen, de factuurmomenten en het onderhoud van de sjablonen. Dit is in principe een eenmalige procedure, welke meestal wordt uitgevoerd bij de start van het seizoen. Toeslagen U kunt in het systeem toeslagen invoeren. Deze worden apart vermeld op de aangemaakte facturen. Veel gebruikt zijn onder meer kunstgrasbijdrage, clubhuistientje of barborg. U kunt bij het toevoegen van de toeslag zelf aangeven of, indien er in termijnen wordt betaald, het bedrag moet worden gespreid over de termijnen of in 1x bij de eerste termijn in rekening moet worden gebracht. U voert eerst de toeslag-naam in en hoe er moet worden omgegaan met de termijnen. Later bepaalt u wat de hoogte is van de termijn en voor welke ledengroepen dit in rekening moet worden gebracht. 7

Factuurmomenten (termijnen) In het menu factuurmomenten kunt u aangeven of leden in termijnen kunnen betalen. In bovenstaand voorbeeld ziet u de naam in drie termijnen en vervolgens de drie data waarop gefactureerd gaat worden. De eerste termijn kan vanaf 1 september worden gefactureerd, de tweede termijn vanaf 1 oktober en het derde termijn vanaf 1 november 2010. Door het aanpassen van een datum is ook aan te geven of de factuurregels naar achteren of naar voren verplaatst dienen te worden, hiermee kunt u zelf spelen met de aanmaakdatum van facturen. U kunt voor verschillende abonnementen/contributies factuurdata kiezen. Het is niet ongebruikelijk om bijvoorbeeld het zaalhockey niet in termijnen aan te bieden (vanwege de laagte van bedrag), maar het veldhockey wel. Ook kan je ervoor kiezen om de donateurs bijvoorbeeld pas begin februari te facturen (zie hieronder). Je kan per abonnement/contributie meerdere factuurmomenten onderbrengen. 8

Onderhoud Sjablonen (PDF-onderhoud) In het systeem is het mogelijk om de sjablonen voor de facturatie zelf te onderhouden. Om voorbeelden van de sjablonen te kunnen bekijken heeft u Adobe Reader nodig, aangezien de facturen in PDF worden gemaakt. U kunt de Adobe Reader downloaden via www.adobe.nl. De volgende sjablonen zijn beschikbaar: Systematiek Hierboven ziet u het scherm wat u krijgt als u kiest voor PDF-onderhoud in het menu diversen. Er wordt altijd gewerkt met het briefpapier bij het aanmaken van de facturen gecombineerd met de tekst voor de aankondiging incasso, de tekst voor de nota, voor de credit-nota of voor de aanmaning(en). Het briefpapier verschijnt dus op alle PDF-bestanden die door het systeem worden gegenereerd. Een aankondiging incasso bestaat uit het sjabloon briefpapier + sjabloon incasso Een nota bestaat uit het sjabloon briefpapier+ sjabloon nota Een creditnota bestaat uit het sjabloon briefpapier + sjabloon credit Een aanmaning factuur bestaat uit het sjabloon briefpapier + sjabloon aanmaning factuur. Een aanmaning incasso bestaat uit het sjabloon briefpapier + sjabloon aanmaning incasso 9

U kunt op de sjablonen de volgende elementen inbrengen: 1. Eigen tekst Dit betreft bijvoorbeeld de adresgegevens van de vereniging (voor op het briefpapier), de rekening waarop betaald moet worden (voor op het sjabloon nota). Een voorbeeld: Wilt u het totaalbedrag binnen 14 dagen over maken op bankrekening 6246373 ten name van de hockeyclub? 2. Gegenereerde tekst vanuit het systeem Dit zijn als het ware samenvoegvelden zoals die ook worden gebruikt in MSWord. U herkent deze aan de omhaking, bijvoorbeeld [voornaam]. Deze gebruikt u zodoende als er gegevens van of voor het lid moeten worden samengevoegd in de factuur, aankondiging incasso et cetera. De velden die hiervoor beschikbaar zijn: [voornaam] Voornaam van het lid [tussenvoegsel] Tussenvoegsel [achternaam] Achternaam [straat] Straatnaam [huisnummer] Huisnummer [huisnummertoevoeging] Huisnummer toevoegsel (bijvoorbeeld HS of III ) [referentie] Het factuurnummer [toestel] Het toestelnummer waarop vereniging bereikbaar is [email] Het emailadres voor correspondentie [huidigedatum] De huidige datum [datum] De factuurdatum [betreft] De beschrijving van de factuur (bijvoobeeld contributie ) [lidid] Het lidnummer [lidemailadres1] Het 1 e emailadres van het lid [lidemailadres2] Het 2 e emailadres van het lid [wachtwoord] Het wachtwoord van het lid om in te loggen op de website Deze velden kunt u gebruiken voor het briefpapier, voor de adressering en de kenmerken van de factuur. 10

De volgende velden komen terug op de factuurregels [regelomschrijving1] De eerste factuurregel met omschrijving (contributie senioren) [bedrag1] Het bedrag horende bij de eerste factuurregel [regelomschrijving2] De tweede factuurregel met omschrijving (clubhuistientje) [bedrag2] Het bedrag dat bij de tweede factuurregel hoort..dit gaat verder tot en met 10 factuurregels [totaal] [verwerkingsdatum] [rekeningnummer] Het totaal verschuldigde bedrag (tellingen van alle bedragi) De uitvoerdatum van het incassobestand. Het rekeningnummer waarvan het bedrag wordt afgeschreven. Voorbeeld voor het incasso-sjabloon: Dit bedrag zal omstreeks [verwerkingsdatum] via een automatische incasso van rekening [rekeningnummer] worden afgeschreven. Het is ook mogelijk een extra opmerking op de factuur te plaatsen afhankelijk van het abonnement; denk hierbij aan een donateurs bedankje. Op het abonnement vult u een omschrijving in. Door middel van de volgende tag kan je deze tekst op de factuur plaatsen: [abonnementopmerking] Opmerking op de factuur afhankelijk van het abonnement. Bij de aanmaningen kunt u ook de volgende elementen gebruiken: [dagen1] Het aantal dagen dat de eerste factuur openstaat [dagen2] etc Het aantal dagen dat de tweede factuur openstaat [betaald] [openstaand] Het bedrag dat totaal door het lid is voldaan Het openstaande bedrag voor het lid voor alle facturen Aanmaningskosten [aanmaningscommentaar] Het commentaar wat bij het aanmaan-abonnement is ingevoerd [aanmaningskosten] Het bedrag wat is ingevoerd bij het aanmaan-abonnement Bij de aanmaningen komen op de [regelomschrijving[i]] regels de factuurnummers te staan van de openstaande facturen. 11

3. Plaatjes U kunt plaatjes plaatsen op het sjabloon. Meestal wordt dit gebruikt bij het briefpapier om het logo van de club te plaatsen. U kunt het plaatje uploaden en zogenaamde scalen zodat het formaat past bij de layout. Dit doet u middels een percentage. Als u op demo klikt, kunt u een voorbeeld zien van het sjabloon. 4. Lijnen Voor de overzichtelijkheid van een factuur kunt u lijntjes toevoegen aan de sjablonen. Deze lijntjes kunnen horizontaal, verticaal of schuin worden geplaatst. Dit doet u via coordinaten. Elke lijn heeft een startpunt en een eindpunt. Hieronder ziet u dat de lijn begint om positie (x,y=100,405) en eindigt op (550,405). Dit is zodoende een horizontale lijn, de y-positie blijft immers gelijk. Het is doorgaans een kwestie van even proberen om het concept onder de knie te krijgen. U kunt zelf bepalen via width hoe dik de lijn moet zijn. Via demo kunt u weer het resultaat hiervan bekijken op het scherm. 12

De positie van de teksten en plaatjes Dit werkt hetzelfde als de lijnen. Ieder element heeft de volgende kenmerken: x dit betreft de x-positie op het sjabloon (horizontale plek) y dit betreft de y-positie op het sjabloon (verticale plek) width de breedte van het element height de hoogte van het element alignment de uitlijning (links, rechts, centreren) font-family het lettertype van het element font-size de grootte van het lettertype in pixels text de inhoud van het tekstveld (niet beschikbaar bij lijnen & plaatjes) Het verplaatsen/wijzigen van meerdere elementen in een handeling U kunt in 1x een aantal elementen tegelijkertijd verplaatsen (naa een andere hoogte/positie op het sjabloon) of wijzigen (naar een ander lettertype). Daartoe vinkt u de aanvinkboxjes aan die voor elk element staan, vervolgens kiest u boven in het scherm de gewenste actie (move (=verplaatsen), of wijzigen vanuit de pulldown-menu s): In bovenstaand voorbeeld worden de aangevinkte elementen 6 eenheden naar links verplaats, voor bijvoorbeeld een betere bladspiegel/opmaak. Let op: test ieder sjabloon via de demo optie in het PDF-onderhoud voordat u begint met de facturatie, het crediteren of het aanmanen! 13

Het inrichten van de abonnementen Voordat u kunt beginnen met het facturen moet eerst de contributietabel worden ingericht. LISA spreekt hierbij van abonnementen. Hierboven ziet u een voorbeeld van (een deel van) een contributietabel. Als we de bovenste regel bekijken dan lees dat als volgt: het abonnement heet V-jeugd, het zijn spelende leden van 3 t/m 5 jaar oud (op peildatum). Het brutocontributiebedrag bedraagt 136 EURO, er zijn geen periodekortingen ingevoerd, er kan op twee manieren worden betaald (bijvoorbeeld in 1 termijn en in 3 termijnen) en er geld geen toeslag Via het aanpasknopje ( ) kunt u de gegevens zien van het betreffende abonnement. In dit geval is dat: 14

Het toevoegen van een abonnement Via het tabblad Abonnement toevoegen komt u op het invoerscherm op een abonnement aan het systeem toe te voegen: Hierbij gelden de volgende invoermogelijkheden: Naam Leeftijd van Leeftijd t/m Seizoen Bedrag Inschrijfgeld Leeftijd Doorlopend Abonnementsoort Opmerking de naam van het abonnement (wat onder meer op de factuur verschijnt), u kunt hier ook een seizoensbenaming aan toevoegen, bijv. 2010-2011 de startleeftijd indien het een leeftijdgebonden abonnement betreft de eindleeftijd indien het een leeftijdgebonden abonnement betreft voor welk seizoen dit geldt het bruto contributiebedrag het inschrijfgeld voor het abonnement (indien berekend) indien aangevinkt wordt rekening gehouden met de ingevulde leeftijden blijft het abonnement ook volgend jaar bestaan het soort abonnement (spelend, trim, GLG et cetera) Een opmerking welke je op de factuur kan laten tonen afhankelijk van het abonnement Voorbeelden: - trimleden betalen vaak allemaal hetzelfde, los van de leeftijd. Het is wel een doorlopend abonnement: indien het lidmaatschap gehandhaafd blijft, krijgen ze volgend jaar weer een factuur voor het trimhockey - A-jeugd: hier wordt als startleeftijd 16 jaar ingevuld en als eindleeftijd 17 jaar. Dit betreft zodoende een leeftijdsgebonden abonnement, en doorlopend. - Boete ivm rode kaart: dit is geen leeftijdsabonnement en ook niet doorlopend (incidenteel). 15

Voorbeelden van abonnementen: A-jeugd Boete rode kaart Nadat alle abonnementen zijn ingevuld kunnen er per abonnement zaken worden toegevoegd. 16

Factuurmomenten Per abonnement kan worden aangegeven hoe er betaald kan worden en of er per factuurmoment een toeslag danwel een korting wordt berekend. Hierboven ziet u bijvoorbeeld de factuurmomenten van de C-jeugd voor seizoen 2009/10. Indien er in 1 termijn wordt betaald krijgt het lid een toeslag van 15 EUR op de factuur vanwege het betalen via nota en 10 euro korting met betalen per incasso Indien er in 2 termijnen wordt betaald (per incasso) dan krijgt het lid geen korting en/of toeslag. Het invoeren hiervan gaat op basis van de invoer die u bij de start van het systeem heeft gekozen bij de factuurmomenten. Hierboven ziet u hoe u een factuurmoment kunt koppelen aan een abonnement en daarbij is aan te geven welke korting of toeslag berekend moet worden. Per abonnement kunt u aangeven of dit geldt. Voorbeeld: Een lid betaald per factuur en krijgt daarvoor een toeslag van 25 EUR. Dit geldt voor het hele jaar. Bij het veldhockey (A-jeugd bijvoorbeeld) kan deze toeslag worden ingebracht. Indien hetzelfde lid zaalhockeyt kan deze toeslag op 0 blijven staan aangezien de toeslag al eerder berekend is. Per abonnement kan bovendien zo worden bepaald of er in termijnen mag worden betaald of niet. Het is niet gebruikelijk om lage abonnementsbedragen (zoals opgelegde boetes of donateursbijdragen) te voorzien van een gespreide betalingsmogelijkheid. Evenmin is het niet gebruikelijk om de donateurs die per nota betalen nog een toeslag in rekening te brengen. 17

Toeslagen Zoals eerder is aangegeven kunnen toeslagen worden gekoppeld aan abonnementen. U bepaalt zelf welk abonnement welke toeslag krijgt en daarbinnen kunt u ook aangeven wat de hoogte moet zijn van de toeslag: Hierboven is vermeld dat de V-jeugd een bijdrage van 10 EUR moeten betalen voor de bijdrage aan bijvoorbeeld het nieuwe clubhuis. Het is goed mogelijk dat u dit niet wilt voor u donateurs of de leden van de club van honderd. Het toevoegen van een toeslag Hierboven ziet u hoe u een toeslag kunt toevoegen. U kunt diverse toeslagen per abonnement toevoegen. De toeslagen definieert u eerst via het menu diversen-toeslagen. Let op: toeslagen worden apart vermeld op de factuur alszijnde een factuurregel! 18

Periodekortingen U kunt per abonnement periodekortingen ingeven. Dit zijn kortingen die het systeem automatisch kan toekennen als leden later in het seizoen lid worden. Weer een voorbeeld: Voor leden die lid worden na 1 januar 2008 krijgen op het brutocontributiebedrag een korting van 50 EUR die ook weer apart wordt vermeld op de factuur. Indien u meerdere periodekortingen heeft telt het systeem de kortingen niet op. Als de korting bijvoorbeeld na 1 maart 75 EUR is, dan wordt het zodoende: U kunt ook weer per abonnement dit invoeren. Zo zal er voor een donateur geen periodekorting gelden, idem voor het zaalhockey. 19

Evenementen factureren Via de knop Evenementen in KIM kunt u evenementen factureren. Door op deze knop te drukken opent zicht een scherm met alle evenementen. Zo ziet u: - Evenement: De naam van het evenement en door middel van de [+] kunt u alle deelnemers bekijken - Abonnement aanmaken: hier kunt u een abonnement aanmaken welke je later kunt toekennen aan de gebruikers. Het is mogelijk meerdere abonnement per evenement aan te maken - Abonnement toekennen: hier kunt u het aangemaakte abonnement toekennen aan de deelnemers - Datum: dit is het datum van het evenement - Ja: dit is het aantal deelnemers welke zich ingeschreven hebben op het evenement Evenement abonnement aanmaken Door op het stoplicht te klikken achter een evenement kunt u een abonnement aanmaken welke je later kan toekennen aan de deelnemers Door in bovenstaand scherm op (Nieuwe aanmaken) te klikken kan een nieuw abonnement aangemaakt worden 20

Vul als naam de abonnementsnaam in zoals die ook op de factuur wordt getoond en als bedrag het bedrag van het abonnement. Gebruik als decimaalteken een komma. Door op de groene + te drukken wordt het abonnement aangemaakt: Door middel van het blauwe vierkantje kan je het abonnemet nog wijzigen, door middel van het rode kruisje kan je het abonnement verwijderen. De # leden laat zien aan hoeveel leden dit abonnement nu is toegekend. Evenement abonnement toekennen Door op het 2 e stoplicht te klikken achter een evenement kunt u een abonnement toekennen aan de deelnemers Door nu op de {+} te klikken voor de abonnementsnaam in bovenstaand scherm kunt u dit abonnement toekennen aan de deelnemers. 21

Alle deelnemers krijgen nu dit abonnement. Door nu op de [+] te drukken voor het abonnement kunt u per deelnemer het abonnement nog wijzigen. Door op het eerste stoplichtje te drukken in bovenstaand scherm kunt u het gehele abonnement (naam en bedrag) nog wijzigen Door op het tweede stoplichtje te drukken kunt u de gehele groep een ander of extra abonnement toekennen. Evenement abonnement factureren Door nu op aanmaken te klikken links in het menu kunt u volgens normale werkwijze de abonnementen factureren bij de deelnemers / leden. Wijzigingen aan het abonnement kunnen nog gedaan worden totdat er gefactureerd is. 22

De facturatie De facturatie gaat op basis van een aantal elementen: 1. De toegewezen abonnementen aan het lid 2. De betaalwijze van het lid 3. De gekozen instellingen voor de verzendwijze Aan de hand van de voorbeeld tonen wij u hoe dit in zijn werk gaat: Paul Brinkman krijgt nu een abonnement toegewezen (Senior 2 termijnen), hij betaalt via automatische incasso en er wordt inschrijfgeld toegekend. De inschrijfdatum kan hier worden aangepast indien dit bijvoorbeeld vlak voor een periodekorting is: iemand die op 30 december lid wordt zou de periodekorting niet krijgen, als de inschrijfdatum voor het abonnement op 1 januari wordt gezet dan krijgt het betrokken lid wel de periodekorting. Nadat er op toevoegen is geklikt komt het volgende scherm tevoorschijn: 23

Hier ziet u dat er een abonnement is toegewezen, welk bedragen het betreft en hoe er wordt betaald. U kunt eventueel meerdere abonnementen toevoegen, zoals: 24

Indien u nu in het menu Facturen op aanmaken klikt dan onstaat het volgende: Er wordt in totaal zodoende 117.70 EUR aangemaakt als totaalfactuurbedrag voor Paul Brinkman. U kunt de details voor deze factuur ook bekijken door op het [+] te klikken. U krijgt dan de factuurregels te zien: U ziet dat er vier factuurregels zijn aangemaakt, een voor de rode kaart, een voor het inschrijfgeld en twee voor de termijnen. De termijnen zijn namelijk beide reeds verstreken en worden zodoende op een factuur berekend. U kunt ervoor kiezen om via het aanpasknopje een termijn op te schuiven naar de toekomst: 25

Bij het tabblad toekomstige factuurregels vindt u de andere termijnen: U kunt de factuurregels individueel qua datum aanpassen door op het aanpasknopje te klikken: 26

Aanmaken van facturen Voordat u op de knop [aanmaken] klikt, kunt u een aantal instellingen kiezen,te weten: U kunt per betaalmethode (incasso of nota/factuur) kiezen hoe u de factuur wilt verzenden. Dit doet u overigens NA het aanmaken van de facturen. Bij de uitvoerdatum incasso kunt u de dag kiezen waarop het incassobestand moet worden uitgevoerd. Bij het aanmaken van de facturen wordt voor die leden die per automatisch incasso betalen niet alleen een factuur (aankondiging incasso) gemaakt maar ook een CLIEOP03-bestand welke u dient aan te bieden bij de bank. Op de aankondiging incasso (in het incasso-sjabloon) wordt deze datum ingevuld bij [verwerkingsdatum]. Nadat u uw keuze heeft gemaakt klikt u op aanmaken. Vervolgens worden alle facturen aangemaakt die onder actuele abonnementsregels staan. Bij het lid komt op de tabblad KIM terug dat de factuur is aangemaakt: 27

U ziet dat er een factuur is aangemaakt (welke u kunt terugvinden via het rode icoonjte), welke bedragen zijn gefactureerd. In de historie is een regel automatisch toegevoegd dat de incassofactuur is aangemaakt. De factuur dient nog te worden verstuurd. Bij het klikken op het PDF-icoontje: Het factuurnummer is 3038: U kunt u ook op de lidkaart, tabblad KIM, terugvinden welke bedragen nog gefactureerd moeten worden: 28

Het verzenden van facturen Nadat de factuur is aangemaakt kunt u deze verzenden. Dat kan op twee methodes: per post of per e-mail. Het systeem verzamelt alle PDF s in een totaalbestand zodat u dit kan printen (voor die leden die de nota per post ontvangen), welke u kunt opvragen via het menu Facturen-verzenden. U verstuurt deze mails in series van 250 stuks. Heeft u 1000 facturen te verzenden, dan zult u 4x op de knop emailbatch versturen moeten klikken. In bovenstaand voorbeeld staan drie facturen als voorbeeld. Via het verwijder icoontje kunt u voorkomen dat de e-mail naar het lid wordt verzonden. In de historie bij het lid wordt ook het verzendmoment opgeslagen, die vindt u zodoende terug op de lidkaart, tabblad KIM. 29

Bij het aanmaken is reeds het incassobestand aangemaakt. De volgende stap is dan ook het aanbieden van het incassobestand bij de bank. Incassobestanden opslaan en aanbieden Het systeem genereert zelf de incassobestanden in CLIEOP03 (CLIEOP NUL DRIE)-formaat. Deze bestanden kunt u opslaan op uw eigen computer om ze vervolgens aan te bieden bij de bank. Let op: de bestandsnaam van het incassobestand moet altijd beginnen met CLIEOP03 en als extensie.txt meekrijgen. Bijvoorbeeld: CLIEOP03_Incasso1.txt of CLIEOP03Zaalhockey.txt of gewoon CLIEOP03.txt Via het menu Facturen-CLIEOP-bestanden krijgt u inzicht in de aangemaakte incassobestanden: U ziet dat er 1 incasso staat te wachten om aangeboden te worden, betreffende Paul Brinkman, factuurnummer 3038. Met het verwijder-icoontje kunt u de incasso eventueel nog tegenhouden. Via het aanpas-knopje kunt u het incassobestand op geaccepteerd zetten, als u dat gedaan heeft kunt u geen individuele regels binnen het bestand nog verwijderen. Dit doet u nadat het bestand is geaccepteerd bij uw bank. 30

Het opslaan van het CLIEOP03-bestand Het opslaan van het bestand op uw eigen computer gaat als volgt. Klik op de datum met de rechtermuisknop: Kies voor Doel opslaan als.. Vervolgens slaat u het bestand op. Maak voor de incasso-bestanden een aparte directory op uw computer, bijvoorbeeld in Documenten. 31

Vervolgens slaat u het bestand op. Biedt hierna dit bestand aan via uw bank. Indien dit wordt geaccepteerd kunt u het incassobestand op geaccepteerd zetten. 32

Op de lidkaart kunt u dit ook weer terugvinden: 33

Downloaden van bankafschriften en verwerken van betalingen Betalingen in het systeem kunnen alleen worden verwerkt op basis van de geimporteerde bankafschriften. Dit gaat als volgt: 1. U download bij de bank de rekeningafschriften in MT940 formaat 2. U upload dit bestand naar LISA 3. U verwerkt de betalingen die op de rekening zijn binnengekomen Let op: incassobetalingen worden automatisch gekoppeld aan de factuur! U klikt hiervoor op de link Klik hier om de MT940 bankafschriften in te lezen en u bladert naar het downloadbestand van de bank en drukt vervolgens op opslaan. De gegevens worden geimporteerd en waar mogelijk gekoppeld aan facturen in het systeem. U ziet in bovenstaand voorbeeld dat de binnengekomen betaling reeds verwerkt is. Dit komt vanwege het feit dat er per automatische incasso is betaald en het systeem de binnengekomen betaling zelf koppelt aan de factuur. Als u op het aanpasknopje klikt krijgt u het volgende te zien: 34

U ziet hier dat de betaling is gekoppeld aan factuur 3038. Als de betaling niet gekoppeld is, zoekt u de factuur die u bij de betaling verwacht: 35

Hierboven wordt er een factuur gevonden en bij (deel)betaling kunt het bedrag invoeren wat voor de gevonden factuur betaald is. Dit kunnen deelbetalingen zijn als bijvoorbeeld in 1 post diverse facturen door een ouder voor haar/zijn kinderen worden voldaan. De betaling wordt ook weer geregistreerd bij het lid: Zoals u ziet is de factuur voldaan.in de meest ideale situatie is hiermee de cyclus gesloten. Storneringen Indien leden de incasso storneren, of dat er om administratieve reden gestorneerd wordt komt dit ook terug in het systeem nadat de rekeninginformatie is gedownload. 36

En na het klikken op het aanpasknopje: Op de lidkaart wordt de stornering ook verwerkt: Het bedrag is nu weer openstaand. Tip: werk 1x per week uw bankbestanden bij. 37

Familiekorting In de update is de familiekorting integraal opgenomen in het systeem. Algemeen Bij de familiekorting wordt aangegeven voor welke abonnementen de korting moet mee-tellen. In het onderstaande voorbeeld telt het bedrag voor het zaalhockey, voor de niet-spelende leden en voor de donateurs niet mee. Inschrijfgeld en toeslagen worden niet meegenomen bij de familiekorting De volgende familiekortingen kunnen worden ingevoerd: Familiekorting op basis van maximaal bedrag per familie Hiertoe kiest de gebruiker max E bij soort korting: Het bedrag wordt afgeroomd bij de individuele leden. Zo krijgt lid 4229 in het bovenstaande voorbeeld 220 EURO kortin en lid 2252 76 EURO korting. Bij elkaar krijgt de familie zodoende 296 EUR korting zodat het totaalbedrag op 800 EURO uitkomt (1096 EUR 296 EUR). 38

Familiekorting op basis van een percentage (gelijk of oplopend) In het bovenstaande voorbeeld krijgt het 2 e lid 10% korting, het 3 e 15% en het 4 e 20% korting. Indien er wordt gekozen voor de tweede optie, dan krijgen alle leden binnen de familie de korting van het laatste lid. Dus, bij vier familieleden krijgen alle leden 20% korting, bij drie familieleden is dat 15% korting et cetera. 39

Aanmanen van openstaande posten Via het menu facturen-aanmanen kunt u op basis van een aantal ingegeven dagen de openstaande posten bekijken (Zie het volgende hoofdstuk voor een best-practice voor aanmanen): U kiest eerst de reeks van-tot dagen openstaand (opvragen): U kunt via de aanvinkboxjes bepalen welke leden u wel of niet aanmaant, met het tweede vinkje geef je aan of je (de eventuele) aanmaankosten wilt toekennen aan dit lid. Door op de naam van het lid te klikken kunt u zien welke facturen het betreft. Via de links bovenaan de pagina kunt u complete series leden uitschakelen (bijvoorbeeld door alleen de incasso-leden aan te manen en geen aanmaningskosten te rekenen, of juist alleen de factuurleden en overal aanmaningskosten te rekenen. 40

Onder aan de pagina kunt u de volgende parameters meegeven: U kunt aangeven dat u voor diegenen die een automatische incasso hebben afgegeven het openstaande saldo nogmaals probeert te incasseren door Maak een CLIEOP aan te vinken Indien u Maak een CLIEOP niet aanvinkt, dan wordt er geen incassobestand aangemaakt, maar krijgt het lid een herinnering waarin hij/zij wordt verzocht het bedrag over te maken op het bank/gironummer van de club. Zoals u ziet kunt u ook aangeven of u de herinnering per e-mail wilt versturen, danwel naar het eerste danwel naar het tweede emailadres (of naar beide). Bij de lidkaart kunt u de verstuurde herinnering vanzelfsprekend weer terugvinden. De originele aanmaning wordt ook weer in PDF opgeslagen. Indien u een incassobestand heeft aangemaakt bij de aanmaningen, kunt u dit terugvinden bij CLIEOP-bestanden, tabblad CLIEOP-reminders. Dit bestand kunt op dezelfde manier opslaan op uw computer en versturen naar de bank als bij de reguliere incasso-bestanden. Het gebruik van aanmaan- /administratiekosten In de nieuwste versie van LISA kan er gebruik worden gemaakt van aanmaan/administratiekosten. Hiertoe dient er een abonnement te worden toegevoegd aan het systeem. In het onderstaande 41

voorbeeld gebeurd dit voor bedragen die tussen de 30 en 60 dagen openstaan: De opmerking kan automatisch op het sjabloon worden geplaatst (zie sjablonen > aanmaningen). De abonnementssoort moet aanmaning zijn. AanmaanPDF-variabelen Er bestaat één aanmaan-sjabloon: de aanmaning1. Voor het aanmanen heeft de gebruiker beschikking over de volgende aanvullende variabelen: [betaald] Dit is het bedrag wat reeds betaald is door het lid [openstaand] Dit is de uitkomst tussen het [totaal] bedrag en het [betaald] bedrag. Dit is zodoende het openstaande saldo. [aanmaningskosten] Dit zijn de kosten die in rekening worden gebracht wegens het niet op tijd voldoen van de factuur. [aanmaningscommentaar] Dit is de tekst die bij de aanmaning kan worden geplaatst. Deze tekst is/wordt ingevoerd bij het invoeren van de aanmaningskosten bij de abonnementen: 42

Best-practise aanmanen en herinneren Met KIM kunt u heel eenvoudig uw leden die nog niet de contributie hebben voldaan een herinnering of aanmaning sturen. Het idee daarbij is het aantal dagen dat de factuur openstaat. Op basis hiervan richt u het herinneringstraject in. In KIM voegt u een abonnement toe (KIM > Abonnementen > Overzicht) Bij de opmerking plaatst u een tekst welke niet gebonden is aan de betaalwijze. Indien leden per incasso betalen zet u op de PDF dat de vereniging opnieuw zal proberen het bedrag te incasseren. Leden die per nota betalen wijst u op de betaaltermijn en het bankrekeningnummer van de vereniging. U maakt ook abonnementen aan voor de eerste, tweede en laatste aanmaning. Zo krijgt u bijvoorbeeld: 43

U past ook de pdf herinnering factuur en herinnering incasso aan met de volgende elementen [aanmaningsabonnement] en [aanmaningscommentaar]. Het laatste is in bovenstaand voorbeeld De bovenstaande factuur is nog niet (volledig) voldaan. Voorbeeld voor op aanmanings-pdf voor factuur-leden: [aanmaningscommentaar] Wij verzoeken u dit bedrag z.s.m. over te maken op het rekeningnummer 00.00.00.000 ten name van de vereniging. Vergeet niet bij de betaling het lidnummer te vermelden. Voorbeeld voor op aanmanings-pdf voor incasso-leden: [aanmaningscommentaar] Wij zullen het openstaande bedrag binnenkort opnieuw proberen te incasseren. Wilt u zorgdragen voor voldoende saldo? Bovenaan de PDF zet u [aanmaningsabonnement] zodat in het briefhoofd bijvoorbeeld 1e herinnering terugkomt. KIM zal bij het aanmaken van de verschillende herinneringen het aantal dagen openstaand gebruiken om te kiezen welk lid welke aanmaning krijgt. Indien er aanmaningskosten in rekening worden gebracht kunt u dit integreren in het abonnement. De aanmaningskosten worden NIET cumulatief in rekening gebracht. Creditfacturen Het systeem biedt de mogelijkheid om bijvoorbeeld een onjuiste factuur in zijn geheel te crediteren. Dit doet u via het menu Facturen-aanmaken-creditfacturen. 44

Indien u vervolgens op crediteren klikt, wordt er een creditfactuur aangemaakt en verrekend met de factuur (in dit voorbeeld 3038). Dit is ook weer terug te vinden op de lidkaart: Creditfacturen worden niet ter verzending aangeboden bij het lid. Mocht u dit wel willen, dan kunt u de inviduele creditfacturen via het pdf-icoontje naar het lid e-mailen. LET OP: ALS EEN FACTUUR WORDT GECREDITEERD WORDEN TOEKOMSTIGE TERMIJNEN OOK VERWIJDERD. In dit geval wordt de 2 e termijn van het lid dus verwijderd! 45

Crediteren vanaf de lidkaart Inmiddels is het ook mogelijk om vanuit de lidkaart te crediteren: Aparte factuurregels en deel crediteringen Als u gedeeltes van facturen wilt crediteren of bepaalde, individuele kortingen wilt verwerken dan gebruikt u hiervoor aparte factuurregels. In onderstaand voorbeeld krijgt Paul Brinkman 50EUR korting. Dit gebeurt via het menu facturen-aanmaken-factuurregels. Het lid kan gezocht worden op naam en op lidnummer. Nadat u op aanmaken klikt, wordt er een nieuwe factuurregel aangemaakt welke u kunt terugvinden bij het menu Facturen-Aanmaken 46

Deze methode wordt gebruikt voor kwijtscheldingen vanwege blessure, familiekortingen, restitutie vanwege verhuizingen, zwangerschap et cetera. Vanzelfsprekend komen deze factuurregels terug op de factuur indien er nog facturen voor het lid moeten worden aangemaakt. In onderstaand voorbeeld heeft Paul Brinkman een trainingslidmaatschap gekregen en krijgt 50 EUR korting: Op de lidkaart kunt u de regels individueel verwijderen. 47

Zoeken U kunt in het systeem zoeken op: - Betalingen: hier kunt u direct in de gegevens van een betaling zoeken - Zoek lid of factuur: hier kunt u op factuurnummer, achternaam of lidnummer het lid op zoeken Overzichten In het systeem zijn de volgende overzichten beschikbaar: Het overzicht Zonder abonnement geeft een overzicht van alle leden die nog geen abonnement hebben toegewezen gekregen. Een handig overzict op basis waarvan u ook de nieuwe leden factureert. In de kolommen vindt u bovendien terug hoeveel inschrijfgeld (eenmalige opbrengst) is gefactureerd. Het overzicht Openstaande per team geeft alle openstaande facturen weer gesorteerd per team. Het overzicht [ alle facturen ] geeft een compleet beeld van alle aangemaakte facturen in het systeem. Het overzicht [statistieken per dag] geeft een overzicht wat per factuurdatum is gefactureerd; dit kan ook goed gebruikt worden voor de boekhouding Het overzicht [foute banknummers] biedt de mogelijkheid om te kijken welke banknummers niet goed in het systeem staan en eventueel automatisch de voorloopnullen bij deze nummers te plaatsen. 48

Contributieoverzicht ook op de website Het is op verzoek mogelijk achter de login op de website (LISA Plus + Totaal klanten) een overzicht van de facturen van de leden te plaatsen. Let op: dit is maatwerk welke u kunt aanvragen via het supporcenter. Dat ziet er als volgt uit: De onderste regel past u aan via KIM2.2 > instellingen. U kunt facturen verbergen via [overzichten][alle facturen] en daar de stoplichtjes gebruiken. Rood= niet zichtbaar. 49

Middels de aanvink-boxjes kunnen de facturen in kopie naar het lid worden gestuurd. Instellingen hiervoor worden gedaan via [informatie][vaste content]: 50