Project Interviews Huisartsenpraktijken Kennisdomein Praktijkorganisatie Antwerpen, 11 oktober 2014
Kennisdomein praktijkorganisatie Eenvoudig organiseren van mensgerichte zorg het primaire zorgproces centraal Het MAGIE-project van Domus Medica = Meer en Anders Gaan Implementeren van Expertise Concreet: Opzetten van projecten rond praktijkorganisatie, met betrokkenheid van huisartsen Inventarisatie van kennis en ervaring (bottom-up) Verbinden met wetenschap en expert knowhow Ondersteunende instrumenten aanreiken
Kennisdomein Praktijkorganisatie Verpleging kinesistkinesi st Planning en coördinatie Psycholoog, diëtist podoloog, Opvolging v.d. resultaten Huisartsenwachtpost Spoeddienst EMD Dataverwerking Specialist 2 e /3 e lijn Eerste aanspreekpunt Sleutelpositie in de zorg Administratie Thuiszorg Bewaking totaalbeeld thuiszorg Vertrouwenspersoon
Inhoud Situering van dit project Belangrijkste vaststellingen, adviezen en valkuilen Enkele besluiten Volgende stappen vh Kennisdomein Praktijkorganisatie
Situering Project Interviews Verhalen inspireren én verbinden. Verhalen worden ook doorverteld. Focus van de interviews is de evolutie die een aantal huisartsenpraktijken, verspreid in Vlaanderen, heeft doorgemaakt. Doel: Ervaringen, adviezen, aandachtspunten uit de praktijk ter beschikking stellen van anderen. Drempels verlagen voor anderen om te evolueren Inspireren De bedoeling is NIET om een oplijsting of classificatie te maken van types praktijken, noch om één voorkeur model op te leggen.
Doelstelling Voorbereiding Formele opstart Verdere evolutie en groei fase 1 fase 2 fase 3 Ervaringen, adviezen en aandachtspunten vanuit de praktijk
Aanpak: kwalitatieve exploratie 19 praktijken Selectie van praktijken Op basis van de ervaringsdeskundigheid van leden van het Kennisdomein Praktijkorganisatie Criteria Uitvoering Praktijken die substantiële (positieve) evolutie hebben doorgemaakt Diversiteit qua Vlaamse regio s Diversiteit qua grootte van de praktijken Doorsturen mail naar de praktijken met uitleg rond het project Enkele dagen nadien actief telefonisch contact Doorsturen elektronische vragenlijst via mail Interview zelf op afgesproken datum Synthese door projectverantwoordelijke i.s.m. expertisegroep kennisdomein
Elektronische vragenlijst VOORAF : online vragenlijst, gebaseerd op criteria EPA (European Practice Assessment) 1. Staff Samenstelling huisartsenpraktijk(hap) 2. Infrastructure Patrimonium vd praktijk 3. Quality & Safety Van de zorgen 4. Information Methode v communiceren 5. Finances Financiële structuur 6. Legal bv. Vzw, BVBA,
Profielschets HAPs Algemeen 2 solopraktijken, waarvan 1 met HAIO 5 duopraktijken, waarvan 2 met HAIO 4 triopraktijken, waarvan 3 met 1 HAIO en 1 met 2 HAIO s 4 kwartetpraktijken, waarvan 1 netwerkpraktijk en 2 met 2 HAIO s 4 praktijken met 5 of meer artsen, al dan niet met HAIO (max. 6) Elke praktijk werkt met secretaresse, behalve 2 Praktijkassistente/verpleegkundige, maar onderscheid niet altijd duidelijk Diëtist en psycholoog zijn meest voorkomende paramedische disciplines binnen een praktijk Financiële structuur: De meeste praktijken werken per prestatie. 2 praktijken werken forfaitair: 1 wijkgezondheidscentrum, 1 zelfstandige praktijk
Ter plaatse: semi gestructureerd interview De acht hoofdvragen 1. Is er nagedacht over een missie en een visie? Wanneer gebeurde dit in het proces? Hoe is deze gemeenschappelijke visie tot stand gekomen? 2. Vanuit welke praktijkvorm is uw huidige praktijk gegroeid? Hoe is deze evolutie gelopen? Welke tussenstappen heeft u genomen? 3. Wat zijn de belangrijkste redenen voor de evolutie geweest? 4. Welke voordelen verwachtte u ervan? Welke concrete doelstelling had u voor ogen bij aanvang? 5. Heeft het resultaat de verwachtingen ingelost? 6. Hoe heeft u zich geïnformeerd om een juiste keuze te maken? 7. Belangrijkste adviezen i.v.m. opstart 8. Belangrijkste aandachtspunten/valkuilen
Inhoud Situering van dit project Belangrijkste vaststellingen, adviezen en valkuilen Enkele besluiten Volgende stappen vh Kennisdomein Praktijkorganisatie
Eerste fase Het begint met een aanvoelen dat de huidige werking niet langer past. Een gevoel van het kan beter De kwaliteit van het werk verbeteren Continuïteit van zorgen garanderen Betere verhouding balans werk en privé Samenwerking/intervisie met collega s, aftoetsen Tijd ook hebben voor andere zaken bv. Wetenschappelijke activiteiten, Kringmandaten,
Redenen voor de evolutie Laagdrempelig zijn naar patiënten toe bij verwijzen naar andere disciplines deed mij evolueren naar meer samenwerken Mijn werk leefbaar maken De situatie was niet meer houdbaar om nog kwaliteit te kunnen leveren Een sterke vraag en participatie vanuit patiënten en vrijwilligers deden mij een nieuwe richting in slaan
De eerste fase Voorbereiding Formele opstart Verdere evolutie en groei fase 1 fase 2 fase 3 Ervaringen, adviezen en aandachtspunten vanuit de praktijk
Missie en visie Ik vind het van enorm groot belang alles in het begin van een samenwerking duidelijk uit te spreken en echt alles op tafel te gooien. Anders neem je bewust of onbewust een verborgen agenda mee, die je vroeg of laat parten zal gaan spelen in je samenwerking 18 van de 19 praktijken hebben op een of andere manier een missie en visie uitgewerkt. Deze is meestal geformaliseerd, en een beknopte weergave wordt vaak op de website gezet (12 geformaliseerd, 11 integraal of deels op website)
Waardenkompas als richtingaanwijzer
Adviezen voor de eerste stappen Zoek informatie Informele gesprekken, Verkenning bij jurist, accountant,.. Opzoekingen op internet, Start aftastende gesprekken met potentiële kandidaten Denk na over waar je naar toe wil, waarvoor je wil staan (individuele visie en missie) Stem af met je partners: vorm een gemeenschappelijke visie en missie; overweeg facilitering. Een missie/visie is als het fundament van je huis dat je bouwt voor de samenwerking met andere artsen en zorgverstrekkers
De verdere uitwerking Voorbereiding Formele opstart Verdere evolutie en groei Fase 1 Fase 2 Fase 3 Ervaringen, adviezen en aandachtspunten vanuit de praktijk
Adviezen voor de verdere uitwerking Een open communicatie over alle aspecten, zoals organisatorisch, financieel, juridisch, Neem voldoende tijd en denk na over de combinatie met de dagelijkse praktijk Wederzijds vertrouwen is essentieel, dit moet groeien! Aandacht hebben voor levensfase van collega s en daarbij horende verschillen in prioriteiten Geven en nemen/krijgen, water bij de wijn doen Als groep op een lijn zitten, neuzen in dezelfde richting Levenspartners betrekken
De verdere uitwerking De HAIO is niet gebleven We hebben veel gepraat met elkaar, in groep. Je moet elkaar echt kennen. Je moet weten wat privé belangrijk is, wat je van elkaar verwacht. Een normaal fenomeen van ups en downs in het groeiproces
Naar een formele opstart Voorbereiding Formele opstart Verdere evolutie en groei Fase 1 Fase 2 Fase 3 Ervaringen, adviezen en aandachtspunten vanuit de praktijk
Adviezen voorbereiding formele opstart Opportuniteiten die zich aandienen aangrijpen; deze versnellen vaak het organische proces van associatie Maak onderlinge afspraken m.b.t. organisatie. Bv: werk, personeel, financiën, juridisch, Informeren van patiënten over nieuwe huisregels
Voorbereiding formele opstart Privégebeurtenissen hebben veel invloed op je functioneren als huisarts en als team Als de voorbereiding ver genoeg gevorderd is, moet je op een bepaald moment het bad inspringen Je kiest om naar buiten te komen als één team, met een nieuwe naam en een logo, dit is een aanpassing Het onthaal/praktijkassistentie wordt vaak ingevuld door enkele deeltijdse personen; zij zijn dus al een apart team met eigen planning waar rekening mee dient gehouden te worden
Grootste valkuilen Voorbereiding Formele opstart Verdere evolutie en groei Fase 1 Fase 2 Fase 3 Ervaringen, adviezen en aandachtspunten vanuit de praktijk
Valkuilen Het verleden vasthouden: niets willen veranderen Je eigenbelang te veel gewicht geven: je niet aan de groepsafspraken houden of ze niet maken Geen gelijkwaardige partners Geen rekening houden met leeftijdsgebonden verschillen qua verwachtingen Financiën: onvoldoende doorgepraat, onvoldoende transparant, onvoldoende gespecialiseerd advies
De ervaringen na de opstart. Voorbereiding Formele opstart Verdere evolutie en groei Fase 1 Fase 2 Fase 3 Ervaringen, adviezen en aandachtspunten vanuit de praktijk
Na de opstart Concrete invulling organisatie/management: Werkoverleg Patiëntenoverleg Personeelsaspecten Verlofplanning Gebouwbeheer ICT Financiën Coherente communicatie en informatie naar patiënten Regelmatig evalueren van de samenwerking en toetsen van visie en missie aan veranderingen (in privé en plaatselijke context)
Na de opstart De volgende stappen zetten in de evolutie gaat makkelijker omdat de eerste en belangrijkste reeds is gezet Als huisarts merk je dat je meer kan gaan focussen op je kernactiviteit, een meerwaarde De positieve reacties van patiënten werken stimulerend Een systematiek voor het intern overleg is nodig. Het overleg vergt tijd, maar is noodzakelijk om een goede werking uit te bouwen.
Terugblik op evolutie? Elke praktijk is tevreden met de doorgemaakte evolutie Er kunnen altijd aspecten beter Het is een verhaal van organische groei met vallen en opstaan Soms dissociatie als neuzen te weinig in dezelfde richting staan Leren van de momenten uit het verleden
Heeft het resultaat de verwachtingen ingelost? Heel zeker! Omdat we met een breder team werken en meer capaciteit ter beschikking hebben, ontstaan meer mogelijkheden Amaai, ik ben nog nooit zo gelukkig geweest Ja, meer dan zeker wel. En dit uiteindelijk al na 2 jaar. Ik hoor ook van de andere mensen met wie ik samen werk: dit wil ik niet meer anders, dit werkt goed
Inhoud Situering van dit project Belangrijkste vaststellingen, adviezen en valkuilen Enkele besluiten Volgende stappen vh Kennisdomein Praktijkorganisatie
Enkele besluiten Begin vroeg genoeg (veel) te spreken voorbereiding kan enkele jaren in beslag nemen Doseer de veranderingen die je invoert Ook een netwerkpraktijk kan een laagdrempelige aanzet zijn tot meer samenwerking Maak een onderscheid tussen voorbereidend overleg en operationeel: Diversifieer dit laatste (praktisch, juridisch, financieel) Weet wat je zelf kan en niet, ook in functie van tijd Denk tijdig aan gespecialiseerd advies Ervaring met externe coaching wordt als positief ervaren. Succes van samenwerking is niet afhankelijk van de vorm Missie en visie zijn essentieel : waar staan we voor? waar gaan we voor?
Met dank aan 1. Huisartsenteam Den Els, Oelegem 2. Medisch Huis Colin vzw, Wilrijk 3. Huisartsenpraktijk Haverveld, Lint 4. Medische praktijk De Vadder, Zoutleeuw 5. Huisartspraktijk Dokter Gevers, Hasselt 6. Gezondheidscentrum Alpe, Herent 7. Huisartsenpraktijk Dr. L Hoëst, Tongeren 8. Buurtgezondheidscentrum De Restèl, Alken 9. Groepspraktijk De Dam, Maasmechelen 10. De Artstenpraktijk, Balen 11. Gezondheidscentrum De Berk, Herentals 12. Huisartsenpraktijk De Route, Assenede 13. Het Praktijkhuis, Baarle-Hertog 14. Huisartsengroep De Markgraaf, Antwerpen 15. Huisartsengroep Korte Klaren, Antwerpen 16. Huisartsenpraktijk Campo Santo, Gent 17. Medisch centrum Noord, Meer 18. Huisartsenpraktijk De Brug, Brugge 19. Huisartsennetwerk Het Gelaag, Stekene
Inhoud Situering van dit project Belangrijkste vaststellingen, adviezen en valkuilen Enkele besluiten Volgende stappen vh Kennisdomein Praktijkorganisatie
Planning kennisdomein praktijkorganisatie (1) Zomer 2104 Voorjaar 2015 Najaar 2015 HAP interviewronde Synthese & videofilm Nieuwsbrief, voorstelling, HNU-artikelreeks,.. Goed samenwerken in 10 stappen (Update 10-stappenplan) Bepaling aanpak Herwerking inhoud Publicatie Actualisatie Startersgids Bepaling aanpak Herwerking inhoud Publicatie Uitwerking v.e. Stopgids Deelname interuniv. werkgroep Opleiding Praktijksassistente Bepaling aanpak Uitwerking inhoud Publicatie Herlancering Nieuwsbrief AP ART Coaching trajecten Ontwikkelen nieuwe instrumenten Versterking samenwerking met DM - partners
Planning kennisdomein praktijkorganisatie (2) Vormingen i.s.m. Kennisdomein Praktijkorganisatie Zat 8 november 2014 Het forfaitair systeem: vloek of zegen? Di 24 februari 2015 Hoe maak ik een goede start als HAIO? Zat 28 februari 2015 Wegwijs voor starters Sept 2015 Praktijkstop
Vragen over praktijkorganisatie? Mail: info@domusmedica.be