Beleidsplan 2012-2014 OZV / Zorgeloosch Opgericht 31 maart 1976 Oterleek, november 2011
Voorwoord Namens het bestuur bied ik alle leden van onze vereniging de Oterleekse Zaalvoetbal Vereniging Zorgeloosch het nieuwe beleidsplan 2012-2014 aan. In de laatste jaarvergadering van juli 2011 kwam de vraag naar voren of wij een beleidsplan hadden waarin onze ambitie als vereniging is verwoord. Het antwoord was op dat moment dat wij geen beleidsplan hadden. In de eerste vergadering van het seizoen 2011-2012 hebben wij als het bestuur afgesproken ons beleid op papier te zetten en aan te geven hoe onze vereniging er over een aantal jaren uit moet zien en wat onze ambitie als vereniging is. Een commissie bestaande uit Naomi Heinis-Alles, Cindy Meier, Roland Leurs en Bert Schellart heeft gedurende het najaar 2011 het beleidsplan geschreven. Na behandeling en discussie in het voltallige bestuur ligt de eindversie nu voor je. In dit beleidsplan is onze toekomstvisie beschreven voor de komende jaren tot en met 2014. Deze visie kan jaarlijks aangepast worden aan de ontwikkelingen en daardoor is dus het beleidsplan een dynamisch document. Na lezing zullen er wellicht bij jullie vragen opkomen. Wij willen daarom gaarne met jullie van gedachten wisselen over dit beleidsplan. Hiertoe hebben wij een buitengewone ledenvergadering uitgeschreven en wel op woensdag 25 januari 2012 om 20.00 uur in café de Zevende Hemel. Een van de doelstellingen van dit beleidsplan is om onze vereniging naar een hoger plan te tillen middels een betere structuur met meer commissies. Meer leden willen wij bij de vereniging betrekken, vele handen maken tenslotte licht werk. Als jullie na lezing interesse hebben om deel uit te maken van een commissie, laat dat ons de komende weken dan weten. Wij hopen in 2012 samen met jullie een vliegende start te maken! Graag tot ziens, Namens het bestuur, Theo Duijn, voorzitter. 1
Inhoudsopgave Inleiding... 3 Doelstelling vereniging... 4 SWOT analyse... 4 Organisatie... 5 Voorzitter... 6 Penningmeester... 7 Secretaris... 7 Technisch beleid... 7 Communicatie... 8 Commissies... 9 Jeugdcommissie... 9 Technisch beleid / elftal zaken... 9 Sponsorcommissie... 10 Activiteitencommissie... 10 Financieel beleid vereniging... 10 Actiepunten... 11 2
Inleiding In opdracht van het bestuur heeft een tijdelijke commissie bestaande uit Naomi Heinis-Alles, Cindy Meyer, Roland Leurs en Bert Schellart dit beleidsplan opgesteld in het najaar 2011. Dit beleidsplan is een aanvulling op de verenigingsstatuten en het huishoudelijk reglement. Het vervangt deze regelingen niet maar staat er naast. Statuten en huishoudelijk reglement vertellen veelal HOE dingen gedaan worden in onze vereniging, dit beleidsplan geeft vooral een overzicht WAT er gedaan moet worden aan de grote lijnen van onze vereniging. De aanleiding voor het opnieuw ontwikkelen van het beleidsplan is tweeërlei. Allereerst uit praktische overwegingen. Vanuit de leden en de sponsoren wordt een helder beleid verwacht, dat consequent en consistent wordt uitgevoerd. Het beleidsplan moet de leidraad zijn voor het nemen van beslissingen door het kader van de vereniging. Voor de vereniging is het goed als met enige regelmaat een beleidsplan wordt opgefrist. Een tweede aanleiding is de ambitie om de (selectie)teams op een zo hoog mogelijk niveau te laten spelen waarbij de aandacht naar de overige teams niet verloren gaat. Door het inkaderen van een aantal zaken en het opstarten van commissies zullen de belangen van alle stakeholders het beste behartigd kunnen worden. Het beleidsplan 2012-2014 zet een eerste stap in verdere ontwikkeling van de vereniging. In de toekomst zal dit beleidsplan telken male geüpdate moeten worden. Het document blijft constant in beweging. 3
Doelstelling vereniging De doelstelling van onze vereniging kan het best omschreven worden als: Een aantrekkelijke zaalvoetbalvereniging met een gezellige dorpssfeer voor iedere doelgroep (dames, heren en jeugd) waar zowel recreatief als prestatief gevoetbald wordt. SWOT analyse Om een duidelijk beeld van OZV Zorgeloosch te verkrijgen heeft de beleidsplancommissie een SWOTanalyse opgesteld. SWOT staat voor Strenghts, Weaknesses, Opportunities en Threats. Dit geeft direct al een beeld waar OZV sterk en/of zwak in is en wat verbeterd kan c.q. moet worden. Onderstaande is uit onze SWOT-Analyse gekomen. Sterke punten: - Relatief lage contributie; - Goede sfeer / ongedwongenheid; - Goede motivatoren; - Dorpselement; - Korte lijnen; - Relatief veel dames. Zwakke punten: - Fragiele organisatiestructuur; - Geen eigen zaal / clubhuis; - Niveau verschil bij zowel de dames als de heren; - Geen jeugd. Kansen: - Aanzuigkracht door resultaten dames; - Jeugdteams; - Ruimte voor sponsoren / ruimte bij sponsoren; - Groei heren teams. Bedreigingen: - Gemiddelde leeftijd van het bestuur; - Afhankelijkheid sponsoren; - Onbalans in prestatief en recreatief; - Weinig animo voor bestuursfuncties en commissies. 4
Een aantal quick-wins zijn relatief eenvoudig te bewerkstelligen. Binnen de termijn van dit beleidsplan (3 jaar) zullen de volgende zaken opgestart en verbeterd moeten worden: - Commissies opstarten; - Groeiende en sluitende begroting en een stabiele balans; - Nieuwe sponsoren; - Opstarten jeugdteam(s); - Diploma s en cursussen aanbieden; - Onderlinge communicatie coaches (afstemming). De bovengenoemde quick-wins zijn verder in dit document uitgewerkt. Organisatie Uit de SWOT analyse komt naar voren dat de organisatiestructuur van OZV / Zorgeloosch op dit moment fragiel is. In het verleden zijn de 3 hoofdfuncties altijd ingevuld geweest (voorzitter / secretaris / penningmeester). In de loop der jaren zijn er een aantal algemene bestuursleden bijgekomen die een aantal taken op zich hebben genomen. Er is echter geen duidelijke verdeling in taken en functies uitgewerkt. Ook wordt geen gebruik gemaakt van commissies om zo de werkzaamheden beter te verdelen en de leden meer bij de vereniging te betrekken. In dit beleidsplan (periode 3 jaar) wordt aangegeven hoe een organisatiestructuur er in ideale vorm uit zou zien. Het streven is om deze binnen 3 jaar voor de belangrijkste onderdelen ook daadwerkelijk neer te zetten. Dit ter realisatie van de verschillende beleidsdoelen en ter waarborging van de kwaliteit. Het hoofdbestuur zou minimaal de 5 volgende functies moeten hebben: - Voorzitter; - Secretaris; - Penningmeester; - Technische zaken; - Communicatie. Naast het hoofdbestuur zouden de volgende commissies taken op zich moeten nemen. Deze commissies vallen elk onder een bestuursfunctionaris. Dit wil zeggen dat er op regelmatige basis met de commissies en het betreffende bestuurslid overlegd wordt. Het bestuurslid rapporteert hierover tijdens de bestuursvergadering. De gewenste commissies zijn: A) Ledenadministratie; B) Jeugdcommissie; C) Sponsorcommissie; D) Activiteitencommissie; E) Kascommissie; F) Technisch beleid / elftal zaken; G) Communicatie / website; H) Clubblad / reglement. 5
De bestuursorganisatie, jeugdcommissie, technische zaken, sponsorbeleid en activiteitencommissie zullen de belangrijkste aandachtspunten voor de komende 3 jaar zijn. De invulling en bemensing van het hoofdbestuur dient volledig te zijn. De commissies worden opgericht en bemenst en werken ieder hun eigen beleidsplan uit. De commissies krijgen doelstellingen mee die hierna omschreven staan. Onderstaand organigram geeft weer welke commissies onder welke bestuursfunctie vallen. Voorzitter De belangrijkste verantwoordelijkheid van de voorzitter is het overzicht houden en de algehele coördinatie. De voorzitter is degene die de grote lijnen binnen de vereniging uitzet, overziet en bewaakt. Het leidinggeven aan het bestuur in de uitvoering van de besluiten van de ledenvergaderingen en de handhaving van door de overheid, de KNVB, eigen statuten en huishoudelijke reglementen vastgelegde richtlijnen en regels. Het vertegenwoordigen van de vereniging. Het organiseren van bestuur - en ledenvergaderingen. 6
Penningmeester De penningmeester moet ervoor zorg dragen dat met de aanwezige middelen de balans zo optimaal mogelijk is. Het bijhouden en verschaffen van overzichten inzake de begroting en afrekening van de vereniging en de stand van de liquide middelen. Facturatie en incasso contributies en sponsorgelden. Betalingen goedgekeurde facturen. Het aanvragen en incasseren van alle mogelijke subsidies en tegemoetkoming bij diverse overheden en bonden. Het voeren van een financiële administratie. Het jaarlijks bijeenroepen van de kascommissie en het ter goedkeuring voorleggen van zijn administratie. Opstellen en bewaken van de goedgekeurde begroting. Secretaris De secretaris is de eerste contactpersoon voor iedereen van buiten de vereniging. Daarnaast behoren ook een aantal administratieve taken tot de functie zoals het ledenbestand up-to-date houden en de inkomende en uitgaande poststukken bijhouden. Het voeren van de verenigingscorrespondentie (o.a. KNVB en leden). Het voeren van de ledenadministratie ( ledenadministrateur), ledenmutaties melden bij de KNVB. Ontvangen post afhandelen. Het archiveren van alle in- en uitgaande correspondentie. Het inkopen van drukwerk. Wedstrijdformulieren bijhouden (wedstrijd zaken). Technisch beleid Het verzorgen van de indeling van- en de middelen voor de teams en coaches zodat deze optimaal kunnen presteren/recreëren. Regelmatig overleg met/sturen van de technisch beleid commissie en jeugdcommissie. Jaarlijks innemen van de tenues en het materiaal, inventariseren, aanvullen en begin van het seizoen verspreiden. Inkoop materiaal, tenues en aanverwante zaken. Verzorgen trainingsfaciliteiten (indien van toepassing). Organiseren oefenwedstrijden. Aanbieden cursussen. Communicatie tussen trainers en coaches. 7
Communicatie Het aansturen van- en overleggen met de sponsorcommissie en de activiteitencommissie. Het bijhouden van de website. Het verspreiden nieuwe reglementen (KNVB, huishoudelijk reglement etc.). Notulen maken van de bestuursvergadering en verspreiden. Notulen maken van de ledenvergadering en verspreiden. Informeren van leden bij activiteiten, wijzigingen etc. Controle op communicatie/betrokkenheid sponsoren. Bijhouden website. Opstellen en uitvoeren van sponsorbeleid. 8
Commissies Jeugdcommissie Doelstelling voor seizoen 2014/2015: Opstarten van minimaal 2 jeugdteams met goede begeleiders in september 2014. Taken: - Uitwerken jeugdplan; - Jeugdleidervergaderingen organiseren; - Informeren bestuur; - Belangen behartigen van de jeugdteams. Technisch beleid / elftal zaken Doelstelling voor seizoen 2014/2015: Selectie creëren per september 2014 waaruit Heren/Dames 1 en Heren/Dames 2 gevoed kan worden, waarbij privileges goed afgekaderd worden. Heren 1 minimaal stabiele 2 e klasse Heren 2 minimaal stabiele 3 e klasse Selectie Dames 1 minimaal stabiele 1 e klasse Dames 2 minimaal stabiele 2 e klasse Selectie Indien sponsor mogelijkheden biedt wordt ambitie met één klasse verhoogd. Minimaal 5 heren teams en minimaal 5 dames teams zoveel als mogelijk aansluitend op de selectie. Hoe is de verhouding tussen prestatiegerichtheid en recreatie? De selecties kunnen bepaalde privileges verkrijgen. De technische commissie dient deze verder uit te werken. Hierbij kan gedacht worden aan o.a. getailleerde shirts en/of mogelijk een aparte (extra) sponsor. Door de extra prestatie van de selectie, kan er meer sponsorgeld gevraagd / gekregen worden, waardoor de selectie meer privileges krijgt, maar dit mag absoluut niet ten koste van de lager spelende teams gaan. Financiële vergoedingen (in geld) behoren niet tot het beleid van de vereniging. Taken: - Uitwerken privileges; - Aanstelling trainer(s); - Contact met coaches onderhouden c.q. bevorderen; - Selecteren teams; - Informeren bestuur; - Belangen behartigen van de seniorenteams. 9
Sponscommissie Doelstelling: De sponsor inkomsten die momenteel 3.500,- zijn, dienen met ingang van september 2014 verhoogd te zijn naar 7.500,-. Dit door o.a. meerdere sponsoren te vinden zodat de afhankelijkheid van de hoofdsponsor minder wordt. De hoofdsponsor zal altijd naamsponsor van de vereniging zijn en bij ieder team op de voorzijde van de shirts staan. Taken: - Uitwerken sponsorplan; - Bedienen van de sponsoren; - Evenwichtige groep sponsoren creëren/behouden; - Tevreden houden van de sponsoren. Activiteitencommissie Doelstelling: Deze commissie dient het clubgevoel binnen de vereniging te verbeteren. Taken: - Organiseren van minimaal 3 activiteiten per seizoen (bijvoorbeeld afsluitavond); - Bij kampioenen de felicitaties (bloemen e.d. ) verzorgen; - Als voorbeeld: om de maand een OZV-borrel te organiseren; - Aandacht onderlinge teams te verbeteren; - Attenties te verzorgen bij privégelegenheden (bijv. geboorte, ziekte e.d). Financieel beleid vereniging Doelstelling: Een gezonde balans en structureel sluitende begroting gebaseerd op structurele inkomsten en op niet structurele inkomsten voor incidentele uitgaven. Bovenstaande doelstelling dient gehaald te worden door een combinatie van een aantal in het beleidsplan genoemde acties. Het verkrijgen van meer sponsorinkomen in het beleid van de penningmeester spelen hierin een grote rol. Grootste aandachtspunten voor het financieel beleid zijn: - Juistheid - Compleetheid - Tijdigheid - Betrouwbaarheid 10
Actiepunten 2012 en 2013: Actiepunt Actie door Uitvoeren voor Bestuurslid Technisch Beleid aanstellen. Opstarten van de volgende commissies: - Jeugdcommissie; - Sponsorcommissie; - Technische zaken; - Activiteitencommissie. Bestuur Start seizoen 2012/2013 Bestuur Start seizoen 2012/2013 Uitwerken plannen diverse commissies - Jeugdcommissie - Sponsorcommissie - Technische zaken - Activiteitencommissie Start seizoen 2013/2014 Jeugdteams opstarten Jeugdcommissie Start seizoen 2013/2014 11