Het geheugen als actieve kracht. De archieffunctie binnen de digitale overheid

Het geheugen als actieve kracht De archieffunctie binnen de digitale overheid

Het geheugen als actieve kracht De archieffunctie binnen de digitale overheid

Colofon Titelbeschrijving: Het geheugen als actieve kracht. De archieffunctie binnen de digitale overheid Paul Baak, Kees Koenen Den Haag, 1999 Deze brochure is door het Programma Digitale Duurzaamheid vervaardigd met medewerking van Synergie Consultancy B.V. te Den Haag. ISBN 90-9013357-7 Inlichtingen: Programma Digitale Duurzaamheid Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties Postbus 20011 2500 EA Den Haag Tel: 070 426 6763 Fax: 070 426 7600 E-mail: info@digiduur.archief.nl WWW: http://www.archief.nl/digiduur Ontwerp: Kees Dogterom, Studio KADER, Stolwijk Uitgave: Programma Digitale Duurzaamheid Postbus 20011 2500 EA Den Haag Tel: 070 426 6763 Fax: 070 426 7600 Auteursrecht voorbehouden, Programma Digitale Duurzaamheid, Den Haag 1999 Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze opgave mag openbaar of verveelvoudigd, opgeslagen in een dataverwerkend systeem of uitgezonden in enige vorm door middel van druk, fotokopie, microfilm of op welke andere wijze dan ook zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever.

Het geheugen als actieve kracht De archieffunctie binnen de digitale overheid Houvast voor verantwoordelijke bestuurders, managers en andere betrokkenen bij het vormgeven van de archieffunctie in een digitale omgeving in bestuurlijk, organisatorisch, procedureel en technisch opzicht

Inhoudsopgave Voorwoord...7 Inleiding...8 Leeswijzer...9 Historisch perspectief...9 1. Digitaal als uitgangspunt, een samenvatting... 10 1.1 De wereld verandert door de digitale revolutie... 10 1.2 Integratie van functies... 11 1.3 Uitgangspunten voor herijking van de archieffunctie... 12 1.4 Instrumentarium voor het ontwerp, de implementatie en het beheer van de archieffunctie in een digitale omgeving... 13 1.5 Implicaties voor organisaties en betrokkenen... 14 1.6 Uitnodiging...14 2. Digitale Duurzaamheid: bestuurlijke en organisatorische gevolgen... 15 2.1 Het probleem voor de bestuurder en de manager... 15 2.2 Er verandert nogal wat... 15 2.3 Gevolgen van het spanningsveld tussen analoog en digitaal... 16 2.4 De bestuurder en manager zijn verantwoordelijk voor het archief... 16 2.5 Waar leidt dit alles toe? -Oplossingsrichtingen... 17 3. Digitalisering heeft bedrijfsproces en archieffunctie verder uiteengedreven... 18 3.1 Introductie...18 3.2 Bedrijfsproces en archieffunctie gingen elk hun eigen digitale weg... 18 3.3 De oorzaak: het paradigma voldoet niet meer... 19 3.4 De dagelijkse praktijk: hinken op een oorspronkelijk en een digitaal been... 19 3.5 Er dreigt digitale chaos te ontstaan... 20 3.6 De baten van digitalisering worden niet ten volle benut... 20 3.7 Samenvattend...20 4. Paradigma: digitaal als uitgangspunt... 21 4.1 Maatschappelijke context... 21 4.2 Het nieuwe paradigma: digitaal als uitgangspunt... 22 4.3 Consequenties voor organisaties binnen de overheid... 23 4.4 Regie: massaal maatwerk... 23 4.5 De digitale documentenhuishouding als bron en basis voor verantwoording... 24 5. Visie op de archieffunctie in een digitale omgeving... 25 5.1 De archieffunctie kan profiteren van verdergaande digitalisering... 25 5.2 Integratie van archieffunctie en bedrijfsproces... 25 5.3 Van chaos naar beheersing (van de bedrijfsvoering)... 27 5.4 Van last naar gemak (voor de lijnmedewerker)... 27 5.5 Van uitvoering naar regie (voor de archiefmedewerker)... 28 5.6 De visie op de archieffunctie in een digitale omgeving in beeld gebracht... 28

6. Consequenties voor de (lijn)manager... 30 6.1 Bestuurlijke consequenties voor de lijnmanager... 30 6.2 Organisatorische consequenties voor de lijnmanager... 30 6.3 Procedurele consequenties voor de lijnmanager... 30 6.4 Technische consequenties voor de lijnmanager... 31 6 7. Consequenties voor de manager archief... 32 7.1 Bestuurlijke consequenties voor de manager archief... 32 7.2 Organisatorische consequenties voor de manager archief... 32 7.3 Procedurele consequenties voor de manager archief... 34 7.4 Technische consequenties voor de manager archief... 34 8. Digitale Duurzaamheid nader in beeld gebracht... 35 8.1 Duiding van de archieffunctie in een digitaal duurzame omgeving... 35 8.2 Het archiefbeleid als onderdeel van het interne beleid... 35 8.3 Archiefregime...36 8.4 Wat is een archiefstuk? Identificatie van digitale archiefdocumenten... 36 8.5 Hoe krijgen we de digitale archiefstukken te pakken? Verwerving van digitale archiefdocumenten... 37 8.6 Hoe weet men later wat de betekenis van een archiefstuk is? Verwerving van metagegevens... 37 8.7 Het gebruik van het archief... 38 8.8 Archiefapplicatie...39 9. Niet-digitaal / digitaal: wat is nu en in de naaste toekomst de maat der dingen?... 40 10. De veranderkundige uitdaging... 41 10.1 De nieuwe wereld...41 10.2 Van toekomstbeeld naar transitiebeleid... 41 11. Begrippenlijst...43

Voorwoord Wanneer we een rups zien, weten we dat het over een poosje een prachtige vlinder kan zijn. Dit is een mooie metafoor voor de ontwikkeling van de papieren archieffunctie naar de digitale toekomst. In de loop van enige eeuwen heeft de papieren archieffunctie zich ontwikkeld tot het degelijke bedrijf dat het nu is. Dan in amper twee decennia rolt de digitale revolutie hier overheen. Er treedt een ongekende stroomversnelling op. In korte tijd moet er worden overgeschakeld naar een totaal nieuwe archiefbenadering, passend in de digitale omgeving. De kelders met ordners zullen grotendeels verdwijnen. Daarvoor in de plaats komt het centrale kenniscentrum van de organisatie. De specialisten spreken over record keeping systems. Alle relevante binnenkomende, roulerende en uitgaande informatie loopt via dit centrum. Niet alleen tekstbestanden, maar ook beeld- en databestanden vallen hieronder. De informatie is onmiddellijk, in real time, overal, on-line beschikbaar voor wie er recht op heeft en het nodig heeft. Burgers, ambtenaren en politici kunnen vanuit hun eigen computers de informatie raadplegen. Het fysieke document kan overal uit printers rollen, waar men het maar wil. Er kan perfect en razendsnel op trefwoord gezocht worden. Versiemanagement en archivering verlopen grotendeels automatisch volgens van tevoren in de software ingebouwde protocollen. 7 Een fantastische overgang met fascinerende nieuwe mogelijkheden. De archivaris loopt niet meer achter de gebeurtenissen aan, maar regisseert de nieuwe archieffunctie, vóórdat de gebeurtenissen plaatsvinden. Van uitvoerend is de archieftaak veranderd in sturend en initiërend. Deze nieuwe digitale wereld vraagt nieuwe kennis, nieuwe vaardigheden en een nieuwe werkwijze. Van papier naar digitaal: het vraagt een totale cultuuromschakeling. Functies, overlegvormen, taken en bevoegdheden zullen kantelen. De opmars, bij wijze van spreken vanuit de kelder, naar het centrum van de organisatie is begonnen. Het is een enorme uitdaging met een potentiële meerwaarde: een perfect cumulatief kenniscentrum, transparant, actueel, open. Optimaal zinvol en dienstbaar, voor nu en later. Het lijkt me voor alle betrokkenen een wenkend perspectief. Mr. R.H.L.M. van Boxtel Minister voor Grote Steden en Integratiebeleid

Inleiding 8 De digitale revolutie slaat onomkeerbaar toe. Ook in archiefland. Inmiddels valt geregeld een kreet als digitale chaos. Bestanden slingeren rond op diskettes, tapes, cd s, harde schijven op PC-niveau, op server-niveau en netwerkniveau, zonder exact inzicht in status, auteurs, versie, rechten, bewaartermijn enz. Deze chaos zal toenemen, totdat de inhaalrace wordt gewonnen. De race van de oude (papieren) archieffunctie naar de nieuwe archieffunctie die volledig is gebouwd vanuit de digitale omgeving. Is die race dan te winnen? Jazeker. Op een zeer overtuigende wijze zelfs en met een enorme meerwaarde. Daar gaat deze brochure over. De omslag van de klassieke archiefsituatie naar de nieuwe archieffunctie, passend op een digitale omgeving, heeft het effect van een komeetinslag, maar zonder de verwoestende werking. De veranderingen in de archieffunctie zijn zeer relevant en ingrijpend. Ze zijn ook veel interessanter dan slechts de overgang van een papieren naar een digitaal archief. Alleen het medium vervangen (papier door digitaal) is relatief eenvoudig. Er zijn nu al vele digitale archieven die gevormd en beheerd worden alsof het papier was, zonder veel aanpassingen in de archieffunctie. Wat dit rapport bepleit is echter veel fundamenteler en gaat veel verder. De digitale archiefomslag 1 is een grote stap voorwaarts ten opzichte van de klassieke archieffunctie. Het is een nieuwe wereld voor alle betrokken partijen. Het betekent een herpositionering van het archiefvak. De archieffunctie wordt geïntegreerd in het bedrijfsproces. Beschikbaarheid en toegankelijkheid nemen in sterke mate toe. De beperkingen van het papieren archief vallen weg. Denk alleen al aan de kracht van digitale zoekmogelijkheden. Om die voordelen volledig te benutten moet eenmalig veel werk worden verzet. Bedrijfsprocessen moeten geschikt worden gemaakt voor de integratie van de archieffunctie, nog voordat er ook maar een vinger op een toetsenbord belandt. Daarna is er sprake van een solide en verantwoorde ondersteuning van het bedrijfsproces. Structureel levert de nieuwe archieffunctie minder uitvoerend werk op. De nieuwe archiefafdeling houdt zich vooral bezig met het onderhouden van geautomatiseerde functies die de archieffunctie ondersteunen, de uitzonderingen en nieuwe ontwikkelingen in het bedrijfsproces. De archivistische gevolgen van nieuwe procedures, regels en behoeften moet men blijven implementeren in de geautomatiseerde systemen. Archivaris wordt dus een heel ander beroep, waarin ICT (Informatie en Communicatie Technologie) een belangrijke rol speelt. In de archiefopvatting gericht op de digitale omgeving past de naam kennismanager, een goede nieuwe benaming voor de aloude archivaris. Je zou ook kunnen zeggen kennisregisseur, kennisverstrekker, digitale kennisbewaker. Deze kant gaat het op. Onafwendbaar, want de digitale revolutie is geen vluchtige hype; het is een structurele, invloedrijke ontwikkeling. Tegelijkertijd is de ontwikkeling geen bedreiging, maar een ideale mogelijkheid om de volle kracht van een goed archief vrijwel automatisch ten goede te laten komen aan alle belanghebbenden. Veel werk aan de winkel dus. Leuk werk, omdat het veel oplevert en omdat het sterker verbonden is met het bedrijfsproces. Volgens ons is de ontdekkingstocht die voor de deur van het archief staat een feest van herkenning. Een spannend feest van logica, redelijkheid, veiligheid, verantwoordelijkheid en groei. Een uitdaging waarin mensen zich ten volle kunnen ontplooien. oktober 1999 Paul Baak Kees Koenen 1 De term archiefomslag wordt gebruikt om voor de archieffunctie het moment van de overgang naar het nieuwe paradigma: digitaal als uitgangspunt te benoemen. Tevens sluit de term aan bij de rapportage Omslag in opslag.

Leeswijzer Hoofdstuk 1 bevat een samenvatting van het concept, een handreiking voor de vormgeving van de archieffunctie in een digitale omgeving. In hoofdstuk 2 komt de probleemstelling aan de orde. Hoofdstuk 3 beschrijft de ontwikkelingen van de afgelopen periode. In hoofdstuk 4 wordt een nieuw denkkader geïntroduceerd: digitaal als uitgangspunt. Vanuit dit denkkader wordt in hoofdstuk 5 een visie op de archieffunctie in een digitale omgeving gepresenteerd. Vervolgens wordt in de hoofdstukken 6 en 7 gekeken naar de consequenties voor de lijnmanager en de manager archief. In hoofdstuk 8 wordt nader op de materie ingegaan. Dit hoofdstuk is specifiek geschreven voor / vanuit de positie van de manager archief. Hoofdstuk 9 behandelt het verband tussen digitaal en niet-digitaal. In hoofdstuk 10 worden de hoofdlijnen van de veranderkundige uitdaging behandeld. Tot slot is een begrippenlijst opgenomen. De tekst van deze brochure vindt u op de CD-ROM. Op de CD-ROM treft u ook concrete handvatten: Eisen en richtlijnen, Modellen en Ontwerpregels voor archivering in een digitale omgeving. Tevens bevat de CD-ROM multimedia-presentaties die het concept illustreren. 9 Historisch perspectief Al in 1991 verscheen de toen spraakmakende rapportage van omslag in opslag 2. Oorspronkelijk droeg deze brochure, het werkstuk dat u nu in handen heeft, als titel van omslag in opslag naar inhaalslag om duidelijk te maken dat in de discussie het hier gepresenteerde concept voortbouwt op en aansluit bij de rapportage omslag in opslag. Omdat deze brochure uitdrukkelijk bestemd is voor een bredere groep dan alleen archiefdeskundigen is later besloten om voor een titel te kiezen die een meer algemeen aansprekend beeld geeft van de nieuwe situatie: het geheugen als actieve kracht. 2 Omslag in opslag; Terugkeer naar informatievoorziening, Ministerie van Binnenlandse Zaken (1991). Hierin wordt ervoor gepleit de archieffunctie te zien als een functie, nauw verweven met de belangen van de bedrijfsprocessen, en niet slechts als de (passieve) bewaarfunctie. De rol van de archieffunctie als informatiebron wordt benadrukt.

1. Digitaal als uitgangspunt, een samenvatting 10 1.1 De wereld verandert door de digitale revolutie De stelling dat we aan de vooravond staan van de digitale revolutie is nauwelijks meer omstreden. Onze wereld verandert sterk onder invloed van informatie- en communicatie-technologie (ICT). In slechts enige decennia is het beeld gerezen van mondiaal gekoppelde systemen, waarbij het welvarende deel van de wereldbevolking voortdurend on-line is, digitaal betaalt en informatie opvraagt en verstuurt van overal naar elke willekeurige plaats. De toepassing van ICT biedt organisaties volkomen nieuwe kansen. Eindelijk kan er op grote schaal klantgericht gewerkt gaan worden. De enorme hoeveelheid kennis die deze wereld heeft opgeslagen in archieven en bibliotheken komt eindelijk wereldwijd ter beschikking. Zo kunnen de relaties met de buitenwereld opnieuw vorm krijgen. Communiceren kan sneller, op de wijze die het beste aansluit bij de behoeften van de klant, zonder afbreuk te doen aan de kwaliteit en betrouwbaarheid van de informatie. Ook blijkt ICT een middel te zijn om de bedrijfsvoering te verbeteren, te stroomlijnen, te versnellen. ICT wordt vaak met succes geïntroduceerd om doorlooptijden te verkorten, de kwaliteit van producten te verhogen en rechtsgelijkheid te bevorderen. Iedereen krijgt toegang tot kennis, minder gewaardeerde werksoorten kunnen vaak worden geautomatiseerd en uiteindelijk worden zelfs de files door het telewerken minder. Bovendien blijkt ICT de cultuur in organisaties te beïnvloeden. E-mail leidt bijvoorbeeld tot informele gedachte-uitwisselingen dwars door de hiërarchie van organisaties. Een illustratief voorbeeld binnen de overheid is de positieve verandering van de positie van de burgerlijke stand binnen gemeenten als gevolg van de invoering van GBA (Gemeentelijke Basis Administratie). Een in dit kader relevant onderdeel van de materie zijn de kennismanagement-gerelateerde projecten. Deze projecten zijn gericht op het in kaart brengen en leren delen van de informatie en kennis die in de organisatie aanwezig is. Om deze projecten succesvol te laten verlopen worden ze ondersteund door archiveringsoplossingen. Dit is een voorbeeld van een ad hoc benadering van de nieuwe archieffunctie, waarover dit document gaat. In onze optiek is het bovenstaande voorbeeld pas het begin van de nieuwe archieffunctie in een digitale omgeving. Wanneer de archieffunctie op de juiste manier in het totaal van de informatiehuishouding is ingebouwd, ontstaat een goed beschikbare cumulatieve verzameling relevante kennis. We komen hier op terug, want dit is de portee van dit betoog: de nieuwe archieffunctie in een digitale omgeving vormt een dynamische spil in het kennismanagement van de organisatie. De bedrijfsvoering van iedere organisatie wordt steeds meer ICT-afhankelijk. Bovenstaand schetsten we de vele voordelen. Maar er zijn uiteraard ook nadelen en risico s. De automatisering is nog lang niet altijd betrouwbaar. Software en systemen laten het bij tijd en wijle afweten. Veel werkmethodieken en werkprocedures zijn ook nog helemaal niet afgestemd op het digitale tijdperk. De archieffunctie 3 is bijvoorbeeld op zijn best slechts gedeeltelijk aangepast aan de toenemende digitalisering 4. Documenten worden steeds meer volledig digitaal gemaakt, verstuurd en ontvangen. 3 Zie de toelichting in de begrippenlijst. 4 Zie de toelichting in de begrippenlijst.

Hoe gaat het intussen met de neerslag hiervan in het oorspronkelijke papieren archief? Is goed afgesproken wat er hoe wordt gearchiveerd van de digitale informatiestroom? Bestuurders en managers in overheidsorganisaties kunnen zich steeds minder goed verantwoorden. Simpelweg doordat een complete en correcte archivering van het totaal (papier plus digitaal) ontbreekt. Oude informatiestructuren worden in de praktijk rechts ingehaald door snellere digitale systemen als bijvoorbeeld e-mail met attachments. Een begrip als digitale duurzaamheid 5 staat nog in de kinderschoenen. Niet-digitale middelen en werkwijzen zullen in toenemende mate tekort schieten bij het vervullen van de archieffunctie. Want één ding staat vast: de opkomst van het digitale tijdperk is niet tegen te houden. Op zijn minst moet de archieffunctie vernieuwd worden voor de nieuwe digitale omgeving. Zo kan het verantwoordingsprobleem worden aangepakt. Tegelijkertijd moet een situatie worden gecreëerd waarin de archieffunctie het bedrijfsproces beter kan ondersteunen. Dit komt tot uitdrukking in een snellere, meer actuele en efficiënte informatievoorziening, die direct in het bedrijfsproces kan worden gebruikt. 11 1.2 Integratie van functies De kracht van automatisering is niet alleen versnelling, standaardisering, mondialisering, maar vooral ook integratie van functies. Portiers bewaken inmiddels hele gebouwen in plaats van alleen de voordeur. Ze bedienen deuren, aircosystemen en alarmcentrales. Een journalist kan naast auteur ook opmaker, distributeur en uitgever zijn. Waar vroeger tientallen mensen aan de lopende band werkten, verricht nu één machine of een produktiestraat met onderling gekoppelde automaten volautomatisch het totaal van werkzaamheden. Wie wel eens een auto-industrie of een fabriek voor laserprinters heeft bezocht, heeft enig idee van de verregaande ontwikkelingen op dit gebied. De automatisering van fysieke productieprocessen is visueel indrukwekkend, maar in principe bieden niet-fysieke productieprocessen dezelfde of nog ruimere mogelijkheden. Kijken we naar de klassieke archiefsituatie, dan gaat het in veel gevallen om processen die pas worden uitgevoerd als documenten een bepaalde fase in hun levenscyclus hebben bereikt. Dit vloeit voort uit het fysieke aspect van het papier. Zonder papier, dus digitaal, kan de archieftaak anders ingericht worden. We onderscheiden het belang voor de bedrijfsvoering, voor de verantwoording, voor de rechten bewijszoekende burger en instantie, het belang van gebruik van de informatie ten behoeve van het bedrijfsproces en het cultureel-historisch belang 14. Digitaal betekent in veel gevallen direct beschikbaar, waardoor bijvoorbeeld het belang voor de bedrijfsvoering en het bedrijfsproces enorm toeneemt. Deze onderwerpen worden verderop nader uitgewerkt. 5 Voor informatie over digitale duurzaamheid zij verwezen naar de website www.archief.nl/digiduur.

12 1.3 Uitgangspunten voor herijking van de archieffunctie De digitalisering heeft zodanig ingrijpende gevolgen voor processen, organisatie en inrichting van een bedrijfshuishouding dat oplossingen ontwikkeld vanuit een niet-digitaal denkkader onvoldoende op de veranderende wereld aansluiten en daardoor tekort zullen schieten. Dit is een kernprobleem. Het is namelijk niet zo eenvoudig om daadwerkelijk vanuit een digitaal denkkader te denken als je afkomstig bent uit een niet-digitale cultuur. Het is echter in toenemende mate nodig om de bedrijfsprocessen en daarmee ook de archieffunctie radicaal opnieuw te bezien vanuit een nieuw paradigma 6 : digitaal als uitgangspunt. De ontwerper van de bedrijfsprocessen moet zijn werk gaan doen vanuit een digitaal perspectief en moet hier van meet af aan de archiveringsopdracht in mee nemen. Deze benadering is volkomen nieuw en staat haaks op de klassieke benadering. Het betekent overigens niet dat er geen papier meer zal zijn, maar papier krijgt een andere functie. Digitaal is het nieuwe uitgangspunt van het denken. Het betekent dat we er van uitgaan dat informatie in principe een digitale vorm heeft. Dit geldt voor tekst-, beeld-, geluid- en databestanden. Onder invloed van de digitalisering treedt, zoals gezegd, een sterke versnelling op in de bedrijfsprocessen. Ook de archieffunctie moet dus versnellen om bij te blijven. Maar dit is een defensieve benadering en uiteindelijk geen goede strategie. Wel wordt meteen duidelijk dat het digitale tijdperk nieuwe eisen stelt aan de inrichting van de archieffunctie. Om echt goed te functioneren, moet de archieffunctie vooraan lopen. Eerst de archieffunctie definiëren en dan pas gaan produceren. Van meet af aan zorgen dat het goed zit met de informatie. Denk bijvoorbeeld aan versiemanagement, autorisaties, privacy versus beschikbaarheid, bewaar- en vernietigingsregime en toegankelijkheid. De uitvoering van de archivering verloopt dan verder in hoge mate geautomatiseerd, volgens plan. In een digitale omgeving is het mogelijk en noodzakelijk belangrijke delen van de archieffunctie verregaand te integreren in de bedrijfsprocessen. Niet er achteraan lopen, of parallel lopen, maar daadwerkelijk deel uitmaken van het bedrijfsproces. Op deze manier wordt gebruik gemaakt van de kracht van digitalisering. Die kracht is immers de integratie van functies, zoals boven al aangegeven. De integratie van de archieffunctie in het bedrijfsproces 7 is dan ook volkomen logisch. Hierbij dient men zich te realiseren dat de archieffunctie geschikt moet zijn voor zowel de digitale omgeving als de niet-digitale omgeving. Papier zal er altijd blijven en voor voorlopig is nog niet iedere burger on-line. Naast beleidsnota s in de vorm van teksten op papier en ook in de vorm van digitale documenten moet bovendien kunnen worden gewerkt met bijvoorbeeld gestructureerde gegevens 8 en geluids- en videofragmenten 9. Om de niet-digitale omgeving recht te doen moet de digitaal ondersteunde archieffunctie voorzien in verwijzingen naar fysieke documenten en hun fysieke plaats 10. De archieffunctie moet echter worden vormgegeven vanuit het paradigma: digitaal als uitgangspunt. 6 Zie de toelichting in de begrippenlijst. 7 Deze benadering waarbij de archieffunctie wordt vormgegeven uitgaande van de bedrijfsprocessen sluit aan bij archivistische literatuur ( Business Transactions benadering; zoals voorgestaan door o.a. David Bearman, University of Pittsburgh) en inzichten die reeds langer worden toegepast bij het ontwerpen en aanpassen van organisaties, zie de literatuur over bedrijfsmodellering, bijvoorbeeld: James Martin, Strategic Data-Planning Methodologies, Prentice-Hall, ISBN 0-13-851113-6, 1982. 8 Gestructureerde gegevens als bijvoorbeeld gegevens voor de digitale aangifte inkomstenbelasting. 9 Zie ook artikel en hand-out over onderzoek naar gebruikte documenten bij de Verenigde Naties door Tora Bikson, in: map Congres Digitale Duurzaamheid; naar een hogere kwaliteit van digitaal informatiebeheer bij de overheid, Erasmus Universiteit Rotterdam, 9 april 1998. 10 Onder vastgestelde voorwaarden mogen bepaalde fysieke documenten worden vervangen door digitale afbeeldingen. Op deze manier kan een verdere stroomlijning in de bedrijfsvoering worden bereikt en kan op grotere schaal worden geprofiteerd van de voordelen van digitalisering.

Wanneer alle consequenties van het denken en ontwerpen vanuit het nieuwe paradigma zijn doorgevoerd en de nieuwe archieffunctie 11 hiernaar is ingericht, kunnen bestuurders en managers zich ook in een digitale omgeving optimaal verantwoorden. Bovendien kan de archieffunctie op deze manier een brede rol spelen in de informatievoorziening voor het bedrijfsproces. Door de integratie is het archief snel en direct beschikbaar en aanspreekbaar. Omdat de archieffunctie is opgezet vanuit het paradigma digitaal als uitgangspunt profiteert zij van de verworvenheden van de digitale wereld zoals snelheid, eenvoudige verspreiding en vermenigvuldiging en rijkdom aan functionaliteit (zoals bijvoorbeeld zoekmogelijkheden). Samenvattend zijn de belangrijkste kenmerken van de archieffunctie in een digitale omgeving: Stelt de bestuurder en de managers in staat zich te verantwoorden, ook op basis van digitale bescheiden 12 ; Ondersteunt het bedrijfsproces: biedt overal en te allen tijde één manier om digitale en niet-digitale archiefdocumenten (hiermee wordt het begrip archiefbescheiden aangeduid zoals bedoeld in de Archiefwet) te vinden; biedt bovendien direct toegang tot digitale archiefdocumenten; Is voor een belangrijk deel geïntegreerd in het bedrijfsproces. 13 1.4 Instrumentarium voor het ontwerp, de implementatie en het beheer van de archieffunctie in een digitale omgeving Er is gepoogd een generiek model te formuleren om de archieffunctie in een digitale omgeving optimaal vorm te geven. Binnen de overheid worden immers sterk uiteenlopende situaties aangetroffen, zowel wat betreft de typen proces 13 (van receptmatig tot processen met een ad hoc karakter) als wat betreft de mate van digitalisering (van volledig geautomatiseerd tot slechts uitgerust met kantoorautomatisering). De concrete uitwerking van de archieffunctie kan dan ook per bedrijfsproces verschillen. Wat de meest geschikte inrichting is van de archieffunctie in een digitale omgeving hangt af van die bepaalde situatie. Met andere woorden: er is niet één beste oplossing; afhankelijk van elke specifieke situatie dient een passende oplossing te worden gekozen. Voor een systematisch overzicht van de vertaling van het concept naar de concrete inrichting van oplossingen voor uiteenlopende situaties binnen de overheid staan op de CD-ROM de documenten Eisen en richtlijnen, Modellen en Ontwerpregels voor archivering in een digitale omgeving. Het geheel van brochure, CD-ROM, een laboratorium met cases en diverse presentaties van specialisten maakt deel uit van een programma om binnen overheden de omslag te bewerkstelligen naar het nieuwe paradigma: digitaal als uitgangspunt. 11 Hierin is een oplossing begrepen voor het specifieke probleem hoe de digitale archiefdocumenten over meerdere jaren (en dus ook vele software- en hardware-releases en standaarden) heen presenteerbaar te houden. Voor deze problematiek wordt verwezen naar de resultaten van het project Digitaal Depot, in 1999 gestart in opdracht van de Rijksarchiefdienst. 12 Uiteraard voorzover men daartoe is geautoriseerd. 13 Zie het artikel Naar digitale postregistratie, Peter Waters, dat is afgedrukt in: Het boek van bewaring, selectieve duurzaamheid in de informatiemaatschappij, Samsom bedrijfsinformatie, Alphen aan de Rijn, januari 1997.

14 1.5 Implicaties voor organisaties en betrokkenen Het inrichten van een archieffunctie in een digitale omgeving volgens het voorgestelde concept heeft gevolgen in bestuurlijk, organisatorisch, procedureel en technisch opzicht. De ontwikkeling van het beleid voor de archieffunctie dient te gebeuren vanuit een integrale bedrijfsvisie en in overleg met alle betrokken partijen (informatiemanagement, archief, automatisering, lijnmanagement). De lijnmanager en de archiefmanager zullen intensiever dan tot nu toe een dialoog moeten aangaan. Ze moeten nagaan hoe aan de wettelijke eisen kan worden voldaan. Hierbij mogen de bedrijfsprocessen niet in het gedrang komen. Ze moeten nagaan hoe de archieffunctie optimaal kan worden gepositioneerd en ingericht om in informatiebehoeften in het bedrijfsproces te voorzien. Tot slot moeten ze nagaan hoe bedrijfsprocessen zodanig kunnen worden vormgegeven dat automatisch aan een belangrijk deel van de archieffunctie wordt voldaan. De lijnmanager dient bij het ontwerpen en wijzigen van processen en bij het vormgeven en aanpassen van organisatieonderdelen met de consequenties van de integratie van de archieffunctie rekening te houden. Ook dient hij of zij de kaders te scheppen voor de uitvoering van delen van de archieffunctie in het bedrijfsproces. De betrokkenheid tussen medewerkers van lijnafdelingen en archiefmedewerkers zal sterker worden; beide werken in dezelfde digitale omgeving. De rol van de archiefdiscipline zal verschuiven van operationeel naar regievoerend. Dit is een ingrijpende ontwikkeling. Zodra de regels en hulpmiddelen die het product zijn van deze archivistische regie in de geautomatiseerde systemen van de organisatie zijn geïmplementeerd, is het effect van de archivistische regie permanent actief in het bedrijfsproces. Via deze systemen wordt sturende en ondersteunende functionaliteit aangeboden aan het bedrijfsproces. Binnen de groep archiefmedewerkers zal verdergaande kennis opgebouwd moeten worden op het raakvlak van archivering en digitalisering (ICT) en met betrekking tot digitalisering in het algemeen. Immers in het nieuwe paradigma is digitaal het uitgangspunt. 1.6 Uitnodiging De ingrijpende inhaalslag om te komen tot de nieuwe archieffunctie en de daarbij behorende organisatie zal moeten worden geïnitieerd en gestimuleerd door bestuurders en management van de betreffende organisatie. Van boven af moet deze prioriteit worden gesteld en moeten hiertoe capaciteit en middelen ter beschikking worden gesteld. Dit moet leiden tot initiatieven van het lijnmanagement voor de invoering van archivering in een digitale omgeving. Bij de uitwerking zal naast de lijnorganisatie de archieforganisatie een belangrijke proactieve rol moeten spelen: zij brengt specifieke (archivistische) kennis in. De automatiseringsorganisatie is bij dit alles faciliterend. Het is dus het management en het bestuur van de organisatie die het archiefmanagement en het lijnmanagement moet uitnodigen om samen met een plan de campagne te komen. In de nieuwe digitale situatie is het niet meer acceptabel, zelfs onverantwoord, dat bedrijfsprocessen worden ontwikkeld zonder integratie van de archieffunctie. Alle partijen moeten openstaan voor de samenwerking tussen lijnmanagement en archiefmanagement. De partijen moeten hiertoe elkaars taal (leren) spreken en elkaars belangen begrijpen en waarderen. Ze moeten elkaar tijd en ruimte gunnen. Alleen op basis van gelijkwaardige dialoog, ondersteund door werkelijk inzicht en de benodigde speelruimte vanuit bestuur en management, is het mogelijk het volle profijt te realiseren van de nieuwe digitale archieffunctie. Wij nodigen alle betrokkenen uit om deze weg in te gaan.

2. Digitale Duurzaamheid: bestuurlijke en organisatorische gevolgen 2.1 Het probleem voor de bestuurder en de manager Om het bedrijfsproces optimaal te kunnen uitvoeren dient de informatiehuishouding van dit bedrijfsproces doelmatig en efficiënt te zijn. Een cruciaal onderdeel van deze informatiehuishouding wordt gevormd door de archieffunctie. Deze dient goed aan te sluiten op de behoeften van het bedrijfsproces en adequaat te zijn ingericht. In de dagelijkse praktijk is dit lang niet altijd het geval en is de archieffunctie onderbelicht. Hierdoor gaat voortdurend kennis verloren, ontbreekt informatie voor optimale beslissingen, wordt het wiel opnieuw uitgevonden en kan men vragen niet beantwoorden. Als de archieffunctie niet goed is ingericht en/of niet goed wordt uitgevoerd kunnen bestuurders en managers zich niet verantwoorden voor het handelen van hun organisatie. Naast dit risico leidt een onderbelichte archieffunctie ertoe dat men in de praktijk van het bedrijfsproces maar weinig terug ziet van alle energie die men aan de archieffunctie besteedt. Het rendement van de archieffunctie neemt dus toe door een betere inpassing in het bedrijfsproces. Door de jaren heen is door (lijn)managers vaak niet nadrukkelijk op de inrichting van de archieffunctie gestuurd. Hierdoor heeft de archieffunctie veelal zijn eigen weg gezocht. De digitalisering heeft dit uit elkaar groeien in eerste instantie nog verder versterkt (zie 3.2). De rol van de digitalisering wordt in de meeste bedrijfsprocessen steeds dominanter, terwijl men er vanuit de archieffunctie nog geen vat op heeft en een adequate oplossing voor duurzaam beheer van digitale archiefdocumenten veelal ontbreekt. Hierdoor neemt de digitale chaos nog steeds toe (zie 3.5). Een adequate archieffunctie in een digitale omgeving wordt in feite dagelijks noodzakelijker. Alleen zo kan digitale duurzaamheid en een nieuwe hoogwaardige archieffunctie ontstaan en kunnen de bestuurder, de manager en de organisatie zich ook in een verder gedigitaliseerde wereld verantwoorden. Alleen zo bewijst de archieffunctie haar daadwerkelijke waarde. 15 2.2 Er verandert nogal wat Digitalisering geeft de medewerkers in de bedrijfsprocessen een grotere mate van vrijheid. Zo onttrekt het huidige elektronische postverkeer zich veelal aan de formele kanalen. Een aantal organisaties kwalificeert daarom alle elektronische post als informeel. Deze rigide oplossing is onhoudbaar. De maatschappij zal organisaties dwingen elektronische post te gaan beschouwen als een serieus communicatiekanaal 14, met alle bestuurlijk-veranderkundige gevolgen van dien. De recente ontwikkelingen rondom digitale handtekeningen zijn in dit kader een belangrijke stap voorwaarts. De grotere mate van vrijheid betreft ook de plaats waar we onze spullen opbergen. In de oude analoge situatie konden we kiezen tussen op het bureau, in de hangmap, in de la, de kast op onze kamer, in de aktetas, in de kast op het secretariaat en tot slot het archief. In de digitale situatie kunnen we kiezen uit diskette, cd s, tientallen plaatsen op de harde schijf van onze PC, honderden plaatsen op de afdelingsserver of op een notebook. Via internet is het bovendien simpel om bestanden overal ter wereld te parkeren. Deze plaatsen zijn veel minder grijpbaar dan de fysieke plaatsen. 14 Zie bijvoorbeeld de voortdurende stroom publicaties in het blad Emnet, uitgegeven door ten Hagen & Stam bv

16 Zonder de juiste systemen en software kun je de bestanden niet eens lezen. Het grootste probleem is echter dat er in de digitale situatie doorgaans niemand is die het materiaal op een vakkundige manier ordent, beheert en schoont en het overzicht bewaakt. Hoeveel overbodige bestanden er op een harde schijf staan, weet vrijwel geen enkele medewerker. Meer vrijheid, moeilijker fysieke zichtbaarheid en meer archiveringschaos zijn slechts enkele van de veranderingen ten gevolge van de digitalisering. Dat de bestuurder en manager zich vaak minder gemakkelijk of in mindere mate kan verantwoorden is evident. De behoefte aan verandering in de huidige situatie van de archieffunctie is dan ook onmiskenbaar. Maar hoe? De oplossing moet gezocht worden in een volledige integratie van de archieffunctie in het bedrijfsproces. Het luid en duidelijk neerzetten van deze oplossing is de focus van dit document. 2.3 Gevolgen van het spanningsveld tussen analoog en digitaal Door de eeuwen heen treedt bij ingrijpende vernieuwingen steeds hetzelfde verschijnsel op: mensen proberen de nieuwe situatie te duiden vanuit hun bestaande denkkader. Zo werd de telefoon ooit gezien als -slechts- het medium om de komst van een telegram aan te kondigen. De eerste auto s leken op koetsen. De PC begint na bijna twee decennia de fase van de elektrische typemachine te verlaten. Hetzelfde verschijnsel, maar dan in een meer complexe vorm, doet zich voor in organisaties. De bedrijfsprocessen digitaliseren in een hoog tempo, hoger dan het tempo waarin het denkkader van de betrokken medewerkers zich hierop kan aanpassen. Dit leidt ertoe dat innovaties enige tijd nodig hebben om echt begrepen te worden. Pas dan kan de potentie ten volle worden benut. Meer risicovolle situaties ontstaan als niet alleen op het niveau van de uitvoering dit spanningsveld tussen analoog en digitaal bestaat, maar als dit spanningsveld zich ook uitstrekt tot het niveau van de inrichting van processen en functies. Dit laatste speelt bij uitstek bij de bedrijfsprocessen en de archieffunctie. De analoge archieffunctie sluit niet aan op de digitale bedrijfsprocessen. De gevolgen laten zich raden. Van een archief dat niet compleet is, tot de onmogelijkheid om mensen adequaat te informeren; een management dat zich niet meer kan verantwoorden voor zijn handelen. Het inrichten van processen en functies is bij uitstek een verantwoordelijkheid voor de bestuurder en de manager. De digitale archiefomslag, georganiseerd vanuit de bedrijfsprocessen, moet dan ook geïnitieerd worden vanuit bestuur en management. 2.4 De bestuurder en manager zijn verantwoordelijk voor het archief De archieffunctie is in de praktijk vaak onderbelicht. Veel mensen zien vooral het verantwoordingsbelang en het historisch belang. De archieffunctie draagt echter een veel breder belang: het belang van gebruik van de informatie ten behoeve van het bedrijfsproces (bedrijfsvoeringsbelang), verantwoordingsbelang, belang voor de recht- en bewijszoekende burger en instantie, belang van gebruik van de informatie ten behoeve van het bedrijfsproces, cultureel-historisch belang 15. 15 Machineleesbare gegevensbestanden; archivering en beheer bij het Rijk, Tweede Kamer, vergaderjaar 1991-1992, 22362, 1-2, p.11.

Het belang stijgt dus uit boven het directe belang van de organisatie zelf, maar ook boven het tijdelijke belang van de uitvoering van bepaalde taken door de overheid in de maatschappij (zie ook de theorie over het Records Continuum Model, zoals kort weergegeven op pagina 26, noot 31). Voor de dagelijkse gang van zaken in de organisatie is de archieffunctie essentieel. Temidden van allerlei vormen van informatievoorziening biedt de archieffunctie het formele geheugen van de organisatie. Juist de kwalificatie formeel is van belang als het gaat om verantwoording over het handelen, of het nu is ten opzichte van de klanten van de organisatie, het hogere management, de interne accountants, de Tweede Kamer of de leden van een parlementaire enquêtecommissie. De kwaliteit van een organisatie wordt mede bepaald door de mate waarin de bestuurders en de managers de archieffunctie op orde hebben. Voor henzelf is de kwaliteit van de archieffunctie in hun organisatie een zaak van het optimaal ondersteunen van het bedrijfsproces, persoonlijke verantwoording, het uitsluiten van risico s en zij is medebepalend voor de identiteit van de organisatie. Ook in formele zin zijn bestuurder en manager sterk betrokken bij de archieffunctie in hun organisatie. De Archiefwet stelt immers de bestuurder van een overheidsorganisatie (de zorgdrager ) bestuurlijk verantwoordelijk voor de uitvoering van de Archiefwet. Deze verantwoordelijkheid is in veel overheidsorganisaties gedelegeerd naar andere niveaus van management. De archieffunctie moet vanuit het nieuwe paradigma opnieuw worden ingericht en uitgevoerd. Dit is in het belang van de organisatie en alle betrokkenen. De manager is degene die hiertoe op zijn of haar managementniveau initiatieven dient te nemen. 17 2.5 Waar leidt dit alles toe? -Oplossingsrichtingen Het is nu aan de bestuurder en de manager om ook op het gebied van de archivering in een digitale omgeving zijn of haar verantwoordelijkheid te nemen. Het aspect digitaal biedt een nieuw perspectief. De digitale archieffunctie kan immers niet los worden gezien van de -ook deels digitale- informatievoorziening in het bedrijfsproces. Bij het vormgeven van de archieffunctie in een digitale omgeving dienen dan ook naast de kennis over het bedrijfsproces en de inzichten van de archivisten de kennis en inzichten van de informatiseerders en automatiseerders te worden ingeschakeld. Het realiseren van digitale duurzaamheid is primair een bestuurlijk-veranderkundig probleem, dat dringend om een oplossing vraagt. Verantwoordelijkheden moeten worden herbelegd. Verschillende disciplines (de lijn, de archivistiek, de informatisering/automatisering) moeten ertoe worden gebracht intensief en creatief samen te werken. De invoering van een archieffunctie in een digitale omgeving zal gevolgen hebben voor de mensen in de organisatie, zowel voor hen die het bedrijfsproces uitvoeren (zie de paragrafen 5.2 en 5.4), als voor hen die het bedrijfsproces faciliteren vanuit archivistische kennis (zie paragraaf 5.5). De manager dient de archieffunctie in een digitale omgeving op een verantwoorde, robuuste en goed bruikbare manier in te bedden in de bedrijfsprocessen. Hierdoor zal een digitaal duurzame situatie ontstaan die niet alleen de verantwoording en het uitsluiten van risico s ten goede komt maar die bovendien de bedrijfsvoering ondersteunt (zie de paragrafen 6.3 en 6.4).

3. Digitalisering heeft bedrijfsproces en archieffunctie verder uiteengedreven 18 3.1 Introductie Er zijn binnen de overheid waarschijnlijk geen bedrijfsprocessen 16 meer die geheel zonder digitale hulpmiddelen verlopen. Sterker nog: de meeste bedrijfsprocessen zijn in hoge mate afhankelijk geworden van digitale hulpmiddelen. In de beleidsprocessen is informatievoorziening via digitale kanalen en digitale verslaglegging niet meer weg te denken. De digitalisering heeft ook de archieffunctie niet ongemoeid gelaten. Zo zijn binnen en rond de formele en informele archieffunctie tal van digitale hulpmiddelen ingezet, van postregistratiesystemen tot imaging-systemen 17. 3.2 Bedrijfsproces en archieffunctie gingen elk hun eigen digitale weg Vanuit de bedrijfsprocessen ontstond de behoefte aan archiefachtige digitale hulpmiddelen waarover men direct, on-line vanuit het bedrijfsproces kon beschikken. We wijzen bijvoorbeeld op de zoekmogelijkheden in een computernetwerk. Deze behoefte werd veelal pragmatisch vanuit het bedrijfsproces ingevuld, zonder inbreng vanuit de formele archieffunctie. Zo ontstond de afdelingsschijf om de digitale variant van de formele, papieren stukken te kunnen hergebruiken. Er zijn Document Management systemen 18 aangeschaft, zodat medewerkers, naast papieren documenten zoals aanwezig in hangmappen en afdelingsarchieven, ook konden beschikken over een enigszins geordende digitale omgeving. Al dan niet door schade en schande wijs geworden zijn betrouwbare digitale back up systemen en procedures ingevoerd. Helaas heeft de inbreng vanuit de formele archieffunctie vaak ontbroken bij het ontwerp en het beheer van deze hulpmiddelen. Hierdoor zijn oplossingen ontstaan die niet voldoen aan elementaire archiefvereisten. Dit leidt ertoe dat dergelijke oplossingen niet, of slechts beperkt, gebruikt kunnen worden voor het afleggen van verantwoording 19. Bovendien zijn hierdoor in veel gevallen de beheerswereld rond de bedrijfsprocessen (bijvoorbeeld het beheer van een document management systeem) en de wereld van het formele archiefbeheer nog gebaseerd op papier uiteen gedreven 20. Gevolg: problemen met het zoeken van de digitale versie van een stuk; problemen met versiemanagement. Maar ook: dubbel werk en dubbele opslag. 16 Zie de toelichting in de begrippenlijst. 17 Een imaging-systeem maakt het mogelijk digitale afbeeldingen (images) van fysieke documenten op te slaan en snel terug te vinden. 18 Document Management systemen wordt hier opgevat in brede zin, dat wil zeggen inclusief documentaire informatiesystemen, workflowmanagementsystemen en intranetomgevingen. 19 In dit opzicht (het ontwerp en de ontwikkeling van informatiesystemen zonder specifieke inbreng vanuit archivistische hoek( zijn met name de twee, van de Algemene Rekenkamer afkomstige, rapporten van cruciaal belang, te weten: (1) Machineleesbare gegevensbestanden; archivering en beheer bij het Rijk (1991); Beheer en archivering van digitale bestanden (1998). Daarnaast presenteert ook het eindrapport van het Randstedelijk MLG-project getiteld Digitale diagnose; naar een remedie ter voorkoming van digitaal geheugenverlies bij de randstadprovincies Noord-Holland, Zuid-Holland en Utrecht (1998), op basis van een uitgebreide inventarisatie en probleemanalyse, interessante, soortgelijke conclusies. 20 Zie geheel hoofdstuk 3 voor een nadere uitleg.

3.3 De oorzaak: het paradigma voldoet niet meer Een en ander overziend heeft digitalisering tot nu toe het bedrijfsproces en de archieffunctie niet dichter bij elkaar gebracht. Hieraan ligt een klassieke oorzaak ten grondslag, die alles te maken heeft met het paradigma van waaruit wij de wereld bezien. Innovaties worden vaak ingevoerd vanuit oude paradigma s. We weten immers nog niet beter. We noemden al auto s als koetsen en de telefoon als middel om een telegram aan te kondigen. Een aardig voorbeeld vinden we in de vorm van de eerste wasmachines. Hierbij werden in een stilstaande tobbe de handbewegingen van de wassende huisvrouw nagebootst. De eerste vliegtuigen leken op vogels en de eerste kranten op internet zagen er net zo uit als de papieren versie. Pas zodra deze innovaties vanuit het juiste nieuwe paradigma worden toegepast komen ze tot wasdom en kan men er ten volle profijt van trekken 21. Het (toenemend gedigitaliseerde) bedrijfsproces en de archieffunctie worden in het heersende (oude, papieren) paradigma bezien als twee aparte werelden, elk met hun eigen beheersfuncties en elk met hun eigen digitale hulpmiddelen. Hierdoor groeien de wereld van de bedrijfsprocessen en de wereld van de archieffunctie dagelijks verder uit elkaar. Ze divergeren. Er is tot nut toe slechts zelden sprake van een intensieve koppeling of een integratie op het niveau van de digitale hulpmiddelen; iets waar nu juist de kracht ligt van die digitale wereld. Doordat digitale archiefinnovaties 22 vanuit het oude paradigma zijn ontwikkeld en ingevoerd, is in toenemende mate een aantal specifieke knelpunten ontstaan. Om het beeld hiervan scherp te krijgen en als illustratie van de gevolgen van toepassing van een niet-passend paradigma zijn deze knelpunten hierna toegelicht. 19 3.4 De dagelijkse praktijk: hinken op een oorspronkelijk en een digitaal been; digitale lichtvoetigheid struikelt over papieren robuustheid In de dagelijkse praktijk wordt binnen de overheid intensief gewerkt met niet-digitale documenten in een niet-digitale omgeving en met digitale documenten in een digitale omgeving. In de bedrijfsprocessen spelen deze twee werelden beide een rol. Zo wordt voor de informatievoorziening een beroep gedaan op beide werelden: het persoonlijk werkarchief in hangmappen; internet; e-mail. Hoewel nu bijna alle documenten digitaal worden aangemaakt zetten we ze meestal nog om naar papier alvorens we ze beschouwen als neerslag van het handelen. Ten gevolge van dit dualisme zijn er twee soorten beheer. De ene soort beheer is gericht op de niet-digitale documentenhuishouding. Deze soort beheer is gericht op fysieke stukken, en is belegd bij een afdeling Archief, DIV (documentaire informatievoorziening) of IB (informatiebeheer). Digitale hulpmiddelen worden bij deze vorm van beheer wel gebruikt, maar hun rol is veelal beperkt. Ze zijn functioneel vaak niet geïntegreerd in de overige digitale faciliteiten van de organisatie. 21 Zie onder andere Barker, J.A., Paradigms; The business of discovering the future, Harperbusiness, ISBN 0887306470, 1993, en Kuhn, Th. S., De structuur van wetenschappelijke revoluties, Boom, 1972. 22 gericht op de klassieke formele en informele archieffunctie.

De andere soort beheer is gericht op de digitale documentenhuishouding. Deze soort beheer is ingericht vanuit een geheel ander referentiekader, namelijk dat van de automatisering. Men spreekt van functioneel en technisch beheer, en gebruikt termen als gegevensmanagement en ITIL 23. Deze soort beheer is veelal belegd bij een afdeling automatisering. Het naast elkaar bestaan van deze twee totaal verschillende benaderingen van beheer leidt tot inefficiëntie en misverstanden, omdat ze organisatorisch, procedureel, functioneel-inhoudelijk en technisch elk vanuit een eigen begrippenkader zijn ingericht en opereren. Een geïntegreerde infrastructuur ontbreekt. 20 3.5 Er dreigt digitale chaos te ontstaan Het beheer van de digitale archiefachtige functies in de bedrijfsprocessen (opslag op de eigen harde schijf of op de afdelingsschijf, beheer van digitale documenten in een document management systeem) wordt veelal niet volgens archivistische principes uitgevoerd. Zo treffen we doorgaans vele versies van documenten aan, veelal op verschillende plaatsen in de (digitale) beheersstructuur, zonder dat duidelijk is wat de status is van elke versie. Als aanpassing van de archivistische ordening nodig is, bijvoorbeeld door organisatorische wijzigingen, wordt deze vaak niet of niet correct doorgevoerd. Een andere potentiële bron van digitale chaos is electronic mail. Deze vorm van uitwisseling van informatie (ook in de vorm van documenten) maakt een onstuimige groei door. Hoewel veel e- mail berichten op dit moment gekwalificeerd kunnen worden als niet-archiefdocumenten (bijvoorbeeld bij persoonlijke e-mail), zal steeds vaker ook de neerslag van het handelen verpakt zijn als een digitaal document dat onderdeel uitmaakt van een mailbericht. 3.6 De baten van digitalisering worden niet ten volle benut Er worden grote investeringen gedaan in de digitalisering. Tegelijkertijd wordt deze digitalisering in de praktijk ontkend als het gaat om de formele archiefvorming. Hierdoor worden de investeringen niet ten volle benut. Tijdens de bedrijfs- en archiefprocessen worden digitale gegevens weggegooid (of, vaker: niet hergebruikt) en in een latere fase weer ingetoetst. Krachtige navigatie- en zoekfuncties (gebruik makend van de documentstructuur en van full text search) gaan verloren door het platslaan op papier van een digitaal document. 3.7 Samenvattend Digitalisering heeft er tot op heden nog niet toe geleid dat de bedrijfsprocessen en de archieffunctie zijn geïntegreerd tot een harmonieus, goed geolied geheel. Integendeel: digitalisering heeft beide uiteengedreven. Digitale hulpmiddelen zullen steeds dominanter worden. Dit geldt voor de communicatie tussen burgers, tussen de burger en de overheid en voor de communicatie binnen de overheid zelf. Papier zal gebruikt blijven worden, maar de rol van het papier gaat veranderen. Het zal de komende jaren in steeds meer gevallen dienen als een handige drager voor werkmateriaal. De waarheid over het handelen van de overheid zal in toenemende mate in de digitale omgeving gevonden (moeten) worden. 23 ITIL: Information Technology Infrastructure Library, een concept voor het beheer van ICT-omgevingen.