onderwerp: Factsheet invulling ombudsfunctie in de Achterhoek van: Kees Telder (steller: R. Meinen) aan: portefeuillehouders sociaal domein Achterhoek 19-02-2015 datum: 10 februari 2015 Wat doet de ombudsman? Elke gemeente is voor de behandeling van verzoekschriften verplicht 1 een ombudsman aan te stellen. Verzoekschriften zijn schriftelijke verzoeken aan een ombudsman om een onderzoek in te stellen naar de wijze waarop een bestuursorgaan zich in een bepaalde aangelegenheid jegens iemand heeft gedragen. Het gaat daarbij om een gedraging van een bestuursorgaan. Vooraleer men een verzoekschrift in kan dienen bij een ombudsman moet eerst de (eveneens verplichte) lokale (interne) klachtenregeling zijn doorlopen. De ombudsman is dus louter een mogelijkheid tot opschaling en zelden in eerste aanleg bevoegd. Deze verzoekschriften moeten scherp onderscheiden worden van bezwaarschriften. Daarbij gaat het immers om een formeel juridisch bezwaar tegen het besluit van een bestuursorgaan (doorgaans het college van B&W). Hierover heeft de ombudsman geen zeggenschap. Voor nadere informatie, zie de kop achtergrondinformatie: bezwaar & beroep vs. klachten. Drie mogelijkheden Gemeenten kunnen hun ombudsfunctie op drie manieren invullen: 1. Middels een gemeentelijke ombudsman of ombudscommissie; 2. Middels een gezamenlijke ombudsman of ombudscommissie; 3. Via de Nationale ombudsman. Op dit moment geven de acht Achterhoekse gemeenten een verschillende invulling aan de uitvoering van deze functie. Het zou, in het kader van de integraliteit en efficiency, wellicht opportuun zijn te inventariseren of er draagvlak bestaat voor een verkennend onderzoek naar intensievere samenwerking op dit gebied. Mede gezien het uitgebreide palet aan taken dat per 1 januari 2015 van Rijkswege is overgeheveld naar de gemeenten, kan het wellicht verstandig zijn samen op te trekken in de bekostiging van deze functie. Een gemeente kan niet kiezen voor een combinatie van deze drie mogelijkheden; een ombudsman gaat over alle handelingen van het bestuursorgaan. Een differentiatie naar verschillende beleidsdomeinen (sociaal/fysiek/ruimtelijk) is in beginsel niet mogelijk. Omdat het gemeentelijk sociaal domein echter wel een steeds omvangrijker domein wordt, klachten over het sociaal waarschijnlijk navenant mee stijgen, kan het op het pad van het Poho Sociaal liggen hier een voortrekkersrol in te vervullen. Kosten nationaal vs. (intra)lokaal De structurele kosten voor aansluiting bij de Nationale ombudsman worden gebaseerd op het inwoneraantal van de desbetreffende gemeente 2. Daarenboven worden per onderzoek ook incidentele kosten doorberekend 3. De 6 Achterhoekse gemeenten die nu bij de Nationale ombudsman aangesloten zijn betalen nu per casus (totale kosten afgezet tegen aantal casus) tussen de 2050 (Doetinchem) en 3460 (Montferland). Deze bandbreedte wordt veroorzaakt door de structurele bijdrage o.g.v. het inwoneraantal. 1 krachtens art. 9:18 lid 1 jo. art. 81p lid 1 Gemeentewet 2 ca. 0,20 per inwoner. 3 ca. 1100 per casus. \\fasdtc\webdav\de Doetinchemse keuze\ombudsfunctie\factsheet ombudsfunctie.docx Pagina 1 van 5
Daarnaast moet opgemerkt worden dat voor dit bedrag per casus slechts een beperkt aantal casussen ook inhoudelijk worden behandeld. Een afwijzing voor een onderzoek wordt namelijk ook onverkort doorberekend (à raison de 1100). Voor bijv. de gemeente Doetinchem wordt slechts in de helft van de gevallen daadwerkelijk geïntervenieerd of onderzoek gepleegd door de Nationale ombudsman. Denkelijk valt dit percentage in de 5 andere Achterhoekse gemeenten in dezelfde orde van grootheid 4. De 2 gemeenten die nu reeds werken met een lokale ombudsman (of commissie) doen dat veelal op basis van het principe pay-as-you-go; betalen voor het daadwerkelijk aantal behandelde casus. Een redelijke vergoedingen voor losstaande casuïstiek zou, afhankelijk van de benodigde inzet, tussen de 150 en 250 kunnen bedragen. Bijzonder uitgebreide rapportage of onderzoeken zouden richting 500 kunnen gaan. Daarenboven kan het nodig zijn extra formatieve ondersteuning te bieden in bijv. een secretariaat. In zowel de bezoldiging als in de benodigde ondersteuning zijn parallellen (en mogelijk kansen tot samenwerking) te ontwaren met de bestaande onafhankelijke commissies voor bezwaar en diens secretariële ondersteuning. Differentiatie in de Achterhoek Thans hebben de gemeenten Montferland, Winterswijk, Aalten, Oude IJsselstreek, Berkelland en Doetinchem zich aangesloten bij de Nationale ombudsman. Het totaal van ongeveer 40 klachten heeft deze zes gemeenten in 2013 gezamenlijk een kleine 90.000 gekost. Daarvan is dus vermoedelijk een zeer substantieel deel niet inhoudelijk in behandeling/onderzoek genomen. De gemeenten Bronckhorst en Oost Gelre hebben een eigen, lokale wijze van externe klachtbehandeling ingericht. Beide gemeenten hebben, conform de mogelijkheden die de wet hiervoor biedt, een lokale ombudsman aangesteld, of zijn voornemens dit in de zeer nabije toekomst te doen. Ook de gemeente Doetinchem heeft deze ambitie uitgesproken. Dit lijkt kansen te bieden voor regionale samenwerking. Bij de eventuele overgang van de uitoefening van de ombudsfunctie van de Nationale ombudsman naar een lokale of regionale uitvoering dient opgemerkt te worden dat dit alleen per 1 januari van een heel kalenderjaar mogelijk is. Daarenboven moet de aansluiting op de Nationale ombudsman vóór 1 juli opgezegd worden middels een instellingsbesluit. Als er dus besloten wordt tot start van de werkzaamheden van de lokale ombudsman in 2016, moet er voor 1 juli 2015 een besluit tot instelling (verordening) genomen worden door de raad. De daadwerkelijke benoeming mag daarna plaatsvinden. 4 De Nationale ombudsman heeft in 2013 bijv. 12 verzoekschriften inhoudende een klacht jegens de gemeente Doetinchem ontvangen. Daarvan zijn er 6 niet in onderzoek genomen, 5 tussentijds beëindigd en is er 1 nog in behandeling. Geen van de verzoekschriften heeft tot een onderzoek geleid. Dit kostte de gemeente Doetinchem in 2013 24.702. Pagina 2 van 5
Achtergrondinformatie: bezwaar & beroep vs. klachten Om verwarring over termen te voorkomen wordt hieronder kort uiteengezet welke wegen een inwoner (of andere belanghebbende) kan bewandelen om zijn of haar ongenoegen met betrekking tot een besluit, handeling of gedrag kenbaar te maken. Er is daarbij een onderscheid te maken tussen twee soortongelijke trajecten: 1. Het bezwaar tegen een besluit van het college. Een inwoner (belanghebbende) kan formeel bezwaar aantekenen, en na uitspraak van de commissie bezwaarschriften (bekrachtigd door het college) kan de inwoner ook in beroep bij de bestuursrechter gaan. Dit is ingeregeld in de bezwaar- en beroepprocedure. Het gaat dan dus om een inhoudelijk oneens-zijn. 2. Een inwoner heeft de mogelijkheid tot het indienen van een klacht tegen de wijze waarop de gemeente (een ambtenaar of bestuurder) een inwoner (al dan niet) onheus bejegend heeft, maar ook over het uitblijven van een reactie of het niet nakomen van een afspraak. Voor al dit soort klachten heeft de gemeente een klachtenregeling in het leven geroepen. Het gaat dan dus om een gedraging. Bezwaar & beroep tegen een besluit Soms is een inwoner het niet eens met een inhoudelijk besluit van het college. Dit kan bijv. zijn het niet verstrekken van een maatwerkvoorziening, het herindiceren van het aantal uren huishoudelijke hulp of het niet afgeven van een bouwvergunning. Inhoudelijke geschillen worden conform de Algemene Wet Bestuursrecht (AWB) behandeld. Het al dan niet verstrekken van een arrangement (ondersteuning) is dus een besluit (in de zin van de AWB), en daarmee een bevoegdheid van het college. Wanneer een inwoner het niet eens is met een dergelijk besluit (of afwijzing) en hiertegen wil ageren loopt dit via de bezwaar- en beroepprocedure zoals hieronder uiteengezet. Ook in het geval van het oneens zijn met de Buurtcoach is bezwaar mogelijk, mits er maar een besluit is genomen. 1. Een inwoner vindt dat hij het door hem nodig of gewenste arrangement niet (voldoende) toegekend krijgt. Hij maakt dit ongenoegen kenbaar. 2. Er kan een andere buurtcoach gevraagd worden om advies, of om de casus over te nemen, in het geval dat het hier gaat om een buurtcoachtraject. 3. De inwoner start een formele bezwaarprocedure tegen het in zijn ogen ontoereikende of onjuiste besluit (tot verstrekking van het ongewenste arrangement of weigering). Als de cliënt dit niet alleen kan, kan hij aanspraak maken op onafhankelijke cliëntondersteuning, via bijv. MEE. 4. Het bezwaar komt terecht bij de onafhankelijke commissie voor bezwaar. 5. De medewerker bezwaar en beroep (van de vakafdeling, niet van de onafhankelijke commissie) wordt door de onafhankelijke commissie in kennis gesteld van het bezwaar. 6. Indien dat wenselijk is, wordt er onder leiding van de onafhankelijk secretaris van de commissie eerst een pre-mediationgesprek gehouden. Hierbij zijn aanwezig de bezwaarmaker, de secretaris en de medewerker bezwaar van de betreffende afdeling. 7. In alle gevallen beoordeelt de medewerker van de vakafdeling opnieuw. Als hij dat opportuun acht kan een heronderzoek plaatsvinden. Zo nodig vraagt deze medewerker (opnieuw) onafhankelijk medisch advies aan. Dan beslist hij of de voorziening alsnog moet worden toegekend of niet. 8. Wordt de voorziening alsnog naar tevredenheid toegekend dan is het de usance dat de bezwaarmaker zijn bezwaar intrekt en het principale besluit met het reparatie-besluit ongedaan wordt gemaakt. Pagina 3 van 5
9. Als de voorziening niet naar tevredenheid van de inwoner toegekend wordt, neemt de onafhankelijke commissie het bezwaar inhoudelijk in behandeling. 10. De commissie hoort de partijen, beoordeelt de casus en geeft onafhankelijk advies aan het college. De medewerker bezwaar & beroep adviseert het college vervolgens of zij mee gaan met het advies van de commissie of niet. Het college neemt vervolgens een besluit op het advies. 11. Wanneer de klant het daarmee niet eens is, kan hij in beroep bij de rechtbank. 12. Wanneer hij ook daar geen gelijk krijgt, kan hij opschalen naar de Centrale Raad van Beroep. Klachten Een inwoner kan naast bezwaar maken tegen een inhoudelijk besluit, ook een klacht hebben over een gedraging van de gemeente. Een klacht is niet het geijkte middel om zich te keren tegen een besluit, maar wel om ongenoegen kenbaar te maken over de wijze waarop de inwoner zich door de gemeente of door één van de aan haar gelieerde personen behandeld voelt. Een klacht is dus fundamenteel anders dan een bezwaar. Hiervoor is de Klachtenregeling gemeente Doetinchem opgesteld. 1. Een klacht kan mondeling of schriftelijk (of digitaal) worden ingediend. Hier zijn standaard formulieren voor beschikbaar. 2. De klacht wordt vervolgens doorgeleid naar de klachtencoördinator. Deze zorgt ervoor dat de klacht terecht komt bij de juiste klachtbehandelaar. Klachtbehandelaar kunnen zijn: afdelingshoofden, directieleden, de burgemeester en de vicevoorzitter van de gemeenteraad. De klachtbehandelaar is uiteraard een ander dan op welke afdeling, medewerker, of onderdeel de klacht betrekking heeft. Een klacht over bijv. een medewerker groenonderhoud wordt niet in behandeling genomen door het afdelingshoofd Buha. 3. De klachtbehandelaar probeert eerst middels een gesprek (informeel traject) tot een oplossing van de klacht te komen. 4. De klachtencoördinator assisteert de klachtbehandelaar bij de behandeling van de klacht als deze niet in informeel wordt opgelost. 5. De klachtbehandelaar brengt een advies uit aan het college. 6. Het college beslist of de klacht gegrond of ongegrond is. 7. Mocht de klager ontevreden zijn met het oordeel (of vervolgactie) van het college, dan kan hij of zij terecht bij de Nationale ombudsman. Thans wordt onderzocht of het instellen van een lokale of regionale Ombudsman zwaarwegende voordelen kent. Ook het Buurtplein kent een dergelijke klachtenregeling. Pagina 4 van 5
Schematisch ziet dit onderscheid tussen bezwaren en klachten er als volgt uit: Pagina 5 van 5