Algemene informatie Naam van de functie: Locatie / groep Clustermanager Alle locaties Doel van de functie Clustermanager De clustermanager heeft verantwoording op de beleidsgebieden dienst en zorgverlening, medewerkers en financiën/bedrijfsvoering. Geeft leiding aan de medewerkers die binnen het cluster en stelt hen in staat zo goed mogelijk te functioneren. Uitgangspunt is het faciliteren en ondersteunen van deze medewerkers zodat het werk leidt tot: Kwalitatief hoogwaardige zorgverlening die voldoet aan de gestelde kwaliteitseisen (mee)ontwikkelen en uitvoeren van medewerkersbeleid een gezonde bedrijfsvoering van het cluster Het kader van deze functie wordt gevormd door de missie van de Raphaëlstichting met als einddoel dat ieder(e) cliënt/kind/cliënten wordt ingepast in de meest optimale levensstroom. Het kader van deze functie wordt gevormd door de missie van de Raphaëlstichting: De Raphaëlstichting is een netwerkorganisatie waarbinnen diverse zelfstandige instellingen zorg verlenen aan mensen met een verstandelijke beperking, met een psychiatrische zorgvraag en met niet-aangeboren hersenletsel. Vanuit onze antroposofische oriëntatie willen wij het voor cliënten en medewerkers mogelijk maken zich naar lichaam, ziel en geest te ontplooien en samen een op geestelijke idealen bouwende gemeenschap te vormen. Plaats in de organisatie Het cluster is een afdeling van de instelling waarbinnen de zorgverlening totaal geleverd wordt waarvoor de cliënt geïndiceerd is. Bij intramurale instellingen gaat het om een aantal woongroepen met een aantal werkplaatsen. Ook de nachtdienst wordt inbegrepen. Het gaat om 7 keer 24 uurszorg. Ontvangt leiding van de directeur en geeft (direct en indirect) leiding aan alle medewerkers van de teams die binnen het cluster vallen. Legt verantwoording af aan de directeur en kan terugvallen op de directeur. Participatie in het beleidsorgaan, participeert in verschillende overlegbijeenkomsten. Samenvatting van de werkzaamheden 1. draagt zorg voor kwalitatief hoogwaardige zorgverlening die voldoet aan de gestelde kwaliteitseisen 2. (mee)ontwikkelt en voert het medewerkersbeleid uit 3. zorgt voor een gezonde bedrijfsvoering van het cluster 4. lid van het Managementteam van de instelling 5. overige 30-07 2014 concept 1 versie 3
Omschrijving van de werkzaamheden 1. Draagt zorg voor kwalitatief hoogwaardige zorgverlening die voldoet aan de gestelde kwaliteitseisen Is verantwoordelijk voor het realiseren van de afgesproken dienstverlening volgens de gestelde kwaliteitsnormen en wettelijke kaders en ziet toe op de naleving van richtlijnen. Bewaakt kwaliteit en continuïteit van de dienstverlening en schept voorwaarden voor een doelmatig begeleidings-, behandel-, leef-, werk- en leerklimaat en stimuleert het kwaliteitsbewustzijn binnen het cluster. Draagt zorg voor het maken van afspraken die in het zorgproces/zorgplan zijn vastgesteld en overlegt hiertoe met diverse collega's en onderhoudt contacten met behandelaars en andere bij de zorguitvoering betrokken medewerkers. Zet acties in gang en volgt acties. Bewaakt de kwaliteitscyclus m.b.t. het zorgproces/zorgplan (o.a. evaluaties, besprekingen rapportages e.d.). Zet zorg in in overleg met medisch, paramedisch, agogisch deskundigen en/of zorgmanager. Zorgt voor de ontwikkeling, bijstelling en uitvoering van werkmethoden en procedures. Is verantwoordelijk beheer en uitvoering van de protocollen. 2. Ontwikkelt (mee) en voert het medewerkersbeleid uit Ontwikkeling medewerkersbeleid: Ontwikkelt binnen de kaders van het vastgestelde opleidingsbeleid een opleidingsplan voor het cluster en zorgt, in samenwerking met andere disciplines (opleidingscoördinator, therapeuten, Medewerker M&O, Managementteam MG) voor passende opleidingen. Stimuleert de deskundigheidsbevordering en het persoonlijk leiderschap. Ondersteunt de medewerkers in het waarnemen van leertrajecten t.b.v. verdere professionalisering. Stimuleert en levert mede een bijdrage aan de interne deskundigheidsbevordering van de medewerkers t.a.v. de zorg aan de cliënten. Inspireert collega s tot het bijhouden van relevante kennis op sociaal therapeutisch gebied. Deskundigheidsbevordering Is verantwoordelijk voor de professionele kwaliteit van de medewerkers. Uitvoeren medewerkersbeleid: Geeft direct en indirect (in principe dienend en op een coachende manier) leiding aan alle medewerkers die binnen de locatie onder het cluster vallen en is verantwoordelijk voor het realiseren van de taakstellingen van het cluster ten behoeve van het geheel van de locatie en de Raphaelstichting. Is verantwoordelijk voor een kwalitatief en kwantitatief optimale personeelsbezetting. Verduidelijkt de doelstelling van het cluster en de te behalende resultaten. Coacht en begeleidt medewerkers bij het realiseren van hun doelstellingen en bespreekt met hen de behaalde resultaten. Is verantwoordelijk voor de informatievoorziening en bewaakt dat heldere, transparante, volledige en duidelijke informatiestromen ertoe leiden dat alle medewerkers zo volledig mogelijk geïnformeerd zijn. Creëert draagvlak voor beslissingen en zorgt voor een transparante besluitvorming, waarbij openbaarheid van besluiten voorop staat. Geeft binnen vastgestelde kaders uitvoering aan het personeelsbeleid door o.a. het houden van functionerings-, werving- en selectiegesprekken en verzuimgesprekken en de introductie van nieuwe medewerkers. Ondersteunt bij wervings- en selectieprocedures. Is aanspreekpunt bij ziekmeldingen, en casemanager in de zien van de wet Poortwachter, doet de administratieve verwerking en bewaakt de naleving van de afspraken uit het reïntegratieplan. Draagt zorg voor de naleving van huisregels, kwaliteitseisen (HKZ), Arbo e.d. Controleert de registratie van de geleverde diensten door de medewerkers en is verantwoordelijk voor de tijdige aanlevering. Is verantwoordelijk voor de uitvoering van het vrijwilligersbeleid. Onderhoud zo nodig contacten met de opleidingen van de stagiaires. Is verantwoordelijk voor een duidelijke werk-overlegstructuur. 30-07 2014 concept 2 versie 3
3. Zorgt voor een gezonde bedrijfsvoering van het cluster Stelt het jaarplan op binnen het vastgestelde instellingsbeleid inclusief begroting en formatie planning. Definieert ( in overleg met alle betrokkenen van het cluster) de benodigde middelen op korte en middellange termijn (personeel, financiën, huisvesting, apparatuur, informatie en organisatie. Stelt begrotingsaanvragen op. Bewaakt de realisatie van het jaarplan, anticipeert tijdig op ontwikkelingen en past het jaarplan daarop aan. Beheert de financiële middelen, signaleert afwijkingen aan de directeur en analyseert afwijkingen, bespreekt te nemende maatregelen en draagt zorg voor de uitvoering daarvan. Draagt zorg voor een adequate informatievoorziening ten aanzien van gerealiseerde productie-afspraken en zorgt in overleg met de directeur zonodig voor een tijdige bijstelling. Stelt de personele, investerings- en exploitatiebegroting van het cluster op en voert dit uit. Is verantwoordelijk voor de afstemming van de dienstverlening van het cluster op de andere onderdelen van de locatie en de Raphaelstichting. Zorgt voor de continuïteit en het verder uitbouwen van het cluster en is (mede)verantwoordelijk voor het genereren van een inkomstenstroom o.a. door promotie, het zichtbaar maken van producten/dienstenen, de verbetering van producten/diensten en het ontwikkelen van nieuwe producten/diensten. Volgt ontwikkelingen en trends in de maatschappij en sluit hierop aan. Initieert nieuwe ontwikkelingen, stemt deze af met betrokkenen en doet voorstellen met betrekking tot de invoering daarvan. Verstevigt de positie naar buiten toe in de regio door het onderhouden en uitbouwen van een netwerk en het onderhouden van diverse relevante externe contacten. Is verantwoordelijk voor de uitvoering, samenwerking en afstemming ten aanzien van projecten m.b.t. b.v. de dagbesteding. Signaleert en bespreekt dienst-overschrijdende zaken in het managementteam. Aannemen van nieuwe deelnemers/clienten Is verantwoordelijk voor de uitvoering van het aannamebeleid en het goede beheren van de wachtlijsten. Onderhoudt actief contacten met de ouders en levert een bijdrage aan zorgbemiddeling. 4. Lid van het managementteam van de instelling (Mede)ontwikkelen van beleid Ontwikkelt mede het beleid voor het cluster en levert bijdragen aan voorbereiding, besluitvorming en uitvoering van het instellingsbeleid. Stelt hiertoe beleidsplannen op voor de korte en middellange termijn en draagt zorgt voor de realisatie hiervan. 5. Overige Levert een bijdrage aan de PR van de instelling (b.v. website). Bewaakt de organisatie van de jaarfeesten binnen het cluster. Draagt zorg voor de aan zijn/haar toevertrouwde middelen (apparatuur e.d.) en is verantwoordelijk voor aanschaf hulpmiddelen en ander materiaal. Draagt zorg voor een adequate informatievoorziening ten aanzien van gerealiseerde productie-afspraken en zorgt in overleg met de directeur zonodig voor een tijdige bijstelling. Is verantwoordelijk voor de naleving van wet- en regelgeving op het gebied van veiligheid en milieu, binnen het cluster. Toelichting op gezichtspunten Kennis Heeft een HBO werk- en denkniveau aangevuld met andere opleidingen/cursussen die leiden tot de competenties die in de bijlage staan vermeld Competenties Leidinggevenden RS. Zoals: heeft kennis van en affiniteit met de antroposofie. Heeft kennis van de sector, vooral op het gebied van wet en regelgeving en ontwikkelingen. Kent de procedures en de gehanteerde protocollen volgens het kwaliteitshandboek Raphaëlstichting. Heeft kennis van de methodische aanpak en werkwijze. Heeft kennis van 30-07 2014 concept 3 versie 3
managementgebieden als budgettering en personeelsbeleid. Kennis op het vakgebied dient bijgehouden te worden door o.a. bijscholing en intercollegiale overlegsituaties. Heeft ervaring is een soortgelijke functie. Zelfstandigheid Werkt zelfstandig binnen de vastgestelde en afgesproken kaders. Het nemen van initiatief, vindingrijkheid en creativiteit is belangrijk bij de verdere ontwikkeling van het cluster waaraan leidinggegeven wordt alsmede de hele instelling. Voorkomende problemen op organisatorisch, sociaal, financieel gebied dienen zoveel mogelijk zelfstandig opgelost te worden, binnen de vastgestelde kaders en toegekend budget. Bevordert zelfstandigheid van anderen. Terugval is mogelijk op de directeur. Sociale vaardigheden Sociale vaardigheden zijn nodig om leiding te geven aan de medewerkers, om het betreffende cluster neer te kunnen zetten in visie en werkwijze en voor externe contacten. Onder andere enthousiasmeren, het 'coachen' naar zelfstandigheid, tact, duidelijk zijn, motiveren en stimuleren en weerstanden kunnen overbruggen zijn van belang. Zelfsturing is een belangrijke richting. Eveneens is van belang het vermogen tot het verbinden met het spirituele. Hier zijn onder meer bij nodig tact, luisteren, motiveren, stimuleren, overtuigingskracht, grenzen stellen, overbruggen van tegenstellingen en het kunnen hanteren van conflicten. Risico's, verantwoordelijkheden en invloed De leidinggevende is verantwoordelijke voor het cluster en heeft een integrale verantwoording op de beleidsgebieden; dienst en zorgverlening, medewerkers en financiën. Geeft direct leiding aan de medewerkers van de werkplaatsen, het wonen en de nachtdienst en stelt hen in staat zo goed mogelijk te functioneren. Uitgangspunt is het faciliteren en ondersteunen van deze medewerkers zodat het werk gericht is de gezondheid van de cliënten in algemene zin en bijdraagt aan de individuele ontwikkeling van de cliënten. Van belang is dat iedere cliënt wordt ingepast in de meest optimale werkstroom. Is verantwoordelijk voor de gehele uitvoering van het beleid welk gekoppeld is aan het beleid van de Raphaelstichting. Heeft intrinsieke affiniteit met het algehele jaarplan van de instelling en het meerjarenbeleidsplan van de Raphaëlstichting. Neemt deel aan diverse overleggen intern en extern. Materiële schade kan ontstaan door slecht budgetbeheer. Schade aan het imago van de instelling doordat functionaris optreedt als vertegenwoordiger van de instelling. Uitdrukkingsvaardigheid Eisen worden gesteld aan mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid vanwege diverse contacten intern en extern. Bewegingsvaardigheid Bewegingsvaardigheid is nodig voor het bedienen van een PC. Oplettendheid Oplettendheid is van belang t.a.v. zowel aansturing van processen als t.a.v. beleidsontwikkeling. Oplettendheid is nodig om problemen in de samenwerking tijdig te signaleren en deze op te lossen. Oplettendheid en flexibel gedrag zijn nodig om in te spelen op verschillende situaties. Oplettendheid wordt bemoeilijkt door de veelzijdigheid van de functie en de vele processen die bewaakt moeten worden. Overige functie-eisen Doorzettingsvermogen is nodig voor het verder ontwikkelen van het cluster en de instelling. Systematiek en ordelijkheid is nodig bij het intern aansturen van het cluster. Integriteit en betrouwbaarheid zijn van belang met afspraken die nagekomen moeten worden in het kader van beleid en voor het omgaan met gegevens van medewerkers en cliënten. 30-07 2014 concept 4 versie 3
Er worden eisen gesteld aan representativiteit doordat functionaris optreedt als vertegenwoordiger van de instelling. Inconveniënten Er is sprake van psychische belasting door piekbelasting en kan ontstaan door de verantwoordelijkheid voor het nemen van beslissingen die vaak niet volledig op hun consequenties zijn te overzien. Beschrijving coachende houding Ontwikkelt deskundigheid en vaardigheid van medewerkers door middel van coaching en stimuleert hun ontwikkeling, door o.m. opleiding, vorming en training. Stimuleert en wekt een onderzoekende, ondervindende en ondernemende houding bij de ander en draagt dit zelf ook uit. Heeft verbinding met het meerjarenbeleidsplan van de Raphaëlstichting, draagt dit uit en enthousiasmeert dit bij de ander. Gedragskenmerken: Inspireert en enthousiasmeert mensen door voorbeeldgedrag. Stimuleert medewerkers het beste uit zichzelf te halen en tot samenwerking om beoogde doelen te behalen. Faciliteert de ontwikkeling van medewerkers en beloont een goede ontwikkeling. Staat open voor vragen van anderen, laat zich gemakkelijk aanspreken. Geeft duidelijke eigen verantwoordelijkheid en zorgvuldige feedback over geleverde prestaties. Heeft oog voor potentiële talenten van medewerkers en helpt hen die te benutten. Bijlage: Competenties leidinggevende RS 30-07 2014 concept 5 versie 3